Welche Software kann ich zur Buchhaltung einsetzen?

Einzelne Unternehmer können an Buchführungsprogramme völlig unterschiedliche Anforderungen stellen. So nutzt ein Teil der Unternehmer sein Programm nur für die unterjährige Buchführung. Den Jahresabschluss erstellt hingegen ein beauftragter Steuerberater. Ein weiterer Teil von Unternehmern erledigt die komplette Buchführung eigenständig und ohne fremde Mithilfe, bspw. durch einen Steuerberater.

Erledigt der Unternehmer seine Buchführung im Jahr über selbst, muss das verwendete Buchführungsprogramm die folgenden Voraussetzungen erfüllen. Der Unternehmer muss die Wahl zwischen Kontenrahmen, wie bspw. SKR 03 oder SKR 04 haben. Die Anlage von Debitoren, Kreditoren und Kostenstellen muss möglich sein. Das Programm sollte die Möglichkeit bieten: 

• Rechnungen schreiben und
• Mahnungen schreiben.
• Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (USt VA) mittels Elster muss gewährleistet sein.
• Zur Erstellung des Jahresabschlusses beim Steuerberater müssen die Buchhaltungsdaten exportiert werden können. Damit ist die Exportfunktion, besser noch eine Datevexportfunktion der Daten hier eine unverzichtbare Anforderung.
• Ebenfalls wichtig ist eine monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA genannt) für den Unternehmer.

Erledigt der Unternehmer seine Buchführung komplett eigenständig, muss das Buchführungsprogramm neben den obenstehenden, noch die folgenden weiteren Anforderungen erfüllen. Das Programm sollte Netzwerk- und Mehruserfähig sein, dadurch können mehrere Personen gleichzeitig mit dem Buchführungsprogramm arbeiten. Die Verwaltung des Anlagevermögens und eine Verbindung zum Warenwirtschaftssystem muss das Programm ermöglichen. Für den Jahresabschluss muss der Unternehmer mit seinem Buchführungsprogramm eine zusammenfassende Meldung (ZM), eine EÜR bzw. GuV und Bilanz, die Umsatzsteuererklärung, und die Gewerbesteuererklärung erstellen können.

✔ vorhanden | - nicht vorhanden | k.A.: keine Angaben vom Hersteller

Für Unternehmer, die ihre gesamte Buchführung und den dazugehörigen Jahresabschluss in Eigenregie erstellen, müssen noch weitere Anforderungen vom Buchführungsprogramm erfüllt sein. Besonders wichtig sind hierbei die Wahl unterschiedlicher Kontenrahmen, sowie die Wahl zwischen Ist- und Soll-Versteuerung. Was die getesteten Programme leisten, kann aus der folgenden Tabelle abgelesen werden.

In den beiden ersten Teilen haben wir sowohl Standartbuchführungssoftware als auch Profibuchführungssoftware verglichen. Nun sind die Internetseiten der Firmen an der Reihe. Findet man auf der Seite was man sucht? Übersichtlichkeit ist bei derartigen Programmen wichtig, man möchte ja nicht das falsche Programm kaufen, nur weil man es nicht richtig erklärt bekommen hat.

Die Seite ist übersichtlich gestaltet. Beispielhaft ist das Handbuch im PDF Format. Das Handbuch ist übersichtlich und mit einer Fülle von Informationen bestückt, so dass auch absolute Anfänger auf eine übersichtliche Hilfe zurückgreifen können.

Nachteil

Will der Nutzer jedoch nähere Informationen, fängt die Sucherei an. Das es verschiedene Programmversionen, bspw. Buchhaltung 2010 Standard und Buchhaltung 2010 Professional gibt, erfährt man erst in der Versandbestellung. Die Preise auf der Leistungsübersicht der einzelnen Programmen und der Bestellmaske weichen voneinander ab. Bestimmte Informationen sind nicht mal mit Hilfe der FAQ auffindbar, bspw. ob eineUmsatzsteuererklärung mit einem der Programme erstellt werden kann. Eine Testversion war während der gesamten Recherchezeit nicht verfügbar.

WISO Buchhaltung

Die Programme von Datev sind untereinander hundertprozentig aufeinander abgestimmt. Der Wechsel von einer Einsteigerversion, bspw. von einer Version die speziell auf Existenzgründer zugeschnitten ist, auf eine höhere Version ist ohne Probleme und ohne Datenverlust möglich. Die Datevprogramme sind so ausgelegt, dass Sie aus vielen externen Programmen, bspw. aus Ihrem eigenen Fakturaprogramm oder aus Excel Daten importieren können. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater ist mit Datev jederzeit möglich. Die Seite www.datev.de bietet mit seinem Programmfinder eine geeignete Möglichkeit, das spezielle Programm für die eigenen Bedürfnisse zu finden. In einem Demovideo wird dem Unternehmer an Hand der realen Masken eine kurze Einführung und Erläuterung des gewählten Programms gegeben. Kritikpunkt: Die Leistungsbeschreibung und der Produktvergleich lassen keinen vollständigen Überblick über die Funktionsfähigkeit der einzelnen Programme zu. Ob und mit welchem der angebotenen Rechnungswesenprogramme eine Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung erstellt werden kann, war aus den Beschreibungen nicht erkennbar.

