Das Angebot für Software, mit der Sie eine gute Rechnungsgrundlage erhalten und jede Rechnung schreiben und aufbewahren können, ist groß. Grundsätzlich ist es für Sie entscheidend, dass Ihr Rechnungsprogramm wichtige Punkte, wie die Umsatzsteuer, die Identifikationsnummer oder auch die Regelung für Kleinunternehmer berücksichtigen kann. Das sind jedoch Grundlagen und Pflichtangaben, wenn es darum geht, Rechnungen zu schreiben. Für Sie als Unternehmen oder Unternehmer gibt es auch noch weitere Faktoren, die berücksichtigt werden sollten:
Handhabung
Wenn Sie die Rechnungsstellung über eine Software ausführen, möchten Sie so viel Zeit wie möglich sparen. Sie wollen nicht ewig suchen, wo im Dokument die Rechnungsnummer eingetragen wird oder wie Sie welche Dienstleistung auflisten können. Umso wichtiger ist eine einfache Handhabung des Programmes.
Eine gute Software bringt eine hohe Nutzerfreundlichkeit mit. Sie lässt sich intuitiv bedienen und stellt vielleicht auch eine App zur Verfügung. Die Software sollte die Möglichkeit bieten, in mehreren Sprachen arbeiten zu können. Auch Anpassungen beim Rechnungslayout sind eine große Hilfe.
Zudem sollten Sie schauen, wie der Rechnungsversand funktioniert. Versenden direkt über das Programm ist eine große Erleichterung, da Sie so den Überblick behalten, welche Rechnungen bereits herausgegangen sind.
Funktionsumfang
Die Leistung der Rechnungssoftware sollte möglichst umfangreich sein. Es gibt verschiedene Gründe, die für eine bestimmte Software sprechen können. Die wenigsten Programme sind kostenlos. Dies hängt damit zusammen, dass zahlreiche Funktionen enthalten sind. Neben Klassikern, wie der Speicherung von Kundendaten, sind weitere Punkte wichtig:
- Besteht die Möglichkeit einer Kundenverwaltung und Anpassung der Kundendaten?
- Kann die Datei mit der Rechnung heruntergeladen werden?
- Lässt sich die Zahlung durch einen Abgleich mit dem Bankkonto verfolgen?
- Ist das Rechnungsdesign anpassbar?
- Ist die Rechnungsnummer fortlaufend?
- Kann das Reverse-Charge-Verfahren für Rechnungen im Ausland in Anspruch genommen werden?
- Ist eine Filterung nach Nummer oder Rechnungsdatum möglich?
Ein wichtiger Punkt: Ist es möglich, mit unterschiedlichen Rechnungsarten zu arbeiten? Dazu gehören beispielsweise auch Abschlagsrechnungen, Serienrechnungen, Stornorechnungen sowie Gutschriften.
Leistungen und Kosten im Vergleich
Wer einen hohen Preis zahlt, hat auch einen hohen Anspruch an die Ware. Allerdings wird dieser Anspruch nicht immer erfüllt. Ein Vergleich der Rechnungssoftware vor der Investition ist daher unbedingt zu empfehlen.
Grundsätzlich sollte es möglich sein, dass Sie als Rechnungsersteller mit wenig Aufwand eine rechtlich korrekte Rechnung ausstellen können. Vom Empfänger über das Ausstellungsdatum und Leistungsdatum bis hin zur Art der Lieferung sollte alles schnell einstellbar sein. Auch fortlaufende Rechnungen an einen Kunden sind hilfreich.
Ein wichtiger Punkt ist auch der Blick auf mögliche Schnittstellen, beispielsweise zum Finanzamt oder auch zu einer weiteren Buchhaltungssoftware.