Schreiben Sie eine freundliche Zahlungserinnerung!

Ich mag es selbst nicht, wenn ich einen Fälligkeitstermin, eine Zahlung vergesse und ungewollt in Zahlungsverzug gerate. Wenn ich dann noch Androhungen von Rechtsanwalt, Inkasso oder horrende Mahngebühren direkt im 1. Erinnerungsbrief, der Zahlungserinnerungen, erhalte, bin ich noch verärgerter. Wenn meine Vergesslichkeit nicht schon schlimm genug ist und ein kurzer Anruf hätte es auch getan. Das geht einfach nicht, es nervt und deswegen tue ich das meinen Kunden nicht an. Ich versuche selbst so etwas zu vermeiden und verwende daher folgende lustige Zahlungserinnerung:

Zahlungserinnerung lustig

Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr, stellen Sie sich vor, Sie haben für Ihren Kunden alles getan, was nur geht: schneller Termin, beste Qualität, prima Preis. Kunde freut sich, Sie freuen sich, alles ideal. Nach langen Wochen stellen Sie in Ihrer Buchhaltung fest: Ihr Kunde hat sie und vor allem Ihr Honorar glatt vergessen! Mein Gott, denken Sie, an was kann’s denn gelegen haben? Wieder die Post? Schreibmaschine klemmt? Ewig langer Urlaub? Egal, Sie texten einen höflichen Brief wie diesen hier und siehe da, die Zahlung für den unten aufgeführten offenen Betrag kommt bis zum [Datum]. So ist’s richtig, denken Sie, wozu gleich mahnen, wenn’s für nette Kunden nette Briefe gibt. Vielen Dank.

Zahlungserinnerung höflich

Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herren,
wir haben festgestellt, dass Sie den Beitrag für die erbrachte Leistung leider noch nicht beglichen haben. Das bedauern wir sehr, da wir uns besonders bemüht haben, für eine schnelle Lieferung zu sorgen und mit Service sowie Qualität bei Ihnen zu punkten. Da wir natürlich wissen, dass eine Rechnung schon einmal untergehen kann oder man schlicht vergisst einen Beitrag zu überweisen, haben wir uns entscheiden, Ihnen diese Zahlungserinnerung zukommen zu lassen. Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag bis spätestens zum (DATUM) auf unser untenstehendes Konto zu überweisen. Sollte der Betrag bis dahin nicht bei uns eingehen, sehen wir uns gezwungen Ihnen eine Mahnung zukommen zu lassen. Wir hoffen, dass wir uns diesen Weg sparen können und freuen uns, wenn Sie auch in Zukunft zu unseren geschätzten Kunden zählen werden. Sollte es Probleme bei der Überweisung geben oder sollten Sie Probleme mit der Lieferung haben, können Sie sich jederzeit an unseren Kundenservice wenden. Wir helfen Ihnen gerne kostenlos und zuverlässig weiter und schaffen Missverständnisse oder Problem sowie Mängel gemeinsam aus der Welt. Scheuen Sie sich also nicht uns zu kontaktieren. Wir verbleiben mit freundlichen Grüßen und erwarten zeitnahe die Begleichung des offenen Beitrags Ihrer Bestellung.

Zahlungserinnerung pfiffig

Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herren,
wir haben festgestellt, dass Sie den Beitrag für die erbrachte Leistung leider noch nicht beglichen haben. Das bedauern wir sehr, da wir uns besonders bemüht haben, für eine schnelle Lieferung zu sorgen und mit Service sowie Qualität bei Ihnen zu punkten. Da wir natürlich wissen, dass eine Rechnung schon einmal untergehen kann oder man schlicht vergisst einen Beitrag zu überweisen, haben wir uns entscheiden, Ihnen diese Zahlungserinnerung zukommen zu lassen. Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag bis spätestens zum (DATUM) auf unser untenstehendes Konto zu überweisen. Sollte der Betrag bis dahin nicht bei uns eingehen, sehen wir uns gezwungen Ihnen eine Mahnung zukommen zu lassen. Wir hoffen, dass wir uns diesen Weg sparen können und freuen uns, wenn Sie auch in Zukunft zu unseren geschätzten Kunden zählen werden. Sollte es Probleme bei der Überweisung geben oder sollten Sie Probleme mit der Lieferung haben, können Sie sich jederzeit an unseren Kundenservice wenden. Wir helfen Ihnen gerne kostenlos und zuverlässig weiter und schaffen Missverständnisse oder Problem sowie Mängel gemeinsam aus der Welt. Scheuen Sie sich also nicht uns zu kontaktieren. Wir verbleiben mit freundlichen Grüßen und erwarten zeitnahe die Begleichung des offenen Beitrags Ihrer Bestellung.

