Kleinunternehmerregelung oder umsatzsteuerpflichtig?

Jeder Unternehmer muss zu Beginn seiner Tätigkeit entscheiden, ob er als Selbstständiger die Kleinunternehmerregelung nutzen und damit umsatzsteuerbefreit arbeiten möchte oder ob das Unternehmen der Regelbesteuerung unterliegt. Um diese Entscheidung treffen zu können, sehen Sie sich zunächst meine Infografik an und wählen Sie anschließend eine der häufigen Fragen der Leser! Ich beantworte Ihnen diese Fragen direkt auf dieser Seite. Nicht zuletzt habe ich auch einen Premiuminhalt mit Videokurs zum Thema Kleinunternehmerregelung zur Verfügung gestellt. Dort enthalten sind neben einen Excelrechner zur Entscheidung, verständliche Erklärvideos mit Beispielen und grafischen Übersichten.

Was besagt die Kleinunternehmerregelung?

Als Kleinunternehmer gelten selbstständig tätige Personen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr eine bestimmte Umsatzgrenze nicht überstieg. Seit dem 01.01.2020 beträgt die Umsatzgrenze 22.000 €. Davor lag sie bei 17.500 €.  Außerdem darf der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr 50.000 € nicht übersteigen. Entscheidend ist hier der Begriff „Umsatz", der nicht mit dem Begriff „Gewinn" verwechselt werden darf.

Für Existenzgründer gilt ein für das erste Jahr im Voraus geschätzter Gesamtumsatz von nicht mehr als 22.000 Euro (auch hier: bis 31.12.2019 galt die Grenze von 17.500 Euro), um unter die Kleinunternehmerregelung zu fallen. Unternehmen, die sich in Gründung befinden, können sich jedoch auch freiwillig von Beginn an gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden. Damit verbunden sind diverse Vorteile und Nachteile. Selbstverständlich ist dann auch eine Umsatzsteuervoranmeldung erforderlich, falls Sie sich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden.

Die Umsätze eines Kleinunternehmers sind umsatzsteuerbefreit. Ein Kleinunternehmer darf daher weder Umsatzsteuer ausweisen noch einen Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend machen. Die Rechnung des Kleinunternehmers muss den Zusatz enthalten, dass Umsatzsteuer nach § 19 UStG nicht erhoben wird. Häufig sieht man noch auf Rechnungen den Begriff „Mehrwertsteuer". Mehrwertsteuer wird in Deutschland häufig synonym zu Umsatzsteuer oder auch zur Vorsteuer verwendet. Es ist nicht falsch, wenn Sie auf Ihrer Rechnung schreiben, dass Sie keine Mehrwertsteuer nach § 19 UStG abführen, aber der Begriff Umsatzsteuer wäre besser. 

Darüber hinaus gilt eine vereinfachte Aufzeichnungspflicht, die nur eine Auflistung der Einnahmen für Lieferungen und Leistungen sowie für den Eigenverbrauch vorsieht. Selbstständige, die im Rahmen eines Kleingewerbes aktiv sind, können in ihrer Steuererklärung daher auch die vereinfachte EÜR nutzen.

Was sind die Voraussetzungen zur Kleinunternehmerregelung?

Die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung sind eindeutig: Liegt der Umsatz des Vorjahres unter 22.000 Euro und überschreiten Sie im aktuellen Jahr voraussichtlich nicht die Umsatzgrenze von 50.000 Euro, so können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender selbstständig sind.

Was ist ein Kleinunternehmer?

Liegen die gesamten Einnahmen eines Jahres 1.1.-31.12. voraussichtlich unter 22.000,- EUR muss der Unternehmer keine Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweisen. Genau genommen gelten sogar nur die Einnahmen aus dem Inland. Er gilt gegenüber dem Finanzamt umsatzsteuerrechtlich als Kleinunternehmer. Kleinunternehmer ist nur ein Begriff des Finanzamtes, speziell des UStG. Er hat nichts mit dem Umfang des Unternehmens im zeitlichen Sinne zu tun.

