Privatbuchungen: Privateinlagen, Privatentnahmen und Geldtransit

Egal wie groß das Unternehmen ist, es empfiehlt sich immer Entnahmen und Einlagen auf einem buchhalterischen Privatkonto zu führen. Privatbuchungen sind insbesondere für Einzelunternehmen und Personengesellschaften relevant, Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder die UG sind davon nicht betroffen. In diesem Artikel möchte ich die wichtigsten Fragen zu Privatentnahmen und Privateinlagen sowie den dazugehörigen Privatbuchungen erläutern. Darüber hinaus auch die Frage, mit welcher Software diese Buchungssätze erfasst werden.

Wie definiert man Privatbuchungen?

Unter Privatbuchungen verstehen sich alle Privatentnahmen und Privateinlagen eines Einzelunternehmers oder einer Personengesellschaft. Privatentnahmen mindern das betriebliche Vermögen und damit das Eigenkapital, während Privateinlagen das Vermögen und das Eigenkapital erhöhen. Privatentnahmen und Privateinlagen sind nicht betrieblich veranlasst und dürfen aus diesem Grund die steuerliche Gewinnermittlung nicht beeinflussen, wohl aber den Wert des Privatvermögens des Gesellschafters oder Einzelunternehmers.

Privateinlage, wie richtig erfassen?

Als Unternehmer müssen Sie häufig schnell handeln, so z.B. ein gutes Angebot schnell an Ort und Stelle kaufen. In solch einem Fall haben Sie nicht immer Geld aus Ihrer betrieblichen Kasse zur Verfügung. Sie bezahlen also mit Ihrem privaten Geld. Die Anschaffungen sind jedoch betrieblich veranlasst und somit als Betriebsausgabe abzugsfähig. In dieser Situation nehmen Sie selbstverständlich die Ausgabe nicht in das regelmäßig geführte Kassenblatt auf, sondern heften den entsprechenden Beleg gesondert von den Kassenbelegen ab.

Wie bucht man Privatentnahme?

Das selbe gilt für eine regelmäßige Entnahme von Geld für ihren Lebensunterhalt. Sie nehmen sich also monatlich einen bestimmten Betrag aus der Geschäftskasse oder überweisen eine Summe regelmäßig auf Ihr privates Bankkonto (was übrigens nicht verboten ist, denn schließlich leben Sie von dem erwirtschafteten Geld). Diese Geschäftsvorfälle nennt man Privatentnahmen. Sie sollten das regelmäßig tun, jedoch immer unter Angabe eines Eigenbeleges. Sie erstellen einfach eine Quittung, auf der das Datum, der Betrag, der Ort, Ihr Name und Ihre Unterschrift ersichtlich ist. Zusätzlich wird unter Verwendungszweck das Stichwort „Privatentnahme“ vermerkt – so kann Ihr Steuerberater oder der Buchführende den Geldabfluss eindeutig und ohne weitere Fragen erfassen. Ebenso können Sie bei einer Banküberweisung eine Betextung hinterlegen, welche die Buchung als Privatentnahme kennzeichnet.

Sie haben im Vormonat eine Ausgabe vergessen in das Kassenblatt zu schreiben?

Auch hier müssen Sie nicht auf die Betriebsausgabe verzichten, sondern heften den Beleg gesondert von der Kasse (abgeteilt durch ein Register oder Trennstreifen) ab. Derartige Ausgaben können mittels sogenannter Privatbuchungen, als Ersatz zur Bank- oder Kassenbuchung erfasst werden. Lesen Sie auch den Beitrag zum Kassenbuch führen und nutzen Sie eine Kassenbuch Software!

Privateinlage auf das Geschäftskonto, wie?

Ähnlich verhält es sich im umgekehrten Fall. Auf Ihrem Geschäftskonto ist kaum noch Geld, einen Kontokorrentkredit möchten Sie aus Kostengründen nicht nutzen und Sie wissen, dass in einigen Tagen ein größerer Betrag abgebucht wird. Sie überweisen einfach von Ihrem Privatkonto einen Betrag auf Ihr Geschäftskonto. Diese Buchung betexten Sie mit Privateinlage. Sie müssen keine Erklärungen abgeben, warum sie Geld einlegen oder entnehmen. Ebenso verhält es sich in der Kasse. Ist der Kassenbestand auf ein kritisches Niveau gesunken, so können Sie durch eine Privateinlage Liquidität in die Kasse spülen. Allerdings sollten Sie es damit nicht übertreiben, denn bei Finanzämtern kann es zu Misstrauen führen, wenn Sie häufig große Summen privat einlegen und entnehmen. In Zeiten des Schwindens von Bankgeheimnissen werden Sie als Steuerpflichtiger immer durchsichtiger, sodass Privatbuchungen schnell nachprüfbar sind. Häufig kommt es auch zur Vermutung das Schwarzgelder im Umlauf sind.

Geldtransit - die einfachste Lösung?

