Rechnungen schreiben: Pflichtangaben, Rechnungsvorlage & Software

Das Angebot für Software, mit der Sie eine gute Rechnungsgrundlage erhalten und jede Rechnung schreiben und aufbewahren können, ist groß. Grundsätzlich ist es für Sie entscheidend, dass Ihr Rechnungsprogramm wichtige Punkte, wie die Umsatzsteuer, die Identifikationsnummer oder auch die Regelung für Kleinunternehmer berücksichtigen kann. Das sind jedoch Grundlagen und Pflichtangaben, wenn es darum geht, Rechnungen zu schreiben. Für Sie als Unternehmen oder Unternehmer gibt es auch noch weitere Faktoren, die berücksichtigt werden sollten:

Handhabung

Wenn Sie die Rechnungsstellung über eine Software ausführen, möchten Sie so viel Zeit wie möglich sparen. Sie wollen nicht ewig suchen, wo im Dokument die Rechnungsnummer eingetragen wird oder wie Sie welche Dienstleistung auflisten können. Umso wichtiger ist eine einfache Handhabung des Programmes.

Eine gute Software bringt eine hohe Nutzerfreundlichkeit mit. Sie lässt sich intuitiv bedienen und stellt vielleicht auch eine App zur Verfügung. Die Software sollte die Möglichkeit bieten, in mehreren Sprachen arbeiten zu können. Auch Anpassungen beim Rechnungslayout sind eine große Hilfe.

Zudem sollten Sie schauen, wie der Rechnungsversand funktioniert. Versenden direkt über das Programm ist eine große Erleichterung, da Sie so den Überblick behalten, welche Rechnungen bereits herausgegangen sind.

Funktionsumfang

Die Leistung der Rechnungssoftware sollte möglichst umfangreich sein. Es gibt verschiedene Gründe, die für eine bestimmte Software sprechen können. Die wenigsten Programme sind kostenlos. Dies hängt damit zusammen, dass zahlreiche Funktionen enthalten sind. Neben Klassikern, wie der Speicherung von Kundendaten, sind weitere Punkte wichtig:

• Besteht die Möglichkeit einer Kundenverwaltung und Anpassung der Kundendaten?
• Kann die Datei mit der Rechnung heruntergeladen werden?
• Lässt sich die Zahlung durch einen Abgleich mit dem Bankkonto verfolgen?
• Ist das Rechnungsdesign anpassbar?
• Ist die Rechnungsnummer fortlaufend?
• Kann das Reverse-Charge-Verfahren für Rechnungen im Ausland in Anspruch genommen werden?
• Ist eine Filterung nach Nummer oder Rechnungsdatum möglich?

Ein wichtiger Punkt: Ist es möglich, mit unterschiedlichen Rechnungsarten zu arbeiten? Dazu gehören beispielsweise auch Abschlagsrechnungen, Serienrechnungen, Stornorechnungen sowie Gutschriften.

Leistungen und Kosten im Vergleich

Wer einen hohen Preis zahlt, hat auch einen hohen Anspruch an die Ware. Allerdings wird dieser Anspruch nicht immer erfüllt. Ein Vergleich der Rechnungssoftware vor der Investition ist daher unbedingt zu empfehlen.

Grundsätzlich sollte es möglich sein, dass Sie als Rechnungsersteller mit wenig Aufwand eine rechtlich korrekte Rechnung ausstellen können. Vom Empfänger über das Ausstellungsdatum und Leistungsdatum bis hin zur Art der Lieferung sollte alles schnell einstellbar sein. Auch fortlaufende Rechnungen an einen Kunden sind hilfreich.

Ein wichtiger Punkt ist auch der Blick auf mögliche Schnittstellen, beispielsweise zum Finanzamt oder auch zu einer weiteren Buchhaltungssoftware.

Der § 14 UStG geht ausführlich auf die Pflichtangaben einer Rechnung ein. Um eine rechtssichere Rechnungen zu schreiben, müssen Sie auf diese Angaben achten. Folgende Pflichtangaben müssen daher nach GoBD vorhanden sein:

• Ihre Anschrift und die Ihres Kunden
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Lesen Sie hier alle weitere Pflichtangaben einer Rechnung!

Bei einer Kleinbetragsrechnung sind die formalen Anforderungen etwas lockerer, insbesondere bei der Angabe der Umsatzsteuer. Schreiben Ihrer Rechnungen mit lexoffice, so vermeiden so grundsätzliche Fehler bei Ihrer Rechnungslegung.

In den meisten Fällen muss auf Ihre Rechnungsvorlage eine Steuernummer erscheinen. Bei der Rechnungsstellung können Sie nur dann auf die Angabe der Steuernummer verzichten, wenn es sich um eine Rechnung einer Privatperson oder eine Kleinbetragsrechnung (bis 250 Euro) handelt. 

