Vorsteuer ziehen: Sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt?

Der Vorsteuerabzug macht so manchem Gründer Kopfzerbrechen. Wissen Sie schon, ob Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind? Und wie Sie die Vorsteuerbeträge aus gekauften Gegenständen richtig abziehen? Oder kämpfen Sie noch damit, das Prinzip der Umsatzsteuerschuld zu verstehen? Das Gründerlexikon erklärt Ihnen die wichtigsten Fakten rund um die Vorsteuer für Unternehmer.

Inhaltsverzeichnis

Was ist die Vorsteuer?

Vorsteuer fällt immer dann an, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen für die Erbringung Ihrer eigenen Leistung einkaufen. Der Begriff bezieht sich auf jenen Teil der Umsatzsteuer, den Unternehmer selbst bezahlen. Demgegenüber steht die Mehrwertsteuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen und nach der Zahlung an das Finanzamt abführen.

Die Mehrwertsteuer und die Vorsteuer werden miteinander verrechnet, sodass schließlich im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung und letztlich in der Umsatzsteuerjahreserklärung eine entsprechende Zahllast festgestellt wird.

Tipp: Vorsteuer als Durchlaufposten

Die Vorsteuer ist in Ihrer Buchhaltung ein reiner Durchlaufposten: Sofern Sie selbst berechtigt sind, Umsatzsteuer auszuweisen, erhalten Sie die gezahlte Vorsteuer 1:1 vom Finanzamt zurückerstattet. Deshalb spielt es für Sie im Gegensatz zur irrigen Annahme vieler Unternehmer auch keine Rolle, wenn Sie bei einem Kleinunternehmer nach § 19 UStG einkaufen, der keine Umsatzsteuer für seine Leistungen ausweist.

Die gezahlte Vorsteuer mindert zwar die Umsatzsteuerschuld des Unternehmers. Doch dafür müssen Sie sie im Vorfeld erst einmal bezahlen. Aus der Rechnung eines Kleinunternehmers können Sie keine Vorsteuer ziehen – müssen sie dafür aber auch im Vorfeld nicht bezahlen. Es macht also rein steuerlich gesehen keinen Unterschied, ob Sie Leistungen und Lieferungen mit oder ohne Umsatzsteuer in Anspruch nehmen

Die Höhe der Vorsteuer: Steuersatz von 7 oder 19 Prozent

Analog zur Mehrwertsteuer gibt es auch bei der Vorsteuer den Regelsteuersatz (19 Prozent) sowie den ermäßigten Steuersatz (7 Prozent). Die ermäßigte Vorsteuer zahlen Sie auf alle Leistungen des Grundbedarfs, zum Beispiel auf gedruckte Medien (Zeitungen, Bücher) oder die wichtigsten Grundnahrungsmittel.

Welcher Unternehmer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Fragen Sie sich, ob Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind? Jeder Unternehmer nach § 2 UStG, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausübt und mit seinen Leistungen Einnahmen erzielt, ist dem Umsatzsteuergesetz zufolge zum Vorsteuerabzug berechtigt. Voraussetzung ist, dass Sie selbst Umsatzsteuer an den Kunden berechnen und diese anschließend an das Finanzamt abführen.

Achtung: Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen, sind sie selbst auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Pauschaler Vorsteuerabzug: So vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung

§ 23 UStG regelt einen Sonderfall der Vorsteuer, den viele Unternehmer nutzen können. Der pauschale Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen ermöglicht die pauschale Anrechnung der Vorsteuer, ohne dass der Unternehmer für die Berechnung Belege vorlegen muss. Ein Bäcker kann so etwa 5,4 Prozent seines jährlichen Umsatzes als Vorsteuerbetrag geltend machen – unabhängig davon, wie hoch die zu ziehende Vorsteuer tatsächlich ist. Das spart viel Buchhaltungsarbeit und mitunter sogar Steuern – nämlich dann, wenn die tatsächlich gezahlte Vorsteuer niedriger ausfällt als der Pauschalbetrag. Den pauschalen Vorsteuerabzug können alle Unternehmer in Anspruch nehmen, die diese Voraussetzungen erfüllen:

Die Anlage der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) weist für Ihre Branche oder Ihren Berufszweig einen Durchschnittssatz für die Berechnung der pauschalen Vorsteuer aus.
Ihre Umsätze ohne Steuern lagen im Vorjahr unter 61.356 Euro.
Sie dürfen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Gewinnermittlung nutzen (es besteht keine Buchführungspflicht).
Sie sind grundsätzlich vorsteuerabzugsberechtigt (keine Nutzung der Kleinunternehmerregelung).

