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Vergessen Sie Ihr Mahnwesen nicht!

In der Regel werden Sie Ihren Kunden, wenn Sie Opens internal link in current windowRechnungen schreiben, ein Zahlungsziel einräumen. Immer wenn Sie das tun, werden Sie sozusagen zum Kreditgeber. Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, dass Ihre Kunden die Rechnungen auch bezahlen. Leider werden nicht alle Ihre Kunden pünktlich zahlen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Gründer mit dem Thema Mahnwesen vertraut sind. Sie sollten sich unbedingt grundlegendes Wissen zu Zahlungen, Zahlungsfristen und Verzug von Zahlungen aneignen.

In diesem großen Kapitel “Mahnwesen”, werden wir uns damit beschäftigen, welche Schritte Sie gehen können, um Ihre Forderungen “einzutreiben”. Warum eine Rechnung nicht bezahlt wurde, kann schließlich viele Ursachen haben. Ihr Kunde kann es schlicht und ergreifend vergessen haben. Kritischer wird es, wenn es bei Kunden zu Zahlungsschwierigkeiten und Liquiditätsengpässen kommt. Sie werden auch Hinweise und Tipps bekommen, wie Sie bereits im Vorfeld Opens internal link in current windowdie Bonität Ihrer Kunden einschätzen können, damit es möglichst zu keinen Zahlungsausfällen kommt.

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Bitte wählen Sie zum Thema Mahnwesen:

Was versteht man unter Mahnwesen?

Bevor wir ins Detail gehen, klären wir erst einmal den Fachbegriff Mahnwesen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Finanzen und beinhaltet die Behandlung ausstehender Rechnungen. Zum einen prüfen Sie im Mahnwesen, welche gestellten Rechnungen noch nicht beglichen sind und welche davon im Verzug sind. Ebenfalls beinhaltet das Mahnwesen die Aufforderung zur Zahlung (Zahlungserinnerung. Mahnung) sowie die Behandlung von Zahlungsverweigerungen. Generell können Sie das Mahnwesen selber durchführen. Sie können aber auch Ihr Mahnwesen outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen.

Überblicken Sie die Höhe Ihrer Forderungen noch?

Ein zu nachlässiges Mahnwesen kann einen Unternehmer schnell in finanzielle Schwierigkeiten bringen. Es ist deshalb wichtig, dass Sie die Höhe Ihrer Forderungen (auch Außenstände genannt) immer im Blick behalten. Nur so können Sie rechtzeitig gegensteuern, wenn sich zu viele Außenstände häufen. Doch wie behält man eigentlich den Überblick über seine Forderungen?

Mögliche Methoden zur Nachverfolgung Ihrer Forderungen

Um ihre Forderungen nachzuverfolgen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Diese hängen auch von Ihrer individuellen Situation ab. Hier einige Beispiele:

  • Steuerberater: Opens internal link in current windowErledigt Ihr Steuerberater Ihre Buchhaltung, kann er Ihnen wahrscheinlich sogar auf Knopfdruck automatisch eine Liste der offenen Posten erstellen und ausdrucken. Tipp: Vereinbaren Sie am besten ein regelmäßiges Reporting, z. B. einmal pro Woche die OP-Liste per E-Mail.
  • Rechnungssoftware: Wenn Sie sich selbst um Ihre Rechnungen kümmern und hierfür eine Opens internal link in current windowRechnungssoftware verwenden, bietet diese im Regelfall die Funktion, eine OP-Liste auszudrucken.
  • Manuell geführte Liste: Ganz einfach und zeitsparend ist eine an die Pinnwand geheftete Liste, in die Sie alle geschriebenen Rechnungen Opens internal link in current windowmit Firmenname, Betrag und Fälligkeit eintragen. Sobald die Rechnung ausgeglichen wird, streichen Sie sie aus. Alle offenen Einträge sind automatisch ihre Außenstände. Tipp: Legen Sie sich die Liste in einem Kalkulationsprogramm an – so können Sie sich die Höhe Ihrer Forderungen stets automatisch berechnen lassen.
  • Nachverfolgung der Rechnungen: Kopieren Sie die verschickten Rechnungen und legen Sie sie – nach Fälligkeit geordnet – gemeinsam in einen Ordner oder Ablagekorb. Auf bezahlten Rechnungen notieren Sie das Zahlungsdatum und nehmen sie aus dem Ordner heraus. Übrig bleibt alles Offene.

