Was tun, wenn eine Rechnung verloren wurde?

In den besten Buchhaltungen kann es einmal passieren, dass eine Rechnung verloren geht. Gründe für das Verschwinden einer Rechnung können sein:

  • Rechnung nicht mitgenommen (gerade bei Barbelegen an der Kasse liegen gelassen)
  • eigene Schusseligkeit
  • die eigenen Kinder haben einen Beleg vom Schreibtisch genommen und durch den Reißwolf geschoben (mir schon passiert)
  • Rechnung wurde nie ausgestellt (siehe Beispiel Amazon)
  • im Aufräumwahn vernichtet (auch das ist mir schon einmal passiert)
  • Steuerbüro verschlampt
  • Finanzamt selber verschlampt
  • beim Umzug abhanden gekommen
  • Brand (der schlimmste Fall)

Gründe gibt es da mit Sicherheit noch mehr und Sie werden sicher auch Ihre eigenen kleinen Anekdoten haben, aber unterm Strich führt es stets zu der einen Frage:

"Die Rechnung ist weg. Was nun?"

passfoto torsten montag
Vorlage für den Eigenbeleg

Keine Buchung ohne Beleg, ist der wichtigste Grundsatz in der Buchführung. Verlorengegangene Belege oder Rechnungen können durch einen Eigenbeleg ersetzt werden. Die nachfolgende Vorlage Eigenbeleg wurde für den Zweck konzipiert, dass ein Geschäftsvorfall mangels Beleg dokumentiert werden soll.

alle Premiuminhalte inkl.
interaktive Checkliste als Gründungshilfe
9,95 € einmalig (kein Abo)
paypal express button gründerlexikon premium Jetzt diesen und alle weiteren Premiuminhalte für einmalig 9,95 € kostenpflichtig bestellen! »

Welche Konsequenzen kann eine fehlende Rechnung für den Unternehmer eigentlich haben?

Die Konsequenz kommt zum Einen nach einer Prüfung durch das Finanzamt, zum Anderen durch Ihre eigenen Interessen zum Tragen. Ich zeige Ihnen mal einige Möglichkeiten:

Probleme durch das Finanzamt

  1. Der Betriebsausgabenabzug wird verwehrt, so dass Ihr Gewinn höher ausfallen wird als erwartet
  2. Sie zahlen auf diesen höheren Gewinn u.U. mehr Einkommensteuern als erwartet. (Wieviel Opens internal link in current windowSteuern zahlen Sie auf Ihren Gewinn überhaupt?)
  3. Der Vorsteuerabzug wird verwehrt, so dass Sie mehr Umsatzsteuer zahlen müssen, als geplant oder
  4. die bereits erstattete Vorsteuer muss auf Grund des verlorenen Belegs an das Finazamt zurückgezahlt werden.
  5. Sie müssen ggf. ein Ordnungsgeld wegen formalen Mängeln oder einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung bezahlen (wenn es öfter vorkommt, dass Quittungen oder Rechnungen nicht vorhanden sind)

zivilrechtliche Probleme

  1. Ohne Rechnung kein Kaufnachweis und somit keine Garantieanspruch, Umtausch oder Rückabwicklung möglich.
  2. Zukünftiger Verkauf wird ohne Zahlungsbeleg schwieriger, da Käufer oft Original oder Kaufbeleg sehen wollen (um vielleicht Hehlerware auszuschließen, siehe dazu eBay Artikel)
  3. Genaue Bezeichnung, Artikelnummer oder Marke fehlt bei Nachbestellung oder Reparatur.

Wann verschwinden die Rechnungen?

Ich stelle mir diese Frage sofort, um nachvollziehen zu können, ob ich oder wer anders die Schuld am Verschwinden meiner Buchführungsunterlagen trägt. Da gibt es im Grunde nur wenige Möglichkeiten:

  • Verlust direkt beim Verkäufer, Beleg nicht mitgenommen oder ausgestellt
  • beim Transport
  • Noch vor dem Sortieren der Buchhaltung
  • Nach der Abgabe der Buchhaltung beim Steuerbüro
  • Nach dem Zurückbekommen des Ordners vom Steuerberater

Während des Jahres fällt es kaum auf, dass Rechnungen, Quittungen oder Belege fehlen. Doch wehe, das Finanzamt führt eine Umsatzsteuerprüfung durch und möchte die Belege sehen. Wenn der Beleg dann fehlt, kann der Prüfer den Abzug der Vorsteuer verweigern. Im vorliegenden Fall wollte die Unternehmerin nicht auf sich sitzen lassen, dass sie eine Rechnung in Höhe von 4.760 Euro brutto nicht geltend machen konnte.

Lösung: So umgehen Sie Probleme bei Rechnungsverlusten

Der Bundesfinanzhof entschied im Januar 2009 (Aktenzeichen 14 K 2093/08), das eine Rechnungskopie das Problem beseitigt. Hier noch einmal eine Zusammenfassung Ihrer Möglichkeiten:

  • Vom Lieferaten oder Diensterbringer eine Rechnungskopie ausstellen lassen
  • einen Eigenbeleg ausstellen, auch Aktenvermerk mit Verlauf oder Tathergang abheften
  • den Nachweis über die Abbuchung auf Ihrem Kontoauszug nachweisen
  • beweisende Bestellscheine, Auftragsbestätigungen oder sonstigen Schriftverkehr abheften

Alle diese Möglichkeiten haben unterschiedliche Konsequenzen hinsichtlich obiger genannter Probleme. Die Beste Lösung ist immer eine erneut unterschriebene und unterstempelte Rechnungskopie vom Uraussteller zu erhalten.

Unternehmer verzogen oder pleite?

Falls es nicht mehr möglich ist, eine entsprechende Rechnung beizubringen, beispielsweise, weil der Rechnungsempfänger nicht mehr als Unternehmer tätig ist, muss das ursprüngliche Vorliegen der Rechnung anderweitig bewiesen werden. Hierfür können der betriebliche Schriftverkehr oder beweisende Kontoauszüge als Beweis beigebracht werden.

Wenn der Unternehmer keine Kopie der Rechnung besorgen kann, ist der Betriebsprüfer nicht verpflichtet, den Vorsteuerabzug zu genehmigen. haufe.de schreibt sogar, dass durch den Ersatzbeleg keine Vorsteuer offenen ausgewiesen werden kann und damit der Vorsteuerabzug nach  §§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2, 14, 14a UStG nicht möglich ist. Der Betriebsprüfer darf also keine Vorsteuer gewähren, er hat kein Wahlrecht, so wie das ProFirma im Heft 10/2009 auf Seite 54 schreibt.

Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

Sind Sie der geborene Unternehmer? Jetzt testen!
-Anzeige-
Meine Checkliste
Zu viele Schritte?
Fragen zu diesem Thema