Rechnungen schreiben: Pflichtangaben, Rechnungsvorlage & Tipps

Wenn Sie Rechnungen schreiben, müssen Sie auf die Pflichtangaben achten. Nutzen Sie dazu am besten eine Rechnungsvorlage. Oder noch besser: ein professionelles Rechnungsprogramm. Dort geben Sie nur Ihre Daten in die Vorlage ein und die Rechnungssoftware erledigt alles für Sie. So können Sie bequem Rechnungen online schreiben. Was auf einer Rechnung stehen muss und welche Angaben nach GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) erforderlich sind zeigen wir hier im Artikel. Außerdem: Wie schreiben Kleinunternehmer ihre Rechnungen? Zunächst klären wir jedoch die Frage: Wer darf Rechnungen schreiben?

Kann eine Privatperson Rechnungen schreiben?

Die Antwort auf die oben genannte Frage lautet kurz und knapp: Ja! Natürlich kann eine Privatperson, oder „natürliche Person“ wie man in Fachkreisen sagt, eine Rechnung gegenüber einem Unternehmen oder einer anderen Person ausstellen. Die wirklich wichtigeren Fragen lauten doch, ob dann eine Gewerbeanmeldung nötig ist und wie viele Steuern gezahlt werden müssen?

Wie muss eine Privatrechnung aufgebaut sein?

  • Name und Anschrift von Ihnen als Verkäufer
  • Name und Anschrift des Käufers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Zeitpunkt des Verkaufs
  • Menge und Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
  • Hinweis auf Privatverkauf (§19 UStG Kleinunternehmer)

ACHTUNG: Als Privatperson dürfen Sie keine Umsatzsteuer (auch oft als Mehrwertsteuer bezeichnet) in der Rechnung ausweisen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Käufer ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist oder nicht. Nutzen Sie zum Schreiben Ihrer Rechnungen lexoffice, so können Sie bei der Rechnungslegung nichts falsch machen!

gründerlexikon tipp

Meine Empfehlung: Rechnungen online schreiben mit lexoffice

Ich schreibe meine Rechnungen seit Jahren mit lexoffice. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur die Rechnungserstellung: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar Lohnabrechnungen erstellen.

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Muss ich ein Gewerbe anmelden?

Wer lediglich einmalig eine Rechnung schreibt, beispielsweise weil er gebrauchte Möbel verkauft hat, muss kein Gewerbe anmelden. Sie sollten jedoch die Einnahmen in Ihrer Steuererklärung unbedingt angeben. Entscheidend ist der Gedanke, ob die Tätigkeit regelmäßig und mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, ausgeübt wird. Irrelevant ist in dem Fall dann jedoch die Umsatzhöhe. Zum Beispiel treten einige in ihrer Freizeit als DJ oder in einer Band bei Veranstaltungen auf. Wer das öfter gegen Bezahlung macht, ist verpflichtet, dem Finanzamt diese Tätigkeit anzuzeigen. Weiterführende Informationen finden Sie im Artikel: Muss das Nebengewerbe beim Gewerbeamt angemeldet werden?

4 Dinge, die Sie bei einer „Privatrechnung“ beachten sollten!

Muss ich Steuern zahlen?

Auch das ist wieder abhängig davon, warum und wie oft eine Rechnung ausgestellt wurde. Wer einmalig etwas verkauft und dafür eine Rechnung ausstellt, muss vielleicht noch nicht gleich Steuern darauf zahlen, es ist halt immer auch von der Höhe der Rechnung abhängig. Auch können Sie als Privatperson keine Umsatzsteuer ausweisen, auch wenn das der Empfänger verlangen sollte. Selbst wer eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausübt, muss nicht zwangsläufig Steuern abführen. Noch mehr Informationen zu diesem Thema gibt es hier im Video: Wie viele Steuern muss ich auf meinen Gewinn zahlen?

Mein Tipp: Härteausgleich

Einkünfte aus einem Gewerbe oder Nebengewerbe müssen in der Steuererklärung angegeben werden. Liegen diese jedoch unter einer bestimmten Grenze, werden die Gewinne von der Einkommenssteuer verschont. Mehr dazu: Härteausgleich – was Sie wissen sollten.

Wie schreibe ich eine Rechnung?

Der § 14 UStG geht ausführlich auf die Pflichtangaben einer Rechnung ein. Um eine rechtssichere Rechnungen zu schreiben, müssen Sie auf diese Angaben achten. Folgende Pflichtangaben müssen daher nach GoBD vorhanden sein:

Bei einer Kleinbetragsrechnung sind die formalen Anforderungen etwas lockerer, insbesondere bei der Angabe der Umsatzsteuer. Schreiben Ihrer Rechnungen mit lexoffice, so vermeiden so grundsätzliche Fehler bei Ihrer Rechnungslegung.

