ERP Systeme: Die 10 häufigsten Fragen zu dieser Software
Um die eigenen Unternehmensstrukturen und die komplexer werdenden Prozesse zu optimieren, entscheiden sich immer mehr Firmen für ein ERP-System. Es soll Ihnen nicht nur dabei helfen, effizienter zu arbeiten, sondern ebenfalls dabei, flexibler auf Veränderungen zu reagieren. VESCON GmbH bietet mit Biquanda ein speziell für den Dienstleistungsbereich optimiertes ERP-System an, das sowohl große Unternehmen als auch Existenzgründer unterstützt. Doch gerade Existenzgründer in diesem Segmante fragen sich, ob sich der Kauf eines ERP-Systems für sie wirklich lohnt. In diesem Artikel beantworten wir die zehn häufigsten Fragen zu ERP-Systemen.
1. Was ist ERP?
Wir möchten uns an in diesem Artikel mehr darauf fokussieren, ob es sinnvoll ist, ein ERP System zu nutzen. Daher an dieser Stelle nur eine grundlegende Anmerkung, worum es sich handelt: ERP ist eine Abkürzung und steht für Enterprise Resource Planning.
Dahinter verbirgt sich eine Lösung, um unternehmerische Aufgaben zu planen, zu steuern und zu optimieren. Dies ermöglicht Firmen, einen besseren Überblick über alle bestehenden Geschäftsprozesse zu behalten.
2. Beispiele für ein ERP-System
In einem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. In der Regel ist dies ohne technische Unterstützung kaum mehr möglich. Ansonsten würden sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch große Konzerne wahrscheinlich unter der Flut an Daten, Dokumenten und Informationen zusammenbrechen. Meistens ist es allerdings so, dass Firmen mit verschiedenen Einzellösungen arbeiten.
Es gibt Software-Programme für das Rechnungswesen, Warenwirtschaftssysteme oder für das Customer Relationship Management (kurz CRM). Da weiß die linke Hand manchmal nicht, was die rechte tut.
Dadurch kommt es nicht selten zu Komplikationen, die schließlich nur zu doppelter Arbeit führen.
Genau an diesem Punkt setzt ein ERP-System an, denn es beinhaltet in der Regel folgende Komponenten:
- Personalmanagement
- Materialwirtschaft
- Warenwirtschaft
- Rechnungswesen
- CRM
- Marketing
- Vertrieb
- Einkauf
- Verkauf
Doch was bedeutet das konkret? Enterprise Resource Planning hilft Unternehmen dabei, dass alle Anwendungen miteinander kommunizieren und in Echtzeit auf dieselben Informationen zugreifen können.
Ein Beispiel für ein solches umfassendes ERP-System ist Biquanda von VESCON GmbH, das speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. Es integriert alle diese Komponenten und ermöglicht die oben genannten Anforderungen.
Dadurch ist zum Beispiel eine detailliertere Projektplanung möglich. Es wird ersichtlich, welche Ressourcen für Projekte benötigt werden und welche Mitarbeiter verfügbar sind. Es zeigt außerdem, welche Dienstleistungen bereits erbracht wurden und welche noch ausstehen.
Gleichzeitig ermöglicht es eine optimierte Planung von Dienstleistungen, indem es den effizientesten Einsatz der verfügbaren Ressourcen sicherstellt.
Das ERP-System erfasst alle relevanten Daten in Echtzeit, wodurch Dienstleistungsunternehmen jederzeit den Überblick über ihre laufenden Projekte und verfügbaren Ressourcen behalten. So kommt es beispielsweise nicht zu Engpässen, da frühzeitig erkannt wird, wenn zusätzliche Ressourcen benötigt werden.
3. Gibt es kostenlose ERP-Systeme?
Wer sich für den Kauf einer ERP-Lösung entscheidet, stellt sich automatisch die Frage nach einem kostenlosen Open-Source-Programm. Gerade Existenzgründern steht in der Regel in der Anfangsphase nur ein begrenztes Budget zur Verfügung. Die Antwort auf die Frage lautet: Jein.
