10 Schritte, um Ihre Forderungen auch ohne professionelles Mahnwesen einzutreiben

Wenn Kunden ihre Rechnungen partout nicht bezahlen möchten, bleibt Ihnen tatsächlich oft nur der Weg über Inkasso bzw. Rechtsanwalt und schließlich die Beantragung eines Mahnbescheids. Doch was passiert eigentlich bis zu dem Zeitpunkt, bis Sie sich dazu entscheiden, härtere Geschütze aufzufahren? Mit dem außergerichtlichen Mahnverfahren steht Ihnen eine Mahnwesen-Schrittfolge zur Verfügung, mit der Sie normale Kunden, die die Rechnung vielleicht nur vergessen oder übersehen haben, sanft erinnern können. Grundsätzlich gilt, dass Sie per Gesetz nicht dazu verpflichtet sind, so etwas wie eine festgelegte Mahnwesen-Schrittfolge einzuhalten. In einigen Fällen müssen Sie zwingend eine Mahnung versenden, um den Kunden in Verzug zu setzen. Der Gesetzgeber sieht allerdings tatsächlich nur eine einzige Mahnung als Pflicht vor. Alles andere ist als optional anzusehen. In der Praxis hat sich diese Vorgehensweise allerdings im Sinne der zukünftigen, positiven Zusammenarbeit als sinnvoll erwiesen. Möchten Sie diese jedoch ohnehin beenden, gibt es keinen Grund, sich in Zurückhaltung zu üben. Sehen Sie sich nun die 10 Schritte des Mahnwesens an oder lesen Sie die Antworten der häufigsten Fragen zum Mahnwesen!

10 Schritte zum erfolgreichen Forderungseinzug

  1. Schritt: Verzug feststellen

  2. Schritt: Mahnschreiben erstellen

  3. Schritt: Am Telefon mahnen

  4. Schritt: weitere Mahnungen schreiben

  5. Schritt: Einschalten eines Anwalts / Inkassobüro

  6. Schritt: Gerichtliche Schritte einleiten

  7. Schritt: Gerichtliches Mahnverfahren

  8. Schritt: Vollstreckung durchführen

  9. Schritt: Gerichtliches Klageverfahren

  10. Schritt: Strafanzeige stellen

Schritt 1: Verzug feststellen

Im ersten Schritt müssen Sie natürlich erstmal feststellen, ob überhaupt ein Verzug Ihrer Forderung vorhanden ist. Bei Firmenkunden beginnt der Verzug, sofern nichts anderes vertraglich vereinbart wurde, 30 Tage nach Leistungserbringung - nicht nach Rechnungsstellung! Sind Ihre Kunden Verbraucher beginnt die 30-Tages-Frist erst bei Rechnungsstellung, sofern Sie nichts anderes vereinbart haben. Lesen Sie hier zum Thema Mahnkosten, Verzugszinsen und Schadensersatz.

Schritt 1a: Die Zahlungserinnerung

Obwohl Sie rechtlich gesehen dieselbe Wirkung wie eine Mahnung hat – sie setzt den Schuldner in Verzug – wird die Zahlungserinnerung gerne als sanfter Wink mit dem Zaunpfahl verstanden und dem Gläubiger nicht übel genommen. Sie kennen daraus vielleicht Formulierungen wie „Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass Rechnung XY zur Zahlung fällig geworden ist. Wir bitten Sie um einen Ausgleich bis {Termin}. Wie bei der Mahnung setzen Sie auch bei der Zahlungserinnerung einen neuen Zahlungstermin von maximal 10 bis 14 Tagen, formulieren Sie aber deutlich netter oder vielleicht sogar lustig. Lesen Sie einige nette Formulierungen und weitere Infos zur Zahlungserinnerung!

Schritt 2: Mahnung schreiben

Befindet sich Ihr Kunde im Verzug, sollten Sie nicht zu lange warten, um ein Mahnschreiben zu verfassen. Wie das konkret aussieht bzw. welche Pflichtbestandteile eine Mahnung haben muss, werden wir in den nächsten beiden Artikeln besprechen.

Nur so viel bereits vorweg: Formulieren Sie das Mahnschreiben entsprechend Ihrer bisherigen Kundenbeziehung. Es könnte durchaus sein, dass Ihr Kunde es tatsächlich nur versäumt hat, zu zahlen und keine Absicht dahinter steckt. Um das Kundenverhältnis nicht zu belasten, könnten Sie bei bisher zuverlässigen Kunden eine “Zahlungserinnerung” mit einem etwas freundlicherem Ton schreiben. Rechtlich gesehen gibt es jedoch keinen Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung.

Maximal eine Mahnung ist Pflicht, in vielen Branchen ist es aber üblich, bis zu dreimal zu mahnen. Lesen Sie hier die wichtigsten Infos zum Mahnungen schreiben!

