Eliminieren, automatisieren und outsourcen Sie Aufgaben!

Sie haben Opens internal link in current windownach der Anwendung des Parkinsonschen Gesetzes (dem vierten Schritt aus der Opens internal link in current windowCheckliste zum Zeitmanagement) einer nunmehr sinnvoll priorisierte Liste von Aufgaben in und um Ihr Unternehmen zusammengestellt.

Wenn Sie nun glauben, Sie müssen direkt loslegen und alle Aufgaben der Reihenfolge nach erledigen, haben Sie sich geirrt. Dieser fünfte Schritt zeigt Ihnen, wie Sie einen Großteil dieser Aufgaben gar nicht selbst erledigen müssen und damit weitere wertvolle Zeit freisetzen können.

Verteilen Sie die Aufgaben nach dem Aal Prinzip!

Eliminieren, automatisieren und outsourcen: Diese drei Dinge müssen Sie regelmäßig tun und zwar nicht nur innerhalb dieser Checkliste für das Zeitmanagement in der Führungsphase des Unternehmens. Diese Sie ständig begleitenden Aufgaben ziehen sich wie ein roter Pfaden durch sämtliche Tätigkeiten, von der Suche beginnend, über die Informations- und Planungsphase, in die Gründungsphase hinein in die Führungsphase.

Ich habe diesen Schritt in der Führungsphase eingefügt, weil ich Ihnen zum Einen die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Buch: "Die 4 Stunden Woche" von Timothy Ferriss (siehe nächster Schritt) zusammenfassend präsentieren möchte, zum Anderen aber der Meinung bin, dass jeder Unternehmer zumindest einen Teil dieser Erkenntnisse in seiner Firma umsetzen sollte, um wenigstens einen Bruchteil der Effekte nutzen zu können. Das ist es auf jeden Fall wert.

Je intensiver, effektiver und kontinuierlicher Sie diese 3 Dinge tun, um so mehr Zeit gewinnen Sie für die Aufgaben, die nur Sie als Chef selbst und wirklich nur Sie selbst erledigen können. Sollten diese Aufgaben dann getan sein, haben Sie Freizeit. Ja genau, Sie lesen richtig. Zeit, die Sie für Ihre Träume, Ihre Familie, Ihr Hobby o.ä. nutzen können. Sie können die freigewordene Zeit aber auch wieder in Ihr Unternehmen investieren, was ich Ihnen am Anfang Ihrer Selbständigkeit auch rate. Je länger Sie selbständig sind, desto schneller und häufiger werden Sie zu dem Entschluss kommen, dass es noch mehr als die Arbeit gibt und Sie werden Ihre Freizeit nutzen! Doch sehen wir uns das Ganze etwas genauer an:

Lassen Sie andere für sich arbeiten (Aal Prinzip) und teilen Sie Ihre Aufgaben folgendermaßen ein:

  1. Elemenieren: Die Dinge, die Ihnen nichts bringen, die nur Kosten oder Zeit verschlingen und zu keinem hochwertigen Ergebnis oder zu Umsatz führen. Getreu nach dem Paretoprinzip, 80 Schrott und 20 Flott, weg damit!
  2. Automatisieren: Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren, monoton sind und immer nach dem selben Muster ablaufen, können automatisiert werden.
  3. Outsourcen / Delegieren: Die Art von Aufgaben, die auch andere für Sie erledigen können.

Beispiele

Ich möchte das eliminieren, automatisieren und outsourcen am Beispiel ihres E-Mail Verkehrs beschreiben. Sie können jedoch ebenso andere Aufgaben und Tätigkeiten nutzen, es klappt überall, sie werden sehen.

passfoto torsten montag

Make or Buy - Outsourcing oder nicht?

Eine Make-or-Buy-Entscheidung gibt Antwort auf die strategische Frage, ob es sich für einen Unternehmer eher lohnt, ein Produkt im Rahmen einer Inhouse-Produktion selbst herzustellen (englisch: to make) oder es bei einem Fremdanbieter zu beschaffen (englisch: to buy). Die beiden wichtigsten Aspekte bei einer systematischen Make-or-Buy-Entscheidung stellen die Produktionskosten beziehungsweise die Beschaffungskosten (Transaktionskosten) für das entsprechende Produkt dar, sowie die Verfügbarkeit des benötigte Produkt auf dem Beschaffungsmarkt. 

Welche betrieblichen Leistungen sind von Make-or-Buy-Entscheidungen betroffen?

Wann ist die Eigenproduktion günstiger, wann sollte auf eine externe Beschaffung zurückgegriffen werden?

9,95 € einmalig (kein Abo)
alle Gutscheine nutzen
alle Premiuminhalte inkl.
paypal express button gründerlexikon premium Jetzt Premiuminhalte freischalten!

Eliminieren

Wir hatten ja durch Opens internal link in current windowdas Pareto Prinzip festgestellt, dass 80 % der E-Mails (wenn überhaupt) zu gerade mal 20 Prozent Ihres Umsatzes führen. Warum sollten Sie sich dann also sehr ausführlich mit gerade diesen 80 Prozent Ihrer elektronischen Post beschäftigen? Ich beantworte manche E-Mails gar nicht mehr oder nur mit einem Wort oder einem kurzen Satz.

