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Eliminieren, automatisieren und outsourcen Sie Aufgaben!

Sie haben Opens internal link in current windownach der Anwendung des Parkinsonschen Gesetzes (dem vierten Schritt aus der Opens internal link in current windowCheckliste zum Zeitmanagement) einer nunmehr sinnvoll priorisierte Liste von Aufgaben in und um Ihr Unternehmen zusammengestellt.

Wenn Sie nun glauben, Sie müssen direkt loslegen und alle Aufgaben der Reihenfolge nach erledigen, haben Sie sich geirrt. Dieser fünfte Schritt zeigt Ihnen, wie Sie einen Großteil dieser Aufgaben gar nicht selbst erledigen müssen und damit weitere wertvolle Zeit freisetzen können.

Bitte wählen Sie aus dem Inhalt:

Verteilen Sie die Aufgaben nach dem Aal Prinzip!

Eliminieren, automatisieren und outsourcen: Diese drei Dinge müssen Sie regelmäßig tun und zwar nicht nur innerhalb dieser Checkliste für das Zeitmanagement in der Führungsphase des Unternehmens. Diese Sie ständig begleitenden Aufgaben ziehen sich wie ein roter Pfaden durch sämtliche Tätigkeiten, von der Suche beginnend, über die Informations- und Planungsphase, in die Gründungsphase hinein in die Führungsphase.

Ich habe diesen Schritt in der Führungsphase eingefügt, weil ich Ihnen zum Einen die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Buch: "Die 4 Stunden Woche" von Timothy Ferriss (siehe nächster Schritt) zusammenfassend präsentieren möchte, zum Anderen aber der Meinung bin, dass jeder Unternehmer zumindest einen Teil dieser Erkenntnisse in seiner Firma umsetzen sollte, um wenigstens einen Bruchteil der Effekte nutzen zu können. Das ist es auf jeden Fall wert.

Je intensiver, effektiver und kontinuierlicher Sie diese 3 Dinge tun, um so mehr Zeit gewinnen Sie für die Aufgaben, die nur Sie als Chef selbst und wirklich nur Sie selbst erledigen können. Sollten diese Aufgaben dann getan sein, haben Sie Freizeit. Ja genau, Sie lesen richtig. Zeit, die Sie für Ihre Träume, Ihre Familie, Ihr Hobby o.ä. nutzen können. Sie können die freigewordene Zeit aber auch wieder in Ihr Unternehmen investieren, was ich Ihnen am Anfang Ihrer Selbständigkeit auch rate. Je länger Sie selbständig sind, desto schneller und häufiger werden Sie zu dem Entschluss kommen, dass es noch mehr als die Arbeit gibt und Sie werden Ihre Freizeit nutzen! Doch sehen wir uns das Ganze etwas genauer an:

Lassen Sie andere für sich arbeiten (Aal Prinzip) und teilen Sie Ihre Aufgaben folgendermaßen ein:

  1. Elemenieren: Die Dinge, die Ihnen nichts bringen, die nur Kosten oder Zeit verschlingen und zu keinem hochwertigen Ergebnis oder zu Umsatz führen. Getreu nach dem Paretoprinzip, 80 Schrott und 20 Flott, weg damit!
  2. Automatisieren: Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren, monoton sind und immer nach dem selben Muster ablaufen, können automatisiert werden.
  3. Outsourcen / Delegieren: Die Art von Aufgaben, die auch andere für Sie erledigen können.

Beispiele

Ich möchte das eliminieren, automatisieren und outsourcen am Beispiel ihres E-Mail Verkehrs beschreiben. Sie können jedoch ebenso andere Aufgaben und Tätigkeiten nutzen, es klappt überall, sie werden sehen.

Eliminieren

Wir hatten ja durch Opens internal link in current windowdas Pareto Prinzip festgestellt, dass 80 % der E-Mails (wenn überhaupt) zu gerade mal 20 Prozent Ihres Umsatzes führen. Warum sollten Sie sich dann also sehr ausführlich mit gerade diesen 80 Prozent Ihrer elektronischen Post beschäftigen? Ich beantworte manche E-Mails gar nicht mehr oder nur mit einem Wort oder einem kurzen Satz.

Automatisieren

Wieder auf Ihr E-Mail Postfach bezogen bedeutet das, wenn sie regelmäßig Nachrichten erhalten, die sie regelmäßig entweder mit denselben Sätzen beantworten oder immer wieder in denselben Ordner verschieben oder gar nicht lesen möchten, automatisieren Sie diesen Prozess! Sie können mit jedem E-Mail-Programm regeln und Verfahrensweisen definieren, wie mit bestimmten Nachrichten vorgegangen werden soll. Sie können sogar vordefinierte Antworten beim Eintreffen bestimmter Nachrichten versenden. Das ist ein kleines aber sehr effektives Beispiel, um durch das automatisieren regelmäßig Zeit zu gewinnen. Ich selbst habe in meinem E-Mail-Programm mehr als 20 Regeln definiert.

