Die Kosten für Flug, Übernachtung, Seminargebühren usw. dürfen in voller Höhe angesetzt werden. Für Essen und Trinken gelten geringe Verpflegungspauschalen, denn schließlich müsste der Unternehmer dafür auch bezahlen, wenn er z Hause wäre. Diese sind unter anderem abhängig vom Reiseland. In Deutschland dürfen Selbstständige pro kompletten Tag 24 Euro ansetzen. Am An- und Abreisetag sind es 12 Euro (gilt auch bei 1-tägigen Seminaren von mehr als 8 Stunden Abwesenheit).
Privaturlaub und Geschäftsreise zusammen
Immer mehr Unternehmer vermischen jedoch Geschäfts- und Privatreisen. Warum auch nicht? Wer ein Seminar am Gardasee besucht, könnte so kostengünstig ein paar Tage Urlaub anhängen. Früher ging die Rechtsprechung dahingehend, dass die Kosten dafür nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden durften. Doch die Gerichte haben ihre Rechtsprechung in den vergangenen Jahren geändert.
BFH beschließt anteilige Aufteilung der Kosten
Mit Beschluss vom 21. September 2009 änderte der BFH seine Rechtsprechung dahingehend, dass die Kosten bei “gemischten” Reisen anteilig zu berücksichtigen seien. Das ist natürlich nur dann möglich, wenn es objektive Kriterien zur Abgrenzung gibt (BFH, Beschluss vom 21.September 2009, Az.: GrS 1/06).
Ein Selbstständiger nimmt von Mittwoch bis Freitag an einem 3-tägigen Fachseminar teil. Weil er einmal dort ist, verlängert er den Aufenthalt um 2 weitere private Urlaubstage. Alle Aufwendungen, die direkt und nur in Verbindung mit dem Fachseminar standen, dürfen in voller Höhe angesetzt werden. Dazu würden zum Beispiel Seminargebühren und Übernachtungskosten gehören. Die Fahrtkosten dürfen anteilig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. In dem Falle 3/5. 3 Tage waren betrieblich veranlasst und 2 Tage privat.
Aufwendungen müssen objektiv abgegrenzt werden
Der BFH entschied auch in einem anderen Fall darüber, dass die Kosten anteilig anzurechnen seien. Ein Arzt hatte am Gardasee ein Seminar besucht. Allerdings fanden nur am Morgen und späten Nachmittag Kurse statt. Tagsüber konnte er die Anlage für private Zwecke nutzen. Die Richter entschieden, dass in diesem Fall die Kosten zur Hälfte anzusetzen seine. Die eine Hälfte war betrieblich veranlasst. Die andere Hälfte ist dem Privatleben zuzuordnen (BFH, Urteil vom 21. April 2010, Az.: VI R 5/07).
Tipp: Nachweise gut aufheben
In jedem Fall sollten alle Nachweise gut aufgehoben werden. Und zwar, um sowohl gegenüber dem Finanzamt als auch einer eventuellen Steuerprüfung die betriebliche Veranlassung nachweisen zu können. Als relevante Unterlagen zählen Teilnahmebescheinigungen, Quittungen, Veranstaltungspläne usw.