Welche Buchhaltungssoftware sollte ich einsetzen?

Wer nicht zu viel Zeit mit Buchhaltung verbringen will, engagiert entweder einen Steuerberater oder nutzt smarte Online-Lösungen wie eine Buchhaltungssoftware.

Wenn Sie Ihre Aufgabe als Unternehmer ernst nehmen, dann geht gar kein Weg an einer professionellen Buchhaltungssoftware vorbei. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Software hilft Ihnen enorm viel Zeit zu sparen und automatisiert bzw. verschlankt folgende Prozesse:

  • Rechnungen schreiben
  • Mahnwesen
  • Kundenaufträge verwalten
  • EÜR erstellen (für Freiberufler)
  • GuV und Bilanzen erstellen
  • Belegerfassung
  • Gehaltsabrechnung
  • Voranmeldung für Umsatzsteuer
  • Schnittstelle zum Finanzamt via Elster
  • weniger Papierkram

Das Ganze funktioniert meist mit einer Cloud Lösung. Das heißt, dass Sie noch nicht mal ein Programm herunterladen müssen. In wenigen Minuten melden Sie sich beim Anbieter an und nutzen eine cloudbasierte Lösung.

Aber welche Buchhaltungssoftware ist die richtige für mich und meine Anforderungen? Die Antwort darauf erhalten Sie in diesem Artikel.

Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware

Das Thema Buchhaltung kann sehr komplex sein. Je größer Ihr Unternehmen ist, umso mehr müssen Sie dabei beachten. Ab einem bestimmten Punkt stellen Sie vermutlich sogar jemanden dafür ein, der sich darum kümmert.

Abhängig von Ihrer Unternehmensgröße sind auch meist die Anforderungen an den Funktionsumfang einer Buchhaltungssoftware unterschiedlich. Ein Kleinunternehmer benötigt nur die Basis-Funktionen, wie Rechnungen schreiben usw. Wenn Sie jedoch Mitarbeiter haben, dann wäre es gut, wenn die Gehaltsabrechnung mit integriert ist sowie eine Finanzbuchhaltung. 

Auf eines können Sie sich verlassen: Die Hersteller der Buchhaltungssoftware wissen genau, welche Anforderungen Unternehmer an ein Buchhaltungsprogramm haben und welche Funktionen sie benötigen. Gleichzeitig können Sie sich bei renommierten Software-Anbietern auch auf Aktualität verlassen. 

Das heißt, die Buchhaltungssoftware entspricht immer den aktuellen gesetzlichen Anforderungen. Wenn neue Richtlinien herauskommen, dann müssen Sie sich nicht damit herumplagen, sondern diese werden automatisch in der Software aktualisiert.

1. Unternehmer arbeitet parallel mit Steuerberater zusammen

Eine Konstellation wäre, dass Sie als Selbstständiger einen Teil der Buchhaltung selbst übernehmen und einen Teil, beispielsweise den Jahresabschluss oder Optimierungspotenzial, an den Steuerberater auslagern. 

Dann muss die Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zum Steuerberater ermöglichen, was jedoch in der Regel der Fall ist. Außerdem sollten folgende Funktionen zur Verfügung stehen:

  • Rechnungen schreiben
  • Mahnungen schreiben
  • Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (USt VA) mittels Elster
  • Anlage von Debitoren, Kreditoren und Kostenstellen
  • Export der Daten zum Steuerberater
  • Monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA genannt)
  • Gewinnermittlung

Je nachdem, was Sie als Anwender noch bevorzugen, können Sie das individuelle Anforderungsprofil natürlich noch ergänzen.

2. Unternehmer erledigt die Buchführung komplett eigenständig

Erledigen Sie die Buchhaltung komplett selbstständig, dann sollten weitere Funktionen zur Verfügung stehen. Dies wiederum ist abhängig von der Größe, Branche und Rechtsform Ihres Unternehmens.