Tatsächlich gibt es eine Menge an lizenzfreien (und somit kostenlosen) Produkten auf dem Markt. Oftmals besteht das Problem allerdings darin, dass zumindest bei der Implementierung, Wartung, Instandhaltung und Reparatur Kosten anfallen werden.
Eine Variante ist Biquanda. Für bis zu vier Benutzer ist Biquanda kostenlos nutzbar.
Dadurch können Existenzgründer und kleine Unternehmen zunächst testen, ob das ERP-System für sie infrage kommen könnte.
Im Allgemeinen gibt viele ERP-Systeme auf dem Markt, doch welche Lösung ist die Richtige? An sich kann diese Entscheidung niemand anderes treffen als das Unternehmen selbst.
Denn jede Firma muss für sich herausfinden, was ein Enterprise Resource Planning können und über welchen Umfang es verfügen muss.
Hilfreich kann allerdings der SoftwareNavigator von softwarenavigator.de sein. Man muss einige Fragen zur Branche, Unternehmensgröße und Funktionen beantworten. Im Anschluss erhält der Nutzer Vorschläge. Empfehlenswert ist weiterhin, sich einen Überblick über die aktuellen Testsieger zu verschaffen. Die finden Interessierte zum Beispiel hier.
4. Vorteile eines ERP-Systems
Wie bereits erwähnt, hilft ERP Firmen dabei, vorhandene Unternehmensprozesse zu automatisieren. Dies führt zu kürzeren Bearbeitungszeiten.
Dank der höheren Transparenz, der Arbeit in Echtzeit und des gemeinsamen Zugriffs auf alle Datenbanken werden Arbeitsweisen nicht nur deutlich effizienter gestaltet. All das führt außerdem zu weniger Fehlerquellen.
In Zeiten der Digitalisierung werden Unternehmen um eine einheitliche Dokumentation sowie Datenverwaltung nicht herumkommen, wenn sie sich auf dem Markt und gegenüber der Konkurrenz behaupten wollen.
Das Biquanda-ERP-System setzt genau an dieser Stelle an:
- Automatisierte Prozesse: Biquanda hilft dabei, manuelle Aufgaben zu minimieren und Prozesse effizienter zu gestalten, was zu erheblichen Zeiteinsparungen führt.
- Echtzeit-Datenzugriff: Mit Biquanda haben Sie jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten, was die Entscheidungsfindung erleichtert und die Flexibilität erhöht.
- Höhere Transparenz: Durch die Integration aller Geschäftsprozesse in einer einzigen Plattform wird die Transparenz erhöht, wodurch Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Abläufe haben.
- Weniger Fehlerquellen: Automatisierung und einheitliche Datenverwaltung reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, was zu einer höheren Genauigkeit und Zuverlässigkeit führt.
- Skalierbarkeit: Das ERP-System wächst mit Ihrem Unternehmen und kann an die Bedürfnisse von kleinen bis großen Dienstleistungsunternehmen angepasst werden.
Durch die Nutzung eines ERP-Systems wie Biquanda können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Fehlerquellen minimieren und flexibler auf Veränderungen reagieren.
5. Inwiefern eignet sich ein ERP-System für Existenzgründer und Kleinunternehmer?
Prinzipiell eignet sich ein ERP-System für jedes Unternehmen – egal ob es sich um einen großen Konzern handelt oder um KMUs. Wichtig ist, dass Unternehmen die Entscheidung nicht auf die leichte Schulter nehmen und die Auswahl nicht übereilt treffen.
Es gilt weiterhin zu beachten, dass die Investition in ein ERP-System Kosten mit sich bringt, die teilweise nicht abschätzbar sind.
An diesem Punkt kann eine Cloud-ERP für Firmen interessant sein, weil diese keine zusätzlichen Ausgaben für Hardware oder für geschultes Personal mit sich bringen. Außerdem kann man Cloud-Lösungen, wie Biquanda, individuell den eigenen Bedürfnissen anpassen, mit ihnen flexibler agieren und bei Bedarf Funktionen deaktivieren oder hinzubuchen.