Journalisten etwa dürfen dem Umsatzsteuergesetz zufolge anstelle der tatsächlichen Vorsteuerbeträge jährlich 4,8 Prozent ihres Umsatzes als pauschale Vorsteuer geltend machen. Bei einem Jahresumsatz von 35.000 Euro entspräche dies einem Betrag von 1.680 Euro, den sie von ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen dürfen.

Mehrwertsteuer und Vorsteuer verrechnen: So funktioniert die Umsatzsteuerschuld

Bei Ihrer monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldung rechnen Sie die eingenommene Mehrwertsteuer für Ihre Dienstleistungen und die gezahlte Vorsteuer für bezogene Gegenstände und Dienstleistungen gegeneinander auf. Das folgende Rechenbeispiel zeigt die Berechnung:

Sie kaufen Gegenstände im Wert von 15.000 Euro zuzüglich 19 Prozent Vorsteuer. Somit haben Sie für die Lieferung 15.000 Euro x 0,19 = 2.850 Euro Steuern gezahlt. Die eingekauften Waren verkaufen Sie zum Preis von 32.000 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer weiter. Die Mehrwertsteuer beträgt insgesamt 6.080 Euro. Ihre Umsatzsteuerschuld berechnet sich folgendermaßen:

6.080 Euro ./. 2.850 Euro = 3.230 Euro

In diesem Beispiel müssten Sie 3.230 Euro an das Finanzamt abführen.

Häufige Fragen rund um die Vorsteuer

Welche Voraussetzungen muss die Rechnung für den Vorsteuerabzug erfüllen?

Damit vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer aus einer Rechnung Umsatzsteuer ziehen können, müssen die im Umsatzsteuergesetz vorgegebenen Pflichtangaben einer Rechnung vorhanden sein (§ 14 UStG). Dazu gehören neben Name und Anschrift des Unternehmers auch die erbrachten Dienstleistungen bzw. gelieferten Produkte, der Betrag, der angewendete Steuersatz sowie die Höhe der Steuer.

Wichtig: Fehlt auf einer Rechnung einer der Mindestbestandteile, zum Beispiel die Steuer, dürfen Sie aus der Rechnung nach dem UStG keine Vorsteuer ziehen. Sie müssen die Rechnung erst korrigieren lassen, um Ihr Recht auf den Vorsteuerabzug wahrnehmen zu können.

Wann dürfen Unternehmer keine Vorsteuer abziehen?

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer können bei den meisten Rechnungen Vorsteuer ziehen. Einige Ausnahmen gibt es aber doch:

Einkauf privat genutzter Konsumgüter (zum Beispiel neuer Fernseher, Schulhefte für die Kinder)
Gründer, der nicht umsatzsteuerpflichtig ist (Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG)
Umsätze ohne Umsatzsteuer (zum Beispiel bei den Leistungen von Ärzten oder der Vermietung an Endverbraucher)
Privatpersonen, die grundsätzlich nicht umsatzsteuerpflichtig sind (Ausnahmen gelten beim Verkauf eines neuen Autos in ein anderes EU-Land)

Kann es auch zu einer Vorsteuererstattung durch das Finanzamt kommen?

Immer dann, wenn Sie in einem Voranmeldungszeitraum mehr Geld ausgegeben als eingenommen haben, erstattet Ihnen das Finanzamt die gezahlte Vorsteuer zurück. Typische Beispiele:

Sie haben eine größere Investition getätigt, die Ihre Umsätze übersteigt und sich erst später amortisieren wird.
Sie mussten die Waren für einen großen Auftrag bereits in diesem Monat bestellen, können die Leistungen dem Kunden jedoch erst im nächsten Monat in Rechnung stellen.

Wo trägt der Unternehmer die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung ein?

In der Umsatzsteuervoranmeldung tragen Sie die Vorsteuer in den Zeilen 54 bis 62 im Bereich „Abziehbare Vorsteuerbeträge“ ein. Dazu gehört auch entstandene Einfuhrumsatzsteuer, sofern Sie Waren aus dem Ausland importiert haben. In der Umsatzsteuererklärung, also der jährlich abzugebenden Meldung, tätigen Unternehmer die entsprechenden Angaben in den Zeilen 121 bis 131 des Bereichs „Abziehbare Vorsteuerbeträge“.

