Spesenabrechnung: Verpflegungspauschale richtig abrechnen

Verpflegungspauschalen oder Spesen sind die umgangssprachliche Beschreibung für unternehmerisch verursachte Verpflegungsmehraufwendungen. Verpflegungspauschalen stellen dabei eine spezielle Pauschale für entstandene Kosten zur Verpflegung des Unternehmers dar. Dabei handelt es sich um Betriebsausgabe, welche direkt den Gewinn des Unternehmens mindern. Es ist lediglich eine pauschale Abrechnung möglich, die von der Dauer der unternehmerischen Abwesenheit abhängig ist. Spesen sind genau genommen der umgangssprachliche Oberbegriff, welcher sowohl Verpflegungspauschalen, als auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten umfasst. Im Volksmund wird das kurzerhand als Spesen bezeichnet. Egal ob Sie Verpflegungspauschalen im Speziellen oder Spesen im Allgemeinen als Betriebsausgaben absetzen möchten, Sie benötigen auf jeden Fall eine ordnungsgemäß ausgefüllte Reisekostenabrechnung, um genannte Aufwendungen glaubhaft nachzuweisen.

Wie diese Reisekostenabrechnungen oder Spesenabrechnungen auszusehen haben, welche Voraussetzungen für Verpflegungspauschalen gelten und welche Software Sie nutzen können, habe ich in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

Welche Pauschale gelten bei Verpflegung im Deutschland?

Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber können bei einer Dienstreise, Auswärtstätigkeit oder Geschäftsreise für Kosten, welche für Mahlzeiten im Rahmen der Verpflegung entstehen, der Einfachheit halber Pauschalen (sogenannte Verpflegungspauschalen, korrekte Bezeichnung: Verpflegungsmehraufwendungen, anstelle der tatsächlichen Kosten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen geltend machen)

So kann bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden ein Betrag von 14,- EUR geltend gemacht werden. Bei einer Abwesenheit von 24h können 28,- EUR gewinnmindernd geltend gemacht werden. Die Abwesenheitsdauer beginnt mit dem Verlassen der privaten Wohnung und endet mit der Rückkehr in diese. Für mehrtägige Abwesenheit gilt zudem der Pauschsatz von 14 Euro jeweils für den An- und Abreisetag.

Welche 20 Fakten zur Verpflegungspauschale muss ich wissen?

  1. Prinzipiell muss beim Verpflegungsmehraufwand zunächst zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterschieden werden.
  2. Beim Verpflegungsmehraufwand sind die Pauschbeträge zwar gleich, werden aber in der Buchhaltung unterschiedlich erfasst und gebucht.
  3. Bei der Verpflegungspauschale ist zwischen Ausland und Inland zu unterscheiden.
  4. Beim Arbeitnehmer spricht man von einer Dienstreise, beim Unternehmer ist von einer Geschäftsreise die Rede.
  5. Verpflegungspauschalen werden nur für dienstlich, beruflich oder unternehmerisch veranlasste Reisen gewährt.
  6. Die Reise muss nicht nur betrieblich notwendig, sondern auch angemessen sein und die Tätigkeitsstätte muss im wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen.
  7. Der Arbeitnehmer kann Werbungskosten absetzen, der Unternehmer Betriebsausgaben geltend machen.
  8. Der Arbeitnehmer kann seinen Verpflegungsmehraufwand durch die Werbungskosten in seiner Steuererklärung dem Finanzamt als Auswärtstätigkeit mitteilen. 
  9. Der Unternehmer erhöht durch die Pauschbeträge seine Betriebsausgaben und senkt somit seinen Gewinn. Dieser niedrigere Gewinn führt am Jahresende in seiner Steuererklärung zu einer geringeren Einkommensteuer.
  10. Beide benötigen zum Nachweis des Verpflegungsmehraufwands eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung (auch Spesenabrechnung genannt).
  11. Der Arbeitgeber kann bei einer Dienstreise seinem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zahlen.
  12. Der Arbeitnehmer kann somit weniger oder keinen Verpflegungsmehraufwand in Form von Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen.
  13. Der Unternehmer kann in diesem Fall den an seinen Arbeitnehmer erstatteten Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe absetzen.
  14. Maximal dürfen die hier im Artikel genannten Verpflegungspauschalen bei Arbeitnehmer und Arbeitgeber angesetzt werden.
  15. Es muss stets zwischen Abreisetag und Anreisetag sowie einem Tag mit 24-stündiger Abwesenheit unterschieden werden.
  16. Der Verpflegungsmehraufwand kann bar ausgezahlt, überwiesen oder als Privatentnahme gebucht werden.
  17. Verpflegungspauschalen, auch Spesensätze genannt, werden vom Bundesfinanzministerium für das Inland und Ausland regelmäßig in einer Tabelle veröffentlicht und aktualisiert.
  18. Übernachtungskosten und Fahrtkosten haben mit der Verpflegungspauschale und dem tatsächlichen Verpflegungsaufwand nichts zu tun.
  19. Eintrittskarten von Messen, Parkausweise, Einladungen zu Veranstaltungen, Hotelrechnungen und andere Quittungen dienen als perfekter Nachweis für eine Dienstreise, auch wenn die tatsächlichen Kosten nicht abzugsfähig sind.
  20. Die Vorsteuer der tatsächlichen Verpflegungskosten (Frühstück, Mittag, Abendessen) kann bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern beim Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden.