Outsourcen oder delegieren

Das ist der letzte Schritt, nachdem Sie eliminiert und automatisiert haben. Die Aufgaben die übrig bleiben, überprüfen Sie dahingehend, ob sie getreu dem Aal Prinzip von einer dritten Person, ihrer Assistentin (jeder sollte Opens external link in new windoweine virtuelle persönliche Assistentin haben), einem Mitarbeiter oder einer externen Firma übernommen und abgewickelt werden können. Dazu habe ich in meiner Zusammenfassung zum Opens internal link in current windowBuch die vier Stunden Woche einige zusätzliche Anweisungen und Tipps definiert. Zum Beispiel: "Delegieren Sie nur die Arbeiten, die Sie eindeutig definieren können und die deswegen erst delegierbar werden, denn Probleme, die Sie selbst nicht definieren können, werden durch andere Personen nur noch größer gemacht.

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Wichtig: Reihenfolge einhalten!

Sie müssen unbedingt die Reihenfolge in diesem Schritt der Checkliste einhalten. Zuerst eliminieren, dann automatisieren und alle verbleibenden Aufgaben auf delegieren oder Outsourcing prüfen. Sie sollten also auf keinen Fall Aufgaben delegieren, die sie hätten eliminieren können. Darüber hinaus macht es auch keinen Sinn, Aufgaben zu automatisieren, die sie aufgrund ihrer Komplexität nur delegieren können. Sie sehen, durch die drei Schritte gibt es einige Variationen und Regeln, die Sie unbedingt einhalten müssen. Ansonsten kostet es Ihnen sehr viel Zeit oder verschlingt unnötig Geld.

Ich hoffe, dass Ihnen diese vielen Tipps weiterhelfen können, effizienter zu arbeiten und Ihre Freizeit bewusster erleben zu können. Verzweifeln Sie nicht, falls es ab und an Rückschläge geben wird – solange Sie daran arbeiten, sind Sie auf dem richtigen Weg.Nun sollten Sie aber noch den Unterschied zwischen Zeitverschwender, Zeitfresser und versäumtes Empowerment kennen, lesen Sie dazu weiter!

Zeitverschwender, Zeitfresser und versäumtes Empowerment

Zeitfresser sind der größte Feind Ihrer Freizeit. Halten Sie sich folgenden Teufelskreis vor Augen: Sie werden während der Arbeit häufig gestört oder lassen sich ablenken. Dadurch werden Sie nicht pünktlich fertig. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie machen Überstunden oder Sie nehmen die Arbeit mit nach Hause. In beiden Fällen leidet Ihre Freizeit. Zeitfresser sind ein Problem, das sich im Laufe der Zeit einschleicht und sich dann nach und nach potenziert. Im Klartext bedeutet das: Viele der völlig überlasteten Unternehmer, die 70-Stunden-Wochen arbeiten, könnten relativ normale Arbeitszeiten haben, wenn sie sich ihrer Zeitfresser bewusst würden.

Zeitfresser Definition: Was genau ist das eigentlich?

Natürlich fressen Zeitfresser die Zeit nicht wirklich auf. Aber sie sorgen dafür, dass Sie Ihre Zeit nicht so nutzen können, wie Sie wollten oder sollten. Auf das Berufsleben bezogen bedeuten Zeitfresser fast immer, dass Ihnen Ihre Freizeit nur noch eingeschränkt zur Verfügung steht. Zeitfresser sind der kurze Blick in die Timeline bei Facebook, der doch etwas länger dauernde Plausch auf dem Flur oder das Verzetteln bei größeren, unübersichtlichen Projekten.

Obwohl durchaus immer wieder dieselben Probleme auf den im Netz geisternden Top 10 Listen der größten Zeitverschwender stehen, sind sie eine höchst individuelle Angelegenheit. Der eine surft kaum im Web, während der andere im Viertelstundentakt seine privaten E-Mails checkt. Der nächste telefoniert täglich eine Stunde mit seiner Frau, während ein anderer stundenlang damit beschäftigt ist, seine Arbeit in To-Do-Listen zu verwalten, anstatt sie einfach zu tun.

passfoto torsten montag

Übrigens

Zeitfresser beschränken sich nicht nur auf das Büro. Auch auf der Baustelle, beim Kunden oder beim Lieferanten lauern sie. Viele Menschen kennen auch Zeitfresser im Alltag – jede Hausfrau wird Ihnen bestätigen können, dass sie von Zeit zu Zeit unliebsame Aufgaben vor sich her schiebt oder sich bei all den vielen, kleinen Tasks manchmal ein wenig verzettelt.

