Lohnabrechnung selber erstellen: Der ultimative Fahrplan für die fehlerlose Abrechnung

Mit einem professionellen Onlinetool wird die Lohnabrechnung von der einst lästigen Aufgabe zu einer angenehmeren Tätigkeit. 

Sie würden gerne einen Mitarbeiter einstellen, fürchten aber die Lohnabrechnung? Mit dem richtigen Fahrplan müssen Sie weder den Aufwand noch die damit einhergehenden Kosten scheuen. Es ist einfacher als man denkt, denn im Gründerlexikon erfahren Sie, welche Lohnbestandteile Sie abrechnen müssen, wie Sie eine Gehaltsabrechnung Schritt für Schritt durchführen und worauf Sie bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware achten müssen.

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung online erledigen, statt sich mit Word, Excel oder veralteten Programmen herumzuschlagen, profitieren Sie von einer ganzen Reihe an Vorteilen:

  • automatisiertes Lohnwesen spart Zeit und Geld
  • automatische Pflichtmeldungen an Finanzamt und Krankenkasse
  • Fehler lassen sich durch integrierte Plausibilitätsprüfungen fast vollständig vermeiden
  • Integration der Arbeitszeiten und anderer wichtiger Daten
  • Rechtliche Vorgaben an die Lohnabrechnung sind immer up to date
  • Lohnabrechnung kann von jedem erledigt werden, der die notwendigen Rechte besitzt
  • automatisches Verbuchen der Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Gehaltszettel digital mit einem Klick verteilen
  • auf Wunsch auch Verknüpfung mit Geschäftskonto
  • trägt zu einem papierlosen und somit effizienten Büro bei
  • per App oder online: mobil arbeiten von überall auf der Welt

Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung zeigt detailliert auf, welche Lohnbestandteile dem Arbeitnehmer zustehen und welche Abzüge an das Finanzamt und die Krankenkasse abgeführt werden. Der Arbeitnehmer erfährt dadurch, wie viel Netto von seinem Bruttoentgelt bleibt und wie hoch der Auszahlungsbetrag ist.

Zwischen Lohn und Gehalt gibt es einen entscheidenden Unterschied:

  • Der Lohn wird auf Basis der tatsächlich geleisteten Stunden berechnet. Dadurch variiert er Monat für Monat in Abhängigkeit von der Arbeitszeit.
  • Das Gehalt wird als monatlich gleichbleibender Festbetrag gezahlt. Die genaue Arbeitszeit spielt in diesem Fall keine Rolle.

Sollte ich die Lohnabrechnung selber erstellen oder auslagern?

Ob Sie die Lohnabrechnung selber erstellen möchten oder sie auslagern sollten, hängt von mehreren Faktoren ab:

  • Vorkenntnisse des Selbstständigen
  • Anzahl der abzurechnenden Arbeitnehmer
  • finanzielle Möglichkeiten des Gründers
  • Komplexität der Gehaltsabrechnung

Sie können Ihre Lohnabrechnung selber erstellen, wenn Sie gute Vorkenntnisse besitzen und kein Problem damit haben, Ihr Wissen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht aktuell zu halten. Insbesondere bei einfachen Gehaltsabrechnungen mit gleichbleibenden Beträgenfür wenige Mitarbeiter lohnt es sich, den Aufwand selbst auf sich zu nehmen. Diese Variante hat Vor- und Nachteile:

Vorteile

Nachteile

  • Kostenersparnis gegenüber der Auslagerung
  • Unabhängigkeit von externen Anbietern
  • teilweise hoher Aufwand für Einarbeitung und Durchführung
  • Erweiterung der eigenen Fachkenntnisse
  • besserer Einblick in die anfallenden Personalkosten
  • gute Lohnsoftware nimmt viel Arbeit ab
  • regelmäßige Weiterbildung im Steuer- und Sozialversicherungsrecht notwendig
  • Vorkenntnisse erforderlich
  • große Verpflichtung (z. B. rechtzeitige Beitragsmeldungen)