Die 5 häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung

  1. Keine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
  2. Falsche Berechnung und Ausweis der Umsatzsteuer
  3. Rechnungspositionen nicht richtig oder nicht detailliert genug beschrieben
  4. Keine oder veraltete Zahlungsdaten
  5. Fehlerhafte Angaben des Kunden

Diese Fehler können dazu führen, dass bei einer Steuerprüfung der Prüfer die Rechnungen als fehlerhaft ansieht. Dies wiederum führt meistens zu einer höheren Steuerlast, indem zum Beispiel die Umsatzsteuer höher geschätzt wird. Bei Fehlern in der Rechnungsnummer kann es zu Hinzuschätzungen der Einnahmen durch den Prüfer und damit ebenfalls zu einer höheren Steuerlast kommen. Wenn Sie die Leistung nicht richtig beschreiben, kann es ebenfalls Probleme geben. Betriebsprüfer legen großen Wert auf die korrekte Rechnungsstellung bei der Prüfung der Buchhaltung. 

Achten Sie auch darauf, dass erhaltende Rechnungen korrekt sind. Denn ansonsten bleibt Ihnen womöglich der Vorsteuerabzug verwehrt!

Daher der Tipp: Nutzen Sie ein professionelles Rechnungsprogramm, dann vergessen Sie keine Pflichtangaben. Sobald es gesetzliche Änderungen der GoBD gibt, dann werden diese von der Rechnungssoftware ebenfalls automatisch erfasst. Beim Nutzen einer Vorlage müssen Sie dagegen an alles selber denken.

Rechnungen schreiben ohne Steuernummer: geht das?

In den meisten Fällen muss auf Ihre Rechnungsvorlage eine Steuernummer erscheinen. Bei der Rechnungsstellung können Sie nur dann auf die Angabe der Steuernummer verzichten, wenn es sich um eine Rechnung einer Privatperson oder eine Kleinbetragsrechnung (bis 250 Euro) handelt

Sobald Sie beim Finanzamt in irgendeiner Art gemeldet sind (auch als Arbeitnehmer), haben Sie eine Steuernummer.

Die richtige Dauer für das Zahlungsziel

Welche Dauer des Zahlungsziels für Ihre Zwecke richtig ist, hängt von Ihrer Branche, Ihrer Unternehmensgröße, aber auch Ihrem verfolgten Ziel ab. In Deutschland gerät der Schuldner spätestens nach 30 Tagen automatisch in Verzug, wenn keine längere Frist vereinbart ist. Deshalb erstrecken sich die Zahlungsziele hier meist auf Zeiträume zwischen 0 und 30 Tagen.

ZahlungszielVorteileNachteile
bis 7 Tage 
  • schnelle Liquidität
  • Sie können schneller mahnen (bei Kunden mit mittelmäßiger Bonität sinnvoll; ansonsten Vorkasse zu empfehlen)
  • Bei Neukunden unter Umständen empfehlenswert
 
 
  • baut Druck auf
  • könnte bei Verbrauchern negativ aufgefasst werden
  • große Unternehmen können diese Fristen oft nicht einhalten
 
10 bis 14 Tage 
  • übliche und angemessene Frist
  • Kunde weiß, dass er zügig Rechnung begleichen muss
 
 
  • Kunde fühlt sich nicht unter Druck gesetzt
  • große Unternehmen können diese Frist eher einhalten
 
14 bis 30 Tage 
  • Kunde fühlt sich gut, da er viel Zeit zum Bezahlen erhält
  • Für große Unternehmen eine angemessene Frist
 
 
  • Kunden nutzen die Zahlungsfrist auch aus
  • Sie müssen in der Zwischenzeit vorfinanzieren
 
mehr als 30 Tage 
  • für Sie ergibt ein sehr langes Zahlungsziel keinen Vorteil, nur für den Kunden
 
 
  • Sie könnten in ernsthafte Liquiditätsprobleme kommen, vor allem, wenn die Rechnung auch noch später beglichen wird
 

In manchen Branchen sind noch viel längere Zahlungsziele üblich, teilweise sogar bis zu 120 Tagen, beispielsweise in der EDV-Beratung und Projekte. Häufig werden sie Freelancern einseitig vom Kunden „aufs Auge gedrückt“, da diese sich mangels Alternativen nicht immer wehren können. Hierzu ist wichtig zu wissen, dass Sie sich dies nicht gefallen lassen müssen. So hat das Oberlandesgericht Köln entschieden, dass ein Zahlungsziel von 90 Tagen (und mehr) eine unangemessene Benachteiligung darstellt (Urteil vom 1. Februar 2006, Az. 11 W 5/06).

