Preiskalkulation: Stundensatz berechnen für Handwerk und Dienstleistung

Als Selbstständiger können Sie Ihren Stundensatz selbst festlegen. Klingt irgendwie gut. Ist aber gar nicht so einfach. Einerseits soll der Stundensatz so hoch wie möglich sein. Andererseits muss er aber auch für den Kunden attraktiv und an die Marktsituation angepasst werden.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Stundensatz berechnen können, welche Faktoren unbedingt mit einfließen sollten und vor allem auch, wie Sie die Kalkulation eines Stundensatzes automatisieren können.

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Download professioneller Stundensatz Rechner

Sie erhalten lebenslangen Zugriff auf einen professionellen Stundensatz Rechner in Excel. 

  • Planung des privaten Finanzierungsbedarfs
  • Kalkulieren von Steuern (Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer)
  • Eingabe von variablen und fixen Kosten (vorgegebene Kostenarten)
  • Berechnung des erforderlichen Unternehmerlohns
  • Erfolgsermittlung und Tragfähigkeitsanalyse
  • Gewinn-Analyse (inkl. grafischer Aufbereitung)
  • Break-Even-Ermittlung (inkl. grafischer Aufbereitung)
  • Hinweise zur steuerlichen Absetzbarkeit von betrieblichen Ausgaben
  • Wichtige Controlling-Kennzahlen wie Deckungsbeitrag & Gewinn vor Steuern
  • Szenario-Analysen (Verhandlungsspielräume ermitteln)
  • Ausführliche Erläuterungen & Hintergrundwissen im Zusatz-PDF

Der Stundensatz Rechner ist mehr als nur eine Excel Formel zur Berechnung eines erforderlichen Einkommen pro Monat. Sie erhalten hier Zugriff auf einen kleinen Controlling-Bereich.

Große Unternehmen beschäftigen ganze Abteilungen dafür, den richtigen Verkaufspreis ihrer Produkte oder den optimalen Stundenverrechnungssatz ihrer Dienstleistung zu berechnen.

Als Einzel- oder Kleinunternehmer können Sie sich das natürlich nicht leisten. Die Wichtigkeit des Preises - denn darum dreht sich alles in Ihrem Unternehmen - sollten Sie dennoch beachten.

→ Jetzt Stundensatz berechnen

Das Wichtigste in Kürze

  • Der Stundensatz eines Selbstständigen ist nicht mit dem Stundenlohn eines Angestellten gleichzusetzen
  • Der Stundenverrechnungssatz ist abhängig von Branche, Tätigkeiten, Erfahrung, Reputation und den eigenen Ansprüchen
  • Die Berechnung des optimalen Stundensatzes kann einfach, aber auch sehr komplex sein

Der durchschnittliche Stundensatz eines Selbstständigen in Deutschland lag laut einer Studie im Jahr 2018 bei 73,- Euro (für Dienstleister). Auch wenn die Zahl hoch aussieht, so ist sie doch absolut realistisch, wie wir noch sehen werden. 

Die Automatisierung um den perfekten Stundensatz zu ermitteln, kann daher bares Geld sparen. Überlegen Sie mal, wie viel Wert eine Stunde Ihrer Arbeit hat. Mit einem professionellem Excel-Stundensatzrechner errechnen Sie schnell, einfach und zuverlässig Ihren optimalen Stundenverrechnungssatz.

Abhängig von den Branchen, in denen Sie tätig sind, kann das Stundensatz berechnen einfach oder komplex sein. Ein Freelancer, der immer wiederkehrende Aufgaben erledigt, wobei die Tätigkeiten sich immer wieder ähneln, wird recht schnell einen passablen Stundenlohn für sich ausrechnen können.

Ein Handwerker dagegen, der ständig andere Kundenprobleme lösen, mit Material kalkulieren muss und möglicherweise sogar Arbeitnehmer beschäftigt, hat bei der Berechnung deutlich mehr Aufwand. Für diese Berufsgruppe eignet sich ein professioneller Stundensatzrechner.

Die Ermittlung des Stundensatzes

Der Stundensatz wird auch Stundenverrechnungssatz genannt. Die Berechnung geschieht gewöhnlich in 4 Schritten.

