Vergessen Sie Ihr Mahnwesen nicht!

Ein zu nachlässiges Mahnwesen kann einen Unternehmer schnell in finanzielle Schwierigkeiten bringen. Es ist deshalb wichtig, dass Sie die Höhe Ihrer Forderungen (auch Außenstände genannt) immer im Blick behalten. Nur so können Sie rechtzeitig gegensteuern, wenn sich zu viele Außenstände häufen. Doch wie behält man eigentlich den Überblick über seine Forderungen?

Um ihre Forderungen nachzuverfolgen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Diese hängen auch von Ihrer individuellen Situation ab. Hier einige Beispiele:

• Steuerberater: Erledigt Ihr Steuerberater Ihre Buchhaltung, kann er Ihnen wahrscheinlich sogar auf Knopfdruck automatisch eine Liste der offenen Posten erstellen und ausdrucken. Tipp: Vereinbaren Sie am besten ein regelmäßiges Reporting, z. B. einmal pro Woche die OP-Liste per E-Mail.
• Rechnungssoftware: Wenn Sie sich selbst um Ihre Rechnungen kümmern und hierfür eine Rechnungssoftware verwenden, bietet diese im Regelfall die Funktion, eine OP-Liste auszudrucken.
• Manuell geführte Liste: Ganz einfach und zeitsparend ist eine an die Pinnwand geheftete Liste, in die Sie alle geschriebenen Rechnungen mit Firmenname, Betrag und Fälligkeit eintragen. Sobald die Rechnung ausgeglichen wird, streichen Sie sie aus. Alle offenen Einträge sind automatisch ihre Außenstände. Tipp: Legen Sie sich die Liste in einem Kalkulationsprogramm an – so können Sie sich die Höhe Ihrer Forderungen stets automatisch berechnen lassen.
• Nachverfolgung der Rechnungen: Kopieren Sie die verschickten Rechnungen und legen Sie sie – nach Fälligkeit geordnet – gemeinsam in einen Ordner oder Ablagekorb. Auf bezahlten Rechnungen notieren Sie das Zahlungsdatum und nehmen sie aus dem Ordner heraus. Übrig bleibt alles Offene.

Im Prinzip ist jedes System ausreichend, das dafür sorgt, dass Sie den Überblick über Ihre Forderungen behalten. Für welches Sie sich letzten Endes entscheiden, spielt keine allzu große Rolle, nur das Ergebnis muss stimmen. Verpassen Sie auch nicht die Gelegenheit, regelmäßig die absolute Höhe der Forderungen zu prüfen. Legen Sie einen Wert fest, den diese nicht überschreiten dürfen und ab dem es für Sie schwierig wird, Ihre Eingangsrechnungen pünktlich zu bezahlen. Mithilfe Ihrer OP-Liste können Sie dann regelmäßig überprüfen, ob Sie sich noch im grünen Bereich befinden oder es schon kritisch wird.

Damit es allerdings gar nicht erst zu unbezahlten Rechnungen kommt, sollten Sie sich regelmäßig über den Bonitätsindex ihrer Kunden informieren und deren Zahlungsfähigkeit prüfen.

Auch wenn Sie die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden geprüft haben, bedeutet dies noch lange nicht, dass sie dann auch tatsächlich pünktlich zahlen. Es gibt aber durchaus Möglichkeiten, mit denen Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden beeinflussen können. Immerhin möchten Sie Ihre Zeit für die Arbeit verwenden und nicht etwa für das Schreiben von Mahnungen. 

Auch wenn es auf den ersten Blick so erscheinen mag, als hätten Sie mit der Zahlung des Kunden wenig zu tun – den Überweisungsträger muss er immer noch selbst ausfüllen –, gibt es dennoch einige Ansatzpunkte, um das Zahlungsverhalten positiv zu beeinflussen:

• Kommunikation: Besprechen Sie mit dem Kunden vorab das Zahlungsziel und einigen Sie sich auf eine gemeinsame Lösung. Gerade in großen Unternehmen ermöglichen es die Prozesse der Rechnungsprüfung von vornherein nicht, eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von sieben Tagen oder gar sofort zu bezahlen, z. B. weil es nur ein- oder zweimal pro Woche einen großen Zahlungslauf gibt.
• Zahlungsmöglichkeiten: Machen Sie es dem Kunden leicht, seine Rechnung zu bezahlen. Dies bedeutet im Klartext: Akzeptieren Sie verschiedene Zahlungsmethoden. Abgesehen von der klassischen Überweisung gibt es ja schließlich auch noch PayPal, Schecks, Kreditkarten oder auch die gute alte Barzahlung.
• Bankeinzug: Der Bankeinzug bzw. das Lastschriftverfahren macht Ihnen zwar ein wenig Arbeit, sorgt aber für dauerhaft pünktliche Zahlungen (Kontodeckung vorausgesetzt). Versuchen Sie deshalb, Ihre Kunden für das Lastschriftverfahren zu gewinnen.
• Vorkasse: Vorkasse wird von den Kunden nur ungern gewählt – sie müssen in Vorleistung gehen und unter Umständen verzögert sich dadurch auch noch die Lieferung. Gewöhnlich lassen sie sich aber mit einem kleinen Rabatt in Höhe von 2 bis 3 Prozent des Rechnungsbetrags davon überzeugen. Ihr Zahlungsausfallrisiko minimiert sich dadurch quasi auf null.
• Skonto: Auch Skonti sind seit jeher eine gute Möglichkeit, um Zahlungen zu beschleunigen. Jeder Kunde, der nur annähernd wirtschaftlich denkt, wird versuchen, den Nachlass durch eine pünktliche Zahlung auszunutzen.
• Reklamationen: Reagieren Sie auf Reklamationen prompt und lösen Sie das Problem des Kunden. Solange die Leistung nicht zu seiner vollen Zufriedenheit erfolgt ist, wird es schwierig, ihn von einer pünktlichen Zahlung zu überzeugen.
• Mahnung: Wenn es doch einmal etwas länger dauert, lohnt sich bei Kunden, die normalerweise rechtzeitig bezahlen, ein freundlicher Anruf statt einer harten Mahnung. Auch mit einem Augenzwinkern formulierte Zahlungserinnerungen haben sich bewährt.

