Darf ich geschriebene Rechnungen später ändern?

Eine Änderung einer Rechnung darf laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) und wegen des Dokumentencharakters der Rechnung nur insoweit erfolgen, wie mit der Änderung eine Berichtigung falscher Angaben oder eine Ergänzung fehlender Angaben verbunden ist.

Erlaubt wäre also zum Beispiel die Korrektur einer falsch angegebenen Lieferadresse oder Rechnungsadresse, die Korrektur der Bankverbindungen sowie die Ergänzung eines versehentlich vergessenen Lieferzeitpunktes. Der Begriff der "Änderung" ist hier also als Berichtigung bzw. Ergänzung zu verstehen.

Nur und ausschließlich, wenn eine dieser notwendigen Angaben falsch ist oder ganz fehlen sollte, darf die Rechnung berichtigt werden.

Beispiel 1: Falsche Anschrift

Nach getaner Arbeit senden Sie wie gewohnt eine Rechnung per Post an Ihren Kunden. Diese wird jedoch nicht bezahlt. Nach telefonischer Nachfrage stellt sich heraus, dass Ihr Kunde umgezogen ist und die Rechnung nie erhalten hat. Ihr Kunde bittet Sie, eine "neue" Rechnung auszustellen.

Bei nochmaligem Blick auf die Angaben in der Rechnung stellt sich zudem heraus, dass die ursprüngliche Rechnung auf den 30. Februar 2021 ausgestellt wurde. Gemeint war aber der 30. März, denn den 30. Februar gibt es ja gar nicht. Selbstverständlich dürfen Sie in diesem Fall die Kundenadresse sowie das offensichtlich falsche Rechnungsdatum richtig stellen und dem Kunden oder Rechnungsempfänger eine korrigierte Rechnung ausstellen.

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Beispiel 2: Überschreitung der Umsatzgrenze bei Kleinunternehmen

Solange ein Kleinunternehmer im laufenden Jahr unter 50.000 EUR Umsatz erzielt hat, braucht er die Angabe der Umsatzsteuer in seinen Rechnungen nicht zu berücksichtigen. Die 50.000-EUR-Grenze ist eine absolute Grenze ohne Toleranz. Überschreitet der Kleinunternehmer also die 50.000-EUR-Grenze im laufenden Geschäftsjahr, muss er aus den Rechnungsbeträgen die jeweils geltende Umsatzsteuer berechnen und an das Finanzamt abführen.

Hierzu muss er den Leistungsempfängern neue Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellen. Der (Noch-)Kleinunternehmer wäre zudem gut beraten, ab dem nächsten Kalenderjahr für den voraussichtlichen Umsatz von mehr als 50.000 EUR die Umsatzsteuer auszuweisen (und natürlich an das Finanzamt abzuführen). Zudem sollte er das bei seinen Finanzen bzw. seiner Buchhaltung berücksichtigen, da er ansonsten Probleme in seinem Unternehmen Liquidität bekommen kann.

Die wichtigsten Fragen und Antworten zur Rechnungsänderung

Warum sind korrekte Rechnungen so wichtig?

Der Gesetzgeber macht gesetzliche Vorgaben, wie eine Rechnung auszustellen ist. Dazu gehören auch die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Wenn beispielsweise eine dieser Angaben fehlt oder falsch ist, kann es sein, dass das Finanzamt die Rechnung nicht akzeptiert. Das wäre zum Beispiel dann dramatisch, wenn man zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Deshalb haben die Kunden ein Recht auf eine ordentlich ausgestellte und fehlerfreie Rechnung.

Aber keine Sorge: Wenn der Sinne der Rechnung weiterhin erkennbar ist, muss die Rechnung nicht bei jedem kleinsten Fehler korrigiert werden. Dazu zählen zum Beispiel simple Rechtschreibfehler. Die Vorsteuer können Geschäftskunden trotzdem geltend machen.