Absolute Höhe der Forderungen im Auge behalten

Im Prinzip ist jedes System ausreichend, das dafür sorgt, dass Sie den Überblick über Ihre Forderungen behalten. Für welches Sie sich letzten Endes entscheiden, spielt keine allzu große Rolle, nur das Ergebnis muss stimmen. Verpassen Sie auch nicht die Gelegenheit, regelmäßig die absolute Höhe der Forderungen zu prüfen. Legen Sie einen Wert fest, den diese nicht überschreiten dürfen und ab dem es für Sie schwierig wird, Ihre Eingangsrechnungen pünktlich zu bezahlen. Mithilfe Ihrer OP-Liste können Sie dann regelmäßig überprüfen, ob Sie sich noch im grünen Bereich befinden oder es schon kritisch wird.

Damit es allerdings gar nicht erst zu unbezahlten Rechnungen kommt, sollten Sie sich regelmäßig über den Opens internal link in current windowBonitätsindex ihrer Kunden informieren und deren Zahlungsfähigkeit prüfen.

Ab wann ist denn eine Rechnung in Verzug bzw. ab wann beginnt das Mahnwesen?

Das Stichpunkt lautet hier ist: Fälligkeit. In Ihrer Rechnung haben Sie dem Kunden eine Fälligkeit mitgeteilt, das heißt, Sie haben ihm gesagt, wieviel Tage nach Rechnungsdatum der Rechnungsbetrag spätestens beglichen sein muss, z.B. 14 Tage. Hat der Kunde die Rechnung nach 14 Tagen nach Rechnungsdatum nicht beglichen, ist der im Zahlungsverzug.
Die Fälligkeit in der Rechnungsstellung ist daher ein wichtiger Punkt.
Gesetzlich geregelt sind die Vereinbarungen über Zahlungs-, Überprüfungs- oder Abnahmefristen in Opens external link in new window§271a BGB. Nach Opens external link in new window §286 BGB müssen Sie Privatkunden mit der Rechnung darauf hingewiesen, dass dieser nach 30 Tagen der Rechnungsstellung in Verzug gerät. Lesen Sie zum Thema Opens internal link in current windowRechnung schreiben noch einmal nach!

Eine Rechnung bleibt offen – Beginn des Mahnwesens

- grundlegende Schritte-

Wenn Sie nun eine offene Rechnung in Ihrem Zahlungssystem haben, beginnt das Mahnwesen.  Dieses gliedert sich grob in die grundlegende Schritte Berechtigung prüfen und Mahnen in Mahnschritten. Die einzelnen Schritte und Aspekte für Ihr Mahnwesen, werden wir in den folgenden Artikeln detailliert besprechen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen jedoch bereits einen groben Fahrplan mit an die Hand geben, wie Sie Ihr Mahnwesen organisieren sollten.

Schritt 1: Berechtigter Grund zum Mahnen?

Im ersten Schritt müssen Sie prüfen, ob es überhaupt einen Grund zum Mahnen gibt. Folgende Punkte sollten Sie daher prüfen, bevor Sie eine Mahnung oder Zahlungserinnerung schicken:

  • Wurde die Leistung von Ihnen wie vereinbart erbracht?
  • Ist die Lieferung vollständig erbracht worden?
  • Liegen Reklamationen des Kunden vor?
  • Wann wurde die korrekte Rechnung an den Kunden versandt?
  • Welches Zahlungsziel wurde eingeräumt?
  • Liegen eventuell Buchungsfehler vor?
  • Gibt es andere Gründe, die zu einer berechtigten Zahlungsverzögerung führen könnten?

Wie Sie sehen, müssen einige Dinge vorher geklärt werden. Der Punkt ist einfach, dass Sie eine Kundenbeziehung dauerhaft stören können, wenn Sie übereilt oder womöglich unberechtigt mahnen! Auch die Art und Weise, wie Sie die Sache angehen, spielt eine große Rolle.

