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Mit einem modernen Online-Tool wird das Schreiben von Rechnungen zu dem, was es für Sie als Selbstständiger sein sollte: die schönste Aufgabe des Tages!
Rechnungen bringen zwar Geld, mit ihnen verdient man aber keins. Deshalb gehört das Schreiben von Rechnungen nach der Anfangseuphorie eher zu den lästigen, weil arbeitsaufwendigen und zeitraubenden Aufgaben. Dabei gibt es heute wirklich smarte Lösungen wie lexoffice, die das Rechnungen schreiben so einfach wie nie machen.
Wenn Sie Ihre Rechnungen online schreiben, statt sich mit Word, Excel oder veralteten Rechnungsprogrammen herumzuschlagen, profitieren Sie von einer ganzen Reihe an Vorteilen:
Auf dieser Seite erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Rechnungen online schreiben wissen müssen. Und vor allem beantworte ich Ihnen die Frage, die mir als Berater und Coach für Existenzgründer und Selbstständige am meisten gestellt wird: Welches Programm zum Rechnungen schreiben kann ich aus eigener Erfahrung empfehlen?
Die Antwort auf die oben genannte Frage lautet kurz und knapp: Ja! Natürlich kann eine Privatperson, oder „natürliche Person“ wie man in Fachkreisen sagt, eine Rechnung gegenüber einem Unternehmen oder einer anderen Person ausstellen. Die wirklich wichtigeren Fragen lauten doch, ob dann eine Gewerbeanmeldung nötig ist und wie viele Steuern gezahlt werden müssen?
ACHTUNG: Als Privatperson dürfen Sie keine Umsatzsteuer (auch oft als Mehrwertsteuer bezeichnet) in der Rechnung ausweisen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Käufer ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist oder nicht. Nutzen Sie zum Schreiben Ihrer Rechnungen lexoffice, so können Sie bei der Rechnungslegung nichts falsch machen!
Ich schreibe meine Rechnungen seit Jahren mit lexoffice. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur die Rechnungserstellung: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar Lohnabrechnungen erstellen.
Wer lediglich einmalig eine Rechnung schreibt, beispielsweise weil er gebrauchte Möbel verkauft hat, muss kein Gewerbe anmelden. Sie sollten jedoch die Einnahmen in Ihrer Steuererklärung unbedingt angeben. Entscheidend ist der Gedanke, ob die Tätigkeit regelmäßig und mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, ausgeübt wird. Irrelevant ist in dem Fall dann jedoch die Umsatzhöhe. Zum Beispiel treten einige in ihrer Freizeit als DJ oder in einer Band bei Veranstaltungen auf. Wer das öfter gegen Bezahlung macht, ist verpflichtet, dem Finanzamt diese Tätigkeit anzuzeigen. Weiterführende Informationen finden Sie im Artikel: Muss das Nebengewerbe beim Gewerbeamt angemeldet werden?
Wer als Selbstständiger Geld verdienen will, der muss Rechnungen schreiben. Die Notwendigkeit eines Rechnungsprogramms steht also außer Frage.
Was genau Ihr Rechnungsprogramm können sollte, hängt jedoch stark von individuellen Faktoren ab:
All das sind Fragen, die Einfluss auf den Funktionsumfang Ihrer Rechnungssoftware haben.
Die folgende Tabelle hilft Ihnen schnell herauszufinden, welchen Funktionsumfang Ihr Rechnungsprogramm bieten sollte.