Ob Sie die Vorsteuerabzugsberechtigung besitzen, hängt davon ab, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen haben und selbst Umsatzsteuer ausweisen. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, sollten Sie sich unbedingt auch mit dem Begriff des pauschalen Vorsteuerabzugs auseinandersetzen, da Sie damit in den berechtigten Branchen aktiv Umsatzsteuer sparen können. Mein Tipp: Wählen Sie ein professionelles Buchhaltungsprogramm, das Ihnen die Berechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer abnimmt. So ersparen sich Unternehmer nicht nur lästige Berechnungsfehler bei der Erstellung von Rechnungen, sondern auch Fehler in der Buchhaltung und dadurch möglicherweise entstehende Verluste wegen zu hoher gezahlter Umsatzsteuer.

Interessante Urteile zur Vorsteuer und Vorsteuerabzugsberechtigung

Rechnung: Vorsteuerabzug nur bei exakter Leistungsbeschreibung

Stellt ein Unternehmen eine Rechnung aus, hat der Gesetzgeber genaue Vorgaben für eine korrekte Ausstellung der Rechnung. Unter anderem muss diese die Anschrift, Steuer- und Rechnungsnummer sowie eine eindeutige Leistungsbeschreibung enthalten. Ist dem nicht so, ist man auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ein aktuelles Urteil des Finanzgerichtes Hamburg (Urteil vom 27.06.2017, Az. 2 K 214/16) bestätigt dies nun.

Nur bei genauer Leistungsbeschreibung Anspruch auf Vorsteuer

Geklagt hatte ein Transportunternehmen, das eine Berücksichtigung von Vorsteuern aus Eingangsrechnungen seiner Subunternehmer einforderte. Bei insgesamt 27 Rechnungen machte der Kläger, in dem Fall eine Personengesellschaft, für das 4. Quartal 2014 und für das 1. Quartal 2015 einen Vorsteuerbetrag geltend. Auf den Rechnungen fand man unter den Leistungsbeschreibungen lediglich „Tagestouren Hamburg und Umland, pauschal“. Außerdem besaßen die Rechnungen unterschiedliche Layouts.

Schon diese formellen Mängel ließen den Betriebsprüfer zweifeln, sodass ein Vorsteuerabzug nicht möglich sei. Zudem stellte man fest, dass unter der angegebenen Rechnungsadresse keine Firmensitze der Subunternehmer zu finden sind. Deshalb kamen Zweifel auf, ob überhaupt ein Leistungsaustausch stattgefunden habe.

Gericht regelt genaue Angaben

Das Finanzgericht setzte somit fest, dass in diesem Fall eine genaue Auflistung der gefahrenen Touren, das Datum der Fahrten und eine genaue Inhaltsbeschreibung der Touren vorhanden sein muss, damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Unternehmer müssen daher auch die eingehenden Rechnungen genau prüfen, zum Beispiel anhand einer Vorlage für Rechnungen.

Vorsteuerabzug: Ausstellungsdatum unter Umständen ausreichend

Die formalen Anforderungen an Rechnungen sind sehr hoch, wenn es darum geht, dass Unternehmer einen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen wollen. Der Bundesfinanzhof hat jetzt in einem Urteil jedoch klar gemacht, dass auch der gesunde Menschenverstand von den Finanzbehörden eingesetzt werden sollte. Sollten daher zwar Angaben fehlen, diese aber durch andere Angaben sich logischerweise ergeben, so ist der Vorsteuerabzug nicht zu verwehren.

In einem konkreten Fall ging es darum, dass ein Autohändler den Vorsteuerabzug, für gelieferte Pkws, in Anspruch nehmen wollte. Allerdings besaßen die Rechnungen keinen Zeitpunkt der Lieferung. Zunächst fehlte auch die Steuernummer des Verkäufers, diese wurde jedoch später ergänzt.

Das Finanzamt versagte daraufhin den Abzug der Vorsteuer, weil nicht alle Pflichtangaben der Rechnung enthalten waren. Der Autohändler ging vor Gericht und hatte letzten Endes auch vor dem BFH Erfolg.

BFH: Angabe des Ausstellungsdatum unter Umständen ausreichend

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 Umsatzsteuergesetz ist die Angabe des Lieferzeitpunkts Voraussetzung für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs. Gemäß § 31 Abs. 4 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) genügt jedoch auch die Angabe des Kalendermonats. Es muss also kein exaktes Datum auf der Rechnung vorhanden sein.