Zeitfresser eliminieren: Erste Hinweise zur Vorgehensweise

Machen Sie sich zunächst bewusst: Sie können Zeitfresser nicht komplett beseitigen. Als im Berufsleben stehender Mensch müssen Sie von Zeit zu Zeit Ihre Nase in Bücher stecken, sich mit Kollegen austauschen und Kontakte pflegen. Dennoch lassen sich die meisten Zeitfresser zumindest soweit ausschalten, dass sie nicht mehr Ihren Arbeitstag bestimmen, sondern zum „schmückenden Beiwerk“ verkommen.

Außerdem sollten Sie sich dessen bewusst sein, dass Sie nicht alles von heute auf morgen regeln können. Wählen Sie eine Politik der kleinen Schritte. Nehmen Sie sich einen Zeitfresser vor, gehen Sie diesen konzentriert an und widmen Sie sich erst dann dem nächsten, wenn Sie den vorherigen auf das gewünschte Mindestmaß reduziert haben. Wer alles auf einmal will, bekommt nämlich am Ende gar nichts.

Zunächst: Zeitfresser identifizieren

Im ersten Schritt sollten Sie Ihre Zeitfresser identifizieren. Eine einfache, wenn auch etwas aufwändige Methode ist: Legen Sie neben sich einen Zettel. Sobald sich eine Ablenkung ankündigt, notieren Sie Beginn und Ende. Dieses Protokoll führen Sie eine Woche lang. Anschließend können Sie auswerten, durch welche Ablenkungen Sie am meisten Zeit verlieren und wo Sie ansetzen können. Oftmals ist es schockierend, wie viel wertvolle Arbeitszeit eigentlich verloren geht – dies spornt umso mehr an, etwas an diesem Zustand zu ändern.

gründerlexikon tipp

Tipp

Wenn ein Großteil Ihrer Zeitfresser am Computer lauert, können Sie sich auch einer Tracking-Software bedienen. Die Software „Chrometa“ beispielsweise läuft im Hintergrund und zeichnet automatisch auf, welche Anwendungen und Websites Sie jeweils wie lange nutzen. Dies erleichtert die Auswertung sehr – Störungen außerhalb Ihres Computers müssen Sie allerdings weiterhin selbst notieren. Auf demselben Prinzip basiert die Cloudlösung „RescueTime“.

Die schlimmsten Zeitfresser – und wie Sie sie beseitigen

Sie haben Ihre Zeitfresser identifiziert und möchten sich jetzt daran machen, sie zu beseitigen? Dann ist einiges Fingerspitzengefühl gefragt, denn Sie müssen oftmals nicht nur sich selbst überlisten, sondern vor allem auch Ihre Kollegen und mitunter sogar Kollegen und Familie dazu erziehen, Ihre neuen Regeln zu akzeptieren. Die wichtigsten Zeitfresser mit möglichen Lösungsansätzen habe ich hier für Sie zusammengefasst:

Tabelle mit Lösungen mit Lösungsvorschlägen

Zeitfresser

Lösung

Surfen im Internet und Social Media

Natürlich brauchen Sie aktuelle Informationen und müssen Kontakte pflegen – am besten aber erst nach getaner Arbeit. Wenn Sie während der Arbeitszeit nicht darauf verzichten können, beschränken Sie Ihre Onlinezeit oder belohnen sich für eine Stunde konzentrierter Arbeit mit 5 Minuten Surfen.

Kommunikation (z. B. Telefonate, E-Mails, Post)

Hier gibt es eine Vielzahl möglicher Optionen, je nach Situation:

