Übernachtungskosten: So setzen Sie Ihre Hotelrechnung richtig ab

Verpflegungspauschalen, Reisekosten oder Spesen genannt sind die umgangssprachliche Beschreibung für unternehmerisch verursachte Verpflegungsmehraufwendungen. Sie stellen eine Betriebsausgabe dar und mindern daher den Gewinn des Unternehmens. Es ist lediglich eine pauschale Abrechnung möglich, die von der Dauer der unternehmerischen Abwesenheit abhängig ist. Die Spesen müssen in Form einer Reisekostenabrechnung (Hier lernen Sie, wie Sie Ihre Reisekostenabrechnung richtig erstellen!) glaubhaft gemacht und nachgewiesen werden. Durch Geschäftsreisen eines Unternehmers entstehen zusätzliche Aufwendungen für die Verpflegung des Unternehmers. Diese Zusatzkosten sind im Rahmen von Pauschalen als Betriebsausgaben abzugsfähig. So kann bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden ein Betrag von 14,- EUR geltend gemacht werden. Bei einer Abwesenheit von 24h können 28,- EUR gewinnmindernd geltend gemacht werden. Die Abwesenheitsdauer beginnt mit dem Verlassen der privaten Wohnung und endet mit der Rückkehr in diese. Für mehrtägige Abwesenheit gilt zudem der Pauschsatz von 14 Euro jeweils für den An- und Abreisetag.

Bescheinigung zum Download

Die Bescheinigung zur Auswärtstätigkeit haben wir zum Download bereitgestellt:

Bescheinigung Auswärtstätigkeit (PDF, 100 KB)

Übernachtungskosten zählen auch zu den Reisekosten

Übernachtungskosten sind die Ausgaben, die für eine auswärtige betriebliche Tätigkeit anfallen, bei der eine oder mehrere Übernachtungen eingeschlossen sind. Grundsätzlich bilden diese einen Teil der Reisekosten und können steuerlich geltend gemacht werden.

Abrechnung der Übernachtungskosten für Selbstständige

Selbstständige können Übernachtungskosten als Betriebsausgaben absetzen. Die Rechnung sollte auf den Namen des Steuerpflichtigen ausgestellt sein und ohne Frühstück ausgewiesen werden. Falls dies nicht möglich ist, wird das Frühstück bei einer Komplettrechnung abgezogen, indem 20 % vom Pauschbetrag für die Verpflegung veranschlagt werden. Im Inland beträgt dieser Satz 4,80 €. Im Ausland ist die Verpflegungspauschale höher und somit auch der Satz für das Frühstück. Wichtig ist, dass auf der Rechnung der Steuersatz ausgewiesen wurde.

Übernachtungskosten für Mitarbeiter

Wenn die Übernachtungskosten für Mitarbeiter ersetzt werden, kann dies entweder durch eine direkte Rechnung in voller Höhe geschehen oder in Höhe des Pauschbetrages für das jeweilige Land. Wichtig ist, dass auch hier die Frühstücksregelung beachtet wird.  

Beispiel

Durch einen Auftrag ist ein Unternehmer gezwungen eine längere Dienstreise einzulegen. Er fährt am 5.2. um 9:00 Uhr von seiner heimatlichen Wohnung ab. Übernachtet bis zum 9.2. und kommt um 21:00 Uhr bei seiner Familie in seiner privaten Wohnung wieder an.

Somit kann er folgende Pauschalen geltend machen:

  • Abwesenheit von mehr als 8 Stunden = 14,- EUR (am 5.2. und am 9.2.) 2 x 14 EUR = 28,- EUR (selbst wenn er nicht länger als 8 Stunden an dem Tag abwesend wäre, könnte er diese Pauschalen geltend machen, da es sich um den An- & Abreisetag handelt)
  • Abwesenheit von 24h = 28,- EUR (am 6., 7. und 8.2.) 3 x 28 EUR = 84,- EUR

Fazit

Der Unternehmer kann für diese Abwesenheit insgesamt 112,- EUR Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben zum Einsatz bringen. Für Verpflegungsmehraufwendungen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug nutzen. Als Übernachtungskosten werden die tatsächlich anfallen Kosten angerechnet.

Bei der Nutzung des privaten PKWs können zudem die Fahrtkosten für die Dienstreise geltend gemacht werden. 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer sind hierbei anzusetzen. Bei einem Firmenwagen dagegen werden die Tankbelege wie gewohnt abgerechnet.

Torsten Montag

Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

➲ Hast Du Fragen, Herausforderungen oder Problem? Vereinbare hier einen Call mit mir!

Meine Checkliste