Welche Pauschalen gelten bei Abwesenheiten im Ausland?

Für Abwesenheiten im Ausland können folgende Verpflegungspauschalen genutzt werden:

LandPauschbeträge für
Verpflegungsmehr-
aufwendungen
 Abwesenheit mind. 24 hAn- und Abreisetag
Belgien4228
China  
  • Chengdu
  • Hongkong
  • Kanton
  • Peking
  • Shanghai
  • Rest Chinas
  • 41
  • 74
  • 36
  • 30
  • 58
  • 48
  • 28
  • 49
  • 24
  • 20
  • 39
  • 32
Dänemark5839
Frankreich  
  • Lyon
  • Marseille
  • Paris
  • Straßburg
  • Rest
  • 53
  • 46
  • 58
  • 51
  • 44
  • 36
  • 31
  • 39
  • 34
  • 29
Finnland5033
Italien  
  • Mailand
  • Rom
  • Rest
  • 45
  • 40
  • 40
  • 30
  • 27
  • 27
Irland5839
Portugal3624
Östereich4027
Russland  
  • Jekaterinburg
  • Moskau
  • St. Pertsburg
  • Rest
  • 28
  • 30
  • 26
  • 24
  • 19
  • 20
  • 17
  • 16
Schweiz  
  • Genf
  • Rest
  • 66
  • 64
  • 44
  • 43
Spanien  
  • Barcelona
  • kanarische Inseln
  • Madrid
  • Palma de Mallorca
  • Rest
  • 34
  • 40
  • 40
  • 35
  • 34
  • 23
  • 27
  • 27
  • 24
  • 23
USA  
  • Atlanta
  • Boston
  • Chicago
  • Houston
  • Los Angeles
  • Miami
  • News York City
  • San Francisco
  • Washington D.C.
  • Rest
  • 62
  • 58
  • 54
  • 63
  • 56
  • 64
  • 58
  • 51
  • 62
  • 51
  • 41
  • 39
  • 36
  • 42
  • 37
  • 43
  • 39
  • 34
  • 41
  • 34
Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland  
  • London
  • Rest
  • 62
  • 45
  • 41
  • 30

 

Spesen als Bewirtungskosten absetzen?

Die Mehraufwendungen für Verpflegung (VMA) sollten nicht mit Bewirtungsaufwendungen oder Aufwendungen für das Personal verwechselt werden. Es handelt sich ausschließlich um die Verpflegung des Unternehmers. Um die Verpflegungskosten nachweisen zu können, sollte eine Reisekostenabrechnung erstellt werden. Jetzt mein Seminar besuchen! (In 20 Min. zeige ich Ihnen, wie Sie mit meiner Exceltabelle Ihre Reisekostenabrechnung richtig selber erstellen können!)

Wie kann ich Fahrtkosten absetzen?

Als Fahrtkosten werden die tatsächlich entstandenen Aufwendungen bezeichnet, die dem Steuerpflichtigen mit der Benutzung von Beförderungsmitteln im Zusammenhang mit der Erzielung von Einnahmen entstanden sind. Entstehen dem Unternehmer Fahrtkosten, so kann er diese als Betriebsausgaben absetzen. Es gibt mehrere Methoden, Fahrtkosten abzusetzen und auch die private Nutzung muss beachtet werden. Lesen Sie hier mehr zu Fahrtkosten!

Zähle Übernachtungskosten auch zu den Reisekosten?

Übernachtungskosten sind die Ausgaben, die für eine auswärtige betriebliche Tätigkeit anfallen, bei der eine oder mehrere Übernachtungen eingeschlossen sind. Grundsätzlich bilden diese einen Teil der Reisekosten und können steuerlich geltend gemacht werden. Es sind auch Übernachtungspauschalen möglich. Lesen Sie hier mehr zu Übernachtungskosten!

Erhalte ich die Vorsteuer aus meinen Verpflegungspauschalen?

Der Unternehmer kann aus den Verpflegungspauschalen keine Vorsteuer geltend machen, jedoch beim Vorliegen von ordnungsgemäßen Rechnungen (siehe Pflichtangaben Rechnung) ist die Vorsteuer beim Finanzamt absetzbar, so haufe.

Wann ist eine Kürzung beim Verpflegungsmehraufwand vorzunehmen?