Scheuen Sie den Arbeitsaufwand und möchten das Thema Gehaltsabrechnung erledigen, ohne sich weiter damit auseinandersetzen zu müssen, bleibt Ihnen nur der Weg zum Steuerberater oder einem Lohnbüro. Diesem liefern Sie nur noch die für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten und erhalten die fertigen Lohnzettel zurück. Die Vor- und Nachteile im Überblick:

Vorteile

Nachteile

  • deutlich reduzierter Arbeitsaufwand
  • keine eigenen Mitarbeiter für Gehaltsabrechnung nötig
  • persönlicher Ansprechpartner für Fragen
  • keine Vorkenntnisse erforderlich
  • etwas Arbeitsaufwand bleibt dennoch für Kommunikation und Datenübertragung
  • oft hohe Kosten
  • Abhängigkeit von externen Dienstleistern
  • eventuell mangelnder Überblick über Personalkosten

Ob sich die Auslagerung finanziell lohnt, ist einzelfallabhängig. Einfache Lohnabrechnungen erhalten Sie mitunter schon für etwa 7 bis 9 Euro je Mitarbeiter und Monat. Bedenken Sie allerdings, dass Sie einfache Abrechnungen auch automatisiert über eine Software intern erstellen lassen können. Je komplexer die Gehaltsabrechnung wird, desto genauer müssen Sie nachrechnen.

Steuerberater oder Lohnbüro?

Ob Sie sich für einen Steuerberater oder ein Lohnbüro entscheiden, ist zunächst eine Kostenfrage – Lohnbüros erstellen Lohnabrechnungen meist kostengünstiger. Einen Steuerberater brauchen Sie allerdings trotzdem, beispielsweise für die Jahresabschlussarbeiten oder die Einrichtung der Lohnkonten. Der Steuerberater kann Sie zugleich auch bei Sozialversicherungsprüfungen unterstützen.

Lohnabrechnung selber erstellen: In sechs Schritten durch die korrekte Abrechnung

Haben Sie sich entschieden, die Gehaltsabrechnung selber zu erstellen? Orientieren Sie sich an unserer Checkliste, damit Sie nichts vergessen:

1. Schritt: Lohnstammdaten pflegen

Ehe Sie überhaupt mit der Lohnabrechnung beginnen können, müssen Sie die grundlegenden Daten und Unterlagen dafür zusammentragen. Dazu gehören neben Name und Anschrift Ihrer Mitarbeiter beispielsweise die Lohnsteuerklasse, die Religionszugehörigkeit, die Krankenversicherung oder eine bestehende Altersvorsorge.

Softwaretipp

Viele dieser Daten brauchen Sie nicht manuell erfassen, weil Sie sie über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale über das Internet abrufen müssen. Eine professionelle Lohnsoftware wie lexoffice hat diese Funktion bereits integriert.

2. Schritt: Bezüge der Mitarbeiter ermitteln

Stellen Sie nun für jeden Mitarbeiter die Höhe der Bezüge fest. Hierzu gehören:

  • das vereinbarte Brutto-Monatsgehalt bzw. der Monatslohn auf Basis der gearbeiteten Stunden (Achtung, Mindestlohn beachten!)
  • Zuschuss des Arbeitgebers zu den vermögenswirksamen Leistungen
  • geldwerte Vorteile (Sachbezüge) wie Firmenwagen, Jobticket oder Essensgutscheine
  • Aufwandsentschädigungen für Auslagen des Arbeitnehmers (z. B. Reisekosten, Verpflegungspauschale)
  • Zuschläge und Zulagen (z. B. Schmutzzulage, Sonntagszuschlag)
  • sonstige, nicht regelmäßige Bezüge (z. B. Weihnachtsgeld, Abfindung)

Einen geldwerten Vorteil erlangt der Mitarbeiter, wenn Sie ihm Leistungen vergünstigt oder kostenfrei zur Verfügung stellen, die er sonst selber bezahlen müsste. Ihr Gegenwert wird dem Bruttogehalt wie ein fiktiver Arbeitslohn zugeschlagen, sodass der Arbeitnehmer sie versteuern muss. Es gibt jedoch einige Freibeträge, durch die Sachbezüge steuerfrei gewährt werden können (z. B. die 44 Euro Bagatellgrenze für monatliche Geschenke oder ein Rabattfreibetrag von 1.080 Euro für Mitarbeiterrabatte).