| Ihr Steuerberater oder andere Software erledigt für Sie ... | ||
|---|---|---|
| ... Ihre Buchhaltung, Gewinnermittlung, Jahresabschluss und alle Jahressteuererklärungen | ... Ihren Jahresabschluss mit Jahressteuererklärungen. Die monatliche Finanzbuchhaltung erledigen Sie mit der Umsatzsteuervoranmeldung selbst. | ... nichts, da Sie KEINEN Steuerberater oder zusätzliche Software einsetzen. Sie erledigen mit Ihrer Software alles selbst. |
| Daher sollte Ihr Rechnungsprogramm folgende Funktionen beherrschen: | ||
| Angebote & Rechnungen schreiben | Angebote & Rechnungen schreiben | Angebote & Rechnungen schreiben |
| Onlinebanking & Zahlungsabgleich | Onlinebanking & Zahlungsabgleich | Onlinebanking & Zahlungsabgleich |
| Steuerberaterzugang & -export | Steuerberaterzugang & -export | Steuerberaterzugang & -export |
| Belegverwaltung & Belegerfassung | Belegverwaltung & Belegerfassung | Belegverwaltung & Belegerfassung |
| Kontakte für Kunden & Lieferanten | Kontakte für Kunden & Lieferanten | Kontakte für Kunden & Lieferanten |
Kassenbuch führen & Offene Posten | Kassenbuch erstellen & Offene Posten | |
| Umsatzsteuervoranmeldung | Umsatzsteuer-Voranmeldung | |
Zusammenfassende Meldung | ||
| Abschreibungen / Anlagegüter | ||
Mehrere Benutzer & Berechtigungen | ||
Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) | ||
| Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) | ||
Vorteile:
Nachteile:
Das Angebot für Software, mit der Sie eine gute Rechnungsgrundlage erhalten und jede Rechnung schreiben und aufbewahren können, ist groß. Grundsätzlich ist es für Sie entscheidend, dass Ihr Rechnungsprogramm wichtige Punkte, wie die Umsatzsteuer, die Identifikationsnummer oder auch die Regelung für Kleinunternehmer berücksichtigen kann. Das sind jedoch Grundlagen und Pflichtangaben, wenn es darum geht, Rechnungen zu schreiben. Für Sie als Unternehmen oder Unternehmer gibt es auch noch weitere Faktoren, die berücksichtigt werden sollten:
Handhabung
Wenn Sie die Rechnungsstellung über eine Software ausführen, möchten Sie so viel Zeit wie möglich sparen. Sie wollen nicht ewig suchen, wo im Dokument die Rechnungsnummer eingetragen wird oder wie Sie welche Dienstleistung auflisten können. Umso wichtiger ist eine einfache Handhabung des Programmes.
Eine gute Software bringt eine hohe Nutzerfreundlichkeit mit. Sie lässt sich intuitiv bedienen und stellt vielleicht auch eine App zur Verfügung. Die Software sollte die Möglichkeit bieten, in mehreren Sprachen arbeiten zu können. Auch Anpassungen beim Rechnungslayout sind eine große Hilfe.
Zudem sollten Sie schauen, wie der Rechnungsversand funktioniert. Versenden direkt über das Programm ist eine große Erleichterung, da Sie so den Überblick behalten, welche Rechnungen bereits herausgegangen sind.
Funktionsumfang
Die Leistung der Rechnungssoftware sollte möglichst umfangreich sein. Es gibt verschiedene Gründe, die für eine bestimmte Software sprechen können. Die wenigsten Programme sind kostenlos. Dies hängt damit zusammen, dass zahlreiche Funktionen enthalten sind. Neben Klassikern, wie der Speicherung von Kundendaten, sind weitere Punkte wichtig:
Ein wichtiger Punkt: Ist es möglich, mit unterschiedlichen Rechnungsarten zu arbeiten? Dazu gehören beispielsweise auch Abschlagsrechnungen, Serienrechnungen, Stornorechnungen sowie Gutschriften.
Leistungen und Kosten im Vergleich
Wer einen hohen Preis zahlt, hat auch einen hohen Anspruch an die Ware. Allerdings wird dieser Anspruch nicht immer erfüllt. Ein Vergleich der Rechnungssoftware vor der Investition ist daher unbedingt zu empfehlen.
Grundsätzlich sollte es möglich sein, dass Sie als Rechnungsersteller mit wenig Aufwand eine rechtlich korrekte Rechnung ausstellen können. Vom Empfänger über das Ausstellungsdatum und Leistungsdatum bis hin zur Art der Lieferung sollte alles schnell einstellbar sein. Auch fortlaufende Rechnungen an einen Kunden sind hilfreich.
Ein wichtiger Punkt ist auch der Blick auf mögliche Schnittstellen, beispielsweise zum Finanzamt oder auch zu einer weiteren Buchhaltungssoftware.
Auch das ist wieder abhängig davon, warum und wie oft eine Rechnung ausgestellt wurde. Wer einmalig etwas verkauft und dafür eine Rechnung ausstellt, muss vielleicht noch nicht gleich Steuern darauf zahlen, es ist halt immer auch von der Höhe der Rechnung abhängig. Auch können Sie als Privatperson keine Umsatzsteuer ausweisen, auch wenn das der Empfänger verlangen sollte. Selbst wer eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausübt, muss nicht zwangsläufig Steuern abführen. Noch mehr Informationen zu diesem Thema gibt es hier im Video: Wie viele Steuern muss ich auf meinen Gewinn zahlen?
Der § 14 UStG geht ausführlich auf die Pflichtangaben einer Rechnung ein. Um eine rechtssichere Rechnungen zu schreiben, müssen Sie auf diese Angaben achten. Folgende Pflichtangaben müssen daher nach GoBD vorhanden sein:
Bei einer Kleinbetragsrechnung sind die formalen Anforderungen etwas lockerer, insbesondere bei der Angabe der Umsatzsteuer. Schreiben Ihrer Rechnungen mit lexoffice, so vermeiden so grundsätzliche Fehler bei Ihrer Rechnungslegung.
