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Wie sieht eine Zahlungserinnerung aus?

Wir haben uns damit beschäftigt, in Opens internal link in current windowwelcher Schrittfolge beim Mahnwesen Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen verschickt werden. Doch wie genau sieht eine Zahlungserinnerung eigentlich aus? Darüber möchte ich Ihnen heute mehr erzählen.

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Der wichtigste Unterschied zur Mahnung: Die Formulierung

Zahlungserinnerungen dienen im Endeffekt ebenso wie Mahnungen ein- und demselben Zweck: Mit beiden Schreiben wollen Sie erreichen, dass Ihr Kunde seine offene Rechnung bezahlt. Der Unterschied liegt allerdings in der Art der Formulierung und damit auch in der Art, wie das Schreiben beim Kunden ankommt. Die „Zahlungserinnerung“ dürfen Sie ruhig wörtlich nehmen – Sie erinnern Ihren Kunden daran, dass er seine Zahlung noch nicht vorgenommen hat. Sie bleiben freundlich und fragen beispielsweise nach, ob der Kunde die Rechnung bekommen hat oder ob er sie vielleicht übersehen hat. Bei der Mahnung setzen Sie voraus, dass der Kunde die Rechnung erhalten hat, denn hier schlagen Sie bereits einen etwas strengeren Ton an.

Eine Zahlungserinnerung verschicken Sie vor allem auch dann, wenn Ihnen daran gelegen ist, den Kunden nicht zu verprellen. Stellen Sie sich vor, er hätte die Rechnung vielleicht gar nicht bekommen? Eine Mahnung könnte ihn dann ziemlich verärgern.

passfoto torsten montag

Lustige Zahlungserinnerungen

Ich mag es selbst nicht, wenn ich eine Zahlung vergesse und wenn ich dann noch ernste und rechtsanwaltandrohende Zahlungserinnerungen erhalte, bin ich noch verärgerter. Als wenn meine Vergesslichkeit nicht schon schlimm genug ist. Das geht einfach nicht, es nervt und deswegen tue ich das meinen Kunden nicht an. Ich versuche selbst so etwas zu vermeiden und habe mich auf die Suche nach lustigen Zahlungserinnerungen gemacht. 

1. Erinnerung

Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr, stellen Sie sich vor, Sie haben für Ihren Kunden alles getan, was nur geht: schneller Termin, beste Qualität, prima Preis. Kunde freut sich, Sie freuen sich, alles ideal. Nach langen Wochen stellen Sie in Ihrer Buchhaltung fest: Ihr Kunde hat sie und vor allem Ihr Honorar glatt vergessen! Mein Gott, denken Sie, an was kann’s denn gelegen haben? Wieder die Post? Schreibmaschine klemmt? Ewig langer Urlaub? Egal, Sie texten einen höflichen Brief wie diesen hier und siehe da, die Zahlung für den unten aufgeführten Betrag offenen Betrag kommt bis zum [Datum]. So ist’s richtig, denken Sie, wozu gleich mahnen, wenn’s für nette Kunden nette Briefe gibt. Vielen Dank.

Inhalt und Aufbau der Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das nicht zwingend einer speziellen Form folgen muss – sogar eine E-Mail oder ein Fax ist völlig in Ordnung. Auch die Formulierung obliegt Ihnen. Viele Unternehmen nutzen einen eher witzigen Wortlaut, um dem Kunden zwar klarzumachen, dass Sie den Zahlungseingang vermissen, ihm aber gleichzeitig ein versöhnliches Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Inhaltlich sollte Ihre Zahlungserinnerung Folgendes enthalten:

  • aktuelles Datum
  • Daten zur Rechnung (Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer)
  • Name und Anschrift von Absender und Empfänger
  • evtl. eine neue Zahlungsfrist

Übrigens kann es sich lohnen, der Zahlungserinnerung eine Kopie der Rechnung beizufügen. Hat der Kunde sie nämlich im ersten Schritt nicht erhalten oder ist sie verloren gegangen, kann er nun direkt und ohne weitere Nachfragen direkt zur Überweisung schreiten.

Zieht die freundliche Zahlungserinnerung allerdings keinen Erfolg nach sich, sollten Sie zeitnah dazu übergehen, eine Mahnung zu verschicken. Wie die Opens internal link in current windowMahnung aussieht und welche Pflichtbestandteile sie enthalten sollte, erkläre ich Ihnen im nächsten Artikel.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

Gründerlexikon
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Foto Torsten Montag

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder probieren Sie den Geschäftsideenfinder!

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