Wie hoch kann ich Mahnkosten und Verzugszinsen ansetzen?
Wenn Sie sich damit auseinandersetzen, wie eine 
Mahnung aussehen muss, kommt zwangsläufig auch das Thema „Mahnkosten“ auf den Tisch. Doch in welcher Höhe dürfen die Kosten dem Kunden eigentlich auferlegt werden und welche Kostenarten sind zulässig? Angesichts dessen, dass es auch in diesem Bereich wie so oft an konkreten rechtlichen Vorgaben in Gesetzen mangelt, werden sehr oft unzulässige Gebühren verrechnet.
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Die Mahnkosten: Ab der ersten oder zweiten Mahnung?
Der Gesetzgeber hält zwar fest, dass Sie den Verzugsschaden geltend machen können, doch in welcher Höhe, lässt er offen. Klar ist nur, dass der Betrag „angemessen“ und „verhältnismäßig“ sein muss. Sie dürfen sich daher keine Fantasiebeträge ausdenken, sondern maximal die tatsächlich entstandenen Kosten ansetzen. In der Rechtsprechung geht man davon aus, dass Beträge zwischen 2,50 und 10 Euro zulässig sein können:
1. Mahnung | 2,50 – 5,00 Euro |
2. Mahnung | 5,00 – 7,50 Euro |
3. Mahnung | 7,50 – 10,00 Euro |
Verrechnen dürfen Sie hier übrigens nur die Kosten, die in direkter Verbindung mit der Mahnung stehen, also die Kosten für das Papier, den Druck, den Briefumschlag und das Porto – nicht aber Kosten für Personal und Verwaltung, denn sie zählen zu den Ausgaben des allgemeinen Geschäftsbetriebs.
Verzugszinsen: Privatpersonen vs. Geschäftsleute
Ab dem Zeitpunkt, ab dem der Verzug eingetreten ist, dürfen Sie zusätzlich zu den Mahnkosten auch die Verzugszinsen geltend machen. In § 288 Abs. 1, 2 BGB ist die Höhe geregelt:
- fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Verbraucher
- neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Unternehmer
Um die Verzugszinsen berechnen zu können, müssen Sie also den aktuellen Basiszinssatz kennen. Seit 1. Januar 2015 liegt dieser beispielsweise bei -0,83 Prozent. Der Verzugszinssatz für Verbraucher liegt demnach bei -0,83 + 5 = 4,17 Prozent, das Gegenstück für Unternehmer bei -0,83 + 9 = 8,17 Prozent.
Um die Verzugszinsen zu berechnen, wenden Sie die allgemeine Zinsformel an:
Rechnungsbetrag x (Zinssatz : 100) : 12 Monate x Verzugsmonate
oder
Rechnungsbetrag x (Zinssatz : 100) : 360 Tage x Verzugstage
Berechnungsbeispiel:
Ihr Geschäftskunde ist mit seiner Rechnung über 2.000 Euro seit drei Monaten im Verzug. Sie möchten die Verzugszinsen berechnen:
Verzugszinsen = 2.000 Euro x (8,17 : 100) : 12 Monate x 3 Monate = 54,47 Euro
Neben den Mahnkosten können Sie Ihrem Kunden also 54,47 Euro Verzugszinsen berechnen.
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Häufig liest man, dass es nicht zulässig sei, bei der ersten Mahnung Mahnkosten zu berechnen. Dies ist jedoch nicht pauschal korrekt. Tatsächlich kommt es auf den Verzug an. Erst wenn der Verzug eingetreten ist, dürfen Sie den Verzugsschaden geltend machen. Setzen Sie den Kunden mit der Mahnung erst in Verzug, dürfen Sie die Mahnkosten erst ab der nächsten Mahnung berechnen. Befindet er sich hingegen bereits im Verzug, sind Mahngebühren bereits ab der ersten Mahnung zulässig.