Mitarbeitergeschenke und Geschenke an Geschäftspartner absetzen

Schenken macht Spaß und bereitet Freude, es zeigt Wertschätzung und ist eine etwas elegantere Art Dankeschön zu sagen. Unternehmer können Ihren Geschäftspartnern unentgeltliche Geld- oder Sachzuwendungen zukommen lassen. Dies fördert die Geschäftsbeziehung und ist zudem von steuerlichem Vorteil, denn diese betrieblich veranlassten Aufwendungen können dann gewinnmindernd angesetzt werden. Es darf allerdings keine Gegenleistung vom Geschäftsfreund vorliegen. Als Geschäftspartner sind insbesondere Lieferanten, Kunden, Handelsvertreter, freie Mitarbeiter, Arbeitnehmer der Geschäftsfreunde, Berater und andere betriebsbezogene Personen anzusehen.

Welche Art von Geschenken sind abzugsfähig?

Nicht jedes Geschenk und jedes präsent ist automatisch als Betriebsausgabe steuerlich abzugsfähig. Überlegen Sie daher sehr gut, welche Geschenkidee 

Sie als Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, Kollegen oder ihren Geschäftspartnern machen.

Abzugsfähig sind insbesondere folgende Geschenke:

  • Blumen (Ausgenommen Beerdigungen)
  • Eintrittskarten (beispielsweise für Kabarett, Kino oder Theater)
    Sach- und Geldgeschenke

Nicht abzugsfähig, da kein Geschenk:

  • Rabatte, Gutschriften und Coupons (da diese sich auf einen früheren Kauf beziehen)
  • Sponsoring, Trinkgelder (da hier eine Gegenleistung vorhanden ist)
  • Preisausschreiben und Preise
  • Gewinne und Gewinnspiele
  • Werbeprämien, Werbeartikel und Warenproben (da hier die Kunden Akquise im Vordergrund steht)

Betriebliche Veranlassung für Geschenke

Geschenke an Geschäftspartner müssen betrieblich veranlasst sein. Eine solche Veranlassung liegt vor, wenn bspw. eine der Geschäftspartner Geburtstag oder ein ähnliches Ereignis feiert. Allerdings sollte sehr genau auf die Höhe des Geschenkwertes geachtet werden, was jedoch nicht als Geste des Geizes oder der Sparsam des Schenkenden zu verstehen sein soll. Der Gesetzgeber hat für Geschenke an Geschäftsfreunde eine Freigrenze in Höhe von 35,- EUR (pro beschenkter Person und Jahr) netto für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer und 35,- EUR inkl. Umsatzsteuer für umsatzsteuerbefreite Unternehmer (z.B. Kleinunternehmer, welche zur Umsatzsteuerfreiheit optiert haben, Ärzte oder Versicherungsvertreter) festgelegt. Im Gegensatz zu einem Freibetrag führt das Überschreiten der Freigrenze zum kompletten Wegfall des Betriebsausgabenabzugs.

Achtung: bereits die Überschreitung der Freigrenze in Höhe von einem Cent für zur nicht Abzugsfähigkeit des Geschenkes und damit zu einer Privatentnahme.

Beispiel 1

Der umsatzsteuerpflichtige Unternehmer Müller schenkt seinem Geschäftspartner zum 35. Geburtstag einen Blumenstrauß sowie ein gutes Buch für insgesamt 30,- EUR (inkl. USt). Müller kann als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer aus beiden Geschenken 7% Vorsteuer (da Blumen und Bücher ermäßigt besteuert werden, sonst 19%) vom Finanzamt zurück erstattet bekommen. Er macht insgesamt 28,04 EUR als Betriebsausgaben geltend.

Beispiel 2

Der selbe Unternehmer Müller macht einem anderen Geschäftsfreund ebenfalls zum Geburtstag ein Geschenk im Wert von 45,- EUR netto. Da es sich bei der gesetzlichen Regelung um eine Freigrenze handelt und Müller diese um 10,- EUR überschritten hat, kann Müller keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Auch Betriebsausgaben können bei Müller nicht berücksichtigt werden, so dass es sich im Endeffekt um eine private Ausgabe Müllers handelt.

