Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung – Entscheidungshilfe für Existenzgründer

Die Kleinunternehmerregelung macht vieles einfacher – und weniger bürokratisch. Aber leider sind damit auch viele Unsicherheiten verbunden: Erfülle ich überhaupt die Voraussetzungen? Wie schreibe ich als Kleinunternehmer meine Rechnungen richtig? Welche Vorteile und Nachteile hat die Regelung für mich? Und was passiert, wenn ich die Umsatzgrenzen überschreite? In diesem Artikel beantworte ich Ihnen die wichtigsten Fragen zur Regelung und gebe Ihnen eine Entscheidungshilfe an die Hand.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Als Kleinunternehmer gelten selbstständig tätige Personen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr eine bestimmte Umsatzgrenze nicht überstieg. Seit dem 1. Januar 2020 beträgt diese 22.000 Euro. Davor lag sie bei 17.500 Euro. Außerdem darf der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigen. Entscheidend ist hier der Begriff „Umsatz“, der nicht mit dem „Gewinn“ verwechselt werden darf. Wer Kleinunternehmer ist, darf keine Umsatzsteuer ausweisen und kann keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Die Regelung findet sich in § 19 UStG. Die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung hat Vor- und Nachteile:

  • keine Verpflichtung, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben (auch die Umsatzsteuererklärung entfällt oft)
  • Preisvorteile gegenüber der Konkurrenz bei Leistungen an Privatkunden
  • kein Vorsteuerabzug möglich
  • im B2B-Geschäft können Kunden keine Vorsteuer aus Ihren Rechnungen ziehen

Welche Auswirkungen ergeben sich aus der Kleinunternehmerregelung?

Die Regelung hat zum Ziel, für kleine Unternehmen den bürokratischen Aufwand zu senken, etwa in Zusammenhang mit der Umsatzsteuer und Vorsteuer. Sie wirkt sich konkret in diesen Bereichen aus:

  • Umsatzsteuerbefreiung: Die Umsätze eines Kleinunternehmers sind umsatzsteuerbefreit. Ein Kleinunternehmer darf daher weder Umsatzsteuer ausweisen noch Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Der Unternehmer muss keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.
  • Rechnung: Die Rechnung des Kleinunternehmers muss den Zusatz enthalten, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer erhoben wird. Der Empfänger ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
  • EÜR: Für Kleinunternehmer gilt eine vereinfachte Aufzeichnungspflicht, die anstelle einer richtigen Buchführung nur die Einnahmen und Betriebsausgaben sowie den Eigenverbrauch erfasst. Sie können deshalb ihre Steuererklärung mithilfe der vereinfachten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erledigen.

Welche Voraussetzungen muss ich für die Kleinunternehmerregelung erfüllen?

Die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung sind eindeutig: Lag Ihr Umsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro und überschreiten Sie im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich nicht die Grenze von 50.000 Euro, so können Sie die Regelung als Unternehmer in Anspruch nehmen und müssen keine Umsatzsteuer ausweisen. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender selbstständig sind.

Wo erhalte ich einen Fragebogen zur Prüfung der Kleinunternehmerregelung?

Mit folgende Infografik können Sie unseren Fragebogen nutzen und ihre Entscheidung treffen. Entscheiden Sie dabei, ob sie als Existenzgründer im Gründungsjahr sind oder als normaler Unternehmer im gewöhnlichen Geschäftsjahr, Kalenderjahr oder auch im Folgejahr!

Beispiel Kleinunternehmerregelung: Berechnung der Umsatzgrenzen

In der Praxis fällt es vielen Existenzgründern schwer zu ermitteln, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können. Die folgenden Beispiele helfen Ihnen bei der Ermittlung der Umsatzgrenzen:

Wenn Sie Ihr Unternehmen unterjährig gründen, rechnet das Finanzamt die Umsätze auf das gesamte Kalenderjahr hoch, um die Anwendbarkeit der Regelung zu prüfen.

Beispiel 1: Existenzgründer im ersten Geschäftsjahr (Gründungsjahr)

Herr Müller gründet sein Unternehmen im September und generiert bis Dezember einen Umsatz von 8.000 Euro. Das Finanzamt rechnet diesen Gesamtumsatz auf ein ganzes Kalenderjahr hoch:

8.000 Euro : 4 Monate x 12 Monate = 24.000 Euro

Herr Müller würde mit dem hochgerechneten Jahresumsatz nicht als Kleinunternehmer gelten.

Beispiel 2: Existenzgründer im zweiten Jahr, Umsatz < 50.000 Euro

Herr Müller hat das erste Jahr erfolgreich gemeistert. Im zweiten Kalenderjahr plant er einen voraussichtlichen Umsatz von 45.000 Euro. Er kann die Kleinunternehmerregelung auch im zweiten Jahr seiner Selbstständigkeit noch in Anspruch nehmen und die Regelbesteuerung umgehen.

