Übernachtungskosten: So setzen Sie Ihre Hotelrechnung richtig ab

Neben Verpflegungspauschalen, Reisekosten oder Spesen kann der Unternehmer auch seine Rechnung für Übernachtungen absetzen. Was dabei genau zu beachten ist, können Sie in diesem Artikel lesen.

Zählen die Übernachtungskosten zu den Reisekosten?

Übernachtungskosten sind die Ausgaben, die für eine auswärtige betriebliche Tätigkeit anfallen, bei der eine oder mehrere Übernachtungen eingeschlossen sind. Grundsätzlich bilden diese einen Teil der Reisekosten und können steuerlich geltend gemacht werden.

Wie rechnen Selbstständige Übernachtungskosten ab?

Selbstständige können Übernachtungskosten als Betriebsausgaben absetzen. Die Rechnung sollte auf den Namen des Steuerpflichtigen ausgestellt sein und ohne Frühstück ausgewiesen werden. Falls dies nicht möglich ist, wird das Frühstück bei einer Komplettrechnung abgezogen, indem 20 % vom Pauschbetrag für die Verpflegung veranschlagt werden. Im Inland beträgt dieser Satz 4,80 €. Im Ausland ist die Verpflegungspauschale höher und somit auch der Satz für das Frühstück. Wichtig ist, dass auf der Rechnung der Steuersatz ausgewiesen wurde.

Wie kann ich die Übernachtungskosten für Mitarbeiter absetzen?

Wenn die Übernachtungskosten für Mitarbeiter ersetzt werden, kann dies entweder durch eine direkte Rechnung in voller Höhe geschehen oder in Höhe des Pauschbetrages für das jeweilige Land. Wichtig ist, dass auch hier die Frühstücksregelung beachtet wird. Der Unternehmer kann jedoch nur die tatsächlichen Übernachtungskosten der Mitarbeiter als Betriebsausgaben gewinnmindernd ansetzen. Die pauschale Lösung führt beim Unternehmer nicht zu einer Betriebsausgabe.

Was passiert bei einer Übernachtung mit Frühstück?

Am besten weist die Unterkunft mit einer Rechnung nur die Übernachtung inklusive Umsatzsteuer aus. Lässt sich die jeweilige Mahlzeit, das sind in der Regel die Frühstückskosten, nicht vom Gesamtbetrag trennen, wird das Frühstück mit einer Pauschale abgegolten. Aktuell sind das im Inland pauschal 4,80€. Für das Ausland werden 20 Prozent der Übernachtungskosten akzeptiert.

Wie sieht es generell mit der Abrechnung von Mahlzeiten aus?

Die Berechnung sieht Folgendes vor: 20 Prozent von 28 Euro (Tagessatz) ergeben 5,60 Euro für das Frühstück, sofern es beispielsweise in einem Flugzeug als Teil des Fluges serviert wird. Für das Abendessen sind es 40 Prozent, also 11,20 Euro. Diese Beträge können also von den Reisekosten auch wieder abgezogen werden.

Welche Ausgaben fallen unter den Begriff Reisekosten?

In einer Reisekostenabrechnung vonseiten des Arbeitgebers sind die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten und die Verpflegungskosten als Betriebsausgaben anzugeben. Besonders bei den Ausgaben für die Unterkunft schaut das Finanzamt genau hin. Ein Luxushotel zum Beispiel könnte unangemessen sein.

Wie definiert sich eine Geschäftsreise?

Der Begriff Geschäftsreise greift generell immer dann, wenn der Unternehmer geschäftlich oder betrieblich unterwegs ist. Bei größeren geschäftlichen Fahrten mit Übernachtungskosten, welche weder an der Betriebsstätte noch in der eigenen Wohnung liegen sollten, ist der betriebliche Anlass für die Reise nachzuweisen. Daher ist es sinnvoll, eine Seminarbroschüre oder Ähnliches von der Dienstreise mitzunehmen.

Welche Reisekostenarten gibt es?

Es handelt sich um vier Arten, die das Finanzamt anerkennt:


Punkt 1: Die Unterkunftskosten dürften klar sein. Zu Fragen in Bezug auf Übernachtung und Frühstück bitte weiter unten nachlesen.
Punkt 2: Die Fahrtkosten werden aktuell mit 0,30 Euro pro Kilometer festgelegt.
Punkt 3: Zum Verpflegungsmehraufwand oder Spesen finden Sie im Bereich Verpflegungspauschalen weitere Fakten.
Punkt 4: Auch zu den Reisenebenkosten gibt es weiter unten eine eigene Frage und Antwort.

Was ist unter einer Reisekostenpauschale zu verstehen?

Dieser Begriff ist etwas ungenau. Es handelt sich dabei für Selbstständige um eine Verpflegungspauschale. Mehr dazu im Artikel Spesen!

Was ist unter Reisenebenkosten zu verstehen?

