Viele Existenzgründer entscheiden sich früher oder später dazu, einen Auszubildenden einzustellen. Dies erfordert allerdings eine gute Vorbereitung und die Klärung der Voraussetzungen. Denn ein Auszubildender kommt nicht einfach als billige Arbeitskraft daher, Sie sollen ihm etwas beibringen und ihn sowohl auf seine Abschlussprüfung als auch auf sein zukünftiges Berufsleben vorbereiten.

Zunächst sollten Sie sich darüber klarwerden, welche negativen Seiten ein Auszubildender mitunter haben kann und ob für Sie die positiven oder die unerwünschten Effekte überwiegen:

• Auszubildender kann schnell produktiv mitarbeiten, zumindest an einfachen Aufgaben
• oftmals bleibt der bereits gut eingearbeitete Azubi dem Betrieb nach der Ausbildung erhalten
• Fachkräftenachwuchs aus den eigenen Reihen
• bei der Übernahme keine Kosten für die Personalrekrutierung
• Risiko von Fehlbesetzungen nach der Ausbildung ist minimal
• flexibler Einsatz möglich
• positiver Einfluss auf das Unternehmensimage („die bilden aus“)

• hohe Kosten für die Ausbildung (z. B. Ausbildungsvergütung, Ausbilder, Sachkosten, Prüfungsgebühren, Lernmaterialien)
• hoher Aufwand für die Unterweisung des Lehrlings
• Mangel an geeigneten Bewerbern
• die lange Ausbildungsdauer
• häufige Unterbrechung der Einsatzmöglichkeiten im Betrieb, besonders bei Blockunterricht

Insbesondere sollten Sie sich dessen bewusst sein, dass mit Auszubildenden durchaus auch Probleme auf Sie zukommen können. Heutzutage hat man es oftmals mit Bewerbern zu tun, denen bereits elementares Grundwissen aus der Schule fehlt, die keine Umgangsformen besitzen, unzuverlässig sind oder nicht bereit sind, sich unterzuordnen. Es gibt viele Gründe, aus denen die Einstellung von Lehrlingen scheitert. Wenn Sie sich aber auf die Bedürfnisse der „Generation Z“, die sich aktuell auf Lehrstellen bewirbt, einstellen, können Sie auch hier geeignete Auszubildende finden.

Sobald Sie für sich geklärt haben, dass Sie junge Mengen ausbilden möchten, sollten Sie sich damit beschäftigen, ob Sie die notwendigen Voraussetzungen erfüllen. Je nach Betrieb und Branche können diese sehr unterschiedlich aussehen. Prüfen Sie anhand dieser Checkliste:

Die Forderung nach der sogenannten arbeitspädagogischen Eignung steckt in § 30 Abs. 1 BBiG: „Fachlich geeignet ist, wer die beruflichen sowie die berufs- und arbeitspädagogischen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten besitzt […]“. Dafür reicht es nicht, schon einmal einen Auszubildenden angeleitet zu haben. Jeder Ausbilder muss diese Fertigkeiten zwingend in der Ausbildereignungsprüfung gemäß AEVO nachweisen. Diese besteht aus einem schriftlichen und einem praktischen Teil und berechtigt anschließend zur Ausbildung.

Sie können jederzeit auch ohne Prüfungsvorbereitung an der Prüfung nach der AEVO teilnehmen. Wir empfehlen Ihnen allerdings, sich vorher bei der IHK oder HWK zu einem entsprechenden Kursus anzumelden. Der schriftliche Teil, der in Form eines Multiple Choice-Tests durchgeführt wird, ist meist weniger das Problem – er ließe sich auch im Selbststudium vorbereiten. In der Praxis fallen aber viele durch, weil sie sich auf die praktische Prüfung und das mündliche Fachgespräch nicht ausreichend vorbereitet haben bzw. im Vorfeld nicht genau wussten, was von ihnen erwartet wird.