Schritt 2: Mahnen in Mahnschritten

Grundsätzlich gibt keine gesetzliche Pflicht, dreimal zu mahnen.  Auch ist die grundsätzlich an keine Form gebunden. Aufgrund der Beweissicherung sollte sie aber schriftlich erfolgen, denn im Streitfall müssen Sie die Zustellung der Mahnung beweisen können.
Es gibt geschäftliche Verfahrensweisen, die ohne feste Gesetzeslage befolgt werden. So auch die drei klassischen Eskalationsstufen im Mahnwesen. Das heißt, Sie fordern den Kunden mittels verschiedener Mahnschreiben zur Zahlung auf.

1. Schreiben: freundliche Zahlungserinnerung

("… sicherlich haben Sie übersehen …")

Die Zahlungserinnerung senden Sie 10-14 Tage nach Fälligkeit der Rechnung. Setzen Sie ein neues Zahlungsziel im Rahmen von 5-10 Tagen.

2. Schreiben: 1. Mahnung 
                      ("… leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang feststellen …")
        Die erste Mahnung folgt nach 20-30 Tage ab Rechnungsfälligkeit. Setzen Sie erneut ein
        Zahlungsziel innerhalb von maximal 10 Tagen.

3. Schreiben: bestimmte 2. Mahnung
                      ("… bitte zahlen Sie umgehend den offenen Rechnungsbetrag …")
    Erstellung hier 20-30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung. 

4. Schreiben: letzte 3. Mahnung
                       ("Sollten Sie diese letzte Zahlungsfrist unbeachtet lassen, werden wir …")
   Erstellung hier 40-50 Tage nach Fälligkeit der Rechnung.

5. Schritt: gerichtliche Mahnverfahren
                 Dabei stellen Sie beim Gericht einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides, 
                 etwa 80 Tage nach Fälligkeit der Forderungen. Lesen Sie sich zum Thema Opens internal link in current windowgerichtliche Mahnverfahren noch einmal meinen Artikel durch!

Welches Recht auf Verzugsschaden-Ausgleich habe ich?

Mit der Zusendung der Mahnungen dürfen Sie Mahngebühren und Verzugszinsen erheben. Diese sind in Opens external link in new window§ 288 BGB, im "Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr“ festgelegt. Bei Geschäftskunden können Sie zudem eine Mahnpauschale erheben. Die Berechnungen und Erhebungen sind allerdings nicht ganz einfach. Ihre spezifischen Rechte sollten Sie sich daher einmal genau von einem Fachmann erklären lassen.

Tipp: Mahnungen erstellen mit guter Software oder externe Hilfe in Anspruch nehmen

Zur Erstellung von Mahnungen gibt es verschiedene Buchhaltungs- und  Rechnungssoftware sowie Vorlagen für die Erstellung von Mahnungen. Sie können den gesamten Mahnprozess aber auch outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen.

Spätestens wenn Ihr Mahnwesen nicht zum gewünschten Erfolg führt, dann sollten Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen. Das bedeutet im Ernstfall auch Opens internal link in current windowdas Einschalten eines Inkassounternehmens. Das könnten Sie auch bereits in einer zweiten oder dritten Mahnung androhen. Lassen Sie sich dabei auch nicht zu lange Zeit. Denn häufig sind Liquiditätsprobleme der Kunden der Grund für Zahlungsschwierigkeiten, die im Laufe der Zeit nicht besser werden.

Mahnen ist wichtig für Ihre Existenz! - Tipps zur Liquiditätsplanung, damit Zahlungsverzug für Sie kein Ruin bedeutet-

Planen Sie Ihre Ein- und Auszahlungen

Wie eingangs erwähnt, werden Sie, wenn Sie Rechnungen schreiben, zu einem Kreditgeber. Säumige Zahler könnten Ihre Existenz gefährden - bedenken Sie diesen Punkt! Daher sollten Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Eingänge Ihrer Kunden nicht zu optimistisch planen. Gehen Sie davon aus, dass einige Kunden nicht rechtzeitig zahlen werden. In der Regel werden Zahlungsziele auch ausgenutzt, setzen Sie diese also auch nicht zu hoch an und berücksichtigen Sie dies bei Ihren Ausgaben.