Schritt 3: Am Telefon mahnen

Sie können anstelle der schriftlichen Zahlungserinnerung oder zusätzlich dazu natürlich auch den Telefonhörer in die Hand nehmen und Ihren Kunden telefonisch erinnern. Das hat den gewichtigen Vorteil, dass Sie mit etwas Glück auch gleich etwas darüber erfahren, warum er nicht bezahlt hat. Im Prinzip hätte auch dieses Telefonat die Wirkung, den Kunden in Verzug zu setzen. Allerdings sind Telefonate im gerichtlichen Mahnverfahren schwer zu beweisen, daher ist stets zusätzlich eine schriftliche Zahlungserinnerung oder Mahnung empfehlenswert, falls Sie Ihre Rechnung betreiben wollen.

Wie das Telefonat beim Kunden ankommt, ist sehr unterschiedlich ausgeprägt. Der eine empfindet es als sehr freundlich, dass er nicht gleich mit Mahnungen bombardiert wird, der andere fühlt sich eher belästigt. Grundsätzlich wird es aber meist positiv aufgenommen.

Schritt 4: Weitere Mahnungen schreiben

Auch diesen Punkt habe ich in diesem Artikel angesprochen. Theoretisch reicht eine Mahnung. Sie müssen natürlich auch beachten, um was für einen Kunden es sich handelt. Außerdem sollte Sie Ihre Liquidität im Blick behalten. Jede Mahnung kostet Zeit und Geld. Heutzutage sind maximal 2 Mahnungen üblich, manchmal auch 3.

Sofern Sie nicht die Zahlungserinnerung als erste Mahnung ansehen, formulieren Sie nun ein Mahnschreiben, das vom Ton her etwas schärfer ist und einen neuen Zahlungstermin setzt. Im Regelfall geht es aber nach der Zahlungserinnerung mit der zweiten Mahnung weiter. Ein typischer Text ist beispielsweise: „Leider konnten wir auf unsere Zahlungserinnerung vom {Datum} keinen Zahlungseingang feststellen. Wir bitten Sie daher, den überfälligen Betrag in Höhe von {Betrag} Euro bis spätestens zum {Termin} auf unser angegebenes Konto zu überweisen. Andernfalls sehen wir uns gezwungen, Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten zu berechnen.“

Die dritte Mahnung ist sozusagen der letzte Warnschuss, ehe Sie rechtliche Schritte einleiten und sich beispielsweise an ein Inkassounternehmen wenden oder einen Mahnbescheid beantragen. Dementsprechend sollte hier in Bezug auf die Formulierungen klar werden, dass es keine weitere, außergerichtliche Mahnung geben wird. Drohen Sie konkrete Konsequenzen an, berechnen Sie Verzugszinsen und Mahnkosten und setzen Sie eine kurze Zahlungsfrist von fünf bis sieben Tagen, um die Dringlichkeit zu verdeutlichen.

Schritt 5a: Rechtsanwalt einschalten

Noch befinden wir uns in der außergerichtlichen Einigung. Wenn Sie keinen Anwalt oder Inkassounternehmen einschalten wollen, dann gehen Sie jetzt zu Schritt 6 bzw. 7.

Selbst wenn Sie an dieser Stelle einen Anwalt einschalten, heißt das nicht, dass dieser Fall jetzt zwangsläufig vor Gericht geht. Zahlt Ihr Kunde aber nach den o.g. Schritten immer noch nicht, hilft in vielen Fällen ein anwaltliches Schreiben. Bei einem nachgewiesenen Verzug des Schuldners, können Sie selbstverständlich auch die Kosten des Anwalts dem Schuldner “aufbürden”.

Schritt 5b: Alternative - Inkassobüro

Die Alternative zum Rechtsanwalt ist ein Inkassobüro. “Inkasso” hat oftmals einen faden Beigeschmack. Suchen Sie daher nur seriöse Firmen. Denn diese werden versuchen, die Bonität Ihres Kunden realistisch einzuschätzen, um eventuell Ratenzahlungen etc. zu vereinbaren. Außerdem kann ein Inkassobüro Ihnen dabei helfen, den Forderungseingang zu überwachen. Auch hier gilt wieder, dass der Schuldner die Kosten für ein Inkassobüro tragen muss.

Schritt 6: Gerichtliche Schritte einleiten

Bisher waren alle Bemühungen um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen auf außergerichtlicher Ebene. Hilft dies alles nicht, hilft meist nur noch ein gerichtliches Mahn- und Klageverfahren. Ein Gerichtsverfahren sollten Sie nur einleiten, wenn alle Möglichkeiten ausgeschöpft wurden. Denn dieses kann langwierig und kostenintensiv sein - je nach Umfang der Forderungen.

Schritt 7: Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn Ihre Forderung zweifelsfrei besteht und Sie davon ausgehen, dass der Kunde kein Widerspruch einlegen wird (zum Beispiel wegen Mangel, Nichterhalt der Ware usw.), dann sollten Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Dieses ist recht einfach und auch ohne große Hilfe für Sie als Unternehmer durchführbar. Es gibt fertige Formulare, die Sie online ausfüllen können und an das zuständige Gericht schicken. Widerspricht der Schuldner nicht, erhalten Sie im Endeffekt einen “Titel”, mit dem Sie eine Zwangsvollstreckung in die Wege leiten können. Alternativ übernimmt auch ein Anwalt oder Inkassobüro diese Aufgaben.

