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Mit einem professionellen Onlinetool wird die Lohnabrechnung von der einst lästigen Aufgabe zu einer angenehmeren Tätigkeit.
Sie würden gerne einen Mitarbeiter einstellen, fürchten aber die Lohnabrechnung? Mit dem richtigen Fahrplan müssen Sie weder den Aufwand noch die damit einhergehenden Kosten scheuen. Es ist einfacher als man denkt, denn im Gründerlexikon erfahren Sie, welche Lohnbestandteile Sie abrechnen müssen, wie Sie eine Gehaltsabrechnung Schritt für Schritt durchführen und worauf Sie bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware achten müssen.
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung online erledigen, statt sich mit Word, Excel oder veralteten Programmen herumzuschlagen, profitieren Sie von einer ganzen Reihe an Vorteilen:
Die Lohnabrechnung zeigt detailliert auf, welche Lohnbestandteile dem Arbeitnehmer zustehen und welche Abzüge an das Finanzamt und die Krankenkasse abgeführt werden. Der Arbeitnehmer erfährt dadurch, wie viel Netto von seinem Bruttoentgelt bleibt und wie hoch der Auszahlungsbetrag ist.
Zwischen Lohn und Gehalt gibt es einen entscheidenden Unterschied:
Ob Sie die Lohnabrechnung selber erstellen möchten oder sie auslagern sollten, hängt von mehreren Faktoren ab:
Sie können Ihre Lohnabrechnung selber erstellen, wenn Sie gute Vorkenntnisse besitzen und kein Problem damit haben, Ihr Wissen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht aktuell zu halten. Insbesondere bei einfachen Gehaltsabrechnungen mit gleichbleibenden Beträgenfür wenige Mitarbeiter lohnt es sich, den Aufwand selbst auf sich zu nehmen. Diese Variante hat Vor- und Nachteile:
Vorteile | Nachteile |
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Scheuen Sie den Arbeitsaufwand und möchten das Thema Gehaltsabrechnung erledigen, ohne sich weiter damit auseinandersetzen zu müssen, bleibt Ihnen nur der Weg zum Steuerberater oder einem Lohnbüro. Diesem liefern Sie nur noch die für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten und erhalten die fertigen Lohnzettel zurück. Die Vor- und Nachteile im Überblick:
Vorteile | Nachteile |
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Ob sich die Auslagerung finanziell lohnt, ist einzelfallabhängig. Einfache Lohnabrechnungen erhalten Sie mitunter schon für etwa 7 bis 9 Euro je Mitarbeiter und Monat. Bedenken Sie allerdings, dass Sie einfache Abrechnungen auch automatisiert über eine Software intern erstellen lassen können. Je komplexer die Gehaltsabrechnung wird, desto genauer müssen Sie nachrechnen.
Ob Sie sich für einen Steuerberater oder ein Lohnbüro entscheiden, ist zunächst eine Kostenfrage – Lohnbüros erstellen Lohnabrechnungen meist kostengünstiger. Einen Steuerberater brauchen Sie allerdings trotzdem, beispielsweise für die Jahresabschlussarbeiten oder die Einrichtung der Lohnkonten. Der Steuerberater kann Sie zugleich auch bei Sozialversicherungsprüfungen unterstützen.
Haben Sie sich entschieden, die Gehaltsabrechnung selber zu erstellen? Orientieren Sie sich an unserer Checkliste, damit Sie nichts vergessen:
Ehe Sie überhaupt mit der Lohnabrechnung beginnen können, müssen Sie die grundlegenden Daten und Unterlagen dafür zusammentragen. Dazu gehören neben Name und Anschrift Ihrer Mitarbeiter beispielsweise die Lohnsteuerklasse, die Religionszugehörigkeit, die Krankenversicherung oder eine bestehende Altersvorsorge.
Viele dieser Daten brauchen Sie nicht manuell erfassen, weil Sie sie über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale über das Internet abrufen müssen. Eine professionelle Lohnsoftware wie lexoffice hat diese Funktion bereits integriert.
Stellen Sie nun für jeden Mitarbeiter die Höhe der Bezüge fest. Hierzu gehören:
Einen geldwerten Vorteil erlangt der Mitarbeiter, wenn Sie ihm Leistungen vergünstigt oder kostenfrei zur Verfügung stellen, die er sonst selber bezahlen müsste. Ihr Gegenwert wird dem Bruttogehalt wie ein fiktiver Arbeitslohn zugeschlagen, sodass der Arbeitnehmer sie versteuern muss. Es gibt jedoch einige Freibeträge, durch die Sachbezüge steuerfrei gewährt werden können (z. B. die 44 Euro Bagatellgrenze für monatliche Geschenke oder ein Rabattfreibetrag von 1.080 Euro für Mitarbeiterrabatte).