1. Schritt. Die verrechnungsfähigen Kosten (Gesamtkosten) im Unternehmen ermitteln

Zunächst müssen Sie alle Kosten, Aufwendungen und Belastungen zusammentragen, die letztlich durch den vom Kunden zu zahlenden Stundensatz finanziert werden sollen.

Wenn möglich, sollten Sie bereits jetzt ein Großteil oder sogar alle notwendigen Zahlen durch Kostenvoranschläge, das Bankgespräch, Ihre Überlegungen im Bereich Marketing und Ihre Kooperationen, sowie dem Auslandsgeschäft zusammengetragen haben. Die Berechnung sieht dann wie folgt aus:

2. Schritt: Ermittlung der Kosten des Unternehmens pro Jahr

  1.    Löhne, Gehälter
  2. + Personalnebenkosten, Sozialabgaben, Überstunden
  3. + Miete und Mietnebenkosten
  4. + Büro- und Verwaltungskosten
  5. + Kosten für Marketing und Werbung
  6. + Abschreibungen
  7. + Versicherungen
  8. + betriebliche Steuern
  9. + Finanzierungskosten
  10. + sonstige Ausgaben

= Gesamtkosten

3. Schritt: Ermittlung der fakturierungsfähigen Stunden

Berechnung der Arbeitstage pro Jahr

Tage im Jahr
- Samstage und Sonntage
- Feiertage
- Urlaubstage
- Ausfalltage durch Krankheit o.ä.

= tatsächliche Arbeitstage (Nettoarbeitstage)

Berechnung der fakturierbaren Stunden pro Mitarbeiter

Anzahl Arbeitsstunden pro Tag

= tatsächliche Arbeitstage x Stunden pro Tag

- Zeitverlust / nicht Auslastung

= Nettoarbeitsstunden pro Mitarbeiter und Jahr

Berechnung der fakturierbaren Stunden pro Jahr

Nettoarbeitsstunden pro Mitarbeiter und Jahr 

x Anzahl Personen

Im Bild unten ist ein Ausschnitt aus einer professionellen Software zur Berechnung des Stundensatzes zu sehen. Dort geben Sie lediglich die Annahmen oder vorhandenen Werte ein. Der Rest wird automatisch berechnet. Sie können mit dem Tool auch ein wenig herumspielen, um zu sehen, wie sich zum Beispiel die Erhöhung von Krankheitstagen Ihrer Angestellten auf den Stundensatz auswirkt.

4. Schritt: Berechnung des Stundenverrechnungssatzes

Stundenverrechnungssatz = Kosten des Unternehmens: fakturierbare Stunden

Gewinnzuschläge sowie Preisnachlässe

Zuschläge sollten sich an den üblichen Branchenzuschlägen orientieren. Berücksichtigen Sie ggf. Zuschläge für gewährte Rabatte, Skonti oder Boni!

Ermittelter Stundenverrechnungssatz

+ Gewinnzuschlag
+ Skonto, Rabatt, Bonus

= Verrechnungsstundensatz netto

Umsatzsteuer

Verrechnungsstundensatz netto

zzgl. Umsatzsteuer

= Verrechnungsstundensatz brutto

Download: Stundensatzkalkulator

  1. Sehen Sie sich mein Beispiel für den Stundenverrechnungssatz an!
  2. Laden Sie sich diese Exceltabelle, um den Stundenverrechnungssatz selbst zu ermitteln!
  3. Wenden Sie Ihren Stundensatz auf einen Auftrag an und erstellen Sie damit ein Angebot!

Welche Faktoren und Ausgaben muss man in einer Formel oder einem Online Rechner berücksichtigen?

Angestellte und Arbeiter beziehen von ihrem Arbeitgeber Gehalt bzw. Lohn. Dabei müssen diese auch einen Mindestlohn berücksichtigen. Ein Selbstständiger kann jedoch nicht den Stundensatz eines Angestellten als Basis für seine Kalkulation nehmen. Denn er muss eine Reihe weitere Ausgaben berücksichtigen:

  • Voller Beitrag zur Sozialversicherung (insbesondere Krankenversicherung)
  • Eigenständige Rücklage für die Altersvorsorge
  • Betriebsausgaben wie Miete, Arbeitsmittel, Auto usw.
  • Erwirtschaften eines Gewinns
  • Urlaub und Krankheit (während Angestellte weiter bezahlt werden, ist das in den meisten Fällen bei Selbstständigen nicht der Fall)
  • Unproduktive Zeiten (Büroarbeit, Buchhaltung, Kundenakquise etc.)

