Wenn Kunden ihre Rechnungen bis zur Fälligkeit nicht bezahlen, bleibt Ihnen als Gläubiger oft nur der Weg über eine Mahnung an Ihr Geld zu kommen. Bevor ein Unternehmen ein Inkassobüro bzw. Rechtsanwalt einschaltet oder einen Mahnbescheid beantragt, versuchen die meisten Unternehmen den Schuldner selbst zur Zahlung zu bewegen. Doch wie ist der richtige Ablauf im Mahnwesen? Ab wann gilt der Zahlungsverzug?
Tipp: Damit Sie einerseits den Überblick behalten und sich andererseits um die Formulierungen keine Gedanken machen müssen, empfehle ich Ihnen eine professionelle Software. Damit haben Sie zudem nicht nur Ihre Rechnungen und Zahlungsfristen im Blick, sondern Sie können auch Mahnungen mit nur einem Klick versenden:
- Sie erhalten einen Hinweis ab wann Sie eine Mahnung versenden können
- fertig formulierte Mahntexte (verschiedene zur Auswahl)
- Mahntexte sind angepasst an die jeweilige Mahnstufe
- mit nur einem Klick Zahlungserinnerungen versenden
- Ihre Kunden können mit nur einem Klick zahlen
- Kunden erkennen Professionalität dahinter und zahlen in der Regel schneller
- Papierloses & digitales Büro von überall auf der Welt aus
Grundsätzlich gilt, dass Sie per Gesetz nicht dazu verpflichtet sind, so etwas wie eine festgelegte Schrittfolge im Mahnwesen einzuhalten. Es gibt also keinen vordefinierten rechtlich verpflichtenden Mahnprozess. In einigen Fällen müssen Sie zwingend eine Mahnung versenden, um den Kunden in Verzug zu setzen. Der Gesetzgeber sieht allerdings nur eine einzige Mahnung als Pflicht vor.
In der Praxis mahnen die meisten Unternehmen jedoch häufiger, um Kunden nicht sofort zu verlieren. Möchten Sie diese jedoch ohnehin beenden, gibt es keinen Grund, sich in Zurückhaltung zu üben. Sehen Sie sich nun die 7 Schritte des Mahnwesens an oder lesen Sie die Antworten der häufigsten Fragen zum Mahnwesen!
Schritt 1a: Die Zahlungserinnerung schreiben
Obwohl Sie rechtlich gesehen dieselbe Wirkung wie eine Mahnung hat – sie setzt den Schuldner in Verzug – wird die Zahlungserinnerung gerne als sanfter Wink mit dem Zaunpfahl verstanden und dem Gläubiger nicht übel genommen. Sie kennen daraus vielleicht Formulierungen wie
„Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass Rechnung XY zur Zahlung fällig geworden ist. Wir bitten Sie um einen Ausgleich bis {Termin}."
Wie bei der Mahnung setzen Sie auch bei der Zahlungserinnerung einen neuen Zahlungstermin von maximal 10 bis 14 Tagen, formulieren Sie aber deutlich netter oder vielleicht sogar lustig. Lesen Sie einige charmante und clevere Formulierungen, um durch Ihre Zahlungserinnerung schnellstmöglich zahlende Kunden zu machen!
Ergebnis: Meistens reichen Mahnungen aus
Wie Sie gesehen haben, gibt es eine ganze Reihe im Mahnwesen zu beachten. Meistens reichen Mahnungen aus, um Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Spätestens ein anwaltliches Schreiben wirkt bei vielen wahre Wunder. Hilft das alles nichts, dann können Sie gerichtliche Schritte einleiten, wie zum Beispiel das gerichtliche Mahnverfahren (wenn Ihr Kunde die Forderung nicht bestreitet) oder das gerichtliche Klageverfahren (wenn Ihr Kunde Einwände gegen Ihre Forderung hat).
Was versteht man unter Mahnwesen?
Bevor wir ins Detail gehen, klären wir erst einmal den Fachbegriff Mahnwesen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Buchhaltung, insbesondere der Finanzen, und beinhaltet die Behandlung ausstehender Rechnungen. Zum einen prüfen Sie im Mahnwesen, welche gestellten Rechnungen noch nicht beglichen sind und welche davon im Verzug sind. Ebenfalls beinhaltet das Mahnwesen die Aufforderung zur Zahlung (Zahlungserinnerung, Mahnung) sowie die Behandlung von Zahlungsverweigerungen. Generell können Sie das Mahnwesen selber durchführen. Sie können aber auch Ihr Mahnwesen outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen.
Ist der Ablauf des Mahnwesens beim Kleinunternehmer anders?
