Welche Software kann ich bei meinem Forderungsmanagement verwenden?

Im letzten Artikel wurde sicherlich deutlich, dass es viel Arbeit und organisatorisches Geschick bedeutet, wenn man seine Kontoauszüge regelmäßig prüfen und seine offenen Rechnungen im Blick behalten will. Wenn der Umfang Ihres Geschäfts eine manuelle Führung und Prüfung der Offene-Posten-Liste nicht erlaubt, sollten Sie sich eingehender mit Forderungsmanagement-Software beschäftigen.

Eigenes Forderungsmanagement auf Basis von Excel

Ein einfaches Forderungsmanagement kann sich jeder auf der Basis von MS Excel (oder einer anderen Tabellenkalkulationssoftware) selbst erstellen, wie bereits im Artikel zum System der Nachverfolgung von offenen, fälligen und gemahnten Rechnungen angedeutet. Hierzu tragen Sie in die verschiedenen Spalten beispielsweise folgende Informationen ein:

  • Rechnungsnummer und -datum
  • Kundennummer und Name
  • Rechnungsbetrag
  • Fälligkeitsdatum entsprechend des angegebenen Zahlungsziels
  • Datum des Zahlungseingangs
  • Betrag des Zahlungseingangs
  • Zahlungserinnerung
  • 1. Mahnung
  • 2. Mahnung

Die letzten fünf genannten Spalten dienen der Nachverfolgung. Wird ein Zahlungseingang erfasst, ist die Rechnung erledigt. Mit einem Blick können Sie Ihre offenen Rechnungen erfassen – nämlich diejenigen, die in diesen zwei Spalten zum Zahlungseingang keinen Eintrag haben. Sortieren Sie dann nach Fälligkeit, um herauszufinden, welche Kunden eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erhalten sollten und halten Sie das Ergebnis in den jeweiligen Spalten fest.

Alleinstehende Forderungsmanagement-Software

Am Markt gibt es zahlreiche Softwarehersteller, die eine Forderungsmanagement-Software programmieren und vertreiben. Allerdings sollten Sie sich schon aus Kostengründen genau überlegen, ob eine solche Software wirklich notwendig ist. Überwiegend handelt es sich dabei um Lösungen für das professionelle Forderungsmanagement und Inkasso, die vor allem der Abwicklung von einer Vielzahl von Transaktionen dienen. Betreiber großer Onlineshops, die pro Monat mehrere tausend Rechnungen nachverfolgen müssen, brauchen einen hohen Grad der Automatisierung, um effizient arbeiten zu können. Für kleine Unternehmen sind solche „Software-Monster“ jedoch in der Regel nicht notwendig.

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Einige interessante Weblinks zum Factoring

  • http://www.rechnung48.de/ - in 48 Stunden Geld bekommen, keine Mahnungen, keine Wartezeiten (gegen Gebühr je Rechnung). Laut tel. Aussage wird jeder Kunden geprüft, egal ob Dienstleister, Handwerker oder Freiberufler. Außerdem wird jeder Rechnungskunde geprüft (Liquiditätsprüfung), ob für diesen factoring übernommen werden kann.

Der Kompromiss: Das Komplettpaket

Wenn Sie für Ihr Forderungsmanagement eine Software benötigen, sollten Sie sich überlegen, diese Funktion gleich zusammen mit anderen anzuschaffen, die Sie ohnehin auch brauchen. Die Rede ist von einer Software zur Auftragsverwaltung, mit der Sie gleichermaßen Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen schreiben, Ihr Mahnwesen verfolgen, die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter durchführen sowie bei Bedarf Ihre Buchhaltung bis hin zum Jahresabschluss selbst vornehmen können.

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Lexware oder WISO?

Mit Lexware faktura + auftrag und WISO Mein Büro Standard hält der Markt aktuell zwei sehr gute bezahlbare Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen bereit, die eine Software für das Forderungsmanagement benötigen. Welche Software für die Auftragsverwaltung zu welcher Zielgruppe am besten passt, habe ich in einer ausführlichen Serie für Sie diskutiert.

Für welche Software Sie sich letzten Endes entscheiden, hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren persönlichen Vorlieben ab. Sorgen Sie allerdings dafür, dass das von Ihnen gewählte System die gängigen Gesetze und Regelungen zum Mahnwesen einhält.

Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich habe bereits mehr als 200 Unternehmern geholfen, einen guten Start hinzulegen und erfolgreich mit ihrem Business zu wachsen. Holen Sie sich jetzt einen Termin!

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