  • Richten Sie einen Telefondienst ein, bei dem wechselnd jeder Kollege einmal das Telefon für alle annimmt – so haben alle anderen den Tag Ruhe.
  • Gehen Sie früher ins Büro bzw. bleiben Sie am Abend länger, um außerhalb der typischen Anrufzeiten zwischen 9 und 16 Uhr zu arbeiten.
  • Schalten Sie den Anrufbeantworter an.
  • Arbeiten Sie schriftliche Kommunikation wie E-Mails oder die Post nicht tröpfchenweise ab, sondern nur an zwei bis drei am Tag festgelegten Zeitpunkten (z. B. einmal um 8.00 Uhr, 11.30 Uhr, 15.00 Uhr).
  • Lassen Sie sich aus unnötigen E-Mail-Verteilern entfernen.
  • Führen Sie „CC-Richtlinien“ ein, die den Mitarbeitern erklären, wann Sie im CC einer E-Mail landen wollen – und wann nicht.
  • Im Home-Office richten Sie sich feste Bürozeiten ein und teilen diese den Kunden mit, z. B. von 8.00 bis 12.00 Uhr. Nach Mittag gehen Sie dann nicht mehr ans Telefon, der Anrufbeantworter kümmert sich um den Rest.
  • Wenn Kunden am Telefon gerade zu längeren Erklärungen ausholen, schieben Sie einen Termin vor und bitten Sie darum, dass er eine E-Mail schreibt. Weil er dann alles tippen muss, wird er sich naturgemäß auf das Wichtigste konzentrieren.

Spielereien / Probleme mit der Technik

Wenn Ihr Computer krankt oder die Installation des neuen Updates der Buchhaltungssoftware nicht funktioniert, sparen Sie es sich, stundenlang Verschiedenes auszuprobieren. Rufen Sie stattdessen einen IT-Experten an.

Konzentration auf die falschen Aufgaben

Auf Ihrer Liste steht sicherlich eine Vielzahl von Aufgaben unterschiedlicher Dringlichkeit und Wichtigkeit. Mit Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, sollten Sie sich erst dann beschäftigen, wenn alles andere erledigt ist, denn sie bringen nur geringen bis gar keinen Nutzen.

Über Problemen grübeln

Über Problemen zu grübeln, die man gerade nicht lösen kann, ist einer der schlimmsten und uneffektivsten Zeitverschwender überhaupt. Ein Kunde zahlt seine Rechnung nicht oder ein ehemaliger Mitarbeiter wirbt Ihre Kunden ab – natürlich müssen Sie gegen solche Probleme etwas unternehmen. Doch stundenlanges Grübeln über mögliche Rachefeldzüge bringt Sie nicht weiter, sondern nur konkrete Ideen. Wenn es Ihnen schwerfällt, sich auf die eigentliche Problemlösung zu fokussieren, nutzen Sie Kreativitätstechniken – bringen Sie mit einem Mindmap Ordnung in Ihr Gedankenchaos oder finden Sie mit einem Brainstorming neue Lösungsansätze.

Zu viel auf einmal tun wollen

Wussten Sie, dass man, wenn man versucht, alles gleichzeitig zu tun, im Endeffekt fast gar nichts richtig macht bzw. schafft? Arbeiten Sie stattdessen lieber einen Task nach dem anderen ab. Wenden Sie das Eisenhower-Prinzip an und unterteilen Sie Ihre Aufgaben in A-, B-, C- und D-Aufgaben, je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Arbeiten Sie zunächst dringende, wichtige Aufgaben ab, danach nicht dringende, wichtige Tasks und erst dann folgen dringende, nicht wichtige Aufgaben, die Sie im Idealfall delegieren.
Tipp: Was ist wichtig, was ist dringend? Mehr über den Unterschied erfahren Sie in diesem Artikel.

Ständige Hast und Unruhe

Hastiges Arbeiten provoziert Fehler. Auch wenn Ihre Zeit insgesamt knapp ist, sollten Sie die Aufgaben, die Sie erledigen, richtig machen. Fehler kommen nämlich wie ein Bumerang zu Ihnen zurück und verursachen noch zeitraubendere Nacharbeiten.

Schreibtisch-Chaos

Sortieren Sie Ihre Unterlagen, arbeiten Sie mit Ablagefächern und legen Sie sofort ab, was Sie nicht mehr benötigen. Auf dem Tisch liegen nur die Unterlagen, die Sie gerade wirklich brauchen.

Suchen kostet Zeit

Ist Ihr Ablagesystem nicht ausgereift, ist das Suchen nach Unterlagen ein großer Zeitverschwender. Überlegen Sie sich ein logisches Ablagesystem, bleiben Sie diesem treu und vergessen Sie vor allem nicht, Ihre Ablage regelmäßig zu machen. Sofern möglich, delegieren Sie diese Aufgabe an einen Mitarbeiter.

Nicht Nein sagen können

Wenn Sie sich von jedermann bereitwillig unliebsame Aufgaben aufdrücken lassen, nur weil Sie sich nicht trauen, Nein zu sagen, werden Sie bald ausgenutzt werden. Um diese Erwartungshaltung der anderen nicht zusätzlich zu fördern, üben Sie gezielt, „Nein“ zu sagen. Suchen Sie nicht nach Ausreden, seien Sie ehrlich, egal ob es an mangelnder Zeit oder etwas anderem liegt.