Nein, als Kleinunternehmer können Sie als Gläubiger denselben Ablauf wählen wie andere Unternehmen auch. Sobald Ihr Kunde in Zahlungsverzug ist, können Sie die oben beschrieben 7 Schritte einleiten. Auch als Kleinunternehmer können Sie ein Rechnungsprogramm helfen, um Ihre Buchhaltung zu vereinfachen. Einen Dienstleister sollten Sie dagegen nur in Anspruch nehmen, wenn Sie konkrete Forderungen eintreiben wollen. Auch hier ist es kein Unterschied, ob Sie als Gläubiger den Mahnprozess gegenüber einer Privatperson oder gegen ein anderes Unternehmen starten.
Welche Gesetze und Regelungen muss ich beim Mahnwesen beachten?
Selbst wenn Sie eine Software für das Forderungsmanagement verwenden, sind Sie selbst dafür zuständig, gängige Gesetze und Regelungen einzuhalten, in deren Rahmen sich das Mahnwesen bewegen muss. Im Folgenden erfahren Sie deshalb, welche einschlägigen Rechtsvorschriften hier zu beachten sind.
Die Zivilprozessordnung (ZPO)
Die Zivilprozessordnung ist das Mahnwesen Gesetz, das maßgeblich ist, wenn Sie das gerichtliche Mahnverfahren betreiben wollen. Konkret kommt es hier auf die §§ 688 – 701 ZPO an. Hier erfahren Sie beispielsweise, wann und wie der Antrag auf Erteilung eines Mahnbescheids gestellt werden kann, wie dieser zugestellt wird und welche Rechtsmittel es dagegen gibt.
Das Handelsgesetzbuch (HGB)
Das Handelsgesetzbuch spielt für das Mahnwesen in der Praxis zwar eine eher untergeordnete Rolle, enthält aber ebenfalls Regelungen zu diesem Thema, die dann aber nur B2B-Geschäfte ohne Beteiligung von Verbrauchern und Privatpersonen betreffen. Hierzu gehört beispielsweise § 353 Satz 1 HGB, der regelt, dass Kaufleute untereinander nicht erst ab Verzug Verzugszinsen berechnen dürfen, sondern bereits ab dem Tag der Fälligkeit.
Wie sollte man reagieren, wenn ein Kunde nicht zahlen möchte?
Viele von uns Unternehmern haben es während der Wirtschaftskrise oder der Coronakrise mehr als deutlich zu spüren bekommen, dass die Zahlungsbereitschaft (und oft genug auch die Zahlungsfähigkeit) der Kunden nachgelassen hat. Für viele Unternehmen hat dies im Anschluss lebensbedrohliche Ausmaße angenommen, denn die Liquidität eines Unternehmens leidet schnell, wenn die Außenstände immer höher werden. Doch wie sollte man reagieren, wenn man bemerkt, dass ein Kunde nicht zahlt?
Will der Kunde nicht oder kann er nicht zahlen?
Für Ihre weitere Vorgehensweise ist es essenziell, ob Ihr Kunde nicht bezahlen will oder ob er dazu nicht in der Lage ist, vielleicht weil er momentan einfach nicht flüssig ist. Achten Sie hierfür genau auf gewisse Anzeichen. Mäkelt Ihr Kunde mehr oder weniger grundlos an Ihrer Leistung herum, versucht er sich irgendwie um seine Zahlungspflicht herumzumogeln? Dann will er wahrscheinlich einfach nicht zahlen. Wenn es an der Zahlungsfähigkeit scheitert, wird Ihnen Ihr Kunde wahrscheinlich Ratenzahlungen anbieten oder um einen Zahlungsaufschub bitten.
Was tun, wenn der Kunde nicht zahlen kann?
Sie haben in diesem Fall mehrere Möglichkeiten. Sprechen Sie mit Ihrem Kunden über die Problematik. Mit dem Kopf durch die Wand zu wollen, hilft in diesem Fall nur wenig, denn oft riskieren Sie damit nur, dass der Kunde komplett zahlungsunfähig wird und das Insolvenzverfahren eingeleitet werden muss. Finden Sie stattdessen einen Konsens, indem Sie beispielsweise eine Ratenzahlung oder eine Stundung vereinbaren.
Denken Sie daran: Lieber bekommen Sie noch einige Raten bezahlt, als wenn Sie sich im Insolvenzverfahren möglicherweise ganz hinten anstellen müssen und eine schlechte Quote bekommen. Bei einer Zahlungsunfähigkeit ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie noch den gesamten Betrag bekommen, ohnehin verschwindend gering. Auf der anderen Seite haben Ihre Forderungen mit einem gerichtlichen Mahnverfahren als Gläubiger eine Verjährung von 30 Jahren.
