Welche Software kann ich bei meinem Forderungsmanagement verwenden?

Im letzten Artikel wurde sicherlich deutlich, dass es viel Arbeit und organisatorisches Geschick bedeutet, wenn man seine Kontoauszüge regelmäßig prüfen und seine offenen Rechnungen im Blick behalten will. Wenn der Umfang Ihres Geschäfts eine manuelle Führung und Prüfung der Offene-Posten-Liste nicht erlaubt, sollten Sie sich eingehender mit Forderungsmanagement-Software beschäftigen.

Mögliche Methoden zur Nachverfolgung Ihrer Forderungen

Um ihre Forderungen nachzuverfolgen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Diese hängen auch von Ihrer individuellen Situation ab. Hier einige Beispiele:

  • Steuerberater: Erledigt Ihr Steuerberater Ihre Buchhaltung, kann er Ihnen wahrscheinlich sogar auf Knopfdruck automatisch eine Liste der offenen Posten erstellen und ausdrucken. Tipp: Vereinbaren Sie am besten ein regelmäßiges Reporting, z. B. einmal pro Woche die OP-Liste per E-Mail.
  • Rechnungssoftware: Wenn Sie sich selbst um Ihre Rechnungen kümmern und hierfür eine Rechnungssoftware verwenden, bietet diese im Regelfall die Funktion, eine OP-Liste auszudrucken.
  • Manuell geführte Liste: Ganz einfach und zeitsparend ist eine an die Pinnwand geheftete Liste, in die Sie alle geschriebenen Rechnungen mit Firmenname, Betrag und Fälligkeit eintragen. Sobald die Rechnung ausgeglichen wird, streichen Sie sie aus. Alle offenen Einträge sind automatisch ihre Außenstände. Tipp: Legen Sie sich die Liste in einem Kalkulationsprogramm an – so können Sie sich die Höhe Ihrer Forderungen stets automatisch berechnen lassen.
  • Nachverfolgung der Rechnungen: Kopieren Sie die verschickten Rechnungen und legen Sie sie – nach Fälligkeit geordnet – gemeinsam in einen Ordner oder Ablagekorb. Auf bezahlten Rechnungen notieren Sie das Zahlungsdatum und nehmen Sie aus dem Ordner heraus. Übrig bleibt alles Offene.

Im Prinzip ist jedes System ausreichend, das dafür sorgt, dass Sie den Überblick über Ihre Forderungen behalten. Für welches Sie sich letzten Endes entscheiden, spielt keine allzu große Rolle, nur das Ergebnis muss stimmen. Verpassen Sie auch nicht die Gelegenheit, regelmäßig die absolute Höhe der Forderungen zu prüfen. Legen Sie einen Wert fest, den diese nicht überschreiten dürfen und ab dem es für Sie schwierig wird, Ihre Eingangsrechnungen pünktlich zu bezahlen. Mithilfe Ihrer OP-Liste können Sie dann regelmäßig überprüfen, ob Sie sich noch im grünen Bereich befinden oder es schon kritisch wird.

Damit es allerdings gar nicht erst zu unbezahlten Rechnungen kommt, sollten Sie regelmäßig die Kunden auf Bonität prüfe und sich so zu deren Zahlungsfähigkeit informieren.

Eigenes Forderungsmanagement auf Basis von Excel

Ein einfaches Forderungsmanagement kann sich jeder auf der Basis von MS Excel (oder einer anderen Tabellenkalkulationssoftware) selbst erstellen. Hierzu tragen Sie in die verschiedenen Spalten beispielsweise folgende Informationen ein:

  • Rechnungsnummer und -datum
  • Kundennummer und Name
  • Rechnungsbetrag
  • Fälligkeitsdatum entsprechend des angegebenen Zahlungsziels
  • Datum des Zahlungseingangs
  • Betrag des Zahlungseingangs
  • Zahlungserinnerung
  • 1. Mahnung
  • 2. Mahnung

Die letzten fünf genannten Spalten dienen der Nachverfolgung. Wird ein Zahlungseingang erfasst, ist die Rechnung erledigt. Mit einem Blick können Sie Ihre offenen Rechnungen erfassen – nämlich diejenigen, die in diesen zwei Spalten zum Zahlungseingang keinen Eintrag haben. Sortieren Sie dann nach Fälligkeit, um herauszufinden, welche Kunden eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erhalten sollten und halten Sie das Ergebnis in den jeweiligen Spalten fest.