Die Richter legten insbesondere den zuletzt genannten Teil sehr Unternehmerfreundlich aus. Die Begründung des Urteils V R 18/17, BFH geht dahin, dass man aus dem Ausstellungsdatum der Rechnung ja erkennen kann, wann die Lieferung erfolgte. Insbesondere gilt dies dann, wenn man davon ausgehen kann, dass im Einzelfall auch die Lieferung zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung erfolgte.

Das Gericht wies außerdem daraufhin, dass die Behörden nicht einfach nur pauschal die Rechnung formal prüfen dürfen. Sie müssen auch weitere Informationen, die sie vom Unternehmer erhalten, mit in ihre Prüfung einbeziehen.

Vorsteuerabzug bei gemischt genutzten Gebäuden

Der Bundesfinanzhof hat in seinem Beschluss vom 10. August 2016 erklärt, nach welchem Schlüssel sowohl die Anschaffungs- und Herstellungskosten, als auch die Vorsteuer aufgeteilt werden.

Anschaffungs- und Herstellungskosten werden nach dem objektbezogenen Flächenschlüssel aufgeteilt. Das gilt sowohl für den vorsteuerberechtigten als auch für den nicht vorsteuerberechtigten Teil. Eine Ausnahme kann nur gemacht werden, wenn die Nutzflächen aufgrund einer unterschiedlichen Ausstattung nicht miteinander vergleichbar sind. Auch die Vorsteuer wird bei den Anschaffungs- und Herstellungskosten nach diesem Schlüssel aufgeteilt.

Anders sieht es dagegen bei den Erhaltungsaufwendungen aus. Aufwendungen in Verbindung mit der Nutzung und Erhaltung des Gebäudes können in der Regel direkt zugeordnet werden. Wird in einer vermieteten Wohnung etwas repariert, können die Kosten und die damit verbundene Vorsteuer komplett abgezogen werden. Entscheidend ist aber immer, dass die Aufwendungen direkt zugeordnet werden können. Aufwendungen, die bei gemischt genutzten Gebäuden beiden Gebäudeteilen dient, müssen wiederum nach dem Flächenschlüssel aufgeteilt werden.

Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 10. August 2016 - Aktenzeichen XI R 31/09

Vorsteuerabzug aus Rechnung: Ort der Tätigkeit nicht nötig

Beim Vorsteuerabzug nehmen es die Finanzämter ganz genau. Sobald bei einer Rechnung nur der kleinste formale Fehler vorliegt, wird der Vorsteuerabzug nicht anerkannt. Der BFH kam jetzt in einigen Urteilen zu dem Schluss, dass allerdings die Angabe einer Anschrift genügt, unter der der Rechnungsaussteller erreichbar ist, auch wenn es sich um eine Kanzlei handelt. Die Angabe des Ortes der wirtschaftlichen Tätigkeit ist dagegen nicht nötig.

Der Entscheidung des Bundesfinanzhofs, der damit seine frühere Rechtsprechung ändert, lag insbesondere folgender Sachverhalte zugrunde.

Autohändler A kauft bei Autohändler B im Zeitraum von mehreren Jahren immer wieder Fahrzeuge an. B stellte A Rechnungen aus, in denen als Anschrift eine postalische Adresse war (in Irland), unter der B nur gelegentlich war, um verschiedene Bürotätigkeiten zu verrichten. Er hatte dort jedenfalls kein Autohaus. Auch die Fahrzeugübergabe fand an anderen Orten statt. In seinem Büro empfing er gelegentlich Post und bearbeitete diese.

Das Finanzamt versagte Unternehmer A jedoch den Vorsteuerabzug aus den Rechnungen mit der Begründung, dass die von B angegebene Adresse nur eine Briefkastenadresse war, dessen eigentliche Geschäftstätigkeit jedoch von einem anderen Ort aus durchgeführt wurde. A klagte daraufhin vor dem Finanzgericht. Das Finanzgericht gab A auch recht. Auf einer Rechnung muss keine Anschrift vorhanden sein, unter der geschäftliche Aktivitäten stattfinden. Aufgrund der technischen Entwicklung und dem daraus resultierenden veränderten Geschäftsgebaren ist eine solche Voraussetzung überholt. Das Finanzamt legte daraufhin Revision ein.

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BFH legt Fall dem EuGH vor

Bevor sich der Bundesfinanzhof mit der Sache auseinandersetzen konnte, musste es diesen Fall vor dem europäischen Gerichtshof bringen. Der EuGH entschied in diesem und in einem Parallelverfahren, dass der Vorsteuerabzug nicht davon abhängig gemacht werden kann, dass unter der Rechnungsadresse auch eine wirtschaftliche Aktivität stattfindet.