Zu beachten ist dabei außerdem, dass die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nur für das erste Jahr gilt bzw. das Vorjahr. Bei Existenzgründern gibt es kein Vorjahr, sodass die Umsatzgrenze für das erste Geschäftsjahr berechnet wird. Allerdings unterscheidet man hier auch nach der monatlichen und der taggenauen Abrechnung, was vor allem Gründer betrifft, die im laufenden Kalenderjahr ihr Unternehmen gegründet haben. Dabei wird dann die günstigere Variante vom Finanzamt akzeptiert, um den Kleinunternehmer-Status beibehalten zu können.

Hinweis: Bis zum 31.12.2019 galt die Umsatzgrenze von 17.500,- EUR!

Wo und wie melde ich mich für die Kleinunternehmerregelung an?

Sofern Sie die Voraussetzungen erfüllen (Umsatzgrenze), machen Sie die Kleinunternehmerregelung geltend, indem Sie beim steuerlichen Erfassungsbogen in Zeile 7.3 ein Kreuz machen. Den steuerlichen Erfassungsbogen erhalten Sie, sobald Sie ein Gewerbe anmelden oder dem Finanzamt formlos den Beginn einer freiberuflichen Tätigkeit melden.

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Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung abgeben?

Ja, Sie müssen auch als Kleinunternehmer eine Steuererklärung beim Finanzamt abgeben. Allerdings können Sie eine vereinfachte Gewinnermittlung nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durchführen. Zudem besteht ja keine Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung. Allerdings kann es sein, dass Sie jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen, auf deren Basis das Finanzamt prüft, ob Sie weiterhin als Kleinunternehmer einzustufen sind.

Steuern zahlen als Kleinunternehmer: Wie hoch ist der Steuersatz bei der Kleinunternehmerregelung?

Als Kleinunternehmer haben Sie keine speziellen Vorteile bei der Zahlung von Steuern. Sie müssen Ihr Einkommen genauso versteuern wie jeder andere Einzelunternehmer oder Selbstständige auch. Das heißt, Ihr Steuersatz richtet sich nach verschiedenen Faktoren wie dem Gesamteinkommen, Familienstand usw. Folgende Steuerarten sollten Sie generell beachten:

  • Einkommensteuer: Ihr Gewinn unterliegt der Einkommensteuer
  • Gewerbesteuer: die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung liegt unter dem Freibetrag für die Gewerbesteuer, daher fällt diese nicht für Sie an. Sollten Sie Freiberufler sein und kein Kleingewerbe betreiben, dann ist dieses Thema für Sie sowieso obsolet.
  • Umsatzsteuer: Sie nehmen keine Umsatzsteuer ein und zahlen auch keine. Dennoch verlangen einige Finanzämter, dass Sie jährlich angeben, dass Sie keine Umsatzsteuer eingenommen haben.

Was ist eigentlich Umsatzerlös?

Der Umsatzerlös ist der Gegenwert, den ein Unternehmen für den Verkauf seiner Produkte oder Dienstleistungen erhält. Im Rechnungswesen und in der Buchhaltung sind der Umsatzerlös, die Leistung, der Ertrag oder der Absatz gleichwertige Begriffe. Ihnen steht der Aufwand, also die Mittel, die zur Erbringung von Dienstleistungen oder zur Herstellung von Produkten aufgewendet werden, gegenüber. Wenn der Umsatzerlös größer als der Aufwand ist, macht das Unternehmen Gewinn, anderenfalls arbeitet es mit Verlust. Vereinfacht ausgedrückt ist der Umsatzerlös also das Geld, welches der Verkäufer vom Käufer erhält. Bei kleinen Unternehmen oder Handelsgesellschaften führt der Umsatzerlös nicht zu einer Änderung des Unternehmensbestandes.

Beispiel zur Berechnung der Kleinunternehmerregelung-Grenze

Unternehmer L gründet am 01.04.2019 sein Unternehmen als Kleinunternehmer. Damit ist er von der Umsatzsteuer befreit, da seinUmsatz aufs Jahr hochgerechnet voraussichtlich nicht die Umsatzgrenze von 17.500 € überschreiten wird. Er erzielt einen Umsatz von 13.000 Euro im ersten Geschäftsjahr. Damit er die Kleinunternehmerregelung weiter nutzen kann, darf er einen maximalen Umsatz von 13.125 Euro erzielen (17.500 / 12 x 9 Monate).

