Welche Software soll ich für die Auftragsverwaltung nutzen?

In der Betriebswirtschaft ist der Begriff Auftragsverwaltung nicht eindeutig definiert. Daher gibt es verschiedene Auslegungen und Vorstellungen. Bei Wikipedia gibt es einen Artikel mit dieser Bezeichnung, der sich jedoch um die Bundesauftragsverwaltung dreht (das hat aber überhaupt nichts mit Buchhaltung oder Betriebswirtschaft zu tun). 

In Ihrem Betrieb kann man unter Auftragsverwaltung eine Software verstehen, mit der Sie - wie der Begriff es ja deutlich macht - Ihre Aufträge verwalten können. Dementsprechend umfassend kann ein solches Auftragsmanagement sein. Manchmal versteht man darunter auch ein CRM System, zu Deutsch „Kundenbeziehungsmanagement” oder Kundenpflege. Im erweiterten Sinne könnte damit auch ein ERP System gemeint sein. 

In den Anfängen des Unternehmens ist die Auftragsverwaltung noch recht einfach möglich. Erste Bestellungen werden in einer Tabelle notiert oder lediglich abgearbeitet und die Auftragsbearbeitungen bringen noch nicht so viele Herausforderungen mit sich. Doch das ändert sich meist schnell. Hat Ihr Unternehmen Erfolg, steigen auch die Aufträge an. Es kommt zu immer mehr Anfragen und dann entsteht die Aufgabe, alle Kundenaufträge optimal im Blick zu behalten.

Spätestens an dieser Stelle kommt die Software für die Auftragsverwaltung ins Spiel. Hier geht es darum, ein effektives Auftragsmanagement zu schaffen, bei dem die Sonderwünsche bei den Kundenaufträgen ebenso vermerkt werden, wie Beschwerden und Reklamationen. Das Auftragsmanagement muss daher Schnittstellen von der Angebotserstellung über die Warenwirtschaft bis hin zur Buchhaltung und Ihren Finanzen beinhalten.

Rechnungen schreiben ist eine der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Hier muss alles stimmen. Jede Rechnung muss sich einem Auftrag zuordnen lassen. Im besten Fall kann aus dem Auftrag heraus bereits die Rechnung erstellt werden. Aber bedeutet dies nicht, dass eine Auftragsverwaltung eigentlich nur ein Rechnungsprogramm ist?

Tatsächlich nicht. Hier ist wichtig zu beachten, dass es bei einem einfachen Rechnungsprogramm darum geht, Rechnungen zu erstellen, abzusenden und dann zu prüfen, ob die Bezahlung eingegangen ist. Das Mahnwesen ist hier normalerweise direkt mit angeschlossen.

Die Auftragsverwaltung ist noch deutlich umfangreicher. Hier werden die Aufträge genau aufgelistet. Dadurch können Sie diese viel besser verwalten. Änderungen am Auftrag sind über das Programm ebenso möglich, wie eine Auflistung der Stammdaten und eine Speicherung aller wichtigen Dokumente (ähnlich wie in einem CRM System). Gute Programme bieten Schnittstellen, über die sich die Auftragsverwaltung mit weiterer Software verbinden lässt.

Das Auftragsmanagement ist daher auch nicht mit einer reinen Buchhaltungssoftware gleichzusetzen. Obwohl häufig eine professionelle Buchhaltungssoftware schon sehr einem Auftragsverwaltung nahekommt.

Die Software muss Ihnen Lösungen für Ihr Unternehmen, Ihre Branche und Ihre Unternehmensgröße bieten. Ziel ist es, dass Sie Aufträge und alle daraus resultierenden Schritte tatsächlich effektiver verwalten können.

Auch ein Support der sowohl die technische Kompetenz besitzt auch als zeitlich umfassend zur Verfügung steht, ist wichtig. Den Support können Sie im Vorfeld testen, wenn Sie entweder Fragen im Vorfeld klären möchten oder über eine Testversion. Insbesondere wenn Sie hohe Ansprüche haben, falls Sie ein großes Unternehmen führen, sollten Sie großen Wert auf den Support legen. Möglicherweise bietet Ihnen der Support sogar Schulungen an. 

