Was sind eigentlich Aufmerksamkeiten?
Aufmerksamkeiten sind Leistungen des Arbeitgebers, die keine Gegenleistung für die erbrachte Arbeitsleistung sind. Sie werden vom Arbeitgeber zu einem besonderen Anlass (bspw. Geburtstag, Jubiläum oder eine bestandene Prüfung) gewährt. Aufmerksamkeiten sind immer Sachleistungen und dürfen eine Freigrenze von 40 € nicht überschreiten. Geldzuwendungen gelten nicht als Aufmerksamkeiten. Sie stellen immer Arbeitslohn dar.
Geschäftlicher Anlass
Bewirtungskosten müssen aus einem geschäftlichen Anlass entstehen. Das können bspw. Besprechungen laufender Aufträge o.ä. sein. Auch potentielle Kunden des Unternehmers können bewirtet werden, um eventuelle Aufträge zu erhalten. Der Gesetzgeber verlangt jedoch vom Unternehmer, dass eine betriebliche Bewirtung regelmäßig um einen privaten Anteil korrigiert werden muss, da der bewirtende Unternehmer ebenfalls an der Bewirtung teilnimmt und diese Aufwendungen privat veranlasst betrachtet werden. Die regelmäßige Korrektur hat in Höhe von 30% der nachgewiesenen Aufwendungen zu erfolgen.
Formelle Anforderungen an den Bewirtungskostenbeleg
Der Beleg für die Kosten der Bewirtung sollte maschinell erstellt sein. Auf ihm muss der Ort und der Tag der Bewirtung, die Höhe der Bewirtungsaufwendungen (wobei diese jedoch nicht in einer Gesamtsumme angegeben sein sollten, sondern in die einzelnen Getränke und Speisen aufgegliedert werden müssen), der Anlass der Bewirtung sowie die Namen der bewirteten Personen (also auch der Name des Unternehmers selbst) aufgeführt sein. Zu guter letzt sollte der Unternehmer dem Beleg eigenhändig unterschreiben.
Vorsteuerabzug aus Bewirtungsbelegen
Durch die gesetzliche Regelung kann der Unternehmer 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben zum Ansatz bringen. Über den Vorsteuerabzug wurden in der letzten Zeit viel gestritten, so dass es häufig gegenteilige Urteile hagelte. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 10.2.2005 Az. V R 76/03 die Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70% aufgehoben, so dass der Unternehmer von dem Bewirtungskosten den vollen Vorsteuerabzug geltend machen kann.
Nimmt eine Ehepartner an einem Geschäftsessen teil, ist bei der steuerlichen Absetzung folgendes zu beachten:
- ist der Ehepartner Mitinhaber des Unternehmens kann ein anteiliger Abzug als Betriebsausgabe erfolgen
- ist der Ehepartner im Unternehmen angestellt, ist ein anteiliger Abzug als Betriebsausgabe, sofern eine berufliche Beziehung zu den eingeladenen Gästen besteht, möglich
- nimmt der Ehepartner als Privatperson ohne betriebliche Veranlassung teil, ist kein Abzug als Betriebsausgabe möglich
Sind sämtliche formalen Voraussetzungen erfüllt, steht dem anteiligen Betriebsausgabenabzug nichts mehr im Wege. Im Rahmen der Buchführung daran sind noch Vorkehrungen zu treffen, dass die Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass einzeln und gesondert erfasst werden. Jedes "vernünftige" Buchhaltungsprogramm sieht hierfür ein Sonderkonto vor.
Beispiel für unangemessene Bewirtungskosten
Ein Unternehmer bewirtet einen Geschäftspartner in einem Fünfsternerestaurante für insgesamt 560,- EUR. Dabei wird u. a. eine Flasche edler Wein für 320,- EUR konsumiert. In diesem Fall kann durchaus die Angemessenheit der Bewirtung infrage gestellt werden, was auch von einem Betriebsprüfer durch das Finanzamt beanstandet würde.
Keine Vorsteuerkürzung bei vergessenen Angaben auf Bewirtungsbelegen
Bei einer Betriebsprüfung greifen sich die Prüfer bei Bewirtungsbelegen gern die Belege heraus, auf denen zum Beispiel Angaben zu den Teilnehmern sowie zum Anlass der Bewirtung fehlen. Die Folge ist, dass der Prüfer sowohl die Betriebsausgaben kürzt als auch die Vorsteuererstattung zurückfordert. Doch zumindest bei der Rückforderung der Vorsteuererstattung können Unternehmer nun etwas tun.
Unternehmer, die Geschäftspartner oder Kunden in einem Restaurant bewirten, das sogenannte Geschäftsessen, können die Kosten dafür zu 70 Prozent als Betriebsausgaben geltend machen. Die gezahlte Umsatzsteuer können sie sich sogar zu 100 Prozent erstatten lassen. Allerdings gelten dabei gewisse Vorschriften. So muss der Unternehmer zum Beispiel auf dem Beleg vermerken, wer zum Geschäftsessen anwesend war und um welche betrieblichen Themen es ging bzw. welcher betriebliche Anlass dieses Essen rechtfertigte.
Zudem muss ein Unternehmer, wenn er die Buchhaltung vorbereiten möchte, die Bewirtungskosten getrennt von den übrigen Betriebsausgaben buchen. Prüfer suchen nun häufig nach Belegen, auf denen eine oder mehrere dieser Angaben fehlt und kürzen damit sowohl die Höhe der Betriebsausgaben als auch den Vorsteuerabzug.
Fehlende Angaben auf Bewirtungsbeleg: Können nachgereicht werden
Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat in seinem Urteil vom 09. April 2019 (Aktenzeichen 5 K 5119/18) allerdings nun darauf hingewiesen, dass fehlende Angaben auf den Bewirtungsbelegen auch nachgereicht werden können. Die Folge?
Das der Prüfer die Betriebsausgaben kürzt, lässt sich nicht vermeiden. Wohl aber die Rückforderung der Vorsteuererstattung. Das Gründerlexikon empfiehlt daher, dass der Unternehmer schon während der Betriebsprüfung eventuell fehlende Angaben ergänzt. Ggf. sollte er auch den Prüfer auf dieses Urteil hinweisen. Natürlich kann er auch die Angaben später noch ergänzen. Allerdings kann es dann sein, dass der Unternehmer dann einen Einspruch einlegen und die Angaben umständlich vorlegen muss.