Sofern in den Übernachtungskosten Frühstück enthalten ist, muss eine Kürzung dieser Mahlzeit vorgenommen werden. Ebenso ist bei der Zahlung der Verpflegungspauschalen durch den Arbeitgeber eine Kürzung seitens des Arbeitnehmers vorzunehmen. Folgende Kürzungen sind zu beachten:

  • Frühstück in Übernachtungskosten enthalten: 20 % Kürzung der entsprechenden Pauschale
  • Mittagessen oder Abendessen enthalten: Kürzung 40 % der jeweiligen Pauschale

Welche Aufbewahrungsfristen gelten bei den Verpflegungsmehraufwendungen?

Der Nachweis des Verpflegungsmehraufwands erfolgt über Reisekostenabrechnungen (auch Spesenabrechnungen genannt). Diese Dokumente und Eigenbelege sind im Rahmen der Aufbewahrungsfristen der Buchhaltung chronologisch geordnet und sortiert aufzubewahren. Lesen Sie jetzt mehr zu den Aufbewahrungsfristen!

Wie werden Verpflegungspauschalen gebucht?

Buchungskonto (SKR03, SKR04)anGegenkonto
Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand (4674, 6674)/
  • Privateinlage (1890 / 2180) oder
  • Kasse (1000 / 1600) oder
  • Bank (1200 / 1800)
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand (4666, 6660)/
  • Privateinlage (1890 / 2180) oder
  • Kasse (1000 / 1600) oder
  • Bank (1200 / 1800)

Welchen Kontenrahmen Sie verwenden sollten, können Sie in meinem Artikel zum Thema Kontenplan nachlesen!

Verpflegungspauschalen Beispiel und Berechnung

Durch einen Auftrag ist ein Unternehmer gezwungen eine längere Dienstreise einzulegen. Er fährt am 5.2. um 9:00 Uhr von seiner heimatlichen Wohnung ab. Übernachtet bis zum 9.2. und kommt um 21:00 Uhr bei seiner Familie in seiner privaten Wohnung wieder an.

Somit kann er folgende Pauschalbeträge geltend machen:

  • Abwesenheit von mehr als 8 Stunden = 14,- EUR (am 5.2. und am 9.2.) 2 x 14 EUR = 28,- EUR (selbst wenn er nicht länger als 8 Stunden an dem Tag abwesend wäre, könnte er diese Pauschalen geltend machen, da es sich um den An- & Abreisetag handelt)
  • Abwesenheit von 24h = 28,- EUR (am 6., 7. und 8.2.) 3 x 28 EUR = 84,- EUR

Der Unternehmer kann für diese Abwesenheit insgesamt 112,- EUR Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben zum Ansatz bringen. Als Übernachtungskosten werden die tatsächlich Kosten angerechnet. Bei der Nutzung des privaten PKWs können zudem die Fahrtkosten für die Dienstreise geltend gemacht werden.

Wie entwickelten sich die Verpflegungspauschalen im historischen Verlauf?

ZeitraumAbwesenheit von
 min. 24 hmin. 14 hmin. 8 h
bis 31.12.201324€12€6€

Im Rahmen der Reform des Reisekostenrechts wurde die 14 Stunden Abwesenheitsregelung abgeschafft und speziell für Anreise und Abreisetag eine Sonderregelung eingeführt.

ZeitraumAbwesenheit
 min. 24 hMehrtägige Abwesenheit: An- und Abreisetag, wenn Abwesenheit von Wohnung diesen, einen anschließenden oder vorhergehenden Tag umfasst (keine Mindestabwesenheit nötig)min. 8 h
bis 31.12.201924€12€entfällt
seit 01.01.202028€14€entfällt
    

 

Was Muss ich bei einer Betriebsprüfung beachten?

Das Finanzamt überprüft selbstverständlich im Rahmen einer Außenprüfung oder Betriebsprüfung auch die angesetzten Verpflegungspauschalen, die Einhaltung der Voraussetzungen, die Dienstreise sowie die Angemessenheit und der wirtschaftliche Zusammenhang mit dem Unternehmen. Daher sollte sowohl die Reisekostenabrechnung, als auch alle anderen Kosten, Belege und Zusammenhänge, insbesondere Datum, Uhrzeit von Anreise und Abreise sowie Übernachtungen der Wahrheit entsprechen und ordnungsgemäß belegt sein. Was man als Unternehmer vor, während und nach einer Betriebsprüfung beachten sollte, können Sie meinem E-Book entnehmen.

  1. Berechnen Sie Ihre Verpflegungsmehraufwendungen!
  2. Sie brauchen Hilfe? Nutzen Sie meinen Videokurs zur Reisekostenberechnung!
  3. Vergessen Sie nicht Ihre Übernachtungskosten geltend zu machen!
  4. Ermitteln Sie Ihre Fahrtkosten!
  5. Füllen Sie Ihre Reisekostenabrechnung aus!
  6. Setzen Sie alles als Betriebsausgabe ab!
Bild Torsten Montag mit weißem Hemd, sitzend
Gründerlexikon-Redaktion Torsten Montag

Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.

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