Diese Fehler können dazu führen, dass bei einer Steuerprüfung der Prüfer die Rechnungen als fehlerhaft ansieht. Dies wiederum führt meistens zu einer höheren Steuerlast, indem zum Beispiel die Umsatzsteuer höher geschätzt wird. Bei Fehlern in der Rechnungsnummer kann es zu Hinzuschätzungen der Einnahmen durch den Prüfer und damit ebenfalls zu einer höheren Steuerlast kommen. Wenn Sie die Leistung nicht richtig beschreiben, kann es ebenfalls Probleme geben. Betriebsprüfer legen großen Wert auf die korrekte Rechnungsstellung bei der Prüfung der Buchhaltung.
Achten Sie auch darauf, dass erhaltende Rechnungen korrekt sind. Denn ansonsten bleibt Ihnen womöglich der Vorsteuerabzug verwehrt!
Daher der Tipp: Nutzen Sie ein professionelles Rechnungsprogramm, dann vergessen Sie keine Pflichtangaben. Sobald es gesetzliche Änderungen der GoBD gibt, dann werden diese von der Rechnungssoftware ebenfalls automatisch erfasst. Beim Nutzen einer Vorlage müssen Sie dagegen an alles selber denken.
In den meisten Fällen muss auf Ihre Rechnungsvorlage eine Steuernummer erscheinen. Bei der Rechnungsstellung können Sie nur dann auf die Angabe der Steuernummer verzichten, wenn es sich um eine Rechnung einer Privatperson oder eine Kleinbetragsrechnung (bis 250 Euro) handelt.
Sobald Sie beim Finanzamt in irgendeiner Art gemeldet sind (auch als Arbeitnehmer), haben Sie eine Steuernummer.
Welche Dauer des Zahlungsziels für Ihre Zwecke richtig ist, hängt von Ihrer Branche, Ihrer Unternehmensgröße, aber auch Ihrem verfolgten Ziel ab. In Deutschland gerät der Schuldner spätestens nach 30 Tagen automatisch in Verzug, wenn keine längere Frist vereinbart ist. Deshalb erstrecken sich die Zahlungsziele hier meist auf Zeiträume zwischen 0 und 30 Tagen.
| Zahlungsziel | Vorteile | Nachteile |
| bis 7 Tage |
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| 10 bis 14 Tage |
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| 14 bis 30 Tage |
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| mehr als 30 Tage |
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In manchen Branchen sind noch viel längere Zahlungsziele üblich, teilweise sogar bis zu 120 Tagen, beispielsweise in der EDV-Beratung und Projekte. Häufig werden sie Freelancern einseitig vom Kunden „aufs Auge gedrückt“, da diese sich mangels Alternativen nicht immer wehren können. Hierzu ist wichtig zu wissen, dass Sie sich dies nicht gefallen lassen müssen. So hat das Oberlandesgericht Köln entschieden, dass ein Zahlungsziel von 90 Tagen (und mehr) eine unangemessene Benachteiligung darstellt (Urteil vom 1. Februar 2006, Az. 11 W 5/06).
Es ist schwierig einen Kunden, der zunächst in seiner Rechnung ein relativ langes Zahlungsziel erhielt, ihn in Zukunft von einem kürzeren Zahlungsziel zu überzeugen. Wenn Sie einseitig in der Rechnungsvorlage das Zahlungsziel verkürzen, ohne den Kunden darauf hinzuweisen, kann es auch sein, dass er es übersieht. Offene Kommunikation ist bei diesen sensiblen Themen besonders wichtig.
Genauso wie für Eingangsrechnungen gilt nach GoBD auch für Ausgangsrechnungen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Damit Rechnung bei einer Steuerprüfung in angemessener Zeit vorgelegt werden können, müssen sie zudem in Ihrer Buchhaltung schnell auffindbar sein. Es bedarf also einer ordentlichen Benennung und Archivierung. Wenn Sie ein Rechnungsprogramm einer renommierten Firma nutzen, dann wird dies ebenfalls für Sie automatisiert erledigt. Andernfalls müssen Sie Ihre Rechnungsvorlage für die gesamte Zeit digital speichern oder ausdrucken.
Nein, Rechnungen sind auch ohne Unterschrift gültig, weshalb sie beispielsweise auch digital verschickt werden können. Ausnahmen gelten lediglich für Rechtsanwälte und Steuerberater. Sie müssen in Ihrer Rechnungsvorlage auch keinen Hinweis schreiben à la „Dieses Dokument wurde maschinell erstellt..." Das ist völlig überflüssig. Natürlich können Sie dennoch eine Rechnung ausdrucken und unterschreiben. Die Wahl bleibt bei Ihnen. Eine professionelle Rechnungssoftware bietet auch immer derartige zusätzliche Funktionen.
lexoffice schenkt Ihnen 6 Monate, unkompliziert, ohne Abo-Verpflichtung. Lesen Sie unseren lexoffice Testbericht!
