Mit welcher Software kann man seine Kassenbuchführung am besten erledigen?

Ein Kassenbuch handschriftlich zu führen, ist zeitaufwändig und fehlerbehaftet, dieses Klischee stimmt schon längst nicht mehr. Mit professioneller Kassenbuch Software werden Sie sich Monat für Monat auf das Schreiben Ihrer Kasse freuen, denn das geht quasi von allein, wenn man die richtige Software nutzt.

Wenn Sie immer noch Angst vor den Zahlendrehern, dem Belege sortieren und den falsch summierten Zeilen im Kassenbuch haben, kann ich Sie beruhigen, es sei denn Sie schrieben Ihre Kasse mit Excel oder veralteten Programmen. Profitieren Sie lieber von vielen Vorteilen der Software der neusten Generation aus dem Hause lexoffice, denn so einfach geht´s:

  1. Datum auswählen
  2. Betrag eintragen
  3. Stichwort erfassen
  4. Steuersatz wählen
  5. Notiz dazu und eintragen

Auf dieser Seite erfahren Sie alles, was es zum Thema Kassenbuch Saftware wissen müssen. Ich werde Ihnen die Frage beantworten, die mir am häufigsten als Berater und Gründungscoach gestellt wird: Welche Software kann ich aus eigener Erfahrung zum Führen der Kasse empfehlen?

Vergleichstest Kassenbuch Software

 lexofficeLexwareWISO
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AnbieterlexofficeLexwareBuhl Data
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Welche Anbieter für Kassensoftware gibt es noch?

  • OrgaMAX
  • Softwarenetz
  • monkey office
  • Easycashbook
  • sevdesk

Oft gestellte Fragen zur Kassenbuchsoftware:

Was tun bei negativem Kassensaldo?

Viele Programme lassen einen negativen Kassensaldo zu. Einige warnen vorher und tragen die Buchung trotzdem in die Kasse ein. Das ist unserer Meinung nach nicht in Ordnung. Warum? Wenn kein Bargeld in der Kasse liegt, kann auch keines ausgegeben werden. Anders ausgedrückt: Wie kann weniger als nichts in Ihrer Barkasse sein?

Wo liegt der Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht?

Zur ordentlichen Kassenbuchführung muss eine Kasse geführt werden. Nun sprechen einige Unternehmer von einem Kassenblatt, andere wiederum von einem Kassenbericht. Lesen Sie in meinem Artikel zum Kassenbuch führen erläutern wir den Unterschied zwischen Kassenbericht und Kassenblatt ausführlich.

Was kostet eine Online Kassenbuchsoftware etwa?

  • Monats-Abo: 7 bis 20,- € pro Monat (Onlinesoftware)
  • Jahres-Abo: 70 bis 90,-€ pro Jahr (Onlinesoftware)
  • einmalige Anschaffung: zwischen 100 und 300 € (PC Programm zur lokalen Installation)
  • Freeware: kostenlos; wird aber häufig nicht vom Finanzamt akzeptiert
  • Renommierte Unternehmen bieten meist komplette Buchhaltung online an, Beispiel:
    • lexoffice: 365 Tage gratis testen, Mitgliedschaft endet automatisch
    • danach mtl. 16,90 € jederzeit kündbar,
    • inkl. Kassenbuchsoftware, Lohnabrechnung, Rechnung schreiben und Mahnwesen, EÜR uvam.

Wir haben uns bei den Kosten der Kassenbuch Software (Monats- und Jahresabo) nur an renommierten Online Anbietern orientiert, die Sie bedenkenlos nutzen können und welche auch vom Finanzamt anerkannt werden. Prüfen Sie jedoch vor den Kosten die Funktionen der Kassenbuchsoftware! Was kann die Software, wird sie Ihren Anforderungen in der Firma gerecht?

Elektronisches oder digitales Kassenbuch?

Bei einem digitalen Kassenbuch können Sie alles online erledigen. Ein Download einer Software ist nicht erforderlich, sondern Sie loggen sich bequem im Browser oder, sofern vorhanden, über die Kassenbuch App in Ihren Account ein. Dort machen Sie dann alle erforderlichen Angaben. Das Online Kassenbuch aktualisiert sich in Echtzeit. Die gesamte Kassenbuchführung wird dabei in der Cloud gespeichert.

Welche Kassenbuchsoftware wird vom Finanzamt anerkannt?

Grundsätzlich sind Kassenbücher, die Sie über eine aktuelle Buchhaltungssoftware führen, beim Finanzamt anerkannt. Wichtig ist dabei natürlich, dass die Buchhaltungssoftware auch den aktuellen Vorgaben der GoBD entspricht. Renommierte Anbieter wie Lexoffice bieten Ihnen selbstverständlich eine Software, die vom Finanzamt anerkannt wird. Lesen Sie dazu jetzt den lexoffice Testbericht!