Aufzeichungspflicht bei Geschenken

Zur Anerkennung von Geschenken an Geschäftspartner müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden, siehe R 4.11 Abs. 2 EStR. So z.B. muss auf dem Beleg der Name des Beschenkten stehen. Außerdem der Anlass des Geschenkes, z.B. Geburtstag, Jubiläum etc. Geschenke an die eigenen Arbeitnehmer fallen nicht unter diese Rubrik. Bewirtungskosten sind ebenfalls nicht unter die Geschenke an Geschäftsfreunde zu sehen. Hierzu existieren gesonderte Regelungen.

Tipp

Um spätere Streitigkeiten bei einer Betriebsprüfung vorzubeugen, empfiehlt es sich die Belege der Geschenke mit einem Foto des Geschenks zusammen abzuheben und aufzubewahren. So kann jederzeit der Beweis für oder gegen ein bestimmtes Geschenk angetreten werden.

Was ist bei Mitarbeitergeschenken zu beachten?

Selbstverständlich können Sie ihren Kollegen, ihrem Personal und den Mitarbeitern Präsente, Geschenke zu unterschiedlichen Anlässen zukommen lassen. Folgende Anlässe sind denkbar:

  • Geburt eines Kindes
  • Jubiläum
  • Weihnachtsgeschenke
  • Abschiedsgeschenke
  • Begrüßungsgeschenke
  • Wichtelgeschenke
  • Erlebnisgeschenke

für Mitarbeiter gelten andere Freigrenzen als für Unternehmer.

Mitarbeiter Geschenke im Überblick:

  • Sachgeschenke an Mitarbeiter sind pro Monat bis zu 44 Euro steuerfrei (Sachbezugsfreigrenze).
  • Diese Steuerbefreiung gilt auch für die Sozialversicherung.
  • Sofern es sich um einen persönlichen Anlass (Jubiläum, Geburtstag, Kindsgeburt) handelt, wird die Grenze von 44 Euro auf 60 Euro erhöht, wobei Weihnachten kein persönlicher Anlass darstellt.
  • Geldgeschenke sind stets Steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Achtung: Bei der Berechnung ist darauf zu achten, das pro Mitarbeiter sämtliche Zuwendungen addiert werden. Werden die Pauschalen überschritten, ist beim Empfänger von Gehalt oder Arbeitslohn auszugehen.

Wann sind es Kundengeschenke und wann Aufmerksamkeiten?

Gern werden bei Besprechungen und Meetings kleine Snacks, Getränke, Fingerfood, angeboten. Diese Zuwendungen zählen steuerlich gesehen zu den Aufmerksamkeiten und lassen sich vollständig als Betriebsausgabe absetzen. Bei diesen Aufmerksamkeiten kommt es eher weniger auf die Höhe an, sondern auf die Frage, ob es tatsächlich eine Geste der Höflichkeit, des Anstands im allgemeinen unternehmerischen Umgang darstellt.

Zu Aufmerksamkeiten zählen zum Beispiel:

  • Gebäck, belegte Brötchen, Glas Sekt oder Wein, Kuchen
  • Knabbereien, Snacks, Nervennahrung,
  • Obst, kalte und warme Getränke, Kaffee, Tee, Saft usw.
  • Süßigkeiten, 

Zählen Brötchen und Heißgetränke für Mitarbeiter als Frühstück?

Nette Geste: Ein Arbeitgeber stellte seinen Angestellten kostenlos unbelegte Backwaren und Heißgetränke zur Verfügung. Er ging davon aus, dass es sich hierbei um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten handelte. Das Finanzamt sah das allerdings anders und so landete der Fall beim Bundesfinanzhof (BFH). Dieser gab dem Arbeitgeber recht.

