In der Regel werden Sie Ihren Kunden, wenn Sie Rechnungen schreiben, ein Zahlungsziel einräumen. Immer wenn Sie das tun, werden Sie sozusagen zum Kreditgeber. Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, dass Ihre Kunden die Rechnungen auch bezahlen. Leider werden nicht alle Ihre Kunden pünktlich zahlen.

In diesem großen Kapitel “Mahnwesen”, werden wir uns damit beschäftigen, welche Schritte Sie gehen können, um Ihre Forderungen “einzutreiben”. Warum eine Rechnung nicht bezahlt wurde, kann schließlich viele Ursachen haben. Ihr Kunde kann es schlicht und ergreifend vergessen haben. Kritischer wird es, wenn es bei Kunden zu Zahlungsschwierigkeiten und Liquiditätsengpässen kommt. Sie werden auch Hinweise und Tipps bekommen, wie Sie bereits im Vorfeld die Bonität Ihrer Kunden einschätzen können, damit es möglichst zu keinen Zahlungsausfällen kommt.

Die einzelnen Schritte und Aspekte für Ihr Mahnwesen, werden wir in den folgenden Artikeln detailliert besprechen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen jedoch bereits einen groben Fahrplan mit an die Hand geben, wie Sie Ihr Mahnwesen organisieren sollten.

Im ersten Schritt müssen Sie prüfen, ob es überhaupt einen Grund zum Mahnen gibt. Folgende Punkte sollten Sie daher prüfen, bevor Sie eine Mahnung oder Zahlungserinnerung schicken:

• Wurde die Leistung von Ihnen wie vereinbart erbracht?
• Ist die Lieferung vollständig erbracht worden?
• Liegen Reklamationen des Kunden vor?
• Wann wurde die korrekte Rechnung an den Kunden versandt?
• Welches Zahlungsziel wurde eingeräumt?
• Liegen eventuell Buchungsfehler vor?
• Gibt es andere Gründe, die zu einer berechtigten Zahlungsverzögerung führen könnten?

Wie Sie sehen, müssen einige Dinge vorher geklärt werden. Der Punkt ist einfach, dass Sie eine Kundenbeziehung dauerhaft stören können, wenn Sie übereilt oder womöglich unberechtigt mahnen! Auch die Art und Weise, wie Sie die Sache angehen, spielt eine große Rolle.

Wie eingangs erwähnt, werden Sie, wenn Sie Rechnungen schreiben, zu einem Kreditgeber. Säumige Zahler könnten Ihre Existenz gefährden - bedenken Sie diesen Punkt! Daher sollten Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Eingänge Ihrer Kunden nicht zu optimistisch planen. Gehen Sie davon aus, dass einige Kunden nicht rechtzeitig zahlen werden. In der Regel werden Zahlungsziele auch ausgenutzt, setzen Sie diese also auch nicht zu hoch an und berücksichtigen Sie dies bei Ihren Ausgaben.

Die Finanzierung Ihrer Forderung kann Sie selbst in Liquiditätsschwierigkeiten bringen. Machen Sie sich deswegen rechtzeitig Gedanken darüber, wie Sie Ihre Forderungen finanzieren möchten. Das könnte beispielsweise über Kreditlinien bei Ihrer Hausbank erfolgen. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank, nicht erst dann, wenn Sie Ihre Kreditlinien ausgeschöpft haben. Denn dann ist Ihre Verhandlungsposition ganz schlecht.

Eine weitere Alternative könnten auch Forderungsverkäufe bzw. Factoring sein. Mit diesem Thema werden wir uns im Abschnitt Factoring als Weg aus dem Mahnwesen beschäftigen.

Wenn Ihr Mahnwesen nicht zum gewünschten Erfolg führt, dann sollten Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen. Das bedeutet im Ernstfall auch das Einschalten eines Inkassounternehmens. Das könnten Sie auch bereits in einer zweiten oder dritten Mahnung androhen. Lassen Sie sich dabei auch nicht zu lange Zeit. Denn häufig sind Liquiditätsprobleme der Kunden der Grund für Zahlungsschwierigkeiten, die im Laufe der Zeit nicht besser werden.