Wenn Sie als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben, dann haben Sie es etwas einfacher, müssen aber auch auf gewisse Pflichtangaben achten. Der Unterschied zur „normalen” Rechnung ist, dass Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Zudem müssen Sie nochmal darauf zusätzlich hinweisen, dass Sie nach der Kleinunternehmerregelung eben keine Umsatzsteuer ausweisen.
Der Zusatz kann wie folgt aussehen: „In dieser Rechnung ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.”
Auch geben Sie lediglich Ihre Steuernummer an, müssen aber keine USt-IdNr. angeben, da Sie diese in der Regel nicht haben.
Wenn Sie als Kleinunternehmer ein Kleingewerbe betreiben, dann gelten dieselben Bestimmungen für Ihre Rechnungsstellung. Denn in den meisten Fällen agieren Kleingewerbetreibende als Kleinunternehmer. Falls Sie dennoch als Kleinunternehmer Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen, dann müssen Sie diese auch dem Finanzamt überweisen. Zudem deutet das darauf hin, dass Sie freiwillig nicht mehr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen.
Obwohl ich bereits diverse Rechnungsprogramme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Rechnung bedarf deshalb nur noch einen Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.
Diese Frage lässt sich recht leicht beantworten, denn es kommt darauf an, ob Sie ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer sind oder nicht. Dieser Frage ist das Gründerlexikon bereits nachgegangen, lesen Sie selbst zum Thema Umsatzsteuerpflicht oder Kleinunternehmerregelung! Fragen Sie dazu Ihren Steuerberater!
Ansonsten gilt die Faustregel: Als Kleinunternehmer schreiben Sie Ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer, ansonsten immer mit.
Auch bei Lieferungen und Leistungen im B2B Geschäft ins Ausland schreiben Sie Ihre Rechnung in der Regel ohne Umsatzsteuer, da hier das Reverse-Charge Verfahren greift. Das heißt, dass in dem Fall der Unternehmer im Ausland die Umsatzsteuer abführen muss. Tätigen Sie häufig Geschäfte im Ausland, dann sollten unbedingt eine Buchhaltungssoftware nutzen und einen versierten Steuerberater suchen.
Sie müssen also auch als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer nicht zwangsläufig die Umsatzsteuer als Betrag (z.B.: 34 EUR) auf Ihre Rechnung drucken. Kleinbetragsrechnungen begnügen sich auch mit dem bloßen Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %). Falls Sie ein Rechnungsprogramm nutzen, brauchen Sie darauf nicht zu achten, da dies die Software für Sie übernimmt.
Für Unternehmen gilt in der Tat eine Rechnungspflicht, um der Dokumentationspflicht gegenüber dem Finanzamt nachzukommen. Denn nur so kann man in der Buchhaltung Einnahmen und Ausgaben nachvollziehen. Geregelt ist die Pflicht zur Rechnungsausstellung in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht jedoch nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG steuerfrei ist. Vor allem ist es aber auch im Interesse eines jeden Selbstständigen Rechnungen zu schreiben, denn nur so kann man Liquidität im Unternehmen erhalten (Siehe Liquiditätsplan!) und zahlungsfähig bleiben. Siehe dazu auch Bonität prüfen!
Datev, Debitoor, Sevdesk, Lexware oder lexoffice, Fastbill, Billomat, Zervant oder WISO – das Angebot an Onlineprogrammen zum Rechnungen schreiben ist riesig. In meiner weit über 20-jährigen Karriere als Betriebswirt, Existenzgründerberater und Coach habe ich bereits diverse Rechnungsprogramme getestet, genutzt und gesehen. Und tatsächlich ist die Frage nach dem besten Rechnungsprogramm diejenige, die mir am häufigsten gestellt wird.
Deshalb möchte ich Ihnen diese Frage gleich zu Beginn beantworten, empfehlen Ihnen aber dennoch es mir nicht gleich blind nachzumachen, sondern sich die restlichen Informationen zur digitalen Rechnungserstellung durchzusehen. Denn letztlich hängt das für Sie perfekte Programm zum Rechnungen online schreiben von Ihren ganz individuellen Bedürfnissen ab.
Anders als diverse andere Portale habe ich mich ganz bewusst dagegen entschieden, hier einen Vergleich von 45 Rechnungsprogrammen zu präsentieren. Am Ende ist niemand schlauer und von meiner Erfahrung haben Sie auch nicht wirklich profitiert.
