Welche Software soll ich für die Auftragsverwaltung nutzen?
Wir haben uns ausführlich mit verschiedenen Softwareprodukten zur Auftragsverwaltung beschäftigt. Heute möchten wir uns noch den genauen Funktionsumfang ansehen und schließlich einige Empfehlungen darüber abgeben, welche Software für welchen Einsatzzweck am besten geeignet ist.
Wofür brauche ich eine Auftragsverwaltung?
In den Anfängen des Unternehmens ist die Auftragsverwaltung noch recht einfach möglich. Erste Bestellungen werden in einer Tabelle notiert und die Auftragsbearbeitungen bringen noch nicht so viele Herausforderungen mit sich. Doch das ändert sich meist schnell. Hat ein Unternehmen Erfolg, steigen auch die Aufträge an. Es kommt zu immer mehr Anfragen und dann entsteht die Aufgabe, alle Kundenaufträge optimal im Blick zu behalten.
Spätestens an dieser Stelle kommt die Software für die Auftragsverwaltung ins Spiel. Hier geht es darum, ein effektives Auftragsmanagement zu schaffen, bei dem die Sonderwünsche bei den Kundenaufträgen ebenso vermerkt werden, wie Beschwerden und Reklamationen.
Rechnungsprogramm und Auftragsverwaltung – gibt es überhaupt Unterschiede?
Rechnungen schreiben ist eine der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Hier muss alles stimmen. Jede Rechnung muss sich einem Auftrag zuordnen lassen. Im besten Fall kann aus dem Auftrag heraus bereits die Rechnung erstellt werden. Aber bedeutet dies nicht, dass eine Auftragsverwaltung eigentlich nur ein Rechnungsprogramm ist?
Tatsächlich nicht. Hier ist wichtig zu beachten, dass es bei einem einfachen Rechnungsprogramm darum geht, Rechnungen zu erstellen, abzusenden und dann zu prüfen, ob die Bezahlung eingegangen ist. Das Mahnwesen ist hier normalerweise direkt mit angeschlossen.
Die Auftragsverwaltung ist noch deutlich umfangreicher. Hier werden die Aufträge genau aufgelistet und so im Blick behalten. Änderungen am Auftrag sind über das Programm ebenso möglich, wie eine Auflistung der Stammdaten und eine Speicherung aller wichtigen Dokument. Gute Programme bieten Schnittstellen, über die sich die Auftragsverwaltung mit weiterer Software verbinden lässt.
Der Funktionsumfang
| Hersteller | Lexware | WISO | Lexware |
|---|---|---|---|
 |  | | |
Produkt | Büroeasy | ||
digitale Signatur | x | k. A. | x |
individuelle Kundenpreislisten | x | x | - |
Mahnwesen | x | x | x (nur in Plus-Version) |
Onlinebanking-Anbindung | x | x | x |
Datenimport/-export | ASCII, DATEV | ASCII, DATEV | ANSI, ASCII, DATEV |
Abo-Rechnungen | x | - | x |
Anbindung an MS Office | x | x | x |
Paypal-Anbindung | - | x | x |
individuelle Vorlagen | x | - | x |
individuelle Berichte und Auswertungen | x | x | x |
Umsatzsteuervoranmeldung | - | x | x |
Erstellen einer EÜR | - | x | x |
Rechnungsversand per Mail | x | x | x |
Termin-/Aufgabenmanager | x | x | x (nur in Plus-Version) |
Lieferantenverwaltung | x | x | x |
Bestellungen | x | x | x |
Umwandeln von Angebot in Rechnung | x | x | x |
| Weitere Infos | Weitere Infos | weitere Infos |
x = ist vorhanden
- = ist nicht vorhanden
k. A. = keine Angaben vom Hersteller
Welche Software für wen?
Jedes der getesteten Softwareprodukte konnte auf einem oder mehreren Gebieten überzeugen. Dennoch sind nicht alle für dieselben Zielgruppen geeignet. Gerade bei der Auswahl einer passenden Software ist es wichtig zu schauen, dass diese ausreichend Funktionen für das eigene Unternehmen zur Verfügung stellt, dabei aber auch nicht überfordert.
Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine Unternehmen profitieren sicherlich von der Einfachheit der Online-Lösung von Billomat. Auch für mittelgroße Unternehmen kann das Produkt geeignet sein, wenn recht einfache Standard-Rechnungen verfasst werden und keine speziellen Funktionen erforderlich sind. WISO Mein Büro ist eine sehr gut geeignete Alternative, die durch einen größeren Funktionsumfang und dennoch eine klare Übersichtlichkeit überzeugt und somit sowohl für Einzelunternehmer als auch mittlere Unternehmen geeignet ist. Hier ist bereits das Mahnwesen enthalten. Zudem ist eine Verbindung zum Online-Banking möglich. Interessant kann der Aspekt sein, dass über WISO die Option geboten wird, eine Umsatzsteuervoranmeldung durchzuführen.