In der Kantine des Arbeitgebers standen sowohl die Backwaren als auch die Automaten-Heißgetränke den ganzen Tag zum unentgeltlichen Verzehr für die Mitarbeiter, Kunden und Gäste bereit. Einen Belag wie beispielsweise Butter, Konfitüre, Käse oder Aufschnitt gab es allerdings nicht.

Frühstück, oder nicht?

Ein wichtiger Streitpunkt vor Gericht war die Frage, ob es sich bei den Backwaren und den Heißgetränken um ein Frühstück handelt oder nicht. Der Arbeitgeber hielt die Überlassung der Backwaren und Getränke für eine nicht steuerbare Aufmerksamkeit. Das Finanzamt hingegen war der Meinung, dass es sich um ein Frühstück handelt. Dementsprechend wäre die Aufmerksamkeit mit den amtlichen Sachbezugswerten zu versteuern gewesen.

Der Bundesfinanzhof stellte sich in diesem Punkt aber auf die Seite des Arbeitgebers: Um die Aufmerksamkeit als Frühstück zu werten, hätten neben den Backwaren und den Heißgetränken auch noch ein Aufstrich oder ein Belag zur Verfügung gestellt werden müssen. Da dies nicht der Fall war, könne man nicht von einem Frühstück sprechen. Die Art der Brötchen sei dabei übrigens ohne Bedeutung.

Das Finanzamt versuchte es dann auf einem anderen Weg: Es war der Auffassung, dass aufgrund veränderter Essgewohnheiten bereits ein Kaffee to go und ein unterwegs gegessenes unbelegtes Brötchen als Frühstück gewertet werden könne. Doch auch hier widersprach der BFH. Brötchen und Kaffee seien lediglich einzelne Lebensmittel, die erst in Kombination mit anderen Lebensmitteln zum Frühstück (z.B. eben einem Aufstrich oder einem Belag) werden.

Fazit

Zur finalen Entscheidung trugen letztlich noch andere Faktoren bei. Beispielsweise, dass die Überlassung von Backwaren und Getränken zwar Vorteile für Arbeitnehmer sind, aber nicht als Gegenleistung für deren Arbeitskraft betrachtet werden können.

Für die meisten Arbeitgeber dürfte aber eben der Fakt am interessantesten sein, dass aus Heißgetränken und Backwaren erst dann ein Frühstück wird, wenn es dazu einen Belag oder einen Aufstrich gibt. Bundesfinanzhof München, Urteil vom 03.07.2019, Aktenzeichen VI R 36/17

Wie werden Geschenke pauschal versteuert?

Geschenke an Mitarbeiter
Geschenke an die eigene Belegschaft, Mitarbeiter und Kollegen können pauschal mit einem Steuersatz von 30 Prozent versteuert werden. Diesbezüglich besteht einmal im Jahr ein Wahlrecht, pauschale oder nicht pauschale Versteuerung, welches für alle Zuwendungen einheitlich ausgeübt wird.

Kundengeschenke

  • Geschenke an Lieferanten, Geschäftspartner und Kunden lassen sich ebenfalls pauschal mit 30 Prozent des Wertes zuzüglich bundeslandabhängiger Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag besteuern.
  • Die Anwendung der Pauschalversteuerung geht für alle Geschenke an sämtliche Kunden des Unternehmens.
  • Sofern das Geschenk nicht pauschal versteuert wird, muss der Beschenkte das Geschenk als Betriebseinnahme erfassen. Der schenkende Unternehmer ist in diesem Fall verpflichtet, den Empfänger über diese Besteuerung zu informieren.
  • Ebenso ist einer Informationspflicht im Fall der pauschalen Versteuerung vorhanden. Die an das Finanzamt zu zahlende Pauschale Steuer ist beim Schenkenden als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Pauschalversteuerung zählt zur 35-Euro-Grenze für Geschenke?

Der BFH stellt in einem aktuellen Urteil klar, dass Pauschalsteuer, die Unternehmer auf Geschenke an Geschäftspartner abführen, den Wert des Geschenks erhöhen. Bei der Ermittlung des Gesamtwerts eines Geschenks ist entsprechend Vorsicht geboten, wenn man die Abzugsfähigkeit als Betriebsausgabe nicht gefährden möchte.