6. Kann ein Freiberufler auch ein ERP-System nutzen?
Für Einzelpersonen bzw. Freiberufler lohnt sich ein ERP-System wahrscheinlich eher nicht. Wer nur über eine begrenzte (oder kaum vorhandene) Mitarbeiterzahl, kurze Informationswege und einer überschaubaren Anzahl von Kunden verfügt, ist mit Insellösungen besser bedient.
Sobald die Gewinne und der Kundenstamm wachsen oder die Strukturen komplexer werden, lohnt sich die Investition wieder.
Dennoch könnte es sinnvoll sein, auch als Freiberufler von Beginn an ein ERP-System zu nutzen, insbesondere, wenn dies kostenfrei ist.
7. Ab welcher Firmengröße ist ein ERP-System sinnvoll?
Diese Frage lässt sich so pauschal nicht beantworten. Weder die Größe der Firma, noch die Anzahl der Mitarbeiter ist ausschlaggebend für den Kauf eines ERP-Systems. Fakt ist aber, dass ERP den Arbeitsalltag enorm erleichtert, sobald die vorhandenen Strukturen komplexer werden und die zu verarbeitenden Datenmengen schier ins Unermessliche ansteigen.
Zwar bringt ein ERP-System keinen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz, weil diese höchstwahrscheinlich ebenfalls über eine solche Lösung verfügt. Aber es hilft Unternehmen dabei, ebenso gut zu sein wie die anderen.
8. Welche weiteren Voraussetzungen muss eine Firma mitbringen, um sinnvoll und effektiv ein ERP-System einzusetzen?
Zunächst benötigen Firmen den Willen und im Idealfall das IT-Fachwissen, um die Implementierung des neuen ERP-Systems voranzutreiben. Die wichtigste Voraussetzung ist aber, dass man sich mit dem Thema bis ins Detail auseinandergesetzt hat. Unternehmen müssen wissen, bei welchen Prozessen Optimierungsbedarf besteht und was sie von einem ERP-System erwarten.
Ein Beispiel dafür ist das Biquanda-ERP-System von VESCON GmbH, das speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. VESCON unterstützt Firmen bei der Implementierung und bietet umfangreiche Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das System effektiv nutzen können.
Betriebe müsst willens sein, Änderungen durchzuführen, die langfristig dabei helfen werden, effizienter zu arbeiten.
9. Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten für ein ERP-System?
Diese Frage lässt sich ebenfalls nicht pauschal beantworten. Die Höhe der Kosten richtet sich danach, welcher Funktionsumfang ausgewählt wird. Ausschlaggebend ist außerdem, ob das ERP-System gekauft, gemietet oder geleast werden soll. Weiterhin stellt sich die Frage, welche Hardware bei einem On-Premise-Produkt benötigt wird.
Bei Biquanda, dem ERP-System von VESCON GmbH, sind die Preise flexibel und modular aufgebaut. Das bedeutet, dass Unternehmen nur für die Funktionen und Module zahlen, die sie tatsächlich nutzen. Biquanda bietet eine kostenlose Nutzung für bis zu vier Benutzer, was besonders für kleine Unternehmen und Start-ups attraktiv ist.
Fazit
ERP-Systeme sind mittlerweile ein gängiges Mittel, um komplexe Strukturen und Prozesse zu optimieren. Dies ist nicht nur bei großen Konzernen der Fall. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können von Enterprise Resource Planning profitieren.
Wichtig ist allerdings, dass ein Unternehmen weiß, was es will. Und wenn dem nicht so ist, bereit ist, fachkundige Hilfe zu suchen. Die Auswahl an geeigneten Systemen ist groß.
Daher müssen Firmen darauf achten, dass sie zu einer speziellen Branchenlösung greifen, wie sie beispielsweise das Biquanda-ERP-System von VESCON GmbH bietet. Damit wird das Risiko verringert, dass das System über Funktionen verfügt, die überhaupt nicht genutzt werden, und gleichzeitig die Effizienz gesteigert.
