Wie sieht eine Zahlungserinnerung aus?

Wir haben uns damit beschäftigt, in Opens internal link in current windowwelcher Schrittfolge beim Mahnwesen Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen verschickt werden. Doch wie genau sieht eine Zahlungserinnerung eigentlich aus? Darüber möchte ich Ihnen heute mehr erzählen.

gründerlexikon tipp

Digitaler Start für Startups mit Lexoffice

Lexoffice LogoWenn Sie innerhalb der letzten 24 Monate ein Business gegründet haben oder gerade dabei sind, schenken wir Ihnen lexoffice ein ganzes Jahr lang – unkompliziert, ohne Abo-Verpflichtung.

lexoffice für 1 Gewerbe / Firma nutzen Mehrere Benutzer haben Zugriff Auf Wunsch auch Ihr Steuerberater 12 Monate lang 14,90 € sparen Mitgliedschaft endet autom. nach 12 Monaten

Der wichtigste Unterschied zur Mahnung: Die Formulierung

Zahlungserinnerungen dienen im Endeffekt ebenso wie Mahnungen ein- und demselben Zweck: Mit beiden Schreiben wollen Sie erreichen, dass Ihr Kunde seine offene Rechnung bezahlt. Der Unterschied liegt allerdings in der Art der Formulierung und damit auch in der Art, wie das Schreiben beim Kunden ankommt. Die „Zahlungserinnerung“ dürfen Sie ruhig wörtlich nehmen – Sie erinnern Ihren Kunden daran, dass er seine Zahlung noch nicht vorgenommen hat. Sie bleiben freundlich und fragen beispielsweise nach, ob der Kunde die Rechnung bekommen hat oder ob er sie vielleicht übersehen hat. Bei der Mahnung setzen Sie voraus, dass der Kunde die Rechnung erhalten hat, denn hier schlagen Sie bereits einen etwas strengeren Ton an.

Eine Zahlungserinnerung verschicken Sie vor allem auch dann, wenn Ihnen daran gelegen ist, den Kunden nicht zu verprellen. Stellen Sie sich vor, er hätte die Rechnung vielleicht gar nicht bekommen? Eine Mahnung könnte ihn dann ziemlich verärgern.

passfoto torsten montag
Lustige Zahlungserinnerungen

Ich mag es selbst nicht, wenn ich eine Zahlung vergesse und wenn ich dann noch ernste und rechtsanwaltandrohende Zahlungserinnerungen erhalte, bin ich noch verärgerter. Als wenn meine Vergesslichkeit nicht schon schlimm genug ist. Das geht einfach nicht, es nervt und deswegen tue ich das meinen Kunden nicht an. Ich versuche selbst so etwas zu vermeiden und habe mich auf die Suche nach lustigen Zahlungserinnerungen gemacht. Einige davon habe ich Ihnen als Entwurf im Premiumbereich zusammengestellt. Machen Sie etwas daraus:

alle Premiuminhalte inkl.
interaktive Checkliste als Gründungshilfe
9,95 € einmalig (kein Abo)
paypal express button gründerlexikon premium Jetzt diesen und alle weiteren Premiuminhalte für einmalig 9,95 € kostenpflichtig bestellen! »

Inhalt und Aufbau der Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das nicht zwingend einer speziellen Form folgen muss – sogar eine E-Mail oder ein Fax ist völlig in Ordnung. Auch die Formulierung obliegt Ihnen. Viele Unternehmen nutzen einen eher witzigen Wortlaut, um dem Kunden zwar klarzumachen, dass Sie den Zahlungseingang vermissen, ihm aber gleichzeitig ein versöhnliches Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Inhaltlich sollte Ihre Zahlungserinnerung Folgendes enthalten:

  • aktuelles Datum
  • Daten zur Rechnung (Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer)
  • Name und Anschrift von Absender und Empfänger
  • evtl. eine neue Zahlungsfrist

Übrigens kann es sich lohnen, der Zahlungserinnerung eine Kopie der Rechnung beizufügen. Hat der Kunde sie nämlich im ersten Schritt nicht erhalten oder ist sie verloren gegangen, kann er nun direkt und ohne weitere Nachfragen direkt zur Überweisung schreiten.

Zieht die freundliche Zahlungserinnerung allerdings keinen Erfolg nach sich, sollten Sie zeitnah dazu übergehen, eine Mahnung zu verschicken. Wie die Opens internal link in current windowMahnung aussieht und welche Pflichtbestandteile sie enthalten sollte, erkläre ich Ihnen im nächsten Artikel.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

Gründerlexikon
Sind Sie der geborene Unternehmer? Jetzt testen!
-Anzeige-
Meine Checkliste
Zu viele Schritte?
Fragen zu diesem Thema