Perfektionismus

Sie verlieren sich in Details und brauchen für Aufgaben deutlich länger als veranschlagt, um alles perfekt zu machen. Gestehen Sie sich ein, dass den Unterschied in der Praxis kaum jemand bemerkt. Wenn Sie Ihre Arbeit einfach „nur“ gut erledigen, reicht es für die meisten Situationen auch. Um Ihren Perfektionismus in Zaum zu halten, können Sie sich für Ihre Aufgaben feste Zeitlimits setzen.

Unentschlossenheit

Eine Entscheidung trifft man am besten auf einer fundierten Informationsbasis. Wenn Sie Ihre Entscheidungen jedoch stets aufschieben, bis Sie wirklich alles in Erwägung gezogen haben, kostet das Ihre Zeit und die Ihrer Mitarbeiter. Auch 90 Prozent der Informationen reichen gewöhnlich aus, denn alle Risiken können Sie ohnehin nicht vermeiden. Merke: Eine mit einem gewissen Unsicherheitsfaktor getroffene Entscheidung ist immer noch besser als gar keine.

Regelmäßige Unterbrechung Ihrer Tasks

Wenn Sie eine unliebsame Aufgabe mehrmals beginnen und mittendrin wieder zur Seite legen, arbeiten Sie ineffizient. Die Rüstzeiten, also die Zeit für die Vorbereitung und für das „Hineinkommen“, verlängern sich. Besser ist: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und setzen Sie sich einen realistischen, knapp bemessenen Endtermin.

Plaudereien

Ein kleiner Plausch mit Kollegen zwischendurch darf ruhig sein – es sollte aber nicht ausufern. Im Idealfall verlegen Sie die Plaudereien auf die Pausen – so arbeiten Sie konzentriert und müssen auf den Austausch mit Ihren Mitarbeitern nicht verzichten.

Besprechungen

Als Chef sollen Sie an einer Vielzahl von Besprechungen teilnehmen – bei den meisten würde es aber reichen, wenn Sie hinterher eine schriftliche Zusammenfassung erhalten würden. Selektieren Sie genau, welche Besprechungen Sie wirklich besuchen müssen. Bei den notwendigen Meetings achten Sie auf eine straffe Agenda sowie ein enges Zeitziel, das exakt eingehalten wird.

„Schieberitis“ – Aufgaben aufschieben

Die Schieberitis befällt viele Unternehmensinhaber, wenn Aufgaben anstehen, die sie nicht so gerne mögen oder die ihnen nicht liegen (z. B. Buchhaltung / Steuerangelegenheiten). Statt das Ganze Tag für Tag aufzuschieben, fangen Sie einfach an. Der erste kleine Erfolg wird Sie motivieren, weiterzumachen. Gleichzeitig minimieren Sie so den Stress, der Sie zum Ende der Abgabefrist hin zwangsläufig befallen würde.

Grundsätzliche Strategien gegen Zeitfresser

Wenn Sie zufällig unter einem dieser Zeitfresser leiden, helfen Ihnen die genannten Lösungsansätze vielleicht schon weiter. Größer ist aber die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auch mit persönlichen Zeitfressern zu kämpfen haben, die sich nicht mit pauschalen Lösungsansätzen beseitigen lassen. Deshalb habe ich hier noch einige weitere Ansätze zusammengetragen, die Ihnen dabei helfen können, Ihre persönlichen Zeitfresser zu identifizieren und zu beseitigen:

  • Umdenken: Die wichtigste Basis aller dauerhaft wirksamen (!) Methoden finden Sie nur in sich selbst. Denken Sie darüber nach, was Ihnen im Leben wichtig ist. Ist es wirklich die Arbeit oder sind es nicht viel mehr die schönen Momente mit Ihrer Familie, das gute Gefühl am Feierabend, die Füße hochlegen zu dürfen, oder sich am Wochenende beim Sport verausgaben zu können? Wenn Sie kein Hobby haben, suchen Sie sich eines. Schaffen Sie einen Ausgleich zur Arbeit, auf den Sie sich freuen können und der Sie motiviert, dranzubleiben und Ihren Job in der dafür angedachten Zeitspanne zu erledigen. Solange Sie diesen Umdenkprozess nicht vollzogen haben, werden Sie mit jeder noch so tollen Methode scheitern.
  • Leistungsvermögen: Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung Ihre persönliche Leistungskurve. Die meisten Menschen haben vormittags von etwa 8.00 bis 12.00 Uhr sowie noch einmal abends von 18.00 bis 21.00 Uhr ein Leistungshoch, während die Leistung nach dem Mittagessen sowie am späten Abend rapide abfällt. Natürlich können diese Phasen abhängig von Ihrem Schlafverhalten unterschiedlich aussehen. Beobachten Sie Ihr eigenes Leistungsvermögen zu unterschiedlichen Zeiten und nutzen Sie Ihre Leistungshochs gezielt für schwierigere Aufgaben aus.
  • Tapetenwechsel: Wenn es Ihnen im Betrieb schwerfällt, sich nach außen abzuschotten, sodass Sie in Ruhe arbeiten können, versuchen Sie es doch einmal mit einem Tapetenwechsel. Packen Sie Ihr Notebook oder Unterlagen, die Sie noch durchgehen müssen, ein und verlassen Sie das Büro. Lassen Sie sich im Botanischen Garten nieder oder arbeiten Sie von einem Café aus – hier stören garantiert keine Mitarbeiter und durch die neue Umgebung wird Ihre Kreativität gefördert.
  • Raus aus dem Trott: Wenn Sie schon seit einer halben Stunde vor Ihrem Bildschirm sitzen und nichts zustande bekommen, unterbrechen Sie die Abwärtsspirale. Stehen Sie auf, bewegen Sie sich, machen Sie gezielt etwas anderes, egal ob Sie kurz einen Kaffee in der Kaffeeküche trinken oder einen erfrischenden Spaziergang unternehmen. Bei Ihrer Rückkehr wird es Ihnen wieder leichter fallen, sich zu konzentrieren.
  • Entrümpeln: Zu viel Gerümpel im eigenen Zuhause oder am Arbeitsplatz blockiert den Menschen auf einer psychischen Ebene. Auch wenn es zwar seltsam erscheinen mag, Zeitmangel mit zusätzlichen Aufgaben bekämpfen zu wollen, sollten Sie zunächst Entrümpeln. Lassen Sie Ihre Arbeit liegen (auf ein paar Tage kommt es jetzt auch schon nicht mehr an!) und beginnen Sie im Büro damit, alte Akten auszusortieren oder kaputte Gegenstände zu werfen. Machen Sie zuhause weiter und misten Sie Schränke aus, ebenso wie den Keller oder den Dachboden. Sie werden feststellen, dass es Ihnen schon bald leichter fallen wird, sich auf Ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
  • Schlafen: Wenn Sie sich nur schlecht konzentrieren können und müde sind, kann es manchmal schon reichen, einfach mehr zu schlafen. Gönnen Sie sich ab und an ein kurzes Nickerchen in der Mittagspause oder gehen Sie eher ins Bett – so fällt es Ihnen leichter, typische Zeitfresser zu umgehen.
  • Ernährung: Ernähren Sie sich gesund. Frühstücken Sie morgens reichhaltig, um sich für den Tag zu wappnen. Mittags verzichten Sie besser auf die Schweinshaxe in der Kantine, denn zu schweres Essen liegt im Magen und macht Sie müde und träge.
  • Spaß haben: Natürlich kann Arbeit nicht immer Spaß machen – aber zumindest der Grundtenor sollte positiv sein. Wenn Sie feststellen, dass ein Kunde Sie von Anfang an nur ärgert, stoßen Sie ihn ab und wenden Sie Ihre Energie lieber dafür auf, Ihren bevorzugten Kunden mehr Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Dabei können Sie sich vom Pareto-Prinzip leiten lassen: 20 Prozent Ihrer Kunden bringen Ihnen 80 Prozent Ihrer Umsätze ein – auf diese Kunden sollten Sie sich konzentrieren.
  • Websites blockieren: Wenn Sie merken, dass sich für bestimmte Websites (z. B. Facebook) bereits ein gewisser Automatismus in Ihrem Geist etabliert hat, der Sie dazu „zwingt“, immer wieder diese Seite aufzurufen, können Sie sich selbst austricksen. Mit Browser-Plugins wie LeechBlock für Firefox oder StayFocused für Google Chrome können Sie bestimmte Websites entweder für eine bestimmte Zeitspanne komplett sperren oder auch die Nutzung auf 15, 30 oder 60 Minuten pro Tag begrenzen.

Lesen Sie nun direkt die wichtigsten Tipps aus dem Buch: Opens internal link in current windowDie 4 Stunden Woche von Timothy Ferriss, um Ihre Unternehmensführung jetzt und auch in Zukunft mit genügend Zeit perfekt zu machen.

