Wann muss ich eine Gutschrift erstellen?

muster gutschrift mit umsatzsteuer in excel
Bild: Torsten Montag / Gründerlexikon

Neben Rechnungen müssen Unternehmer auch Gutschriften erstellen, bspw. für die Rücksendung von Waren oder auch für Dienstleistungen. Eine Mustergutschrift mit Beispieldaten können Sie sich in diesem Download anschauen. Neben der Mustergutschrift haben wir eine Opens internal link in current windowVorlage für die umsatzsteuerpflichtige Gutschrift erstellt. In der Vorlage können die Beispieldaten gegen die relevanten Unternehmensdaten ausgetauscht werden.

Was ist das Guthaben?

Der Begriff des Guthabens ist umgangssprachlich auf vielfältige Weise belegt. Generell wird hierunter – zunächst nicht weiter bestimmte – Form des Vermögens bezeichnet: Jemand hat (bei jemandem) "etwas gut". Das heißt in der Regel, jemand hat einen Anspruch auf eine Leistung, einen Gefallen, auf Geld, oder einen anders gearteten Vorteil gegenüber einem Dritten.

So werden Guthaben gleichgesetzt mit beispielsweise bestehenden Vermögens-Salden (Haben-Salden) auf Bankkonten: Ein Haben-Saldo auf der Bank über eine bestimmte Geldsumme gewährt mir einen Anspruch darauf, dass mir die Bank diesen Geldbetrag bei Bedarf zur Verfügung stellt – ich bin zu einem Gläubiger der Bank über einen Betrag in der entsprechenden Höhe geworden.

Gleichermaßen wird auch von Guthaben gesprochen, wenn der Gläubiger Forderungen gegenüber einem anderen kontoführenden Vertragspartner geltend machen kann. Nur einige wenige Beispiele aus einer großen Bandbreite von Möglichkeiten stellen hierbei die Guthaben bei

  • Telefongesellschaften (Prepaid-Karten)
  • Energieversorgern (Guthaben, die aus vorherigen Abschlagszahlungen entstehen und bei der Rechnungslegung mit dem tatsächlich erfolgten Verbrauch verrechnet werden)
  • Vermietern (Guthaben aus Abschlagszahlungen auf Nebenkosten)
  • Versandkaufhäusern (aus Gutschriften für Warenrücksendungen)
  • Transportunternehmen (aus Prämienmeilen)

Je nach Vertragsgestaltung bestehen einmal erworbene Guthaben für einen unbegrenzten Zeitraum, oder aber sie verfallen nach einer bestimmten Frist, die im Vorhinein zwischen Gläubiger und Schuldner geregelt wurde. Entsprechende Regelungen finden sich zumeist in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

passfoto torsten montag

Download-Tipp: Gutschrift mit/ohne Umsatzsteuer Vorlage und Muster

Die umsatzsteuerpflichtige Gutschrift muss alle vom Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Bestandteile wie Rechnungsadresse, Steuernummer, Steuersatz, Rechnungsnummer uvm. enthalten.

Die vom Gründerlexikon erstellte Gutschrift enthält alle relevanten Bestandteile.

Diese Gutschriftsvorlage wurde ohne Beispieldaten für die Verwendung in Excel erzeugt. So wird es dem Unternehmer möglich sein, seine eigenen Daten, Zahlen und Infos wie Firmenadresse und Kontakdaten zu verwenden.

Um eine richtig ausgefüllte Gutschrift zu sehen, können Sie sich vorerst unser kostenloses Gutschriftsmuster mit Beispieldaten im PDF Format downloaden.

Gutschrift ohne Umsatzsteuer

Nicht umsatzsteuerpflichtige Unternehmer oder Kleinunternehmer müssen ihre Gutschriften wie die erstellten Rechnungen ebenfalls ohne Umsatzsteuerausweis ausstellen. Das Gründerlexikon stellt die passende Vorlage der Gutschrift ohne Umsatzsteuer zur Verfügung.

Unternehmer können ihre eigenen relevanten Daten, wie die Unternehmensanschrift, das Logo und Bankverbindung eintragen.

Die Mustergutschrift ist zum Veranschaulichen mit Daten ausgefüllt.

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