Briefpapier - Mit Rechnungen begeistern

Besonders wichtig ist, dass man mit den Umschlägen und dem Briefpapier eine harmonische Komposition bildet. Grundsätzlich sollte man nicht mehr wie zwei bis drei verschiedene Farben auf den Elementen verwenden. Der Umschlag muss vollkommen mit dem wichtigsten Element des Briefpapiers, dem Kopf, identisch sein. Ein Umschlag mit einem orangefarbenen Schriftzug passt nur dann, wenn die Schrift auf dem Briefpapier die gleiche Farbe hat. Zudem sollte man bei der Wahl der Größe auf die Verhältnisse achten. Das Firmenlogo auf dem Umschlag muss grundsätzlich kleiner und zugleich auch dezenter sein als auf einem Briefpapier.

Das Logo, das auf dem Umschlag platziert werden soll, muss in der linken, oberen Ecke seine Position finden. Grundsätzlich sollte der Umschlag in seiner eigentlichen Funktion nicht eingeschränkt werden. Das Logo sollte dezent sein, jedoch bereits beim ersten Anblick auffallen. Zu bedenken ist, dass sowohl die Adressanschrift als auch Poststempel und Briefmarke einen Platz finden müssen. Somit sollte man sich gerade bei einem Umschlag nicht vor weißen Stellen fürchten, denn diese vermitteln Eleganz und Professionalität.

Für das Design des Briefpapiers muss man bei einem bereits vorhandenen Firmenlogo nur einen geringen Geldbetrag einplanen. Die meisten freien Grafiker berechnen hierbei je nach Stundensatz zwischen 50 und 100 Euro. Der Druck richtet sich nach den einzelnen Wünschen. Gerade durch die Wahl des Papiers entstehen unterschiedliche Kosten. Allerdings sollten Gründer für 500 Bögen rund 50 Euro einplanen. Ähnlich gestalten sich die Kosten bei den Umschlägen.

Geschäftskorrespondenz ist so wichtig wie gutes Marketing – es ist Marketing! Mit jedem Schreiben, das Ihr Haus verlässt, präsentiert sich Ihr Unternehmen nach außen. Unterschätzen Sie nicht den Wert eines Schreibens, egal ob per Briefpapierbogen auf dem klassischen Postweg oder per elektronischer Post (E-Mail). Angebote und Rechnungen, die vor Rechtschreibfehlern wimmeln, Briefe ohne Gliederung und antiquierte Ausdrucksformen, sind ein Hinweis darauf, dass es Ihr Unternehmen nicht besonders genau mit administrativen Aufgaben nimmt.

Aufbau / Gliederung eines Geschäftsbriefes

Die wichtigsten Schreib- und Gestaltungsregeln für Textverarbeitung finden Sie in der DIN 5008. Diese Regeln und Hinweise gelten auch für die elektronische Post. 

Neue Deutsche Rechtschreibung

Seit 2007 sind die Änderungen in der Deutschen Rechtschreibung verbindlich. Es gab in folgenden Bereichen der deutschen Rechtschreibung Änderungen

•    Laut-Buchstaben-Zuordnung
•    Getrennt- und Zusammenschreibung
•    Schreibung mit Bindestrich
•    Groß- und Kleinschreibung 
•    Zeichensetzung
•    Silbentrennung

Geschäftskorrespondenz, die sich gänzlich an die alten Schreibweisen und Regeln hält, zeugt von Unflexibilität und einer gewissen Ignoranz Neuem gegenüber. Denken Sie bei Ihren nächsten Schriftsätzen daran!

Egal ob per E-Mail oder auf Papier – es ist wenig modern in der Geschäftskorrespondenz, „MfG“ zu grüßen. Auch lol’t man nicht, wenn man sich über etwas freut. Trotzdem müssen Sie nicht „hochachtungsvoll“ sein.

Entstauben Sie Ihre Geschäftskorrespondenz

•    Verzichten Sie auf Substantivierungen
Statt: „Die Erledigung der Reparatur erfolgt…“
Besser: „Wir reparieren Ihr Auto am…“

•    Verzichten Sie auf Schachtelsätze
Schreiben Sie kurze Sätze, die der Leser sich gut merken kann und vermeiden Sie zu viel Nebensätze.

•    Verzichten auf den Konjunktiv
Statt: „Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören…“
Besser: „Wir freuen uns auf Ihre Entscheidung…“
Statt: „Wir können Ihnen das Produkt zum Preis von EUR 100,00 anbieten.“
Besser: „Wir bieten Ihnen das Produkt zum Preis von EUR 100,00 an.“

•    Schreiben Sie Aktivsätze, meiden Sie den Passivsatz
Statt: „Sie werden hierdurch aufgefordert, …“
Besser: „Wir fordern Sie auf,…“

Gelungene Grußformeln

Man schreibt seit ca. 20 Jahren auch nicht mehr „… und verbleiben mit freundlichen Grüßen“. Dieser Abschluss wirkt bürokratisch, unpersönlich und nichtssagend.

Alternative Grußformeln sehen so aus

•    Viele Grüße aus Hamburg
•    Viele Grüße zum Advent
•    Sommerliche Grüße 
•    Mit freundlichen Grüßen nach München
•    Viele Grüße aus der Kaiserstraße 
•    Beste Grüße 
•    Freundliche Grüße aus dem Bayerischen Wald an die Nordsee
•    Einen erfolgreichen Arbeitstag wünscht Ihnen

Letztlich müssen Sie zwischen dem eigentlichen Drucken und der Gestaltung der Vorlage unterscheiden. Da die Druckereien Aufträge generieren wollen, bietet man häufig die Designkomponente mit an, um den Kunden nicht zu einem anderen Dienstleister schicken zu müssen. Somit beugen die Druckereien dem Risiko vor, den Kunden zu verlieren.

Für die Erstellung einer Druckvorlage sind neben dem Besuch des ortsansässigen Grafikers auch Online-Portale empfehlenswert, welche die Gestaltung eines Briefbogens durch Profis übernehmen. Folgende Onlineportale haben sich auf die reine Erzeugung und Gestaltung der Druckvorlage spezialisiert. Ich kann Ihnen aufgrund eigener Aufträge folgende empfehlen:

• designenlassen.de
• layoutfabrik.de