Automatisieren

Wieder auf Ihr E-Mail Postfach bezogen bedeutet das, wenn sie regelmäßig Nachrichten erhalten, die sie regelmäßig entweder mit denselben Sätzen beantworten oder immer wieder in denselben Ordner verschieben oder gar nicht lesen möchten, automatisieren Sie diesen Prozess! Sie können mit jedem E-Mail-Programm regeln und Verfahrensweisen definieren, wie mit bestimmten Nachrichten vorgegangen werden soll. Sie können sogar vordefinierte Antworten beim Eintreffen bestimmter Nachrichten versenden. Das ist ein kleines aber sehr effektives Beispiel, um durch das automatisieren regelmäßig Zeit zu gewinnen. Ich selbst habe in meinem E-Mail-Programm mehr als 20 Regeln definiert.

passfoto torsten montag
eBook: VPA - Virtuelle Assistenten im Vergleich

Wer als Unternehmer Zeit sparen will, indem er Aufgaben von Dritten erledigen lassen möchte, dem können wir Dienstleistungen von virtuelle Assistenten empfehlen. Virtueller Assistent ist der Mitarbeiter, den Unternehmer nur nach tatsächlichem Bedarf "beschäftigen", der aber allerhand zeitraubende Arbeiten abnimmt.

Das gilt nicht nur die einfachen Büroarbeiten. Es gibt auch einige Spezialisten z. B. für Marketing im Internet. Da die Auswahl inzwischen weit größer ist, als zu Beginn der Entstehung haben wir für Sie die gängigsten in Preis und Leistung verglichen.

Das E-Book VPA - Virtuelle Assistenten im Vergleich enhält 10 Seiten und wird im PDF Format angeboten. Sie können sich die Seiten ausdrucken und die Anbieter bequem miteinander vergleichen. Am Bildschirm gelangen Sie über die Links direkt auf die Seiten der Anbieter.

9,95 € einmalig (kein Abo)
alle Gutscheine nutzen
alle Premiuminhalte inkl.
paypal express button gründerlexikon premium Jetzt Premiuminhalte freischalten!

Outsourcen oder delegieren

Das ist der letzte Schritt, nachdem Sie eliminiert und automatisiert haben. Die Aufgaben die übrig bleiben, überprüfen Sie dahingehend, ob sie getreu dem Aal Prinzip von einer dritten Person, ihrer Assistentin (jeder sollte eine virtuelle persönliche Assistentin haben), einem Mitarbeiter oder einer externen Firma übernommen und abgewickelt werden können. Dazu habe ich in meiner Zusammenfassung zum Opens internal link in current windowBuch die vier Stunden Woche einige zusätzliche Anweisungen und Tipps definiert. Zum Beispiel: "Delegieren Sie nur die Arbeiten, die Sie eindeutig definieren können und die deswegen erst delegierbar werden, denn Probleme, die Sie selbst nicht definieren können, werden durch andere Personen nur noch größer gemacht.

passfoto torsten montag

4 Schritte zum Interim Management

Interim Management, also die vorübergehende Beauftragung eines externen Managers erfreut sich einer wachsenden Beliebtheit. Allerdings müssen für den Ablauf auch klare Regeln befolgt werden, damit der Einsatz des Interim Managers erfolgreich sein kann.

 

 

9,95 € einmalig (kein Abo)
alle Gutscheine nutzen
alle Premiuminhalte inkl.
paypal express button gründerlexikon premium Jetzt Premiuminhalte freischalten!
passfoto torsten montag
Achtung, Reihenfolge einhalten!

"Sie müssen unbedingt die Reihenfolge in diesem Schritt der Checkliste einhalten. Zuerst eliminieren, dann automatisieren und alle verbleibenden Aufgaben auf delegieren oder Outsourcing prüfen. Sie sollten also auf keinen Fall Aufgaben delegieren, die sie hätten eliminieren können. Darüber hinaus macht es auch keinen Sinn, Aufgaben zu automatisieren, die sie aufgrund ihrer Komplexität nur delegieren können. Sie sehen, durch die drei Schritte gibt es einige Variationen und Regeln, die Sie unbedingt einhalten müssen. Ansonsten kostet es Ihnen sehr viel Zeit oder verschlingt unnötig Geld."

Lesen Sie nun direkt die wichtigsten Tipps aus dem Buch: Opens internal link in current windowDie 4 Stunden Woche von Timothy Ferriss, um Ihre Unternehmensführung jetzt und auch in Zukunft mit genügend Zeit perfekt zu machen.

Ihr Torsten vom
Gründerlexikon

Sind Sie ein Unternehmertyp? Machen Sie jetzt den Test!

Zu viele Schritte?
Mein Existenzgründerseminar
Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz in meinem Kurs!


Fragen zu diesem Thema Jetzt neue Frage stellen
3. Staffel "Die Höhle der Löwen" - Jury


Anzeige
banner fastbill
 Hier werben?