Was tun, wenn eine Rechnung verloren wurde?

In den besten Buchhaltungen kann es einmal passieren, dass eine Rechnung verloren geht. Gründe für das Verschwinden einer Rechnung können sein:

• Rechnung nicht mitgenommen (gerade bei Barbelegen an der Kasse liegen gelassen)
• eigene Schusseligkeit
• die eigenen Kinder haben einen Beleg vom Schreibtisch genommen und durch den Reißwolf geschoben (mir schon passiert)
• Rechnung wurde nie ausgestellt (siehe Beispiel Amazon)
• im Aufräumwahn vernichtet (auch das ist mir schon einmal passiert)
• Steuerbüro verschlampt
• Finanzamt selber verschlampt
• beim Umzug abhanden gekommen
• Brand (der schlimmste Fall)

Gründe gibt es da mit Sicherheit noch mehr und Sie werden sicher auch Ihre eigenen kleinen Anekdoten haben, aber unterm Strich führt es stets zu der einen Frage:

"Die Rechnung ist weg. Was nun?"

Die Konsequenz kommt zum Einen nach einer Prüfung durch das Finanzamt, zum Anderen durch Ihre eigenen Interessen zum Tragen. Ich zeige Ihnen mal einige Möglichkeiten:

1. Der Betriebsausgabenabzug wird verwehrt, so dass Ihr Gewinn höher ausfallen wird als erwartet
2. Sie zahlen auf diesen höheren Gewinn u.U. mehr Einkommensteuern als erwartet. (Wieviel Steuern zahlen Sie auf Ihren Gewinn überhaupt?)
3. Der Vorsteuerabzug wird verwehrt, so dass Sie mehr Umsatzsteuer zahlen müssen, als geplant oder
4. die bereits erstattete Vorsteuer muss auf Grund des verlorenen Belegs an das Finazamt zurückgezahlt werden.
5. Sie müssen ggf. ein Ordnungsgeld wegen formalen Mängeln oder einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung bezahlen (wenn es öfter vorkommt, dass Quittungen oder Rechnungen nicht vorhanden sind)

1. Ohne Rechnung kein Kaufnachweis und somit keine Garantieanspruch, Umtausch oder Rückabwicklung möglich.
2. Zukünftiger Verkauf wird ohne Zahlungsbeleg schwieriger, da Käufer oft Original oder Kaufbeleg sehen wollen (um vielleicht Hehlerware auszuschließen, siehe dazu eBay Artikel)
3. Genaue Bezeichnung, Artikelnummer oder Marke fehlt bei Nachbestellung oder Reparatur.

Ich stelle mir diese Frage sofort, um nachvollziehen zu können, ob ich oder wer anders die Schuld am Verschwinden meiner Buchführungsunterlagen trägt. Da gibt es im Grunde nur wenige Möglichkeiten:

• Verlust direkt beim Verkäufer, Beleg nicht mitgenommen oder ausgestellt
• beim Transport
• Noch vor dem Sortieren der Buchhaltung
• Nach der Abgabe der Buchhaltung beim Steuerbüro
• Nach dem Zurückbekommen des Ordners vom Steuerberater

Während des Jahres fällt es kaum auf, dass Rechnungen, Quittungen oder Belege fehlen. Doch wehe, das Finanzamt führt eine Umsatzsteuerprüfung durch und möchte die Belege sehen. Wenn der Beleg dann fehlt, kann der Prüfer den Abzug der Vorsteuer verweigern. Im vorliegenden Fall wollte die Unternehmerin nicht auf sich sitzen lassen, dass sie eine Rechnung in Höhe von 4.760 Euro brutto nicht geltend machen konnte.

Der Bundesfinanzhof entschied im Januar 2009 (Aktenzeichen 14 K 2093/08), das eine Rechnungskopie das Problem beseitigt. Hier noch einmal eine Zusammenfassung Ihrer Möglichkeiten:

• Vom Lieferaten oder Diensterbringer eine Rechnungskopie ausstellen lassen
• einen Eigenbeleg ausstellen, auch Aktenvermerk mit Verlauf oder Tathergang abheften
• den Nachweis über die Abbuchung auf Ihrem Kontoauszug nachweisen
• beweisende Bestellscheine, Auftragsbestätigungen oder sonstigen Schriftverkehr abheften

Alle diese Möglichkeiten haben unterschiedliche Konsequenzen hinsichtlich obiger genannter Probleme. Die Beste Lösung ist immer eine erneut unterschriebene und unterstempelte Rechnungskopie vom Uraussteller zu erhalten.

Falls es nicht mehr möglich ist, eine entsprechende Rechnung beizubringen, beispielsweise, weil der Rechnungsempfänger nicht mehr als Unternehmer tätig ist, muss das ursprüngliche Vorliegen der Rechnung anderweitig bewiesen werden. Hierfür können der betriebliche Schriftverkehr oder beweisende Kontoauszüge als Beweis beigebracht werden.

Wenn der Unternehmer keine Kopie der Rechnung besorgen kann, ist der Betriebsprüfer nicht verpflichtet, den Vorsteuerabzug zu genehmigen. haufe.de schreibt sogar, dass durch den Ersatzbeleg keine Vorsteuer offenen ausgewiesen werden kann und damit der Vorsteuerabzug nach  §§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2, 14, 14a UStG nicht möglich ist. Der Betriebsprüfer darf also keine Vorsteuer gewähren, er hat kein Wahlrecht, so wie das ProFirma im Heft 10/2009 auf Seite 54 schreibt.