Bin ich buchführungspflichtig?

Jeder Unternehmer mit Gewinnerzielungsabsicht ist grundsätzlich dazu verpflichtet, seinen Gewinn zu ermitteln und diesen im Rahmen der Steuererklärung anzugeben. Doch nicht jede Firma unterliegt automatisch der sogenannten Buchführungspflicht, die im Vergleich zu einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung einen deutlich erhöhten Aufwand nach sich zieht. Was Unternehmer in Sachen Buchführung beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Buchführungspflicht kann sich entweder aus dem Handelsrecht oder aus dem Steuerrecht ergeben. In § 238 HGB heißt es, dass alle Kaufleute dazu verpflichtet sind, Bücher zu führen. § 140 AO sorgt dafür, dass diese Vorgabe auch auf das Steuerrecht übertragen werden kann. Wer nämlich durch andere Gesetze (eben z. B. das HGB) dazu verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, muss auch in steuerlicher Hinsicht Bücher führen.

Die relevante Frage ist nun: Wer gilt als Kaufmann im Sinne des HGB? Grundsätzlich gilt jeder als Kaufmann, der ein Handelsgewerbe betreibt. Ausnahme sind Kleingewerbetreibende, deren „Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordern“. Auf wen die Definition des Kleingewerbetreibenden zutrifft, ist nicht einheitlich geregelt. Man orientiert sich bei der Einstufung beispielsweise an der Arbeitnehmerzahl, der Größe und Anzahl der Geschäftsniederlassungen sowie an der internen Organisation des Betriebs. Ebenfalls als Kaufmann gilt, wer sich freiwillig in das Handelsregister eintragen lässt (sog. Kannkaufmann).

Der Gesetzgeber hat im Rahmen des § 241a HGB im Jahr 2009 Vereinfachungen eingeführt. Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Gewinn von 60.000 Euro und einen Umsatz von 600.000 Euro nicht überschreiten, unterliegen der Buchführungspflicht nicht mehr. Diese Vereinfachung gilt allerdings nur für Einzelkaufleute, nicht jedoch für Kapitalgesellschaften.

Kapitalgesellschaften sind immer buchführungspflichtig, egal ob AG, KGaA, GmbH, e.G. oder EWIV.

Die steuerliche Buchführungspflicht ergibt sich aus § 141 AO. Konkret trifft sie alle gewerblichen Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die einen oder mehrere der folgenden Grenzwerte überschreiten:

• Jahresumsatz > 600.000 Euro pro Kalenderjahr
• selbstbewirtschaftete Flächen für die land- und forstwirtschaftliche Nutzung im Wirtschaftswert > 25.000 Euro

Gewinn aus Gewerbebetrieb oder Land- und Forstwirtschaft > 60.000 Euro pro Kalenderjahr

Auch ein entsprechendes Handeln kann dazu führen, dass ein Unternehmer buchführungspflichtig wird. Erstellt er beispielsweise eine Eröffnungsbilanz und führt eine vollwertige Buchführung, so geht der Gesetzgeber davon aus, dass er sich im Rahmen der Wahl der Gewinnermittlungsart für den Bestandsvergleich entschieden hat. Da ein nachträglicher Wechsel nicht mehr ohne weiteres möglich ist, ist der Unternehmer dadurch buchführungspflichtig geworden, selbst wenn er aufgrund nicht erfüllter Voraussetzungen nicht zum Kreis der Betroffenen gehören würde.

Wie so oft gilt für Freiberufler eine Ausnahme von der Buchführungspflicht. Selbst wenn sie die genannten Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten, werden sie nicht buchführungspflichtig und dürfen weiterhin eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung statt einer Bilanz einreichen. Grund dafür ist, dass sie weder im handels- noch im steuerrechtlichen Sinne die Voraussetzungen erfüllen. Sie betreiben nämlich weder ein Handelsgewerbe noch eine Land- und Forstwirtschaft.

Wenn Sie in der angenehmen Situation sind, die Art der Gewinnermittlung selbst wählen zu dürfen, stellt sich Ihnen vielleicht die Frage, was für und was gegen die Buchführung spricht (verglichen mit der EÜR):