Lieferantenbewertung: Beurteilen Sie regelmäßig Ihre Lieferanten!

Excel Datenerfassung Lieferantenbeurteilung
Bild: H. Zingel

Innerhalb der unternehmerischen Arbeit gehört die Lieferantenbewertung zu den wesentlichen Aufgaben. Hierbei geht es grundsätzlich darum, die Hersteller und Großhändler, mit denen man sich in geschäftlicher Beziehung befindet, nach standardisierten Kriterien möglichst genau und eindeutig zu beurteilen. Aus der Lieferantenbewertung ergeben sich wichtige Erkenntnisse darüber, welche Unternehmen für welche Projekte besonders geeignet sind, welche Kooperationen man vertiefen und welche man besser reduzieren oder sogar vollständig beenden sollte.

Welche Ziele verfolgt die Lieferantenbewertung?

Lieferantenbewertung ist ein wichtiges Instrument des Lieferantenmanagements bzw. der Lieferantenanalyse zur Bestimmung der Leistungsfähigkeit von Lieferanten basierend auf den vorher festgelegten Bewertungskriterien. Dieser Bewertungsprozess wird durchgeführt, um die Stärken und Schwächen der potenziellen Lieferanten objektiv und vergleichbar einzuschätzen und somit die besten Kandidaten auszuwählen. Weitere Ziele der Lieferantenbewertung sind:

  • frühzeitige Erkennung von Risiken, welche zur Verursachung von Kosten durch eine schlechte Lieferantenperformance führen können,
  • regelmäßige Überwachung der Lieferantenqualität,
  • Optimierung der Lieferantenbeziehung,
  • Stärkung eigener Wettbewerbsfähigkeit.

Wie sieht ein Kriterienkatalog der Lieferantenbewertung aus?

Um die Leistung eines Lieferanten ordnungsgemäß messen zu können, werden klar definierte Bewertungskriterien herangezogen, die in der Regel nicht fixiert sind und  vom Unternehmen selbst festgelegt werden. Folgender Kriterienkatalog können z.B. als Basis für die Lieferantenbewertung genutzt werden.

Standardbewertungskriterien:

  • Liefertermin
  • Liefermenge
  • Rücklieferungen

Zusatzbewertungskriterien:

  • Mengen- und Termintreue
  • Qualität der gelieferten Produkte
  • Preis
  • Service
  • ppm-Rate der gelieferten Teile
  • Zahlungsbedingungen
  • Innovationsfähigkeit des Lieferanten

Berechnung von Bewertungskennzahlen und Gewichtung

Aus den oben augeführten Bewertungskriterien ergeben sich Bewertungskennzahlen, welche die Lieferanten klassifizieren und ihre Leistungsfähigkeit in Bezug auf quantitative und qualitative Anforderungen des Unternehmens bewerten.

Als Beispiel nehmen wir nun die drei Standardbewertungskennzahlen.

Die Kennzahl Liefertermin (LT) wird berechnet, indem die Punkte aller Anlieferungen pro Lieferant addiert und durch die Anzahl der Wareneingänge dividiert werden:

Artikel

Bestellt

Geliefert

Werktage

Punkte

Artikel A

15.08.2013

30.08.2013

11

30

Artikel B

10.09.2013

13.09.2013

3

100

Artikel C

14.10.2013

22.10.2013

6

60

Summe

3

 

 

190

Berechnung: 190 : 3 = 63,3

Die Kennzahl Liefermenge (LM) wird berechnet, indem die Punkte aller Anlieferungen pro Lieferant addiert und durch die Anzahl der Wareneingänge dividiert werden:

Artikel

Menge bestellt

Menge geliefert

Abweichung

Punkte

Artikel A

10000 Stk.

9000 Stk.

10 %

60

Artikel B

5000 Stk.

5000 Stk.

0 %

100

Artikel C

8000 Stk.

4000 Stk.

50 %

0

Summe

3

 

 

160

Berechnung: 160 : 3 = 53,3

Die Kennzahl Rücklieferungen (LR) wird aus dem Vergleich reklamierter bzw. rückgelieferter Menge zur gelieferten Menge berechnet. Das Verhältnis reklamierte Menge / Liefermenge * 1.000.000 ergibt die Fehlerrate pro Millionen Stück (ppm):

Artikel

Liefermenge

rückgeliefert

ppm

Artikel A

10000    Stk.

10 Stk.

1000

Artikel B

5000      Stk.

0 Stk.

0

Artikel C

8000      Stk.

4 Stk.

500

Summe

23000    Stk.

14 Stk.

608

Aus dem ppm-Wert wird die Kennzahl Rücklieferungen ermittelt. Dabei wendet man folgendes Punkteschema an:

ppm Rate

ppm Rate

Punkte

> 9000

 

0

8999

6000

20

5999

3000

30

2999

1800

60

1799

500

80

< 500

 

100

In unserem Beispiel ist die Kennzahl Rücklieferungen somit 80.