Selbstverständlich können Sie auch Gelder zwischen Kasse und Bank transferieren. Diesen Vorgang können Sie als Geldtransit betexten. Achten Sie stets darauf, das der von Ihrem Geschäftskonto abgehobene Betrag auch in Ihrem Kassenblatt wieder auftaucht. Durch die buchhalterische Maßnahme der Privatbuchungen können Sie dauerhafte Bankschulden vermeiden und somit auch hohe Zinsbelastungen.

Kann ich mir Gehalt auszahlen lassen?

Einzelunternehmer können sich kein Gehalt auszahlen lassen, da sie keines von sich selbst beziehen können. Stattdessen wird eine regelmäßige Privatentnahme durchgeführt, um erwirtschaftetes Geld aus dem Unternehmen in das Privatvermögen zu überführen. Davon kann der Unternehmer und seine Familie leben.

Wie sehen Privatbuchungen bei Kleinunternehmern und Freiberuflern aus?

Sofern ein Kleinunternehmer oder Freiberufler private Buchungen erfasst oder seine Buchhaltungssoftware diese dokumentiert, wird das ebenso wie bei regelbesteuerten Unternehmern oder Einzelunternehmern getan. Es existiert buchhalterisch dahingehend kein Unterschied.

Muss ich Privateinlagen zurückzahlen?

Nein, da es keine vertragliche Vereinbarung zu dritten Personen gibt und sie mit sich selbst keinen Vertrag aufsetzen können, besteht keine Verpflichtung. Es handelt sich nicht um ein Rechtsgeschäft, sondern um ein Umbuchen von Geld von einem Konto auf das andere Konto. Es sind keine Leistungen, Verpflichtungen oder Gegenleistungen daran geknüpft. Lediglich das Betriebsvermögen sowie das Eigenkapital verändert sich durch die Privatentnahme oder Privateinlage.

Muss eine Privatbuchung einen Verwendungszweck haben?

Die Betextung und Nutzung eines Verwendungszweckes ist durchaus sinnvoll, um dem Steuerberater oder dem Buchhalter in Zukunft Geldbewegungen als Privatentnahmen oder Privateinlagen zu dokumentieren. Separate Rechnungen oder Belege sind dazu nicht nötig, können jedoch zusätzlich detailliertere Informationen zum Geschäftsvorfall enthalten.

Höhe von Privatentnahmen / Privateinlagen, was muss ich beachten?

Die Höhe der Entnahme bzw. Einlage (auch Bareinlagen oder Barentnahmen) ist sehr individuell. Empfehlenswert ist eine regelmäßige Entnahme durch Dauerauftrag an den Unternehmer. Das wird von vielen umgangssprachlich als Gehalt oder Unternehmerlohn bezeichnet, was es jedoch juristisch gesehen nicht ist. Der Unternehmer sollte bei der Höhe der Entnahme auf die Liquidität des Unternehmens achten und diese und somit die Zahlungsfähigkeit seines Unternehmens nicht gefährden. Auch die Höhe der Einlagen sind nicht unbeschränkt durchzuführen, hier ist gegebenenfalls eine detaillierte Beratung und Berechnung mit dem Steuerberater angebracht. Steuerprüfungen beschäftigen sich sehr oft und vordergründig mit der Höhe der Entnahmen und Einlagen, sodass bei überzogenen Einlagen stets der Verdacht auf Schwarzgeld beim Finanzamt berücksichtigt werden muss. So wird in der Buchhaltung direkt nach der Herkunft und der Zweck dieser Gelder und einer plausiblen Erklärung derartiger Geldentnahmen geforscht.

Brauche ich Belege Entnahmen und Einlagen?

Belege im Sinne von Rechnungen, Verträgen oder Quittungen sind nicht nötig, eine gute Betextung mit einem vernünftigen Verwendungszweck ist vollkommen ausreichend.

Kann ich durch Privatentnahmen Umsatzsteuer sparen?

Da die Geldentnahme kein steuerlich wirksamer Prozess ist, wird die Höhe der Umsatzsteuer durch eine Barentnahme oder Geldeinlage nicht verändert. Auch der Gewinn wird durch die Buchhaltung nicht beeinflusst. Nur die Entnahme von unternehmerischen Gegenständen (Sachentnahmen) sowie die Nutzung von Leistungen Ihres Unternehmens, beeinflusst die Umsatzsteuer. Lesen Sie dazu den Beitrag zu den Kfz Kosten, insbesondere die 1% Regelung sowie die Fahrtenbuchmethode.

Wo liegt der Unterschied zu Sachentnahmen oder Leistungsentnahme?