3. Schritt: Korrekte Berechnung der Abzüge

Sobald Sie die Brutto-Bezüge Ihrer Mitarbeiter kennen, müssen Sie die Abzüge ermitteln. Bei sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen kommen stets diese Positionen zum Abzug [Stand 2021]:

Lohnsteuer

Höhe: 14 bis 45 Prozent vom Bruttolohn, abhängig von der Höhe des Gehalts und der Steuerklasse

Die Lohnsteuerklassen enthalten bereits verschiedene Freibeträge (z. B. Kinderfreibetrag, Grundfreibetrag). Mithilfe der Lohnsteuertabellen der Finanzämter kann die Höhe der Lohnsteuer ermittelt werden. Grundlage der Lohnsteuer sind die ELStAM-Merkmale.

Solidaritätszuschlag

Höhe: 5,5 Prozent des Lohnsteuer-Betrags

Der Solidaritätszuschlag entfällt ab dem Jahr 2021. Lesen Sie mehr zum Solidaritätszuschlag!

Kirchensteuer

Höhe: 8 bis 9 Prozent des Lohnsteuer-Betrags (Höhe der Kirchensteuer ist abhängig vom Bundesland)

Kirchensteuer muss nur zahlen, wer auch der evangelischen oder katholischen Kirche oder einer weiteren religiösen Gemeinschaft angehört.

Beitrag zur Krankenversicherung

Höhe: 14,6 Prozent vom Bruttogehalt + 1,3 Prozent Zusatzbeitrag

Jeder abhängig Beschäftigte, der die Beitragsbemessungsgrenze nicht überschreitet, ist in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert. Der Beitrag zur Krankenversicherung wird je zur Hälfte vom Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer getragen (7,3 Prozent). Den Zusatzbeitrag zahlt der Arbeitnehmer alleine.

Beitrag zur Pflegeversicherung

Höhe: 3,05 Prozent vom Bruttolohn + ggf. Zusatzbeitrag 0,25 Prozent

Der Beitrag zur Pflegeversicherung wird je hälftig vom Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber getragen (je 1,525 Prozent). Den Zusatzbeitrag zahlen bei der Pflegeversicherung nur Arbeitnehmer, die keine Kinder haben und mindestens 23 Jahre alt sind.

Beitrag zur Arbeitslosenversicherung

Höhe: 2,4 Prozent vom Bruttogehalt

Auch diesen Sozialversicherungsbeitrag zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte (je 1,2 Prozent).

Beitrag zur Rentenversicherung

Höhe: 18,6 Prozent vom Bruttolohn

Auch die Rentenversicherung ist eine Pflichtversicherung, die jeweils zur Hälfte von beiden Parteien übernommen wird (je 9,3 Prozent).

Beitragsbemessungsgrenze: Liegt das Einkommen eines Mitarbeiters oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze, werden die Beiträge zur Sozialversicherung gekappt – höher können sie also nicht steigen. Die Beitragsbemessungsgrenze ist nicht zu verwechseln mit der Versicherungspflichtgrenze, ab der Arbeitnehmer in die private Krankenversicherung wechseln dürfen.

Beitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung & Pflegeversicherung [2021]: 58.050,00 Euro

Beitragsbemessungsgrenze Arbeitslosenversicherung & Rentenversicherung [2021]: 85.200,00 Euro (West) / 80.400,00 Euro (Ost)

Bei alternativen Beschäftigungsmodellen können die Abzüge abweichend ausfallen, zum Beispiel:

  • Minijob: pauschal 15 Prozent Rentenversicherung, 13 Prozent Krankenversicherung, 2 Prozent pauschale Lohnsteuer
  • Kurzfristige Beschäftigung: keine Sozialversicherungspflicht, Abrechnung der Lohnsteuer über die ELStAM-Merkmale
  • Midijob/Gleitzone: Arbeitsentgelt zwischen 450,01 und 1.300,00 Euro; steigender Sozialversicherungsbeitrag mit wachsendem Einkommen (Staffelung der Beiträge), bei Steuerklasse I – IV meist keine Lohnsteuer

Sonderfall Baulohn

Sind Sie im Baugewerbe tätig? Dann sollten Sie sich genauer in das Thema Baulohn einlesen. Bestimmte Gewerke sind verpflichtet, am Sozialkassenverfahren (SOKA) teilnehmen und in diesem Rahmen spezielle Abgaben an die SOKA BAU abführen sowie weitere Besonderheiten beachten.

