Schreiben Sie regelmäßig Rechnungen!

Vielen Existenzgründern musste ich diese Anweisung direkt geben, um bestehende oder zukünftige Liquiditätsprobleme zu vermeiden. Und tatsächlich ist es so, wer keine Rechnungen schreibt, kann lange auf nötige Umsätze und damit seine Einnahmen warten. Das Geschäftskonto wird förmlich abgeschmolzen und landet irgendwann im negativen Bereich, sodass dieses Fehlverhalten zusätzlich noch Zinsaufwendungen kostet. Lassen Sie es also von Anfang an nicht so weit kommen und schreiben Sie regelmäßig Rechnungen.

Ich habe einmal pro Woche und zwar montags in meinem Google Kalender einen Termin speziell zum Rechnungen schreiben eingetragen und die Zeit dafür geplant. In dieser Zeit kümmere ich mich ausschließlich sowohl um das Rechnungen schreiben, als auch um mein Mahnwesen. Irgendwann wird es zur Gewohnheit und man braucht diesen Termin gar nicht mehr, er hilft aber ungemein.

Darüber hinaus habe ich auch einen monatlichen Termin für regelmäßige monatliche Rechnungen. Im Google Kalender kann man zusätzlich eine Beschreibung hinterlegen. Das hilft auch sehr gut, wenn man zum Beispiel Provisionsabrechnungen mithilfe eines Onlineaccounts erstellen muss. Dann kann man genau diese Zugangsadresse direkt in der Terminbeschreibung hinterlegen. Auch sehr sinnvoll: Einen direkten Link auf eine E-Mail in GoogleMail zu dem Kunden, der eine Rechnung bekommen soll. So hat man Datum, Vorgang und Rechnungsbetrag mit einem Link zur Hand. Was ich Ihnen darüber hinaus beim Rechnung schrieben empfehlen kann, können Sie in meinem Modul "Rechnungen schreiben"der GründerAkademie erfahren.

Diese Frage lässt sich recht leicht beantworten, denn es kommt darauf an, ob Sie ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer sind oder nicht. Dieser Status hat sich bereits in der Gründungsphase für Sie entschieden, Ihr Steuerberater oder Unternehmensberater sollte dahingehend Aufklärungsarbeit geleistet haben. 

Sollten Sie keinen dieser Berater bemüht und die Existenzgründung selbst durchgeführt haben, sollten Sie auf den steuerlichen Erfassungsbogen achten, der unmittelbar nach der Gewerbeanmeldung vom Finanzamt an Sie versendet wurde. Dieser steuerlichen Erfassungsbogen ist das Dokument, welches dem Finanzamt gegenüber eine Aussage über Ihre künftige Umsatzsteuerverpflichtung gibt. Hier haben Sie Angaben über den zu erwartenden Umsatz gemacht und damit eine umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit angemeldet oder die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 Umsatzsteuergesetz dem Finanzamt mitgeteilt. Demzufolge müssen oder sollten Sie nun Ihre Rechnungen entsprechend gestalten.

Wenn Sie also Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind, sollten Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Machen Sie es trotzdem, dann sind Sie auch verpflichtet die ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Sie haben sich durch die Revidierung Ihre Entscheidung automatisch zur Umsatzsteuerpflicht entschieden.

Sind Sie von vornherein kein Kleinunternehmer, also unterliegen der Regelbesteuerung, müssen Sie zumindest in Ihren Rechnungen den Prozentsatz angeben, mit dem Ihre Lieferung oder Leistung der Umsatzsteuer unterworfen werden.

Sie müssen also auch als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer nicht zwangsläufig die Umsatzsteuer als Betrag (z.B.: 34 EUR) auf Ihre Rechnung drucken. Kleinbetragsrechnungen begnügen sich auch mit dem bloßen Umsatzsteuersatz (7 % oder 19%).

Für Unternehmen gilt in der Tat eine Rechnungspflicht, um der Dokumentationspflicht gegenüber dem Finanzamt nachzukommen. Denn nur so kann die Behörde Einnahmen und Ausgaben nachvollziehen. Geregelt ist die Pflicht zur Rechnungsausstellung in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht jedoch nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG steuerfrei ist. Vor allem ist es aber auch im Interesse eines jeden Selbstständigen Rechnungen zu schreiben, um einen Überblick über das Forderungsmanagement und die Liquiditätsplanung zu erhalten.

Entgegen der vielfachen Annahmen dürfen Privatperson in der Tat Rechnungen ausstellen. Sie dürfen allerdings keine Umsatzsteuer berechnen. Wer sich für eine Rechnung statt eine einfache Quittung entscheidet, muss sich allerdings auch an die Formvorschriften halten und alle Pflichtangaben aufführen.

In § 14 Abs. 2 UStG ist geregelt, dass Unternehmer dazu verpflichtet sind, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Wenn es um den Verkauf von Grundstücken geht, müssen übrigens auch Privatpersonen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen.

Genauso wie für Eingangsrechnungen gilt auch für Ausgangsrechnungen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Damit Rechnung bei einer Steuerprüfung in angemessener Zeit vorgelegt werden können, müssen sie zudem schnell auffindbar sein. Es bedarf also einer ordentlichen Benennung und Archivierung. Auch dafür gibt es Online-Tools.

Viele Unternehmer drucken die von ihnen geschriebenen Rechnungen doppelt aus, um ein Exemplar zu verschicken und ein Exemplar für die eigene Buchhaltung abzuheften. Manche tun das sogar, wenn sie die Rechnungen digital versenden. Dabei gibt es dafür keinen vernünftigen Grund. Nicht nur, dass das Ausdrucken unnötig Ressourcen verschwendet, Kosten verursacht und die Aufbewahrung in Ordnern Platz wegnimmt – auch der Aufbewahrungsfrist wird damit nicht genüge getan. Bei einer Betriebsprüfung beispielsweise müssen die Originalbelege vorgezeigt werden. Und das sind ja schließlich nicht die Ausdrucke, sondern die am Computer oder sogar online erstellten Rechnungen.

Wer Rechnungen nicht ausdruckt, muss trotzdem sicherstellen, dass diese auch über die gesamte Aufbewahrungsfrist abrufbar sind. Die Datensicherung ist deshalb unerlässlich. Wer sich dabei auf einen Dienstleister verlässt und zum Beispiel die Cloud nutzt, muss darauf achten, dass dieser GoBS konforme archiviert und mit ihm eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abgeschlossen wird, die die DSGVO fordert.

Viele Selbstständige schreiben deshalb unregelmäßig Rechnungen, weil es eine bürokratische und unproduktive Arbeit ist. Mit dem Schreiben an sich verdient man schließlich kein Geld und oft warten noch offene Kundenaufträge. Eine Automatisierung ist deshalb die beste Möglichkeit. Sie ist vor allem für diejenigen interessant, die regelmäßig gleichbleibende Beträge für gleichbleibende Leistungen abrechnen. Wer seinem Kunden beispielsweise jeden Monat ein gewisses Budget in Rechnung stellt, kann das in vielen Rechnungsprogrammen und bei diversen Online-Diensten automatisch tun. Interessant ist das auch für Online-Händler, die die Kaufdaten über eine Schnittstelle automatisch übermitteln können und sie keine Rechnungen mehr "von Hand" schreiben brauchen.

Nein, Rechnungen sind auch ohne Unterschrift gültig, weshalb sie beispielsweise auch digital verschickt werden können. Ausnahmen gelten lediglich für Rechtsanwälte und Steuerberater.