  • korrekte Rechnungen sind wichtig für den Vorsteuerabzug
  • bei falscher Anschrift könnte das Finanzamt die Rechnung nicht annehmen
  • bei offensichtlichen und kleinen Fehlern muss der Rechnungssteller die Rechnung nicht korrigieren

Wann darf eine Rechnung geändert werden?

Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) sieht vor, dass Rechnungen nur dann geändert werden dürfen, wenn dies zwingend notwendig ist. Mit der Änderung muss also eine Korrektur oder Vervollständigung der gesetzlichen Pflichtangaben einhergehen. Wenn das Rechnungsdatum fehlt oder falsch ist, darf die Rechnung geändert werden. Der Preis hingegen darf nachträglich nicht einfach angepasst werden.

Wenn der Preis natürlich fehlerhaft war, dann darf er geändert werden. Allerdings sollte der Unternehmer das auch im Zweifel gegenüber dem Finanzamt begründen können. Das ist besonders dann wichtig, wenn ein Vorsteuerabzug für den Rechnungsempfänger möglich ist.

Wer darf Rechnungen ändern?

Damit das Finanzamt die Rechnungskorrektur akzeptiert, darf diese grundsätzlich nur durch den Leistungserbringer erfolgen, also dem Rechnungsaussteller. Der Empfänger darf die Rechnung auch dann nicht ändern, wenn der Aussteller dem zustimmen würde. Selbst wenn die Rechnung fehlerhaft ist, darf der Leistungsempfänger oder Rechnungsempfänger niemals eine Rechnung nachträglich ändern.

Diese Angaben gehören in eine Rechnung

Welche Pflichtangaben in eine Rechnung gehören, haben wir im Abschnitt "Rechnungen richtig schreiben" behandelt.

Wie kann ich eine Rechnung ändern?

Option 1: Rechnung wurde noch nicht bezahlt

Falls die Rechnung noch nicht bezahlt und verbucht wurde, muss keine Rechnungskorrektur geschrieben werden. Es reicht eine neue Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer auszustellen. Alternativ kann ein sogenanntes Berichtigungsdokument ausgestellt werden. Mit diesem Dokument wird der Empfänger über die fehlenden oder geänderten Angaben informiert.

Der Kunde muss sowohl die Originalrechnung, als auch das dazugehörige Berichtigungsdokument ablegen. Letzteres muss auf die Rechnung verweisen, am besten, indem die Rechnungsnummer genannt wird. Außerdem sollte es den Namen und die Adresse des Leistungserbringers enthalten und natürlich die Berichtigung des Fehlers.

  • keine Rechnungskorrektur
  • Unternehmen stellt neue Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer aus
  • Rechnungsempfänger legt jedoch beide Rechnungen ab (die fehlerhafte und die korrigierte)

Option 2: Rechnung wurde bereits bezahlt

Ist die Rechnung bereits verbucht, muss eine sogenannte Rechnungskorrektur erfolgen, weil die Rechnung nicht mehr nachträglich geändert werden darf. Durch die Rechnungskorrektur mit negativem Rechnungsbetrag wird die Rechnung storniert. Dabei ist zu beachten, dass für Rechnungskorrekturen die gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG genauso gelten wie für Rechnungen.

Zusätzlich muss die Rechnungskorrektur die ursprüngliche Rechnungsnummer sowie das Datum der Originalrechnung enthalten, damit sie der Originalrechnung eindeutig zugeordnet werden kann. Nach der Rechnungskorrektur kann eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer ausgestellt werden. Idealerweise nimmt auch sie Bezug zur Ursprungsrechnung.

  • eine bezahlte Rechnung darf nicht nachträglich geändert werden
  • über eine Rechnungskorrektur wird die bezahlte Rechnung storniert
  • im Anschluss erfolgt die Ausstellung einer neuen Rechnung (mit neuer Rechnungsnummer usw.)
passfoto torsten montag

Torsten Montag
- Inhaber Gründerlexikon, Betriebswirt und Internetcoach -

Warum ich seit vielen Jahren lexoffice nutze

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Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnungskorrektur und einer Gutschrift?