Das Programm sollte netzwerk-, mehruserfähig- und cloudfähig sein, dadurch können mehrere Personen gleichzeitig mit dem Buchhaltungsprogramm arbeiten. Die Verwaltung des Anlagevermögens mit Anlagenbuchhaltung, Buchung von Geschäftsvorfällen durch eigenen Buchungssätze und eine Verbindung zum Warenwirtschaftssystem muss das Programm ebenfalls ermöglichen. Für den Jahresabschluss muss der Unternehmer mit seinem Buchhaltungsprogramm eine zusammenfassende Meldung (ZM), eine EÜR bzw. GuV und Bilanz, die Umsatzsteuererklärung, und die Gewerbesteuererklärung erstellen können. Daran erkennt man ebenfalls, der Leistungsumfang steigt enorm, das sehr viele Vorkenntnisse beim Unternehmer vorhanden sein müssen. Das ist nichts mehr für Einsteiger oder Anfänger in Sachen Buchhaltung.

Hinweis

Eine Top-Buchhaltungssoftware bietet Ihnen alle Funktionen und Möglichkeiten, die Sie brauchen. Allerdings geht das dann auch mit entsprechenden Kosten einher. Im Normalfall arbeiten die Software-Anbieter mit verschiedenen Modulen. Je nachdem, was Sie benötigen, buchen Sie ein bestimmtes Paket. Dort sind dann die entsprechenden Funktionen für Sie freigeschaltet.

Als Kleinunternehmer oder Freiberufler ohne Angestellte benötigen Sie beispielsweise keine umfassende Buchhaltungssoftware mit der Möglichkeit auf Bilanzierung oder eigenen Buchungssätze bilden. In dem Fall können Sie auf ein preiswerteres Modell zurückgreifen.

Buchhaltungssoftware Vergleich mit Beispiel

Rechtsform, Aufgaben und Outsourcing an Steuerberater

Mit folgender Tabelle können Sie herausfinden, welche Aufgaben Ihre Buchhaltungssoftware für Sie übernehmen soll und welche Tätigkeiten an einen Steuerberater oder externen Dienstleister ausgelagert bzw. outgesourct werden sollen und können. Ein Beispiel:

Sie sind Einzelunternehmer, wir gehen die Tabelle für den Einzelunternehmer Schritt für Schritt von oben nach unten durch:

  1. Es besteht keine gesetzliche Pflicht, eine Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen, daher können Sie diese an einen Steuerberater auslagern, sofern Sie Mitarbeiter beschäftigen.
  2. Sofern Sie für mehrere Mitarbeiter einen Zugang zur Software benötigen, kommt die Multiuserfähigkeit für Sie infrage.
  3. Die Fakturierung, Rechnungsstellung und Mahnwesen ist eine unternehmerische Notwendigkeit für Ihr Unternehmen, Sie wird für gewöhnlich nicht an einen Steuerberater oder einen anderen Dienstleister abgegeben.
  4. Die Erstellung Ihres Jahresabschlusses ist eine gesetzliche Verpflichtung, hier ist einer Weitergabe an den Steuerberater möglich. Gleiches gilt für die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), sowie der Umsatzsteuervoranmeldung.
  5. Alle anderen Aufgaben in der Tabelle sind für den Einzelunternehmer optional, es besteht keine gesetzliche Verpflichtung und ein Outsourcing ist möglich.

Welche Buchhaltungssoftware brauche ich?
Meine Aufgabe / Was genau?KleinunternehmerEinzelunternehmerGbRGmbHFreiberuflerDas kann mein Steuerberater übernehmen!
       
Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen     ja
       
Multiuserfähig, cloud     nein
       
Fakturierung erstellen      
Rechnung, Angebote, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift     nein
Mahnwesen     nein
Bonitätscheck, Schufa Prüfung, Inkasso     ja
Serienrechnungen     nein
       
Geschäftsvorfälle selber buchen     ja
       
Anlagevermögen verwalten     ja
Anlagenverwaltung      
       
Anlagevermögen buchen     ja
Abschreibungen berechnen und buchen      
       
Jahresabschluss erstellen      
Steuererklärungen anfertigen      
Umsatzsteuererklärung (USt)     ja
Gewerbesteuererklärung (GewSt)     ja
Einkommenssteuererklärung (ESt)     ja
Körperschaftssteuererklärung (KSt)     ja
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)     ja
Bilanz     ja
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)     ja
Anlagevermögen     ja
       
Kasse erstellen     nein
       
Umsatzsteuervoranmeldung selber machen (UStVA + UStVZ)     ja
       
offene Posten Rechnung erstellen     ja
       
Planung, Budgetierung machen     ja
       
Reisekosten berechnen     nein
       
Zeiterfassung und Projektemanagement     nein
       
Produktverwaltung     nein
       
Adressverwaltung / CRM     nein
       
Warenwirtschaft, Lagerverwaltung     nein
       
Lokale PC Installation (keine Webbasierte Cloudlösung)     nein
       
Banking     nein
       
Datenweitergabe an Steuerberater     nein
       
Ich möchte Hilfe haben      
laufende Beratung, Steuerberater     ja
Coaching für Software     ja
NOTWENDIGKEIT Unternehmerische Notwendigkeit, kein Outsourcing möglich.
KANN Keine gesetzliche Pflicht, Outsourcing möglich.
MUSS Gesetzliche Pflicht, Outsourcing möglich.
NICHT ERFORDERLICH Keine untern. Notwendigkeit und keine gesetzl. Pflicht.

Unsere Empfehlungen

Ihr Status?Unsere Empfehlung:
Kleinunternehmer, Nebengewerbe, Kleingewerbesteuertipps
Freiberufler, Freelancermeintagwerk
Buchführungbuchhaltungsbutler
Buchhaltung, Fakturierung, Mahnwesen, Lohnabrechnunglexoffice
Buchhaltung und Warenwirtschaftsevdesk

Buchhaltungsprogramme sortiert nach Anbietern A-Z

Nun wissen Sie genau, welche Funktionen Sie z.B. als Einzelunternehmer von einem Buchhaltungsprogramm erwarten und welche Tätigkeiten Sie ggf. an einen Steuerberater abgeben können. Auf Basis dieser Einteilung können Sie nun geeignete Buchhaltungssoftware suchen und die notwendigen Funktionen und Preise vergleichen. Entsprechend verfahren Sie bei anderen Rechtsformen oder Unternehmensformen, um Ihre passende Buchführungssoftware zu finden.

  1. actindo
  2. Agenda Software
  3. Akademische Arbeitsgemeinschaft, steuertipps (offline)
  4. Buhl Data, Wiso (offline)
  5. buchhaltungsbutler.de
  6. Datev
  7. debitoor
  8. Kontolino
  9. Lexware (offline)
  10. lexoffice.de
  11. Mein Tagwerk
  12. Papierkram
  13. Reviso
  14. Sage
  15. Scopevisio
  16. sevdesk.de
  17. webfibu
  18. Zervant

Freeware Test: Kostenlose Buchhaltungssprogramme für Selbständige im Vergleich

Einige Gründer wollen sich die Kosten für eine Buchhaltungssoftware sparen und sind auf der Suche nach kostenlosen Buchhaltungsprogrammen. An sich ist es nicht verkehrt, Kosten zu sparen. Aber Buchhaltung und Rechnungswesen an sich kann schon recht komplex sein. Warum dann am falschen Ende sparen und sich mit einer Freeware Lösung herumplagen?

Eine kostenlose Buchhaltungssoftware eignet sich höchstens für Kleinunternehmer oder Freiberufler, die eine sehr übersichtliche Buchhaltung haben. Häufig bietet eine gratis Buchhaltungssoftware auch nicht die Möglichkeit, die Daten in eine Cloud zu verschieben. Man ist also an das Gerät gebunden. Zudem sind diese auch nicht unbedingt konform mit den Anforderungen, die das Finanzamt stellt.

