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Diese Voraussetzungen müssen Sie für die Ausbildung von Auszubildenden erfüllen

Viele Existenzgründer entscheiden sich früher oder später dazu, einen Auszubildenden einzustellen. Dies erfordert allerdings eine gute Vorbereitung und die Klärung der Voraussetzungen. Denn ein Auszubildender kommt nicht einfach als billige Arbeitskraft daher, Sie sollen ihm etwas beibringen und ihn sowohl auf seine Abschlussprüfung als auch auf sein zukünftiges Berufsleben vorbereiten.

Pro und kontra: Sollte ich einen Auszubildenden beschäftigen?

Zunächst sollten Sie sich darüber klarwerden, welche negativen Seiten ein Auszubildender mitunter haben kann und ob für Sie die positiven oder die unerwünschten Effekte überwiegen:

Pro Ausbildung:

  • Auszubildender kann schnell produktiv mitarbeiten, zumindest an einfachen Aufgaben
  • oftmals bleibt der bereits gut eingearbeitete Azubi dem Betrieb nach der Ausbildung erhalten
  • Fachkräftenachwuchs aus den eigenen Reihen
  • bei der Übernahme keine Kosten für die Personalrekrutierung
  • Risiko von Fehlbesetzungen nach der Ausbildung ist minimal
  • flexibler Einsatz möglich
  • positiver Einfluss auf das Unternehmensimage („die bilden aus“)

Kontra Ausbildung:

  • hohe Kosten für die Ausbildung (z. B. Ausbildungsvergütung, Ausbilder, Sachkosten, Prüfungsgebühren, Lernmaterialien)
  • hoher Aufwand für die Unterweisung des Lehrlings
  • Mangel an geeigneten Bewerbern
  • die lange Ausbildungsdauer
  • häufige Unterbrechung der Einsatzmöglichkeiten im Betrieb, besonders bei Blockunterricht

Insbesondere sollten Sie sich dessen bewusst sein, dass mit Auszubildenden durchaus auch Probleme auf Sie zukommen können. Heutzutage hat man es oftmals mit Bewerbern zu tun, denen bereits elementares Grundwissen aus der Schule fehlt, die keine Umgangsformen besitzen, unzuverlässig sind oder nicht bereit sind, sich unterzuordnen. Es gibt viele Gründe, aus denen die Einstellung von Lehrlingen scheitert. Wenn Sie sich aber auf die Bedürfnisse der „Generation Z“, die sich aktuell auf Lehrstellen bewirbt, einstellen, können Sie auch hier geeignete Auszubildende finden.

Voraussetzungen für die Ausbildung

Sobald Sie für sich geklärt haben, dass Sie junge Mengen ausbilden möchten, sollten Sie sich damit beschäftigen, ob Sie die notwendigen Voraussetzungen erfüllen. Je nach Betrieb und Branche können diese sehr unterschiedlich aussehen. Prüfen Sie anhand dieser Checkliste:

 ✓ Voraussetzung erfüllt?
Verfügt ein Mitarbeiter über die Meisterprüfung? (Nur in bestimmten Handwerkszweigen notwendig)
Ist ein eigener Arbeitsplatz für den Auszubildenden vorhanden?
Sind alle für die Ausbildung notwendigen Geräte und Arbeitsmittel vorhanden?

Liegen die einschlägigen Gesetze (Berufsbildungsgesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz) sowie die Ausbildungsordnung des gewählten Berufs im Betrieb vor?
Sind genügend Fachkräfte vorhanden, um die Ausbildung zu gewährleisten? (1 – 2 Fachkräfte für 1 Azubi, 3 – 5 Fachkräfte für 2 Azubis, 6- 8 Fachkräfte für 3 Auszubildende, je drei weitere Fachkräfte für einen weiteren Auszubildenden)
Sind Ausbildender und Ausbilder persönlich geeignet? (in der Vergangenheit weder straffällig geworden noch mehrfach gegen das BBiG verstoßen)
Liegt die fachliche Eignung des Ausbilders vor? (Mindestalter 25 Jahre und abgeschlossene Berufsausbildung)
Ist der Ausbilder arbeitspädagogisch geeignet?
Gibt es ein Berufsbild, das Sie in Ihrem Betrieb voll ausbilden können? Falls nicht, können Sie die Ausbildung zusammen mit Ausbildungspartnern oder überbetrieblichen Stellen abdecken?
gründerlexikon tipp

Sprechen Sie am besten zunächst in Ruhe mit dem Ausbildungsberater der für Sie zuständigen Kammer (IHK oder HWK) darüber, welche Voraussetzungen Sie konkret erfüllen müssen, um ausbilden zu dürfen. Dort werden Sie gewöhnlich mit offenen Armen empfangen, denn den Kammern ist ja daran gelegen, neue Ausbildungsplätze zu schaffen.

