Wenn Sie sich mit einem Einzelhandel oder Onlineshop selbstständig machen möchten, benötigen Sie ein ausreichendes Warenlager, um Ihre Kunden rechtzeitig zu beliefern. Auch für verarbeitende Betriebe ist eine durchdachte Warenlagerung wichtig, um die Produktion ausreichend mit Rohstoffen und halbfertigen Erzeugnissen zu versorgen. Während es dank gängiger Lagerkennzahlen und Berechnungen einfach ist, die Lagerführung eines laufenden Betriebs zu überprüfen, ist es umso schwieriger, das Warenlager bei der Existenzgründung zu berechnen. Doch auch hierfür gibt es Anhaltspunkte.

Für den Anfang ist Ihre wichtigste Orientierungsgröße der Mindestbestand. Es handelt sich dabei um den Bestand, der immer mindestens im Lager sein sollte und der im Alltagsgeschäft nicht unterschritten werden sollte. Der Mindestbestand stellt sicher, dass Sie auch dann noch weiter produzieren bzw. liefern können, wenn einmal der Nachschub nicht pünktlich gewährleistet werden kann (z. B. wegen Lieferverzögerungen, Mängeln an der gelieferten Ware oder einer verspäteten Bestellung).

Zwar mangelt es anfänglich noch an konkreten Erfahrungswerten, die Sie für die Berechnung heranziehen können. Doch anhand von Prognosen können Sie den Mindestbestand dennoch zumindest näherungsweise bestimmen.

Um den Mindestbestand berechnen zu können, benötigen Sie zwei Rechengrößen:

• täglicher Verbrauch: Erfassen Sie zunächst, welche Menge Ware Sie täglich benötigen, sei es zur Auslieferung oder zur Produktion. Schwankt die Menge stark, wählen Sie einen Wert, der knapp über dem Durchschnitt liegt. Handelt es sich um einen Produktionsbetrieb, gehen Sie von Vollauslastung aus.
• Lieferzeit: Als Lieferzeit setzen Sie die Zeitspanne ein, die ab dem Erreichen des Meldebestands bis zum Eintreffen der neuen Ware vergeht (von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis zur Auslieferung und zum Wareneingang).

Multiplizieren Sie den täglichen Verbrauch mit der Lieferzeit in Tagen, um den Mindestbestand zu erreichen.

Beispiel:

Für die Produktion Ihrer Waren benötigen Sie täglich 200 Meter Stahlstangen. Ihr Lieferant benötigt sechs Tage, um Sie mit neuer Ware zu beliefern.

Mindestbestand: 200 Meter Stahl x 6 Tage = 1.200 Meter Stahl

Da Sie den Mindestbestand im Alltag möglichst nicht antasten sollten – er ist für wirkliche Notfälle gedacht – benötigen Sie einen Sicherheitszuschlag. Aus der eisernen Reserve und dem Sicherheitszuschlag ergibt sich der Meldebestand. Er wird als Kennzahl folgendermaßen definiert:

Meldebestand = eiserne Reserve + (Tagesverbrauch x Lieferzeit in Tagen)

Sobald der Meldebestand im Warenlager erreicht wird, sollten Sie Bestellmaßnahmen einläuten, damit in den Tagen bis zur Nachlieferung der Mindestbestand nicht herangezogen werden muss.

Die Umschlagsdauer der Forderungen bzw. Verbindlichkeiten (synonyme Verwendung: Forderungslaufzeit, engl.: Day Sales Outstanding) stellt eine betriebliche Kennziffer dar, mit Hilfe derer ein Unternehmen die Effizienz seines Mahnwesens einschätzen kann. Um die Umschlagsdauer zu ermitteln werden die ausstehenden Forderungen im Verhältnis zu den Umsatzzahlen eines bestimmten Zeitraums ermittelt.

Generell ist eine geringe Umschlagsdauer als positiv zu bewerten. Eine sehr hohe Umschlagsdauer zeigt im Allgemeinen eine ungenügende Zahlungsmoral oder Finanzierungsprobleme der Kundschaft an, während eine sehr geringe Umschlagsdauer auf eine eventuell zu rigide Vorgehensweise des betrieblichen Mahnwesens hinweist, die sich negativ auf die Kundenbindung auswirken kann.