Ein unzureichendes Mahnwesen ist der häufigste Grund für Insolvenzen, Chart vom Käuferportal
Ein unzureichendes Mahnwesen ist der häufigste Grund für Insolvenzen
Quelle: www.inkasso.de, Grafik: Käuferportal

Rechtzeitig Gedanken über Forderungsfinanzierung machen

Die Finanzierung Ihrer Forderung kann Sie selbst in Liquiditätsschwierigkeiten bringen. Machen Sie sich deswegen rechtzeitig Gedanken darüber, wie Sie Ihre Forderungen finanzieren möchten. Das könnte beispielsweise über Kreditlinien bei Ihrer Hausbank erfolgen. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank, nicht erst dann, wenn Sie Ihre Kreditlinien ausgeschöpft haben. Denn dann ist Ihre Verhandlungsposition ganz schlecht.

Eine weitere Alternative könnten auch Forderungsverkäufe bzw. Factoring sein. Mit diesem Thema werden wir uns im Abschnitt Opens internal link in current windowFactoring als Weg aus dem Mahnwesen beschäftigen.

Schritt 4: Externe Hilfe in Anspruch nehmen

Zur Vermeidung bzw. Minimierung von Forderungsausfällen kann eine Bonitätsprüfung bei Neukunden eine effektive Maßnahme sein. Das ermöglicht Ihnen die Einschätzung der Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit des Kunden im Vorfeld. Die Bonität können Sie beispielsweise bei der Opens external link in new windowSchufa, bei Opens external link in new windowCreditreform oder Opens external link in new windowGenios anfragen. Ebenfalls sinnvoll ist eine stetige Prüfung der Kreditwürdigkeit bestehender Kunden, um Veränderungen im Zahlungsverhalten des Kunden frühzeitig zu erkennen. Gerade bei Kunden mit großen Auftragssummen ein wichtiger Punkt, der für Sie im Zweifel bei Zahlungsausfall ernste finanzielle Probleme mit sich bringen könnte.

Was bestimmt und beeinflusst das Zahlungsverhalten meiner Kunden positiv und negativ?

Auch wenn Sie die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden geprüft haben, bedeutet dies noch lange nicht, dass sie dann auch tatsächlich pünktlich zahlen. Es gibt aber durchaus Möglichkeiten, mit denen Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden beeinflussen können. Immerhin möchten Sie Ihre Zeit für die Arbeit verwenden und nicht etwa für das Schreiben von Mahnungen. 

Wie beeinflussen Sie das Zahlungsverhalten positiv?

Auch wenn es auf den ersten Blick so erscheinen mag, als hätten Sie mit der Zahlung des Kunden wenig zu tun – den Überweisungsträger muss er immer noch selbst ausfüllen –, gibt es dennoch einige Ansatzpunkte, um das Zahlungsverhalten positiv zu beeinflussen:

  • Kommunikation: Besprechen Sie mit dem Kunden vorab das Zahlungsziel und einigen Sie sich auf eine gemeinsame Lösung. Gerade in großen Unternehmen ermöglichen es die Prozesse der Rechnungsprüfung von vornherein nicht, eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von sieben Tagen oder gar sofort zu bezahlen, z. B. weil es nur ein- oder zweimal pro Woche einen großen Zahlungslauf gibt.
  • Zahlungsmöglichkeiten: Machen Sie es dem Kunden leicht, seine Rechnung zu bezahlen. Dies bedeutet im Klartext: Akzeptieren Sie verschiedene Zahlungsmethoden. Abgesehen von der klassischen Überweisung gibt es ja schließlich auch noch PayPal, Schecks, Kreditkarten oder auch die gute alte Barzahlung.
  • Bankeinzug: Der Bankeinzug bzw. das Lastschriftverfahren macht Ihnen zwar ein wenig Arbeit, sorgt aber für dauerhaft pünktliche Zahlungen (Kontodeckung vorausgesetzt). Versuchen Sie deshalb, Ihre Kunden für das Lastschriftverfahren zu gewinnen.
  • Vorkasse: Vorkasse wird von den Kunden nur ungern gewählt – sie müssen in Vorleistung gehen und unter Umständen verzögert sich dadurch auch noch die Lieferung. Gewöhnlich lassen sie sich aber mit einem kleinen Rabatt in Höhe von 2 bis 3 Prozent des Rechnungsbetrags davon überzeugen. Ihr Zahlungsausfallrisiko minimiert sich dadurch quasi auf null.
  • Skonto: Auch Skonti sind seit jeher eine gute Möglichkeit, um Zahlungen zu beschleunigen. Jeder Kunde, der nur annähernd wirtschaftlich denkt, wird versuchen, den Nachlass durch eine pünktliche Zahlung auszunutzen.
  • Reklamationen: Reagieren Sie auf Reklamationen prompt und lösen Sie das Problem des Kunden. Solange die Leistung nicht zu seiner vollen Zufriedenheit erfolgt ist, wird es schwierig, ihn von einer pünktlichen Zahlung zu überzeugen.
  • Mahnung: Wenn es doch einmal etwas länger dauert, lohnt sich bei Kunden, die normalerweise rechtzeitig bezahlen, ein freundlicher Anruf statt einer harten Mahnung. Auch mit einem Augenzwinkern Opens internal link in current windowformulierte Zahlungserinnerungen haben sich bewährt.