Würde er diesen Umsatz überschreiten, so kann er im kommenden Jahr nicht mehr von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Mit seinen 13.000 Euro Jahresumsatz kann er aber auch 2020 noch als Kleinunternehmer agieren, allerdings darf sein voraussichtlicher Gesamtumsatz 2020 nicht mehr als 50.000 Euro betragen. Besonders wichtig hierbei ist die Betonung des Umsatzes, das heißt, alle Einnahmen, die dem Geschäftszweck dienen, werden berücksichtigt. Es geht nicht um den Gewinn, der aus dem Unternehmen erzielt wird. Die Ausgaben des Unternehmens können somit bei der Ermittlung des Umsatzes nicht berücksichtigt werden.

Hinweis: Da das Unternehmen im Beispiel 2019 gegründet wurde, gilt noch die Umsatzgrenze von 17.500 €. Seit dem 01.01.2020 beträgt die Grenze 22.000 €.

Video: Was ist ein Kleinunternehmer?

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Was ist unter der Umsatzsteueroption bei der Kleinunternehmerregelung zu verstehen?

In den ersten Jahren ihrer unternehmerischen Tätigkeit sieht das Umsatzsteuergesetz (UStG) Erleichterungen für Kleinunternehmer vor, die ihn unter bestimmten Umständen umsatzsteuerrechtlich einer Privatperson gleichstellen. Der Kleinunternehmer hat jedoch die Option, sich dennoch vom Finanzamt als Unternehmer besteuern zu lassen. Dieser Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung wird auch als Umsatzsteueroption bezeichnet. Wichtig zu wissen: Sie können zwar als Kleinunternehmer freiwillig zur Umsatzsteueroption wechseln, aber sollten Sie diesen Schritt gehen, sind Sie 5 Jahre an diese Entscheidung gebunden.

Welche Vorteile bietet die Umsatzsteueroption?

Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch zu nehmen, obwohl Sie es könnten, können Sie natürlich alle Vorteile nutzen, die in Verbindung mit dem UStG für Sie gelten. Vor allem, wenn Sie erhebliche Investitionen zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit haben, könnte diese Option Sinn ergeben. Denn dann können Sie die gezahlte Vorsteuer geltend machen

Zwar müssen Sie auf Ihren Rechnungen auch Umsatzsteuer ausweisen. Doch diese können Sie ja im Rahmen der Umsatzsteuererklärung mit der gezahlten Vorsteuer gegenrechnen. Sie erhalten damit einen Liquiditätsvorteil. Bedenken Sie aber, dass Sie 5 Jahre an diese Option gebunden sind. 

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie gegenüber Ihren Geschäftspartner eben nicht als „Kleinunternehmer” auftreten, sondern als „echter” Unternehmer. Natürlich sagt der Begriff Kleinunternehmer nichts über Ihre Kompetenzen oder Fähigkeiten aus. Aber manchmal schrecken insbesondere größere Firmen etwas davor zurück einem Kleinunternehmer einen Auftrag zu geben, da sie der Meinung sind, dass Sie nicht über ausreichend Ressourcen verfügen.

  • Vorsteuer geltend machen
  • Gegenüber dem Geschäftspartner nicht als Kleinunternehmer auftreten

Welche Nachteile bringt die Umsatzsteueroption mit sich?

Ein Wechsel auf die Kleinunternehmerregelung ist, wie bereits erwähnt, erst nach 5 Jahren wieder denkbar. Möglicherweise haben Sie zwar zu Beginn erhebliche Investitionen, aber in den darauffolgenden Jahren nicht mehr. Dann reduziert sich der Vorteil des Liquiditätseffekts. Zudem sind Sie dann auch verpflichtet, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Der bürokratische Aufwand Ihrer Buchhaltung erhöht sich also. Zudem verteuern sich Ihre Angebote um den Wert der Umsatzsteuer. Sofern Sie überwiegend Privatkunden haben, könnte das ein Nachteil sein. Als Kleinunternehmer könnten Sie nämlich Ihre Produkte um den Prozentsatz der Umsatzsteuer günstiger anbieten. Sollten Sie jedoch in erster Linie andere Selbstständige, Einzelunternehmer oder Unternehmen als Kunden haben, dann spielt das keine Rolle, sofern diese wiederum zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

  • Sie sind 5 Jahre an Ihre Entscheidung gebunden
  • Bürokratischer Aufwand ist erhöht
  • Ihr Angebot verteuert sich optisch um den Wert der Mehrwertsteuer

Generell lässt sich jedoch keine Präferenz für oder gegen die Umsatzsteueroption aussprechen. Sie muss je nach Situation des Existenzgründers geprüft und entschieden werden.

