Lieferscheine selbst erstellen: Vorlage, Pflichtangaben & Aufbewahrungsfristen

Einen Lieferschein erstellen ist keine Pflicht - im Gegensatz zum Schreiben einer Rechnung. Es kann aber dennoch hilfreich sein, Ihren Lieferungen einen Warenbegleitschein beizulegen. In diesem Artikel erhalten Sie eine Vorlage für Ihren Lieferschein und alle Informationen in Bezug auf Pflichtangaben, Aufbewahrungsfrist und mehr.

Das Wichtigste in Kürze

  • es gibt keine gesetzliche Pflicht, einer Warenlieferung einen Lieferschein beizulegen
  • wenn Sie sich für einen Lieferschein entscheiden, dann muss er die Pflichtangaben wie auf einem Geschäftsbrief enthalten
  • keine Aufbewahrungspflicht wenn: Rechnung erhalten und kein Verweis auf Lieferschein auf Rechnung vorhanden ist, ansonsten 6 oder 10 Jahre
  • Lieferscheine können Sie auch elektronisch aufbewahren

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist ein Dokument, welches Sie einer Warenlieferung beilegen. Daher stammt der Begriff Warenbegleitschein. Der Lieferschein enthält Angaben zum Inhalt der Lieferung, eine Art Packliste. Der Empfänger der Warenlieferung kann anhand des Lieferscheins prüfen, ob die Ware komplett angekommen ist. Er wird der Warensendung entweder direkt beigelegt oder außen auf der Verpackung angebracht. Sie können auch einen elektronischen Lieferschein versenden, sofern der Empfänger damit einverstanden ist.

Im Gegensatz zu einer Rechnung gibt es jedoch keine gesetzliche Pflicht, einen Lieferschein zu erstellen. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass es sehr praktikabel ist. Denn der Lieferschein ist das wichtigste Dokument bei der Wareneingangskontrolle und wird daher in der Regel immer mit versendet.

Der Lieferschein erfüllt daher für alle am Warenversand beteiligten Unternehmen eine Funktion. Im versendenden Unternehmen sorgt er dafür, dass nachvollziehbar ist, welche Waren bereits versandt wurden. Zugleich lässt sich der Versender vom Transporteur auf dem eigenen Durchschlag bestätigen, dass die Ware bei der Übergabe an den Transporteur einwandfrei war. Der Zusteller lässt sich die Übergabe der Ware an den Empfänger auf dem Warenbegleitpapier bestätigen, sodass er seinen Durchschlag ebenfalls zu Nachweiszwecken verwenden kann. Der Empfänger nutzt den Lieferschein intern, um die Wareneingangskontrolle durchführen zu können.

Außerdem erleichtert der Lieferschein sowohl beim Versender als auch beim Empfänger die interne Kommunikation im Betrieb. Häufig wird der Wareneingang und Warenausgang nicht in derselben Abteilung verbucht, in der sie bearbeitet werden.

Übersicht: Lieferschein Pflichtangaben

Es gibt zwar keine gesetzliche Grundlage gibt, der Sie verpflichtet einen Lieferschein zu erstellen. Aber wenn Sie sich dafür entscheiden, dieses Dokument der Warenlieferung beizulegen, müssen Sie auf gewisse Pflichtangaben achten. 

  • Kennzeichnung des Dokuments als Lieferschein
  • Ihre Adresse als Lieferant oder Absender
  • Adresse des Empfängers
  • Lieferdatum
  • Bestelldatum oder Auftragsdatum
  • Lieferscheinnummer
  • Detaillierte Angaben zur Warenlieferung und Inhalt (Artikelbezeichnung, Menge, Stück, Gewicht usw.)

Zusätzlich könnten auch folgende Angaben sinnvoll sein, sofern vorhanden:

  • Angaben zu Teillieferungen; aus wie vielen Paketen die Sendung besteht usw.
  • Preise der Waren
  • Kontaktdaten wie Telefonnummer, falls Rückfragen entstehen
  • Angaben zum Eigentumsvorbehalt (bis zur vollständigen Bezahlung verbleibt der Eigentum der Ware beim Verkäufer)
  • Versandart und Speditionsunternehmen

Kann der Lieferschein die Rechnung ersetzen?

Nein, ein Lieferschein kann niemals die Rechnung ersetzen. Aber eine Rechnung kann einen Lieferschein ersetzen. Das liegt daran, dass die Pflichtangaben einer Rechnung deutlich umfangreicher sind, als die eines Lieferscheins. Zum Beispiel gibt es auf einem Lieferschein keine Angaben zur Umsatzsteuer. Falls ein Lieferschein alle Pflichtangaben einer Rechnung besitzt, ist der de facto eine Rechnung und muss auch so gekennzeichnet werden. Lesen Sie hier, wie Sie korrekt eine Rechnung schreiben!

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Lieferscheine?

Gewerbetreibende und Freiberufler (egal ob als Kaufmann oder Kleinunternehmer) sowie bilanzierende Unternehmen sind verpflichtet, Belege der Buchhaltung für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist der einzelnen Belege ergibt sich dabei aus den gesetzlichen Vorgaben.

