Die wichtigsten Inhalte: So schließen Sie einen Arbeitsvertrag

Nachdem sich ein Bewerber erfolgreich durch die Personalauswahl gekämpft hat, schließen Sie einen Arbeitsvertrag mit ihm. Damit Sie sich im Arbeitsrecht nicht verzetteln, fasse ich heute für Sie zusammen, worauf Sie beim Arbeitsvertrag achten sollten.

Vertragsfreiheit: großer Gestaltungsspielraum bei den Regelungen

Bei einem Arbeitsvertrag handelt es sich um einen Dienstvertrag nach den §§ 611 – 630 BGB, den Sie mit dem Mitarbeiter frei aushandeln können, solange Sie die Vorgaben der Arbeitsgesetze einhalten. Dazu zählen etwa das Arbeitszeitgesetz, Bundesurlaubsgesetz und Kündigungsschutzgesetz. Aber auch das BGB ist anzuwenden. Die Regelungen eventuell gültiger Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen müssen ebenfalls beachtet werden. Der Vertrag definiert wichtige Haupt- und Nebenpflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis.

Ein- und derselbe Anspruch des Arbeitnehmers kann sich aus unterschiedlichen Rechtsgrundlagen ergeben. Ein Beispiel: Sie und Ihr Arbeitnehmer vereinbaren, dass er pro Jahr Anspruch auf 18 Urlaubstage hat. Als einzelvertragliche Vereinbarung hätte der Arbeitsvertrag eigentlich Vorrang. Der Gesetzgeber spricht jedoch jedem Arbeitnehmer 20 Tage Urlaub zu (5-Tage-Woche). Angenommen, es gibt zusätzlich einen Tarifvertrag, der 25 Tage Urlaub verspricht. Dann hätte dieser Vorrang. Man spricht vom Günstigkeitsprinzip – die für den Arbeitnehmer günstigste Bestimmung gilt.

Die Form: Muss ein Arbeitsvertrag schriftlich geschlossen werden?

Ein Arbeitsvertrag kann auch zustande kommen, wenn dazu kein Schriftstück unterschrieben wurde. Schon die mündliche Vereinbarung im Bewerbungsgespräch kann ausreichen, um den Vertrag zu begründen. Und sogar das sogenannte konkludente Handeln kann genügen: Halten Sie den Arbeitnehmer nicht davon ab, die Arbeit aufzunehmen, wird ein Arbeitsvertrag geschlossen.

Allerdings verpflichtet das Nachweisgesetz (NachwG) Sie als Arbeitgeber, innerhalb eines Monats die wichtigsten Eckdaten zum Arbeitsvertrag schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Tipp: Um rechtlichen Streitigkeiten aus dem Weg zu gehen, sollten Sie den Arbeitsvertrag schon vor der Arbeitsaufnahme detailliert in schriftlicher Form verfassen.

Befristeter oder unbefristeter Arbeitsvertrag?

Der unbefristete Arbeitsvertrag ist der Standardfall im Arbeitsverhältnis. Es wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und später durch eine Kündigung oder den Renteneintritt aufgelöst. Demgegenüber steht das befristete Arbeitsverhältnis, das Ihnen als Arbeitgeber ein wenig mehr Sicherheit und Flexibilität gibt, für den Arbeitnehmer meist aber weniger attraktiv ist. Beim befristeten Arbeitsverhältnis lassen sich zwei Arten unterscheiden:

  • Befristung ohne Sachgrund: Die Befristung wird auf Zeit bestimmt (z. B. auf ein Jahr). Ohne Sachgrund darf der Arbeitsvertrag höchstens auf zwei Jahre befristet werden, wobei innerhalb dieser Zeitspanne drei Verlängerungen möglich sind (z. B. zweimal ein halbes Jahr und einmal ein Jahr). Eine Ausnahme gilt für Unternehmen in den ersten vier Jahren nach der Gründung: Eine Befristung von bis zu vier Jahren kann zulässig sein.

    Hinweis: Arbeitnehmer, die älter als 52 Jahre sind, können auch länger als zwei Jahre befristet werden. Der EuGH hat hierzu entschieden, dass Befristungen bis zu fünf Jahre möglich sind. Voraussetzung ist aber, dass der Arbeitnehmer vor der Einstellung mindestens vier Monate lang arbeitslos war.
     