Als Selbstständiger sollten Sie daher nicht den Mindestlohn als Basis nehmen. Ein Arbeitnehmer bezieht ein festes Monatsgehalt oder Monatslohn. Den haben Sie nicht. Ihr Einkommen ist schwankend. 

Zudem übernimmt bei einem Angestellten der Arbeitgeber einen Teil (ungefähr die Hälfte) der Beiträge zur Sozialversicherung. Diese Beiträge müssen Sie komplett selber tragen. 

Zudem sollten Sie auch unproduktive Arbeitszeit mit einberechnen. Arbeitszeit für Kundenakquise, Büroarbeit, Buchhaltung usw. ist zwar wichtig, aber Sie verdienen damit kein Geld. Sie können daher nicht einfach eine Wochenarbeitszeit von zum Beispiel 35 oder 40 Stunden ansetzen und entsprechend einen Stundensatz kalkulieren.

Bei Ihrem fiktiven Jahresgehalt sollten Sie daher eine ganze Reihe von Arbeitsstunden einberechnen, in denen Sie kein Geld verdienen. Das kann durchaus ein Vierteil Ihrer Arbeitszeit sein (abhängig von der Branche und der konkreten Tätigkeit).

Berechnen Sie außerdem Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit usw. Sie haben vermutlich auch Betriebskosten, die Sie bei Ihrem fiktiven Bruttogehalt kalkulieren müssen. Der Überblick über Ihre Finanzen ist sehr wichtig, damit Sie nicht dauerhaft ein Minus erwirtschaften.

Wie viel Euro darf ich pro Stunde nehmen?

Die Preiskalkulation ist für viele Gründer eine der schwersten Aufgaben. Im Hinterkopf lauert oft die Angst: Setze ich meinen Stundenlohn, mein Honorar zu hoch an, bekomme ich keine Aufträge.

Arbeite ich dagegen für einen Dumpinglohn, habe ich Aufträge, die für eine achtzig Stunden Woche ausreichen aber keinen vorzuweisenden Gewinn. Diese Exceltabelle wird Ihnen helfen, Ihren Stundensatz zu ermitteln!

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5 Tipps für die Berechnung des Stundensatzes

  • Tipp 1: Zeit nehmen, um alle Kosten auszurechnen, die gedeckt werden müssen
  • Tipp 2: Realistische Annahmen treffen hinsichtlich produktiver Arbeitszeit pro Jahr, Monat oder Woche
  • Tipp 3: Den Mut haben, Anfragen zu Dumpingpreisen abzulehnen
  • Tipp 4: Bei einem niedrigen Einstiegsangebot gleich eine Erhöhung nach x Monaten vereinbaren; auch eine Stufenweise Erhöhung ist denkbar
  • Tipp 5: Regelmäßig Kunden oder Auftraggeber prüfen und Stundensatz neu verhandeln; ggf. auch erstmal nur für Neukunden
  • >> Mit dieser Exceltabelle berechnen Sie Ihren Stundensatz einfach selbst!

Zusammenfassung

Den Stundensatz berechnen ist insbesondere für Jungunternehmer nicht einfach. Denn abgesehen von reinen betrieblichen Kennzahlen, spielen eben auch weiche Faktoren wie Reputation, Erfahrung, Verhandlungsgeschick oder die Anzahl der Konkurrenz eine Rolle. Keinesfalls sollten Sie jedoch einen zu niedrigen Stundenlohn ansetzen. Es sollten anfänglich zumindest Ihre Kosten gedeckt werden. Möglicherweise haben Sie anfänglich auch eine höhere Wochenarbeitszeit als bisher. Doch das sollte sich nach und nach in Ihrem Einkommen bemerkbar machen. Wenn Sie nicht nur einen Laptop für Ihre Arbeit benötigen, sondern ein paar Dinge mehr beachten müssen, dann sollten Sie einen professionellen Rechner nutzen, um Ihr optimales fiktives Monatsgehalt auszurechnen. Achten Sie auch darauf, Ihren Stundensatz durchzusetzen! Besuchen Sie dazu jetzt meinen Videokurs "So werden Ihre Preise bezahlt!" - nur so erhalten Sie auch Ihren berechneten Stundensatz!

Torsten Montag

Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

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