Die arbeitspädagogische Eignung

Die Forderung nach der sogenannten arbeitspädagogischen Eignung steckt in § 30 Abs. 1 BBiG: „Fachlich geeignet ist, wer die beruflichen sowie die berufs- und arbeitspädagogischen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten besitzt […]“. Dafür reicht es nicht, schon einmal einen Auszubildenden angeleitet zu haben. Jeder Ausbilder muss diese Fertigkeiten zwingend in der Ausbildereignungsprüfung gemäß AEVO nachweisen. Diese besteht aus einem schriftlichen und einem praktischen Teil und berechtigt anschließend zur Ausbildung.

gründerlexikon tipp

Der sogenannte AdA-Schein („Ausbildung der Ausbilder“) ist oftmals Teil von Aufstiegsfortbildungen (z. B. Meister, Fachkaufmann, Fachwirt). Es reicht aus, wenn Sie die Prüfung im Rahmen dieser Weiterbildung absolviert haben.

Sie können jederzeit auch ohne Prüfungsvorbereitung an der Prüfung nach der AEVO teilnehmen. Wir empfehlen Ihnen allerdings, sich vorher bei der IHK oder HWK zu einem entsprechenden Kursus anzumelden. Der schriftliche Teil, der in Form eines Multiple Choice-Tests durchgeführt wird, ist meist weniger das Problem – er ließe sich auch im Selbststudium vorbereiten. In der Praxis fallen aber viele durch, weil sie sich auf die praktische Prüfung und das mündliche Fachgespräch nicht ausreichend vorbereitet haben bzw. im Vorfeld nicht genau wussten, was von ihnen erwartet wird.

Vier Tipps zum Umgang mit Praktikanten

Der beste Weg für Schüler, Studierende und Absolventen um Berufserfahrung zu sammeln, ist ein Praktikum in einem Unternehmen, Verein oder einer Institution. Während eines festgelegten Zeitraums werden sie in die betrieblichen Tätigkeiten eingeführt und „schnuppern“ quasi die Luft des Arbeitsalltags. Dabei gibt es besonders vonseiten des Unternehmens einige Punkte, die es zu beachten gilt, um sich einerseits rechtlich abzusichern und andererseits eine adäquate Durchführung zu gewährleisten. Welche das sind, erfahren Sie in diesen vier Tipps zum Umgang mit Praktikanten.

1. Das A und O ist eine Praktikumsvereinbarung

Denn in dieser werden von vornherein alle wichtigen Details rund um das Praktikum abgeklärt. Während ein Vertrag bei einem freiwilligen Praktikum nicht zwingend notwendig ist, gehört er allerdings bei Pflichtpraktika, Volontariaten sowie Traineestellen zum Standard. Folgende Punkte sollte er beinhalten:

  1. Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum, Anschrift)
  2. Zeitraum bzw. Dauer des Praktikums
  3. Arbeitszeiten (sowohl tägliche als auch wöchentliche)
  4. Leistungen des Arbeitgebers (Unterweisungspflicht, Praktikumsverordnung, eventuell die Ausstellung eines Zeugnisses)
  5. Leistungen des Praktikanten (Überblick über die täglichen Aufgaben, eventuell einen Absatz zur Schweigepflicht)
  6. Sofern vorhanden: Vergütung, Urlaub, Kündigung
  7. Ort, Datum, Unterschrift 

Eine vertragliche Regelung kann für beide Seiten von Vorteil sein, denn die Vereinbarung basiert auf rechtliche Grundlagen, an die sich alle Parteien halten müssen.

2. Mindestlohn – Ja oder Nein?

Seit der Einführung des Mindestlohns ist es gesetzlich geregelt, dass Angestellte einen Mindestlohn erhalten. Dieser beträgt zum aktuellen Zeitpunkt 8,84 Euro. Generell gilt, dass auch Praktikanten einen Anspruch darauf haben. Dafür müssen allerdings bestimmt Voraussetzungen erfüllt werden. Diese sind:

  • Es muss sich um ein freiwilliges Praktikum handeln. Das bedeutet, dass es nicht im Rahmen eines Betriebs-, Pflicht- oder Vorpraktikum stattfindet.
  • Der Zeitraum muss mindestens drei Monate umfassen. Bei allen Praktika, die sich zeitlich darunter befinden, liegt es in Ihrem Ermessen, ob Sie es vergüten wollen oder nicht.
  • Die Person muss mindestens 18 Jahre und damit volljährig sein.