Klassifizierung der Lieferanten

Lieferanten werden am häufigsten in drei Klassen eingestuft: A-LieferantenB-Lieferanten oder C-Lieferanten (ABC-Einstufung). Die Einstufung ergibt sich aus den ermittelten Bewertungskennzahlen – diese werden addiert und durch die Anzahl der Bewertungskriterien dividiert. Dabei wird folgendes Schema angewandt:

Einstufung

100 – 87 Punkte

A-Lieferant

 

86 – 60 Punkte

B-Lieferant

 

59 – 0 Punkte

C-Lieferant

In unserem Beispiel:

63,3 (LT) + 53,3 (LM) + 80 (LR) / 3 = 65,5 = B-Lieferant

Lieferantenbewertung: Kriterien, Checklisten und Beispiele

Dieser Artikel wird Sie mit den Grundlagen der Lieferantenbewertung, mit den wesentlichen Kriterien, mit Checklisten, Beispielen und Mustern sowie mit konkreten Verfahren vertraut machen, die Sie im unternehmerischen Alltag sofort anwenden können. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Konsequenzen Sie aus den Ergebnissen einer gründlichen Bewertung ziehen sollten und auf welche Weise diese dazu beitragen, ihren geschäftlichen Erfolg zu mehren und zu festigen. Zu Beginn wollen wir uns dazu anschauen, wie Sie als Unternehmer überhaupt an einen guten Lieferantenpool gelangen und was die Lieferantenbewertung konkret für Sie und Ihr Unternehmen leisten kann. Im Anschluss daran werden wir Ihnen die Kriterien vorstellen, anhand derer Sie Ihre Lieferanten zuverlässig bewerten können. Außerdem stellen wir Ihnen die einmalige Methode des Sozialökonomen Harry Zingel (1963 – 2009) vor, der sich sehr intensiv mit der Lieferantenbeurteilung beschäftigt hat. Am Ende dieses Artikels werden wir Ihnen schließlich vor Augen führen, was Sie mit den Ergebnissen der Lieferantenbewertung anfangen können und welche Konsequenzen Sie hieraus ziehen sollten.

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Augen auf bei der Lieferantenauswahl

Annähernd jedes Unternehmen benötigt einen festen Bestand an Lieferanten. Hierbei handelt es sich in der Regel um Hersteller und Großhändler, die Sie mit den unterschiedlichen Waren beliefern können, die Sie für den eigenen Geschäftsbetrieb benötigen. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Rohstoffe, Hilfsmittel, Werkzeuge, den allgemeinen Betriebs- und Bürobedarf oder auch um Handelsware handeln. Es hängt von Ihrem individuellen Geschäftsmodell ab, welche Warenbereiche innerhalb Ihres Beschaffungsmanagements eine wichtige Rolle spielen und wie dementsprechend Ihr Lieferantenpool aufgebaut sein muss.

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Eine Lieferantenbewertung ist natürlich nur dann möglich, wenn Sie bereits über Lieferanten verfügen. Grundsätzlich gilt hierbei, dass ein standardisiertes System zur Beurteilung der einzelnen Geschäftspartner nur dann sinnvoll ist, wenn die Gruppe der Lieferanten bereits so groß ist, dass es einer einzelnen Person nicht mehr ohne weiteres möglich ist, den Überblick in Bezug auf die Leistungsfähigkeit, die Eigenschaften, die Merkmale und die Zuverlässigkeit der einzelnen Zulieferer zu behalten.

Es empfiehlt sich allerdings, selbst bei einem vergleichsweise geringen Bedarf an Waren, ein dicht gewobenes und gut funktionierendes Netz an Lieferanten zu unterhalten. So verhindert man übermäßige Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern oder Großhändlern, erhält eine ausgewogene Preistransparenz und erzielt innerhalb von Verhandlungsgesprächen eine bessere Ausgangsposition. Dabei ist es nicht immer ganz einfach, die passenden Lieferanten für das eigene Unternehmen zu finden. Wie man sich leicht vorstellen kann, hat sich die Anbahnung zwischen Einkäufern und Zulieferern mittlerweile fast vollständig auf das Internet verlagert. Hier sind es allerdings weniger die großen und bekannten Suchmaschinen wie Google, die vorrangig eingesetzt werden, sondern stattdessen eher spezialisierte Business-Suchmaschinen, die sich voll und ganz auf die Vermittlung geschäftlicher Kontakte konzentrieren.

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Wo finden Sie neue Lieferanten?