Beispiel 3: Existenzgründer im zweiten Geschäftsjahr, Umsatz > 50.000 Euro

Mit seiner Umsatzschätzung von 45.000 Euro für das zweite Jahr ist Herr Müller doch nicht ganz hingekommen – er hat 52.000 Euro Umsatz erwirtschaftet. Er kann im dritten Jahr die Regelung nicht mehr in Anspruch nehmen und muss im Rahmen der Regelbesteuerung Umsatzsteuer ausweisen. Für das zweite Jahr gilt sie jedoch noch, weil der Wortlaut des Gesetzes auf den voraussichtlichen Umsatz abstellt.

Wie wird die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr berechnet?

Ein Unternehmer wird nur dann von der Umsatzsteuer befreit, wenn er nicht nur im aktuellen Kalenderjahr, sondern auch im Folgejahr die Voraussetzung des Umsatzsteuergesetzes erfüllt. Mit folgender Grafik können Sie das Kalenderjahr berechnen, welches zur weiteren Berechnung im Folgejahr genutzt wird.

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Kleinunternehmerregelung anmelden – wie geht das?

Sofern Sie die Voraussetzungen erfüllen (Umsatzgrenze), nehmen Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, indem Sie beim steuerlichen Erfassungsbogen in Zeile 7.3 ein Kreuz machen. Den steuerlichen Erfassungsbogen erhalten Sie, sobald Sie ein Gewerbe anmelden oder dem Finanzamt formlos den Beginn einer freiberuflichen Tätigkeit melden.

Kleinunternehmerregelung oder Umsatzsteuerpflicht?

Sie selbst können entscheiden, die Umsatzsteueroption zu nutzen und somit auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Sie gelten dann als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer, der den Vorsteuerabzug nutzen kann. Wenn Sie diesen Schritt gehen, sind Sie für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung hat mehrere Vor- und Nachteile:

Vorteile

Nachteile

  • Vorsteuer auf Eingangsrechnungen vom Finanzamt erstatten lassen
  • Liquiditätsvorteil durch eingenommene Umsatzsteuer
  • kein Image als „Kleinkrämer“, sondern als professioneller Unternehmer
  • Bindung an den Ausweis der Umsatzsteuer für fünf Jahre
  • bürokratischer Aufwand der Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung
  • Mehraufwand für den Unternehmer bei der Buchhaltung
  • höhere Preise in Angeboten gegenüber Privatkunden wegen aufgeschlagener Steuer

Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung lohnt sich für Sie besonders, wenn Sie in der Anfangsphase Ihrer Existenzgründung hohe Investitionen tätigen, weil Sie die Rechnungen als Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend machen können.

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Häufige Fragen und Antworten zur Kleinunternehmerregelung

Welche Rolle spielen Betriebsausgaben und Gewinn für die Kleinunternehmerregelung?

Für die Beurteilung der Einhaltung der Grenzen zählt alleine der Umsatz, also ausschließlich die eingegangenen Zahlungen. Weder die Betriebsausgaben noch der daraus ermittelte Gewinn sind relevant.

4 Tipps: So umgehen Sie als Kleinunternehmer die Umsatzgrenze legal

  1. Die Kleinunternehmerregelung gilt je Unternehmer, nicht je Haushalt. Das bedeutet, dass sowohl Sie als auch Ihr (Ehe-)Partner jeweils ein Kleingewerbe anmelden können. Wichtig in diesem Zusammenhang ist aber, dass auch die Umsatzgrenze für jede Person separat gilt. Selbst verheiratete Paare können die Umsatzgrenzen nicht ungleich verteilen (z. B. der Mann 35.000 Euro und die Frau nur 9.000 Euro).
  2. Gründung einer GbR: Eine GbR wird als eigenständiges Unternehmen angesehen, unabhängig davon, welche Personen daran beteiligt sind. Sie können also mit anderen Personen beliebig viele GbRs gründen, die wiederum jeweils die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können. Aufgepasst: Natürlich muss jede GbR auch einen echten Daseinszweck haben und die beteiligten Personen müssen sich wirklich einbringen.
  3. Einnahmen aus dem Ausland werden bei der Umsatzsteuergrenze für Kleinunternehmer nicht angerechnet. Lieferungen und Leistungen ins Ausland, unabhängig davon, ob es sich um ein EU- oder Drittland handelt, unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Daher werden die Einnahmen aus dem Ausland auch nicht bei der Einstufung als Kleinunternehmer berücksichtigt. Allerdings müssen Sie sich bei Auslandsumsätzen mit dem Umsatzsteuerrecht des jeweiligen Landes auseinandersetzen.
  4. Umsätze oder Aufträge verschieben. Behalten Sie die Umsatzgrenzen stets im Blick. Nähern Sie sich ihnen zu früh und droht eine Überschreitung, können Sie dies vermeiden, indem Sie bereits abgearbeitete Aufträge erst im neuen Jahr abrechnen oder neue Aufträge erst im Folgejahr bearbeiten.

Was passiert, wenn der Existenzgründer seine Umsatzschätzung überschreiten?

Für einen Existenzgründer im ersten Jahr ist nicht der tatsächliche Umsatz entscheidend, sondern die Schätzung. Sollte also der Umsatz des Gründers nach seiner Schätzung bei 13.000 Euro im ersten Geschäftsjahr liegen, bleibt die Kleinunternehmerregelung für dieses Gründungsjahr erhalten – selbst dann, wenn sich der tatsächliche Umsatz auf mehr als 22.000 Euro beläuft.