Viele Anbieter arbeiten mittlerweile mit reinen Online Lösungen, bei denen die Daten in der Cloud gespeichert werden. Achten Sie hier darauf, dass die Online Lösungen auch den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen und sicher sind.

• Individuelle Lösungen für Ihre Unternehmensgröße
• Die Software muss Ihnen das Verwalten auch wirklich einfacher machen
• Fachlich kompetenter und zeitlich umfangreich verfügbarer Support
• Bei Online Lösungen mittels Datenspeicherung in der Cloud ist Sicherheit oberstes Gebot

Warum ist eigentlich eine separate Auftragsverwaltung notwendig? Der Grund dafür ist, dass die Trends bei Bestellungen und Aufträgen immer umfangreicher werden. Was heißt das? Viele Kunden haben Sonderwünsche. Viele Unternehmen bieten aber ihren Kunden auch Flexibilität bei der Bestellung an. Farbauswahl, Auswahl bei den Materialien oder anderweitige Extras sind keine Seltenheit. In einem guten Auftragsverwaltungssystem können diese Anfragen alle abgespeichert und geprüft sowie den jeweiligen Kunden zugeordnet werden. Das spart Zeit und Aufwand. Zudem gehört zur Auftragsverwaltung auch eine Anbindung an die Buchhaltung sowie die Warenwirtschaft. Schließlich können Sie ja nicht alles getrennt und losgelöst voneinander betrachten. Abhängig von Ihrer Unternehmensgröße können Sie dann den Einsatz von Zusatzmodulen überdenken.

Eine Auftragsverwaltung ist für alle Unternehmen oder auch Selbstständigen geeignet, die mehrere Aufträge gleichzeitig bearbeiten, unabhängig von der Branche und der Unternehmensgröße. Bereits eine geringe Anzahl an Aufträgen kann dafür sorgen, dass der Überblick nicht mehr gegeben ist. Hier kann es schnell zu Verwechselungen kommen. Wenn Sie natürlich nur ein paar ganz wenige Kunden haben, vielleicht einige Großkunden, dann können Sie eventuell auf ein Auftragsmanagement System verzichten.

Mit einer Auftragsverwaltung sind die Aufträge in der Übersicht vorhanden. Es kann nachgelesen und geprüft werden. Auftragsbestätigungen an den Kunden gehen pünktlich heraus und auch der Blick auf die Rechnungen bleibt vorhanden. Dokumente und Unterlagen werden mittlerweile in der Cloud gespeichert, sodass Sie sich selbst um Aufbewahrungsfristen keine Gedanken mehr machen müssen.

Bei einigen Varianten werden Sie feststellen, dass ein Termin- und Aufgabenmanager in Form von Zusatzmodulen integriert ist. Dieser kann eine deutliche Erleichterung bei der Bearbeitung der Aufträge darstellen. Hier lassen sich Termine in Bezug auf den jeweiligen Auftrag einfügen und auch zuordnen. Dadurch wird schnell klar, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung für die Aufgaben zuständig sind. Kommt es zu Problemen, Beschwerden oder Zeitverzögerungen, zum Beispiel im Lager, ist eine Nachverfolgung der Verantwortlichen möglich. Das Ganze ähnelt hier einem ERP System.

Es gibt die Auftragsbestätigungssoftware und die Auftragsverwaltung. Hier gibt es einige Unterschiede. In der Auftragsbestätigungssoftware geht es lediglich darum, eingehende Aufträge in der Übersicht darzustellen und dafür zu sorgen, dass die Kunden eine Bestätigung erhalten.

Die Auftragsverwaltung dagegen beschäftigt sich mit dem kompletten Management. Vom Eingang des Auftrages bis hin zur Bearbeitung und der Rechnungsstellung und Buchhaltung kann hier alles durchgeführt werden. Gerade für sehr kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer ist eine Auftragsbestätigungssoftware oft ausreichend. Nehmen die Aufträge zu, sollte jedoch auf eine umfangreiche Software zurückgegriffen werden. Über Schnittstellen lassen sich auch mehrere Programme, auch zu Software für die Warenwirtschaft, das Lager und die Buchhaltung relativ problemlos miteinander kombinieren und so optimal verwalten.