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Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuer: Was schreibe ich auf meine Rechnung?

Kleinunternehmer schreiben ihre Rechnung etwas anders als andere Unternehmer. Das betrifft aber nur den Part der Umsatzsteuer. Während Selbstständige, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, in der Regel in ihren Rechnungen den Brutto- und Nettopreis sowie die Höhe und den Prozentsatz der Umsatzsteuer (landläufig oft als Mehrwertsteuer bezeichnet) angeben müssen, ist das bei Kleingewerbetreibenden bzw. einer Rechnungsstellung nach der Kleinunternehmerregelung nicht notwendig. Ja, Sie dürfen diese Angaben sogar gar nicht machen. Sollten Sie es dennoch tun, dann schulden Sie die eingenommene Umsatzsteuer dem Finanzamt.

Als Kleinunternehmer ist es zudem wichtig, auf der Rechnung den Hinweis „nach § 19 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer” zu ergänzen.

Andere Bestandteile einer Rechnung wie Adresse, Rechnungsdatum, Art und Umfang der Lieferung etc. bleiben auch bei Kleinunternehmern bestehen.

Was passiert, wenn ein Kleinunternehmer aus Versehen die Umsatzsteuer in Rechnung stellt?

Wenn Sie als Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer auf der Rechnung gesondert ausweisen, dann müssen Sie diese auch an das Finanzamt abführen. Sollte es sich um ein Versehen handeln, dann können Sie die falsche Rechnung natürlich auch unmittelbar nach Ausstellung korrigieren. Grundlage hierfür ist § 14c Abs. 2 UStG.

3 Tipps, wie Sie legal als Kleinunternehmer die Umsatzgrenze umgehen können

  1. Die Kleinunternehmerregelung gilt je Unternehmer, nicht je Betrieb oder je Haushalt. Das bedeutet, dass sowohl Sie als auch Ihr (Ehe)partner jeweils ein Kleingewerbe führen können. Wichtig in diesem Zusammenhang ist aber, dass auch die Umsatzgrenze für jede Person separat gilt. Sie können also nicht die Beträge beispielsweise 30.000 Euro /10.000 Euro aufteilen. 
  2. Gründung von GbR’s. Hier kommt der Aspekt aus Tipp 1 zur Geltung. Eine GbR wird als eigenständiger Unternehmer angesehen, unabhängig davon, welche Personen dort beteiligt sind. Sie können also mit anderen Personen beliebig viele GbR’s gründen, die wiederum jeweils die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können. Aufgepasst: Natürlich muss jede GbR auch einen echten Daseinszweck haben und die beteiligten Personen müssen sich dort auch wirklich einbringen.
  3. Einnahmen aus dem Ausland werden bei Umsatzsteuergrenze für Kleinunternehmer nicht angerechnet. Lieferungen und Leistungen ins Ausland, unabhängig davon, ob es sich um ein EU- oder Drittländer handelt, unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Daher werden die Einnahmen aus dem Ausland auch nicht bei der Einstufung als Kleinunternehmer berücksichtigt. Selbstverständlich unterliegen diese Einnahmen natürlich anderen Steuern, wie der Gewerbesteuer.

Die hier genannten Tipps führen natürlich nicht dazu, dass Sie die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer in dem Sinne umgehen. Das ist nicht möglich. Es sind lediglich Varianten, die Sie ganz legal nutzen können, um Ihr Unternehmen zu optimieren. Wichtig ist zudem, dass Sie die besprochenen Varianten auch nur nutzen, wenn es für Sie Sinn ergibt.

 

Kann ich als Kleinunternehmer die Differenzbesteuerung in Anspruch nehmen?

Nein, Sie können als Kleinunternehmer nicht die Differenzbesteuerung in Anspruch nehmen. Das würde ja auch gar keinen Sinn ergeben, da Sie ohnehin keine Umsatzsteuer abführen. Allerdings müssen Sie einen anderen wichtigen Punkt beachten, sofern die Differenzbesteuerung grundsätzlich auf Sie zutreffen würde, weil Sie beispielsweise Gebrauchtwagen oder Gegenstände von privat ankaufen.

