Geschäftskonto eröffnen: Brauche ich ein Firmenkonto?

Es kommt auf die Unternehmensform an, für wen ein Firmenkonto Pflicht ist. Für ein Einzelunternehmen wie einen Gewerbetreibenden oder einen Freiberufler gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Führung eines Firmenkontos. Wenn Sie dagegen eine GmbH gründen möchten, ist ein solches Konto ein Muss. Denn Kapitalgesellschaften (GmbHs, Aktiengesellschaften usw.) sind verpflichtet, ein Firmenkonto zu eröffnen.

Allerdings heißt das nicht, dass ein Freiberufler einfach sein Privatkonto als Geschäftsgirokonto nutzen kann. Banken schreiben in ihren AGB vor, dass die Kontoführung eines Privatkontos auch privat sein muss.

So gesehen, ist es unter Umständen notwendig, ein Firmenkonto zu eröffnen. Es gibt auch eine Reihe von Vorteilen, die damit einhergehen. Zum Beispiel ist der Zahlungsverkehr getrennt nach privaten und betrieblichen Transaktionen. Das erleichtert die Übersicht für den Einzelunternehmer. Kosten und Ausgaben, die in Verbindung mit dem Firmenkonto anfallen, können Gewerbetreibende und Freiberufler zudem in ihrer Steuererklärung angeben. Darunter fallen etwa die Grundgebühr, Kosten für Serviceleistungen sowie Gebühren für eine Girocard, Debitkarte oder eine Kreditkarte, wie Mastercard oder Visa.

• Außer für Kapitalgesellschaften gibt es keine gesetzliche Pflicht zum Führen eines Firmenkontos
• Gewerbetreibende und Freiberufler sollten dennoch auf ein Geschäftskonto umsteigen, weil Banken die geschäftliche Kontoführung auf einem Privatgirokonto untersagen
• Anfallende Kosten können als Betriebsausgabe angesetzt werden

Rein technisch gibt es keine wesentlichen Unterschiede zwischen einem Firmenkonto und einem Privatkonto. Sie können bei beiden Kontotypen am SEPA Zahlungsverkehr teilnehmen, Überweisungen tätigen und Auszahlungen oder Abhebungen am Automaten vornehmen, sofern Sie eine Girocard oder Kreditkarte für das Konto besitzen. Wie wir bereits besprochen haben, gibt es für Einzelunternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende daher auch gar keine gesetzliche Pflicht zur Eröffnung eines Firmenkontos. Die Pflicht besteht nur für Kapitalgesellschaften.

Den Unterschied machen die Banken. Die Anbieter möchten, dass Sie ein separates Geschäftsgirokonto eröffnen. Geschäftskonten sind in der Regel teurer als private Konten. Das liegt zum einen daran, dass Sie dort meist mehr Buchungen haben. Zum anderen ist es so, dass ein Girokonto an sich für eine Bank ein Verlustgeschäft darstellt. Erst durch das Erheben von Gebühren, Zinsen für die Inanspruchnahme von Krediten (Dispozins) oder der Abschluss weiterer Produkte durch den Kunden erzielt eine Bank Einnahmen. Die Zeiten sind schon lange vorbei, in der ein Kreditinstitut „mit dem Geld der Kunden arbeitet“, welches die Kunden auf dem Konto haben.

Da Sie als Firmenkunde aber vermutlich kein Wertpapierdepot für Ihre Firma eröffnen und auch keinen Bausparvertrag abschließen, ist die Aussicht auf das sogenannte Cross-Selling Geschäft bei Firmenkunden wesentlich geringer als im Privatkundensegment. Selbst die Vergabe von Krediten und Dispokrediten - im Firmenkundensegment „Kontokorrentkredit“ genannt - ist mit einem deutlich höheren Aufwand und Risiko für die Bank verbunden.

Vor allem, wenn Sie noch am Anfang Ihrer Existenzgründung stehen, und erst ein Unternehmen gründen, sind die Aussichten auf Zusatzgeschäfte sehr gering.

Folgende Dinge können Sie über ein Firmenkonto laufen lassen, was bei einem privaten Konto keinesfalls möglich ist:

• Einzug von Lastschriften von Rechnungen, Beiträgen usw.
• Kartenzahlungen Ihrer Kunden
• Lohn-/Gehaltszahlungen an Ihre Mitarbeiter
• Gutschriften aus dem Verkauf in Ihrem Onlineshop

Viele Selbstständige eröffnen bereits ein Firmenkonto, wenn sie ein Einzelunternehmen gründen. Wie wir gesehen haben, bringt das auch viele Vorteile mit sich. Aber bei welcher Bank ergibt eine Kontoeröffnung am meisten Sinn?