Ein Beispiel: 4 Methoden, wie Ihr Mail-Postfach während Ihres Urlaubs sauber bleibt

Urlaub ist bei vielen Selbstständigen Mangelware. Umso wichtiger ist es deshalb, dass sie die wenigen Wochen im Jahr, die sie sich gönnen, wirklich zur Erholung nutzen und die Seele baumeln lassen. Doch wie soll man das eigentlich schaffen, angesichts des überquellenden E-Mail-Postfachs, das wie ein Damoklesschwert über den Stränden der Karibik zu schweben scheint? Ich zeige Ihnen heute, wie Sie während Ihres Urlaubs Ihr Mailpostfach in Ordnung halten, ohne den ganzen Tag erreichbar sein zu müssen.

Berufsbilder: Sekretärin als Cartoon, hier: Mail-Postfach während dem Urlaub sauber halten
Bild: Stefan Bayer / pixelio.de

Die radikale Methode: Einfach alle E-Mails automatisch löschen lassen

Große Opens external link in new windowKonzerne wie Daimler machen es schon seit Jahren vor: Die einfachste (und zugleich radikalste) Methode, um das Postfach sauber zu halten, ist die Löschung aller eingehenden E-Mails. Hierzu richten Sie entweder in Outlook oder direkt am Mailserver die entsprechende Funktion ein, die eingehende E-Mails direkt löscht.

Dies macht aber natürlich nur dann Sinn, wenn Sie den Absender auch darüber informieren. In Ihrer Abwesenheitsnotiz muss er unbedingt darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass seine E-Mail gelöscht wird und er sie ggf. nach Ihrem Urlaub erneut verschicken muss. Sofern vorhanden, können Sie ihn hier auch an Ihren Vertreter verweisen, um dringende Anliegen zügig klären zu können.

Möchten Sie die E-Mails während Ihres Urlaubs konsequent löschen, stellen Sie vorab bitte folgende Überlegungen an:

  • Nicht jeder liest Abwesenheitsnotizen vollständig, möglicherweise sind Ihre Kunden verärgert, wenn sie auf ihre vermeintlich angekommene E-Mail nie eine Antwort bekommen (ein Aufmerksamkeit erzeugender Betreff kann Abhilfe schaffen).
  • Überlegen Sie sich, ob Sie diese Methode auch für externe Absender nutzen oder doch lieber auf die unternehmensinterne Kommunikation beschränken wollen.
  • Formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz mit einer gehörigen Portion Charme, damit das Löschen der E-Mails von Ihren Kunden positiv aufgenommen wird und Sie sie nicht verärgern.
  • Belassen Sie die eingegangenen E-Mails auf dem Mailserver und löschen Sie sie nur per Filter in Ihrem E-Mail-Programm – so können Sie sie bei Bedarf noch einmal abrufen, wenn Ihnen doch eine wichtige E-Mail entgangen ist, die Sie benötigen. 

Die entspannte Methode: E-Mail-Bearbeitung durch einen Vertreter

Wenn Sie im eigenen Unternehmen eine adäquate Vertretung haben, kann Ihnen dies das Leben schon enorm erleichtern – in diesem Fall bräuchten Sie diesen Artikel aber wahrscheinlich gar nicht zu lesen. Möglicherweise kann ein Familienmitglied, das über Ihr Geschäft Bescheid weiß, das Beantworten der wichtigsten E-Mails übernehmen. Ist das nicht der Fall, können Sie auf einen externen Helfer zurückgreifen. 

Arbeiten Sie beispielsweise mit Opens internal link in current windoweiner virtuellen persönlichen Assistentin zusammen. Diese kann im Urlaub gleich mehrere Aufgaben für Sie übernehmen:

  1. den Posteingang auf neue E-Mails überprüfen
  2. Werbung und Spam löschen
  3. einfache E-Mails schreiben und Anfragen beantworten
  4. Anfragen an Kollegen weiterleiten
  5. wichtige E-Mails vorsortieren
  6. in Notfällen mit Ihnen Kontakt aufnehmen

Am sinnvollsten ist es, wenn Sie mit Ihrer VPA auch im laufenden Betrieb immer wieder zusammenarbeiten, sodass sie Ihr Geschäft ein wenig kennt. Dies erleichtert die Beantwortung von E-Mails enorm. Andernfalls planen Sie vor Ihrem Urlaub ein wenig Zeit für die Einarbeitung ein. Der Vorteil dieser Variante liegt aber auf der Hand: Ihr Postfach ist weitgehend aufgeräumt, wenn Sie nach Hause kommen und trotzdem konnte der Betrieb normal weitergehen und die Kunden mussten nicht warten.

