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Wer nicht zu viel Zeit mit Buchhaltung verbringen will, engagiert entweder einen Steuerberater oder nutzt smarte Online-Lösungen wie eine Buchhaltungssoftware.
Wenn Sie Ihre Aufgabe als Unternehmer ernst nehmen, dann geht gar kein Weg an einer professionellen Buchhaltungssoftware vorbei. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Software hilft Ihnen enorm viel Zeit zu sparen und automatisiert bzw. verschlankt folgende Prozesse:
Das Ganze funktioniert meist mit einer Cloud Lösung. Das heißt, dass Sie noch nicht mal ein Programm herunterladen müssen. In wenigen Minuten melden Sie sich beim Anbieter an und nutzen eine cloudbasierte Lösung.
Aber welche Buchhaltungssoftware ist die richtige für mich und meine Anforderungen? Die Antwort darauf erhalten Sie in diesem Artikel.
Das Thema Buchhaltung kann sehr komplex sein. Je größer Ihr Unternehmen ist, umso mehr müssen Sie dabei beachten. Ab einem bestimmten Punkt stellen Sie vermutlich sogar jemanden dafür ein, der sich darum kümmert.
Abhängig von Ihrer Unternehmensgröße sind auch meist die Anforderungen an den Funktionsumfang einer Buchhaltungssoftware unterschiedlich. Ein Kleinunternehmer benötigt nur die Basis-Funktionen, wie Rechnungen schreiben usw. Wenn Sie jedoch Mitarbeiter haben, dann wäre es gut, wenn die Gehaltsabrechnung mit integriert ist sowie eine Finanzbuchhaltung.
Auf eines können Sie sich verlassen: Die Hersteller der Buchhaltungssoftware wissen genau, welche Anforderungen Unternehmer an ein Buchhaltungsprogramm haben und welche Funktionen sie benötigen. Gleichzeitig können Sie sich bei renommierten Software-Anbietern auch auf Aktualität verlassen.
Das heißt, die Buchhaltungssoftware entspricht immer den aktuellen gesetzlichen Anforderungen. Wenn neue Richtlinien herauskommen, dann müssen Sie sich nicht damit herumplagen, sondern diese werden automatisch in der Software aktualisiert.
Eine Konstellation wäre, dass Sie als Selbstständiger einen Teil der Buchhaltung selbst übernehmen und einen Teil, beispielsweise den Jahresabschluss oder Optimierungspotenzial, an den Steuerberater auslagern.
Dann muss die Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zum Steuerberater ermöglichen, was jedoch in der Regel der Fall ist. Außerdem sollten folgende Funktionen zur Verfügung stehen:
Je nachdem, was Sie als Anwender noch bevorzugen, können Sie das individuelle Anforderungsprofil natürlich noch ergänzen.
Erledigen Sie die Buchhaltung komplett selbstständig, dann sollten weitere Funktionen zur Verfügung stehen. Dies wiederum ist abhängig von der Größe, Branche und Rechtsform Ihres Unternehmens.
Das Programm sollte netzwerk-, mehruserfähig- und cloudfähig sein, dadurch können mehrere Personen gleichzeitig mit dem Buchhaltungsprogramm arbeiten. Die Verwaltung des Anlagevermögens mit Anlagenbuchhaltung, Buchung von Geschäftsvorfällen durch eigenen Buchungssätze und eine Verbindung zum Warenwirtschaftssystem muss das Programm ebenfalls ermöglichen. Für den Jahresabschluss muss der Unternehmer mit seinem Buchhaltungsprogramm eine zusammenfassende Meldung (ZM), eine EÜR bzw. GuV und Bilanz, die Umsatzsteuererklärung, und die Gewerbesteuererklärung erstellen können. Daran erkennt man ebenfalls, der Leistungsumfang steigt enorm, das sehr viele Vorkenntnisse beim Unternehmer vorhanden sein müssen. Das ist nichts mehr für Einsteiger oder Anfänger in Sachen Buchhaltung.
Eine Top-Buchhaltungssoftware bietet Ihnen alle Funktionen und Möglichkeiten, die Sie brauchen. Allerdings geht das dann auch mit entsprechenden Kosten einher. Im Normalfall arbeiten die Software-Anbieter mit verschiedenen Modulen. Je nachdem, was Sie benötigen, buchen Sie ein bestimmtes Paket. Dort sind dann die entsprechenden Funktionen für Sie freigeschaltet.
Als Kleinunternehmer oder Freiberufler ohne Angestellte benötigen Sie beispielsweise keine umfassende Buchhaltungssoftware mit der Möglichkeit auf Bilanzierung oder eigenen Buchungssätze bilden. In dem Fall können Sie auf ein preiswerteres Modell zurückgreifen.
