Was muss auf einer Rechnung stehen? Sie sollten die Pflichtangaben einer Rechnung kennen. Denn nur dann wird das Finanzamt Ihre Rechnungen sowie den Vorsteuerabzug auch anerkennen. Neben den bekannten Angaben wie Steuersatz, Rechnungsbetrag und Leistung müssen Sie noch mehr bei der Rechnungsstellung beachten. Falls Sie eine Rechnung nicht korrekt ausstellen, könnte es sogar Probleme beim Leistungsempfänger geben.
Um zu zeigen, was eine ordentliche Rechnung beinhalten muss, müssen Rechnungen zunächst in Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) über 250,- EUR (bis 31.12.2016: 150,- EUR) bzw. weniger als 250,- EUR eingeteilt werden. Die Rede ist hier von Kleinbetragsrechnungen.
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Viel Gründer fragen sich beim ersten Schreiben der Rechnungen, wo denn genau die Unterschiede bei der Rechnungslegung der Kleinunternehmer und die der regelbesteuerten Unternehmer zu sehen sind? Auch Kleinbetragsrechnungen sehen wieder etwas anders aus. Im Folgenden eine Übersicht, wo die konkreten Bestandteile, die Pflichtangaben und die Kann-Bestandteile einer Rechnung der unterschiedlichen Unternehmerformen ersichtlich sind.
Quelle: IHK Frankfurt / Main (11.05.2015) - Erhöhung der Grenze für Kleinbetragsrechnungen ab 2017 auf 250 Euro * aber empfohlen | ||||
Rechnungsangaben | "normaler" Unternehmer bei Rechnungen bis 250 € (Kleinbetrags- rechnungen) | "normaler" Unternehmer bei Rechnungen ab 250 € | Klein-unternehmer bei Rechnungen bis 250 € (Kleinbetrags- rechnungen) | Klein-unternehmer bei Rechnungen ab 250 € |
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Regelbesteuerung | Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG | |||
Adresse Rechnungsempfänger | nein | ja | nein | ja |
Adresse Rechnungsaussteller | ja | ja | ja | ja |
Erstellungsdatum | ja | ja | ja | ja |
Menge / handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und Umfang der sonstigen Leistung | ja | ja | ja | ja |
Steuernummer oder USt-IdNr. | nein | ja | nein | ja (USt-IdNr. nur wenn vorhanden) |
fortlaufende Rechnungsnummer | nein | ja | nein | ja |
Rechnungsnettobetrag / Entgelt | nein | ja | ja | ja |
anzuwendender Umsatzsteuersatz (z.B. 19%) | ja | ja | entfällt | entfällt |
ausgerechnete Umsatzsteuer | nein | ja | entfällt | entfällt |
Rechnungsbruttobetrag | ja | ja | entfällt | entfällt |
Stempel und Unterschrift | nein* | nein* | nein* | nein* |
Hinweis auf Steuerbefreiung (nicht Steuerbefreiung nach § 19 UStG, Kleinunternehmerregelung, sondern Steuerbefreiung nach § 4 UStG) | ja | ja | entfällt | entfällt |
Hinweis auf Steuerfreiheit nach Kleinunternehmer- regelung | entfällt | entfällt | nein* | nein* |
Die Angabe der Steuernummer gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung, nach Umsatzsteuergesetz. Daher dürfen Sie grundsätzlich keine Rechnungsstellung ohne Steuernummer durchführen. In der Tabelle oben sehen Sie jedoch eine Ausnahme: Bei Kleinbetragsrechnungen (bei Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro) kann auf die Angabe der Steuernummer verzichtet werden.
Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) schreibt ganz klar vor:
„eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehrerer Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“
Die Umsatzsteuerrichtlinie von 2008 erklärt noch genauer, dass mit dieser Rechnungsnummer sichergestellt werden muss, dass die Rechnung einmalig ist und kein weiteres Mal auftreten kann. Laut der Umsatzsteuerrichtlinie dürfen bei der Erstellung der Rechnungsnummer auch Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination aus beidem genutzt werden.
Um jedoch dem Mysterium der fortlaufenden Rechnungsnummer Einhalt zu gebieten, wurde mit der „Rundverfügung“ vom 14. Juli 2008 noch einmal genauer differenziert. Es wurde nämlich wortwörtlich veröffentlicht, dass „keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend“ notwendig ist. Es kommt also nicht darauf an, dass die Rechnungsnummer lückenlos voranschreitet, sondern nur darauf, dass die Rechnungsnummer tatsächlich einmalig ist und nicht wiederholt werden kann.
Dadurch ergeben sich für Sie zahlreiche Möglichkeiten bei der Gestaltung Ihrer Rechnungsnummern bzw. der Nummernkreise. Hier einige Beispiele für Sie:
Numerische Abfolge
Sie haben natürlich nach wie vor die Möglichkeit, eine einfache fortlaufende Nummer als Rechnungsnummer zu verwenden.
Beispiele:
001, 002, 003, 004 …
30001, 30002, 30003, 30004 …
Sie können Ihre numerische Abfolge aber auch mit zusätzlichen Informationen verknüpfen. Hierfür bieten sich verschiedene Varianten an. Sie können die Rechnungsnummer beispielsweise mit der Kundennummer verknüpfen, nach dem Muster Kundenummer-Rechnungsnummer. Dabei können Sie frei entscheiden, ob die Rechnungsnummer bei allen Kunden fortlaufen soll, oder ob jede Kundennummer einen eigenen Nummernkreis darstellt.