Zahlungserinnerung charmant

Fürs Abendessen einkauft und den überfälligen TÜV-Termin vereinbart? Das Geschenk für Oma und den Kindergeburtstag besorgt, den Handwerker bestellt und die Präsentation für nächsten Dienstag vorbereitet? Unser Alltag ist voller kleiner und großer Dinge, die erledigt werden wollen – sogar die Freizeit will organisiert werden.

Klar gibt es Hilfe, den edlen Terminkalender aus schwarzem Leder zum Beispiel oder sein digitales Pendant; gern auch als Familienkalender mit Terminen, die in fünf bis acht verschiedenen Farben markiert werden können. Um ein solches Monstrum zu pflegen, ist eigentlich schon wieder ein neuer Termin notwendig.

Da kann das ein oder andere schon mal untergehen. Nun, solange Oma ihr Geburtstagsgeschenk bekommt und wir die wirklich wichtigen Dinge nicht verpassen, ist ja alles in Ordnung. Einen Kindergeburtstag sollte niemand versäumen, auch beim Hochzeitstag oder einem wichtigen Arzttermin sollte besser nichts schieflaufen.

Wenn es um weniger emotionale Angelegenheiten oder nur um Geld geht, lassen sich die Dinge häufig schnell und unkompliziert regeln. Zum Beispiel die untenstehende Rechnung – auch wenn die Frist für die Zahlung seit einiger Zeit abgelaufen ist, sollte das kein Drama sein, dass unseren oder Ihren Alltag übermäßig belastet. Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag in den nächsten Tagen auf das angegebene Konto und nicht nur unser, sondern auch Ihr Terminkalender ist um einen weiteren Eintrag ärmer.

Wir wünschen Ihnen noch einen schönen Tag und ausreichend Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens!

Zahlungserinnerung lustig

Sie müssen mir helfen! Bitte überweisen Sie den ausstehenden Rechnungsbetrag aus der angehängten Rechnung bitte innerhalb der nächsten Tage!

Die ganze Geschichte ist ein wenig unangenehm und ich hoffe auf Ihr Verständnis (und Ihre Diskretion). Ich bin von meiner Firma auf ein Fortbildungsseminar entsandt worden, in dem es um verschiedene Themen rund um Buchhaltung, Kundenzufriedenheit, Inkassowesen und ähnliche Dinge ging. Die Initiative für den Besuch dieses Seminars ging von mir aus, da unser Chef von solchen Fortbildungen wenig hält und sie als Zeitverschwendung ansieht.

Entgegen seiner Skepsis konnte ich mich durchsetzen und habe im Anschluss an die Veranstaltung von den vielen Dingen erzählt, die ich dort gelernt habe und dass sie mir im Arbeitsalltag sicher nutzen würden. Ich fürchte, ich habe ein wenig übertrieben, denn der Chef hat mir „zur Belohnung“ die Aufgabe erteilt, mich um die Außenstände zu kümmern, da ich ja jetzt wüsste, wie man sowas richtig macht.

Daher wäre es fantastisch, wenn ich diese Aufgabe ganz zur Zufriedenheit des Chefs erledigen könnte, um ihn davon zu überzeugen, dass Fort- und Weiterbildungen eigentlich eine gute Sache sind. Wenn Sie so freundlich sind, die noch offene Rechnung in den nächsten Tagen zu begleichen, würden Sie mir damit wirklich helfen.

Im Voraus besten Dank und auf weiterhin gute Zusammenarbeit.

