In den besten Buchhaltungen kann es einmal passieren, dass eine Rechnung verloren geht. Gründe für das Verschwinden einer Rechnung können sein:
Gründe gibt es da mit Sicherheit noch mehr und Sie werden sicher auch Ihre eigenen kleinen Anekdoten haben, aber unterm Strich führt es stets zu der einen Frage:
"Die Rechnung ist weg. Was nun?"
Die Konsequenz kommt zum Einen nach einer Prüfung durch das Finanzamt, zum Anderen durch Ihre eigenen Interessen zum Tragen. Ich zeige Ihnen mal einige Möglichkeiten:
Ich stelle mir diese Frage sofort, um nachvollziehen zu können, ob ich oder wer anders die Schuld am Verschwinden meiner Buchführungsunterlagen trägt. Da gibt es im Grunde nur wenige Möglichkeiten:
Während des Jahres fällt es kaum auf, dass Rechnungen, Quittungen oder Belege fehlen. Doch wehe, das Finanzamt führt eine Umsatzsteuerprüfung durch und möchte die Belege sehen. Wenn der Beleg dann fehlt, kann der Prüfer den Abzug der Vorsteuer verweigern. Im vorliegenden Fall wollte die Unternehmerin nicht auf sich sitzen lassen, dass sie eine Rechnung in Höhe von 4.760 Euro brutto nicht geltend machen konnte.
Der Bundesfinanzhof entschied im Januar 2009 (Aktenzeichen 14 K 2093/08), das eine Rechnungskopie das Problem beseitigt. Hier noch einmal eine Zusammenfassung Ihrer Möglichkeiten:
Alle diese Möglichkeiten haben unterschiedliche Konsequenzen hinsichtlich obiger genannter Probleme. Die Beste Lösung ist immer eine erneut unterschriebene und unterstempelte Rechnungskopie vom Uraussteller zu erhalten.
Falls es nicht mehr möglich ist, eine entsprechende Rechnung beizubringen, beispielsweise, weil der Rechnungsempfänger nicht mehr als Unternehmer tätig ist, muss das ursprüngliche Vorliegen der Rechnung anderweitig bewiesen werden. Hierfür können der betriebliche Schriftverkehr oder beweisende Kontoauszüge als Beweis beigebracht werden.
Wenn der Unternehmer keine Kopie der Rechnung besorgen kann, ist der Betriebsprüfer nicht verpflichtet, den Vorsteuerabzug zu genehmigen. haufe.de schreibt sogar, dass durch den Ersatzbeleg keine Vorsteuer offenen ausgewiesen werden kann und damit der Vorsteuerabzug nach §§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2, 14, 14a UStG nicht möglich ist. Der Betriebsprüfer darf also keine Vorsteuer gewähren, er hat kein Wahlrecht, so wie das ProFirma im Heft 10/2009 auf Seite 54 schreibt.
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