Wenn Sie sich mit einem Einzelhandel oder Onlineshop selbstständig machen möchten, benötigen Sie ein ausreichendes Warenlager, um Ihre Kunden rechtzeitig zu beliefern. Auch für verarbeitende Betriebe ist eine durchdachte Warenlagerung wichtig, um die Produktion ausreichend mit Rohstoffen und halbfertigen Erzeugnissen zu versorgen. Während es dank gängiger Lagerkennzahlen und Berechnungen einfach ist, die Lagerführung eines laufenden Betriebs zu überprüfen, ist es umso schwieriger, das Warenlager bei der Existenzgründung zu berechnen. Doch auch hierfür gibt es Anhaltspunkte.

Für den Anfang ist Ihre wichtigste Orientierungsgröße der Mindestbestand. Es handelt sich dabei um den Bestand, der immer mindestens im Lager sein sollte und der im Alltagsgeschäft nicht unterschritten werden sollte. Der Mindestbestand stellt sicher, dass Sie auch dann noch weiter produzieren bzw. liefern können, wenn einmal der Nachschub nicht pünktlich gewährleistet werden kann (z. B. wegen Lieferverzögerungen, Mängeln an der gelieferten Ware oder einer verspäteten Bestellung).

Zwar mangelt es anfänglich noch an konkreten Erfahrungswerten, die Sie für die Berechnung heranziehen können. Doch anhand von Prognosen können Sie den Mindestbestand dennoch zumindest näherungsweise bestimmen.

Um den Mindestbestand berechnen zu können, benötigen Sie zwei Rechengrößen:

• täglicher Verbrauch: Erfassen Sie zunächst, welche Menge Ware Sie täglich benötigen, sei es zur Auslieferung oder zur Produktion. Schwankt die Menge stark, wählen Sie einen Wert, der knapp über dem Durchschnitt liegt. Handelt es sich um einen Produktionsbetrieb, gehen Sie von Vollauslastung aus.
• Lieferzeit: Als Lieferzeit setzen Sie die Zeitspanne ein, die ab dem Erreichen des Meldebestands bis zum Eintreffen der neuen Ware vergeht (von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis zur Auslieferung und zum Wareneingang).

Multiplizieren Sie den täglichen Verbrauch mit der Lieferzeit in Tagen, um den Mindestbestand zu erreichen.

Beispiel:

Für die Produktion Ihrer Waren benötigen Sie täglich 200 Meter Stahlstangen. Ihr Lieferant benötigt sechs Tage, um Sie mit neuer Ware zu beliefern.

Mindestbestand: 200 Meter Stahl x 6 Tage = 1.200 Meter Stahl

Da Sie den Mindestbestand im Alltag möglichst nicht antasten sollten – er ist für wirkliche Notfälle gedacht – benötigen Sie einen Sicherheitszuschlag. Aus der eisernen Reserve und dem Sicherheitszuschlag ergibt sich der Meldebestand. Er wird als Kennzahl folgendermaßen definiert:

Meldebestand = eiserne Reserve + (Tagesverbrauch x Lieferzeit in Tagen)

Sobald der Meldebestand im Warenlager erreicht wird, sollten Sie Bestellmaßnahmen einläuten, damit in den Tagen bis zur Nachlieferung der Mindestbestand nicht herangezogen werden muss.

Die Umschlagsdauer der Forderungen bzw. Verbindlichkeiten (synonyme Verwendung: Forderungslaufzeit, engl.: Day Sales Outstanding) stellt eine betriebliche Kennziffer dar, mit Hilfe derer ein Unternehmen die Effizienz seines Mahnwesens einschätzen kann. Um die Umschlagsdauer zu ermitteln werden die ausstehenden Forderungen im Verhältnis zu den Umsatzzahlen eines bestimmten Zeitraums ermittelt.

Generell ist eine geringe Umschlagsdauer als positiv zu bewerten. Eine sehr hohe Umschlagsdauer zeigt im Allgemeinen eine ungenügende Zahlungsmoral oder Finanzierungsprobleme der Kundschaft an, während eine sehr geringe Umschlagsdauer auf eine eventuell zu rigide Vorgehensweise des betrieblichen Mahnwesens hinweist, die sich negativ auf die Kundenbindung auswirken kann.

Die Umschlagsdauer wird ermittelt als:

Umschlagsdauer = Forderungsbestand/ Bruttoumsatz innerhalb einer bestimmten Periode oder
Umschlagsdauer im Jahresdurchschnitt = Forderungsbestand im Jahresdurchschnitt/ Jahresbruttoumsatz / 365

Die Umschlagsdauer kann in Abhängigkeit von saisonalen Gegebenheiten schwanken. Interessant ist auch die Betrachtung der mittel- und langfristigen Entwicklung der Kennziffer: Geht der Trend zu längeren Umschlagsdauern weist dies gegebenenfalls auf eine Unzufriedenheit bei den Kunden hin, die sich in längeren Zeitspannen bis zur Rechnungsbegleichung ausdrückt, auf eine schlechtere Liquiditätssituation oder aber auf die Vereinbarung längerer Zahlungsfristen um einen Kaufanreiz zu setzen.

Damit Sie mit Ihren berechneten Lagerbeständen über die Runden kommen, sollten Sie folgende Hinweise beherzigen:

• Je schwieriger die Beschaffungssituation ist, desto höher sollte der Meldebestand ausfallen. Gibt es viele Anbieter, die kurzfristig liefern könnten, kann er geringer ausfallen als bei Produkten, die Sie nur von einem einzigen Lieferanten beziehen können.
• Verwenden Sie das „First in – First out“-Prinzip, bei dem die zuerst angeschafften Waren auch zuerst wieder verbraucht werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Artikel nicht durch Überlagerung einen Wertverlust erleiden.
• Haben Sie nicht die nötigen Kapazitäten für ein ausreichendes eigenes Warenlager oder möchten Sie die Lagerkosten reduzieren, beschäftigen Sie sich mit Dropshipping. Bei diesem Prinzip unterhalten Sie kein eigenes Lager, sondern lassen die Waren der eingegangenen Bestellungen direkt vom Großhändler an den Kunden ausliefern.
• Wählen Sie einen Lieferanten aus, der Sie Just-in-time beliefern kann. Dadurch verringern sich die Mindest- und die Meldebestände. Dies erfordert allerdings eine äußerst vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Lieferanten.

Beschäftigen Sie sich mit der Versicherung Ihres Warenlagers gegen Risiken wie Sturm, Wasser oder Diebstahl.