Schritt 8: Vollstreckung durchführen

Haben Sie einen Vollstreckungsbescheid erhalten, dann können Sie Ihre ausstehenden Forderungen mit Hilfe eines Gerichtsvollziehers eintreiben oder eine “Kontenpfändung” durchführen. Dazu müssten Sie natürlich die Bankverbindung Ihres Kunden kennen.

Schritt 9: Gerichtliches Klageverfahren

Hat Ihr Schuldner Einwände gegen Ihre Forderungen, dann bleibt Ihnen häufig nichts anderes übrig, als ein gerichtliches Klageverfahren. An dieser Stelle sollten Sie jedoch auf einen Anwalt zurückgreifen. Schon allein deshalb, weil es viele Formalitäten zu beachten gibt. Sie sollten sich eher auf Ihre Arbeit konzentrieren, als sich damit herumplagen. Liegt die Geldforderung über 5.000 Euro, wird der Fall vor dem Landgericht verhandelt, wo Anwaltszwang herrscht.

Schritt 10: Strafanzeige stellen

In den seltensten Fällen werden Sie bis zum Schritt 10 kommen. Häufig werden Sie spätestens bei den Schritten 4 und 5 die meisten Erfolge erzielen. Besteht der Verdacht, dass Ihr Schuldner strafrechtliche Vorschriften verletzt hat, beispielsweise durch Betrug oder Insolvenzverschleppung, dann können Sie eine Strafanzeige stellen. Ein Geschäftsführer haftet dann auch mit seinem Privatvermögen. Diesen Schritt sollten Sie jedoch nie ohne Anwalt gehen. Die rechtlichen Konsequenzen werden Sie wahrscheinlich nicht abschätzen können.

Fazit: Meistens reichen Mahnungen aus

Wie Sie gesehen haben, gibt es eine ganze Reihe im Mahnwesen zu beachten. Meistens reichen Mahnungen aus, um Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Spätestens ein anwaltliches Schreiben wirkt bei vielen wahre Wunder. Hilft das alles nichts, dann können Sie gerichtliche Schritte einleiten, wie zum Beispiel das gerichtliche Mahnverfahren (wenn Ihr Kunde die Forderung nicht bestreitet) oder das gerichtliche Klageverfahren (wenn Ihr Kunde Einwände gegen Ihre Forderung hat).

Im nächsten Schritt werden wir uns jetzt genauer ansehen, wie eine Zahlungserinnerung aufgebaut sein und welche Inhalte sie enthalten sollte.

Was versteht man unter Mahnwesen?

Bevor wir ins Detail gehen, klären wir erst einmal den Fachbegriff Mahnwesen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Finanzen und beinhaltet die Behandlung ausstehender Rechnungen. Zum einen prüfen Sie im Mahnwesen, welche gestellten Rechnungen noch nicht beglichen sind und welche davon im Verzug sind. Ebenfalls beinhaltet das Mahnwesen die Aufforderung zur Zahlung (Zahlungserinnerung. Mahnung) sowie die Behandlung von Zahlungsverweigerungen. Generell können Sie das Mahnwesen selber durchführen. Sie können aber auch Ihr Mahnwesen outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen.

Welche Gesetze und Regelungen muss ich beim Mahnwesen beachten?

Selbst wenn Sie eine Software für das Forderungsmanagement verwenden, sind Sie selbst dafür zuständig, gängige Gesetze und Regelungen einzuhalten, in deren Rahmen sich das Mahnwesen bewegen muss. In diesem Abschnitt erfahren Sie deshalb, welche einschlägigen Rechtsvorschriften hier zu beachten sind.

Das Bürgerliche Gesetzbuch

Eines der wichtigsten Mahnwesen Gesetze ist das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Es regelt nämlich, wann der Schuldner durch eine Mahnung in Verzug gerät und wann diese entbehrlich ist. Besonders wichtig ist hier § 286 BGB, der unter anderem folgende Regelungen trifft:

  • Bezahlt der Schuldner nach einer Mahnung des Gläubigers nicht, so gerät er dadurch in Verzug, sofern die Forderung bereits fällig ist.
  • Keine Mahnung ist unter anderem notwendig, wenn sich der Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmen lässt oder wenn der Schuldner bereits angegeben hat, die Zahlung endgültig nicht leisten zu wollen.
  • Ebenfalls tritt der Verzug automatisch nach 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Damit dies auch bei Verbrauchern gilt, müssen diese allerdings auf der Rechnung darauf hingewiesen worden sein.

Ebenso von Interesse für das Mahnwesen ist § 288 BGB, der sich mit dem Verzugsschaden beschäftigt. Der Paragraf regelt unter anderem, dass die Verzugszinsen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz berechnet werden. Für Handelsgeschäfte ohne Beteiligung eines Verbrauchers liegt der Zinssatz sogar bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.

Die Zivilprozessordnung

Die Zivilprozessordnung ist das Mahnwesen Gesetz, das maßgeblich ist, wenn Sie das gerichtliche Mahnverfahren betreiben wollen. Konkret kommt es hier auf die §§ 688 – 701 ZPO an. Hier erfahren Sie beispielsweise, wann und wie der Antrag auf Erteilung eines Mahnbescheids gestellt werden kann, wie dieser zugestellt wird und welche Rechtsmittel es dagegen gibt.