Sobald Sie die Brutto-Bezüge Ihrer Mitarbeiter kennen, müssen Sie die Abzüge ermitteln. Bei sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen kommen stets diese Positionen zum Abzug [Stand 2021]:
Lohnsteuer
Höhe: 14 bis 45 Prozent vom Bruttolohn, abhängig von der Höhe des Gehalts und der Steuerklasse
Die Lohnsteuerklassen enthalten bereits verschiedene Freibeträge (z. B. Kinderfreibetrag, Grundfreibetrag). Mithilfe der Lohnsteuertabellen der Finanzämter kann die Höhe der Lohnsteuer ermittelt werden. Grundlage der Lohnsteuer sind die ELStAM-Merkmale.
Solidaritätszuschlag
Höhe: 5,5 Prozent des Lohnsteuer-Betrags
Der Solidaritätszuschlag entfällt ab dem Jahr 2021. Lesen Sie mehr zum Solidaritätszuschlag!
Kirchensteuer
Höhe: 8 bis 9 Prozent des Lohnsteuer-Betrags (Höhe der Kirchensteuer ist abhängig vom Bundesland)
Kirchensteuer muss nur zahlen, wer auch der evangelischen oder katholischen Kirche oder einer weiteren religiösen Gemeinschaft angehört.
Beitrag zur Krankenversicherung
Höhe: 14,6 Prozent vom Bruttogehalt + 1,3 Prozent Zusatzbeitrag
Jeder abhängig Beschäftigte, der die Beitragsbemessungsgrenze nicht überschreitet, ist in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert. Der Beitrag zur Krankenversicherung wird je zur Hälfte vom Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer getragen (7,3 Prozent). Den Zusatzbeitrag zahlt der Arbeitnehmer alleine.
Beitrag zur Pflegeversicherung
Höhe: 3,05 Prozent vom Bruttolohn + ggf. Zusatzbeitrag 0,25 Prozent
Der Beitrag zur Pflegeversicherung wird je hälftig vom Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber getragen (je 1,525 Prozent). Den Zusatzbeitrag zahlen bei der Pflegeversicherung nur Arbeitnehmer, die keine Kinder haben und mindestens 23 Jahre alt sind.
Beitrag zur Arbeitslosenversicherung
Höhe: 2,4 Prozent vom Bruttogehalt
Auch diesen Sozialversicherungsbeitrag zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte (je 1,2 Prozent).
Beitrag zur Rentenversicherung
Höhe: 18,6 Prozent vom Bruttolohn
Auch die Rentenversicherung ist eine Pflichtversicherung, die jeweils zur Hälfte von beiden Parteien übernommen wird (je 9,3 Prozent).
Beitragsbemessungsgrenze: Liegt das Einkommen eines Mitarbeiters oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze, werden die Beiträge zur Sozialversicherung gekappt – höher können sie also nicht steigen. Die Beitragsbemessungsgrenze ist nicht zu verwechseln mit der Versicherungspflichtgrenze, ab der Arbeitnehmer in die private Krankenversicherung wechseln dürfen.
Beitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung & Pflegeversicherung [2021]: 58.050,00 Euro
Beitragsbemessungsgrenze Arbeitslosenversicherung & Rentenversicherung [2021]: 85.200,00 Euro (West) / 80.400,00 Euro (Ost)
Bei alternativen Beschäftigungsmodellen können die Abzüge abweichend ausfallen, zum Beispiel:
Sonderfall Baulohn
Sind Sie im Baugewerbe tätig? Dann sollten Sie sich genauer in das Thema Baulohn einlesen. Bestimmte Gewerke sind verpflichtet, am Sozialkassenverfahren (SOKA) teilnehmen und in diesem Rahmen spezielle Abgaben an die SOKA BAU abführen sowie weitere Besonderheiten beachten.