Die Umschlagsdauer wird ermittelt als:

Umschlagsdauer = Forderungsbestand/ Bruttoumsatz innerhalb einer bestimmten Periode oder
Umschlagsdauer im Jahresdurchschnitt = Forderungsbestand im Jahresdurchschnitt/ Jahresbruttoumsatz / 365

Die Umschlagsdauer kann in Abhängigkeit von saisonalen Gegebenheiten schwanken. Interessant ist auch die Betrachtung der mittel- und langfristigen Entwicklung der Kennziffer: Geht der Trend zu längeren Umschlagsdauern weist dies gegebenenfalls auf eine Unzufriedenheit bei den Kunden hin, die sich in längeren Zeitspannen bis zur Rechnungsbegleichung ausdrückt, auf eine schlechtere Liquiditätssituation oder aber auf die Vereinbarung längerer Zahlungsfristen um einen Kaufanreiz zu setzen.

Damit Sie mit Ihren berechneten Lagerbeständen über die Runden kommen, sollten Sie folgende Hinweise beherzigen:

• Je schwieriger die Beschaffungssituation ist, desto höher sollte der Meldebestand ausfallen. Gibt es viele Anbieter, die kurzfristig liefern könnten, kann er geringer ausfallen als bei Produkten, die Sie nur von einem einzigen Lieferanten beziehen können.
• Verwenden Sie das „First in – First out“-Prinzip, bei dem die zuerst angeschafften Waren auch zuerst wieder verbraucht werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Artikel nicht durch Überlagerung einen Wertverlust erleiden.
• Haben Sie nicht die nötigen Kapazitäten für ein ausreichendes eigenes Warenlager oder möchten Sie die Lagerkosten reduzieren, beschäftigen Sie sich mit Dropshipping. Bei diesem Prinzip unterhalten Sie kein eigenes Lager, sondern lassen die Waren der eingegangenen Bestellungen direkt vom Großhändler an den Kunden ausliefern.
• Wählen Sie einen Lieferanten aus, der Sie Just-in-time beliefern kann. Dadurch verringern sich die Mindest- und die Meldebestände. Dies erfordert allerdings eine äußerst vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Lieferanten.

Beschäftigen Sie sich mit der Versicherung Ihres Warenlagers gegen Risiken wie Sturm, Wasser oder Diebstahl.

Da Sie bereits Angebote eingeholt haben, wissen Sie, wer der günstigste Lieferant für die Produkte bzw. Dienstleistungen ist, die Sie kaufen möchten. Der Preis ist ein wichtiger Faktor und vor allem dann oft ausschlaggebend, wenn es sich um Produkte handelt, bei denen der Verkäufer keinen Einfluss auf die Qualität hat. 

Allerdings muss nicht immer der Lieferant mit dem günstigsten Preis den Zuschlag erhalten. Wenn es eilig ist, kann beispielsweise ein Lieferant bevorzugt werden, der eine kürzere Lieferzeit verspricht. Gerade bei geringen Preisunterschieden kann es sich lohnen, trotzdem mit dem örtlichen Händler zusammenzuarbeiten. Schließlich ist dieser oft flexibler und in Notsituationen auch mal bereit, seinen Stammkunden aus der Patsche zu helfen.

Zwar bekommen Sie bei regelmäßigen Bestellungen mit großen Bestellmengen oft einen (Massen-)Rabatt, allerdings kann es nicht schaden, eine Alternative zu seinem Stammlieferanten zu haben. Dann wenn dieser mal nicht liefern kann, muss nicht aufwendig nach einem Ersatzlieferanten gesucht werden. Vor allem Produktionsbetriebe, die sich keinen Ausfall infolge von Lieferengpässen leisten können, sollten sich durchaus beide Lieferanten "warmhalten". Das gilt auch für Onlinehändler, denen viel Umsatz verloren geht, wenn sie selbst nicht mehr lieferfähig sind.

Gemäß § 145 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Angebote bindend. Allerdings gibt der Gesetzgeber aus guten Gründen keine Frist vor, wie lange ein Angebot gelten muss. Denn das ist von Branche so zu Branche sehr unterschiedlich. In manchen Branchen ändert sich der Preis beinahe minütlich, in anderen ist er sehr stabil.

