Welche Buchhaltungssoftware sollte ich einsetzen?

Das Thema Buchhaltung kann sehr komplex sein. Je größer Ihr Unternehmen ist, umso mehr müssen Sie dabei beachten. Ab einem bestimmten Punkt stellen Sie vermutlich sogar jemanden dafür ein, der sich darum kümmert.

Abhängig von Ihrer Unternehmensgröße sind auch meist die Anforderungen an den Funktionsumfang einer Buchhaltungssoftware unterschiedlich. Ein Kleinunternehmer benötigt nur die Basis-Funktionen, wie Rechnungen schreiben usw. Wenn Sie jedoch Mitarbeiter haben, dann wäre es gut, wenn die Gehaltsabrechnung mit integriert ist sowie eine Finanzbuchhaltung. 

Auf eines können Sie sich verlassen: Die Hersteller der Buchhaltungssoftware wissen genau, welche Anforderungen Unternehmer an ein Buchhaltungsprogramm haben und welche Funktionen sie benötigen. Gleichzeitig können Sie sich bei renommierten Software-Anbietern auch auf Aktualität verlassen. 

Das heißt, die Buchhaltungssoftware entspricht immer den aktuellen gesetzlichen Anforderungen. Wenn neue Richtlinien herauskommen, dann müssen Sie sich nicht damit herumplagen, sondern diese werden automatisch in der Software aktualisiert.

Eine Konstellation wäre, dass Sie als Selbstständiger einen Teil der Buchhaltung selbst übernehmen und einen Teil, beispielsweise den Jahresabschluss oder Optimierungspotenzial, an den Steuerberater auslagern. 

Dann muss die Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zum Steuerberater ermöglichen, was jedoch in der Regel der Fall ist. Außerdem sollten folgende Funktionen zur Verfügung stehen:

• Rechnungen schreiben
• Mahnungen schreiben
• Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (USt VA) mittels Elster
• Anlage von Debitoren, Kreditoren und Kostenstellen
• Export der Daten zum Steuerberater
• Monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA genannt)
• Gewinnermittlung

Je nachdem, was Sie als Anwender noch bevorzugen, können Sie das individuelle Anforderungsprofil natürlich noch ergänzen.

Erledigen Sie die Buchhaltung komplett selbstständig, dann sollten weitere Funktionen zur Verfügung stehen. Dies wiederum ist abhängig von der Größe, Branche und Rechtsform Ihres Unternehmens.

Das Programm sollte netzwerk-, mehruserfähig- und cloudfähig sein, dadurch können mehrere Personen gleichzeitig mit dem Buchhaltungsprogramm arbeiten. Die Verwaltung des Anlagevermögens mit Anlagenbuchhaltung, Buchung von Geschäftsvorfällen durch eigenen Buchungssätze und eine Verbindung zum Warenwirtschaftssystem muss das Programm ebenfalls ermöglichen. Für den Jahresabschluss muss der Unternehmer mit seinem Buchhaltungsprogramm eine zusammenfassende Meldung (ZM), eine EÜR bzw. GuV und Bilanz, die Umsatzsteuererklärung, und die Gewerbesteuererklärung erstellen können. Daran erkennt man ebenfalls, der Leistungsumfang steigt enorm, das sehr viele Vorkenntnisse beim Unternehmer vorhanden sein müssen. Das ist nichts mehr für Einsteiger oder Anfänger in Sachen Buchhaltung.

Einige Gründer wollen sich die Kosten für eine Buchhaltungssoftware sparen und sind auf der Suche nach kostenlosen Buchhaltungsprogrammen. An sich ist es nicht verkehrt, Kosten zu sparen. Aber Buchhaltung und Rechnungswesen an sich kann schon recht komplex sein. Warum dann am falschen Ende sparen und sich mit einer Freeware Lösung herumplagen?

Eine kostenlose Buchhaltungssoftware eignet sich höchstens für Kleinunternehmer oder Freiberufler, die eine sehr übersichtliche Buchhaltung haben. Häufig bietet eine gratis Buchhaltungssoftware auch nicht die Möglichkeit, die Daten in eine Cloud zu verschieben. Man ist also an das Gerät gebunden. Zudem sind diese auch nicht unbedingt konform mit den Anforderungen, die das Finanzamt stellt.

Dennoch: Wenn Sie auf der Suche nach einer kostenfreien Lösung sind, erhalten Sie im Folgenden eine Übersicht von gratis Buchhaltungssoftware. Erwarten Sie aber keinen allzu großen Funktionsumfang!