  • Befristung mit Sachgrund: Im Arbeitsvertrag wird ein Sachgrund für die Befristung genannt. Tritt ein bestimmter Sachverhalt ein, endet der Arbeitsvertrag, wobei dieses Ende vorher nicht bestimmt ist (z. B. Sachgrund = Vertretung einer Mutter in Elternzeit, Beendigung = bei Rückkehr der Mitarbeiterin aus der Elternzeit).

Achtung: Ein befristeter Arbeitsvertrag kann regulär nicht ordentlich gekündigt werden, sondern endet nur durch Zeitablauf bzw. Eintritt des Sachgrunds. Nehmen Sie diese Möglichkeit gezielt in den schriftlichen Arbeitsvertrag auf, um auch während der Laufzeit ordentlich kündigen zu können. Außerdem ist wichtig, dass Sie den Arbeitsvertrag vor der Arbeitsaufnahme schriftlich niederlegen, ansonsten entsteht automatisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis (Befristung unwirksam).

Sie können eine Befristung nutzen, um die Probezeit "auszudehnen". Bedenken Sie allerdings, dass für Bewerber, die bereits eine unbefristete Arbeitsstelle haben, der Wechsel in einen befristeten Arbeitsvertrag nicht besonders attraktiv erscheint.

Was ist eine Entfristungsklage?

Sofern ein Arbeitnehmer das Gefühl hat, dass die Befristung seines Arbeitsverhältnisses unzulässig war, kann er eine Entfristungsklage anstrengen. Hierfür muss er spätestens innerhalb von drei Wochen nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses beim Arbeitsgericht eine Klage auf Feststellung eines unbefristeten Arbeitsvertrags erheben. In der Praxis enden solche Entfristungsklagen häufig mit der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gegen Zahlung einer angemessenen Abfindung an den Arbeitnehmer.

Beachten Sie, dass für ein befristetes Vertragsverhältnis zwingend die Schriftform vorgesehen ist (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Missachten Sie diese Vorschrift, wird zwar der Vertrag an sich nicht nichtig – wohl aber die Befristung.

Zwingende Inhalte des Arbeitsvertrags: Was muss er beinhalten?

Im Hinblick auf den Dienstvertrag besteht grundsätzlich Vertrags- und Formfreiheit. Allerdings sind Sie nach dem Nachweisgesetz verpflichtet, dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats eine Niederschrift des Vertrags auszuhändigen. Das NachwG fordert diese Mindestinhalte für den Arbeitsvertrag:

  1. Name und Anschrift beider Vertragsparteien
  2. Beginn des Arbeitsverhältnisses
  3. bei befristeten Arbeitsverträgen das Ende des Arbeitsverhältnisses
  4. Arbeitsort bzw. Hinweis auf verschiedene Arbeitsorte
  5. Charakterisierung der Tätigkeit
  6. Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
  7. Arbeitszeit
  8. Höhe des Urlaubsanspruchs
  9. Kündigungsfristen
  10. Hinweis auf geltende Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Außerdem sollten auch Hinweise zur Rentenversicherung enthalten sein, beispielsweise bei geringfügig Beschäftigten.

Tipps zu den Inhalten im Arbeitsvertrag

Um alle Klauseln konform mit dem Arbeitsrecht und einem etwaigen Tarifvertrag zu gestalten, beachten Sie am besten diese Tipps zu den Inhalten des Arbeitsvertrags:

  • Kündigung: Geben Sie an, welche Fristen für eine Kündigung gelten bzw. verweisen Sie auf das Kündigungsschutzgesetz. Für Arbeitgeber sinnvoll ist der Vermerk, dass sich die Kündigungsfristen des Arbeitnehmers mit steigender Betriebszugehörigkeit im selben Maße verlängern wie jene für Kündigungen des Arbeitgebers. Achtung: Sie dürfen für die Kündigung des Mitarbeiters niemals längere Fristen vorsehen als für die Kündigung des Arbeitgebers.
  • Beschreibung der Tätigkeiten: Bleiben Sie bei der Beschreibung der Hauptpflichten und Nebenpflichten aus dem Vertrag besser möglichst allgemein. Je detaillierter die Bestimmungen sind, desto schwieriger wird es später, dem Arbeitnehmer andere Tätigkeiten zuzuweisen, ggf. nur noch über eine Änderungskündigung.
  • Arbeitszeit: Der Vertrag muss die Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit ausweisen. Die genaue Lage der Arbeitszeit müssen Sie aber nicht nennen.
  • Überstunden: Nehmen Sie einen Hinweis auf, dass der Arbeitgeber Überstunden anordnen darf. Beachten Sie dabei, dass Sie bei der Anordnung von Überstunden das Arbeitszeitgesetz einhalten, insbesondere im Hinblick auf die gesetzliche Höchstarbeitsdauer und Ruhepausen.
  • Probezeit: Legen Sie eine Probezeit von höchstens sechs Monaten fest, während der verkürzte Kündigungsfristen für beide Parteien gelten. In diesem Zeitraum können beide Parteien mit einer Frist von zwei Wochen kündigen (§ 622 BGB).
  • Erholungsurlaub: Der gesetzliche Urlaubsanspruch steht dem Arbeitnehmer ohnehin zu (20 Tage bei 5-Tage-Arbeitswoche). Möchten Sie ihm mehr Urlaub gewähren, sollten Sie dies schriftlich festhalten. Ein Anspruch auf mehr Urlaubstage kann sich auch aus einem Tarifvertrag ergeben.
  • Vergütung: Schlüsseln Sie auf, wie sich die Gesamthöhe des Gehalts zusammensetzt (z. B. Zuschläge, Zulagen, Sonderzahlungen, Prämien). Beachten Sie hierbei die Vorschriften des Mindestlohngesetzes (MiLoG). Ab dem 1. Januar 2022 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 9,82 Euro pro Stunde, ab dem 1. Juli 2022 10,45 Euro.
  • Geheimhaltung: Verpflichten Sie den Arbeitnehmer zur Geheimhaltung von Betriebsinterna und Geschäftsgeheimnissen.
  • Nebentätigkeiten: Halten Sie fest, dass der Mitarbeiter eine Nebentätigkeit vorab anzeigen muss. Unterlässt er dies, können Sie in der Regel eine Abmahnung aussprechen. Zusätzlich können Sie in den Vorschriften ein Wettbewerbsverbot verankern.
  • Arbeitsunfähigkeit: Möchten Sie als Arbeitgeber den Mitarbeiter dazu verpflichten, im Krankheitsfall ab dem ersten Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen, halten Sie dies im Vertrag fest.

Da Vertragsfreiheit besteht, können Sie auch weitere Zusatzvereinbarungen in den Vertrag aufnehmen, etwa zur Überlassung eines Dienstwagens, eine Bindungsklausel aufgrund einer bezahlten Weiterbildung oder Vorschriften zur privaten Nutzung des betrieblichen Internetzugangs.

Übrigens gibt es trotz der gesetzlichen Vertragsfreiheit Aspekte, die der Arbeitsvertrag nicht oder nur in begründeten Ausnahmefällen vorschreiben darf. Hierzu gehören beispielsweise die Kleidung der Mitarbeiter, eine pauschale Abgeltung aller Überstunden mit dem Gehalt oder das Verbot eines gefährlichen Hobbys.

Sicherlich haben Sie schon einmal vom gesetzlichen Direktionsrecht oder Weisungsrecht des Arbeitgebers gehört. In § 106 GewO und § 315 BGB ist normiert, dass der Mitarbeiter zur weisungsgebundenen Leistung verpflichtet ist und der Arbeitgeber ihm im Rahmen seines Dienstvertrags Tätigkeiten und Aufgaben zuweisen kann. Innerhalb dieser gesetzlichen Regelungen können Sie über den Inhalt, Ort und die Zeit der zu erbringenden Leistung bestimmen.

Häufige Fragen zu den Regelungen im Arbeitsvertrag

Ich habe hier für Sie die häufigsten Fragen rund um die Regelungen im Arbeitsvertrag zusammengefasst:

Wer bekommt das Original und wer die Kopie des Arbeitsvertrags?

Liegt nur ein Exemplar des Arbeitsvertrags vor, erhält der Mitarbeiter das Original und Sie nehmen eine unterschriebene Kopie zu Ihren Unterlagen. Idealerweise drucken Sie den Arbeitsvertrag zweimal aus und lassen für beide Vertragspartner ein Dokument im Original unterschreiben. 

Kann der Arbeitnehmer den Arbeitsvertrag absagen?

Bekommt der neue Mitarbeiter plötzlich doch noch ein besseres Jobangebot, kann es passieren, dass er den Arbeitsvertrag wieder absagt. Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer an seine Vereinbarung gebunden und könnte nur im Rahmen der gesetzlichen Kündigungsfristen kündigen (innerhalb der Probezeit zwei Wochen). Er müsste also eigentlich die Stelle zunächst einmal antreten.