Bis zu einem Wert von 35 Euro können Geschenke an Geschäftspartner als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Für den Beschenkten bedeutet dies allerdings, dass er auf den Wert des Geschenks Einkommensteuer abführen muss.

Um dies zu vermeiden, kann die Einkommensteuer vom Schenkenden pauschal in Höhe von 30 % plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer abgeführt werden. Viele Unternehmer nehmen dies in Anspruch.

Obergrenze von Geschenken bei 35 Euro inklusive Pauschalsteuer

Hierbei muss allerdings beachtet werden, dass die Freigrenze von 35 Euro inklusive der pauschalen Einkommensteuer gilt und die Abzugsfähigkeit nur dann erhalten bleibt, wenn der Wert des Geschenks auch einschließlich aller Steuern unter 35 Euro bleibt. Dies hat der BFH nun in einem Urteil festgelegt.

Das Urteil betraf einen Konzertveranstalter, der Freikarten an seine Geschäftspartner verteilt und diese pauschalversteuert hatte. Die Steuer interpretierte der BFH nun als weiteres Geschenk, da der Beschenkte sie alternativ selbst hätte abführen müssen. Im vorliegenden Fall lagen bereits die Konzertkarten im Wert über 35 Euro, sodass ohnehin keine Abzugsfähigkeit gegeben war. Das Urteil hat dennoch auch Auswirkungen auf Geschenke unterhalb der 35-Euro-Grenze.

Pauschalversteuerung einrechnen, um Abzugsfähigkeit nicht zu gefährden

Unternehmer müssen daher die pauschale Steuer, die sie auf Geschenke abführen, einkalkulieren, um nicht über die Freigrenze zu kommen. Nur so kann sichergestellt werden, dass diese Ausgaben später auch als Betriebsausgaben abzugsfähig sind.

Wie werden Geschenke an Geschäftspartner gebucht?

Geschenke sind laut § 4 Abs. 7 EStG auf einem separaten Konto zu erfassen. Gängige Buchhaltungssoftware arbeiten wie folgt:

Abzugsfähige Geschenke:

  • Geschenke abziehbar / Bank oder
  • Geschenke kleiner 35 Euro / Bank

Nicht abzugsfähige Geschenke:

  • Geschenke nicht abziehbar / Bank
  • Geschenke größer 35 Euro / Bank

Die Pauschalsteuer wird wie folgt gebucht:

Pauschalsteuern für Geschenke und Zuwendungen nicht abzugsfähig / Bank

Wie werden Werbegeschenke oder Warenproben behandelt?

Werbegeschenke sind keine wirklichen Kundengeschenke, da es vorwiegend um die Neukundengewinnung geht. Dies ist zum einen an der Art der Geschenke erkennbar, die in der Regel mit Firmenlogo, Werbeslogan oder Kontaktinformationen des schenkenden Unternehmens bedruckt sind. Werbegeschenke sind daher beim Empfänger nicht zu besteuern, beim Schenkenden sind es Betriebsausgaben, die sofort und 100% abzugsfähig sind.

  • Kugelschreiber,
  • USB Stick,
  • Zollstock,

Lesen Sie auch zum Thema Werbegeschenke im Gründerlexikon!

Sind Trinkgelder steuerfrei?

In der Gastronomie, beim Friseur und auch in anderen Bereichen ist es üblich Trinkgeld zu geben. Wer zum Beispiel einem Kellner Trinkgeld gibt, anerkennt damit nicht nur die Serviceleistung des Kellners, sondern auch die anderer Mitarbeiter, wie dem Koch. Daher werden Trinkgelder häufig gesammelt und am Ende des Tages unter den Angestellten aufgeteilt. An der Steuerfreiheit dieser Zuwendungen ändert sich auch nichts, wenn der Unternehmer, sprich Arbeitgeber als eine Art Treuhänder fungiert, wie die Ausgabe Der Steuerzahler von 03/2017 auf Seite 39 beschreibt Die Richter des Bundesfinanzhofs urteilten, dass auch dann noch die Zuwendung durch Dritte erfolgt und nicht durch den Unternehmer.