Prüfen Sie, ob der Lieferant sein Angebot mit einem Gültigkeitsdatum versehen hat. Ist das der Fall, muss er sich daran halten und Sie können das Angebot jederzeit durch Willenserklärung verbindlich annehmen, was den Lieferanten zur Lieferung zum genannten Preis verpflichtet. Denn sein Angebot gilt bereits als bekundete Willenserklärung.

Allerdings kann der Angebotsersteller die Bindung auch ausschließen, indem er Floskeln wie "freibleibend", "ohne Verbindlichkeit" oder "ohne Obligo" ins Angebot schreibt. Dann kann er Details wie den Preis oder die Lieferzeit jederzeit nachträglich ändern. Umso wichtiger wird bei freibleibenden Angeboten die Auftragsbestätigung.

Übrigens: Treffen Sie sich mit Ihrem Lieferanten persönlich, egal wo, und unterbreitet dieser Ihnen ein Angebot, dann ist das ein Angebot unter Anwesenden. Dieses ist, anders als das Angebot unter Abwesenden, nur in diesem Augenblick und bei sofortiger Annahme gültig.

Auch wenn eine telefonische Bestellung in manchen Fällen schneller und unkomplizierter sein mag, macht es durchaus Sinn seine Bestellungen schriftlich aufzugeben. Das muss nicht immer gleich das formvollendete, hochoffizielle Dokument sein. Wird aber etwas Anderes geliefert als gewünscht, stimmt die Liefermenge nicht mit der Bestellmenge überein oder wird ein anderer Preis verlangt, als angenommen, hilft die schriftliche Dokumentation der Bestellung. Dafür kann schon eine E-Mail ausreichen. Deshalb gilt: Lieber schriftlich bestellen, um im Fall der Fälle ein Beweismittel zu haben.

Aus dem gleichen Grund, warum eine Bestellung schriftlich aufgegeben werden sollte, sollten Sie sich eine Bestell- bzw. Auftragsbestätigung zukommen lassen. Bei manchen Händlern und Dienstleistern ist das eine Selbstverständlichkeit, aber längst nicht bei allen. Auch die muss nicht immer förmlich sein. Schon eine kurze Antwort auf Ihre Bestellmail ist oft ausreichend.

Vor allem wenn es sich um eine Bestellung mit einem hohen Auftragsvolumen oder mit enger Lieferzeit handelt, macht eine Bestätigung Sinn. Brauchen Sie zum Beispiel Ware zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt, dann lassen Sie sich das Lieferdatum mit der Auftragsbestätigung bestätigen. Kommt es zu einer Verspätung, können Sie auf den zugesagten Liefertermin hinweisen und ggf. einen Preisnachlass oder sogar Schadensersatz fordern.

Wichtig: Eine Bestellbestätigung nützt nur dann etwas, wenn Sie diese auch gewissenhaft prüfen. Monieren Sie zum Beispiel den in der Bestätigung zur Ihrer Bestellung abweichenden Preis nicht, können Sie diesen nach Auslieferung bzw. Auftragsvollendung nicht mehr korrigieren lassen.

Die Auftragsbestätigung dient nicht zuletzt dazu, um zu überprüfen, ob die von Ihnen vorab kalkulierten Kosten zutreffend sind. Gerade Existenzgründer vergessen häufig, dass mitunter auch Bezugsneben- und Zusatzkosten anfallen können. Ganz typisch und allgemein bekannt sind die Versandkosten. Mitunter werden aber auch Mindermengenzuschläge oder Handlingskosten berechnet. Insbesondere bei Importen kommen häufig Versicherungs-, Hafen- und Zollgebühren hinzu. Diese können sich schnell summieren und sollten stets im Auge behalten werden.

Insbesondere im internationalen, aber auch im nationalen Warenverkehr werden auf der Auftragsbestätigung häufig sogenannte Incoterms angegeben. Das sind Abkürzungscodes, die angeben, zu welchen Bedingungen Ihnen Ihre Bestellung geliefert wird. Das betrifft vor allem den Lieferort und die Lieferkosten. Schon ein falsches Kürzel kann bedeuten, dass die Ware nur bis zu einem vereinbarten Lieferort an der Grenze und nicht bis zu Ihrem Geschäftssitz geliefert wird.

Nach Zustellung sollten Sie sowohl den Lieferschein, als auch die Lieferung selbst zeitnah kontrollieren und Fehler direkte reklamieren. Der Lieferant ist in diesem Fall zur Nachbesserung verpflichtet.