Es ist schwierig einen Kunden, der zunächst in seiner Rechnung ein relativ langes Zahlungsziel erhielt, ihn in Zukunft von einem kürzeren Zahlungsziel zu überzeugen. Wenn Sie einseitig in der Rechnungsvorlage das Zahlungsziel verkürzen, ohne den Kunden darauf hinzuweisen, kann es auch sein, dass er es übersieht. Offene Kommunikation ist bei diesen sensiblen Themen besonders wichtig.

Muss ich geschriebene Rechnungen aufbewahren?

Genauso wie für Eingangsrechnungen gilt nach GoBD auch für Ausgangsrechnungen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Damit Rechnung bei einer Steuerprüfung in angemessener Zeit vorgelegt werden können, müssen sie zudem in Ihrer Buchhaltung schnell auffindbar sein. Es bedarf also einer ordentlichen Benennung und Archivierung. Wenn Sie ein Rechnungsprogramm einer renommierten Firma nutzen, dann wird dies ebenfalls für Sie automatisiert erledigt. Andernfalls müssen Sie Ihre Rechnungsvorlage für die gesamte Zeit digital speichern oder ausdrucken.

Muss ich meine Rechnungen unterschreiben?

Nein, Rechnungen sind auch ohne Unterschrift gültig, weshalb sie beispielsweise auch digital verschickt werden können. Ausnahmen gelten lediglich für Rechtsanwälte und Steuerberater. Sie müssen in Ihrer Rechnungsvorlage auch keinen Hinweis schreiben à la „Dieses Dokument wurde maschinell erstellt..." Das ist völlig überflüssig. Natürlich können Sie dennoch eine Rechnung ausdrucken und unterschreiben. Die Wahl bleibt bei Ihnen. Eine professionelle Rechnungssoftware bietet auch immer derartige zusätzliche Funktionen.

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Wie Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer?

Wenn Sie als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben, dann haben Sie es etwas einfacher, müssen aber auch auf gewisse Pflichtangaben achten. Der Unterschied zur „normalen” Rechnung ist, dass Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Zudem müssen Sie nochmal darauf zusätzlich hinweisen, dass Sie nach der Kleinunternehmerregelung eben keine Umsatzsteuer ausweisen. 

Der Zusatz kann wie folgt aussehen: „In dieser Rechnung ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.”

Auch geben Sie lediglich Ihre Steuernummer an, müssen aber keine USt-IdNr. angeben, da Sie diese in der Regel nicht haben.

  • Kein Ausweisen der Umsatzsteuer
  • Lediglich Angabe der Steuernummer, da USt-IdNr. meist nicht vorhanden
  • Hinweis auf Kleinunternehmerregelung

Wenn Sie als Kleinunternehmer ein Kleingewerbe betreiben, dann gelten dieselben Bestimmungen für Ihre Rechnungsstellung. Denn in den meisten Fällen agieren Kleingewerbetreibende als Kleinunternehmer. Falls Sie dennoch als Kleinunternehmer Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen, dann müssen Sie diese auch dem Finanzamt überweisen. Zudem deutet das darauf hin, dass Sie freiwillig nicht mehr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen.

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Torsten Montag
- Inhaber Gründerlexikon, Betriebswirt und Internetcoach -

Warum ich seit vielen Jahren lexoffice nutze

Obwohl ich bereits diverse Rechnungsprogramme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Rechnung bedarf deshalb nur noch einen Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.

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Muss ich in meiner Rechnung die Umsatzsteuer ausweisen?

Diese Frage lässt sich recht leicht beantworten, denn es kommt darauf an, ob Sie ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer sind oder nicht. Dieser Frage ist das Gründerlexikon bereits nachgegangen, lesen Sie selbst zum Thema Umsatzsteuerpflicht oder Kleinunternehmerregelung! Ihr Steuerberater oder Unternehmensberater sollte dahingehend Aufklärungsarbeit geleistet haben. 

Ansonsten gilt die Faustregel: Als Kleinunternehmer schreiben Sie Ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer, ansonsten immer mit.

Auch bei Lieferungen und Leistungen im B2B Geschäft ins Ausland schreiben Sie Ihre Rechnung in der Regel ohne Umsatzsteuer, da hier das Reverse-Charge Verfahren greift. Das heißt, dass in dem Fall der Unternehmer im Ausland die Umsatzsteuer abführen muss. Tätigen Sie häufig Geschäfte im Ausland, dann sollten unbedingt eine Buchhaltungssoftware nutzen und einen versierten Steuerberater hinzuziehen. Die Anforderungen, nicht nur in puncto Rechnung, sind teilweise komplex.