Jetzt können Sie für jeden Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnung erstellen. Hierfür verwenden Sie das folgende Schema:
Schema für eine Entgeltabrechnung
Bruttoverdienst
+ Vermögenswirksame Leistung
+ geldwerter Vorteil
+ Zuschlage und Zulagen
./. betriebliche Altersvorsorge
= Gesamtbrutto
./. Beiträge zur Sozialversicherung
./. Lohnsteuer
./. Solidaritätszuschlag
./. Kirchensteuer
= Nettolohn
./. Sachbezüge
./. Vorschüsse
./. Vermögenswirksame Leistungen
+ Zuschüsse
+ Aufwandsentschädigungen
= Auszahlungsbetrag
Meist zum Monatsende muss der Arbeitgeber bei allen Krankenkassen, bei denen die Mitarbeiter versichert sind, die abzuführenden Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherungen anmelden (Beitragsnachweise) und die Beiträge abführen. Die Krankenkasse leitet die Beiträge anschließend an die Pflegeversicherung, die Arbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung weiter. In Betrieben mit höchstens 30 Arbeitnehmern müssen Sie außerdem am Umlageverfahren teilnehmen und eine entsprechende Meldung basierend auf allen Gehältern abgeben. Lesen Sie hier mehr zur Sofortmeldung!
Gewöhnlich bis zum 10. Tag des Folgemonats müssen Sie außerdem die Lohnsteueranmeldung bei Ihrem zuständigen Finanzamt einreichen und die Lohnsteuer, die Solidaritätszuschläge und die Kirchensteuer abführen.
Falls Sie Minijobber beschäftigen, erfolgt die Meldung der Beiträge an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.
Für beide Vorgänge benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat. Ihr Zertifikat für die Übermittlung der Lohnsteuer beantragen Sie im ELSTER E-Portal. Das Zertifikat für die Meldung der Sozialversicherungsbeiträge erhalten Sie vom ITSG-Trust-Center - ist übrigens alles bei lexoffice inklusive.
Sie haben es fast geschafft. Jetzt müssen Sie nur noch die Lohnabrechnung ausdrucken und an Ihre Mitarbeiter aushändigen. Nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO i. V. m. § 1 EBV müssen jeden Monat folgende Inhalte zwingend im Lohnzettel stehen:
Darüber hinaus können Sie weitere Informationen angeben, zum Beispiel:
Ich mache meine Lohnabrechnung mit lexoffice selber. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur die Abrechnung der Löhne und Gehälter: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine machen, Rechnungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar eine EÜR erstellen.
Nach § 108 GewO ist jeder Arbeitgeber, der Arbeitnehmer beschäftigt und ihnen Lohn oder Gehalt zahlt, dazu verpflichtet, eine Gehaltsabrechnung zu erstellen. Eine Ausnahme gibt es: Ist das Entgelt Monat für Monat gleich, müssen Sie die Abrechnung nur einmalig erstellen und danach erst dann wieder, wenn eine Änderung am Lohn eintritt.
Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Gehaltsabrechnungen der letzten zehn Jahre vorlegen zu können. Arbeitnehmer sollten die Lohnabrechnungen zur Sicherheit aufbewahren, verpflichtet sind sie jedoch nicht.
Flexible Arbeitszeitmodelle haben für Unternehmer viele Vorteile. Beschäftigte stehen so bei Bedarf schnell zur Verfügung. In auftragsärmeren Zeiten, kann er diese anderweitig einsetzen. Auch für Beschäftigte bringt dies Vorteile mit sich. Diese können häufig Privates und Berufliches besser miteinander verknüpfen. Doch wie sieht es aus, wenn der Unternehmer etwaige Minusstunden mit Lohn und Urlaub verrechnen will. Kann er das so ohne Weiteres?
Die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Unternehmer angefallene Minusstunden seiner Beschäftigten mit Urlaub oder Lohn verrechnen darf, beschäftigte das Landesarbeitsgericht in Schleswig-Holstein. Im konkreten Fall stritten ein Krankenpfleger mit seinem ehemaligen Arbeitgeber vor Gericht um dieses Thema. Der Krankenpfleger schied 2014 aus der Firma aus, der Unternehmer verrechnete Minusstunden mit Lohn und Urlaubsanspruch. Der Krankenpfleger forderte dagegen die Zahlung des ausstehenden Lohns und eine Abgeltung von Urlaubstagen aus 2013 und 2014, schreibt e-recht24.de.