Denn in dieser werden von vornherein alle wichtigen Details rund um das Praktikum abgeklärt. Während ein Vertrag bei einem freiwilligen Praktikum nicht zwingend notwendig ist, gehört er allerdings bei Pflichtpraktika, Volontariaten sowie Traineestellen zum Standard. Folgende Punkte sollte er beinhalten:

1. Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum, Anschrift)
2. Zeitraum bzw. Dauer des Praktikums
3. Arbeitszeiten (sowohl tägliche als auch wöchentliche)
4. Leistungen des Arbeitgebers (Unterweisungspflicht, Praktikumsverordnung, eventuell die Ausstellung eines Zeugnisses)
5. Leistungen des Praktikanten (Überblick über die täglichen Aufgaben, eventuell einen Absatz zur Schweigepflicht)
6. Sofern vorhanden: Vergütung, Urlaub, Kündigung
7. Ort, Datum, Unterschrift 

Eine vertragliche Regelung kann für beide Seiten von Vorteil sein, denn die Vereinbarung basiert auf rechtliche Grundlagen, an die sich alle Parteien halten müssen.

Seit der Einführung des Mindestlohns ist es gesetzlich geregelt, dass Angestellte einen Mindestlohn erhalten. Dieser beträgt zum aktuellen Zeitpunkt 8,84 Euro. Generell gilt, dass auch Praktikanten einen Anspruch darauf haben. Dafür müssen allerdings bestimmt Voraussetzungen erfüllt werden. Diese sind:

• Es muss sich um ein freiwilliges Praktikum handeln. Das bedeutet, dass es nicht im Rahmen eines Betriebs-, Pflicht- oder Vorpraktikum stattfindet.
• Der Zeitraum muss mindestens drei Monate umfassen. Bei allen Praktika, die sich zeitlich darunter befinden, liegt es in Ihrem Ermessen, ob Sie es vergüten wollen oder nicht.
• Die Person muss mindestens 18 Jahre und damit volljährig sein.

Achtung: Wird das Praktikum verlängert und überschreitet dadurch die Grenze von drei Monaten, sind Sie zu einer rückwirkenden Zahlung des Mindestlohns verpflichtet. Es gibt allerdings eine Ausnahme, die von der Mindestlohnregelung ausgenommen ist: Handelt es sich nämlich um ein Pflichtpraktikum, welches Schüler oder Studierende im Rahmen ihrer Ausbildung absolvieren müssen bzw. welches als Voraussetzung für einen Studiengang oder eine Lehre absolvieren müssen, sind Sie nicht dazu verpflichtet, 8,84 Euro pro Stunde zu zahlen.

Sofern Sie einem Praktikanten ein Gehalt auszahlen, können Sie dieses entweder als Minijob oder nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen abrechnen, wie bei einem normalen Mitarbeiter. Dafür tragen Sie die notwendigen Daten in Ihr Lohnabrechnungsprogramm ein. Den Rest übernimmt automatisch die Software bspw. Lohn Gehalt Pro von Lexware. Nötige Formulare, Anmeldungen oder Abrechnungen können dann elektronisch an das Finanzamt weiterleitet werden. Anders verhält es sich jedoch mit den Sozialversicherungsbeiträgen, denn diese sind abhängig von der Art des Praktikums:

Ausführliche Informationen zu den Sozialversicherungsbeiträgen stellt die Industrie- und Handelskammer auf ihrer Seite zur Verfügung. Einen guten Überblick können Sie sich beispielsweise hier verschaffen.   

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie als Arbeitgeber von Praktikanten beachten müssen, sind die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten, die sowohl Schüler als auch Studierende nicht überschreiten dürfen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen richten sich nach dem Alter der Person. Informieren Sie sich daher im Vorfeld über das Jugendarbeitsschutzgesetz sowie das Arbeitszeitgesetz.

Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht außerdem eine Nachtruhe von 20.00 Uhr bis 6.00 Uhr vor, die nur in Ausnahmefällen unterbrochen werden darf. Beachten Sie außerdem die vorgeschriebenen Ruhepausen: Den Praktikanten stehen bei einer Arbeitszeit von vier bis sechs Stunden eine Pause von 30 Minuten, bei mehr als sechs Stunden sogar von 60 Minuten zu. Bei volljährigen Praktikanten sind es 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit sowie 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.