Prozentsatz reicht: Nicht immer den Rechnungsbetrag ausweisen

Sie müssen also auch als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer nicht zwangsläufig die Umsatzsteuer als Betrag (z.B.: 34 EUR) auf Ihre Rechnung drucken. Kleinbetragsrechnungen begnügen sich auch mit dem bloßen Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %). Falls Sie ein Rechnungsprogramm nutzen, brauchen Sie darauf nicht zu achten, da dies die Software für Sie übernimmt.

Achten Sie auf den steuerlichen Erfassungsbogen!

Sollten Sie die Existenzgründung selbst ohne Berater durchgeführt haben, sollten Sie auf den steuerlichen Erfassungsbogen achten, der unmittelbar nach der Gewerbeanmeldung oder Mitteilung, dass Sie als Freiberufler tätig sind, vom Finanzamt an Sie versendet wurde. Dieser steuerlichen Erfassungsbogen ist das Dokument, welches dem Finanzamt gegenüber eine Aussage über Ihre künftige Umsatzsteuerverpflichtung gibt. Hier haben Sie Angaben über den zu erwartenden Umsatz gemacht und damit eine umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit angemeldet oder die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 Umsatzsteuergesetz dem Finanzamt mitgeteilt. Demzufolge müssen oder sollten Sie nun Ihre Rechnungen entsprechend gestalten.

Ist es meine Pflicht Rechnungen zu schreiben?

Für Unternehmen gilt in der Tat eine Rechnungspflicht, um der Dokumentationspflicht gegenüber dem Finanzamt nachzukommen. Denn nur so kann man in der Buchhaltung Einnahmen und Ausgaben nachvollziehen. Geregelt ist die Pflicht zur Rechnungsausstellung in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht jedoch nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG steuerfrei ist. Vor allem ist es aber auch im Interesse eines jeden Selbstständigen Rechnungen zu schreiben, um einen Überblick in der Buchhaltung über das Forderungsmanagement und die Liquiditätsplanung zu erhalten. Denn schließlich können Sie nur nach dem Versenden von Rechnungen auch Mahnungen schreiben, wenn Ihr Kunde nicht zahlt.

Rechnung schreiben ohne Gewerbe - Achtung!

Sie können auch eine Rechnung schreiben, ohne ein Gewerbe angemeldet zu haben. Wie sollten denn ansonsten Freiberufler ihre Rechnungen schreiben? Viel wichtiger ist aber hier die Frage, wann Sie ein Gewerbe anmelden sollten. Mehr dazu lesen Sie hier: Wann Gewerbe anmelden? 

Denn sobald Sie eine Tätigkeit nachhaltig und mit der Absicht Gewinn zu erzielen betreiben, zum Beispiel über eBay häufig Dinge verkaufen oder im Internet eine bestimmte Dienstleistung anbieten, könnte eine Gewerbeanmeldung Pflicht sein. Außerdem, wenn Sie Rechnungen schreiben für eine gewerbliche Tätigkeit, dann weist dies bereits auf ein Gewerbe hin.

Bis wann müssen Rechnungen ausgestellt werden?

In § 14 Abs. 2 UStG ist geregelt, dass Unternehmer dazu verpflichtet sind, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Wenn es um den Verkauf von Grundstücken geht, müssen übrigens auch Privatpersonen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Aus Erfahrung wissen wir, dass Unternehmer manchmal dazu neigen, das Rechnungen schreiben vor sich herzuschieben. Nutzen Sie doch einfach ein professionelles Rechnungsprogramm, dass Ihnen die komplette Arbeit abnimmt. Als Privatperson reicht natürlich eine einfache Rechnungsvorlage.

Muss ich meine Rechnungen ausdrucken?

Nein, Sie müssen Ihre Rechnungen nicht ausdrucken. Viele Unternehmer drucken die von ihnen geschriebenen Rechnungen doppelt aus, um ein Exemplar zu verschicken und ein Exemplar für die eigene Buchhaltung abzuheften. Manche tun das sogar, wenn sie die Rechnungen digital versenden. Dabei gibt es dafür keinen vernünftigen Grund. Nicht nur, dass das Ausdrucken unnötig Ressourcen verschwendet, Kosten verursacht und die Aufbewahrung in Ordnern Platz wegnimmt – auch der Aufbewahrungsfrist wird damit nicht Genüge getan. Bei einer Betriebsprüfung beispielsweise müssen die Originalbelege vorgezeigt werden. Und das sind ja schließlich nicht die Ausdrucke, sondern die am Computer oder sogar online erstellten Rechnungen.