Das Handelsgesetzbuch

Das Handelsgesetzbuch spielt für das Mahnwesen in der Praxis zwar eine eher untergeordnete Rolle, enthält aber ebenfalls Regelungen zu diesem Thema, die dann aber nur B2B-Geschäfte ohne Beteiligung von Verbrauchern betreffen. Hierzu gehört beispielsweise § 353 Satz 1 HGB, der regelt, dass Kaufleute untereinander nicht erst ab Verzug Verzugszinsen berechnen dürfen, sondern bereits ab dem Tag der Fälligkeit.

Abgesehen vom grundsätzlichen Rahmen, der durch die Mahnwesen Gesetze geschaffen wird, haben Sie im Bereich der Mahnungen großen Gestaltungsspielraum. Sie selbst entscheiden, wie viele Mahnungen Sie schreiben wollen, wie Sie diese formulieren oder welche Mahnstufen Sie für angemessen halten. Ebenso obliegt es Ihnen innerhalb eines gewissen Rahmens selbst, wann Sie ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt einschalten wollen, um Ihre Forderungen zu betreiben.

Wie sollte man reagieren, wenn ein Kunde nicht zahlen möchte?

Viele von uns haben es während der Wirtschaftskrise mehr als deutlich zu spüren bekommen, dass die Zahlungsbereitschaft (und oft genug auch die Zahlungsfähigkeit) der Kunden nachgelassen hat. Für viele Unternehmen hat dies bereits lebensbedrohliche Ausmaße angenommen, denn die Liquidität eines Unternehmens leidet schnell, wenn die Außenstände immer höher werden. Doch wie sollte man reagieren, wenn man bemerkt, dass ein Kunde nicht zahlt? 

Will der Kunde nicht oder kann er nicht zahlen?

Für Ihre weitere Vorgehensweise ist es essenziell, ob Ihr Kunde nicht bezahlen will oder ob er dazu nicht in der Lage ist, vielleicht weil er momentan einfach nicht flüssig ist. Achten Sie hierfür genau auf gewisse Anzeichen. Mäkelt Ihr Kunde mehr oder weniger grundlos an Ihrer Leistung herum, versucht er sich irgendwie um seine Zahlungspflicht herumzumogeln? Dann will er wahrscheinlich einfach nicht zahlen. Wenn es an der Zahlungsfähigkeit scheitert, wird Ihnen Ihr Kunde wahrscheinlich Ratenzahlungen anbieten oder um einen Zahlungsaufschub bitten.

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlen kann?

Sie haben in diesem Fall mehrere Möglichkeiten. Sprechen Sie mit Ihrem Kunden über die Problematik. Mit dem Kopf durch die Wand zu wollen, hilft in diesem Fall nur wenig, denn oft riskieren Sie damit nur, dass der Kunde komplett zahlungsunfähig wird und das Insolvenzverfahren eingeleitet werden muss. Finden Sie stattdessen einen Konsens, indem Sie beispielsweise eine Ratenzahlung oder eine Stundung vereinbaren. Denken Sie daran: Lieber bekommen Sie noch einige Raten bezahlt, als wenn Sie sich im Insolvenzverfahren möglicherweise ganz hinten anstellen müssen und eine schlechte Quote bekommen. Bei einer Zahlungsunfähigkeit ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie noch den gesamten Betrag bekommen, ohnehin verschwindend gering.

Der Kunde will nicht zahlen, was kann ich tun?

Aus meiner Sicht ist dies die gemeinere Art von Außenständen, denn immer mehr Menschen und Unternehmer nehmen Leistungen in Anspruch, obwohl sie bereits vorher wissen, dass sie sie nicht bezahlen können oder wollen. Gerade solche Fälle lässt man ungern auf sich sitzen und überlegt natürlich, wie man dagegen vorgehen kann. 

Natürlich können Sie sich auf die typischen Vorgehensweisen stürzen, die bei säumigen Zahlern üblich sind und die wie in den Schritten zum Mahnung schreiben, erläutert haben.

Vorsicht: Viele Kunden wenden die Verzögerungstaktik an. Erst behaupten sie, sie hätten die Überweisung vergessen, dann ist die Rechnung wegen Urlaub liegen geblieben. Die Mahnungen bleiben ignoriert. In vielen Unternehmen ist auch nicht immer die Zeit da, dass man sich direkt und zeitnah um das Mahnwesen kümmert. So kann es passieren, dass Ihre Forderung sogar verjährt, ohne dass Sie es merken – und dann haben Sie natürlich schlechte Karten.

Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Ihr Kunde Sie hinhält, sorgen Sie baldmöglichst für den Erlass eines Mahnbescheids, denn nur wenn Sie einen rechtskräftigen Titel haben, können Sie die Verjährung stoppen.

Wenn ein Kunde Ihre Leistungen in Anspruch nimmt und bereits bei Auftragserteilung nicht zahlungsfähig oder -willig war, liegt unter Umständen sogar ein Betrug vor. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine Betrugsanzeige zu stellen. Hier verfällt Ihre Forderung nämlich nicht, sobald das Insolvenzverfahren des Schuldners abgeschlossen ist, sondern kann auch danach noch vollstreckt werden.