4. Schritt: Lohnabrechnung selber erstellen

Jetzt können Sie für jeden Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnung erstellen. Hierfür verwenden Sie das folgende Schema:

Schema für eine Entgeltabrechnung

Bruttoverdienst

+ Vermögenswirksame Leistung

+ geldwerter Vorteil

+ Zuschlage und Zulagen

./. betriebliche Altersvorsorge

= Gesamtbrutto

./. Beiträge zur Sozialversicherung

./. Lohnsteuer

./. Solidaritätszuschlag

./. Kirchensteuer

= Nettolohn

./. Sachbezüge

./. Vorschüsse

./. Vermögenswirksame Leistungen

+ Zuschüsse

+ Aufwandsentschädigungen

= Auszahlungsbetrag

5. Schritt: Meldungen abschicken

Meist zum Monatsende muss der Arbeitgeber bei allen Krankenkassen, bei denen die Mitarbeiter versichert sind, die abzuführenden Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherungen anmelden (Beitragsnachweise) und die Beiträge abführen. Die Krankenkasse leitet die Beiträge anschließend an die Pflegeversicherung, die Arbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung weiter. In Betrieben mit höchstens 30 Arbeitnehmern müssen Sie außerdem am Umlageverfahren teilnehmen und eine entsprechende Meldung basierend auf allen Gehältern abgeben. Lesen Sie hier mehr zur Sofortmeldung!

Gewöhnlich bis zum 10. Tag des Folgemonats müssen Sie außerdem die Lohnsteueranmeldung bei Ihrem zuständigen Finanzamt einreichen und die Lohnsteuer, die Solidaritätszuschläge und die Kirchensteuer abführen.

Falls Sie Minijobber beschäftigen, erfolgt die Meldung der Beiträge an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Zertifikat beantragen

Für beide Vorgänge benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat. Ihr Zertifikat für die Übermittlung der Lohnsteuer beantragen Sie im ELSTER E-Portal. Das Zertifikat für die Meldung der Sozialversicherungsbeiträge erhalten Sie vom ITSG-Trust-Center - ist übrigens alles bei lexoffice inklusive.

6. Schritt: Lohnzettel ausdrucken

Sie haben es fast geschafft. Jetzt müssen Sie nur noch die Lohnabrechnung ausdrucken und an Ihre Mitarbeiter aushändigen. Nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO i. V. m. § 1 EBV müssen jeden Monat folgende Inhalte zwingend im Lohnzettel stehen:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Mitarbeiters
  • Versicherungsnummer des Mitarbeiters
  • Beginn der Beschäftigung (und ggf. Beendigungszeitpunkt)
  • bescheinigter Abrechnungszeitraum und darin enthaltene Lohnsteuer- und Sozialversicherungstage
  • ELStAM-Merkmale (Steuerklasse, Freibeträge usw.)
  • Beitragsgruppenschlüssel und Einzugsstelle für die Beiträge zur Sozialversicherung
  • Zusammensetzung des Lohns (vom Bruttogehalt zum Auszahlungsbetrag, zum Beispiel Bruttolohn, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Arbeitslosenversicherung, Abrechnung eines Firmenwagens über Sachbezüge, Nettolohn)

Darüber hinaus können Sie weitere Informationen angeben, zum Beispiel:

  • Anzahl der verbleibenden Urlaubstage
  • Personal-/Abteilungsnummer beim Arbeitgeber
  • wöchentliche Arbeitszeit
  • Bankverbindung
  • Kostenstelle
  • kumulierte Werte für Lohn und Gehalt im Jahresverlauf

Lohnabrechnung selber machen mit lexoffice

Ich mache meine Lohnabrechnung mit lexoffice selber. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur die Abrechnung der Löhne und Gehälter: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine machen, Rechnungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar eine EÜR erstellen.

→ Erfahren Sie, was lexoffice kann und was es kostet

Häufige Fragen rund um das Erstellen der Lohnabrechnung

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Gehaltsabrechnung auszustellen?