Übrigens: Virtuelle private Assistenten kosten zwar natürlich Geld – aber nicht annähernd so viel, wie Sie vielleicht denken. Das Outsourcen solcher Aufgaben lohnt sich für Unternehmer nahezu immer, zumindest wenn Ihnen Ihre Gesundheit etwas wert ist.

Die prophylaktische Methode: E-Mails von vornherein vermeiden

Natürlich können Sie nur bedingt beeinflussen, welche E-Mails Sie während Ihrer Abwesenheit bekommen. Dennoch können Sie mit ein wenig Vorarbeit dafür sorgen, dass sich Ihr Postfach im Urlaub nicht zu schnell füllt:

  1. Informieren Sie Ihre Kunden schon einige Wochen vor dem Urlaubsantritt über Ihre Abwesenheit. Sie wissen dann bereits, dass sie Ihnen während dieser Zeit keine E-Mails zu schicken brauchen. Ein kleiner Hinweis in der E-Mail-Signatur kann diesbezüglich sehr hilfreich sein.
  2. Verschicken Sie wenige Tage vor Ihrem Urlaub eine Mail an Ihre wichtigsten Geschäftspartner, in der Sie schildern, wie sie in welchen Zeiträumen (nicht) erreichbar sind.
  3. Richten Sie Ihren Spamfilter korrekt ein, damit Ihr Postfach nicht vor Spammails überquillt.
  4. Bestellen Sie nicht benötigte Newsletter und Werbung ab. Was sich nicht abbestellen lässt, lassen Sie automatisch per Filter in den Papierkorb verschieben.
  5. Erhalten Sie regelmäßig Infomails oder Newsletter, die Sie zwar brauchen, aber nicht zwingend immer sofort lesen müssen, lassen Sie diese per Filter in entsprechende Unterordner verschieben. Ihr Postfach bleibt frei und wenn Sie sie brauchen, wissen Sie, wo Sie sie finden.
  6. Wickeln Sie laufende Projekte soweit möglich vor Ihrem Urlaub ab, sodass währenddessen weniger Kommunikation anfällt.

Die halbherzige Methode: Wenn Sie doch nicht ganz ohne können

Nicht jeder Selbstständige bringt es übers Herz, sich im Urlaub komplett von der Firma zu verabschieden und den Dingen einfach ihren Lauf zu lassen. Natürlich gibt es eine weitere Möglichkeit, um Ihr Postfach am Überquellen zu hindern: den regelmäßigen Blick ins Postfach. Damit dieses aber nicht in einen Arbeitsurlaub ausartet, gibt es einige Regeln zu beachten:

  1. Beschränken Sie sich auf ein bestimmtes, kurzes Zeitfenster, in dem Sie sich um Ihre E-Mails kümmern (z. B. eine halbe Stunde gleich nach dem Frühstück). Den restlichen Tag bleiben die Mails tabu.
  2. Vielleicht schaffen Sie es sogar, die Mailabrufe auf alle paar Tage zu beschränken, damit Sie nicht jeden Tag am Smartphone oder Notebook hängen.
  3. Antworten Sie im Urlaub nur in absoluten Not- und Ausnahmefällen auf E-Mails. Erledigen Sie vom Urlaubsort aus keine Standardkorrespondenz, auch wenn Sie dies nur wenige Minuten kosten würde. Ihre Antworten werden wiederum Mails nach sich ziehen und ehe Sie sich versehen, schreiben Sie noch viel mehr E-Mails.

Tipp: Nutzen Sie den Blick ins Postfach, um sich zu vergewissern, dass nicht der Notstand ausgebrochen ist, aber halten Sie sich vom Alltagsgeschäft fern.

Wenn das Postfach doch voll ist: Der Ein-Tag-Vorher-Trick

Wissen Sie schon jetzt, dass weder eine virtuelle Assistenz noch das Löschen aller E-Mails eine Lösung ist und Sie aber im Urlaub trotzdem keine Nachrichten lesen wollen, nutzen Sie diesen Trick: Geben Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz nicht das korrekte Datum Ihrer Rückkehr an. Stattdessen sitzen Sie bereits einen Tag früher als angegeben an Ihrem Schreibtisch und Sie können in aller Ruhe die aufgelaufenen E-Mails abarbeiten, ohne dass sofort Stress aufkommt. Tipp: Wenn Sie Ihr Outlook auf „Offline“ stellen und Ihre Antworten erst am Tag darauf verschicken lassen, merkt niemand, dass Sie bereits früher zurück waren.

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Foto Torsten Montag

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder probieren Sie den Geschäftsideenfinder!

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Bild: VOX
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