Miteinander reden hilft öfter als man denkt

Die meisten Unternehmer vergessen das Naheliegendste: das gemeinsame Gespräch. Bevor Sie riesige Geschütze auffahren, nehmen Sie doch einfach einmal den Telefonhörer in die Hand und rufen Sie Ihren Kunden an! So können Sie oft schnell herausfinden, woran es hapert und die Problematik vielleicht sogar schnell aus der Welt räumen.

Überblicken Sie die Höhe Ihrer Forderungen noch?

Ein zu nachlässiges Mahnwesen kann einen Unternehmer schnell in finanzielle Schwierigkeiten bringen. Es ist deshalb wichtig, dass Sie die Höhe Ihrer Forderungen (auch Außenstände genannt) immer im Blick behalten. Nur so können Sie rechtzeitig gegensteuern, wenn sich zu viele Außenstände häufen. Doch wie behält man eigentlich den Überblick über seine Forderungen? Was sollten Sie nutzen? Professionelle Software, lokal oder online, Excel oder eine handschriftliche offene Postenliste? Lesen Sie hier, welche Software zum Mahnungen schreiben und Forderungsmanagement sinnvoll sein kann.

Mahnungen mit guter Software schreiben oder externe Hilfe nutzen

Zur Erstellung von Mahnungen gibt es verschiedene Buchhaltungs- und  Rechnungssoftware sowie Vorlagen für die Erstellung von Mahnungen. Sie können den gesamten Mahnprozess aber auch outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen. Spätestens wenn Ihr Mahnwesen nicht zum gewünschten Erfolg führt, dann sollten Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen. Das bedeutet im Ernstfall auch das Einschalten eines Inkassounternehmens. Das könnten Sie auch bereits in einer zweiten oder dritten Mahnung androhen. Lassen Sie sich dabei auch nicht zu lange Zeit. Denn häufig sind Liquiditätsprobleme der Kunden der Grund für Zahlungsschwierigkeiten, die im Laufe der Zeit nicht besser werden.

Wichtig ist zunächst, dass Sie sich ein System zulegen, das dafür sorgt, dass Sie zuverlässig die Zahlung jeder Rechnung nachprüfen sowie den Mahnstatus festhalten und nachverfolgen. Wenn Sie dies nur nach Gefühl machen, wird es zwangsläufig dazu kommen, dass Ihnen einzelne Rechnungen „durchrutschen“. Doch wie ausgeprägt muss das System sein? Selbstredend ist der Bedarf eines Einzelunternehmers mit wenigen Rechnungen pro Monat anders als der eines Onlinehändlers mit hunderten oder tausenden abgewickelten Bestellungen pro Monat.

Software oder nicht?

Ob Sie für Ihre Zwecke eine Software brauchen oder nicht, hängt von Ihrem monatlichen Umfang an Rechnungen und Mahnungen ab. Ob Sie auf ein Softwareprodukt zurückgreifen möchten, ist mehr eine grundlegende Entscheidung über die Durchführungsvariante Ihrer Faktura, denn das Forderungsmanagement ist meist an eine Auftragsverwaltung gekoppelt. Da das Mahnen von Rechnungen sehr häufig an das akturierungsprogramm gekoppelt ist, sollte man sich zur Auswahl des besten System die Software zum Schreiben von Rechnungen ansehen.

Wenn eine Software für Ihren Fall mit Kanonen auf Spatzen geschossen wäre, was insbesondere bei kleineren Unternehmen oft der Fall ist, können Sie Ihr Mahnsystem alternativ auch auf der Basis eines Excel-Tabellenblatts aufbauen, in dem Sie alle Rechnungen sowie den zugehörigen Status in Hinblick auf Bezahlung, Fälligkeitsdatum, Mahndatum und Mahnstufe erfassen.

Nachverfolgungssystem ohne Software

Auch ohne spezielle Software können Sie Ihre offenen Rechnungen nachverfolgen. Sie brauchen dazu lediglich einen schmalen DIN A4-Ordner sowie mehrere Standardregister. Diese beschriften Sie mit folgenden Titeln:

  1. offene Rechnungen
  2. angemahnte Rechnungen
  3. bezahlte Rechnungen

Nachdem Sie eine Rechnung geschrieben haben, ordnen Sie sie in das erste Register ein. Sortieren Sie die Rechnungen in dieser Rubrik nach dem Fälligkeitsdatum. Dieses kann bei Rechnungen, die am selben Tag geschrieben wurden, durchaus unterschiedlich ausfallen, wenn Ihre Kunden verschiedene Zahlungsziele aufweisen.

Arbeiten Sie regelmäßig Ihre Kontoauszüge ab. Auf Rechnungen, die bezahlt wurden, vermerken Sie „Bezahlt am xx.xx.xxxx per xxxx“. Halten Sie stets fest, über welche Zahlmethode der Kunde bezahlt hat, dies erleichtert Ihnen die Nachverfolgung im Falle von Rückfragen. Die Rechnung wandert dann in das Register „bezahlte Rechnungen“, wo Sie sie entsprechend Ihres normalen Ablagesystems vorsortieren (z. B. nach Rechnungsnummer). Von hier aus übernehmen Sie sie später in Ihre Rechnungsablage.