Dennoch: Wenn Sie auf der Suche nach einer kostenfreien Lösung sind, erhalten Sie im Folgenden eine Übersicht von gratis Buchhaltungssoftware. Erwarten Sie aber keinen allzu großen Funktionsumfang!

Kostenlose Buchführungsprogramme (Freeware)
BuchführungsprogrammBetriebssystemSpracheHomepage des Herstellers
Aquamarin HaushaltsbuchWin 7, Vista, XP, 2000Deutschhttp://www.myfinancebook.org
BeCyBookKeeperWindows 7, Vista, XPDeutsch 
BureauWindows XP, Vista, 7, Mac OS X/PPC, Mac OS X/IntelDeutschhttp://www.bureauoffice.de
EasyCash&TaxWindows 98, 2000, XP, Server 2003, Server 2008, Vista, 7Deutschhttp://www.easyct.de
Express AccountsWindows XP, Vista, 7, 8Deutschhttp://www.nchsoftware.com
FakturamaWindows XP, Vista, 7, Java, Linux, Mac OS X/PPC, Mac OS X/IntelDeutschhttp://fakturama.info/
FibuExpress Freeware X3Windows 2000, XP, Server 2008, Vista, 7Deutschhttp://www.itexpress-software.com/
Finance ExplorerWindows 8, 7, Vista, XP, 2000Englischhttp://www.metalogicsw.com
GnuAccountingWindows XP, Vista, 7, 8, LinuxDeutsch, Englischhttp://www.gnuaccounting.de
GnuCashWin 7, 8, Vista, XPDeutsch, Englischhttp://www.gnucash.org
HuBH-BuchhaltungWindows 95, 98, ME, NT, 2000, XP, Server 2003, Server 2008, Vista, 7Deutschhttp://www.heinrich-huber.com
KontenmanagerWindows 98, 2000, XP, Server 2008, Vista, 7, Linux, Mac OS X/PPCDeutschhttps://www.kontenmanager.com
MMS KassenbuchWindows 7, XP, Win 2000Deutschhttp://www.mmsgmbh.de
MonexWin 7, 8, Vista, XPDeutschhttp://www.monex.si
MonKey Office BasisversionWindows 8, 7, Vista, Mac OS XDeutschhttp://www.monkey-office.de
MS-BuchhalterWin 7, 2000, Vista, XP, Win 8Deutschhttp://www.ms-buchhalter.de
NutcacheWindows XP, Vista, 7, 8, Linux, Mac OS X/PPC, Mac OS X/IntelDeutsch, Englischhttp://www.nutcache.com
Taxpool-Buchhalter MiniWin 7, 8, Vista, XPDeutschhttps://www.taxpool.net/
TZ-EasyBuch 3.0  StartWin 7, Vista, XP, Win 8Deutschhttp://www.tz-easybuch.de
Zero Buchhaltung FreewareWindows 98, ME, NT, 2000, XP, Server 2003, Server 2008, Vista, 7Deutschhttp://www.zero-buchhaltung.de

Abschließende Worte...

Die Basis einer jeden Buchführung ist die Rechnung. Daher sollten Sie unbedingt wissen, was zum Thema Rechnung schreiben zu beachten ist. Darüber hinaus sollten Sie die Antwort zu folgender Fragen lesen:

Mir ist vollkommen klar, dass ein Gründer sich bei dieser Entscheidung sehr schwertut, denn er kann sich nicht selbst objektiv einschätzen und kann daher auch nicht die Erfordernisse an eine vernünftige Buchhaltungssoftware einschätzen. Darüber hinaus kann er durch die fehlende objektive Selbsteinschätzung nicht erkennen, wie viel Mehrwert ihm der Steuerberater bringt und daher wird es in einem Großteil der Fälle immer auf Ausprobieren und Verwerfen hinauslaufen.

Übrigens: Obwohl ich eine Ausbildung in Sachen Buchhaltung hinter mir habe, war und ist das bei mir ebenso. Jeder muss seine eigenen Erfahrungen machen und Dinge ausprobieren.

Meine Checkliste

Torsten Montag

Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

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