Eine Möglichkeit, um das Zahlungsverhalten der Kunden positiv oder negativ zu beeinflussen, sind die Zahlungsmodalitäten. Hier müssen Sie sich zunächst einmal darüber klar werden, welche Zahlungsmodalitäten für Ihren Betrieb geeignet sind.

Grundsätzlich ist eine Rechnung immer sofort fällig – der Gesetzgeber sieht vor, dass die Zahlung Zug um Zug mit der Lieferung zu erfolgen hat. Alles, was darüber hinausgeht, ist Verhandlungssache und Kulanz Ihrerseits. Da es im Geschäftsverkehr aber durchaus üblich ist, ein Zahlungsziel einzuräumen, lohnt es sich, die verschiedenen Varianten zu besprechen. Typische Varianten sind beispielsweise:

• Zahlbar sofort (= gesetzliche Regelung)
• Zahlbar bis zum xx.xx.xxxx (= nach dem Kalender bestimmbarer Termin)
• Zahlbar innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungserhalt
• Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Lieferung (Vorteil: der Zeitpunkt lässt sich anhand der Empfangsbestätigung des Lieferunternehmens nachweisen)
• Zahlbar innerhalb von 7 Tagen mit 2% Skonto, innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug

Welche Variante die richtige für Sie ist, entscheiden Sie. Je kürzer das Zahlungsziel, desto früher können Sie mit der Zahlung rechnen. Je länger das Zahlungsziel, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde erneut Aufträge bei Ihnen platzieren wird, desto größer allerdings auch Ihre finanzielle Belastung durch die notwendige Überbrückung. Welches Zahlungsziel welche Wirkung entfaltet, lesen Sie im nächsten Thema.

Die Erlaubnis, bei Zahlung binnen einer kurzen Frist einen Skontobetrag von der Rechnung abzuziehen, übt auf viele Kunden eine motivierende Wirkung aus. Skontoregelungen werden sehr häufig in Anspruch genommen. Durch die Verbesserung der Zahlungsmoral können Sie etwaige Liquiditätsschwierigkeiten ausgleichen bzw. verhindern. Allerdings müssen Sie ein Skonto bei Ihrer Preiskalkulation berücksichtigen. Andernfalls fehlt Ihnen später wiederum das Geld in der Kasse. Lesen Sie hier, wann man Skonto gewährt und wie man es richtig berechnet.

In der Praxis ist es üblich, das Zahlungsziel auf der Rechnung zu vermerken – es wird dem Kunden dann einseitig auferlegt. Dies ist so erlaubt und zulässig. Aber: Sie sollten sich dessen bewusst sein, dass auch bei Angabe eines bestimmten Zahlungstermins nicht automatisch der Verzug eintritt, wenn dieser überschritten wird.

So gut Ihr System für die Nachverfolgung von offenen und gemahnten Rechnungen auch sein mag, es steht und fällt mit der regelmäßigen Prüfung Ihrer Kontoauszüge. Doch was ist eigentlich „regelmäßig“? Wie oft sind die Kontoauszüge zu prüfen? Dieses Thema möchte ich heute etwas genauer beleuchten.

Es gibt kein Gesetz, das vorgibt, in welchem Rhythmus Sie Ihre Kontoauszüge zu prüfen haben. Im Grunde genommen wären Sie dazu überhaupt nicht verpflichtet, gäbe es nicht die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung. Sie führen dazu, dass Sie sich zwangsweise mit Ihren Kontoauszügen beschäftigen müssen, denn ohne sie ist eine ordentliche Buchführung definitiv nicht möglich.

Hinzu kommt außerdem Ihre Prüfpflicht in Hinblick auf eventuelle falsche Abbuchungen. Ihre Bank gibt in ihren AGB eine Frist vor, innerhalb derer Sie falsche Buchungen reklamieren können. Diese kann beispielsweise sechs Wochen ab dem Rechnungsabschluss betragen. Möchten Sie nach dieser Frist eine Abbuchung stornieren lassen, benötigen Sie weiterführende Nachweise. Aufgrund der europäischen Zahlungsdienstrichtlinie verjähren Ihre Ansprüche allerdings spätestens 13 Monate ab der fraglichen Abbuchung. Schon alleine deshalb sollten Sie Ihre Kontoauszüge regelmäßig prüfen.

Das BGB regelt die rechtlichen Grundlagen zur Verjährung. Einer der entscheidenden Sätze ist hierbei in § 214 Abs. 1 BGB festgehalten. Dabei gilt, dass nach Eintritt der Verjährung eine Forderung nicht mehr beglichen werden muss.

Das bedeutet im Klartext, dass Sie eine offene Rechnung auch weiterhin von Ihrem Kunden einfordern können. Dieser kann nun aber die Einrede der Verjährung geltend machen. Er muss in diesem Fall nicht zahlen und Sie können Ihren Anspruch, der zwar nach wie vor besteht, nicht mehr gerichtlich durchsetzen.