Ich persönlich nutze seit mehr als 13 Jahren lexoffice und bin mit dem Alleskönner aus dem Hause Lexware sehr zufrieden. Je mehr andere Rechnungsprogramme und Onlinedienste ich mir angeschaut habe, desto mehr habe ich lexoffice schätzen gelernt. Meine Kunden, Kollegen und Partner berichten mir ähnliches, zumal sich lexoffice sowohl für den Solo-Selbstständigen in der Gründungsphase als auch für den Mittelständler mit mehreren Mitarbeitern eignet. Die Software lässt sich modular erweitern und ist eine sichere Bank für das Geschäftsleben.
Aber auch wenn lexoffice ein Allrounder ist, kann es durchaus sein, dass ein anderes Programm für Sie besser geeignet ist. Um das herauszufinden, sollten Sie meinen Artikel zur Buchhaltungssoftware lesen!
Sie können auch eine Rechnung schreiben, ohne ein Gewerbe angemeldet zu haben. Wie sollten denn ansonsten Freiberufler ihre Rechnungen schreiben? Viel wichtiger ist aber hier die Frage, wann Sie ein Gewerbe anmelden sollten. Mehr dazu lesen Sie hier: Wann Gewerbe anmelden?
Denn sobald Sie eine Tätigkeit nachhaltig und mit der Absicht Gewinn zu erzielen betreiben, zum Beispiel über eBay häufig Dinge verkaufen oder im Internet eine bestimmte Dienstleistung anbieten, könnte eine Gewerbeanmeldung Pflicht sein. Außerdem, wenn Sie Rechnungen schreiben für eine gewerbliche Tätigkeit, dann weist dies bereits auf ein Gewerbe hin.
In § 14 Abs. 2 UStG ist geregelt, dass Unternehmer dazu verpflichtet sind, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Wenn es um den Verkauf von Grundstücken geht, müssen übrigens auch Privatpersonen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Aus Erfahrung wissen wir, dass Unternehmer manchmal dazu neigen, das Rechnungen schreiben vor sich herzuschieben. Nutzen Sie doch einfach ein professionelles Rechnungsprogramm, dass Ihnen die komplette Arbeit abnimmt. Als Privatperson reicht natürlich eine einfache Rechnungsvorlage.
Nein, Sie müssen Ihre Rechnungen nicht ausdrucken. Viele Unternehmer drucken die von ihnen geschriebenen Rechnungen doppelt aus, um ein Exemplar zu verschicken und ein Exemplar für die eigene Buchhaltung abzuheften. Manche tun das sogar, wenn sie die Rechnungen digital versenden. Dabei gibt es dafür keinen vernünftigen Grund. Nicht nur, dass das Ausdrucken unnötig Ressourcen verschwendet, Kosten verursacht und die Aufbewahrung in Ordnern Platz wegnimmt – auch der Aufbewahrungsfrist wird damit nicht Genüge getan. Bei einer Betriebsprüfung beispielsweise müssen die Originalbelege vorgezeigt werden. Und das sind ja schließlich nicht die Ausdrucke, sondern die am Computer oder sogar online erstellten Rechnungen.
Wer Rechnungen nicht ausdruckt, muss trotzdem sicherstellen, dass diese auch über die gesamte Aufbewahrungsfrist abrufbar sind. Die Datensicherung ist deshalb unerlässlich. Wer sich dabei auf ein Rechnungsprogramm eines Dienstleisters verlässt und zum Beispiel die Cloud nutzt, muss darauf achten, dass dieser GoBD konform archiviert und mit ihm eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abgeschlossen wird, die die DSGVO fordert.
Sobald Sie mehrere Rechnungen im Monat schreiben, dann ist ein professionelles Rechnungsprogramm schon fast Pflicht! Sie brauchen dann keine Vorlage oder Dokument in Excel oder Word zu erstellen. Zudem gibt es viele zusätzliche Funktionen, die Ihnen bei der Buchhaltung, der Auftragsverwaltung und beim Mahnwesen viel Arbeit abnimmt.
Abhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, also ob Sie eine Dienstleistung anbieten, als Handwerker tätig sind oder im Online-Handel, kommt möglicherweise ein anderes Rechnungsprogramm bzw. Buchhaltungsoftare für Sie infrage. Mehr Infos dazu erhalten Sie hier: Rechnungen online schreiben - Welche Software?
Zum einen kommt hier das Umsatzsteuergesetz zum Ansatz. Demzufolge müssen Sie Leistungen an Unternehmer und juristische Personen innerhalb von sechs Monaten abrechnen (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 S. 2 UStG).
Ebenfalls berücksichtigen müssen Sie die Verjährungsfristen, die sich aus dem Schuldrecht im BGB ergeben. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist ( = Zeitpunkt der Leistungserbringung, § 195 BGB). Spätestens vor Ablauf dieser Frist müssen Sie Ihre Rechnung also gestellt haben.
