Telefonkosten buchen: Wie kann ich Telefon, Handy und Internetkosten absetzen?
Ohne Telefon und Internetzugang kommt kein Unternehmen mehr aus. Deswegen müssen Selbstständige ihre Zahlungen für Telefon, Mobilfunk und Onlinezugang als Betriebsausgaben berücksichtigen. Oft werden diese Kosten als Flatrates gebucht, wobei Internet und Telefon als Gesamtbetrag bezahlt werden. Dabei ist jedoch zu prüfen, ob eine private Nutzung vom Unternehmer oder seinen Angestellten vorliegt.
Um diesen privaten Nutzungsanteil zu berücksichtigen, wird in der Regel am Jahresende eine Korrektur (bei der Vorbereitung zum Jahresabschluss) durchgeführt. Diese Korrektur kann beispielsweise durch konkrete Aufzeichnung der geführten Privatgespräche im Einzelverbindungsnachweis der Telefonrechnung plausibilisiert werden. Da diese Methode jedoch recht umständlich und zeitaufwändig ist, kann sich der Unternehmer einer pauschalen Methode bedienen und 20-30% der gesamten Telefonkosten als Privatanteil erfassen. Wahlweise kann auch monatlich ein fester Betrag korrigiert werden.
Welche Methoden können bei der Korrektur der Telefon- und Internetkosten angewendet werden?
Um den privaten Nutzungsanteil in der Buchführung zu berücksichtigen, gibt es drei Varianten.
Flatrate: Der Unternehmer entscheidet sich bei der ersten Variante für einen festgelegten Betrag der privaten Nutzungskosten. Bei der Flatrate mit Internetzugang von unter 20 EUR sind 5-10 EUR angemessen. In dem Fall werden 100% der Betriebsausgaben für Telefon, Handy und Internet auf das Konto "Telefon" 4920 (SKR 03) bzw. 6805 (SKR 04) gebucht. Dabei ist wichtig den richtigen Kontenplan und Kontenrahmen zu finden. Das Konto kann bei einer zusammengefassten Buchung auch individuell umbenannt werden.
Vorteil: schnell ermittelbar
Nachteil: entspricht nicht der realität, daher u.U. zu teuer
Einzelverbindungsnachweis: Wer Zeit hat, kann mit dem Einzelverbindungsnachweis der Telefonrechnung, jedes privat geführte Gespräöch markieren und damit einen ganz individuellen privaten Nutzungsanteil ermitteln, welcher beim Jahresabschluss oder auch mtl. die Telefonkosten korrigiert.
Vorteil: Sehr genau und individuell.
Nachteil: sehr zeitaufwendig
Pauschlale Methode: Bei dieser Variante wird der Nutzungsanteil pauschal auf 20-30% festgelegt. Der private Anteil wird dann der Umsatzsteuer unterworfen und auf das Konto "Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19%USt (Telefon-Nutzung)" gebucht, sprich 8922 (SKR 03) oder 4646 (SKR 04). Dabei gibt es hilfreiche Buchhaltungssoftware, welche die Buchung vereinfacht.
Vorteil: sehr zeitunaufwendig machbar.
Nachteil: sehr ungenau und u.U. zu teuer für den Unternehmer
Wie sieht ein Beispiel zur Telefonnutzung aus?
Eine typische Rechnung der Telefonnutzung sieht zum Beispiel so aus: Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer nutzt sein dienstliches Telefon auch für private Zwecke. Aus Zeitgründen verzichtet er auf die genaue Ermittlung des privaten Anteils durch den Einzelverbindungsnachweis. Er berechnet die private Telefonnutzung mit 30% pauschal ab. Aus seinen Telefonkosten von insgesamt 500 EUR inklusive 19% Umsatzsteuer berücksichtigt er daher 126,05 EUR (netto) als Telefonnutzung gewinnerhöhend. Somit muss er 23,95 EUR Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.
Wie werden Telefon, Handy und Internet steuerlich abgesetzt?
Zu den steuerlich absetzbaren Telefonkosten gehören:
- Anschaffungskosten für Festnetztelefon oder Handy
- Anschlussgebühr
- Rechnung des Dienstleisters für den Aufbau der Anlage
- Kosten für Reperaturen und Wartungsarbeiten
- laufende Gebühren
PC-Zubehör, Router usw. fallen hierbei nicht unter diese Betriebsausgaben. Der Telefonvertrag zählt dann als Betriebsausgabe, wenn mindestens 10% der Nutzung aus beruflichen Gründen resultiert. Aufgepasst: Bei der Umsatzsteuervoranmeldung sind die Telefonverträge zu berücksichtigen!
Fazit:
Telefon-, Handy- und Internet-Kosten sind Betriebsausgaben, die in jedem Unternehmen anfallen. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten die private Nutzung bei den Betriebsausgaben zu berechnen: Entweder durch einen konkret ermittelten Betrag aus dem Einzelverbindungsnachweis oder anderen hilfreichen Dokumenten, oder durch eine prozentuale Pauschale. Der Unternehmer muss diese Korrektur vornehmen, da das Finanzamt eine private Nutzung des Telefons unterstellt. Es gibt also kein Entrinnen, im Zweifel wird vom Finanzamt stets die Pauschale Methode angewandt. Siehe auch Privatentnahme. Selbstständige, die ihre Steuererklärung selber machen möchten, müssen hierfür die Telefonkosten in ihrer Gewinnermittlung berücksichtigen. Das heißt, die Kosten sind in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anzusetzen.