Rechtsform, Aufgaben und Outsourcing an Steuerberater
Mit folgender Tabelle können Sie herausfinden, welche Aufgaben Ihre Buchhaltungssoftware für Sie übernehmen soll und welche Tätigkeiten an einen Steuerberater oder externen Dienstleister ausgelagert bzw. outgesourct werden sollen und können. Ein Beispiel:
Sie sind Einzelunternehmer, wir gehen die Tabelle für den Einzelunternehmer Schritt für Schritt von oben nach unten durch:
| Meine Aufgaben | Klein- unternehmer | Einzel- unternehmer | GbR | GmbH | Freiberufler | Das kann mein Steuerberater übernehmen! |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen | ja | |||||
| Multiuserfähig, cloud | nein | |||||
| Fakturierung erstellen | ||||||
| Rechnung, Angebote, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift | nein | |||||
| Mahnwesen | nein | |||||
| Bonitätscheck, Schufa Prüfung, Inkasso | ja | |||||
| Serienrechnungen | nein | |||||
| Geschäftsvorfälle selber buchen | ja | |||||
| Anlagevermögen verwalten | ja | |||||
| Anlagenverwaltung | ||||||
| Anlagevermögen buchen | ja | |||||
| Abschreibungen berechnen und buchen | ||||||
| Jahresabschluss erstellen | ||||||
| Steuererklärungen anfertigen | ||||||
| Umsatzsteuererklärung (USt) | ja | |||||
| Gewerbesteuererklärung (GewSt) | ja | |||||
| Einkommenssteuererklärung (ESt) | ja | |||||
| Körperschaftssteuererklärung (KSt) | ja | |||||
| Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) | ja | |||||
| Bilanz | ja | |||||
| Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) | ja | |||||
| Anlagevermögen | ja | |||||
| Kasse erstellen | nein | |||||
| Umsatzsteuer- voranmeldung selber machen (UStVA + UStVZ) | ja | |||||
| offene Posten Rechnung erstellen | ja | |||||
| Planung, Budgetierung machen | ja | |||||
| Reisekosten berechnen | nein | |||||
| Zeiterfassung und Projektemanagement | nein | |||||
| Produktverwaltung | nein | |||||
| Adressverwaltung / CRM | nein | |||||
| Warenwirtschaft, Lagerverwaltung | nein | |||||
| Lokale PC Installation (keine Webbasierte Cloudlösung) | nein | |||||
| Banking | nein | |||||
| Datenweitergabe an Steuerberater | nein | |||||
| Ich möchte Hilfe haben | ||||||
| laufende Beratung, Steuerberater | ja | |||||
| Coaching für Software | ja |
| NOTWENDIGKEIT | Unternehmerische Notwendigkeit, kein Outsourcing möglich. | |
| KANN | Keine gesetzliche Pflicht, Outsourcing möglich. | |
| MUSS | Gesetzliche Pflicht, Outsourcing möglich. | |
| NICHT ERFORDERLICH | Keine untern. Notwendigkeit und keine gesetzl. Pflicht. |
| Ihr Status? | Unsere Empfehlung: |
|---|---|
| Kleinunternehmer, Nebengewerbe, Kleingewerbe | steuertipps |
| Freiberufler, Freelancer | meintagwerk |
| Buchführung | buchhaltungsbutler |
| Buchhaltung, Fakturierung, Mahnwesen, Lohnabrechnung | lexoffice |
| Buchhaltung und Warenwirtschaft | sevdesk |
Nun wissen Sie genau, welche Funktionen Sie z.B. als Einzelunternehmer von einem Buchhaltungsprogramm erwarten und welche Tätigkeiten Sie ggf. an einen Steuerberater abgeben können. Auf Basis dieser Einteilung können Sie nun geeignete Buchhaltungssoftware suchen und die notwendigen Funktionen und Preise vergleichen. Entsprechend verfahren Sie bei anderen Rechtsformen oder Unternehmensformen, um Ihre passende Buchführungssoftware zu finden.
Die Basis einer jeden Buchführung ist die Rechnung. Daher sollten Sie unbedingt wissen, was zum Thema Rechnung schreiben zu beachten ist. Darüber hinaus sollten Sie die Antwort zu folgender Fragen lesen:
Mir ist vollkommen klar, dass ein Gründer sich bei dieser Entscheidung sehr schwertut, denn er kann sich nicht selbst objektiv einschätzen und kann daher auch nicht die Erfordernisse an eine vernünftige Buchhaltungssoftware einschätzen. Darüber hinaus kann er durch die fehlende objektive Selbsteinschätzung nicht erkennen, wie viel Mehrwert ihm der Steuerberater bringt und daher wird es in einem Großteil der Fälle immer auf Ausprobieren und Verwerfen hinauslaufen.
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
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