Dazu gehören Trinkgelder, Garagen- und Parkplatzgebühren, Mautgebühren, Reiseversicherungen und anderes mehr; also alle Kosten, die nicht zu den Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten gehören. Diese Kosten müssen, wie andere auch, verhältnismäßig, also angemessen sein. Die Aufwendungen müssen in der Abrechnung durch Einzelnachweise bezeugt werden. Das bedeutet, Quittungen, Eintrittskarten und andere Belege sollten unbedingt aufgehoben werden. Für Trinkgelder und andere Ausgaben ohne Quittung können Eigenbelege eingereicht werden. Interessant ist in diesem Zusammenhang das sogenannte Business Package, das Hotelkosten, die nicht zur Übernachtung gehören, zusammenfasst. Auf diese Weise können beispielsweise die Nutzung des WLANs, des Schuhputz-, Wasch- und Bügelservices, Transportkosten vom und zum Hotel und manches andere abgerechnet werden. Siehe auch Reisekosten!

Wie sieht es mit den Regelungen bei einer Auslandsübernachtung aus?

Der Betrag für Auslandsreisen richten sich nach dem jeweiligen Land. Dabei werden keine Übernachtungspauschalen angerechnet, sondern nur die tatsächlichen Ausgaben. Es ist daher wichtig, die Rechnungen des Hotels und andere Belege sorgfältig aufzubewahren. Siehe auch Aufbewahrungsfristen von Belegen! Als Geschäftsführer einer GmbH können Pauschbeträge abgerechnet werden, sofern sich das lohnt.

Pauschalen bei Übernachtung im Ausland

Für Übernachtung im Ausland können folgende Pauschalen genutzt werden:

LandÜbernachtungspauschale
Belgien135
China 
  • Chengdu
  • Hongkong
  • Kanton
  • Peking
  • Shanghai
  • Rest Chinas
  • 131
  • 145
  • 150
  • 185
  • 217
  • 112
Dänemark143
Frankreich 
  • Lyon
  • Marseille
  • Paris
  • Straßburg
  • Rest
  • 115
  • 101
  • 152
  • 96
  • 115
Finnland136
Italien 
  • Mailand
  • Rom
  • Rest
  • 158
  • 135
  • 135
Irland129
Portugal102
Östereich108
Russland 
  • Jekaterinburg
  • Moskau
  • St. Pertsburg
  • Rest
  • 84
  • 110
  • 114
  • 58
Schweiz 
  • Genf
  • Rest
  • 186
  • 180
Spanien 
  • Barcelona
  • kanarische Inseln
  • Madrid
  • Palma de Mallorca
  • Rest
  • 118
  • 115
  • 118
  • 121
  • 115
USA 
  • Atlanta
  • Boston
  • Chicago
  • Houston
  • Los Angeles
  • Miami
  • News York City
  • San Francisco
  • Washington D.C.
  • Rest
  • 175
  • 265
  • 209
  • 138
  • 274
  • 151
  • 282
  • 314
  • 276
  • 138
Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland 
  • London
  • Rest
  • 224
  • 115

 

Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für Deutschland?

Die Übernachtungspauschale für Deutschland beträgt 20 Euro. Dieser Betrag ist extrem niedrig und spiegelt in keinster Weise eine durchschnittliche Hotelrechnung wider. Daher sollte immer auf die tatsächlichen Übernachtungskosten geachtet und diese als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Was genau ist eine Auswärtstätigkeit?

Unter diesen Begriff fallen alle Tätigkeiten, die nicht an der ersten Arbeitsstelle stattfinden. Hierunter werden Dienstreisen, Fahrtätigkeiten und Einsatzwechseltätigkeiten gezählt. Die Einsatzwechseltätigkeit ist dadurch gekennzeichnet, dass typischerweise an immer anderen Orten gearbeitet wird. Diese Regelungen gelten sowohl für Unternehmer als auch für Arbeitnehmer und führen daher zu erhöhten Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben. Sprechen Sie im Einzelnen dazu mit Ihrem Steuerberater!

Ändern sich die Beträge bei Übernachtung in einem Mehrbettzimmer?

Schon Doppelzimmer gelten als Mehrbettzimmer. Wird der Unternehmer privat begleitet, zum Beispiel von seiner Ehefrau, kann als Höchstbetrag nur der Preis abgerechnet werden, den das Zimmer für eine Einzelperson gekostet hätte. Der Restbetrag muss privat bezahlt werden. Siehe Privatentnahmen! Anders sieht es aus, wenn ein Kollege mit im Zimmer übernachtet. Eine Veranlassung dafür ist beispielsweise eine Messe. In solchen Fällen werden übrigens auch höhere Hotelpreise anerkannt, da die Unterkünfte in der Regel Messeaufschläge berechnen. Auch hier gilt für das Unternehmen: Das Hotel muss angemessen sein.

Wie buche ich Übernachtungskosten?

Konto Soll
SKR 03 / 04
BezeichnungKonto Haben
SKR 03 / 04
Bezeichnung
4666 / 6660Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand  
4676 / 6680Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand  
1576 / 1406abzugsfähige Vorsteuer 19%  
1571 / 1401abzugsfähige Vorsteuer 7%  
1800 / 2100Frühstück (Privatentnahme)1200 / 1800Bank
  1. Erstellen Sie nach jeder Dienstreise Ihre Reisekostenabrechnung!
  2. Nutzen Sie ggf. Eigenbelege!
  3. Bei Unklarheiten fragen Sie Ihren Steuerberater!
  4. Lesen Sie den Artikel zum Thema Spesen und Verpflegungspauschale!
Mann hält Schild mit der Frage "Bist du ein Unternehmer" in der Hand, hier: unternehmertest

Torsten Montag
Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

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