Krankenpfleger erbrachte Dienst nach Plan - Gericht gibt ihm recht
Der ehemalige Angestellte begründete seine Forderung wie folgt:
Das LAG Schleswig-Holstein folgte der Begründung des Krankenpflegers und gab ihm in den meisten Fällen recht. Der Unternehmer wurde verpflichtet, des restlichen Lohn zu zahlen und 4 Urlaubstage aus dem Jahr 2014 abzugelten. Etwaige Fehlzeiten durch unerlaubte Pausen konnten nicht nachgewiesen werden, sondern wurden vom Unternehmer lediglich behauptet. Der ehemalige Angestellte forderte zwar auch die Abgeltung des Urlaubsanspruches aus 2013. Dies lehnten die Richter jedoch ab. Denn Urlaub muss im laufenden Jahr genommen werden, nicht im Folgejahr. Eine Übertragung ist nur in bestimmten Ausnahmefällen möglich, die hier jedoch nicht zum Tragen gekommen sind.
Begründung des Gerichts
Eine Verrechnung von Minusstunden mit Lohn oder Urlaub ist nicht so ohne Weiteres möglich. Vor allem dann nicht, wenn Angestellte Dienst nach Plan verrichten. In diesem Fall hat ein Angestellter gar keine Möglichkeit, etwaige Minusstunden auszugleichen, da er strikt an den Dienstplan gebunden ist. Eine Verrechnung ist nur unter diesen Voraussetzungen möglich:
In diesem Fall traf jedoch keiner der oben genannten Punkte auf das Vertragsverhältnis der beiden zu. Zum Beispiel wurde kein Arbeitszeitkonto geführt. (LAG Schleswig-Holstein, Urteil v. 12.05.2015, Az.: 1 Sa 359 a/14)
Sie müssen dem Mitarbeiter den Lohnzettel spätestens dann aushändigen, wenn die Zahlung auf seinem Konto eingeht. In den meisten Betrieben ist dies zum Monatsende der Fall.
Typische Fehler, die in Entgeltabrechnung immer wieder gemacht werden, sind:
Achtung: Fehler bei der Lohnabrechnung sind keine Kavaliersdelikte. Führen Sie zum Beispiel die Lohnsteuer mehrfach zu spät oder in falscher Höhe ab, können Sie sich sogar strafbar machen!
Wenn Sie innerhalb der letzten 24 Monate ein Business gegründet haben oder gerade dabei sind, schenken wir Ihnen lexoffice ein ganzes Jahr lang – unkompliziert, ohne Abo-Verpflichtung. Lesen Sie den lexoffice Testbericht!
Wenn Sie die Lohnabrechnung selber erstellen möchten, haben Sie mehrere Optionen:
Übrigens: Es gibt einige Softwarehersteller, die eine Freeware-Lohnsoftware bieten. Meist handelt es sich dabei allerdings lediglich um kostenfreie Testversionen, die entweder beim Funktionsumfang, bei der Anzahl der erstellbaren Entgeltabrechnungen oder bei der zeitlichen Nutzung Beschränkungen aufweisen.
Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten Sie beim Kauf unbedingt darauf achten, dass das Programm Ihrer Wahl folgende Features mitbringt:
Zudem sollte der Support durch den Hersteller gewährleistet sein, damit Sie bei möglichen Problemen oder Fragen einen Ansprechpartner an der Hand haben.
Besonders Existenzgründer sollten immer auch die Kosten im Auge behalten. Wählen Sie eine Online-Lohnsoftware, müssen Sie sich bei professionellen Anbietern auf monatliche Kosten von rund 10 bis 30 Euro einstellen. Unternehmen mit einer größeren Anzahl an Mitarbeitern sollten mit höheren Kosten rechnen. Bei fest installierter Software stehen entsprechende Kosten auf jährlicher Basis gegenüber.
Tipp: Aller Anfang ist schwer. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Programms darauf, dass die Datenübernahme zu einem anderen Anbieter leichtgemacht wird – sonst hängen Sie im schlimmsten Fall jahrelang bei einer Software fest, die sich nicht bewährt hat.
Unserer Erfahrung nach bewährt sich gerade für Einzelkämpfer, kleine und mittlere Unternehmen die Cloud-Lohnsoftware von lexoffice – die einfache Bedienung auch ohne Vorkenntnisse macht es möglich. Das Lohnabrechnungsprogramm bietet diese Vorteile:
lexoffice bietet Ihnen die Möglichkeit, die Online-Lohnabrechnung ganze 365 Tage lang kostenfrei zu testen – probieren Sie die Online-Software in der Cloud jetzt gleich unverbindlich aus und erfahren Sie, wie einfach die Entgeltabrechnung sein kann!