Welche Funktionen und Auswertungen sollte eine Kassenbuch Software haben?

  1. Ihre Kassenbuchsoftware muss rechtssicher sein, das heißt den GoBD Anforderungen entsprechen.
  2. Einfaches und übersichtliches Handling für den Benutzer bieten.
  3. Die Kassensoftware muss Fehlerquellen erkennen (negativer Kassenbestand usw.).
  4. Es sollten Schnittstellen zum Steuerberater und zum Finanzamt (bei einer Steuerprüfung wichtig) vorhanden sein.
  5. Eventuell Schnittstellen zur Warenwirtschaft und zu Buchführungssoftware.
  6. Belegerfassung mit Texterkennung als Lösung zur Digitalisierung der Belege.
  7. Standardfunktionen wie:
    1. Buchungslisten erstellen (Als Tabelle druckbar)
    2. Kassenbewegungen anzeigen,
    3. Buchungstexte ändern,
    4. Belegnummern verwalten,
    5. Korrekturbuchungen gesetzeskonform abwickeln,
    6. Kontierung auf Standardkontenrahmen (DATEV) sollte möglich sein.
    7. Schnittstelle zu Ihrem Rechnungsprogramm (siehe Auftragsverwaltung)
    8. Übersichtliche Erfassung der Bareinnahmen in einer Schnellerfassung.
  8. Kassenbuch App, um von unterwegs aus private von geschäftlichen Buchungen sofort zu trennen.
  9. Ordnungsgemäße Datensicherung und revisionssichere Speicherung der Dokumente.
  10. Optional: auch Offline-Variante, falls kein Internet vorhanden ist; Synchronisierung erfolgt dann später.

Gibt es spezielle Kassenbuch Software für Kleinunternehmer oder Kleingewerbe?

Nur Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, müssen ein Kassenbuch führen. Kleinunternehmer gehören zwar nicht dazu. Dennoch sind auch Kleinunternehmer verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre Kasse zu führen. Daher kann es sinnvoll, eine Kassenbuch Software zu nutzen. Diese wiederum muss, wenn sie vom Finanzamt anerkannt und rechtssicher sein soll, den GoBD entsprechen. 

Deswegen gibt es keinen technischen Unterschied zwischen einer Kassenbuch Software für Kleinunternehmer und Kaufleuten. Der einzige Unterschied wird sein, dass bei Ihnen als Kleinunternehmer möglicherweise einige Felder leer bleiben, da Sie gewisse Buchungen einfach nicht haben.

Vor- & Nachteile elektronischer Kassenbücher

Vorteile

  • Keine Software-Updates notwendig
  • Kein Download erforderlich
  • Gesetzliche Änderungen werden automatisch vom Anbieter angepasst
  • Zugriff auf das Online Kassenbuch von über all aus, auch per App
  • Archivierung und Zugriff auf die Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
  • In der Regel Schnittstellen zu anderen Bereichen der Buchhaltung vorhanden
  • Häufig monatliche Zahlweise mit kurzer Kündigungsfrist

Nachteile

  • Erfordert Internetverbindung (ggf. gibt es aber auch eine Offline-Lösung)
  • Daten liegen in der Cloud und möglicherweise im außereuropäischen Ausland
  • Kostet eine monatliche oder jährliche Gebühr

Gibts auch eine Kassenbuch Software kostenlos?

Ja, es gibt auch kostenlose Kassenbuch Softwares. Empfehlen können wir diese aber nur dann, wenn Sie nicht verpflichtet sind ein Kassenbuch zu führen, und dies nur für den schnellen Überblick Ihrer Finanzen benötigen. Der Hintergrund ist der, dass Kassenbuch Software, die Sie kostenlos oder in einer Freeware Version erhalten, in der Regel nicht den Ansprüchen des Finanzamts entsprechen. Prüfen Sie lieber vor den Kosten die Funktionen der Kassenbuchsoftware! Was kann die Software, wird sie Ihren Anforderungen in der Firma gerecht? Sparen Sie nicht an der falschen Stelle!

Nichts wäre tragischer, sich auf die Rechtssicherheit zu verlassen und bei der nächsten Betriebsprüfung feststellen zu müssen, dass der Steuerprüfer das Kassenbuch nicht anerkennt und verwirft, Ihnen vielleicht sogar Steuerhinterziehung vorwirft. In dem Fall wird er Ihre Einnahmen und Ausgaben schätzen müssen - mit Sicherheit nicht zu Ihren Gunsten.