Alleinstehende Forderungsmanagement-Software

Am Markt gibt es zahlreiche Softwarehersteller, die eine Forderungsmanagement-Software programmieren und vertreiben. Allerdings sollten Sie sich schon aus Kostengründen genau überlegen, ob eine solche Software wirklich notwendig ist. Überwiegend handelt es sich dabei um Lösungen für das professionelle Forderungsmanagement und Inkasso, die vor allem der Abwicklung von einer Vielzahl von Transaktionen dienen. Betreiber großer Onlineshops, die pro Monat mehrere tausend Rechnungen nachverfolgen müssen, brauchen einen hohen Grad der Automatisierung, um effizient arbeiten zu können. Für kleine Unternehmen sind solche „Software-Monster“ jedoch in der Regel nicht notwendig.

Der Kompromiss: Das Komplettpaket

Wenn Sie für Ihr Forderungsmanagement eine Software benötigen, sollten Sie sich überlegen, diese Funktion gleich zusammen mit anderen anzuschaffen, die Sie ohnehin auch brauchen. Die Rede ist von einer Software zur Auftragsverwaltung, mit der Sie gleichermaßen Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen schreiben, Ihr Mahnwesen verfolgen, die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter durchführen sowie bei Bedarf Ihre Buchhaltung bis hin zum Jahresabschluss selbst vornehmen können.

Lexware oder Wiso?

Mit Lexware faktura + auftrag und WISO Mein Büro Standard hält der Markt aktuell zwei sehr gute bezahlbare Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen bereit, die eine Software für das Forderungsmanagement benötigen.

Häufige Fragen zum Forderungsmanagement

Um die richtige Software für sich nutzen zu können, sollte vorher genau klar sein, was das Forderungsmanagement umfasst und was noch dazugehört. Die häufigen Fragen zum Forderungsmanagement werden daher im Folgenden geklärt:

Was umfasst das Forderungsmanagement alles?

Forderungsmanagement wird auch Kreditmanagement genannt. Forderungsmanagement beschreibt die getroffenen Maßnahmen, um Zahlungsausfälle der Schuldner abzusichern. Das bedeutet, wenn der Kunde das Zahlungsziel nicht einhält und damit in Zahlungsverzug gerät, helfen die Maßnahmen des Forderungsmanagements Ihnen dabei, die offene Forderung zu beschaffen. Dies geschieht durch Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen und falls weiterhin nicht gezahlt wird, durch Einleitung des gerichtliche Mahnverfahrens. Aber das Forderungsmanagement beinhaltet auch Rechnungen zu schreiben und die Debitorenbuchhaltung.

Wie erstelle ich eine ordnungsgemäße Rechnung?

Die Rechnungsstellung ist Teil des Forderungsmanagements und ist an einige Faktoren gebunden. So muss eine Rechnung unbedingt folgende Punkte enthalten: Vollständiger Name sowie Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers, Steuer- bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Ware oder Umfang der erbrachten Leistung, Zeitpunkt der Leistung oder Anzahlung, Entgelt für die Leistung, anzuwendender Steuersatz und der berechnete Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung und auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers. Wer diese Aufgabe online machen möchte, dem bieten sich einige Online Portale, welche die Aufgaben übernehmen.

Forderungsmanagement durch ein Inkassounternehmen?

Anstelle des eigenen Unternehmens, hat das Inkassounternehmen die Aufgabe die Forderungen einzutreiben. Vor allem, wenn die Adresse des Schuldners nicht bekannt ist, spielt das Inkasso meist eine wichtige Rolle, da diese durch ausgebildete Mitarbeiter die Adresse des Kunden ausfindig machen. Zusätzlich kann es für Unternehmen günstiger und zeitsparender sein, wenn das Inkasso die ausstehende Forderung eintreibt, anstelle einer selbst geschriebenen Mahnung. Aber hier ist vorsichtig geboten, unter den Inkassounternehmen gibt es auch schwarze Schafe, so sollte sie sich ein seriöses Inkassounternehmen mit positiven Bewertungen suchen.

Wann schreibe ich eine Mahnung?

