Für Geschäftsreisen einen Eigenbelege ausstellen!

Sie werden auch regelmäßig auf das Thema Geschäftsreisen stoßen. Gerade als Jungunternehmer sind Sie zu Beginn Ihrer Karriere oft unterwegs, vielleicht ist dieser Umstand auch Ihrer Branche geschuldet, so sind Unternehmer in der Baubranche wesentlich häufiger auf Achse als Bürodienstleister oder Internetunternehmer. Folgende Reisetätigkeiten sind vorstellbar und führen in der Buchführung zur Problematik der Eigenbelege:

• Messebesuche mit Übernachtung mit Abwesenheit über 8 Stunden
• Abwesenheit durch Fahrten zu Kunden, Lieferanten von mehr als 8 Stunden

Kurz um: Die längere Abwesenheit führt beim Unternehmer zu Betriebsausgaben, wofür jedoch kein Beleg, keine Rechnung oder Quittung zur Verfügung steht. Es geht hier um die umgangssprachlichen Spesen, die Verpflegungspauschalen des Unternehmers. 

Ausweg: Der Unternehmer muss sich auch in dieser Situation einen Beleg für die Buchführung erstellen, den sogenannten Eigenbeleg.

Der Unternehmer füllt also spätestens bei der Aufbereitung der monatlichen Buchführung diesen Eigenbeleg aus und heftet ihn in seiner Buchführung entsprechend ab. Gehen Sie also in sich und überlegen Sie, wo Sie im vorangegangenen Monat überall waren. Am besten notiren Sie sich zeitnah (ich mache das jeweils abends, nachdem ich von der Dienstfahrt nach Hause gekommen bin) die einzelnen Einsatzorte, Baustellen oder Kundenbesuche, dann fällt es Ihnen bei der Vorbereitung der Buchfürhung leichter die Eigenbelege zu erstellen.

Der Eigenbeleg ist ein Alternativbeleg für Geschäftsvorgänge, für die es keinen Originalbeleg gibt, oder ein Ersatzbeleg für Rechnungen oder Quittungen, die nicht mehr vorliegen. Seine Notwendigkeit ergibt sich aus § 97 Abgabenordnung (AO) und natürlich aus dem buchhalterischen Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg". Ein Beleg dient der Nachvollziehbarkeit interner Geschäftsabläufe und bildet betriebswirtschaftliche Sachverhalte im Unternehmen ab. Existiert kein von einem externen Beteiligten ausgestellter Beleg, fungiert der Eigenbeleg als Stellvertreter um den Geschäftsvorgang ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Eigenbelege dürfen nur als Notfalllösung erstellt werden, um Geld- und Warentransaktionen gegenüber dem Finanzamt zu dokumentieren, obwohl kein Originalbeleg vorliegt. Zum Beispiel, weil es sich um einen Geschäftsvorfall handelt, für den typischerweise kein Beleg ausgestellt wird oder weil der Beleg verloren gegangen ist. Typische Notfälle sind verdorbene Ware oder Diebstahl. Aber auch in weniger dramatischen Situationen, wie bei der Nutzung von Münzautomaten (Parkuhr, Telefonzelle, etc.) oder beim Zahlen von Trinkgeld, sind Eigenbelege üblich. Am häufigsten kommen sie im Zusammenhang mit Reisekosten und Verpflegungsmehraufwänden vor. Auch wenn eigentliche privat gekaufte Gegenstände nun hauptsächlich beruflich genutzt werden und dafür in das Betriebsvermögen übergehen sollen, werden Eigenbelege geschrieben.

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Ja, Eigenbelege sind ausdrücklich erlaubt und können selbstständig verfasst werden. Aber nur dann, wenn es keinen Originalbeleg (mehr) gibt! Zum Beispiel, wenn man einen Beleg versehentlich entsorgt hat oder nicht mehr wiederfindet. Voraussetzung ist zudem, dass es sich um betriebliche oder berufliche Ausgaben handelt. Die Höhe der Ausgaben muss plausibel sein, damit das Finanzamt den Eigenbeleg anerkennt. Deshalb sollte das Auf- oder Abrunden vermieden und stattdessen immer der exakte Wert angegeben werden. Wer Zweifeln von Anfang an entgegenwirken will, kann dem Eigenbeleg Nachweise beifügen, die die Richtigkeit der Angaben bestätigen. Das kann beispielsweise ein Auszug aus der Kreditkartenabrechnung oder eine offizielle Preisliste sein. Sammelbelege sollten vermieden werden.

Damit ein Eigenbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, sollte er über die folgenden Angaben verfügen:

• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
• Datum der Zahlung
• Möglichst genaue Bezeichnung der Aufwendung
• Exakter Zahlungsbetrag, ggf. aufgesplittet in Einzelbeträge, unter Angabe des Umsatzsteuersatzes
• Nachweis über die Höhe des Zahlungsbetrags (z. B. Gebührenordnung des Parkhauses)
• Begründung für die eigenmächtige Belegerstellung (z. B. defekter Automat)
• Datum der Belegerstellung
• Eigenhändige Unterschrift des Belegerstellers

Je mehr Angaben die Plausibilität der Ausgabe untermauern, desto besser. Bei Kleinbeträgen erfolgt allerdings in der Regel keine Vollständigkeitsprüfung aller Belegdaten. Wer also beispielsweise den Möbelpackern nach getaner Arbeit ein Trinkgeld in Höhe von zehn Euro aushändigt, muss sich nicht ihre persönlichen Daten für die Belegerstellung notieren.

Es gibt keine offizielle Obergrenze für Eigenbelege. Da sie allerdings das letzte Mittel der Wahl sind, sollte man es mit ihrer Erstellung nicht übertreiben. Wo immer möglich, sind Originalbelege zu sammeln. Wenn diese nicht automatisch ausgestellt werden, kann man beispielsweise das Personal vor Ort um eine Quittung bitten. Wer große Teile seiner Buchführung auf Eigenbelege stützt, wird sich gegenüber dem Finanzamt früher oder später rechtfertigen müssen und muss ggf. auch mit einer Betriebsprüfung rechnen.

Um Missbrauch zu vermeiden, gibt es durchaus Grenzen, was die Ausstellung von Eigenbelegen angeht. Zwar hat das Finanzgericht Düsseldorf 2009 entschieden, dass auch ein Eigenbeleg die steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungskosten ermöglicht (Az: 11 K 1093/07E), allerdings hat der Bundesfinanzhof 2012 eine Obergrenze festgelegt (Az: X R 57/09). Demnach reicht ein Eigenbeleg nicht mehr aus, wenn die Bewirtungsaufwendungen 150 Euro übersteigen. Für ein solch teures Geschäftsessen muss immer ein originaler Bewirtungsbeleg vorliegen. Auch die Kreditkartenabrechnung wird als unterstützendes Beweismittel für die Ausgabe nicht akzeptiert.

Da ein Eigenbeleg die formalen Voraussetzungen gemäß § 14 und § 15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt, kann mit ihm keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Für den Vorsteuerabzug ist immer eine ordentliche Rechnung notwendig. Selbst wenn mit dem Eigenbeleg zwar Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, die die Steuerlast reduzieren, bleibt man ggf. auf der Vorsteuer sitzen. Allein deshalb lohnt es sich Fremdbelege zu sammeln.

Wie für alle anderen Buchungsbelege auch, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, die mit Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem der Beleg angefallen ist.