Praxistipp

Wenn Sie verpflichtet sind, ein Kassenbuch zu führen oder es einfach deutlich praktikabler für Sie ist eines zu führen, dann greifen Sie auf einen seriösen und renommierten Anbieter wie lexoffice in Sachen Buchhaltungssoftware zurück. In dieser Buchführungssoftware ist die Kassensoftware bereits enthalten. Wenn Sie trotzdem Bedenken haben, keine Angst: lexoffice können Sie jederzeit kündigen. Sehen Sie selbst: Die enorme Zeitersparnis nutzen Sie besser für Ihr Unternehmen oder Ihre Freizeit.

Kann ich auch ein Kassenbuch in Excel führen?

Ein Kassenbuch in Excel wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Der Grund liegt auf der Hand: Sie können Änderungen jederzeit durchführen, ohne dass diese nachträglich ersichtlich sind. Nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) müssen Änderungen jedoch immer ersichtlich sein und dürfen nachträglich nicht rückgängig gemacht werden können. Genau das ist mit Excel nicht gewährleistet. Sie könnten sich allerdings ein Kassenbuch als Excel Vorlagen bei uns im Gründerlexikon herunterladen oder selbst erstellen und diese dann ausdrucken. In diese Kassen Muster können Sie dann handschriftlich Ihre Kasseneintragungen vornehmen. Wenn Sie jedoch Zeit sparen, ohne Fehler arbeiten und das ganze ohne Buchführungswissen, sollten Sie einfach lexoffice nutzen, machen wir auch ;-)

Kassenbuch Anbieter wechseln: So gehen Sie vor

  1. Bringen Sie Ihr Kassenbuch online beim bisherigen Anbieter auf den aktuellen Stand.
  2. Alle Daten des bisherigen Anbieters sichern, das heißt exportieren und auf Ihrem Rechner lokal speichern und/oder online in Google Drive, Dropbox etc.
  3. Mittels einer Schnittstelle können Sie diese Daten nun bei Ihrem neuen Anbieter importieren.
  4. Meist ist der Vorgang recht simpel und es gibt eine Online Anleitung dafür.
  5. Bei Problemen kontaktieren Sie zunächst den neuen Anbieter.

Tipp: Um auf Nummer sicher zu gehen, nutzen Sie vielleicht ein oder zwei Wochen vor Vertragsende des bisherigen Anbieters bereits den neuen Anbieter. So können Sie bei Bedarf die Geschäftsvorfälle nochmals über eine Schnittstelle exportieren.

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Fazit und Ergebnis des Vergleichstests

Es gibt komplexe Buchführungsprogramme, wo die Kassenbuchsoftware integriert ist. Es werden aber auch eigenständige Programme angeboten, die nur Kassenführung oder Kassenbestandsermittlung anbieten. Was Sie als Unternehmer benötigen, um einen regelmäßigen Kassensturz durchzuführen, bleibt Ihnen überlassen. Sie sollten zunächst vorab klären, ob Sie nur die Handkasse elektronisch führen möchten oder ob Sie etwa gesetzlich zum Kassenbuch führen verpflichtet sind. Soll darüber hinaus noch das PayPal Konto oder eine Kreditkarte komfortabel erfasst werden, dann geht unser Rat eher zu einem kostenpflichtigen Programm. Positiv an den kostenpflichtigen Programmen ist, dass der Unternehmer sehr oft gratis Testzeiträume nutzen kann, um der Software auf den Zahn zu fühlen.

Eine Kassenbuchsoftware muss den Ansprüchen der GoBD erfüllen, erst dann sind alle Buchungen rechtssicher und genügen den Ansprüchen des Finanzamts. Um gesetzliche Aufbewahrungsfristen brauchen Sie sich nicht zu kümmern, das macht der Anbieter für Sie. Sollte es rechtliche Änderungen in der Buchhaltung geben, so werden diese ebenfalls automatisch vom Anbieter in die Software integriert. In den meisten Fällen können Sie auch eine Kassenbuch App nutzen. Sind Sie beispielsweise mit dem Auto unterwegs und haben eine Tankquittung, so können Sie diese mit der App gleich hochladen. Haben Sie dort zusätzlich einen Kaffee für sich privat gekauft? Kein Problem, geben Sie das in der Kassenbuch App an und die Buchungen und Belege werden automatisiert für Sie erstellt und archiviert. Alle Unternehmer, die mehr als ein paar Einnahmen und Ausgaben und den Kassenbestand ermitteln wollen, also mehrere dutzend Geschäftsvorfälle (anderes Wort für Kassenbewegungen) im Monat haben, sollten auf eine Buchhaltungssoftware mit Kassenbuchprogramm nicht verzichten.

Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich werde Ihnen durch meine Artikel den richtigen Weg als Unternehmer zeigen. Sollten Sie Fragen haben, kommen Sie gern in die Gründerlexikon Facebook Gruppe - dort erhalten Sie unbürokratische Hilfe.

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