Wie führt man ein Kassenbuch - was ist erlaubt?

Ein Kassenbuch dient dazu, alle Bargeldgeschäfte eines Unternehmens zu erfassen. Eingetragen werden der Geschäftsvorfall mit Datum, die Belegnummer, der Steuersatz, die Höhe der Einnahme bzw. Ausgabe, die Umsatzsteuer sowie der aktuelle Kassenbestand.

altes kassenbuch in schreibschrift, Penible Buchhaltung von früher
Bild: Rainer Sturm / pixelio.de

In einem Kassenbericht werden die gleichen Daten einzeln pro Beleg auf einem Formblatt notiert und abgeheftet.

Auf einem Kassenblatt befinden sich alle Ein- und Ausgaben in Form von Bargeld für den Zeitraum eines Monats. Diese drei Möglichkeiten, die Kasse zu führen, ist es eine wichtige Informationsgrundlage für die Gewinnermittlung. Stellt der Betriebsprüfer fest, dass ein Kassenbuch Mängel aufweist, sind hohe Steuernachzahlungen, durch eine Schätzung ermittelt, oft die Folge.

Was ist eine Belegnummer?

Als Belegnummer wird die fortlaufend zu vergebende Nummer bezeichnet, die jedem Beleg und damit dem zugehörigen Buchungsvorgang zugeordnet werden kann. Durch die nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung korrekte und lückenlose Vergabe von Belegnummern werden alle erfassten Buchungsvorgänge nachvollziehbar und können einer Revision standhalten.

Bei der Kassenbuchführung handelt es sich um die chronologische Aufzeichnung sämtlicher mit Bargeld vorgenommenen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens.

Wer ist zur Kassenbuchführung verpflichtet?

Die Pflicht, eine Kassenbuchführung vorzunehmen, ergibt sich aus § 140 der Abgabenordnung in Verbindung mit § 146 Absatz 1 Satz 2 der Abgabenordnung sowie § 22 des Umsatzsteuergesetzes. Hiernach müssen alle Unternehmer, die Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sämtliche Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten. Unter die Pflicht der Kassenbuchführung fallen somit gewerbliche Unternehmer unabhängig von einer Eintragung ins Handelsregister, wenn sie einen nach kaufmännischer Art und Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb führen, sowie Kleingewerbetreibende, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. 

Hinweis: Seit 2008 besteht die Möglichkeit, sich von der Buchführungspflicht befreien zu lassen. 

Was ist bei einer Kassenbuchführung zu beachten?

Der im Kassenbuch ausgewiesene Kassenbestand hat zu jeder Zeit mit dem tatsächlichen Bestand an Barmitteln der Kasse übereinzustimmen. Eine regelmäßige Überprüfung des Kassenbestandes durch Nachzählen ist somit unerlässlich. Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Entsprechende Formulare lassen sich im Bürobedarfshandel erwerben, so dass mögliche Fehlerquellen eingeschränkt werden.

Die Kassenbuchführung kann auch elektronisch erfolgen. An diese Form der Kassenbuchführung werden jedoch hinsichtlich ihrer Ordnungsmäßigkeit besonders hohe Anforderungen gestellt. So wird beispielsweise eine Kassenbuchführung mit einer veränderbaren Excel-Datei als nicht ordnungsgemäß angesehen und beanstandet (§ 158 der Abgabenordnung. Branchenspezifisch wird oftmals auf eine elektronische Kassenbuchführung mittels Registrierkassen zurückgegriffen.

Die Kassenbuchführung wird von Betriebsprüfern sehr kritisch überprüft, da hier besondere Manipulationsmöglichkeiten bestehen. Sofern die Kassenbuchführung fehlerhaft ist, sind diese nach § 162 der Abgabenordnung berechtigt, die steuerliche Bemessungsgrundlage zu schätzen. In der Regel fallen diese Schätzungen sehr hoch aus.

Mal langsam: Die gesetzliche Grundanforderungen

Ein Kassenblatt, ein Kassenbericht oder ein Kassenbuch können sowohl handschriftlich ausgefüllt als auch mit Hilfe einer Software geschrieben werden. Ebenso klebt man die dazugehörigen Belege ordentlich sortiert und gekennzeichnet per Hand oder in einem digitalen Archiv ab. In der Abgabenordnung legt der Gesetzgeber nur fest, dass die Daten jederzeit einsehbar sein müssen:

§ 145 Abgabenordnung (Allgemeine Anforderungen an Buchführung
und Aufzeichnungen)


(1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

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Was ist eigentlich eine Kassendifferenz?

Weichen der tatsächliche Kassenbestand und der buchmäßig erfasste Bestand voneinander ab, so entsteht eine Kassendifferenz. Diese sind auf dem so genannten Kassendifferenzkonto buchhalterisch zu erfassen.

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ownloadenDie Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, besteht zwar grundsätzlich erst, wenn ein Unternehmen auch buchführungspflichtig ist. Allerdings empfiehlt es sich schon allein aus Gründen der Ordnung und Übersichtlichkeit, eine Kassenbuch Vorlage zu nutzen, um seine Ein- und Auszahlungen aus der  Kasse aufzuzeichnen. Der Vorteil einer Kassenbuch Vorlage ist, dass Sie alle Zu- und Abgänge Ihres Barvermögens auf einen Blick auswerten können und stets über den genauen Stand Ihrer Barbestände informiert sind.  