Nach § 108 GewO ist jeder Arbeitgeber, der Arbeitnehmer beschäftigt und ihnen Lohn oder Gehalt zahlt, dazu verpflichtet, eine Gehaltsabrechnung zu erstellen. Eine Ausnahme gibt es: Ist das Entgelt Monat für Monat gleich, müssen Sie die Abrechnung nur einmalig erstellen und danach erst dann wieder, wenn eine Änderung am Lohn eintritt.

Gibt es Aufbewahrungspflichten für die Lohnabrechnung?

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Gehaltsabrechnungen der letzten zehn Jahre vorlegen zu können. Arbeitnehmer sollten die Lohnabrechnungen zur Sicherheit aufbewahren, verpflichtet sind sie jedoch nicht. 

Darf ich Minusstunden mit Lohn verrechnen?

Flexible Arbeitszeitmodelle haben für Unternehmer viele Vorteile. Beschäftigte stehen so bei Bedarf schnell zur Verfügung. In auftragsärmeren Zeiten, kann er diese anderweitig einsetzen. Auch für Beschäftigte bringt dies Vorteile mit sich. Diese können häufig Privates und Berufliches besser miteinander verknüpfen. Doch wie sieht es aus, wenn der Unternehmer etwaige Minusstunden mit Lohn und Urlaub verrechnen will. Kann er das so ohne Weiteres?

Die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Unternehmer angefallene Minusstunden seiner Beschäftigten mit Urlaub oder Lohn verrechnen darf, beschäftigte das Landesarbeitsgericht in Schleswig-Holstein. Im konkreten Fall stritten ein Krankenpfleger mit seinem ehemaligen Arbeitgeber vor Gericht um dieses Thema. Der Krankenpfleger schied 2014 aus der Firma aus, der Unternehmer verrechnete Minusstunden mit Lohn und Urlaubsanspruch. Der Krankenpfleger forderte dagegen die Zahlung des ausstehenden Lohns und eine Abgeltung von Urlaubstagen aus 2013 und 2014, schreibt e-recht24.de.

Krankenpfleger erbrachte Dienst nach Plan - Gericht gibt ihm recht

Der ehemalige Angestellte begründete seine Forderung wie folgt:

  1. Es gibt keine Vereinbarung, die den Unternehmer berechtigt, Minusstunden mit Lohn und Urlaub zu verrechnen.
  2. Die Behauptung des Unternehmers, dass er Minusstunden angesammelt hatte, wegen unerlaubten Pausen oder früherer Feierabende ist falsch.
  3. Die Minusstunden kommen daher zustande, weil der Unternehmer die Dienstpläne erstellte und den Krankenpfleger häufig nicht für 40 Wochenstunden eingeteilt hatte.
  4. Der Angestellte habe Dienst nach Plan geleistet. Wenn der Arbeitgeber ihn nicht anders einteilt, sei das sein Problem.

Das LAG Schleswig-Holstein folgte der Begründung des Krankenpflegers und gab ihm in den meisten Fällen recht. Der Unternehmer wurde verpflichtet, des restlichen Lohn zu zahlen und 4 Urlaubstage aus dem Jahr 2014 abzugelten. Etwaige Fehlzeiten durch unerlaubte Pausen konnten nicht nachgewiesen werden, sondern wurden vom Unternehmer lediglich behauptet. Der ehemalige Angestellte forderte zwar auch die Abgeltung des Urlaubsanspruches aus 2013. Dies lehnten die Richter jedoch ab. Denn Urlaub muss im laufenden Jahr genommen werden, nicht im Folgejahr. Eine Übertragung ist nur in bestimmten Ausnahmefällen möglich, die hier jedoch nicht zum Tragen gekommen sind.