Gehen Sie immer, wenn Sie Ihre Kontoauszüge prüfen, das erste Register durch. Welche Rechnungen sind übrig geblieben? Sind sie bereits fällig? Dann schreiben Sie die erste Mahnung und vermerken dies wiederum auf der Rechnung: „Gemahnt am xx.xx.xxxx, neue Zahlungsfrist bis  xx.xx.xxxx“. Sortieren Sie die Rechnungen nun in das zweite Register „gemahnte Rechnungen“ ein, wobei Sie sich bei der Sortierweise an der neuen Zahlungsfrist orientieren. Auch diese Rechnungen gehen Sie nun regelmäßig durch und prüfen, wer bereits bezahlt hat oder gar eine zweite Mahnung benötigt.

Tipps zur Liquiditätsplanung: Zahlungsverzug soll nicht in den Ruin führen

Tipp1: Planen Sie Ihre Ein- und Auszahlungen

Wie eingangs erwähnt, werden Sie, wenn Sie Rechnungen schreiben, zu einem Kreditgeber. Säumige Zahler könnten Ihre Existenz gefährden - bedenken Sie diesen Punkt! Daher sollten Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Eingänge Ihrer Kunden nicht zu optimistisch planen. Gehen Sie davon aus, dass einige Kunden nicht rechtzeitig zahlen werden. In der Regel werden Zahlungsziele auch ausgenutzt, setzen Sie diese also auch nicht zu hoch an und berücksichtigen Sie dies bei Ihren Ausgaben.

Tipp 2: Rechtzeitig Gedanken über Forderungsfinanzierung machen

Die Finanzierung Ihrer Forderung kann Sie selbst in Liquiditätsschwierigkeiten bringen. Machen Sie sich deswegen rechtzeitig Gedanken darüber, wie Sie Ihre Forderungen finanzieren möchten. Das könnte beispielsweise über Kreditlinien bei Ihrer Hausbank erfolgen. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank, nicht erst dann, wenn Sie Ihre Kreditlinien ausgeschöpft haben. Denn dann ist Ihre Verhandlungsposition ganz schlecht.

Eine weitere Alternative könnten auch Forderungsverkäufe bzw. Factoring sein. Mit diesem Thema werden wir uns im Abschnitt Factoring als Weg aus dem Mahnwesen beschäftigen.

Tipp 3: Externe Hilfe in Anspruch nehmen

Zur Vermeidung bzw. Minimierung von Forderungsausfällen kann eine Bonitätsprüfung bei Neukunden eine effektive Maßnahme sein. Das ermöglicht Ihnen die Einschätzung der Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit des Kunden im Vorfeld. Die Bonität können Sie beispielsweise bei der Schufa, bei Creditreform oder Genios anfragen. Ebenfalls sinnvoll ist eine stetige Prüfung der Kreditwürdigkeit bestehender Kunden, um Veränderungen im Zahlungsverhalten des Kunden frühzeitig zu erkennen. Gerade bei Kunden mit großen Auftragssummen ein wichtiger Punkt, der für Sie im Zweifel bei Zahlungsausfall ernste finanzielle Probleme mit sich bringen könnte.

Was bestimmt und beeinflusst das Zahlungsverhalten meiner Kunden positiv und negativ?

Auch wenn Sie die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden geprüft haben, bedeutet dies noch lange nicht, dass sie dann auch tatsächlich pünktlich zahlen. Es gibt aber durchaus Möglichkeiten, mit denen Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden beeinflussen können. Immerhin möchten Sie Ihre Zeit für die Arbeit verwenden und nicht etwa für das Schreiben von Mahnungen. 

Wie beeinflussen Sie das Zahlungsverhalten positiv?

Auch wenn es auf den ersten Blick so erscheinen mag, als hätten Sie mit der Zahlung des Kunden wenig zu tun – den Überweisungsträger muss er immer noch selbst ausfüllen –, gibt es dennoch einige Ansatzpunkte, um das Zahlungsverhalten positiv zu beeinflussen:

  • Kommunikation: Besprechen Sie mit dem Kunden vorab das Zahlungsziel und einigen Sie sich auf eine gemeinsame Lösung. Gerade in großen Unternehmen ermöglichen es die Prozesse der Rechnungsprüfung von vornherein nicht, eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von sieben Tagen oder gar sofort zu bezahlen, z. B. weil es nur ein- oder zweimal pro Woche einen großen Zahlungslauf gibt.
  • Zahlungsmöglichkeiten: Machen Sie es dem Kunden leicht, seine Rechnung zu bezahlen. Dies bedeutet im Klartext: Akzeptieren Sie verschiedene Zahlungsmethoden. Abgesehen von der klassischen Überweisung gibt es ja schließlich auch noch PayPal, Schecks, Kreditkarten oder auch die gute alte Barzahlung.
  • Bankeinzug: Der Bankeinzug bzw. das Lastschriftverfahren macht Ihnen zwar ein wenig Arbeit, sorgt aber für dauerhaft pünktliche Zahlungen (Kontodeckung vorausgesetzt). Versuchen Sie deshalb, Ihre Kunden für das Lastschriftverfahren zu gewinnen.
  • Vorkasse: Vorkasse wird von den Kunden nur ungern gewählt – sie müssen in Vorleistung gehen und unter Umständen verzögert sich dadurch auch noch die Lieferung. Gewöhnlich lassen sie sich aber mit einem kleinen Rabatt in Höhe von 2 bis 3 Prozent des Rechnungsbetrags davon überzeugen. Ihr Zahlungsausfallrisiko minimiert sich dadurch quasi auf null.
  • Skonto: Auch Skonti sind seit jeher eine gute Möglichkeit, um Zahlungen zu beschleunigen. Jeder Kunde, der nur annähernd wirtschaftlich denkt, wird versuchen, den Nachlass durch eine pünktliche Zahlung auszunutzen.
  • Reklamationen: Reagieren Sie auf Reklamationen prompt und lösen Sie das Problem des Kunden. Solange die Leistung nicht zu seiner vollen Zufriedenheit erfolgt ist, wird es schwierig, ihn von einer pünktlichen Zahlung zu überzeugen.
  • Mahnung: Wenn es doch einmal etwas länger dauert, lohnt sich bei Kunden, die normalerweise rechtzeitig bezahlen, ein freundlicher Anruf statt einer harten Mahnung. Auch mit einem Augenzwinkern formulierte Zahlungserinnerungen haben sich bewährt.

So bremsen Sie Ihre Kunden eher aus

Um Ihre Kunden in ihrem Zahlungsverhalten auszubremsen, eignet sich im Endeffekt alles, wodurch Sie den Kunden verärgern oder dafür sorgen, dass er die Rechnung schlichtweg vergisst. Hier einige Beispiele:

  • Sie hängen die Rechnung unkommentiert an eine E-Mail und der Kunde bemerkt den Anhang gar nicht erst.
  • Sie legen die Rechnung in ein geliefertes Paket ganz unten – vor lauter Füllmaterial übersieht der Kunde sie.
  • Sie lassen nur eine einzige, für den Kunden unpraktische Möglichkeit der Bezahlung zu.
  • Sie erwarten die Zahlung „per sofort“ und schicken direkt nach wenigen Tagen eine schriftliche Mahnung hinterher.
  • Sie haben auf seine Reklamation nicht (ausreichend) reagiert.
  • Ihr Kunde ist verärgert darüber, dass Sie ihm einseitig ein sehr kurzes Zahlungsziel auferlegt haben.

Damit es nicht allzu oft zu verspäteten Zahlungen kommt, sollten Sie die Zahlungsmodalitäten gemeinsam mit Ihren Kunden festlegen.

Wussten Sie das schon?

Auf der rechtlich sicheren Seite sind Sie, wenn Sie mit dem Kunden bereits vor der Leistungserbringung über das Zahlungsziel sprechen und dieses vertraglich vereinbaren – am besten lassen Sie es sich per E-Mail/Fax bestätigen oder nehmen es in die Auftragsbestätigung auf.

Übrigens: Ein Skonto wird immer nur auf Warenlieferungen und Material gewährt, niemals aber auf Arbeitsstunden.

Zahlungsmodalitäten rechtssicher vereinbaren

In der Praxis ist es üblich, das Zahlungsziel auf der Rechnung zu vermerken – es wird dem Kunden dann einseitig auferlegt. Dies ist so erlaubt und zulässig. Aber: Sie sollten sich dessen bewusst sein, dass auch bei Angabe eines bestimmten Zahlungstermins nicht automatisch der Verzug eintritt, wenn dieser überschritten wird.

Bei einer Überschreitung werden Geschäftskunden automatisch nach 30 Tagen in Verzug gesetzt. Bei Verbrauchern gilt dies sogar nur dann, wenn Sie ihn im Vorfeld ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht haben, dass er nach 30 Tagen in Verzug gerät. Im Alltag sind dies rechtliche Haarspaltereien. Kommt es allerdings zu einem Rechtsstreit wegen einer nicht ausgeglichenen Forderung, können Sie wegen solcher Ungenauigkeiten dazu verpflichtet werden, Ihre Anwaltskosten selbst zu tragen. Es lohnt sich also, alles genau zu klären.

Wie oft sollte ich meine Kontoauszüge prüfen?

So gut Ihr System für die Nachverfolgung von offenen und gemahnten Rechnungen auch sein mag, es steht und fällt mit der regelmäßigen Prüfung Ihrer Kontoauszüge. Doch was ist eigentlich „regelmäßig“? Wie oft sind die Kontoauszüge zu prüfen? Dieses Thema möchte ich heute etwas genauer beleuchten.

Rechtliche Pflichten

Es gibt kein Gesetz, das vorgibt, in welchem Rhythmus Sie Ihre Kontoauszüge zu prüfen haben. Im Grunde genommen wären Sie dazu überhaupt nicht verpflichtet, gäbe es nicht die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung. Sie führen dazu, dass Sie sich zwangsweise mit Ihren Kontoauszügen beschäftigen müssen, denn ohne sie ist eine ordentliche Buchführung definitiv nicht möglich.

