Optimieren Sie stets Prozesse und Abläufe in Ihrer Firma!

Für einen frischgebackenen Selbstständigen läuft der Alltag eventuell noch nicht rund. Einzelkämpfer müssen ihre Post selbst öffnen und Ideen oder Produkte selbst verkaufen; als Inhaber einer größeren Firma delegieren Sie viele Arbeiten, dafür müssen Sie sich beispielsweise um Abläufe und Personal kümmern.

Wie auch immer Sie aufgestellt sind: Nicht nur Neugründer haben das Gefühl, dass die Tage zu kurz sind und die Arbeit häufig überhandnimmt. Daher ist es sinnvoll, von Anfang an auf die Optimierung der Abläufe zu achten. Dabei wurden im Laufe der Zeit weltweit von West bis Ost diverse Methoden erfunden.

Es gibt radikale Varianten, die für Sie als Start-up-Unternehmer kaum infrage kommen. Die sanfteren Methoden arbeiten dagegen kontinuierlich - und vermeiden spätere Umstrukturierungen im großen Stil. Sie helfen Ihnen auf jeden Fall, Opens internal link in current windowIhren Businessplan umzusetzen, denn darum geht es in dieser frühen Phase der Unternehmensführung.

Sanft, aber kontinuierlich

tägliche Verbesserung durch Kaizen

Aus Opens external link in new windowJapan kommt Kaizen, eine tägliche Verbesserung firmeneigener Prozesse und gleichzeitig eine optimale Mitarbeitermotivation: Wer weiß, dass Verbesserungsvorschläge in der Chefetage willkommen sind, wird das Haus genau unter die Lupe nehmen, denn der Erfolg seiner Firma kommt seinem eigenen Arbeitsplatz zugute.

Six Sigma

Intensiver zeigt sich das Opens external link in current windowSystem Six Sigma, das ursprünglich von Motorola entwickelt wurde. Eine straffe Hierarchie kompetenter Mitarbeiter sorgt für denselben Effekt: Innerhalb der Firma werden alle Prozesse so sinnvoll gestaltet, dass für das Unternehmen, die Mitarbeiter und die Kunden (bis zu einem gewissen Grad natürlich auch für Geschäftspartner) das bestmögliche Ergebnis herausgearbeitet wird. Die Grundidee dabei: Der Kunde steht im Mittelpunkt aller Überlegungen. Statistiken, Fragebögen und andere Methoden sorgen für ein optimales Qualitätsmanagement. Daher ist dieses System ein Beispiel für die sogenannten Opens external link in current windowTotal-Quality-Management-Systeme (TQM), von denen es etliche weitere gibt.

Lean Management

Lean-Management ist eine ähnliche Vorgehensweise, die für harmonische Abläufe im Unternehmen sorgen soll. Wo es reibungsfrei läuft, wird Energie für andere Projekte frei. Diese Umsetzung kann aus der Sicht des Kunden oder wahlweise aus der des Unternehmens vorgenommen werden.

Prozessoptimierung

Der Begriff Prozessoptimierung bringt die vorgestellten Systeme in ähnlicher Weise auf den Punkt, er konzentriert sich auf die Vorgänge an sich.

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Das ideale System finden

Eine Kombination der Systeme kann für Sie sinnvoll sein. Setzen Sie Ziele, brechen Sie sie auf Tagesaufgaben herunter und optimieren Sie Opens internal link in current windowIhren Zeitplan. Finden Sie Ihr Hauptziel, führen Sie Statistiken und nutzen Sie Kontrollsysteme. Überprüfen Sie Ihren Tagesablauf stetig auf Zeit- und Materialverschwendung sowie auf Qualitätssicherung. Hier einige Beispiele:

  • Lassen Sie in der Tagesplanung Luft für Unerwartetes. Sofern möglich, erledigen Sie Hauptaufgaben in der Zeit Ihrer persönlichen Bestform.
  • Vermeiden Sie Staus, indem Sie früher aufstehen und ins Büro fahren.
  • Reduzieren Sie den Arbeitsplatz: Auf dem Schreibtisch findet nur aktuell Notwendiges Platz.
  • Konzentrieren Sie sich auf A-Projekte (siehe Opens internal link in current windowEisenhower Prinzip!): höchste Priorität (wichtig und dringend).
  • Reagieren Sie während festgelegter Arbeitseinheiten nicht auf Telefon, Fax oder Mail.
  • Fassen Sie notwendige Wege/Projekte zusammen: Einkauf und Post, ein Geschäftstreffen und Mittagessen, Kopierarbeiten und Kollegenbesprechung außerhalb Ihres Zimmers. Bearbeiten Sie Ihre Mails in bestimmten Zeitabständen am Stück, beispielsweise alle ein oder zwei Stunden.
  • Kaufen Sie nur Notwendiges ein.
  • Überprüfen Sie regelmäßig Ziele, Erfolge und die Gründe für Misserfolge. Stimmen Ein-, Drei- und Fünfjahrespläne noch? Reagieren Sie umgehend mit geeigneten Maßnahmen.

Das sind nur einige Praxisbeispiele aus Opens internal link in current windowdem Abschnitt Zeitmanagement, wohin ich Sie im nächsten Kapitel entführen möchte. Sie dürfen gespannt sein.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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