Bei der Einstufung, ob Sie als Kleinunternehmer tätig sein können oder nicht, sind die Gesamteinnahmen entscheidend, nicht die Differenz, die bei einer Differenzbesteuerung zugrunde gelegt wird! Ein Gebrauchtwagenhändler, der Autos im Wert von 35.000 Euro ankauft und für 50.000 Euro verkauft, kann kein Kleingewerbe betreiben, da die Gesamteinnahmen (50.000 Euro) über der Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschreitet.

Wie werden die Ausgaben bei der Kleinunternehmerregelung berücksichtigt?

Die Höhe der Ausgaben spielt bei der Anwendung der Kleinunternehmerregelung keine Rolle. Entscheidend für die Kleinunternehmerregelung ist nur der Umsatz. Liegt der Umsatz im vorangegangenen Wirtschaftsjahr unter 22.000,- EUR (Umsatzgrenze gültig seit 01.01.2020) und überschreitet der Umsatz im laufenden Wirtschaftsjahr nicht die Grenze von 50.000,- EUR, hat der Unternehmer die umsatzsteuerrechtliche Möglichkeit als Kleinunternehmer aufzutreten.

Hinweis: Bis zum 31.12.2019 betrug die Umsatzgrenze 17.500,- EUR.

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Welche Sonderregelung gibt es für Existenzgründer?

Existenzgründer müssen ihren Umsatz für das Gründungsjahr schätzen. Liegt der geschätze Umsatz für das Gründungsjahr unter 22.000,- EUR, kann der Gründer die Kleinunternehmerregelung anwenden. Bis zum 31.12.2019 gilt noch die Umsatzsteuergrenze von 17.500,- EUR.

Dabei ist nicht der tatsächliche Umsatz entscheidend, sondern die Schätzung. Sollte also der Umsatz des Gründers nach seiner Schätzung bei 13.000 Euro im ersten Geschäftsjahr liegen, bleibt die Kleinunternehmerregelung für dieses Gründungsjahr erhalten. Das gilt selbst dann, wenn der tatsächliche Umsatz sich auf mehr als 22.000 Euro beläuft. Allerdings kann im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung nicht mehr genutzt werden. Das heißt, dass der Gründer ab dem zweiten Geschäftsjahr die Regelbesteuerung anwenden muss, wodurch er Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweisen muss. Im Gegenzug kann er aber auch die gezahlten Vorsteuern für Anschaffungen geltend machen.

Welche Rolle spielt der Gewinn bei der Kleinunternehmerregelung?

Obwohl die gesetzlichen Regelungen zum Kleinunternehmerstatus eindeutig sind, wird der Umsatz oftmals mit dem Gewinn verwechselt. Als einfache Faustregel gilt:

  1. Jegliche Zahlungen auf Ausgangsrechnungen stellen Umsätze dar.
  2. Gewinne ermitteln sich aus der Formel: Umsatz abzüglich Kosten = Gewinn.
  3. Für die Kleinunternehmerregelung spielen deshalb die Kosten des Unternehmens keine Rolle.
  4. Auch der Gewinn kann unberücksichtigt beiben, denn nur der Umsatz zählt!

Zu beachten ist außerdem: Arbeiten Sie mehr als 15 Stunden in der Woche für Ihr Kleinunternehmen, besteht kein Anspruch mehr auf Arbeitslosengeld I.

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung ist nicht für jeden Unternehmer geeignet. Sie muss jährlich und zwar im Januar neu geprüft werden. Liegen die Voraussetzungen nicht mehr vor, muss der Unternehmer Umsatzsteuer ausweisen und bezahlen. Die Kleinunternehmerregelung kann mit der sogenannten Umsatzsteueroption auch umgangen werden. Wer die freiwillige Option zur Regelbesteuerung als Kleinunternehmer nutzen möchte, ist fünf Jahre daran gebunden. Die Ausgaben spielen bei der Beurteilung der Kleinunternehmerregelung gar keine Rolle und bleiben vollkommen unberücksichtigt. Noch Fragen? Dann besuchen Sie mein Onlineseminar zum Thema "Kleinunternehmerregelung verstehen!"


Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich habe bereits mehr als 200 Unternehmern geholfen, einen guten Start hinzulegen und erfolgreich mit ihrem Business zu wachsen. Holen Sie sich jetzt einen Termin!

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