Begründung des Gerichts

Eine Verrechnung von Minusstunden mit Lohn oder Urlaub ist nicht so ohne Weiteres möglich. Vor allem dann nicht, wenn Angestellte Dienst nach Plan verrichten. In diesem Fall hat ein Angestellter gar keine Möglichkeit, etwaige Minusstunden auszugleichen, da er strikt an den Dienstplan gebunden ist. Eine Verrechnung ist nur unter diesen Voraussetzungen möglich:

  • Unternehmer und Beschäftigter haben die Führung eines Arbeitszeitkontos vereinbart
  • Unternehmer zahlt keinen Lohn, sondern ein festes Gehalt (Vorschuss)
  • Explizite vertragliche Vereinbarung einer möglichen Verrechnung
  • Angestellte müssen über ihren Arbeitsumfang frei entscheiden können. Ansonsten verrichten sie Dienst nach Plan und der Unternehmer trägt die Verantwortung der Arbeitsverteilung

In diesem Fall traf jedoch keiner der oben genannten Punkte auf das Vertragsverhältnis der beiden zu. Zum Beispiel wurde kein Arbeitszeitkonto geführt. (LAG Schleswig-Holstein, Urteil v. 12.05.2015, Az.: 1 Sa 359 a/14)

Wann muss ich eine Lohnabrechnung erstellen?

Sie müssen dem Mitarbeiter den Lohnzettel spätestens dann aushändigen, wenn die Zahlung auf seinem Konto eingeht. In den meisten Betrieben ist dies zum Monatsende der Fall.

Vermeiden Sie diese typischen Fehler bei der Lohnabrechnung!

Typische Fehler, die in Entgeltabrechnung immer wieder gemacht werden, sind:

  • Flüchtigkeitsfehler durch zu wenig Kontrolle und Nachlässigkeit
  • verspätete Abgabe von Beitragsnachweisen oder Lohnsteueranmeldungen, die Schätzungen oder Säumniszuschläge nach sich ziehen
  • fehlerhafte Einschätzung der Sozialversicherungspflicht (z. B. bei Midijob oder kurzfristiger Beschäftigung)
  • unrichtige Abrechnung von Lohnbestandteilen als steuerfreie Sachbezüge oder mit Pauschalbesteuerung

Achtung: Fehler bei der Lohnabrechnung sind keine Kavaliersdelikte. Führen Sie zum Beispiel die Lohnsteuer mehrfach zu spät oder in falscher Höhe ab, können Sie sich sogar strafbar machen!

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Lohnabrechnung selber erstellen: So kann Software Ihnen helfen

Wenn Sie die Lohnabrechnung selber erstellen möchten, haben Sie mehrere Optionen:

  • Manuelle Gehaltsabrechnung mit einer Excel-Tabelle: Im Netz finden Sie zahlreiche Muster für eine Excel-Lohnabrechnung, in die Sie nur noch Angaben wie die Beitragssätze oder die Lohnsteuerklasse eintragen müssen und der Nettolohn wird berechnet. Diese Variante bietet jedoch abgesehen vom Schema keinerlei fachliche Unterstützung und sollte nur dann zum Einsatz kommen, wenn Sie für sehr wenige Mitarbeiter immer gleichbleibende Gehaltsabrechnungen erstellen müssen. Sie können sich dabei von einem Online-Gehaltsrechner unterstützen lassen.
  • Online-Lohnsoftware: Ein Online-Programm in der Cloud hat den Vorteil, dass es keine größere Anschaffung darstellt, sondern im Abomodell geringe monatliche Kosten verursacht. Vorteile sind die hohe Verfügbarkeit des Programms – Sie müssen sich weder um Datensicherung noch um Updates kümmern –, der mobile Zugriff von jedem Gerät mit Internetanschluss und die meist äußerst einfache Konfiguration der Systeme.
  • Desktop-Lösung: Möchten Sie das Programm lieber auf Ihrem Rechner installieren, greifen Sie zur normalen Desktop-Lösung. Sie kostet einen einmaligen, höheren Anschaffungspreis. Anschließend erhalten Sie regelmäßige Updates, meist jedoch nur gegen eine geringere Update-Gebühr. Für die Verfügbarkeit der Software und die Datensicherung sind Sie selbst zuständig. Dafür erhalten Sie vielfältigere Funktionen für die Lohnbuchhaltung und können die Software meist besser an individuelle Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Übrigens: Es gibt einige Softwarehersteller, die eine Freeware-Lohnsoftware bieten. Meist handelt es sich dabei allerdings lediglich um kostenfreie Testversionen, die entweder beim Funktionsumfang, bei der Anzahl der erstellbaren Entgeltabrechnungen oder bei der zeitlichen Nutzung Beschränkungen aufweisen.