Grundsätzlich haben Sie die Wahl, ob Sie ein Konto bei einer Filialbank oder einer reinen Online- respektive Direktbank eröffnen. Die Kontoeröffnung bei einer Filialbank heißt nicht, dass Sie kein Online-Banking nutzen können. Selbstverständlich bieten das auch Filialbanken. Allerdings haben Sie so auch einen Ansprechpartner direkt vor Ort. Für welchen Anbieter Sie sich entscheiden, hängt vorwiegend davon ab, welche Ansprüche Sie an das Konto haben und wie die Nutzung aussehen soll.

Sofern Sie mit Bargeld zu tun haben, ist eine Filialbank fast schon Pflicht. Denn nur dort können Sie Einzahlungen und Auszahlungen vornehmen. Wichtig ist auch, welche Rechtsform Sie haben. Nicht jedes Kreditinstitut bietet Konten für sämtliche Rechtsformen. Sofern Sie etwa eine GbR gründen möchten, sollten Sie sich im Vorfeld informieren, welche Bank Konten für GbR anbietet 

Falls Sie Freiberufler sind und nur wenige Buchungsposten im Monat haben, und keine Einzahlungen vornehmen müssen, dann könnte ein Geschäftsgirokonto bei einer Direktbank oder einem Fintech-Unternehmen für Sie gut geeignet sein.

Beachten Sie auch, dass viele Direktbanken gar keine Firmenkonten anbieten. Bekannte Anbieter wie die comdirect, ING oder die Consorsbank bieten keine Möglichkeit zur Eröffnung eines Geschäftsgirokontos. Dort können Sie ein Bankkonto nur für private Zwecke nutzen.

Im Rahmen einer Kontoeröffnung sollten Einzelunternehmer natürlich im Vergleich auf die Kosten und allgemeinen Konditionen des Firmenkontos achten. Denn in der Regel werden Firmenkonten im Gegensatz zu Privatgirokonten nicht gebührenfrei angeboten, obwohl es natürlich auch Ausnahmen gibt. Im Vergleich sollten Sie jedoch nicht nur die Grundgebühren berücksichtigen. Weitere Kosten können auf Sie zukommen:

• Kontoführungsgebühr (Grund- oder Pauschalpreis)
• Kosten für beleghafte Buchung (Abgabe eines Belegs am Schalter der Bank)
• Kosten für beleglose Buchungen (online getätigte Überweisung)
• Gebühr für die Einlösung eines Schecks
• Gebühren für Kreditkarten
• Kosten für Bargeld Einzahlungen und Abhebungen am Automaten
• Kosten der Bereitstellung oder Zusendung von Kontoauszügen
• Zinsen für einen Dispokredit
• Gebühren bei Umrechnung in Fremdwährung

Sie sehen also, dass Sie eine ganze Reihe von Konditionen im Vergleich berücksichtigen sollten. So könnte unter anderem ein Anbieter zwar eine etwas höhere Grundgebühr veranschlagen, im Gegenzug bietet er Ihnen aber deutlich mehr Freiposten. Tendenziell ist es natürlich so, dass Direktbanken oder Fintechs Ihnen günstigere Konditionen bieten als Filialbanken wie Sparkassen, Volksbanken, Postbank oder die Deutsche Bank. In der Infografik am Anfang des Artikels finden Sie zudem einige konkrete Anbieter für jedes Segment.

Sofern Sie sehr spezielle Anforderungen an den Anbieter haben, weil Sie etwa im Auslandsgeschäft tätig sind, um so enger wird die Auswahl im Business Bereich. Falls Sie häufig Transaktionen im Ausland in Fremdwährung haben, viel mit Cash zu tun haben, mehrere Unterkonten benötigen und auch noch eine Anbindung an externe Software wie Datev wünschen, dann müssen Sie auch entsprechend tief in die Tasche greifen, was Gebühren anbelangt.

Um der Aufbewahrungspflicht zu genügen, muss der originäre, digitale Datensatz der Bank gespeichert werden. Dabei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (pdf 57 KB) zu beachten. Der Ausdruck der digitalen Kontoauszüge reicht gem. Schreiben der OFD-München vom 06.08.2004 Az. S0317 - 34 St 324 nicht aus. Unternehmer, die keine digitale Archivierung eingerichtet haben, müssen sich von ihrer Onlinebank die Kontoauszüge in Papierform übersenden lassen. Übrigens: Eine Überweisungsbestätigung per Mail zählt nicht als Beweis des Geldtransfers.

Kontoauszüge müssen wie alle Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht gilt für buchführungspflichtige Unternehmen ebenso wie für Einnahme-Überschuss-Rechner gem. § 147 AO.