Bereits in der Informationsphase habe ich darauf hingewiesen, Opens internal link in current windowLieferanten durch Kostenvoranschläge zu suchen. Sollten Sie nun einige Lieferanten aufgrund der Lieferantenbewertung abstoßen müssen, benötigen Sie früher oder später Ersatz. Daher mein Tipp: Nutzen Sie die Opens external link in new windowDatenbank von lieferanten.de um neue Lieferanten zu finden!

Die wichtige Bedeutung der Lieferantenbewertung

Warum ist es eigentlich wichtig, Lieferanten regelmäßig, gründlich und vor allem auf standardisierte Weise zu beurteilen und zu bewerten? Nun, auf der einen Seite gelangen Sie im Rahmen Ihrer täglichen Arbeit natürlich ganz von selbst zu einer subjektiven Einschätzung über bestehende Geschäftskontakte. Diese hängen zum einen von konkreten Erlebnissen ab, in die Sie involviert waren und speisen sich zum anderen aus Ihrem persönlichen Eindruck. Beide Faktoren spielen zwar berechtigt eine Rolle bei der Lieferantenbewertung, sind aber natürlich völlig subjektiv.

Vielleicht ist Ihnen ein bestimmter Verkäufer besonders sympathisch und bislang ist es nicht passiert, dass der Lieferant offen erkennbar versagt hat oder unzuverlässig war. Sie würden daher zu einem positiven Urteil gelangen, obwohl das Unternehmen vielleicht viel zu teuer ist, mit leichten Verzögerungen liefert und nur langsam auf Rückfragen reagiert. Umgekehrt kann es ebenso sein, dass Sie einen Lieferanten subjektiv negativ bewerten, weil Sie dessen Vertreter nicht mögen und Ihnen einmal ein negativer Vorfall zu Ohren kam. Vielleicht würden Sie genau diesen Lieferanten beim Einkauf seltener oder gar nicht mehr berücksichtigen, obwohl er in Wirklichkeit sehr günstige Waren anbietet, mit großer Zuverlässigkeit liefert und immer prompt reagiert.

Sie sehen also: Es ist wichtig, die Lieferantenbewertung auf ein möglichst objektives, standardisiertes und transparentes Fundament zu stellen. Nur so können Sie sicherstellen, dass bei wirklich jedem Partner sämtliche Kriterien in die Beurteilung einfließen, dass sich keine subjektiven Eindrücke in den Vordergrund drängen und dass Sie einen guten Lieferanten problemlos von einem schlechten Lieferanten unterscheiden können. Anhand welcher Kriterien eine solche Lieferantenbewertung besonders erfolgreich verläuft, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Mit dem richtigen Formular gelingt die Lieferantenbewertung reibungslos

Ausschnitt Excel Lieferantenbewertung, Punktesystem und Notenvergabe
Bild: H. Zingel

Um unsere Lieferanten zutreffend, fair und objektiv bewerten zu können, müssen wir mit bestimmten Kriterien arbeiten, die uneingeschränkt für jedes Unternehmen gelten und die mit größter Sorgfalt untersucht und dokumentiert werden sollten. Die verschiedenen Kriterien fließen dann jeweils, unterschiedlich stark gewichtet, in eine Gesamtbewertung ein und zeigen uns so auf einen einzigen Blick, was von dem jeweiligen Unternehmen zu halten ist.

Wichtige Bestandteile eines solchen Kataloges von Kriterien betreffen unter anderem die Zuverlässigkeit des Lieferanten in Bezug auf seine Liefertreue, die Reaktionsgeschwindigkeit auf Anfragen, Reklamationen oder Mahnungen, die technische Qualität der gelieferten Waren oder auch das allgemeine Engagement und die Servicebereitschaft.

Um die Standardisierung zu gewährleisten, müssen die einzelnen Kriterien im Rahmen von konkreten Fragen und vorgegebenen Antworten abgearbeitet werden. Wird diese Vorgehensweise nicht eingehalten, dann besteht die Gefahr, dass sich subjektive Eindrücke auf die Ergebnisse auswirken und die Lieferantenbewertung damit ihre Bedeutung verliert.

Lieferantenbewertung als Freeware?

Der Sozialökonom und Dozent Harry Zingel hat sich sehr eingehend mit der Lieferantenbewertung beschäftigt und hierzu ein sehr interessantes Tool geschaffen. Bei dem Werkzeug handelt es sich um ein komplexes Formular, mit dessen Hilfe ein Lieferantenstamm erfasst und exakt bewertet werden kann. Diese Beurteilung erfolgt auf Basis der Beantwortung von konkreten Fragen zu jedem einzelnen Unternehmen.