Achtung: Wird das Praktikum verlängert und überschreitet dadurch die Grenze von drei Monaten, sind Sie zu einer rückwirkenden Zahlung des Mindestlohns verpflichtet. Es gibt allerdings eine Ausnahme, die von der Mindestlohnregelung ausgenommen ist: Handelt es sich nämlich um ein Pflichtpraktikum, welches Schüler oder Studierende im Rahmen ihrer Ausbildung absolvieren müssen bzw. welches als Voraussetzung für einen Studiengang oder eine Lehre absolvieren müssen, sind Sie nicht dazu verpflichtet, 8,84 Euro pro Stunde zu zahlen.

3. Praktikanten richtig abrechnen

Sofern Sie einem Praktikanten ein Gehalt auszahlen, können Sie dieses entweder als Minijob oder nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen abrechnen, wie bei einem normalen Mitarbeiter. Dafür tragen Sie die notwendigen Daten in Ihr Lohnabrechnungsprogramm ein. Den Rest übernimmt automatisch die Software bspw. Lohn Gehalt Pro von Lexware. Nötige Formulare, Anmeldungen oder Abrechnungen können dann elektronisch an das Finanzamt weiterleitet werden. Anders verhält es sich jedoch mit den Sozialversicherungsbeiträgen, denn diese sind abhängig von der Art des Praktikums:

Zwischenpraktikum (vorgeschrieben)

Kein Entgelt

Keine Sozialversicherungsbeiträge

Mit Entgelt

Keine Sozialversicherungsbeiträge, allerdings Insolvenzgeldumlage & Erstattung von Aufwendungen bei Mutterschaft oder Krankengeld

Zwischenpraktikum (freiwillig)

Mit Entgelt

Sofern auch weiterhin das Studium im Vordergrund steht. Entfallen die Beiträge. Beachten Sie trotzdem die Vorschriften für Studierende.

Schülerpraktikum (vorgeschrieben)

Keine Sozialversicherungsbeiträge

Vor- oder Nachpraktikum (freiwillig)

  • Die Abrechnung erfolgt wie bei einem normalen Beschäftigungsverhältnis entweder als kurzfristige Beschäftigung oder als Minijob (bis 450 Euro).
  • Liegt der Verdienst zwischen 450 und 850 Euro, tritt die Gleitzonenregelung in Kraft. Die Sozialversicherungsbeiträge werden anteilig 50:50 zwischen dem Arbeitgeber und dem Praktikanten aufgeteilt.

Pflichtpraktikum

Kein Entgelt

  • Keine Kranken- sowie Pflegeversicherungsbeiträge
  • Fixbeiträge bei der Renten- & Arbeitslosenversicherung

Entgelt bis 325 Euro

Normale Beiträge zur Kranken-, Arbeitslosen-, Pflege- sowie Rentenversicherung

Entgelt über 325 Euro

Beiträge werden zur Hälfte vom Arbeitgeber und Praktikanten getragen.

Ausführliche Informationen zu den Sozialversicherungsbeiträgen stellt die Industrie- und Handelskammer auf ihrer Seite zur Verfügung. Einen guten Überblick können Sie sich beispielsweise hier verschaffen.   

4. Wie lange darf ein Praktikant arbeiten?

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie als Arbeitgeber von Praktikanten beachten müssen, sind die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten, die sowohl Schüler als auch Studierende nicht überschreiten dürfen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen richten sich nach dem Alter der Person. Informieren Sie sich daher im Vorfeld über das Jugendarbeitsschutzgesetz sowie das Arbeitszeitgesetz.

Unter 15 Jahre

  • Maximal 7 Stunden täglich
  • Nicht mehr als 35 Stunden wöchentlich

15 bis 18 Jahre

  • handelt es sich um ein Pflichtpraktikum während der Schulzeit, dann gelten auch nur maximal 7 Stunden täglich und nicht mehr als 35 Stunden in der Woche.
  • Findet das Praktikum während der Ferien statt, dürfen Schüler 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich arbeiten.

Ab 18 Jahre

 Gelten die üblichen Regelungen von 8 Stunden am Tag sowie 40 Stunden in der Woche.

Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht außerdem eine Nachtruhe von 20.00 Uhr bis 6.00 Uhr vor, die nur in Ausnahmefällen unterbrochen werden darf. Beachten Sie außerdem die vorgeschriebenen Ruhepausen: Den Praktikanten stehen bei einer Arbeitszeit von vier bis sechs Stunden eine Pause von 30 Minuten, bei mehr als sechs Stunden sogar von 60 Minuten zu. Bei volljährigen Praktikanten sind es 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit sowie 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.

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Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder erkundigen Sie sich jetzt unverbindlich zu meinem Existenzgründerseminar für zu Hause!

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