Sobald Sie beim Finanzamt in irgendeiner Art gemeldet sind (auch als Arbeitnehmer), haben Sie eine Steuernummer.

Wenn Sie als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben, dann haben Sie es etwas einfacher, müssen aber auch auf gewisse Pflichtangaben achten. Der Unterschied zur „normalen” Rechnung ist, dass Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Zudem müssen Sie nochmal darauf zusätzlich hinweisen, dass Sie nach der Kleinunternehmerregelung eben keine Umsatzsteuer ausweisen. 

Der Zusatz kann wie folgt aussehen: „In dieser Rechnung ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.”

Auch geben Sie lediglich Ihre Steuernummer an, müssen aber keine USt-IdNr. angeben, da Sie diese in der Regel nicht haben.

• Kein Ausweisen der Umsatzsteuer
• Lediglich Angabe der Steuernummer, da USt-IdNr. meist nicht vorhanden
• Hinweis auf Kleinunternehmerregelung

Wenn Sie als Kleinunternehmer ein Kleingewerbe betreiben, dann gelten dieselben Bestimmungen für Ihre Rechnungsstellung. Denn in den meisten Fällen agieren Kleingewerbetreibende als Kleinunternehmer. Falls Sie dennoch als Kleinunternehmer Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen, dann müssen Sie diese auch dem Finanzamt überweisen. Zudem deutet das darauf hin, dass Sie freiwillig nicht mehr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen.

Mobiles Arbeiten bietet viele Vorteile. Damit das möglich ist, muss die Rechnungssoftware zunächst einmal für Ihr Betriebssystem verfügbar sein. Eine App garantiert, dass sich die Software auch auf dem Smartphone und Tablet benutzerfreundlich bedienen lässt. Ist das nicht der Fall, kostet die mobile Anwendung oft mehr Zeit und ist somit ineffizient.

Ich persönlich finde es sehr praktisch, wenn ich zum Rechnungen schreiben nicht auf meinen Schreibtisch im Büro angewiesen bin, sondern flexibel agieren kann. Ich kann das Büro früher verlassen, mit meinen Kindern spielen und die Rechnungen am Abend bequem vom Sofa aus schreiben, weil ich ohnehin alle Aufträge in lexoffice verwalte. So fordert die Rechnungserstellung letztlich kaum mehr als ein paar Klicks.

Nein, der Freiberufler ist ebenso ein Unternehmer, der bei der Rechnungslegung die umsatzsteuerlichen Vorschriften einhalten muss, sofern es sich nicht um einen steuerbefreiten Freiberufler (zum Beispiel Zahnarzt, Heilpraktiker oder Hebamme) handelt. Sie können also als Freiberufler ohne Bedenken die handelsübliche Rechnungssoftware verwenden.

Nein, es besteht nicht mehr grundsätzlich die Pflicht, eine Rechnung per Post zu versenden. Allerdings muss der Kunde dem elektronischen Rechnungsversand zustimmen, bevor er durchgeführt werden kann. Hier greift § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG. Haben die Kunden zugestimmt, kann die Rechnung elektronisch versendet werden. Das ist auch über eine gute Software wie lexoffice möglich. Hier erfolgt der Versand dann per PDF über eine Mail-Adresse des Unternehmens.

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, das im Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren auch die Kopie einer Rechnungskopie ausreichend ist. Sprich, auch die Kopie einer Rechnungskopie ist eine Kopie.

Unternehmer, die im Ausland ansässig sind, können die in Deutschland abziehbaren Vorsteuerbeträge über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren erstattet bekommen. Der entsprechende Antrag muss seit 2010 auf elektronischem Weg beim Bundeszentralamt für Steuern gestellt werden. Die Rechnungen, aus denen sich die Vorsteuerbeträge ergeben, müssen ebenfalls in Kopie auf elektronischem Wege übermittelt werden.

Ein Streitfall ergab sich jedoch, als ein Unternehmer diese Rechnungskopien nicht direkt vom Original der Rechnung erstellte. Er kopierte sie von einer anderen Rechnungskopie, die mit dem Zusatz „Copy 1“ zu erkennen war.

Richter erkennen Kopie einer Kopie als Kopie an

Daraufhin versagte das Bundeszentralamt für Steuern den Vorsteuerabzug. Der Unternehmer wiederum setzte sich mit Erfolg vor Gericht zur Wehr.

Sowohl das zunächst zuständige Finanzgericht, als auch der BFH erklärten, dass bei einer Kopie einer Kopie des Originals, um eine indirekte Kopie des Originals handelt. Damit sei dies ebenfalls eine originalgetreue Reproduktion. Die Richter fügten hinzu, dass es keinen ersichtlichen Sachgrund gäbe, unbedingt eine Kopie vom Original machen zu müssen (BFH-Urteil vom 17. Mai 2017, Az. V R54/16).

