Lohnabrechnung selber erstellen: Der ultimative Fahrplan für die fehlerlose Abrechnung

Mit einem professionellen Onlinetool wird die Lohnabrechnung von der einst lästigen Aufgabe zu einer angenehmeren Tätigkeit. 

Sie würden gerne einen Mitarbeiter einstellen, fürchten aber die Lohnabrechnung? Mit dem richtigen Fahrplan müssen Sie weder den Aufwand noch die damit einhergehenden Kosten scheuen. Im Gründerlexikon erfahren Sie, welche Lohnbestandteile Sie abrechnen müssen, wie Sie eine Gehaltsabrechnung Schritt für Schritt durchführen und worauf Sie bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware achten müssen.

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung online erledigen, statt sich mit Word, Excel oder veralteten Programmen herumzuschlagen, profitieren Sie von einer ganzen Reihe an Vorteilen:

• automatisiertes Lohnwesen spart Zeit und Geld
• automatische Pflichtmeldungen an Finanzamt und Krankenkasse
• Fehler lassen sich durch integrierte Plausibilitätsprüfungen fast vollständig vermeiden
• Integration der Arbeitszeiten und anderer wichtiger Daten
• Rechtliche Vorgaben an die Lohnabrechnung sind immer up to date
• Lohnabrechnung kann von jedem erledigt werden, der die notwendigen Rechte besitzt
• automatisches Verbuchen der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Gehaltszettel digital mit einem Klick verteilen
• auf Wunsch auch Verknüpfung mit Geschäftskonto
• trägt zu einem papierlosen und somit effizienten Büro bei
• per App oder online: mobil arbeiten von überall auf der Welt

Scheuen Sie den Arbeitsaufwand und möchten das Thema Gehaltsabrechnung erledigen, ohne sich weiter damit auseinandersetzen zu müssen, bleibt Ihnen nur der Weg zum Steuerberater oder einem Lohnbüro. Diesem liefern Sie nur noch die für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten und erhalten die fertigen Lohnzettel zurück. Die Vor- und Nachteile im Überblick:

Ob sich die Auslagerung finanziell lohnt, ist einzelfallabhängig. Einfache Lohnabrechnungen erhalten Sie mitunter schon für etwa 7 bis 9 Euro je Mitarbeiter und Monat. Bedenken Sie allerdings, dass Sie einfache Abrechnungen auch automatisiert über eine Software intern erstellen lassen können. Je komplexer die Gehaltsabrechnung wird, desto genauer müssen Sie nachrechnen.

Haben Sie sich entschieden, die Gehaltsabrechnung selber zu erstellen? Orientieren Sie sich an unserer Checkliste, damit Sie nichts vergessen:

Ehe Sie überhaupt mit der Lohnabrechnung beginnen können, müssen Sie die grundlegenden Daten und Unterlagen dafür zusammentragen. Dazu gehören neben Name und Anschrift Ihrer Mitarbeiter beispielsweise die Lohnsteuerklasse, die Religionszugehörigkeit, die Krankenversicherung oder eine bestehende Altersvorsorge.

Stellen Sie nun für jeden Mitarbeiter die Höhe der Bezüge fest. Hierzu gehören:

• das vereinbarte Brutto-Monatsgehalt bzw. der Monatslohn auf Basis der gearbeiteten Stunden (Achtung, Mindestlohn beachten!)
• Zuschuss des Arbeitgebers zu den vermögenswirksamen Leistungen
• geldwerte Vorteile (Sachbezüge) wie Firmenwagen, Jobticket oder Essensgutscheine
• Aufwandsentschädigungen für Auslagen des Arbeitnehmers (z. B. Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand)
• Zuschläge und Zulagen (z. B. Schmutzzulage, Sonntagszuschlag)
• sonstige, nicht regelmäßige Bezüge (z. B. Weihnachtsgeld, Abfindung)

Sobald Sie die Brutto-Bezüge Ihrer Mitarbeiter kennen, müssen Sie die Abzüge ermitteln. Bei sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen kommen stets diese Positionen zum Abzug [Stand 2021]:

Lohnsteuer

Höhe: 14 bis 45 Prozent vom Bruttolohn, abhängig von der Höhe des Gehalts und der Steuerklasse

Die Lohnsteuerklassen enthalten bereits verschiedene Freibeträge (z. B. Kinderfreibetrag, Grundfreibetrag). Mithilfe der Lohnsteuertabellen der Finanzämter kann die Höhe der Lohnsteuer ermittelt werden. Grundlage der Lohnsteuer sind die ELStAM-Merkmale.