Die Mahnung ist bei Geschäftskunden aufzusetzen, wenn diese die Zahlung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tätigen. Damit geraten diese in Zahlungsverzug, somit besteht das Recht einen Tag nach Zahlungsfrist zu mahnen. Dies ist nicht immer sinnvoll, vor allem bei sonst zuverlässigen Kunden bietet sich zunächst an noch einen Aufschub zu gewähren. Aber die Liquidität Ihres Unternehmens sollte nicht darunter leiden müssen. Eine Mahnung muss nicht schriftlich erfolgen, doch ist dies der sicherere Weg, da ein Beleg immer sinnvoll ist.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Kommt es zu Zahlungsausfällen, weil der Kunde das Zahlungsziel verpasst, befindet dieser sich im Zahlungsverzug. Dies kann vielerlei Gründe haben, weswegen eine Zahlungserinnerung oder Mahnung oft helfen, dass der Schuldner doch noch die Zahlung tätigt. Doch was ist der Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung? Im Prinzip erfüllen beide rechtlich gesehen denselben Zweck. Eine Mahnung wird meist nur der Höflichkeit halber Zahlungserinnerung genannt.

Welche Angaben müssen in einer Mahnung stehen?

Eine korrekte Mahnung ohne Fehler, kann man unter anderem Online erstellen, rechtlich bindende Pflichtangeben gibt es für eine Mahnung allerdings nicht. Erstellt man diese selbst, so sollte man dennoch darauf achten, dass folgendes enthalten ist: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungssumme, Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen, Name und Anschrift des Empfängers und des Absenders, Eindeutige Aufforderung zur Begleichung der Zahlung mit neuem Zahlungsziel sowie ggf. entstandene Verzugszinsen und Mahngebühren.

Wie sieht so ein Mahnverfahren aus?

Das gerichtliche Mahnverfahren folgt nach erfolglosen Mahnungen, wenn der Schuldner immer noch nicht gezahlt hat. Hier ist die Grundlage für ein gerichtliches Mahnverfahren die schriftliche Mahnung. Wird das gerichtliche Mahnverfahren nicht vom Unternehmer angestrengt, so folgt die Verjährung der Rechnung nach 3 Jahren und der Unternehmer bekommt gar kein Geld mehr. Um die Forderung auch zu erhalten, muss diese im Rahmen des Mahnverfahrens klar erkennbar gemacht werden, indem Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Projekt oder Bestellung des Kunden angegeben werden. Das Ergebnis eines solchen Mahnverfahrens ist der Vollstreckungsbescheid, soll heißen, dass das Unternehmen die Forderung beim Schuldner eintreiben oder am Ende von einem Gerichtsvollzieher vollstrecken lassen kann.

Wie kann ich Forderungsausfälle vermeiden?

Um nicht in die Bredouille zu geraten und Forderungsausfälle zu haben, sollten Sie die Bonität Ihrer Kunden zunächst überprüfen. Eine Bonitätsprüfung gibt die Fähigkeit und den Willen des Schuldners an, Schulden zu bezahlen. Dies macht bei Neukunden Sinn, damit Sie sicher sein können ihr Geld zu erhalten, allerdings gibt es keine Garantie das Ihr Kunde die Zahlungsfristen einhält und es nicht zum Zahlungsverzug oder sogar zum Zahlungsausfall kommt.

Mahnungen mit guter Software schreiben oder externe Hilfe nutzen

Zur Erstellung von Mahnungen gibt es verschiedene Buchhaltungs- und  Rechnungssoftware sowie Vorlagen für die Erstellung von Mahnungen. Sie können den gesamten Mahnprozess aber auch outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen. Spätestens wenn Ihr Mahnwesen nicht zum gewünschten Erfolg führt, dann sollten Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen. Das bedeutet im Ernstfall auch das Einschalten eines Inkassounternehmens. Das könnten Sie auch bereits in einer zweiten oder dritten Mahnung androhen. Lassen Sie sich dabei auch nicht zu lange Zeit. Denn häufig sind Liquiditätsprobleme der Kunden der Grund für Zahlungsschwierigkeiten, die im Laufe der Zeit nicht besser werden.

