Wie sieht eine Zahlungserinnerung aus?
Wir haben uns damit beschäftigt, in welcher Schrittfolge beim Mahnwesen Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen verschickt werden. Doch wie genau sieht eine Zahlungserinnerung eigentlich aus? Darüber möchte ich Ihnen heute mehr erzählen.
Der wichtigste Unterschied zur Mahnung: Die Formulierung
Zahlungserinnerungen dienen im Endeffekt ebenso wie Mahnungen ein- und demselben Zweck: Mit beiden Schreiben wollen Sie erreichen, dass Ihr Kunde seine offene Rechnung bezahlt. Der Unterschied liegt allerdings in der Art der Formulierung und damit auch in der Art, wie das Schreiben beim Kunden ankommt. Die „Zahlungserinnerung“ dürfen Sie ruhig wörtlich nehmen – Sie erinnern Ihren Kunden daran, dass er seine Zahlung noch nicht vorgenommen hat. Sie bleiben freundlich und fragen beispielsweise nach, ob der Kunde die Rechnung bekommen hat oder ob er sie vielleicht übersehen hat. Bei der Mahnung setzen Sie voraus, dass der Kunde die Rechnung erhalten hat, denn hier schlagen Sie bereits einen etwas strengeren Ton an.
Eine Zahlungserinnerung verschicken Sie vor allem auch dann, wenn Ihnen daran gelegen ist, den Kunden nicht zu verprellen. Stellen Sie sich vor, er hätte die Rechnung vielleicht gar nicht bekommen? Eine Mahnung könnte ihn dann ziemlich verärgern.
Inhalt und Aufbau der Zahlungserinnerung
Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das nicht zwingend einer speziellen Form folgen muss – sogar eine E-Mail oder ein Fax ist völlig in Ordnung. Auch die Formulierung obliegt Ihnen. Viele Unternehmen nutzen einen eher witzigen Wortlaut, um dem Kunden zwar klarzumachen, dass Sie den Zahlungseingang vermissen, ihm aber gleichzeitig ein versöhnliches Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Inhaltlich sollte Ihre Zahlungserinnerung Folgendes enthalten:
- aktuelles Datum
- Daten zur Rechnung (Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer)
- Name und Anschrift von Absender und Empfänger
- evtl. eine neue Zahlungsfrist
Übrigens kann es sich lohnen, der Zahlungserinnerung eine Kopie der Rechnung beizufügen. Hat der Kunde sie nämlich im ersten Schritt nicht erhalten oder ist sie verloren gegangen, kann er nun direkt und ohne weitere Nachfragen direkt zur Überweisung schreiten.
Zieht die freundliche Zahlungserinnerung allerdings keinen Erfolg nach sich, sollten Sie zeitnah dazu übergehen, eine Mahnung zu verschicken. Wie die Mahnung aussieht und welche Pflichtbestandteile sie enthalten sollte, erkläre ich Ihnen im nächsten Artikel.
Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich habe bereits mehr als 200 Unternehmern geholfen, einen guten Start hinzulegen und erfolgreich mit ihrem Business zu wachsen. Holen Sie sich jetzt einen Termin!
Lustige Zahlungserinnerungen
Ich mag es selbst nicht, wenn ich eine Zahlung vergesse und wenn ich dann noch ernste und rechtsanwaltandrohende Zahlungserinnerungen erhalte, bin ich noch verärgerter. Als wenn meine Vergesslichkeit nicht schon schlimm genug ist. Das geht einfach nicht, es nervt und deswegen tue ich das meinen Kunden nicht an. Ich versuche selbst so etwas zu vermeiden und habe mich auf die Suche nach lustigen Zahlungserinnerungen gemacht.
1. Erinnerung