Solidaritätszuschlag

Höhe: 5,5 Prozent des Lohnsteuer-Betrags

Der Solidaritätszuschlag entfällt ab dem Jahr 2021.

Kirchensteuer

Höhe: 8 bis 9 Prozent des Lohnsteuer-Betrags (Höhe der Kirchensteuer ist abhängig vom Bundesland)

Kirchensteuer muss nur zahlen, wer auch der evangelischen oder katholischen Kirche oder einer weiteren religiösen Gemeinschaft angehört.

Beitrag zur Krankenversicherung

Höhe: 14,6 Prozent vom Bruttogehalt + 1,3 Prozent Zusatzbeitrag

Jeder abhängig Beschäftigte, der die Beitragsbemessungsgrenze nicht überschreitet, ist in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert. Der Beitrag zur Krankenversicherung wird je zur Hälfte vom Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer getragen (7,3 Prozent). Den Zusatzbeitrag zahlt der Arbeitnehmer alleine.

Beitrag zur Pflegeversicherung

Höhe: 3,05 Prozent vom Bruttolohn + ggf. Zusatzbeitrag 0,25 Prozent

Der Beitrag zur Pflegeversicherung wird je hälftig vom Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber getragen (je 1,525 Prozent). Den Zusatzbeitrag zahlen bei der Pflegeversicherung nur Arbeitnehmer, die keine Kinder haben und mindestens 23 Jahre alt sind.

Beitrag zur Arbeitslosenversicherung

Höhe: 2,4 Prozent vom Bruttogehalt

Auch diesen Sozialversicherungsbeitrag zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte (je 1,2 Prozent).

Beitrag zur Rentenversicherung

Höhe: 18,6 Prozent vom Bruttolohn

Auch die Rentenversicherung ist eine Pflichtversicherung, die jeweils zur Hälfte von beiden Parteien übernommen wird (je 9,3 Prozent).

Bei alternativen Beschäftigungsmodellen können die Abzüge abweichend ausfallen, zum Beispiel:

• Minijob: pauschal 15 Prozent Rentenversicherung, 13 Prozent Krankenversicherung, 2 Prozent pauschale Lohnsteuer
• Kurzfristige Beschäftigung: keine Sozialversicherungspflicht, Abrechnung der Lohnsteuer über die ELStAM-Merkmale
• Midijob/Gleitzone: Arbeitsentgelt zwischen 450,01 und 1.300,00 Euro; steigender Sozialversicherungsbeitrag mit wachsendem Einkommen (Staffelung der Beiträge), bei Steuerklasse I – IV meist keine Lohnsteuer

Jetzt können Sie für jeden Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnung erstellen. Hierfür verwenden Sie das folgende Schema:

Meist zum Monatsende muss der Arbeitgeber bei allen Krankenkassen, bei denen die Mitarbeiter versichert sind, die abzuführenden Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherungen anmelden (Beitragsnachweise) und die Beiträge abführen. Die Krankenkasse leitet die Beiträge anschließend an die Pflegeversicherung, die Arbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung weiter. In Betrieben mit höchstens 30 Arbeitnehmern müssen Sie außerdem am Umlageverfahren teilnehmen und eine entsprechende Meldung basierend auf allen Gehältern abgeben.

Gewöhnlich bis zum 10. Tag des Folgemonats müssen Sie außerdem die Lohnsteueranmeldung bei Ihrem zuständigen Finanzamt einreichen und die Lohnsteuer, die Solidaritätszuschläge und die Kirchensteuer abführen.