So bremsen Sie Ihre Kunden eher aus

Um Ihre Kunden in ihrem Zahlungsverhalten auszubremsen, eignet sich im Endeffekt alles, wodurch Sie den Kunden verärgern oder dafür sorgen, dass er die Rechnung schlichtweg vergisst. Hier einige Beispiele:

  • Sie hängen die Rechnung unkommentiert an eine E-Mail und der Kunde bemerkt den Anhang gar nicht erst.
  • Sie legen die Rechnung in ein geliefertes Paket ganz unten – vor lauter Füllmaterial übersieht der Kunde sie.
  • Sie lassen nur eine einzige, für den Kunden unpraktische Möglichkeit der Bezahlung zu.
  • Sie erwarten die Zahlung „per sofort“ und schicken direkt nach wenigen Tagen eine schriftliche Mahnung hinterher.
  • Sie haben auf seine Reklamation nicht (ausreichend) reagiert.
  • Ihr Kunde ist verärgert darüber, dass Sie ihm einseitig ein sehr kurzes Zahlungsziel auferlegt haben.

Damit es nicht allzu oft zu verspäteten Zahlungen kommt, sollten Sie die Zahlungsmodalitäten gemeinsam mit Ihren Kunden festlegen.

Welche Möglichkeiten gibt es, die Zahlungsmodalitäten für meine Kunden festzulegen?

Eine Möglichkeit, um das Zahlungsverhalten der Kunden positiv oder negativ zu beeinflussen, sind die Zahlungsmodalitäten. Hier müssen Sie sich zunächst einmal darüber klar werden, welche Zahlungsmodalitäten für Ihren Betrieb geeignet sind.

Zahlungsmodalitäten: Welche Varianten gibt es?

Grundsätzlich ist eine Rechnung immer sofort fällig – der Gesetzgeber sieht vor, dass die Zahlung Zug um Zug mit der Lieferung zu erfolgen hat. Alles, was darüber hinausgeht, ist Verhandlungssache und Kulanz Ihrerseits. Da es im Geschäftsverkehr aber durchaus üblich ist, ein Zahlungsziel einzuräumen, lohnt es sich, die verschiedenen Varianten zu besprechen. Typische Varianten sind beispielsweise:

  • Zahlbar sofort (= gesetzliche Regelung)
  • Zahlbar bis zum xx.xx.xxxx (= nach dem Kalender bestimmbarer Termin)
  • Zahlbar innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungserhalt
  • Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Lieferung (Vorteil: der Zeitpunkt lässt sich anhand der Empfangsbestätigung des Lieferunternehmens nachweisen)
  • Zahlbar innerhalb von 7 Tagen mit 2% Skonto, innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug

Welche Variante die richtige für Sie ist, entscheiden Sie. Je kürzer das Zahlungsziel, desto früher können Sie mit der Zahlung rechnen. Je länger das Zahlungsziel, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde erneut Aufträge bei Ihnen platzieren wird, desto größer allerdings auch Ihre finanzielle Belastung durch die notwendige Überbrückung. Opens internal link in current windowWelches Zahlungsziel welche Wirkung entfaltet, lesen Sie im nächsten Thema.

Skonto: Ja oder nein?