Danach konnte der BFH ein endgültiges Urteil fällen. § 15 Abs. 1 Nr. 1, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG sind richtlinienkonform auszulegen, dass eine Rechnung die zum Vorsteuerabzug berechtigt, keine Adresse enthalten muss, unter der auch eine wirtschaftliche Tätigkeit entfaltet wird, wie Dr. Ulrich Dürr, Richter BFH a.D. in einem Artikel auf Haufe Online berichtet.

Entscheidend ist nur, dass unter der angegebenen Adresse auch eine postalische Erreichbarkeit gegeben ist. Und das war hier der Fall.

Vorsteuerabzug: Rückwirkende Rechnungsberichtigung möglich

Wenn das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagt, weil eingehende Rechnungen nicht korrekt sind, kann das einem Unternehmer viel Geld kosten. Vor allem, wenn sich die Rechnungen über mehrere Jahre angesammelt haben. In einem aktuellen Fall hat der EuGH entschieden, unter welchen Umständen eine rückwirkende Rechnungsberichtigung möglich ist.

Ein deutsches Unternehmen hatte über mehrere Jahre von Eingangsrechnungen die Vorsteuer abgerechnet. Allerdings hatte ein Großteil der Eingangsrechnung keine Steuernummer bzw. USt-IdNr. der leistenden Unternehmer. Im Rahmen einer Betriebsprüfung wurde das vom Prüfer bemängelt und der Vorsteuerabzug versagt. Noch während der Prüfung konnte der deutsche Unternehmer alle korrigierten Rechnungen dem Finanzamt vorlegen (Mehr dazu auch hier: Darf ich geschriebene Rechnungen später ändern?). Doch ohne Erfolg, die Beamten versagten weiterhin den Vorsteuerabzug. Der Unternehmer klagte daraufhin vor dem FG Niedersachsen, dieses wiederum leitete das Verfahren an den EuGH weiter, wie haufe.de berichtet.

Rückwirkende Rechnungsberichtigung zulässig - Sanktionen müssen angemessen sein

Im aktuellen Fall hatte der EuGH entschieden, dass die rückwirkende Berichtigung zulässig ist. Damit kann der Unternehmer auch die Vorsteuer geltend machen. Die Richter erklärten, dass zwar in solchen Fällen Sanktionen verhängt werden dürfen, sie müssen aber angemessen sein. Eine Geldbuße oder eine andere finanzielle Sanktion sei durchaus berechtigt. Wenn jedoch - wie das betreffende Finanzamt - der Vorsteuerabzug komplett versagt werden würde und zusätzlich eine Verzinsung der daraus resultierenden Nachzahlung erfolgen müsste, wäre das eindeutig über das Ziel hinausgeschossen.

Vielmehr muss jeder Einzelfall genau geprüft und die Gesamtsituation bewertet werden, statt pauschale Sanktionen zu aufzuerlegen.

Unternehmer müssen jedoch auch beachten, dass es in diesem Fall nicht darum geht, wenn eine Rechnung rückwirkend ausgestellt wird. In dieser Situation wäre ein rückwirkender Vorsteuerabzug nicht möglich. Es geht um korrigierte Rechnungen.

Frage nach dem Zeitpunkt und anderen Rechnungsbestandteilen

Leider wurden nicht alle Fragen vom EuGH eindeutig geklärt und einige Punkte sind noch offen. Zum Beispiel, bis wann eine Rechnungsberichtigung erfolgen darf. Da im konkreten Fall die korrigierten Rechnungen noch während der Prüfung vorgelegt werden konnten, kann davon ausgegangen werden, dass das noch nicht zu spät ist. Aber was, wenn sie erst danach vorgelegt werden? Ein weiterer Aspekt betrifft die Rechnungsbestandteile. Der EuGH bezieht sich in seinem Urteil grundsätzlich nur darauf, wenn die Steuernummer korrigiert wird. Doch ob das Urteil genauso gewesen wäre, wenn andere Bestandteile fehlerhaft falsch wären, ist immer noch unklar. Unternehmer sollten bereits bei Eingang der Rechnung darauf achten, dass alle Bestandteile korrekt sind. Falls eine Korrektur erfolgen muss, dann so schnell wie möglich.

Bild Torsten Montag mit weißem Hemd, sitzend

Gründerlexikon-Redaktion Torsten Montag

Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.