Der Dritte, in den meisten Fällen der Kunde, muss nicht direkt an den Arbeitnehmer leisten. Entscheidend ist ganz allein die Tatsache, dass das Geld von einem Dritten stammt und nicht vom Unternehmer. Das BFH führte auch die oben erwähnten Beispiele an und sprach von einer “Poolung von Einnahmen”. Die Trinkgelder gehören in ihrer Gesamtheit den Arbeitnehmern, sodass sie entweder Miteigentümer am Inhalt der Trinkgeldkasse werden oder zumindest einen Anspruch auf Überlassung gegenüber dem Unternehmer haben. So zumindest die fachliche Ausdrucksweise. BFH Urteil vom 18. Juni 2015 - Aktenzeichen VI R 37/14

Einkommensteuer für Geschenke an Geschäftspartner Betriebsausgaben?

Die Übernahme der pauschalierten Einkommensteuer für ein Geschenk an einen Geschäftsfreund ist selbst ein Geschenk. Die Pauschalsteuer ist – sofern sie zusammen mit den Kosten des ursprünglichen Geschenks 35 Euro übersteigt – nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Das geht aus einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs hervor.

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – auch im Geschäftsleben. Ein Konzertveranstalter verschenkte daher verschiedentlich Freikarten an seine Geschäftspartner. Bei einer Außenprüfung erhielt das Finanzamt Kenntnis davon. Da der Konzertveranstalter die Empfänger der Freikarten nicht benennen konnte, einigte er sich mit der Behörde auf die Übernahme der pauschalierten Einkommensteuer. Das Finanzamt ließ den Pauschalsteuerbetrag von insgesamt 26.760 Euro nicht zum Betriebsausgabenabzug zu. Dagegen klagte der Konzertveranstalter. Das Niedersächsische Finanzgericht wies die Klage zurück. Eine Revision zum Bundesfinanzhof blieb erfolglos.

"Spesenunwesen" bekämpfen

Das oberste Finanzgericht beurteilt die Übernahme der Einkommensteuer durch den Konzertveranstalter als weiteres Geschenk neben den Gratistickets. Geschenke an Nichtarbeitnehmer sind allerdings nach § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG nur als Betriebsausgaben absetzbar, wenn sie nicht mehr als von 35 Euro pro Beschenktem und Jahr kosten. Wohlgemerkt: Der Maximalbetrag gilt für alle Geschenke, die an denselben Empfänger gehen, zusammen. Mit dieser Regelung will der Gesetzgeber nach Aussage des Bundesfinanzhofs das "Spesenunwesen" bekämpfen. Unternehmer sollen vermeintlich unnötigen Repräsentationsaufwand nicht auf die Öffentlichkeit abwälzen können.

Keine übermäßige Besteuerung

Die Münchner Richter anerkennen, dass der Schenker mit der Pauschbesteuerung angesichts der fehlenden Abzugsfähigkeit normalerweise höher belastet wird, als es der Beschenkte würde. Doch darin liege kein Verstoß gegen das Gebot der Besteuerung nach finanzieller Leistungsfähigkeit. Bei der pauschalierten Einkommensteuer handle es sich um eine Steuerschuld, die ursprünglich beim Beschenkten anfalle und die der Schenker übernehme. Das Einkommensteuerrecht kenne aber kein Korrespondenzprinzip, wonach der Beschenkte bloß versteuern müsse, was der Schenker abziehen könne und umgekehrt. Eine übermäßige Besteuerung vermag der Bundesfinanzhof ebenso wenig zu erkennen. Schließlich habe sich der Konzertveranstalter freiwillig für die Zahlung der Pauschalsteuer entschieden. BFH, Urteil vom 30.03.2017, Aktenzeichen IV R 13/14

Torsten Montag
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