Wichtig ist zunächst, dass Sie sich ein System zulegen, das dafür sorgt, dass Sie zuverlässig die Zahlung jeder Rechnung nachprüfen sowie den Mahnstatus festhalten und nachverfolgen. Wenn Sie dies nur nach Gefühl machen, wird es zwangsläufig dazu kommen, dass Ihnen einzelne Rechnungen „durchrutschen“. Doch wie ausgeprägt muss das System sein? Selbstredend ist der Bedarf eines Einzelunternehmers mit wenigen Rechnungen pro Monat anders als der eines Onlinehändlers mit hunderten oder tausenden abgewickelten Bestellungen pro Monat.

Software oder nicht?

Ob Sie für Ihre Zwecke eine Software brauchen oder nicht, hängt von Ihrem monatlichen Umfang an Rechnungen und Mahnungen ab. Ob Sie auf ein Softwareprodukt zurückgreifen möchten, ist mehr eine grundlegende Entscheidung über die Durchführungsvariante Ihrer Faktura, denn das Forderungsmanagement ist meist an eine Auftragsverwaltung gekoppelt. Da das Mahnen von Rechnungen sehr häufig an das akturierungsprogramm gekoppelt ist, sollte man sich zur Auswahl des besten System die Software zum Schreiben von Rechnungen ansehen.

Wenn eine Software für Ihren Fall mit Kanonen auf Spatzen geschossen wäre, was insbesondere bei kleineren Unternehmen oft der Fall ist, können Sie Ihr Mahnsystem alternativ auch auf der Basis eines Excel-Tabellenblatts aufbauen, in dem Sie alle Rechnungen sowie den zugehörigen Status in Hinblick auf Bezahlung, Fälligkeitsdatum, Mahndatum und Mahnstufe erfassen.

Nachverfolgungssystem ohne Software

Auch ohne spezielle Software können Sie Ihre offenen Rechnungen nachverfolgen. Sie brauchen dazu lediglich einen schmalen DIN A4-Ordner sowie mehrere Standardregister. Diese beschriften Sie mit folgenden Titeln:

  1. offene Rechnungen
  2. angemahnte Rechnungen
  3. bezahlte Rechnungen

Nachdem Sie eine Rechnung geschrieben haben, ordnen Sie sie in das erste Register ein. Sortieren Sie die Rechnungen in dieser Rubrik nach dem Fälligkeitsdatum. Dieses kann bei Rechnungen, die am selben Tag geschrieben wurden, durchaus unterschiedlich ausfallen, wenn Ihre Kunden verschiedene Zahlungsziele aufweisen.

Arbeiten Sie regelmäßig Ihre Kontoauszüge ab. Auf Rechnungen, die bezahlt wurden, vermerken Sie „Bezahlt am xx.xx.xxxx per xxxx“. Halten Sie stets fest, über welche Zahlmethode der Kunde bezahlt hat, dies erleichtert Ihnen die Nachverfolgung im Falle von Rückfragen. Die Rechnung wandert dann in das Register „bezahlte Rechnungen“, wo Sie sie entsprechend Ihres normalen Ablagesystems vorsortieren (z. B. nach Rechnungsnummer). Von hier aus übernehmen Sie sie später in Ihre Rechnungsablage.

Gehen Sie immer, wenn Sie Ihre Kontoauszüge prüfen, das erste Register durch. Welche Rechnungen sind übrig geblieben? Sind sie bereits fällig? Dann schreiben Sie die erste Mahnung und vermerken dies wiederum auf der Rechnung: „Gemahnt am xx.xx.xxxx, neue Zahlungsfrist bis  xx.xx.xxxx“. Sortieren Sie die Rechnungen nun in das zweite Register „gemahnte Rechnungen“ ein, wobei Sie sich bei der Sortierweise an der neuen Zahlungsfrist orientieren. Auch diese Rechnungen gehen Sie nun regelmäßig durch und prüfen, wer bereits bezahlt hat oder gar eine zweite Mahnung benötigt.

Für welche Software Sie sich letzten Endes entscheiden, hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren persönlichen Vorlieben ab. Sorgen Sie allerdings dafür, dass das von Ihnen gewählte System die gängigen Gesetze und Regelungen zum Mahnwesen einhält.

Mann hält Schild mit der Frage "Bist du ein Unternehmer" in der Hand, hier: unternehmertest

Torsten Montag
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Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

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