Nachteil
Datev Programme sind nur in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater erhältlich.

Das Programm Steuer-Spar-Erklärung Plus ist besonders für Existenzgründer und kleine Unternehmen interessant. Mit diesem Programm kann der Gründer seine Gewinnermittlung mit sehr wenig Aufwand selbst erstellen. Die Eingabe der verschiedenen möglichen Einnahmen, bspw. Honorare oder Rechnungen sind zum Auswählen vorgegeben. Ähnlich strukturiert sind die Ausgaben. Der Unternehmer kann seine Ausgaben sortiert nach Herkunft, wie bspw. Wareneinsatz, Telefonkosten oder Büromaterial eingeben. Aus den eingegebenen Daten werden automatisch die einzelnen Auswertungen erstellt. So kann sich der Unternehmer seine monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung ( BWA) oder zum Jahresende die Einnahmen-Überschuss- Rechnung (EÜR) ausdrucken. Das gilt ebenso für die Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung. Ein interner Prüfer und eine umfangreiche Hilfe stehen dem Gründer bei der Eingabe seiner Daten zur Seite. Die Steuer-Spar-Erklärung bietet darüber hinaus noch die Erstellung der Einkommensteuererklärung. Damit hat der Unternehmer für wirklich kleines Geld ein Rund um Paket. Die Steuer-Spar-Erklärung bietet sich insbesondere für Gründer und für Nebengewerbler mit wenigen Einnahmen bzw. Ausgaben an.

Nachteil
Es ist kein Buchen im buchalterischen Sinne möglich (Soll an Haben), echter Buchalter sind hier sicher enttäuscht. Für den Gründer und buchaltungsuntalentierten Unternehmer ist es aber gerade gut so.

Sage bietet mit GS Buchhalter und dem PC Kaumann Komplettpaket pro zwei Produkte an, die dem Unternehmer bei seiner Buchführung helfen können.

GS Buchhalter 
PC Kaumann Komplettpaket pro

Nachteil

Den Aufbau und die Struktur der Seite von www.sage.de verstehen wahrscheinlich nur deren Mitarbeiter. Selbst wenn der Interessent bereits von einem Programm gehört hat, kann er es auf der Seite nicht suchen. Während unserer gesamten Recherchezeit hat die Suchfunktion nicht einmal funktioniert. Hat der Nutzer das Programm, bspw. Sage GS Buchhalter über Google auf der Seite gefunden, werden im dazugehörigen Datenblatt die Funktionen von GS-Buchhalter Comfort 2010 erläutert. Irgendwo in den acht Seiten sind auch die Funktionen des ursprünglich gesuchten Programms versteckt. Ein informatives Datenblatt sieht definitiv anders aus. Mit sehr viel Aufwand ist es dem Interessenten möglich, das Programm für seine speziellen Anforderungen zu finden. Warum mutet Sage den Interessenten diesen Informationswust zu? Das geht besser!

Es gibt unzählige Möglichkeiten für Sie als Existenzgründer dem Finanzamt die Einnahmen und Ausgaben Ihres neuen Unternehmens darzulegen. Sie können einen Steuerberater beauftragen, Sie können Ihre Buchführung aber auch selber machen und dabei unterschiedlich vorgehen.

Sie könnten handschriftlich so wie früher auf einem Blatt Papier Ihre Einnahmen und Ausgaben erfassen, Sie könnten aber auch Software benutzen. Auch bei dieser Option haben Sie wieder unterschiedliche Möglichkeiten, so können Sie kostenpflichtige Buchführungsprogrammen auf Ihrem lokalen Computer installieren, Sie können kostenlose Buchführungsprogrammen (Freeware) aus dem Internet runterladen und auf Ihrem PC installieren. Ja Sie können aber auch Onlinedienste im Internet nutzen und mit diesen Services Ihre Buchführung erledigen. So müssen Sie keine Software auf Ihrem lokalen Rechner installieren und diese folglich auch nicht pflegen (sprich: Update einspielen uä.).

In der folgenden Tabelle habe ich Ihnen von mehr als zehn großen Anbietern zunächst eine kleine Auswahl tabellarisch in einem Vergleich gegenübergestellt. Sie werden sehr schnell feststellen, dass es unzählige zusätzliche Dienste gibt, die angeboten werden oder eben auch nicht. Je nachdem, in welcher Branche Sie arbeiten, sind einige Dienste sehr hilfreich und sinnvoll, andere Dienste wiederum nicht. Je nach Anbieter können Sie einige Möglichkeiten abwählen, andere Leistungen müssen Sie in einem Paket kaufen, auch wenn Sie diese nicht benötigen. Aber sehen Sie selbst:

• Zugriff für mehrere Nutzer/Mitarbeiter
• Zugriff für Steuerberater
• Kassenbuch führen,
• Erfassung von Barein- und -ausgaben (Kassenbuchhaltung mit Kassenbuch Software)
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Abschreibungen verwalten
• Offene Eingangs- und Ausgangsrechnungen (Offene Postenbuchhaltung)
• Nummernkreise
• Belegmanagement
• Angebote schreiben
• Rechnungen schreiben
• Mahnungen schreiben
• Finanzplanung und –prognose
• Anlagenbuchhaltung
• Unbegrenzte Anzahl von Bankkonten
• Mobil von überall aus arbeiten
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV)

Hier handelt es sich natürlich nur um einen Auszug der Lexoffice Leistungen. Je nach gebuchtem Paket kann sich der Umfang der Leistungen verändern. Lexoffice ist monatlich kündbar, eine Update oder Upgrade ist jederzeit möglich.

Gerade für Kleinunternehmer, Freiberufler und Existenzgründer sehr gut geeignet und das zu einem fairen Preis. Siehe auch Testbericht zu Lexoffice!

• Automatische Belegerkennung
• Angebots- und Rechnungserstellung mit individuellem Briefpapier
• Übersichtliche Kundenverwaltung
• Kassenbuch führen
• Inventar führen
• Automatische Einnahmen-Überschuss-Rechnung & Umsatzsteuervoranmeldung
• Integriertes Onlinebanking
• Zeiterfassung
• DATEV-Export und eigener Steuerberater-Zugang
• API Schnittstelle
• GoBD-konform

14 Tage alle Funktionen kostenlos testen, danach ab 6,90€ pro Monat.

sevDesk bietet Selbstständigen eine Vielzahl hilfreicher Funktionen von der Rechnungsstellung, über das Kundenmanagement bis hin zur automatisierten Buchhaltung. Mit im Programm hat sevDesk auch einen eigenen Steuerberaterzugang, was die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wirklich erleichtert. Wer also ein rundum-sorglos-Paket für seine Buchhaltung sucht ist mit sevDesk genau richtig.

Wenn ich Ihnen die Anweisung gebe, regelmäßig und sorgfältig Ihre Buchführung vorzubereiten, stellt sich gewöhnlich dem Existenzgründer sofort die Frage, ob er seine Buchführung selber machen muss und was überhaupt hinter der Vorbereitung der Buchführung steckt?

Die nächste Frage ist in der Regel, ob man mit einer Software seine Buchführung nicht auch ohne den Steuerberater selber machen kann und die übernächste Frage lautet fast immer: Wenn ich meine Buchführung mit einer Software selber mache, gibt es kostenlose Buchführungsprogrammen dafür im Internet oder auf dem Markt? 

Sie sehen, der Existenzgründer neigt in der Regel immer zum Kostensparen und damit zur Optimierung seines Gewinns. Was ja auch an sich nicht verkehrt ist und ich nur begrüßen und unterstützen kann. Allerdings darf man nicht am falschen Ende sparen und wenn man absolut keine Ahnung von Buchhaltung hat, sollte man sich nicht einbilden, mit einer kostenlosen Software wird das besser. Es gibt einfach Leute auf der Welt, bei denen ist es von Anfang an sinnvoller, sie überlassen ihre Buchhaltung einem Steuerberater.

Oft kann ich es nicht verhindern, dass Laien trotz vorheriger Warnung ihre Buchführung selber machen möchten. Letztlich ist jeder seines Glückes Schmied. Trotzdem möchte ich wenigstens einen kleinen Beitrag dazu leisten, um die Frage zu beantworten, welche kostenlosen Buchführungsprogramme auf dem Markt existieren und genau dafür habe ich folgende Tabelle zusammengestellt:

Die Basis einer jeden Buchführung ist die Rechnung. Daher sollten Sie unbedingt wissen, was zum Thema Rechnung schreiben zu beachten ist. Darüber hinaus sollten Sie die Antwort zu folgender Fragen lesen:

• Buchführungsprogramm oder Steuerberater?

Mir ist vollkommen klar, dass ein Existenzgründer sich bei dieser Entscheidung sehr schwertut, denn er kann sich nicht selbst objektiv einschätzen und kann daher auch nicht die Erfordernisse an eine vernünftige Buchführungssoftware einschätzen. Darüber hinaus kann er durch die fehlende objektive Selbsteinschätzung nicht erkennen, wie viel Mehrwert ihm der Steuerberater bringt und daher wird es in einem Großteil der Fälle immer auf Ausprobieren und Verwerfen hinauslaufen.

Übrigens: Obwohl ich eine Ausbildung in Sachen Buchhaltung hinter mir habe, war und ist das bei mir ebenso. Jeder muss seine eigenen Erfahrungen machen und Dinge ausprobieren, es gibt nur selten Existenzgründer, die auf den Rat und die negativen Erfahrungen anderer zurückgreifen, weil sie dadurch erkennen, dass sie Zeit und damit Geld sparen können, wenn sie eben diese bereits begangenen Fehler nicht noch einmal machen.