Rechnungen schreiben: Pflichtangaben, Rechnungsvorlage & Tipps

Die Antwort auf die oben genannte Frage lautet kurz und knapp: Ja! Natürlich kann eine Privatperson, oder „natürliche Person“ wie man in Fachkreisen sagt, eine Rechnung gegenüber einem Unternehmen oder einer anderen Person ausstellen. Die wirklich wichtigeren Fragen lauten doch, ob dann eine Gewerbeanmeldung nötig ist und wie viele Steuern gezahlt werden müssen?

• Name und Anschrift von Ihnen als Verkäufer
• Name und Anschrift des Käufers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Zeitpunkt des Verkaufs
• Menge und Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
• Hinweis auf Privatverkauf (§19 UStG Kleinunternehmer)

ACHTUNG: Als Privatperson dürfen Sie keine Umsatzsteuer (auch oft als Mehrwertsteuer bezeichnet) in der Rechnung ausweisen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Käufer ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist oder nicht. Nutzen Sie zum Schreiben Ihrer Rechnungen lexoffice, so können Sie bei der Rechnungslegung nichts falsch machen!

Genauso wie für Eingangsrechnungen gilt nach GoBD auch für Ausgangsrechnungen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Damit Rechnung bei einer Steuerprüfung in angemessener Zeit vorgelegt werden können, müssen sie zudem in Ihrer Buchhaltung schnell auffindbar sein. Es bedarf also einer ordentlichen Benennung und Archivierung. Wenn Sie ein Rechnungsprogramm einer renommierten Firma nutzen, dann wird dies ebenfalls für Sie automatisiert erledigt. Andernfalls müssen Sie Ihre Rechnungsvorlage für die gesamte Zeit digital speichern oder ausdrucken.

Nein, Rechnungen sind auch ohne Unterschrift gültig, weshalb sie beispielsweise auch digital verschickt werden können. Ausnahmen gelten lediglich für Rechtsanwälte und Steuerberater. Sie müssen in Ihrer Rechnungsvorlage auch keinen Hinweis schreiben à la „Dieses Dokument wurde maschinell erstellt..." Das ist völlig überflüssig. Natürlich können Sie dennoch eine Rechnung ausdrucken und unterschreiben. Die Wahl bleibt bei Ihnen. Eine professionelle Rechnungssoftware bietet auch immer derartige zusätzliche Funktionen.

Diese Frage lässt sich recht leicht beantworten, denn es kommt darauf an, ob Sie ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer sind oder nicht. Dieser Frage ist das Gründerlexikon bereits nachgegangen, lesen Sie selbst zum Thema Umsatzsteuerpflicht oder Kleinunternehmerregelung! Ihr Steuerberater oder Unternehmensberater sollte dahingehend Aufklärungsarbeit geleistet haben. 

Ansonsten gilt die Faustregel: Als Kleinunternehmer schreiben Sie Ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer, ansonsten immer mit.

Auch bei Lieferungen und Leistungen im B2B Geschäft ins Ausland schreiben Sie Ihre Rechnung in der Regel ohne Umsatzsteuer, da hier das Reverse-Charge Verfahren greift. Das heißt, dass in dem Fall der Unternehmer im Ausland die Umsatzsteuer abführen muss. Tätigen Sie häufig Geschäfte im Ausland, dann sollten unbedingt eine Buchhaltungssoftware nutzen und einen versierten Steuerberater hinzuziehen. Die Anforderungen, nicht nur in puncto Rechnung, sind teilweise komplex.

Für Unternehmen gilt in der Tat eine Rechnungspflicht, um der Dokumentationspflicht gegenüber dem Finanzamt nachzukommen. Denn nur so kann man in der Buchhaltung Einnahmen und Ausgaben nachvollziehen. Geregelt ist die Pflicht zur Rechnungsausstellung in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht jedoch nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG steuerfrei ist. Vor allem ist es aber auch im Interesse eines jeden Selbstständigen Rechnungen zu schreiben, um einen Überblick in der Buchhaltung über das Forderungsmanagement und die Liquiditätsplanung zu erhalten. Denn schließlich können Sie nur nach dem Versenden von Rechnungen auch Mahnungen schreiben, wenn Ihr Kunde nicht zahlt.

Nein, Sie müssen Ihre Rechnungen nicht ausdrucken. Viele Unternehmer drucken die von ihnen geschriebenen Rechnungen doppelt aus, um ein Exemplar zu verschicken und ein Exemplar für die eigene Buchhaltung abzuheften. Manche tun das sogar, wenn sie die Rechnungen digital versenden. Dabei gibt es dafür keinen vernünftigen Grund. Nicht nur, dass das Ausdrucken unnötig Ressourcen verschwendet, Kosten verursacht und die Aufbewahrung in Ordnern Platz wegnimmt – auch der Aufbewahrungsfrist wird damit nicht Genüge getan. Bei einer Betriebsprüfung beispielsweise müssen die Originalbelege vorgezeigt werden. Und das sind ja schließlich nicht die Ausdrucke, sondern die am Computer oder sogar online erstellten Rechnungen.

Wer Rechnungen nicht ausdruckt, muss trotzdem sicherstellen, dass diese auch über die gesamte Aufbewahrungsfrist abrufbar sind. Die Datensicherung ist deshalb unerlässlich. Wer sich dabei auf ein Rechnungsprogramm eines Dienstleisters verlässt und zum Beispiel die Cloud nutzt, muss darauf achten, dass dieser GoBD konform archiviert und mit ihm eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abgeschlossen wird, die die DSGVO fordert.

Zum einen kommt hier das Umsatzsteuergesetz zum Ansatz. Demzufolge müssen Sie Leistungen an Unternehmer und juristische Personen innerhalb von sechs Monaten abrechnen (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 S. 2 UStG).

Ebenfalls berücksichtigen müssen Sie die Verjährungsfristen, die sich aus dem Schuldrecht im BGB ergeben. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist ( = Zeitpunkt der Leistungserbringung, § 195 BGB). Spätestens vor Ablauf dieser Frist müssen Sie Ihre Rechnung also gestellt haben.

Doch Vorsicht: Innerhalb dieser Frist müssen Sie die Forderung auch durchgesetzt haben. Stellen Sie kurz vor Ablauf der Verjährung noch Ihre Rechnung und der Kunde zahlt sie nicht, schauen Sie sprichwörtlich in die Röhre – Sie haben nach Ablauf der Verjährung keine Möglichkeit mehr, das Geld einzutreiben. Um die Verjährung zu hemmen, muss rechtzeitig vor dem Jahresende ein Mahnbescheid beantragt werden.

Beispiel:

Ihr Kunde hat am 1. Mai 2020 eine Lieferung von Ihnen bekommen. Die Verjährungsfrist läuft vom 1. Januar 2021 bis zum 31. Dezember 2023. Innerhalb dieses Zeitraums müssen Sie Ihre Rechnung stellen und ggf. auch eintreiben.