Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware
Das Thema Buchhaltung kann sehr komplex sein. Je größer Ihr Unternehmen ist, umso mehr müssen Sie dabei beachten. Ab einem bestimmten Punkt stellen Sie vermutlich sogar jemanden dafür ein, der sich darum kümmert.
Abhängig von Ihrer Unternehmensgröße sind auch meist die Anforderungen an den Funktionsumfang einer Buchhaltungssoftware unterschiedlich. Ein Kleinunternehmer benötigt nur die Basis-Funktionen, wie Rechnungen schreiben usw. Wenn Sie jedoch Mitarbeiter haben, dann wäre es gut, wenn die Gehaltsabrechnung mit integriert ist sowie eine Finanzbuchhaltung.
Auf eines können Sie sich verlassen: Die Hersteller der Buchhaltungssoftware wissen genau, welche Anforderungen Unternehmer an ein Buchhaltungsprogramm haben und welche Funktionen sie benötigen. Gleichzeitig können Sie sich bei renommierten Software-Anbietern auch auf Aktualität verlassen.
Das heißt, die Buchhaltungssoftware entspricht immer den aktuellen gesetzlichen Anforderungen. Wenn neue Richtlinien herauskommen, dann müssen Sie sich nicht damit herumplagen, sondern diese werden automatisch in der Software aktualisiert.
1. Unternehmer arbeitet parallel mit Steuerberater zusammen
Eine Konstellation wäre, dass Sie als Selbstständiger einen Teil der Buchhaltung selbst übernehmen und einen Teil, beispielsweise den Jahresabschluss oder Optimierungspotenzial, an den Steuerberater auslagern.
Dann muss die Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zum Steuerberater ermöglichen, was jedoch in der Regel der Fall ist. Außerdem sollten folgende Funktionen zur Verfügung stehen:
Je nachdem, was Sie als Anwender noch bevorzugen, können Sie das individuelle Anforderungsprofil natürlich noch ergänzen.
2. Unternehmer erledigt die Buchführung komplett eigenständig
Erledigen Sie die Buchhaltung komplett selbstständig, dann sollten weitere Funktionen zur Verfügung stehen. Dies wiederum ist abhängig von der Größe, Branche und Rechtsform Ihres Unternehmens.
Das Programm sollte netzwerk-, mehruserfähig- und cloudfähig sein, dadurch können mehrere Personen gleichzeitig mit dem Buchhaltungsprogramm arbeiten. Die Verwaltung des Anlagevermögens mit Anlagenbuchhaltung, Buchung von Geschäftsvorfällen durch eigenen Buchungssätze und eine Verbindung zum Warenwirtschaftssystem muss das Programm ebenfalls ermöglichen. Für den Jahresabschluss muss der Unternehmer mit seinem Buchhaltungsprogramm eine zusammenfassende Meldung (ZM), eine EÜR bzw. GuV und Bilanz, die Umsatzsteuererklärung, und die Gewerbesteuererklärung erstellen können. Daran erkennt man ebenfalls, der Leistungsumfang steigt enorm, das sehr viele Vorkenntnisse beim Unternehmer vorhanden sein müssen. Das ist nichts mehr für Einsteiger oder Anfänger in Sachen Buchhaltung.
Hinweis
Eine Top-Buchhaltungssoftware bietet Ihnen alle Funktionen und Möglichkeiten, die Sie brauchen. Allerdings geht das dann auch mit entsprechenden Kosten einher. Im Normalfall arbeiten die Software-Anbieter mit verschiedenen Modulen. Je nachdem, was Sie benötigen, buchen Sie ein bestimmtes Paket. Dort sind dann die entsprechenden Funktionen für Sie freigeschaltet.
Als Kleinunternehmer oder Freiberufler ohne Angestellte benötigen Sie beispielsweise keine umfassende Buchhaltungssoftware mit der Möglichkeit auf Bilanzierung oder eigenen Buchungssätze bilden. In dem Fall können Sie auf ein preiswerteres Modell zurückgreifen.