Doch Vorsicht: Innerhalb dieser Frist müssen Sie die Forderung auch durchgesetzt haben. Stellen Sie kurz vor Ablauf der Verjährung noch Ihre Rechnung und der Kunde zahlt sie nicht, schauen Sie sprichwörtlich in die Röhre – Sie haben nach Ablauf der Verjährung keine Möglichkeit mehr, das Geld einzutreiben. Um die Verjährung zu hemmen, muss rechtzeitig vor dem Jahresende ein Mahnbescheid beantragt werden.
Beispiel:
Ihr Kunde hat am 1. Mai 2020 eine Lieferung von Ihnen bekommen. Die Verjährungsfrist läuft vom 1. Januar 2021 bis zum 31. Dezember 2023. Innerhalb dieses Zeitraums müssen Sie Ihre Rechnung stellen und ggf. auch eintreiben.
Unabhängig von rechtlichen Vorgaben sollten Sie Rechnungen immer so schnell wie möglich schreiben. Natürlich ist es Ihnen überlassen, wann Sie Ihre Rechnung schreiben. Zudem ist hier zwischen Privat- und Geschäftskunden zu unterscheiden. Bei Warenlieferungen ist es durchaus üblich, die Rechnung direkt im Paket mitzuschicken. Bei Geschäftskunden hingegen, mit denen dauerhafte Geschäftsbeziehungen bestehen und die mehrmals pro Monat Lieferungen erhalten, kann auch eine zusammengefasste Rechnung infrage kommen, beispielsweise alle zwei Wochen oder einmal zum Monatsende. Nutzen Sie zum Schreiben Ihrer Rechnungen lexoffice, so werden Sie wegen Ihrer Rechnungen keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommen!
Es gibt ja auch noch die Sorte von Kunden, die eingehende Rechnungen viele Tage über das Zahlungsziel hinaus liegen lassen und Ihnen somit als Rechnungsaussteller zusätzliche Liquiditätsengpässe durch Zahlungsverzug bescheren. In diesem Fall hilft nur ein professionelles Mahnwesen, um schneller ans Geld zu kommen.
Mobiles Arbeiten bietet viele Vorteile. Damit das möglich ist, muss die Rechnungssoftware zunächst einmal für Ihr Betriebssystem verfügbar sein. Eine App garantiert, dass sich die Software auch auf dem Smartphone und Tablet benutzerfreundlich bedienen lässt. Ist das nicht der Fall, kostet die mobile Anwendung oft mehr Zeit und ist somit ineffizient.
Ich persönlich finde es sehr praktisch, wenn ich zum Rechnungen schreiben nicht auf meinen Schreibtisch im Büro angewiesen bin, sondern flexibel agieren kann. Ich kann das Büro früher verlassen, mit meinen Kindern spielen und die Rechnungen am Abend bequem vom Sofa aus schreiben, weil ich ohnehin alle Aufträge in lexoffice verwalte. So fordert die Rechnungserstellung letztlich kaum mehr als ein paar Klicks.
Elektronische Rechnungen beziehungsweise Rechnungen per E-Mail zu versenden, hat sich längst durchgesetzt. Es spart nicht nur Kosten, sondern auch Zeit. Gemäß einer Studie von Deutsche Bank Research, kostet Sie der Versand einer Papierrechnung durchschnittlich 6,40 Euro mehr als eine Rechnung per E-Mail. Doch nicht für jeden Unternehmer sind elektronische Rechnungen sinnvoll. Falls Sie beispielsweise eine Mode-Boutique eröffnen, werden Sie Ihren Kunden wohl kaum eine Rechnung per E-Mail versenden, sondern weiterhin den klassischen „Kassenbon“ aushändigen.
Was Sie beim Versand der Rechnung (engl. invoice) via Mail noch beachten müssen:
Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail auch ohne digitale Signatur und ohne das sogenannte EDI-Verfahren versandt werden. Heute werden elektronische Rechnungen daher häufig als Anhang einer Mail (zum Beispiel als PDF-Datei) versandt oder als Link zum Download bereitgestellt. Welche Variante sich für Ihr Unternehmen eignet, hängt von der Anzahl Ihrer Rechnungen ab.
Rechnungen enthalten personen- oder unternehmensbezogene Daten, die Sie gemäß der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schützen müssen. Bei der Speicherung im Ausland gelten andere, oft nicht DSGVO-konforme Datenschutzrichtlinien, weshalb Sie auf einen deutschen oder zumindest europäischen Serverstandort achten sollten.
Nein, der Freiberufler ist ebenso ein Unternehmer, der bei der Rechnungslegung die umsatzsteuerlichen Vorschriften einhalten muss, sofern es sich nicht um einen steuerbefreiten Freiberufler (zum Beispiel Zahnarzt, Heilpraktiker oder Hebamme) handelt. Sie können also als Freiberufler ohne Bedenken die handelsübliche Rechnungssoftware verwenden.
