In der Regel werden Sie Ihren Kunden, wenn Sie Rechnungen schreiben, ein Zahlungsziel einräumen. Immer wenn Sie das tun, werden Sie sozusagen zum Kreditgeber. Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, dass Ihre Kunden die Rechnungen auch bezahlen. Leider werden nicht alle Ihre Kunden pünktlich zahlen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Gründer mit dem Thema Mahnwesen vertraut sind. Sie sollten sich unbedingt grundlegendes Wissen zu Zahlungen, Zahlungsfristen und Verzug von Zahlungen aneignen.

In diesem großen Kapitel “Mahnwesen”, werden wir uns damit beschäftigen, welche Schritte Sie gehen können, um Ihre Forderungen “einzutreiben”. Warum eine Rechnung nicht bezahlt wurde, kann schließlich viele Ursachen haben. Ihr Kunde kann es schlicht und ergreifend vergessen haben. Kritischer wird es, wenn es bei Kunden zu Zahlungsschwierigkeiten und Liquiditätsengpässen kommt. Sie werden auch Hinweise und Tipps bekommen, wie Sie bereits im Vorfeld die Bonität Ihrer Kunden einschätzen können, damit es möglichst zu keinen Zahlungsausfällen kommt.

Bevor wir ins Detail gehen, klären wir erst einmal den Fachbegriff Mahnwesen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Finanzen und beinhaltet die Behandlung ausstehender Rechnungen. Zum einen prüfen Sie im Mahnwesen, welche gestellten Rechnungen noch nicht beglichen sind und welche davon im Verzug sind. Ebenfalls beinhaltet das Mahnwesen die Aufforderung zur Zahlung (Zahlungserinnerung. Mahnung) sowie die Behandlung von Zahlungsverweigerungen. Generell können Sie das Mahnwesen selber durchführen. Sie können aber auch Ihr Mahnwesen outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen.

Das Stichpunkt lautet hier ist: Fälligkeit. In Ihrer Rechnung haben Sie dem Kunden eine Fälligkeit mitgeteilt, das heißt, Sie haben ihm gesagt, wieviel Tage nach Rechnungsdatum der Rechnungsbetrag spätestens beglichen sein muss, z.B. 14 Tage. Hat der Kunde die Rechnung nach 14 Tagen nach Rechnungsdatum nicht beglichen, ist der im Zahlungsverzug.
Die Fälligkeit in der Rechnungsstellung ist daher ein wichtiger Punkt.
Gesetzlich geregelt sind die Vereinbarungen über Zahlungs-, Überprüfungs- oder Abnahmefristen in §271a BGB.
Nach §286 BGB müssen Sie Privatkunden mit der Rechnung darauf hingewiesen, dass dieser nach 30 Tagen der Rechnungsstellung in Verzug gerät. Lesen Sie zum Thema Rechnung schreiben noch einmal nach!

- grundlegende Schritte-

Wenn Sie nun eine offene Rechnung in Ihrem Zahlungssystem haben, beginnt das Mahnwesen.  Dieses gliedert sich grob in die grundlegende Schritte Berechtigung prüfen und Mahnen in Mahnschritten. Die einzelnen Schritte und Aspekte für Ihr Mahnwesen, werden wir in den folgenden Artikeln detailliert besprechen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen jedoch bereits einen groben Fahrplan mit an die Hand geben, wie Sie Ihr Mahnwesen organisieren sollten.

Im ersten Schritt müssen Sie prüfen, ob es überhaupt einen Grund zum Mahnen gibt. Folgende Punkte sollten Sie daher prüfen, bevor Sie eine Mahnung oder Zahlungserinnerung schicken:

• Wurde die Leistung von Ihnen wie vereinbart erbracht?
• Ist die Lieferung vollständig erbracht worden?
• Liegen Reklamationen des Kunden vor?
• Wann wurde die korrekte Rechnung an den Kunden versandt?
• Welches Zahlungsziel wurde eingeräumt?
• Liegen eventuell Buchungsfehler vor?
• Gibt es andere Gründe, die zu einer berechtigten Zahlungsverzögerung führen könnten?