Zahlungserinnerung mit viel Humor

Sie werden nicht glauben, was passiert ist! Normalerweise läuft es bei uns so, dass Rechnungen von unserem System automatisiert an die Kunden versendet werden, sobald sie fällig sind.
Einige Kunden reagieren prompt und bezahlen so schnell wie möglich – ehrlich gesagt sind das die wenigsten. Der Großteil der Kunden lässt sich ein wenig Zeit und begleicht die offene Rechnung mit ein wenig Verspätung. Dann gibt es noch die Kunden, die ein wenig nachlässig in solchen Dingen sind oder schlichtweg vergessen, dass sie noch ausstehende Rechnung haben.

Dieses ganze System hält sich selber in einer Art chaotischer Balance. Jetzt ist etwas passiert, womit nicht zu rechnen war. ALLE Kunden haben ihre Rechnungen sofort bezahlt. Ausnahmslos. Das ist noch nie zuvor geschehen und offensichtlich hat es unser System überfordert. Die Software ist abgestürzt und sämtliche Zahlungsdaten wurden dabei gelöscht.

Nun ist es so, dass wir nicht mehr nachvollziehen können, wann die einzelnen Überweisungen getätigt haben; sämtliche gezahlten Beträge wurden an die Kunden zurückgebucht. Daher dürfen wir Sie freundlich bitten, Ihre Rechnung noch einmal zu überweisen, natürlich in gleicher Höhe wie bereits geschehen.

Wir hoffen, Ihnen entstehen dadurch keine Unannehmlichkeiten. Auch wenn wir unsere Kunden aufgrund des Systemabsturzes keiner der oben beschriebenen Gruppen zuordnen können, gehen wir selbstverständlich davon aus, dass Sie zu der Gruppe der prompt zahlenden Kunden gehören ;-)

Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das nicht zwingend einer speziellen Form folgen muss – sogar eine E-Mail oder ein Fax ist völlig in Ordnung. Auch die Formulierung obliegt Ihnen. Viele Unternehmen nutzen einen eher witzigen Wortlaut, um dem Kunden zwar klarzumachen, dass Sie den Zahlungseingang vermissen, ihm aber gleichzeitig ein versöhnliches Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Inhaltlich sollte Ihre Zahlungserinnerung Folgendes enthalten:

• aktuelles Datum
• Daten zur Rechnung (Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer)
• Name und Anschrift von Absender und Empfänger
• evtl. eine neue Zahlungsfrist

Übrigens kann es sich lohnen, der Zahlungserinnerung eine Kopie der Rechnung beizufügen. Hat der Kunde sie nämlich im ersten Schritt nicht erhalten oder ist sie verloren gegangen, kann er nun direkt und ohne weitere Nachfragen direkt zur Überweisung schreiten.

Zieht die freundliche Zahlungserinnerung allerdings keinen Erfolg nach sich, sollten Sie zeitnah dazu übergehen, eine Mahnung zu verschicken. Wie die Mahnung aussieht und welche Pflichtbestandteile sie enthalten sollte, erkläre ich Ihnen im nächsten Artikel.

Prinzipiell empfehle ich zunächst eine Zahlungserinnerung, bevor Sie mit Mahnungen, Mahngebühren, Inkasso oder sogar gerichtlichen Sanktionen juristisch durchstarten. Klären Sie zunächst ganz ruhig und besonnen, vielleicht auch telefonisch beim Kunden nachhaken, warum Ihr Kunde in Zahlungsverzug geraten ist. Manchmal stecken ganz banale Gründe dahinter, beseitigen Sie also vorher jeglichen Grund einer falschen Zahlungserinnerung oder Mahnung. Wie das korrekte Vorgehen bei Schuldnern aussehen sollte, können Sie in den 7 Schritten zum Mahnwesen nachlesen. Achtung, nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen: Sie machen sich nur lächerlich und spannen ein vielleicht sogar schon kritisches Verhältnis zu Ihrem Kunden zusätzlich. Wenn es denn nicht anders geht, gestalten Sie die Zahlungserinnerung freundlich, charmant, vielleicht auch etwas lustig jedoch bestimmt. Sollten Sie an bestimmte Kunden öfters Zahlungserinnerungen senden müssen, behandeln Sie diesen Kunden anders, Vorauskasse ist da eine ganz gute und effektive Lösung.