Allerdings kann im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung nicht mehr genutzt werden und es findet die Regelbesteuerung Anwendung.

Zählen bei der Differenzbesteuerung die Gesamteinnahmen oder die Handelsspanne?

Bei der Einstufung, ob Sie als Kleinunternehmer tätig sein können oder nicht, sind die Gesamteinnahmen entscheidend, nicht die Differenz, die bei einer Differenzbesteuerung zugrunde gelegt wird. Ein Gebrauchtwagenhändler, der Autos im Wert von 35.000 Euro ankauft und für 50.000 Euro verkauft, kann kein Kleingewerbe betreiben, da nicht die Handelsspanne von 15.000 Euro zählt, sondern der Gesamtumsatz von 50.000 Euro. Dieser übersteigt die Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung deutlich.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung abgeben?

Ja, Sie müssen auch als Kleinunternehmer eine Steuererklärung beim Finanzamt abgeben. Allerdings können Sie eine vereinfachte Gewinnermittlung nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durchführen. Es besteht keine Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung. Sie könnten aber verpflichtet sein, jährlich eine Umsatzsteuererklärung abzugeben, auf deren Basis das Finanzamt prüft, ob Sie weiterhin als Kleinunternehmer einzustufen sind.

Steuern zahlen als Kleinunternehmer: Wie hoch ist der Steuersatz bei der Kleinunternehmerregelung?

Als Kleinunternehmer haben Sie keine speziellen Vorteile bei der Zahlung von Steuern. Sie müssen Ihr Einkommen genauso versteuern wie jeder andere Einzelunternehmer oder Selbstständige auch. Ihr Steuersatz richtet sich nach verschiedenen Faktoren wie dem Gesamteinkommen und individuellen Freibeträgen. Folgende Steuerarten sollten Sie generell beachten:

  • Einkommensteuer: Ihr Gewinn unterliegt der Einkommensteuer, sofern er die Freigrenze übersteigt (2022: 9.984 Euro).
  • Gewerbesteuer: Die Gewinngrenze für die Gewerbesteuer liegt bei 24.500 Euro. Sie sind als Kleinunternehmer nur gewerbesteuerpflichtig, wenn Sie im laufenden Jahr mehr als 24.500 Euro Gewinn (!) erzielen und weniger als 50.000 Euro Umsatz machen.
  • Umsatzsteuer: Sie nehmen keine Umsatzsteuer ein und müssen entsprechend keine an das Finanzamt abführen.

Was passiert, wenn ein Kleinunternehmer aus Versehen die Umsatzsteuer in Rechnung stellt?

Wenn Sie als Kleinunternehmer auf einer Rechnung gesondert Umsatzsteuer ausweisen, dann müssen Sie diese auch an das Finanzamt abführen. Sollte es sich um ein Versehen handeln, dann können Sie die falsche Rechnung unmittelbar nach Ausstellung korrigieren. Grundlage hierfür ist § 14c Abs. 2 UStG.

Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuer: Was schreibe ich auf meine Rechnung?

Während Selbstständige, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, in der Regel in ihren Rechnungen den Brutto- und Nettopreis sowie die Höhe und den Prozentsatz der Umsatzsteuer angeben müssen, ist das bei einer Rechnungsstellung nach der Kleinunternehmerregelung nicht notwendig.

Als Kleinunternehmer weisen Sie lediglich den Nettobetrag Ihrer Leistungen aus. Zudem muss Ihre Rechnung den folgenden Hinweis enthalten: „Nach § 19 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer.“ Andere Pflichtbestandteile einer Rechnung nach UStG wie Adresse, Rechnungsdatum oder Art und Umfang der Lieferung sind auch für Kleinunternehmer verpflichtend.

Können Besitzer von Photovoltaikanlagen Kleinunternehmer sein?

Sofern Ihre Umsätze die Grenzen nicht überschreiten, können Sie auch als Besitzer einer Photovoltaikanlage die Kleinunternehmerregelung nutzen. Das klappt aber nur, wenn alle Ihre gewerblichen oder selbstständigen Einnahmen die Umsatzgrenze nicht überschreiten. Diese Variante lohnt sich also selten für Selbstständige, wohl aber für Arbeitnehmer oder Rentner, die neben der Photovoltaikanlage keine weiteren gewerblichen Umsätze generieren.

  1. Prüfen Sie, ob die Kleinunternehmerregelung für Sie infrage kommt oder ob die Umsatzsteuerpflicht für Sie eine Option ist.
  2. Berechnen Sie dazu insbesondere Ihre geschätzten bzw. tatsächlichen Umsätze.
  3. Sind Sie unsicher, ob die Kleinunternehmerregelung für Sie eine sinnvolle Wahl ist?
  4. Nehmen Sie an meinem Onlineseminar zum Thema „Kleinunternehmerregelung verstehen“ teil!
Bild Torsten Montag mit weißem Hemd, sitzend
Gründerlexikon-Redaktion Torsten Montag

Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.