Wie Sie sehen, müssen einige Dinge vorher geklärt werden. Der Punkt ist einfach, dass Sie eine Kundenbeziehung dauerhaft stören können, wenn Sie übereilt oder womöglich unberechtigt mahnen! Auch die Art und Weise, wie Sie die Sache angehen, spielt eine große Rolle.

Grundsätzlich gibt keine gesetzliche Pflicht, dreimal zu mahnen.  Auch ist die grundsätzlich an keine Form gebunden. Aufgrund der Beweissicherung sollte sie aber schriftlich erfolgen, denn im Streitfall müssen Sie die Zustellung der Mahnung beweisen können.
Es gibt geschäftliche Verfahrensweisen, die ohne feste Gesetzeslage befolgt werden. So auch die drei klassischen Eskalationsstufen im Mahnwesen. Das heißt, Sie fordern den Kunden mittels verschiedener Mahnschreiben zur Zahlung auf.

("… sicherlich haben Sie übersehen …")

Die Zahlungserinnerung senden Sie 10-14 Tage nach Fälligkeit der Rechnung. Setzen Sie ein neues Zahlungsziel im Rahmen von 5-10 Tagen.

Mit der Zusendung der Mahnungen dürfen Sie Mahngebühren und Verzugszinsen erheben. Diese sind in § 288 BGB, im "Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr“ festgelegt. Bei Geschäftskunden können Sie zudem eine Mahnpauschale erheben. Die Berechnungen und Erhebungen sind allerdings nicht ganz einfach. Ihre spezifischen Rechte sollten Sie sich daher einmal genau von einem Fachmann erklären lassen.

Zur Erstellung von Mahnungen gibt es verschiedene Buchhaltungs- und  Rechnungssoftware sowie Vorlagen für die Erstellung von Mahnungen. Sie können den gesamten Mahnprozess aber auch outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen.

Spätestens wenn Ihr Mahnwesen nicht zum gewünschten Erfolg führt, dann sollten Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen. Das bedeutet im Ernstfall auch das Einschalten eines Inkassounternehmens. Das könnten Sie auch bereits in einer zweiten oder dritten Mahnung androhen. Lassen Sie sich dabei auch nicht zu lange Zeit. Denn häufig sind Liquiditätsprobleme der Kunden der Grund für Zahlungsschwierigkeiten, die im Laufe der Zeit nicht besser werden.

Wie eingangs erwähnt, werden Sie, wenn Sie Rechnungen schreiben, zu einem Kreditgeber. Säumige Zahler könnten Ihre Existenz gefährden - bedenken Sie diesen Punkt! Daher sollten Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Eingänge Ihrer Kunden nicht zu optimistisch planen. Gehen Sie davon aus, dass einige Kunden nicht rechtzeitig zahlen werden. In der Regel werden Zahlungsziele auch ausgenutzt, setzen Sie diese also auch nicht zu hoch an und berücksichtigen Sie dies bei Ihren Ausgaben.

Die Finanzierung Ihrer Forderung kann Sie selbst in Liquiditätsschwierigkeiten bringen. Machen Sie sich deswegen rechtzeitig Gedanken darüber, wie Sie Ihre Forderungen finanzieren möchten. Das könnte beispielsweise über Kreditlinien bei Ihrer Hausbank erfolgen. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank, nicht erst dann, wenn Sie Ihre Kreditlinien ausgeschöpft haben. Denn dann ist Ihre Verhandlungsposition ganz schlecht.

Eine weitere Alternative könnten auch Forderungsverkäufe bzw. Factoring sein. Mit diesem Thema werden wir uns im Abschnitt Factoring als Weg aus dem Mahnwesen beschäftigen.

Zur Vermeidung bzw. Minimierung von Forderungsausfällen kann eine Bonitätsprüfung bei Neukunden eine effektive Maßnahme sein. Das ermöglicht Ihnen die Einschätzung der Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit des Kunden im Vorfeld. Die Bonität können Sie beispielsweise bei der Schufa, bei Creditreform oder Genios anfragen. Ebenfalls sinnvoll ist eine stetige Prüfung der Kreditwürdigkeit bestehender Kunden, um Veränderungen im Zahlungsverhalten des Kunden frühzeitig zu erkennen. Gerade bei Kunden mit großen Auftragssummen ein wichtiger Punkt, der für Sie im Zweifel bei Zahlungsausfall ernste finanzielle Probleme mit sich bringen könnte.