Wenn Sie bei eBay, Amazon oder in einem Shopify Onlineshop Produkte verkaufen und nun die Rechnungslegung automatisch mit Ihrer Onlinesoftware erledigen wollen, spart das sehr viel Zeit. Sie müssen allerdings vorher prüfen, ob Ihre Fakturierungssoftware eine Schnittstelle zu eBay und Amazon bereithält, so dass die Verkäufe als Rechnungspositionen vollständig und sicher an Ihr Rechnungsprogramm übergeben werden. Auch das Mahnwesen und die Lagerverwaltung könnte auf diese Weise online über eine einzige Schnittstelle von Ihrer neuen Software zentral verwaltet werden. Das sind aber relativ viele Funktionen und Vorteile, die der entsprechende Anbieter sich sehr gut bezahlen lässt. Grundsätzlich ist es möglich, es kommt wie immer auf den Preis an.
Nein, es besteht nicht mehr grundsätzlich die Pflicht, eine Rechnung per Post zu versenden. Allerdings muss der Kunde dem elektronischen Rechnungsversand zustimmen, bevor er durchgeführt werden kann. Hier greift § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG. Haben die Kunden zugestimmt, kann die Rechnung elektronisch versendet werden. Das ist auch über eine gute Software wie lexoffice möglich. Hier erfolgt der Versand dann per PDF über eine Mail-Adresse des Unternehmens.
Der Bundesfinanzhof hat entschieden, das im Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren auch die Kopie einer Rechnungskopie ausreichend ist. Sprich, auch die Kopie einer Rechnungskopie ist eine Kopie.
Unternehmer, die im Ausland ansässig sind, können die in Deutschland abziehbaren Vorsteuerbeträge über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren erstattet bekommen. Der entsprechende Antrag muss seit 2010 auf elektronischem Weg beim Bundeszentralamt für Steuern gestellt werden. Die Rechnungen, aus denen sich die Vorsteuerbeträge ergeben, müssen ebenfalls in Kopie auf elektronischem Wege übermittelt werden.
Ein Streitfall ergab sich jedoch, als ein Unternehmer diese Rechnungskopien nicht direkt vom Original der Rechnung erstellte. Er kopierte sie von einer anderen Rechnungskopie, die mit dem Zusatz „Copy 1“ zu erkennen war.
Richter erkennen Kopie einer Kopie als Kopie an
Daraufhin versagte das Bundeszentralamt für Steuern den Vorsteuerabzug. Der Unternehmer wiederum setzte sich mit Erfolg vor Gericht zur Wehr.
Sowohl das zunächst zuständige Finanzgericht, als auch der BFH erklärten, dass bei einer Kopie einer Kopie des Originals, um eine indirekte Kopie des Originals handelt. Damit sei dies ebenfalls eine originalgetreue Reproduktion. Die Richter fügten hinzu, dass es keinen ersichtlichen Sachgrund gäbe, unbedingt eine Kopie vom Original machen zu müssen (BFH-Urteil vom 17. Mai 2017, Az. V R54/16).
Das kommt vor allem darauf an, wie viele Rechnungen ein Kleinunternehmer versendet. Laut Kleinunternehmerregelung muss keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden. Dies bedeutet aber nicht, dass sich Unternehmer nicht an gesetzliche Vorgaben in Bezug auf die Rechnung halten müssen. So ist es zum Beispiel nicht ratsam Rechnungen einfach mit Word zu schreiben, da diese Rechnungen nachträglich verändert werden können, was gesetzlich verboten ist und zu Problemen führen kann, wenn Ihnen eine Steuerprüfung ins Haus steht. Eine Rechnungssoftware ist also schon allein deshalb quasi unvermeidbar.
Diese Funktion wird häufig gerade bei Onlineanbietern wie lexoffice angeboten und dient der übersichtlichen Vorbereitung der Buchführung. Die Belege können sehr einfach mit angebundenen Geschäftskonten oder PayPal abgeglichen und bei Erfolg zugeordnet werden. Das vereinfacht die Abwicklung im Rechnungswesen, da die vorbereitete Buchführung direkt durch eine Schnittstelle vom Steuerberater abgerufen und digital weiterbearbeitet werden kann. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch gerade bei hochpreisigen Steuerberatern erhebliche Kosten. Lexoffice bietet insbesondere für DATEV derartige Schnittstellen und Hilfen an.
In der GoBD werden die Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten im geschäftlichen Verkehr festgelegt. Unternehmer, die Rechnungen erstellen, müssen sich an die Vorgaben halten. Damit Rechnungen konform sind, müssen folgende Punkte erfüllt sein:
Zudem müssen die Rechnungen zeitgerecht gestellt werden. Ist dies nicht der Fall, kann das Unternehmen belangt werden.