Der Begriff der Gutschrift wird oft unsauber verwendet. Prinzipiell muss zwischen einer umsatzsteuerlichen Gutschrift und einer kaufmännischen Gutschrift unterschieden werden. Die Umsatzsteuergutschrift hat einen positiven Betrag, weil der Empfänger Geld vom Absender erhält. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine Provisionsabrechnung handeln.

Die kaufmännische Gutschrift hingegen soll eine fehlerhafte Rechnung korrigieren oder neutralisieren. Das geschieht häufig dann, wenn ein Teil der Lieferung retourniert wird. Deshalb hat die kaufmännische Gutschrift einen negativen Betrag. Laut Umsatzsteuergesetz handelt es sich dann aber nicht um eine Gutschrift, sondern um die bereits erklärte Rechnungskorrektur.

Da es sich nicht um eine Vorschrift, sondern lediglich um eine Empfehlung handelt, wird eine als Gutschrift titulierte Rechnungskorrektur jedoch nicht automatisch relevant für die Umsatzsteuer. Zumindest dann nicht, wenn diese eindeutig als Korrektur erkennbar ist. Lesen Sie auch, wie Sie eine Gutschrift erstellen und dabei alles richtig machen!

Was ist eine Stornorechnung?

Die Stornorechnung dient der Rücknahme einer ausgestellten Rechnung. Sie unterscheidet sich von einer normalen Rechnung lediglich dadurch, dass sie Stornorechnung heißt, eine eigene fortlaufende Nummer besitzt und einen negativen Betrag aufweist.

Der ursprüngliche Rechnungsbetrag erhält ein negatives Vorzeichen, wodurch die Ursprungsrechnung neutralisiert wird. Alle anderen Angaben bleiben exakt so, wie in der Rechnung. Bei Bedarf kann dann eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer ausgestellt werden.

Kann ich eine Rechnung auch handschriftlich korrigieren?

Ja, das geht! Fehler können direkt handschriftlich auf der Originalrechnung verbessert werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die handschriftliche Korrektur gut erkennbar ist und keinen Interpretationsspielraum lässt. Eine saubere Handschrift ist also Pflicht.

Damit sichergestellt ist, dass der Leistungserbringer die Rechnung korrigiert hat und nicht etwa der Leistungsempfänger, sollte die Korrektur mit Stempel, Datum und Unterschrift bestätigt werden. Dann kann man sich den bürokratischen Akt einer förmlichen Korrektur oder Neuausstellung problemlos sparen.

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Kann ich eine Rechnung nachträglich erhöhen?

Da eine Rechnungskorrektur nur in engen Grenzen möglich ist, empfiehlt sich für den Fall, dass versehentlich zu wenig berechnet wurde, eine Ergänzungsrechnung. Wurden Posten ganz vergessen, können diese im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfrist zum Teil auch Jahre nach Leistungserbringung noch nachgefordert werden, dann allerdings mit einer gesonderten Rechnung.

Rechnungskorrektur sparen mit der Ist-Versteuerung

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss die Umsatzsteuer normalerweise bereits dann an das Finanzamt abführen, wenn die Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Unabhängig davon, wie lange der Kunde tatsächlich braucht, um seine Rechnung zu bezahlen. Bei der sogenannten Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer jedoch erst dann fällig, wenn der Rechnungsbetrag auch tatsächlich beglichen wurde.

Eine fehlerhafte Rechnung muss folglich nicht zwangsläufig korrigiert werden. Die Ist-Versteuerung können nur Unternehmen beantragen, deren Jahresumsatz unter 600.000 Euro oder Gewinn unter 60.000 Euro liegt. Für Freiberufler entfallen diese Grenzbeträge. Sie ist auch aus Liquiditätsgründen eine Überlegung wert! Bei all diesen Regelungen hilft Ihnen der Rechnungsexperte lexoffice!

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Torsten Montag
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