Das kommt vor allem darauf an, wie viele Rechnungen ein Kleinunternehmer versendet. Laut Kleinunternehmerregelung muss keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden. Dies bedeutet aber nicht, dass sich Unternehmer nicht an gesetzliche Vorgaben in Bezug auf die Rechnung halten müssen. So ist es zum Beispiel nicht ratsam Rechnungen einfach mit Word zu schreiben, da diese Rechnungen nachträglich verändert werden können, was gesetzlich verboten ist und zu Problemen führen kann, wenn Ihnen eine Steuerprüfung ins Haus steht. Eine Rechnungssoftware ist also schon allein deshalb quasi unvermeidbar.

In der GoBD werden die Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten im geschäftlichen Verkehr festgelegt. Unternehmer, die Rechnungen erstellen, müssen sich an die Vorgaben halten. Damit Rechnungen konform sind, müssen folgende Punkte erfüllt sein:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Angaben
• Vollständigkeit inklusive Anschrift und auch Steuernummer
• Richtigkeit aller Angaben
• Unveränderbarkeit

Zudem müssen die Rechnungen zeitgerecht gestellt werden. Ist dies nicht der Fall, kann das Unternehmen belangt werden.

Einige Rechnungsprogramme erledigen auch das für Sie, sodass Sie keinen Steuerberater mehr benötigen, um etwa eine Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig an das Finanzamt zu senden. Es ist jedoch für eine Software zum Rechnungen schreiben auch keine Pflicht oder nötiger Standard.

Fehler beim Betrag oder bei der Rechnungsstellung können passieren. Eine gute Rechnungssoftware ermöglicht eine Anpassung der Rechnung und einen erneuten Versand der korrigierten Rechnung an den Rechnungsempfänger. Dazu lesen Sie jetzt den Artikel Rechnungen nachträglich ändern!

Sofern Sie die gesetzlichen Bestimmungen beim Erstellen der Rechnungen einhalten und Sie nicht zu viele Kunden und damit monatlich nur wenige Rechnungen schreiben müssen, könnten Sie auch mit Excel oder Word Ihre Rechnungen schreiben. Es ist aber sehr aufwendig und Sie können eine Menge vergessen, weil Excel oder Word nur bedingt automatisiert arbeiten. Ich kann von der Verwendung von Word und Excel als Rechnungsprogramm nur abraten. Nutzen Sie lieber lexoffice zur Rechnungsstellung!

Eine gute Rechnungssoftware sollte die Möglichkeit enthalten, anhand der Rechnungen auch eine Mahnung erstellen zu können. Die meisten weit verbreiteten Programme wie lexoffice bieten eine Mahnfunktion.

Die Aufbewahrungsvorschriften der Finanzverwaltung besagen, dass auch elektronische Rechnungen für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Es reicht nicht aus, die Rechnungen auszudrucken und abzuheften. Die Aufbewahrung muss elektronisch über eine Archivierung erfolgen. Auch diese Anforderungen sollten daher durch die Software erfüllt sein. Lesen Sie hier mehr zu den Aufbewahrungsfristen des Finanzamtes!

Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich hierbei um eine Spezifikation, die dafür sorgen soll, dass die elektronischen Rechnungen ein Format haben. Pflichtbestandteile sind hier ebenso vermerkt, wie Empfehlungen für Rechnungsbeispiele, die als Rechnungsentwurf oder Musterrechnung dienen können. Die Vorgaben basieren auf den Richtlinien der EU. Das heißt, das Format gilt auch für Rechnungen, die in das EU-Ausland versendet werden.

Sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Ihre Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Nur umsatzsteuerbefreite Unternehmer wie Ärzte, Heilpraktiker, Zahnärzte, Kleinunternehmer, welche die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen, oder andere Unternehmer nach § 4 Umsatzsteuergesetz brauchen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen. Sofern Privatleute eine Rechnung erstellen sollten, fallen sie automatisch unter die Kleinunternehmerregelung und sind damit auch umsatzsteuerbefreit. Lesen Sie mehr zum Thema, wenn Privatpersonen Rechnungen schreiben möchten oder den anderen Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen!

In den meisten Programmen können Dienstleistungen oder Produkte vor der Verwendung definiert werden, wobei auch die Umsatzsteuer hinterlegt werden muss. Sofern dann eine Rechnung erstellt wird, kann aus den angelegten Produkten oder Dienstleistungen das Passende übernommen werden, sodass die Umsatzsteuer stets korrekt und automatisch ausgewiesen wird. Arbeitet man jedoch nicht mit den Vorlagen zu Produkten und Dienstleistungen, muss bei jeder Rechnung die Einstellung für die Umsatzsteuer individuell durchgeführt werden. Sehen Sie sich dazu mein YouTube-Video an!