Einige Rechnungsprogramme erledigen auch das für Sie, sodass Sie keinen Steuerberater mehr benötigen, um etwa eine Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig an das Finanzamt zu senden. Es ist jedoch für eine Software zum Rechnungen schreiben auch keine Pflicht oder nötiger Standard.
Fehler beim Betrag oder bei der Rechnungsstellung können passieren. Eine gute Rechnungssoftware ermöglicht eine Anpassung der Rechnung und einen erneuten Versand der korrigierten Rechnung an den Rechnungsempfänger. Dazu lesen Sie jetzt den Artikel Rechnungen nachträglich ändern!
Sie müssen nicht, aber sie können eine Vorlage für Ihre eigene Rechnung, sozusagen ein Rechnungsmuster, zur Verwendung in Ihrer Firma erstellen. Dabei können Sie Ihr eigenes Logo speichern und verwenden, auch ein eigenes Design, individuelle Abstände, sowie Tabellen, Zeilen und Spalten, Kopfzeilen und Fußzeilen definieren. Sämtliche Einstellungen können Sie nach dem Speichern testen, indem Sie Ihre Rechnungsvorlage in PDF herunterladen, Drucken oder zum Testen per E-Mail versenden. Diese Rechnungsvorlage wird dann in der Rechnung Software regelmäßig verwendet, wenn Sie eine Rechnung schreiben möchten. Auch wir haben eine Rechnungsvorlage und ein Rechnungsmuster erstellt, welches Sie sich einmal ansehen sollten.
Sofern Sie die gesetzlichen Bestimmungen beim Erstellen der Rechnungen einhalten und Sie nicht zu viele Kunden und damit monatlich nur wenige Rechnungen schreiben müssen, könnten Sie auch mit Excel oder Word Ihre Rechnungen schreiben. Es ist aber sehr aufwendig und Sie können eine Menge vergessen, weil Excel oder Word nur bedingt automatisiert arbeiten. Ich kann von der Verwendung von Word und Excel als Rechnungsprogramm nur abraten. Nutzen Sie lieber lexoffice zur Rechnungsstellung!
Eine gute Rechnungssoftware sollte die Möglichkeit enthalten, anhand der Rechnungen auch eine Mahnung erstellen zu können. Die meisten weit verbreiteten Programme wie lexoffice bieten eine Mahnfunktion.
Die Aufbewahrungsvorschriften der Finanzverwaltung besagen, dass auch elektronische Rechnungen für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Es reicht nicht aus, die Rechnungen auszudrucken und abzuheften. Die Aufbewahrung muss elektronisch über eine Archivierung erfolgen. Auch diese Anforderungen sollten daher durch die Software erfüllt sein. Lesen Sie hier mehr zu den Aufbewahrungsfristen des Finanzamtes!
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich hierbei um eine Spezifikation, die dafür sorgen soll, dass die elektronischen Rechnungen ein Format haben. Pflichtbestandteile sind hier ebenso vermerkt, wie Empfehlungen für Rechnungsbeispiele, die als Rechnungsentwurf oder Musterrechnung dienen können. Die Vorgaben basieren auf den Richtlinien der EU. Das heißt, das Format gilt auch für Rechnungen, die in das EU-Ausland versendet werden.
Sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Ihre Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Nur umsatzsteuerbefreite Unternehmer wie Ärzte, Heilpraktiker, Zahnärzte, Kleinunternehmer, welche die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen, oder andere Unternehmer nach § 4 Umsatzsteuergesetz brauchen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen. Sofern Privatleute eine Rechnung erstellen sollten, fallen sie automatisch unter die Kleinunternehmerregelung und sind damit auch umsatzsteuerbefreit. Lesen Sie mehr zum Thema, wenn Privatpersonen Rechnungen schreiben möchten oder den anderen Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen!
In den meisten Programmen können Dienstleistungen oder Produkte vor der Verwendung definiert werden, wobei auch die Umsatzsteuer hinterlegt werden muss. Sofern dann eine Rechnung erstellt wird, kann aus den angelegten Produkten oder Dienstleistungen das Passende übernommen werden, sodass die Umsatzsteuer stets korrekt und automatisch ausgewiesen wird. Arbeitet man jedoch nicht mit den Vorlagen zu Produkten und Dienstleistungen, muss bei jeder Rechnung die Einstellung für die Umsatzsteuer individuell durchgeführt werden. Sehen Sie sich dazu mein YouTube-Video an!
Prinzipiell kann ich keine kostenlose Software zum Schreiben von Rechnungen empfehlen, da folgende Nachteile vorhanden sind:
