10 Schritte, um Ihre Forderungen auch ohne professionelles Mahnwesen einzutreiben

Obwohl Sie rechtlich gesehen dieselbe Wirkung wie eine Mahnung hat – sie setzt den Schuldner in Verzug – wird die Zahlungserinnerung gerne als sanfter Wink mit dem Zaunpfahl verstanden und dem Gläubiger nicht übel genommen. Sie kennen daraus vielleicht Formulierungen wie „Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass Rechnung XY zur Zahlung fällig geworden ist. Wir bitten Sie um einen Ausgleich bis {Termin}. Wie bei der Mahnung setzen Sie auch bei der Zahlungserinnerung einen neuen Zahlungstermin von maximal 10 bis 14 Tagen, formulieren Sie aber deutlich netter oder vielleicht sogar lustig. Lesen Sie einige nette Formulierungen und weitere Infos zur Zahlungserinnerung!

Die Alternative zum Rechtsanwalt ist ein Inkassobüro. “Inkasso” hat oftmals einen faden Beigeschmack. Suchen Sie daher nur seriöse Firmen. Denn diese werden versuchen, die Bonität Ihres Kunden realistisch einzuschätzen, um eventuell Ratenzahlungen etc. zu vereinbaren. Außerdem kann ein Inkassobüro Ihnen dabei helfen, den Forderungseingang zu überwachen. Auch hier gilt wieder, dass der Schuldner die Kosten für ein Inkassobüro tragen muss.

Bevor wir ins Detail gehen, klären wir erst einmal den Fachbegriff Mahnwesen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Finanzen und beinhaltet die Behandlung ausstehender Rechnungen. Zum einen prüfen Sie im Mahnwesen, welche gestellten Rechnungen noch nicht beglichen sind und welche davon im Verzug sind. Ebenfalls beinhaltet das Mahnwesen die Aufforderung zur Zahlung (Zahlungserinnerung. Mahnung) sowie die Behandlung von Zahlungsverweigerungen. Generell können Sie das Mahnwesen selber durchführen. Sie können aber auch Ihr Mahnwesen outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen.

Selbst wenn Sie eine Software für das Forderungsmanagement verwenden, sind Sie selbst dafür zuständig, gängige Gesetze und Regelungen einzuhalten, in deren Rahmen sich das Mahnwesen bewegen muss. In diesem Abschnitt erfahren Sie deshalb, welche einschlägigen Rechtsvorschriften hier zu beachten sind.

Eines der wichtigsten Mahnwesen Gesetze ist das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Es regelt nämlich, wann der Schuldner durch eine Mahnung in Verzug gerät und wann diese entbehrlich ist. Besonders wichtig ist hier § 286 BGB, der unter anderem folgende Regelungen trifft:

• Bezahlt der Schuldner nach einer Mahnung des Gläubigers nicht, so gerät er dadurch in Verzug, sofern die Forderung bereits fällig ist.
• Keine Mahnung ist unter anderem notwendig, wenn sich der Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmen lässt oder wenn der Schuldner bereits angegeben hat, die Zahlung endgültig nicht leisten zu wollen.
• Ebenfalls tritt der Verzug automatisch nach 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Damit dies auch bei Verbrauchern gilt, müssen diese allerdings auf der Rechnung darauf hingewiesen worden sein.

Ebenso von Interesse für das Mahnwesen ist § 288 BGB, der sich mit dem Verzugsschaden beschäftigt. Der Paragraf regelt unter anderem, dass die Verzugszinsen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz berechnet werden. Für Handelsgeschäfte ohne Beteiligung eines Verbrauchers liegt der Zinssatz sogar bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.

Die Zivilprozessordnung ist das Mahnwesen Gesetz, das maßgeblich ist, wenn Sie das gerichtliche Mahnverfahren betreiben wollen. Konkret kommt es hier auf die §§ 688 – 701 ZPO an. Hier erfahren Sie beispielsweise, wann und wie der Antrag auf Erteilung eines Mahnbescheids gestellt werden kann, wie dieser zugestellt wird und welche Rechtsmittel es dagegen gibt.

Das Handelsgesetzbuch spielt für das Mahnwesen in der Praxis zwar eine eher untergeordnete Rolle, enthält aber ebenfalls Regelungen zu diesem Thema, die dann aber nur B2B-Geschäfte ohne Beteiligung von Verbrauchern betreffen. Hierzu gehört beispielsweise § 353 Satz 1 HGB, der regelt, dass Kaufleute untereinander nicht erst ab Verzug Verzugszinsen berechnen dürfen, sondern bereits ab dem Tag der Fälligkeit.

Abgesehen vom grundsätzlichen Rahmen, der durch die Mahnwesen Gesetze geschaffen wird, haben Sie im Bereich der Mahnungen großen Gestaltungsspielraum. Sie selbst entscheiden, wie viele Mahnungen Sie schreiben wollen, wie Sie diese formulieren oder welche Mahnstufen Sie für angemessen halten. Ebenso obliegt es Ihnen innerhalb eines gewissen Rahmens selbst, wann Sie ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt einschalten wollen, um Ihre Forderungen zu betreiben.

Viele von uns haben es während der Wirtschaftskrise mehr als deutlich zu spüren bekommen, dass die Zahlungsbereitschaft (und oft genug auch die Zahlungsfähigkeit) der Kunden nachgelassen hat. Für viele Unternehmen hat dies bereits lebensbedrohliche Ausmaße angenommen, denn die Liquidität eines Unternehmens leidet schnell, wenn die Außenstände immer höher werden. Doch wie sollte man reagieren, wenn man bemerkt, dass ein Kunde nicht zahlt? 

Für Ihre weitere Vorgehensweise ist es essenziell, ob Ihr Kunde nicht bezahlen will oder ob er dazu nicht in der Lage ist, vielleicht weil er momentan einfach nicht flüssig ist. Achten Sie hierfür genau auf gewisse Anzeichen. Mäkelt Ihr Kunde mehr oder weniger grundlos an Ihrer Leistung herum, versucht er sich irgendwie um seine Zahlungspflicht herumzumogeln? Dann will er wahrscheinlich einfach nicht zahlen. Wenn es an der Zahlungsfähigkeit scheitert, wird Ihnen Ihr Kunde wahrscheinlich Ratenzahlungen anbieten oder um einen Zahlungsaufschub bitten.

Sie haben in diesem Fall mehrere Möglichkeiten. Sprechen Sie mit Ihrem Kunden über die Problematik. Mit dem Kopf durch die Wand zu wollen, hilft in diesem Fall nur wenig, denn oft riskieren Sie damit nur, dass der Kunde komplett zahlungsunfähig wird und das Insolvenzverfahren eingeleitet werden muss. Finden Sie stattdessen einen Konsens, indem Sie beispielsweise eine Ratenzahlung oder eine Stundung vereinbaren. Denken Sie daran: Lieber bekommen Sie noch einige Raten bezahlt, als wenn Sie sich im Insolvenzverfahren möglicherweise ganz hinten anstellen müssen und eine schlechte Quote bekommen. Bei einer Zahlungsunfähigkeit ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie noch den gesamten Betrag bekommen, ohnehin verschwindend gering.

Aus meiner Sicht ist dies die gemeinere Art von Außenständen, denn immer mehr Menschen und Unternehmer nehmen Leistungen in Anspruch, obwohl sie bereits vorher wissen, dass sie sie nicht bezahlen können oder wollen. Gerade solche Fälle lässt man ungern auf sich sitzen und überlegt natürlich, wie man dagegen vorgehen kann. 

Natürlich können Sie sich auf die typischen Vorgehensweisen stürzen, die bei säumigen Zahlern üblich sind und die wie in den Schritten zum Mahnung schreiben, erläutert haben.

Vorsicht: Viele Kunden wenden die Verzögerungstaktik an. Erst behaupten sie, sie hätten die Überweisung vergessen, dann ist die Rechnung wegen Urlaub liegen geblieben. Die Mahnungen bleiben ignoriert. In vielen Unternehmen ist auch nicht immer die Zeit da, dass man sich direkt und zeitnah um das Mahnwesen kümmert. So kann es passieren, dass Ihre Forderung sogar verjährt, ohne dass Sie es merken – und dann haben Sie natürlich schlechte Karten.

Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Ihr Kunde Sie hinhält, sorgen Sie baldmöglichst für den Erlass eines Mahnbescheids, denn nur wenn Sie einen rechtskräftigen Titel haben, können Sie die Verjährung stoppen.

Wenn ein Kunde Ihre Leistungen in Anspruch nimmt und bereits bei Auftragserteilung nicht zahlungsfähig oder -willig war, liegt unter Umständen sogar ein Betrug vor. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine Betrugsanzeige zu stellen. Hier verfällt Ihre Forderung nämlich nicht, sobald das Insolvenzverfahren des Schuldners abgeschlossen ist, sondern kann auch danach noch vollstreckt werden.

Die meisten Unternehmer vergessen das Naheliegendste: das gemeinsame Gespräch. Bevor Sie riesige Geschütze auffahren, nehmen Sie doch einfach einmal den Telefonhörer in die Hand und rufen Sie Ihren Kunden an! So können Sie oft schnell herausfinden, woran es hapert und die Problematik vielleicht sogar schnell aus der Welt räumen.

Zur Erstellung von Mahnungen gibt es verschiedene Buchhaltungs- und  Rechnungssoftware sowie Vorlagen für die Erstellung von Mahnungen. Sie können den gesamten Mahnprozess aber auch outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen. Spätestens wenn Ihr Mahnwesen nicht zum gewünschten Erfolg führt, dann sollten Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen. Das bedeutet im Ernstfall auch das Einschalten eines Inkassounternehmens. Das könnten Sie auch bereits in einer zweiten oder dritten Mahnung androhen. Lassen Sie sich dabei auch nicht zu lange Zeit. Denn häufig sind Liquiditätsprobleme der Kunden der Grund für Zahlungsschwierigkeiten, die im Laufe der Zeit nicht besser werden.