Aufbewahrungsfrist...Voraussetzungen
keine 
  • seit 2017 möglich
  • ab Vorliegen der Rechnung & kein Hinweis in der Rechnung auf Lieferschein
 
6 Jahre 
  • alle Lieferscheine vor 2017, auch wenn kein Hinweis in Rechnung vorhanden ist
  • beim Erfüllen der Funktion eines Geschäftsbriefes (Warenbegleitschein, Frachtschein, Packliste)
 
10 Jahre 
  • Hinweis in der Rechnung auf Lieferschein
  • Falls Rechnung Lieferschein beinhaltet
 
Hinweis 
  • sowohl Lieferant als auch Empfänger der Bestellung müssen die Lieferscheine aufbewahren
  • bei bilanzierenden Unternehmen mit doppelter Buchführung könnte es Abweichungen geben
 

Wie berechnet man die Frist?

Keinesfalls beginnt die Frist bei Auftragsbestätigung oder Warenlieferung, sondern erst später. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Wareneingang sowie die Übergabe des Dokuments erfolgt. Und von da an entsprechend 6 oder 10 Jahre an gerechnet. Ein Beispiel:

Die Bestellung der Ware erfolgte am 01.05.2020, es wurde eine automatisierte Auftragsbestätigung per Mail versandt. Die Lieferung und der Wareneingang erfolgten am 05.05.2020 inkl. der korrekt ausgestellten Papiere. Wann beginnt und endet die Aufbewahrungsfrist?

  • Beginn: 31.12.2020
  • Ende: 31.12.2026 bzw. 31.12.2030

Die Aufbewahrungsfristen sind zudem für alle Unternehmer gleich, egal ob Kleinunternehmer oder Kaufmann.

Muss ein Lieferschein unterschrieben sein?

Es sind mehrere Fälle zu unterscheiden:

  • Der Versender muss den Lieferschein nicht unterzeichnen, er ist auch ohne Unterschrift gültig.
  • Der Transporteur muss den Lieferschein nicht unterschreiben. In der Praxis vermerkt der Zusteller häufig Zeitpunkt und -ort der Übergabe sowie den Namen des Empfängers.
  • Der Empfänger bestätigt mit seiner Unterschrift auf dem Durchschlag des Transporteurs (oder auch in dessen elektronischem Gerät) den Erhalt der unbeschädigten Ware.

Tipp: Nutzen Sie ein professionelles Rechnungsprogramm

Wenn Sie häufiger Waren versenden, dann sollten Sie unbedingt ein professionelles Rechnungsprogramm für Ihre Buchhaltung verwenden. Es macht Ihnen nicht nur die Arbeit leichter, sondern das Rechnungsprogramm beachtet alle gesetzlichen Vorgaben für diese Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen und andere Dokumente. Zudem archiviert es jedes Dokument elektronisch, ohne das Sie extra dafür etwas tun müssen. Tipp: Testen Sie mal lexoffice! Damit können Sie im ersten Jahr komplett gratis nicht nur Ihre Lieferscheine erstellen, sondern vieles mehr an Papierkram erledigen!

Ist eine Lieferung ohne Lieferschein möglich?

Ja, selbstverständlich. Da es keine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung eines Lieferscheins gibt, können Sie eine Lieferung auch ohne Lieferschein versenden.

Wo erhalte ich einen Vordruck & Muster für einen Lieferschein in Excel?

Eine Lieferschein Vorlage oder ein Muster in Excel oder Word kann Ihnen helfen, Ihre Versandabläufe zu vereinfachen und zu unterstützen. Wir stellen eine praktische Vorlage für Excel, PDF und Word zum Download bereit. Die Exceltabelle als Muster und Vorlage zum selbst ausfüllen mit Ihren Daten:

Lieferscheinvorlage in Excel oder Word wird vom Finanzamt nicht akzeptiert!

Es ist natürlich einfach eine kostenlose Vorlage für einen Lieferschein in Excel oder Word zu nutzen und abzuspeichern. Allerdings wird eine solche Lieferscheinvorlage vom Finanzamt nicht akzeptiert, da diese nicht GoBD-konform ist. Der entscheidende Punkt ist, dass Sie eine solche kostenlose Vorlage ja jederzeit nachträglich ändern können. Aber genau das darf eben nicht sein. Der Nachteil von so einem kostenlosen Muster ist zudem, dass Sie sich nie sicher sein können, ob er auch alle Pflichtangaben enthält. 

Sie könnten allerdings eine solche Vorlage als Muster ansehen. Nachdem Sie sie mit Ihren Daten übernommen haben, könnten Sie sie in PDF-Form abspeichern, auf dem das Datum der Erstellung zu sehen ist. Das dürfte ausreichend sein. Aber besser ist es, eine Software für die Erstellung und Aufbewahrung von Lieferscheinen zu nutzen.

Dasselbe gilt im Übrigen auch für viele andere Belege in der Buchhaltung, wie beispielsweise eine Rechnungsvorlage. Sie können ein solches Muster nur dann nutzen, wenn Sie es gemäß den GoBD-Vorgaben entsprechend archivieren können.

Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich werde Ihnen durch meine Artikel den richtigen Weg als Unternehmer zeigen. Sollten Sie Fragen haben, kommen Sie gern in die Gründerlexikon Facebook Gruppe - dort erhalten Sie unbürokratische Hilfe.

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