Wer Rechnungen nicht ausdruckt, muss trotzdem sicherstellen, dass diese auch über die gesamte Aufbewahrungsfrist abrufbar sind. Die Datensicherung ist deshalb unerlässlich. Wer sich dabei auf ein Rechnungsprogramm eines Dienstleisters verlässt und zum Beispiel die Cloud nutzt, muss darauf achten, dass dieser GoBD konform archiviert und mit ihm eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abgeschlossen wird, die die DSGVO fordert.

Tipp: Dann sollten Sie ein Rechnungsprogramm nutzen

Sobald Sie mehrere Rechnungen im Monat schreiben, dann ist ein professionelles Rechnungsprogramm schon fast Pflicht! Sie brauchen dann keine Vorlage oder Dokument in Excel oder Word zu erstellen. Zudem gibt es viele zusätzliche Funktionen, die Ihnen bei der Buchhaltung, der Auftragsverwaltung und beim Mahnwesen viel Arbeit abnimmt.

Abhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, also ob Sie eine Dienstleistung anbieten, als Handwerker tätig sind oder im Online-Handel, kommt möglicherweise ein anderes Rechnungsprogramm bzw. Buchhaltungsoftare für Sie infrage. Mehr Infos dazu erhalten Sie hier: Rechnungen online schreiben - Welche Software?

Wann muss man spätestens eine Rechnung schreiben?

Zum einen kommt hier das Umsatzsteuergesetz zum Ansatz. Demzufolge müssen Sie Leistungen an Unternehmer und juristische Personen innerhalb von sechs Monaten abrechnen (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 S. 2 UStG).

Ebenfalls berücksichtigen müssen Sie die Verjährungsfristen, die sich aus dem Schuldrecht im BGB ergeben. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist ( = Zeitpunkt der Leistungserbringung, § 195 BGB). Spätestens vor Ablauf dieser Frist müssen Sie Ihre Rechnung also gestellt haben.

Doch Vorsicht: Innerhalb dieser Frist müssen Sie die Forderung auch durchgesetzt haben. Stellen Sie kurz vor Ablauf der Verjährung noch Ihre Rechnung und der Kunde zahlt sie nicht, schauen Sie sprichwörtlich in die Röhre – Sie haben nach Ablauf der Verjährung keine Möglichkeit mehr, das Geld einzutreiben. Um die Verjährung zu hemmen, muss rechtzeitig vor dem Jahresende ein Mahnbescheid beantragt werden.

Beispiel:

Ihr Kunde hat am 1. Mai 2020 eine Lieferung von Ihnen bekommen. Die Verjährungsfrist läuft vom 1. Januar 2021 bis zum 31. Dezember 2023. Innerhalb dieses Zeitraums müssen Sie Ihre Rechnung stellen und ggf. auch eintreiben.

Tipp: Rechnung immer so zügig wie möglich schreiben

Unabhängig von rechtlichen Vorgaben sollten Sie Rechnungen immer so schnell wie möglich schreiben. Natürlich ist es Ihnen überlassen, wann Sie Ihre Rechnung schreiben. Zudem ist hier zwischen Privat- und Geschäftskunden zu unterscheiden. Bei Warenlieferungen ist es durchaus üblich, die Rechnung direkt im Paket mitzuschicken. Bei Geschäftskunden hingegen, mit denen dauerhafte Geschäftsbeziehungen bestehen und die mehrmals pro Monat Lieferungen erhalten, kann auch eine zusammengefasste Rechnung infrage kommen, beispielsweise alle zwei Wochen oder einmal zum Monatsende. Nutzen Sie zum Schreiben Ihrer Rechnungen lexoffice, so werden Sie wegen Ihrer Rechnungen keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommen!

Denken Sie daran ...

Es gibt ja auch noch die Sorte von Kunden, die eingehende Rechnungen viele Tage über das Zahlungsziel hinaus liegen lassen und Ihnen somit als Rechnungsaussteller zusätzliche Liquiditätsengpässe durch Zahlungsverzug bescheren. In diesem Fall hilft nur ein professionelles Mahnwesen, um schneller ans Geld zu kommen.

Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich werde Ihnen durch meine Artikel den richtigen Weg als Unternehmer zeigen. Sollten Sie Fragen haben, kommen Sie gern in die Gründerlexikon Facebook Gruppe - dort erhalten Sie unbürokratische Hilfe.

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