Die Erlaubnis, bei Zahlung binnen einer kurzen Frist einen Skontobetrag von der Rechnung abzuziehen, übt auf viele Kunden eine motivierende Wirkung aus. Skontoregelungen werden sehr häufig in Anspruch genommen. Durch die Verbesserung der Zahlungsmoral können Sie etwaige Liquiditätsschwierigkeiten ausgleichen bzw. verhindern. Allerdings müssen Sie ein Skonto bei Ihrer Preiskalkulation berücksichtigen. Andernfalls fehlt Ihnen später wiederum das Geld in der Kasse. Lesen Sie hier, wann man Skonto gewährt und wie man es richtig berechnet.

gründerlexikon tipp

Auf der rechtlich sicheren Seite sind Sie, wenn Sie mit dem Kunden bereits vor der Leistungserbringung über das Zahlungsziel sprechen und dieses vertraglich vereinbaren – am besten lassen Sie es sich per E-Mail/Fax bestätigen oder nehmen es in die Auftragsbestätigung auf.

Übrigens: Ein Skonto wird immer nur auf Warenlieferungen und Material gewährt, niemals aber auf Arbeitsstunden.

Zahlungsmodalitäten rechtssicher vereinbaren

In der Praxis ist es üblich, das Zahlungsziel auf der Rechnung zu vermerken – es wird dem Kunden dann einseitig auferlegt. Dies ist so erlaubt und zulässig. Aber: Sie sollten sich dessen bewusst sein, dass auch bei Angabe eines bestimmten Zahlungstermins nicht automatisch der Verzug eintritt, wenn dieser überschritten wird.

Bei einer Überschreitung werden Geschäftskunden automatisch nach 30 Tagen in Verzug gesetzt. Bei Verbrauchern gilt dies sogar nur dann, wenn Sie ihn im Vorfeld ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht haben, dass er nach 30 Tagen in Verzug gerät. Im Alltag sind dies rechtliche Haarspaltereien. Kommt es allerdings zu einem Rechtsstreit wegen einer nicht ausgeglichenen Forderung, können Sie wegen solcher Ungenauigkeiten dazu verpflichtet werden, Ihre Anwaltskosten selbst zu tragen. Es lohnt sich also, alles genau zu klären.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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Wie oft sollte ich meine Kontoauszüge prüfen?

So gut Ihr System für die Nachverfolgung von offenen und gemahnten Rechnungen auch sein mag, es steht und fällt mit der regelmäßigen Prüfung Ihrer Kontoauszüge. Doch was ist eigentlich „regelmäßig“? Wie oft sind die Kontoauszüge zu prüfen? Dieses Thema möchte ich heute etwas genauer beleuchten.

Rechtliche Pflichten

Es gibt kein Gesetz, das vorgibt, in welchem Rhythmus Sie Ihre Kontoauszüge zu prüfen haben. Im Grunde genommen wären Sie dazu überhaupt nicht verpflichtet, gäbe es nicht die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung. Sie führen dazu, dass Sie sich zwangsweise mit Ihren Kontoauszügen beschäftigen müssen, denn ohne sie ist eine ordentliche Buchführung definitiv nicht möglich.

Hinzu kommt außerdem Ihre Prüfpflicht in Hinblick auf eventuelle falsche Abbuchungen. Ihre Bank gibt in ihren AGB eine Frist vor, innerhalb derer Sie falsche Buchungen reklamieren können. Diese kann beispielsweise sechs Wochen ab dem Rechnungsabschluss betragen. Möchten Sie nach dieser Frist eine Abbuchung stornieren lassen, benötigen Sie weiterführende Nachweise. Aufgrund der europäischen Zahlungsdienstrichtlinie verjähren Ihre Ansprüche allerdings spätestens 13 Monate ab der fraglichen Abbuchung. Schon alleine deshalb sollten Sie Ihre Kontoauszüge regelmäßig prüfen.

Regelmäßige Prüfung empfehlenswert

Für Ihre Liquidität ist eine regelmäßige Prüfung Ihrer Kontoauszüge im wahrsten Sinne des Wortes Geld wert. Denn wenn Sie dies nicht tun, haben Sie auch nie einen Überblick über aktuell noch offene und anzumahnende Forderungen. Schon so mancher Unternehmer musste mit ansehen, wie aus dem schlecht zahlenden Kunden ein insolventer Kunde wurde – und hätte sein Geld vielleicht noch bekommen, hätte er sein Mahnwesen pünktlich betrieben.