Die Entnahme von Gegenstände, Erzeugnisse oder Wirtschaftsgüter aus dem Unternehmensvermögen bzw. Betriebsvermögen nennt man Sachentnahmen. Das Gegenteil stellt die Sacheinlage in der Buchführung dar. Äquivalent werden Dienstleistungen behandelt, hier spricht man von Leistungsentnahmen bzw. Nutzungsentnahmen. Sämtliche dieser Entnahmen werden auf einem Privatkonto sowie einem nötigen Unterkonto in der Buchhaltung erfasst. Darüber hinaus selbstverständlich auch die dazu passenden Einlagen. All diese Vorgänge werden separat durch Buchungssätze dokumentiert. Sowohl bei Entnahme oder Einlage von Gegenständen als auch Dienstleistungen wird in der Regel die Umsatzsteuer des Unternehmens beeinflusst. Dies gilt jedoch nicht bei Umbuchungen, Transaktionen, Einlagen oder Entnahmen von Bargeld. 

Privatentnahmen bei GmbH oder UG, wie geht das?

Grundsätzlich dürfen keine Gelder von der GmbH an Gesellschafter durch bloße Überweisung in Form einer Entnahme durchgeführt werden. Die Regularien dazu sind sehr streng und können im Einzelfall zu Problemen und steuerlichen Strafen führen. Da es keine Entnahmen oder Einlagen in der Form wie bei Einzelunternehmen bei einer GmbH oder allgemein bei einer Kapitalgesellschaft gibt, müssen sämtliche Dinge per Vertrag geregelt werden.

Wo kann man Buchungssätze oder ein Beispiel nachlesen?

Im YouTube-Video habe ich zum Thema Privatentnahme, Privateinlage und Geldtransit ein einfaches Beispiel für Unternehmer und Selbstständige mit Konten, Buchungssätzen und Praxisbeispielen dargestellt.

Die Buchungssätze:

  • Bürobedarf / Kasse = 500€
  • Privatentnahme / Kasse = 400€
  • Kasse / Geldtransit = 1.000€
  • Geldtransit / Bank = 1.000€
  • Kasse / Privateinlage = 500€

Im SKR 04 sieht das so aus:

  • 6815 / 1600 = 500€
  • 2100 / 1600 = 400€
  • 1600 / 1460 = 1.000€
  • 1460 / 1800 = 1.000€
  • 1600 / 2180 = 500€

Leserfragen zum Thema Privateinlagen und Privatentnahmen

Wie funktioniert das mit meinem eigenen Gehalt als Selbständiger?

Wenn ich hauptberuflich selbstständig bin, wie funktioniert das mit meinem eigenenen "Gehalt"? Sind das dann Privatentnahmen oder zahle ich mir jeden Monat eine Summe X aus? Muss ja schließlich meine Lebenshaltungskosten ja auch decken...

Antwort

Wie funktioniert das mit meinem eigenenen " Gehalt"?

Gar nicht, wenn Sie selbstständig sind, gibt es kein Gehalt mehr. Sie erwirtschaften einen Gewinn, der die Differenz aus den Betriebseinnahmen und den Betriebsausgaben ist. Dieser Gewinn sammelt sich sozusagen auf Ihrem Geschäftskonto an. Davon können Sie ihn nach Belieben entnehmen (Privatentnahme). Vergessen Sie bitte nicht andere finanzielle Verpflichtungen von diesem Geld zu bezahlen. Das passiert bei den meisten, die alles ausgeben und am Jahresende das Finanzamt vergessen.

Man muss überhaupt nichts entnehmen, man kann auch ohne Privatentnahme überleben. Wenn beispielsweise die Gewinne nicht so groß waren, dass einfach kein Geld übrig ist, muss der Unternehmer von seinen Reserven leben können. Entweder von privatem Geld oder im schlimmsten Fall über einen Kredit.

Einzelunternehmen Gehalt selber auszahlen?

Hallo, ich frage mich ob es möglich ist sich bei einem Einzelunternehmen selber ein Gehalt auszuzahlen inklusive der Abrechnung der Brutto- Netto-Bezüge. Wenn ich einen Angestellten habe bezahle ich ihm ja auch Gehalt und gebe ihm einen Gehaltsnachweis also die Abrechnung der Brutto- Netto-Bezüge. Da muss es doch auch möglich sein mir selber Gehalt zu bezahlen. Das es vollkommen sinnfrei ist sich selber Gehalt zu zahlen ist mir klar, bzw ohne die Gründe zu kennen wirkt es so. Doch ich möchte wissen ob es rein rechtlich möglich ist das zu machen.

Antwort

Als Unternehmer bekommt man kein Gehalt. Sie erwirtschaften einen Gewinn, über den Sie als Einzelunternehmer quasi frei verfügen können. Wenn Sie aber Pech haben oder auch keine Ahnung, dann erzielen sie einen Verlust. Der wird dann natürlich auch privat finanziert, und zwar können sie so lange Verluste "aushalten" bis ihnen das private Geld ausgeht oder Oma aufhört zu zahlen. Oder das Schwarzgeld alle ist ;-)

Ein Gehalt bekommt nur ein GmbH-Geschäftsführer, alle anderen eben Gewinn, der per Privatentnahme dem Unternehmer privat zur Verfügung gestellt werden kann.

Fazit:

Angestellte ja, Chef nein.

Mann hält Schild mit der Frage "Bist du ein Unternehmer" in der Hand, hier: unternehmertest

Torsten Montag
Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

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