Im Hintergrund ordnet das Tool jeder Antwort einen bestimmten Punktwert zu, wodurch die verschiedenen Kriterien, je nach ihrer Bedeutung, unterschiedlich stark gewertet werden. Im Ergebnis wirft das System dann eine Gesamtpunktzahl aus, die in eine Bewertung nach dem Schulnotenprinzip übertragen werden kann. So steht nicht nur eine objektive und vergleichbare Lieferantenbewertung zur Verfügung. Zusätzlich lassen sich auch Ranking-Listen erstellen, die aufzeigen, in welcher Reihenfolge Lieferanten bei der Auftragsvergabe berücksichtigt werden sollten.

2 Karteikisten mit Lieferanten und Liefervorgängen zur verdeutlichung der datenbankversion für lieferantenbewertungen
Bild: T. Montag, H. Zingel / Gründerlexikon

Das Tool von Harry Zingel steht sowohl in einer Excel- als auch in einer Datenbank-Version zur Verfügung. Das Excel-Modell ist einfacher gehalten und geht davon aus, dass jedem Lieferanten nur ein Bewertungssatz zugewiesen wird. Innerhalb der Datenbank-Variante besteht ergänzend die Möglichkeit, jeden einzelnen Liefervorgang getrennt voneinander zu bewerten und auf diese Weise zu einem Ergebnis mit deutlich höherer Validität zu gelangen. Hinzu kommt die Einschränkung, dass sich innerhalb von Excel maximal 65.536 Zeilen verarbeiten lassen. Dies beschränkt die Gesamtzahl der möglichen Bewertungen, die innerhalb des Datenbank-Modells uneingeschränkt ist.

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Dokumentation zur Software

Die Lieferantenbewertung lohnt sich also in jeglicher Hinsicht und lässt sich vor allem mit einem passenden Tool hervorragend in den Arbeitsalltag integrieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine solche Software wirklich benötigen, biete ich Ihnen genau an dieser Stelle die Dokumentation zur Software von Harry Zingel Opens internal link in current windowmit Gründerlexikon Prime an.

Die Lieferantenbewertung und ihre Konsequenzen

Abschließend wollen wir uns mit der Frage beschäftigen, welche Konsequenzen Sie als Unternehmer eigentlich aus den Ergebnissen der Lieferantenbewertung ziehen sollten. Schließlich dient diese Vorgehensweise einer bestimmten Zielsetzung und nicht dem Zeitvertreib. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass eine objektive Einschätzung immer dann eine wertvolle Unterstützung bildet, wenn es um die Vergabe von Aufträgen, um Verhandlungen über Konditionen oder um den Abschluss von Verträgen geht. Ein Blick in die hinterlegten Daten gestattet es dem Verantwortlichen sofort, sich einen Überblick über sämtliche Facetten der bisherigen Zusammenarbeit zu verschaffen.

Ein wesentlicher Einsatzbereich der Lieferantenbewertung ist darüber hinaus die Erarbeitung von sogenannten Rankings. Hierbei handelt es sich um Listen von Lieferanten, die für ein bestimmtes Einkaufsprojekt grundlegend geeignet sind. Die Reihenfolge der Liste zeigt nun genau auf, welche Hersteller oder Großhändler besonders zu empfehlen sind. Je weiter unten im Ranking ein Lieferant landet, desto weniger empfiehlt es sich, mit diesem Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Hiermit kommen wir zu einem weiteren wichtigen Einsatzbereich der Lieferantenbewertung. Diese basiert auf Opens internal link in current windowdem Pareto Prinzip. Hierbei handelt es sich um ein weit verbreitetes Denkmodell, das auf den italienischen Ingenieur, Soziologen und Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Federico Pareto zurückgeht. Das Pareto Prinzip beschreibt ein statistisches Phänomen, wonach sich in vielen Bereichen 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent des gesamten Aufwandes erreichen lassen. Die Beobachtungen des Wissenschaftlers gingen ursprünglich davon aus, dass rund 20 Prozent der Bevölkerung über rund 80 Prozent des Bodenbesitzes verfügen.

Hierzu passt die deutlich später erlangte Erkenntnis, dass ungefähr 20 Prozent der weltweiten Bevölkerung über ungefähr 80 Prozent des Weltvermögens verfügen. Überträgt man das Pareto Prinzip auf andere Bereiche, dann lässt sich hiervon ableiten, dass sich viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von nur 20 Prozent so erfüllen lassen, dass 80 Prozent aller Probleme gelöst werden. Übertragen auf Ihren Lieferantenstamm würde das bedeuten, dass Sie fast alle Anforderungen mit nur 20 Prozent Ihrer Lieferanten erledigen könnten. Eine entsprechende Konzentration auf weniger Unternehmen würde den Arbeits- und den Betreuungsaufwand deutlich verringern und dafür sorgen, dass Ihnen viele weitere Kapazitäten zur Verfügung stünden.

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