Hinzu kommt außerdem Ihre Prüfpflicht in Hinblick auf eventuelle falsche Abbuchungen. Ihre Bank gibt in ihren AGB eine Frist vor, innerhalb derer Sie falsche Buchungen reklamieren können. Diese kann beispielsweise sechs Wochen ab dem Rechnungsabschluss betragen. Möchten Sie nach dieser Frist eine Abbuchung stornieren lassen, benötigen Sie weiterführende Nachweise. Aufgrund der europäischen Zahlungsdienstrichtlinie verjähren Ihre Ansprüche allerdings spätestens 13 Monate ab der fraglichen Abbuchung. Schon alleine deshalb sollten Sie Ihre Kontoauszüge regelmäßig prüfen.

Regelmäßige Prüfung empfehlenswert

Für Ihre Liquidität ist eine regelmäßige Prüfung Ihrer Kontoauszüge im wahrsten Sinne des Wortes Geld wert. Denn wenn Sie dies nicht tun, haben Sie auch nie einen Überblick über aktuell noch offene und anzumahnende Forderungen. Schon so mancher Unternehmer musste mit ansehen, wie aus dem schlecht zahlenden Kunden ein insolventer Kunde wurde – und hätte sein Geld vielleicht noch bekommen, hätte er sein Mahnwesen pünktlich betrieben.

Von daher gilt: Je öfter Sie die Kontoauszüge prüfen, umso besser. Besonders in kleinen Unternehmen wird dies sicherlich nicht täglich gemacht, denn die Prüfung kostet natürlich auch Zeit, die im stressigen Alltag erst einmal gefunden werden muss. Im Idealfall setzen Sie sich einmal pro Woche hin und kümmern sich gezielt um Ihr Mahnwesen und in diesem Zuge auch um die Kontoauszüge. Spätestens jedoch, wenn Sie zum Monatsende hin die Buchführung und Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erledigen, müssen Sie sich ohnehin mit den Kontoauszügen beschäftigen und können dann auch gleich Mahnungen verschicken.

Vieles im Mahnwesen lässt sich automatisieren, beispielsweise die Nachverfolgung von Fälligkeitsdaten und Zahlungseingängen. Vielleicht kann Ihnen dabei eine Forderungsmanagement-Software weiterhelfen; deshalb werden wir diese im nächsten Artikel genauer unter die Lupe nehmen.

Wann verjähren meine Forderungen?

Zahlungsausfälle können für Sie als Unternehmer schnell in den Ruin führen. Deshalb sollten Sie alles versuchen, um Ihre Forderungen rechtzeitig geltend zu machen. Durch die seit 2001 geltenden verkürzten Verjährungsfristen müssen Sie entsprechend schnell reagieren.

Kein Anspruch auf Leistung nach Verjährung

Das BGB regelt die rechtlichen Grundlagen zur Verjährung. Einer der entscheidenden Sätze ist hierbei in § 214 Abs. 1 BGB festgehalten. Dabei gilt, dass nach Eintritt der Verjährung eine Forderung nicht mehr beglichen werden muss.

Das bedeutet im Klartext, dass Sie eine offene Rechnung auch weiterhin von Ihrem Kunden einfordern können. Dieser kann nun aber die Einrede der Verjährung geltend machen. Er muss in diesem Fall nicht zahlen und Sie können Ihren Anspruch, der zwar nach wie vor besteht, nicht mehr gerichtlich durchsetzen.

Wenn der Kunde trotzdem zahlt

Für Sie bleibt jetzt nur noch eines: Die Hoffnung. Manche Kunden bemerken nicht, dass die Verjährung der Forderung bereits eingetreten ist. Andere wiederum kommen Ihnen entgegen und zahlen die offene Rechnung, obwohl der Anspruch bereits verjährt ist. Dann können Sie sich freuen.

Denn der § 214 Abs. 2 BGB regelt diese Zahlungen, die aus Unkenntnis oder freiwillig erfolgt sind. Sollte Ihr Kunde nämlich nach der Zahlung feststellen, dass die Forderung eigentlich bereits verjährt war, und fordert daraufhin sein Geld zurück, müssen Sie den Betrag nicht erstatten. Sie haben sich nach § 812 Abs. 1 BGB nämlich nicht ungerechtfertigt bereichert, da der Anspruch an sich ja rechtens war.

Aufrechnung bei Verjährungen

Sollten Sie mit Ihrem Kunden eine Aufrechnung vereinbart haben, können Sie diese auch noch nach Verjährung der eigentlichen Forderung geltend machen. Einzige Voraussetzung, die Sie dafür nach § 215 BGB einhalten müssen, ist die, dass die Aufrechnungsvereinbarung bereits zu einem Zeitpunkt bestand, zu dem die Forderung noch nicht verjährt war.

Übrigens kann Ihr Schuldner auch dann zur Zahlung verurteilt werden, wenn er die Einrede der Verjährung im Verfahren nicht rechtzeitig gestellt hat. Das gilt, weil die Einrede der Verjährung nicht geprüft wird.

Das sollten Sie zur Verjährung von Forderungen auch wissen!

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