Von daher gilt: Je öfter Sie die Kontoauszüge prüfen, umso besser. Besonders in kleinen Unternehmen wird dies sicherlich nicht täglich gemacht, denn die Prüfung kostet natürlich auch Zeit, die im stressigen Alltag erst einmal gefunden werden muss. Im Idealfall setzen Sie sich einmal pro Woche hin und kümmern sich gezielt um Ihr Mahnwesen und in diesem Zuge auch um die Kontoauszüge. Spätestens jedoch, wenn Sie zum Monatsende hin die Buchführung und Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erledigen, müssen Sie sich ohnehin mit den Kontoauszügen beschäftigen und können dann auch gleich Mahnungen verschicken.

Vieles im Mahnwesen lässt sich automatisieren, beispielsweise die Nachverfolgung von Fälligkeitsdaten und Zahlungseingängen. Vielleicht kann Ihnen dabei eine Opens internal link in current windowForderungsmanagement-Software weiterhelfen; deshalb werden wir diese im nächsten Artikel genauer unter die Lupe nehmen.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

Gründerlexikon

Wann verjähren meine Forderungen?

Zahlungsausfälle können für Sie als Unternehmer schnell in den Ruin führen. Deshalb sollten Sie alles versuchen, um Ihre Forderungen rechtzeitig geltend zu machen. Durch die seit 2001 geltenden verkürzten Verjährungsfristen müssen Sie entsprechend schnell reagieren.

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Bild: Basti93 / pixabay.com

Kein Anspruch auf Leistung nach Verjährung

Das BGB regelt die rechtlichen Grundlagen zur Verjährung. Einer der entscheidenden Sätze ist hierbei in § 214 Abs. 1 BGB festgehalten. Dabei gilt, dass nach Eintritt der Verjährung eine Forderung nicht mehr beglichen werden muss.

Das bedeutet im Klartext, dass Sie eine offene Rechnung auch weiterhin von Ihrem Kunden einfordern können. Dieser kann nun aber die Einrede der Verjährung geltend machen. Er muss in diesem Fall nicht zahlen und Sie können Ihren Anspruch, der zwar nach wie vor besteht, nicht mehr gerichtlich durchsetzen.

Wenn der Kunde trotzdem zahlt

Für Sie bleibt jetzt nur noch eines: Die Hoffnung. Manche Kunden bemerken nicht, dass die Verjährung der Forderung bereits eingetreten ist. Andere wiederum kommen Ihnen entgegen und zahlen die offene Rechnung, obwohl der Anspruch bereits verjährt ist. Dann können Sie sich freuen.

Denn der § 214 Abs. 2 BGB regelt diese Zahlungen, die aus Unkenntnis oder freiwillig erfolgt sind. Sollte Ihr Kunde nämlich nach der Zahlung feststellen, dass die Forderung eigentlich bereits verjährt war, und fordert daraufhin sein Geld zurück, müssen Sie den Betrag nicht erstatten. Sie haben sich nach § 812 Abs. 1 BGB nämlich nicht ungerechtfertigt bereichert, da der Anspruch an sich ja rechtens war.

Aufrechnung bei Verjährungen

Sollten Sie mit Ihrem Kunden eine Aufrechnung vereinbart haben, können Sie diese auch noch nach Verjährung der eigentlichen Forderung geltend machen. Einzige Voraussetzung, die Sie dafür nach § 215 BGB einhalten müssen, ist die, dass die Aufrechnungsvereinbarung bereits zu einem Zeitpunkt bestand, zu dem die Forderung noch nicht verjährt war.

Übrigens kann Ihr Schuldner auch dann zur Zahlung verurteilt werden, wenn er die Einrede der Verjährung im Verfahren nicht rechtzeitig gestellt hat. Das gilt, weil die Einrede der Verjährung nicht geprüft wird.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

Gründerlexikon

Das sollten Sie zur Verjährung von Forderungen auch wissen!

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Foto Torsten Montag

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder probieren Sie den Geschäftsideenfinder!

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