Buchhaltungssoftware Vergleich mit Beispiel
Rechtsform, Aufgaben und Outsourcing an Steuerberater
Mit folgender Tabelle können Sie herausfinden, welche Aufgaben Ihre Buchhaltungssoftware für Sie übernehmen soll und welche Tätigkeiten an einen Steuerberater oder externen Dienstleister ausgelagert bzw. outgesourct werden sollen und können. Ein Beispiel:
Sie sind Einzelunternehmer, wir gehen die Tabelle für den Einzelunternehmer Schritt für Schritt von oben nach unten durch:
- Es besteht keine gesetzliche Pflicht, eine Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen, daher können Sie diese an einen Steuerberater auslagern, sofern Sie Mitarbeiter beschäftigen.
- Sofern Sie für mehrere Mitarbeiter einen Zugang zur Software benötigen, kommt die Multiuserfähigkeit für Sie infrage.
- Die Fakturierung, Rechnungsstellung und Mahnwesen ist eine unternehmerische Notwendigkeit für Ihr Unternehmen, Sie wird für gewöhnlich nicht an einen Steuerberater oder einen anderen Dienstleister abgegeben.
- Die Erstellung Ihres Jahresabschlusses ist eine gesetzliche Verpflichtung, hier ist einer Weitergabe an den Steuerberater möglich. Gleiches gilt für die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), sowie der Umsatzsteuervoranmeldung.
- Alle anderen Aufgaben in der Tabelle sind für den Einzelunternehmer optional, es besteht keine gesetzliche Verpflichtung und ein Outsourcing ist möglich.
Buchhaltungsprogramme sortiert nach Anbietern A-Z
Nun wissen Sie genau, welche Funktionen Sie z.B. als Einzelunternehmer von einem Buchhaltungsprogramm erwarten und welche Tätigkeiten Sie ggf. an einen Steuerberater abgeben können. Auf Basis dieser Einteilung können Sie nun geeignete Buchhaltungssoftware suchen und die notwendigen Funktionen und Preise vergleichen. Entsprechend verfahren Sie bei anderen Rechtsformen oder Unternehmensformen, um Ihre passende Buchführungssoftware zu finden.
- actindo
- Agenda Software
- Akademische Arbeitsgemeinschaft, steuertipps (offline)
- Buhl Data, Wiso (offline)
- buchhaltungsbutler.de
- Datev
- debitoor
- Kontolino
- Lexware (offline)
- lexoffice.de
- Mein Tagwerk
- Papierkram
- Reviso
- Sage
- Scopevisio
- sevdesk.de
- webfibu
- Zervant
Was muss ich jetzt tun?
Die Basis einer jeden Buchführung ist die Rechnung. Daher sollten Sie unbedingt wissen, was zum Thema Rechnung schreiben zu beachten ist. Darüber hinaus sollten Sie die Antwort zu folgender Fragen lesen:
Mir ist vollkommen klar, dass ein Gründer sich bei dieser Entscheidung sehr schwertut, denn er kann sich nicht selbst objektiv einschätzen und kann daher auch nicht die Erfordernisse an eine vernünftige Buchhaltungssoftware einschätzen. Darüber hinaus kann er durch die fehlende objektive Selbsteinschätzung nicht erkennen, wie viel Mehrwert ihm der Steuerberater bringt und daher wird es in einem Großteil der Fälle immer auf Ausprobieren und Verwerfen hinauslaufen.
- Bevor Sie eine konkrete Software dauerhaft einsetzen, nutzen Sie die Testversionen obiger Anbieter und probieren Sie einfach mal aus!
- Sehen Sie sich meine youtube Tests zu einigen Anbietern an, bevor Sie was kaufen!
- Fragen Sie mich direkt, ich helfe Ihnen bei der Auswahl des richtigen Anbieters!