Der Kunde will nicht zahlen, was kann ich tun?
Dies ist die gemeinere Art von Außenständen, denn immer mehr Menschen und Unternehmer nehmen Leistungen in Anspruch, obwohl sie bereits vorher wissen, dass sie sie nicht bezahlen können oder wollen. Gerade solche Fälle lässt man ungern auf sich sitzen und überlegt natürlich, wie man dagegen vorgehen kann.
Natürlich können Sie sich auf die typischen Vorgehensweisen stürzen, die bei säumigen Zahlern üblich sind und die wie in den Schritten zur Mahnung schreiben, erläutert haben.
Vorsicht: Viele Kunden wenden die Verzögerungstaktik an. Erst behaupten sie, sie hätten die Überweisung vergessen, dann ist die Rechnung wegen Urlaub liegen geblieben. Die Mahnungen bleiben ignoriert. In vielen Unternehmen ist auch nicht immer die Zeit da, dass man sich direkt und zeitnah um das Mahnwesen kümmert. So kann es passieren, dass Ihre Forderung sogar verjährt, ohne dass Sie es merken – und dann haben Sie natürlich schlechte Karten. Wenn Ihre Kunden häufiger bis zur Fälligkeit nicht zahlen, dann sollten Sie einen Dienstleister in Anspruch nehmen, der sich um Ihr Forderungsmanagement kümmert.
Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Ihr Kunde Sie hinhält, sorgen Sie baldmöglichst für den Erlass eines Mahnbescheids, denn nur wenn Sie einen rechtskräftigen Titel haben, können Sie die Verjährung stoppen.
Falls ein Kunde Ihre Leistungen in Anspruch nimmt und bereits bei Auftragserteilung nicht zahlungsfähig oder -willig war, liegt unter Umständen sogar ein Betrug vor. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine Betrugsanzeige zu stellen. Hier verfällt Ihre Forderung nämlich nicht, sobald das Insolvenzverfahren des Schuldners abgeschlossen ist, sondern kann auch danach noch vollstreckt werden.
Miteinander reden hilft öfter als man denkt
Die meisten Unternehmer vergessen das Naheliegendste: das gemeinsame Gespräch. Bevor Sie riesige Geschütze auffahren, nehmen Sie doch einfach einmal den Telefonhörer in die Hand und rufen Sie Ihren Kunden an! So können Sie oft schnell herausfinden, woran es hapert und die Problematik vielleicht sogar schnell aus der Welt räumen.
Verjährungsfristen
Zahlungsausfälle können für Sie als Unternehmer schnell in den Ruin führen. Deshalb sollten Sie alles versuchen, um Ihre Forderungen rechtzeitig geltend zu machen. Durch die seit 2001 geltenden verkürzten Verjährungsfristen müssen Sie entsprechend schnell reagieren.
Wenn der Kunde trotzdem zahlt
Für Sie bleibt jetzt nur noch eines: die Hoffnung. Manche Kunden bemerken nicht, dass die Verjährung der Forderung bereits eingetreten ist. Andere wiederum kommen Ihnen entgegen und zahlen die offene Rechnung, obwohl der Anspruch bereits verjährt ist. Dann können Sie sich freuen.
Denn der § 214 Abs. 2 BGB regelt diese Zahlungen, die aus Unkenntnis oder freiwillig erfolgt sind. Sollte Ihr Kunde nämlich nach der Zahlung feststellen, dass die Forderung eigentlich bereits verjährt war, und fordert daraufhin sein Geld zurück, müssen Sie den Betrag nicht erstatten. Sie haben sich nach § 812 Abs. 1 BGB nämlich nicht ungerechtfertigt bereichert, da der Anspruch an sich ja rechtens war.
Aufrechnung bei Verjährungen
Sollten Sie mit Ihrem Kunden eine Aufrechnung vereinbart haben, können Sie diese auch noch nach Verjährung der eigentlichen Forderung geltend machen. Einzige Voraussetzung, die Sie dafür nach § 215 BGB einhalten müssen, ist die, dass die Aufrechnungsvereinbarung bereits zu einem Zeitpunkt bestand, zu dem die Forderung noch nicht verjährt war.
Übrigens kann Ihr Schuldner auch dann zur Zahlung verurteilt werden, wenn er die Einrede der Verjährung im Verfahren nicht rechtzeitig gestellt hat. Das gilt, weil die Einrede der Verjährung nicht geprüft wird.