Wichtig ist zunächst, dass Sie sich ein System zulegen, das dafür sorgt, dass Sie zuverlässig die Zahlung jeder Rechnung nachprüfen sowie den Mahnstatus festhalten und nachverfolgen. Wenn Sie dies nur nach Gefühl machen, wird es zwangsläufig dazu kommen, dass Ihnen einzelne Rechnungen „durchrutschen“. Doch wie ausgeprägt muss das System sein? Selbstredend ist der Bedarf eines Einzelunternehmers mit wenigen Rechnungen pro Monat anders als der eines Onlinehändlers mit hunderten oder tausenden abgewickelten Bestellungen pro Monat.

Wie eingangs erwähnt, werden Sie, wenn Sie Rechnungen schreiben, zu einem Kreditgeber. Säumige Zahler könnten Ihre Existenz gefährden - bedenken Sie diesen Punkt! Daher sollten Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Eingänge Ihrer Kunden nicht zu optimistisch planen. Gehen Sie davon aus, dass einige Kunden nicht rechtzeitig zahlen werden. In der Regel werden Zahlungsziele auch ausgenutzt, setzen Sie diese also auch nicht zu hoch an und berücksichtigen Sie dies bei Ihren Ausgaben.

Die Finanzierung Ihrer Forderung kann Sie selbst in Liquiditätsschwierigkeiten bringen. Machen Sie sich deswegen rechtzeitig Gedanken darüber, wie Sie Ihre Forderungen finanzieren möchten. Das könnte beispielsweise über Kreditlinien bei Ihrer Hausbank erfolgen. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank, nicht erst dann, wenn Sie Ihre Kreditlinien ausgeschöpft haben. Denn dann ist Ihre Verhandlungsposition ganz schlecht.

Eine weitere Alternative könnten auch Forderungsverkäufe bzw. Factoring sein. Mit diesem Thema werden wir uns im Abschnitt Factoring als Weg aus dem Mahnwesen beschäftigen.

Zur Vermeidung bzw. Minimierung von Forderungsausfällen kann eine Bonitätsprüfung bei Neukunden eine effektive Maßnahme sein. Das ermöglicht Ihnen die Einschätzung der Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit des Kunden im Vorfeld. Die Bonität können Sie beispielsweise bei der Schufa, bei Creditreform oder Genios anfragen. Ebenfalls sinnvoll ist eine stetige Prüfung der Kreditwürdigkeit bestehender Kunden, um Veränderungen im Zahlungsverhalten des Kunden frühzeitig zu erkennen. Gerade bei Kunden mit großen Auftragssummen ein wichtiger Punkt, der für Sie im Zweifel bei Zahlungsausfall ernste finanzielle Probleme mit sich bringen könnte.

Um Ihre Kunden in ihrem Zahlungsverhalten auszubremsen, eignet sich im Endeffekt alles, wodurch Sie den Kunden verärgern oder dafür sorgen, dass er die Rechnung schlichtweg vergisst. Hier einige Beispiele:

• Sie hängen die Rechnung unkommentiert an eine E-Mail und der Kunde bemerkt den Anhang gar nicht erst.
• Sie legen die Rechnung in ein geliefertes Paket ganz unten – vor lauter Füllmaterial übersieht der Kunde sie.
• Sie lassen nur eine einzige, für den Kunden unpraktische Möglichkeit der Bezahlung zu.
• Sie erwarten die Zahlung „per sofort“ und schicken direkt nach wenigen Tagen eine schriftliche Mahnung hinterher.
• Sie haben auf seine Reklamation nicht (ausreichend) reagiert.
• Ihr Kunde ist verärgert darüber, dass Sie ihm einseitig ein sehr kurzes Zahlungsziel auferlegt haben.

Damit es nicht allzu oft zu verspäteten Zahlungen kommt, sollten Sie die Zahlungsmodalitäten gemeinsam mit Ihren Kunden festlegen.

Für Sie bleibt jetzt nur noch eines: Die Hoffnung. Manche Kunden bemerken nicht, dass die Verjährung der Forderung bereits eingetreten ist. Andere wiederum kommen Ihnen entgegen und zahlen die offene Rechnung, obwohl der Anspruch bereits verjährt ist. Dann können Sie sich freuen.

Denn der § 214 Abs. 2 BGB regelt diese Zahlungen, die aus Unkenntnis oder freiwillig erfolgt sind. Sollte Ihr Kunde nämlich nach der Zahlung feststellen, dass die Forderung eigentlich bereits verjährt war, und fordert daraufhin sein Geld zurück, müssen Sie den Betrag nicht erstatten. Sie haben sich nach § 812 Abs. 1 BGB nämlich nicht ungerechtfertigt bereichert, da der Anspruch an sich ja rechtens war.