Lexware faktura+auftrag ist für sehr kleine Unternehmen nicht so gut geeignet, da viele mit der Fülle an Funktionen überfordert sind. Wer sich jedoch die Zeit nehmen möchte, um sich gut in die Software einzuarbeiten und eventuell auch eine Schulung besuchen möchte, erhält mit dem Lexware-Produkt einen fähigen Alleskönner an die Hand, der das Unternehmen auch über Jahre hinweg durch das Wachstum begleiten kann. Von individuellen Vorlagen bis hin zu Abo-Rechnungen ist über diese Software alles möglich.
Bereits die Auflistung zeigt, wie groß die Unterschiede zwischen den einzelnen Auftragsverwaltungen sind. Die Ressourcen der Software sollten auch optimal genutzt werden können. Wer ein kleines Unternehmen hat, braucht aber keine umfangreichen Softwarelösungen.
Tipp: Einige Anbieter stellen die Möglichkeit zur Verfügung, die Software erst einmal zu testen. Neben unserem Vergleich kann ein kurzer Testzeitraum ebenfalls gut geeignet sein, um die Auftragsverwaltung einzuschätzen.
FAQ – die wichtigsten Fragen und Antworten rund um die Auftragsverwaltung
Was ist ein Auftragsverwaltungssystem?
Ein komplexes Auftragsverwaltungssystem ist eine vielschichtige Lösung, in der alle Auftragsangelegenheiten festgehalten werden. Hier gehen die Aufträge ein, können bestätigt und auch bearbeitet werden. Interne Vermerke zu den Aufträgen sind ebenso möglich, wie die Erstellung von Auftragsbestätigungen oder auch von Rechnungen. Die Vorgänge werden also genau dokumentiert, wie es auch bei einem Warenwirtschaftssystem der Fall ist. Ein Auftragsverwaltungssystem ist dennoch nicht mit einer Debitorenkontrolle zu vergleichen. Zwar können teilweise Rechnungen erstellt werden. Eine Rechnungsverwaltung ist aber noch einmal deutlich umfangreicher.
Welche Trends sorgen dafür, dass die Prozesse bei der Auftragsverwaltung komplizierter werden?
Warum ist eigentlich eine separate Auftragsverwaltung notwendig? Der Grund dafür ist, dass die Trends bei Bestellungen und Aufträgen immer umfangreicher werden. Was heißt das? Viele Kunden haben Sonderwünsche. Viele Unternehmen bieten aber ihren Kunden auch Flexibilität bei der Bestellung an. Farbauswahl, Auswahl bei den Materialien oder anderweitige Extras sind keine Seltenheit. In einem guten Auftragsverwaltungssystem können diese Anfragen alle abgespeichert und geprüft sowie den jeweiligen Kunden zugeordnet werden. Das spart Zeit und Aufwand.
Wer benötigt eine Auftragsverwaltung?
Eine Auftragsverwaltung ist für alle Unternehmen oder auch Selbstständigen geeignet, die mehrere Aufträge gleichzeitig bearbeiten. Bereits eine geringe Anzahl an Aufträgen kann dafür sorgen, dass der Überblick nicht mehr gegeben ist. Hier kann es schnell zu Verwechselungen kommen.
Mit einer Auftragsverwaltung sind die Aufträge in der Übersicht vorhanden. Es kann nachgelesen und geprüft werden. Auftragsbestätigungen an den Kunden gehen pünktlich heraus und auch der Blick auf die Rechnungen bleibt vorhanden.
Was ist ein integrierter Termin- und Aufgabenmanager?
Bei einigen Varianten werden Sie feststellen, dass ein Termin- und Aufgabenmanager integriert ist. Dieser kann eine deutliche Erleichterung bei der Bearbeitung der Aufträge darstellen. Hier lassen sich Termine in Bezug auf den jeweiligen Auftrag einfügen und auch zuordnen. Dadurch wird schnell klar, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung für die Aufgaben zuständig sind. Kommt es zu Problemen, Beschwerden oder Zeitverzögerungen, ist eine Nachverfolgung der Verantwortlichen möglich.
Wo ist der Unterschied zu einer Auftragsbestätigungssoftware?
Es gibt die Auftragsbestätigungssoftware und die Auftragsverwaltung. Hier gibt es einige Unterschiede. In der Auftragsbestätigungssoftware geht es lediglich darum, eingehende Aufträge in der Übersicht darzustellen und dafür zu sorgen, dass die Kunden eine Bestätigung erhalten. Die Auftragsverwaltung dagegen beschäftigt sich mit dem kompletten Management. Vom Eingang des Auftrages bis hin zur Bearbeitung und der Rechnungsstellung kann hier alles durchgeführt werden. Gerade für sehr kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer ist eine Auftragsbestätigungssoftware oft ausreichend. Nehmen die Aufträge zu, sollte jedoch auf eine umfangreiche Software zurückgegriffen werden. Über Schnittstellen lassen sich auch mehrere Programme relativ problemlos miteinander kombinieren und so optimal nutzen.