Reisekosten, Spesen und Verpflegungspauschalen

Verpflegungspauschalen, Reisekosten oder Spesen genannt sind die umgangssprachliche Beschreibung für unternehmerisch verursachte Verpflegungsmehraufwendungen. Sie stellen eine Betriebsausgabe dar und mindern daher den Gewinn des Unternehmens. Es ist lediglich eine pauschale Abrechnung möglich, die von der Dauer der unternehmerischen Abwesenheit abhängig ist. Die Spesen müssen in Form einer Reisekostenabrechnung (Hier lernen Sie, wie Sie Ihre Reisekostenabrechnung richtig erstellen!) glaubhaft gemacht und nachgewiesen werden. Durch Geschäftsreisen eines Unternehmers entstehen zusätzliche Aufwendungen für die Verpflegung des Unternehmers. Diese Zusatzkosten sind im Rahmen von Pauschalen als Betriebsausgaben abzugsfähig. So kann bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden ein Betrag von 14,- EUR geltend gemacht werden. Bei einer Abwesenheit von 24h können 28,- EUR gewinnmindernd geltend gemacht werden. Die Abwesenheitsdauer beginnt mit dem Verlassen der privaten Wohnung und endet mit der Rückkehr in diese. Für mehrtägige Abwesenheit gilt zudem der Pauschsatz von 14 Euro jeweils für den An- und Abreisetag.

Als Fahrtkosten werden die tatsächlich entstandenen Aufwendungen bezeichnet, die dem Steuerpflichtigen mit der Benutzung von Beförderungsmitteln im Zusammenhang mit der Erzielung von Einnahmen entstanden sind. Entstehen dem Unternehmer Fahrtkosten, so kann er diese als Betriebsausgaben absetzen. Auch Fahrtkosten, welche bei der Erzielung von Einnahmen aus Kapitalvermögen, Vermietung oder Verpachtung entstehen, können als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden. Lesen Sie hier mehr zu Fahrtkosten!

Pauschalen bei Abwesenheiten im Ausland

Für Abwesenheiten im Ausland gelten entsprechend andere Pauschalen:

BMF Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland ab 01.01.2020

Die Mehraufwendungen für Verpflegung (VMA) sollten nicht mit Bewirtungsaufwendungen oder Aufwendungen für das Personal verwechselt werden. Es handelt sich ausschließlich um die Verpflegung des Unternehmers. Um die Verpflegungskosten nachweisen zu können, sollte eine Reisekostenabrechnung erstellt werden. Jetzt mein Seminar besuchen! (In 20 Min. zeige ich Ihnen, wie Sie mit meiner Exceltabelle Ihre Reisekostenabrechnung richtig selber erstellen können!)

Übernachtungskosten zählen auch zu den Reisekosten

Übernachtungskosten sind die Ausgaben, die für eine auswärtige betriebliche Tätigkeit anfallen, bei der eine oder mehrere Übernachtungen eingeschlossen sind. Grundsätzlich bilden diese einen Teil der Reisekosten und können steuerlich geltend gemacht werden. Lesen Sie hier mer zu Übernachtungskosten!

Beispiel

Durch einen Auftrag ist ein Unternehmer gezwungen eine längere Dienstreise einzulegen. Er fährt am 5.2. um 9:00 Uhr von seiner heimatlichen Wohnung ab. Übernachtet bis zum 9.2. und kommt um 21:00 Uhr bei seiner Familie in seiner privaten Wohnung wieder an.

Somit kann er folgende Pauschalen geltend machen:

  • Abwesenheit von mehr als 8 Stunden = 14,- EUR (am 5.2. und am 9.2.) 2 x 14 EUR = 28,- EUR (selbst wenn er nicht länger als 8 Stunden an dem Tag abwesend wäre, könnte er diese Pauschalen geltend machen, da es sich um den An- & Abreisetag handelt)
  • Abwesenheit von 24h = 28,- EUR (am 6., 7. und 8.2.) 3 x 28 EUR = 84,- EUR

Der Unternehmer kann für diese Abwesenheit insgesamt 112,- EUR Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben zum Einsatz bringen. Für Verpflegungsmehraufwendungen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug nutzen. Als Übernachtungskosten werden die tatsächlich anfallen Kosten angerechnet.

Bei der Nutzung des privaten PKWs können zudem die Fahrtkosten für die Dienstreise geltend gemacht werden. 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer sind hierbei anzusetzen. Bei einem Firmenwagen dagegen werden die Tankbelege wie gewohnt abgerechnet.

Leserfragen zum Thema Reisekosten

Sind Hotelkosten für Geschäftspartner Betriebsausgaben?

Hallo, ich habe folgende Frage:
Anläßlich meiner Geschäftsgründung habe ich 2 Geschäftspartner zu mir eingeladen. Da sie eine weite Anreise hatten, habe ich Ihnen eine Übernachtung im Hotel reserviert. Sind das Betriebsausgaben? Ich habe in der Literatur bisher nichts darüber gefunden :'(

Antwort

Sind das Betriebsausgaben?

Bewirtungskosten, Übernachtungskosten und Reisekosten sind in der Regel schon Betriebsausgaben.

Torsten Montag
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