Sofern in der Kasse bereits ein Bestand vorhanden ist, muss in die Kassenbuch Vorlage zunächst der Anfangsbestand eingetragen werden. Danach werden alle Ein- und Auszahlungen in chronologischer Reihenfolge mit Datum und Betrag erfasst. Auch hier zeigt die Kassenbuch Vorlage schnell wieder ihre Vorzüge, denn sofort nach der Eintragung erscheint der neue Bestand, der in der Kasse vorherrscht. So können Sie blitzschnell überprüfen, ob Sie in Ihrer Kasse tatsächlich den richtigen Bestand haben. Die Kassenbuch Vorlage errechnet Ihnen außerdem automatisch, wie viele Einnahmen und Ausgaben Sie in diesem Monat jeweils kumuliert hatten und welchen Endbestand die Kasse zum Monatsende aufweisen muss.

Im Download-Bereich für Mitglieder finden Sie auch ein Kassenbuch Muster. Es veranschaulicht anhand von Beispielzahlen, wie Sie ein solches Kassenbuch führen können.

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Technische Möglichkeiten

Für eine optimale Kassenbuchführung stellt der Fachhandel ein umfangreiches Angebot an Kassenbüchern und Kassenformularen in Papierformat bereit. Und Softwarehersteller bieten eine Vielzahl von komfortablen Programmen an. Das Kassenbuch lässt sich auch in einer ASP-Software direkt online führen. Diese Variante besitzt den Vorteil, dass der ASP-Anbieter umgehend alle Accounts nach neuen gesetzlichen Vorschriften und Regelungen ändern kann. Eine Client-Software kann gewissermaßen veralten und dann den Anforderungen des Betriebsprüfers nicht mehr genügen.

Das elektronische Kassenbuch

Trotzdem birgt das Führen eines Kassenbuches auf EDV-Basis eine Hürde. Ändert man bereits getätigte Aufzeichnungen in der Software, dann müssen diese ausreichend dokumentiert sein. Das heißt: Fehlerhafte Eintragungen werden per Beleg storniert  oder umgebucht, soe dürfen sich niemals einfach so löschen lassen.

Im Falle einer Betriebsprüfung können folgende Probleme auftreten:

  • Das Kassenbuch wird auf Excel-Basis geführt. In Excel können leicht bisherige Eintragungen wieder gelöscht werden. Der Betriebsprüfer wird diesen Umstand als "nicht ordnungsgemäße" Führung des Kassenbuches bewerten.
  • Das Kassenbuch wird in einer Software auf PC geführt. Diese Software darf keine Änderungen in den Eintragungen erlauben bzw. muss darauf mit entsprechenden Restriktionen reagieren. Der Betriebsprüfer wird sich die Software ansehen und entsprechend bewerten.

So wird eine Kassenabrechnung korrekt erstellt

Kassenbuch, Kassenbericht oder Kassenblatt?

  • In einem Kassenbuch werden alle Bareinnahmen und -ausgaben des Unternehmens in fortlaufender Reihenfolge erfasst.
  • Ein Kassenbericht wird im Regelfall pro (Werk-)Tag erstellt. Darauf wird die Veränderung des Bargeldbeständes des laufenden Tages dokumentiert und in Betriebsausgaben bzw. -einnahmen, Privatentnahmen bzw. -einlagen sowie Einzahlungen auf bzw. Auszahlungen vom Bankkonto gegliedert.
  • Das Kassenblatt ist ein Auszug aus dem Kassenbuch

Wie führt man ein Kassenbuch?

Vorgefertigte Kassenbücher gibt es im Schreibwarenladen zu kaufen oder im Internet als Download. Es ist auch möglich, einen eigenen Vordruck zu verwenden. Als Kopf ist der Unternehmensname einzutragen, ggf. die Filiale des Unternehmens und die Kassenbezeichnung, sofern mehrere geführt werden. Außerdem ist der Zeitraum anzugeben, für den das jeweilige Kassenblatt gilt (Monat/Jahr bzw. von - bis).

In die oberste Zeile kommt der Anfangsbestand der Kasse bzw. der Übertrag vom vorhergehenden Kassenblatt. Danach folgen die Einnahmen und Ausgaben. Zu jedem Eintrag sind mindestens Datum, Betrag und Text anzugeben. Einnahmen sind dabei getrennt nach Steuersätzen anzugeben. Sie können in Tagessummen zusammengefasst werden, wenn sich die einzelne Zusammensetzung im Nachhinein anhand geeigneter Unterlagen nachvollziehen lässt. Ausgaben sind einzeln aufzuzeichnen. Die zugehörigen Belege sind in zeitlicher Reihenfolge direkt hinter dem Kassenbuch abzulegen und aufzubewahren.

Wird Geld aus der Kasse entnommen, muss diese Auszahlung im Kassenbuch als Ausgabe mit der Bezeichnung "Geldtransit" - wenn es auf einem Geschäftskonto eingezahlt wird - bzw. "Privatentnahme" - wenn es für private Ausgaben verwendet wird - erfasst werden.

Wird Geld in die Kasse eingelegt, muss diese Einzahlung im Kassenbuch als Einnahme mit der Bezeichnung "Geldtransit" - wenn es vorher von einem Geschäftskonto abgehoben wurde - bzw. "Privateinlage" - wenn es aus dem privaten Bereich stammt - erfasst werden.

Hinweis: Prüfen Sie zunächst, ob Sie überhaupt ein Geschäftskonto benötigen!

Am Monatsletzten oder Erreichen der letzten Zeile des Kassenblattes sind die Spalten Einnahmen und Ausgaben aufzusummieren und das Blatt mit dem Kassenbestand abzuschließen. Dieser sollte mit dem tatsächlich in der Kasse befindlichen Bargeldbestand übereinstimmen. Wichtig: Ein Kassenbuch darf niemals einen negativen Bestand haben! Sollte dies einem Betriebsprüfer auffallen, kann die gesamte Kassenaufzeichnung verworfen werden und ggf. Einnahmen zugeschätzt werden.

Vorschau Kassenblatt, hier: Wie führt man ein Kassenbuch?

Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

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