Dies ist allerdings aus zwei Gründen für den Arbeitgeber nicht erstrebenswert: Erstens wäre der Mitarbeiter höchstens zwei Wochen bei Ihnen und würde somit in der Regel mehr Aufwand als Nutzen bringen. Zweitens besteht die Gefahr, dass er sich für die zwei Wochen krankschreiben lässt, statt seine Arbeit zu leisten. In beiden Fällen verlieren Sie wertvolle Zeit bei der Suche nach einem Ersatz. Sinnvoller ist es deshalb, den Mitarbeiter ziehen zu lassen und sich lieber gleich wieder auf die Personalsuche zu konzentrieren, damit Sie die Stelle hoffentlich bald neu besetzen können.

Welche gesetzlichen Pflichten beinhaltet ein Vertrag im Arbeitsrecht?

Das gesetzliche Arbeitsrecht sieht neben den konkreten Vereinbarungen im Arbeitsvertrag eine ganze Reihe von Hauptpflichten und Nebenpflichten vor, zum Beispiel:

 

Hauptpflichten

Nebenpflichten

Pflichten Arbeitgeber

  • pünktliche Zahlung der Vergütung (§ 611a BGB)
  • korrektes Abführen der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
  • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
  • Beschäftigungspflicht
  • Fürsorgepflicht
  • Schutz- und Sorgfaltspflichten
  • Gewährung der gesetzlichen Urlaubstage
  • Wahrung des Datenschutzes

Pflichten Mitarbeiter

persönliche Erbringung der vereinbarten Leistung (§ 611a BGB)

  • Verschwiegenheitspflicht
  • Treuepflicht
  • Verbot der Annahme von Bestechungsversuchen
  • Unterlassung von Rufschädigung zu Lasten des Arbeitgebers
  • Pflicht zum Schutz des Eigentums des Arbeitgebers
  • Auskunftspflichten

Gibt es ein Muster für einen Arbeitsvertrag?

Im Internet kursieren zahlreiche Muster mit Regelungen für einen Arbeitsvertrag. Nutzen Sie doch einfach die Arbeitsvertrag-Vorlage des Gründerlexikons. Falls Sie unsicher sein sollten, lassen Sie Ihr Musterformular mit seinen Regelungen von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen, ehe Sie es einsetzen.

Tipp: Bereiten Sie am besten einen Muster-Arbeitsvertrag für unterschiedliche Vertragsverhältnisse vor, etwa einen Vertrag für Vollzeitangestellte, für befristete Mitarbeiter, für Teilzeitangestellte und Aushilfen, für Minijobber oder Praktikanten.

Welche Sachgründe gibt es für eine Befristung?

Einen befristeten Arbeitsvertrag können Sie aus verschiedensten Gründen schließen, beispielsweise:

  • zur Vertretung eines vorübergehend nicht verfügbaren Mitarbeiters (z. B. längerfristige Erkrankung, Mutterschutz/Elternzeit, Wehrdienst, Pflegezeit)
  • zur Mitarbeit an einem zeitlich befristeten Projekt
  • vorübergehende Produktionsspitze
  • saisonales Geschäft (z. B. Erntehelfer)
  • Befristung zur Erprobung

Im Grunde genommen können Sie hier jeden betrieblich orientierten Sachgrund verwenden, der sich objektiv nachvollziehen lässt, solange Sie ihn in den Arbeitsvertrag aufnehmen.

Muss ich die Klauseln des Vertrags übersetzen?

Ist Ihr Mitarbeiter der deutschen Sprache nicht mächtig? Es fällt in seinen Verantwortungsbereich, wenn er sich auf Deutsch als Vertragssprache einlässt. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die vereinbarten Bestimmungen von sich aus zu übersetzen (Urteil des Bundesarbeitsgerichts, Az. 5 AZR 252/12 B).

  1. Schließen Sie mit Ihrem Mitarbeiter einen Dienstvertrag, in dem Sie die Rechte und Pflichten beider Parteien festhalten (z. B. Tätigkeit, Zahlung der Vergütung, Überstunden).
  2. Melden Sie Ihren Mitarbeiter bei der Sozialversicherung an.
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Bild Torsten Montag mit weißem Hemd, sitzend
Gründerlexikon-Redaktion Torsten Montag

Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.

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