Wie finden Selbstständige das richtige Lohnabrechnungsprogramm?

Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten Sie beim Kauf unbedingt darauf achten, dass das Programm Ihrer Wahl folgende Features mitbringt:

  • passende Auslegung für die Größe der Belegschaft
  • begleitende Schritt-für-Schritt-Anleitung
  • Möglichkeit zur Testberechnung, um Fehler zu korrigieren
  • Berechnung individueller Lohnzusammensetzungen, insbesondere mit Blick auf spezielle Zuschläge
  • automatisierte Übermittlung von Beitragsnachweisen und Lohnsteueranmeldungen über ELSTER- und DAKOTA-Schnittstelle sowie GKV-Zertifikat
  • intuitive und einfache Bedienung
  • eine kostenfreie Testphase
  • die automatisierte Berechnung von Brutto- und Nettogehalt
  • DATEV-Schnittstelle zur Übermittlung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater

Zudem sollte der Support durch den Hersteller gewährleistet sein, damit Sie bei möglichen Problemen oder Fragen einen Ansprechpartner an der Hand haben.

Besonders Existenzgründer sollten immer auch die Kosten im Auge behalten. Wählen Sie eine Online-Lohnsoftware, müssen Sie sich bei professionellen Anbietern auf monatliche Kosten von rund 10 bis 30 Euro einstellen. Unternehmen mit einer größeren Anzahl an Mitarbeitern sollten mit höheren Kosten rechnen. Bei fest installierter Software stehen entsprechende Kosten auf jährlicher Basis gegenüber.

Tipp: Aller Anfang ist schwer. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Programms darauf, dass die Datenübernahme zu einem anderen Anbieter leichtgemacht wird – sonst hängen Sie im schlimmsten Fall jahrelang bei einer Software fest, die sich nicht bewährt hat.

Unsere Empfehlung für die Lohnbuchhaltung: Lexoffice Lohn & Gehalt

Unserer Erfahrung nach bewährt sich gerade für Einzelkämpfer, kleine und mittlere Unternehmen die Cloud-Lohnsoftware von lexoffice – die einfache Bedienung auch ohne Vorkenntnisse macht es möglich. Das Lohnabrechnungsprogramm bietet diese Vorteile:

  • hohe Zeitersparnis durch hochautomatisierte Erstellung der Gehaltsabrechnung und den automatischen Versand der Meldungen
  • ideal auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen abgestimmt
  • die wichtigsten Informationen zu Lohn und Gehalt immer im Überblick
  • Verfügbarkeit der Cloud über verschiedenste mobile Endgeräte
  • Abrechnung aller Entgeltarten
  • automatische Verbuchung der Löhne in der lexoffice Buchhaltung
  • Lohnabrechnung auch von Arbeitgebern ohne Vorkenntnisse umsetzbar
  • professioneller Support von erfahrenen Lohnbuchhaltern
  • sichere Datenspeicherung in einem Rechenzentrum in Deutschland (zertifiziert)
  • Datenübergabe an den Steuerberater möglich (DATEV-Schnittstelle)
  • transparente Preise

lexoffice bietet Ihnen die Möglichkeit, die Online-Lohnabrechnung ganze 365 Tage lang kostenfrei zu testen – probieren Sie die Online-Software in der Cloud jetzt gleich unverbindlich aus und erfahren Sie, wie einfach die Entgeltabrechnung sein kann!

  1. Möchten Sie die Lohnabrechnung selber erstellen, achten Sie darauf, dass dennoch alle Leistungen rechtssicher und konform mit dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht abgerechnet werden! 
  2. Idealerweise lassen Sie sich von einer aktuellen Software wie lexoffice unterstützen, die Ihnen den Großteil der Arbeit abnimmt und den Zeitaufwand für die Erstellung der Dokumente deutlich reduziert.
  3. Suchen Sie sich einen Steuerberater, der bei Ihrer Lohnabrechnung hilft!
Bild Torsten Montag mit weißem Hemd, sitzend
Gründerlexikon-Redaktion Torsten Montag

Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.