Falls Sie Minijobber beschäftigen, erfolgt die Meldung der Beiträge an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Sie haben es fast geschafft. Jetzt müssen Sie nur noch die Lohnabrechnung ausdrucken und an Ihre Mitarbeiter aushändigen. Nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO i. V. m. § 1 EBV müssen jeden Monat folgende Inhalte zwingend im Lohnzettel stehen:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Mitarbeiters
• Versicherungsnummer des Mitarbeiters
• Beginn der Beschäftigung (und ggf. Beendigungszeitpunkt)
• bescheinigter Abrechnungszeitraum und darin enthaltene Lohnsteuer- und Sozialversicherungstage
• ELStAM-Merkmale (Steuerklasse, Freibeträge usw.)
• Beitragsgruppenschlüssel und Einzugsstelle für die Beiträge zur Sozialversicherung
• Zusammensetzung des Lohns (vom Bruttogehalt zum Auszahlungsbetrag, zum Beispiel Bruttolohn, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Arbeitslosenversicherung, Abrechnung eines Firmenwagens über Sachbezüge, Nettolohn)

Darüber hinaus können Sie weitere Informationen angeben, zum Beispiel:

• Anzahl der verbleibenden Urlaubstage
• Personal-/Abteilungsnummer beim Arbeitgeber
• wöchentliche Arbeitszeit
• Bankverbindung
• Kostenstelle
• kumulierte Werte für Lohn und Gehalt im Jahresverlauf

Typische Fehler, die in Entgeltabrechnung immer wieder gemacht werden, sind:

• Flüchtigkeitsfehler durch zu wenig Kontrolle und Nachlässigkeit
• verspätete Abgabe von Beitragsnachweisen oder Lohnsteueranmeldungen, die Schätzungen oder Säumniszuschläge nach sich ziehen
• fehlerhafte Einschätzung der Sozialversicherungspflicht (z. B. bei Midijob oder kurzfristiger Beschäftigung)
• unrichtige Abrechnung von Lohnbestandteilen als steuerfreie Sachbezüge oder mit Pauschalbesteuerung

Achtung: Fehler bei der Lohnabrechnung sind keine Kavaliersdelikte. Führen Sie zum Beispiel die Lohnsteuer mehrfach zu spät oder in falscher Höhe ab, können Sie sich sogar strafbar machen!

Wenn Sie die Lohnabrechnung selber erstellen möchten, haben Sie mehrere Optionen:

• Manuelle Gehaltsabrechnung mit einer Excel-Tabelle: Im Netz finden Sie zahlreiche Muster für eine Excel-Lohnabrechnung, in die Sie nur noch Angaben wie die Beitragssätze oder die Lohnsteuerklasse eintragen müssen und der Nettolohn wird berechnet. Diese Variante bietet jedoch abgesehen vom Schema keinerlei fachliche Unterstützung und sollte nur dann zum Einsatz kommen, wenn Sie für sehr wenige Mitarbeiter immer gleichbleibende Gehaltsabrechnungen erstellen müssen. Sie können sich dabei von einem Online-Gehaltsrechner unterstützen lassen.
• Online-Lohnsoftware: Ein Online-Programm in der Cloud hat den Vorteil, dass es keine größere Anschaffung darstellt, sondern im Abomodell geringe monatliche Kosten verursacht. Vorteile sind die hohe Verfügbarkeit des Programms – Sie müssen sich weder um Datensicherung noch um Updates kümmern –, der mobile Zugriff von jedem Gerät mit Internetanschluss und die meist äußerst einfache Konfiguration der Systeme.
• Desktop-Lösung: Möchten Sie das Programm lieber auf Ihrem Rechner installieren, greifen Sie zur normalen Desktop-Lösung. Sie kostet einen einmaligen, höheren Anschaffungspreis. Anschließend erhalten Sie regelmäßige Updates, meist jedoch nur gegen eine geringere Update-Gebühr. Für die Verfügbarkeit der Software und die Datensicherung sind Sie selbst zuständig. Dafür erhalten Sie vielfältigere Funktionen für die Lohnbuchhaltung und können die Software meist besser an individuelle Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Übrigens: Es gibt einige Softwarehersteller, die eine Freeware-Lohnsoftware bieten. Meist handelt es sich dabei allerdings lediglich um kostenfreie Testversionen, die entweder beim Funktionsumfang, bei der Anzahl der erstellbaren Entgeltabrechnungen oder bei der zeitlichen Nutzung Beschränkungen aufweisen.