Beispiele:
Fortlaufende Rechnungsnummer: 1500-001, 1580-002, 1570-003, 1500-004, 1520-005, …
Eigener Nummernkreis je Kunde:
1500-001, 1500-002, 1500-003, 1500-004, …
1501-001, 1501-002, 1501-003, 1501-004, …
Auch die Kombination aus Rechnungsnummer und Datum ist völlig zulässig. Dabei können Sie sich beispielsweise auf das Jahr beschränken, aber auch der Monat und das Jahr oder das komplette Datum können Sie einfügen.
Beispiele:
Jahr: 2010-001, 2010-002, 2010-003, 2010-004, …
Monat + Jahr: 201001-001, 201001-002, 201001-003, … (Januar 2010), 201002-001, 201002-002, 201002-003, … (Februar 2010)
Komplettes Datum: 20100131-001, 20100131-002, 20100131-003, 20100228-004, 20100228-005, 20100315-006, …
Buchstabenreihen
Wenn Sie Ihre Rechnungsnummer für Ihre Kunden völlig undurchsichtig machen wollen, können Sie sie auch einfach aus Buchstaben zusammensetzen. Hierbei sind Ihrer Fantasie fast keine Grenzen gesetzt. Am einfachsten ist es für Sie, wenn Sie die Buchstaben fortlaufend verwenden, beispielsweise so:
A, B, C, D, …, X, Y, Z, AA, AB, AC, AD, …, AX, AY, AZ, BA, BB, BC, …
Um den Buchstabenreihen jedoch etwas mehr Aussagekraft zu verleihen, bietet es sich an, auch hier wieder zusätzliche Informationen einzubauen. Wenn Sie pro Kunde nur eine Rechnung pro Monat schreiben, kann es sich anbieten, eine Kombination aus dem Rechnungsmonat und den Initialen des Kunden zu wählen.
Beispiele:
HMJan (Kunde Hans Müller, Januar), TMMär (Kunde Thomas Mustermann, März), …
Kombination aus Buchstaben und Zahlen
Diese Variante wird gerne genutzt, um eine fortlaufende Nummer zu erzeugen, aber gleichzeitig Informationen wie die Initialen des Kunden einfließen zu lassen. Auch die Initialen des Rechnungsbearbeiters werden in großen Unternehmen gerne eingefügt. Die Art des Belegs lässt sich ebenfalls auf diese Art und Weise einbringen.
Beispiele:
Art des Belegs: GS001 (Gutschrift Nr. 1), GS002, GS003, …; RG001 (Rechnung Nr. 1), RG002, RG003, …; AB001 (Auftragsbestätigung Nr. 1), AB002, AB003, …; usw.
Initialen des Rechnungsbearbeiters: HM001, HM002, HM003, HM004, … (HM = Bearbeiter Hans Müller); JR001, JR002, JR003, JR004, … (JR = Bearbeiter Jürgen Roth);
Initialen des Kunden: BF001, BF002, BF003, BF004, … (BF = Kunde Baufirma Feiner); TG001, TG002, TG003, TG004, … (TG = Kunde Theodor Geist);
Natürlich können Sie eine Rechnungsnummer auch noch wesentlich komplizierter gestalten – Hauptsache, die vergebene Rechnungsnummer ist einmalig und kann sich nach der Logik nicht wiederholen. Bedenken Sie allerdings, dass es für ein Kleinunternehmen vielleicht auch etwas „überkandidelt“ wirken könnte, wenn eine zwölfstellige Rechnungsnummer angegeben wird.
Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro. Die Anforderungen an die Rechnungsstellung sind deutlich geringer. Bei Ihrer Buchhaltung müssen Sie dennoch darauf achten, dass auch hier Pflichtangaben vorhanden sind. Folgende Rechnungsdaten müssen Sie aufführen:
Die Steuernummer gehört nicht zu den Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen nach Umsatzsteuergesetz.
Alle übrigen Angaben auf Rechnungen, wie bspw.:
sind aus rein steuerlichen Gesichtspunkten (nach Umsatzsteuergesetz) kein ”Muss” für den Unternehmer.
Vom Gebrauch einer vorläufigen Steuernummer ist im Allgemeinen abzuraten (auch wenn es rechtlich möglich ist). Der Grund ist, dass der Empfänger in Schwierigkeiten beim Abzug der Vorsteuer in Schwierigkeiten geraten könnte. Im Zweifel sollten Sie daher warten, bis Sie alle Angaben auf der Rechnung korrekt ausweisen können. Allerdings ist das natürlich nicht immer möglich, insbesondere, wenn die Vergabe der Steuernummer sehr viel Zeit in Anspruch nimmt.
Existenzgründer erhalten ihre Steuernummer in der Regel erst einige Wochen nach der Gewerbeanmeldung. Den Gründern kann allerdings nicht zugemutet werden, viele Wochen lang ihre Arbeit nicht in Rechnung zu stellen. Als Alternative kann der Jungunternehmer in diesem Zeitraum die vorläufige Steuernummer verwenden.
Das niedersächsische Finanzgericht hat in seinem Urteil vom 20.02.09 Az. 16 K 311/08 bestätigt, dass eine von der Finanzverwaltung vergebene vorläufige Steuernummer verwendet werden darf.
Der Fall:
Im konkreten Fall wurde einem Gründer im Schriftverkehr mit der Finanzverwaltung die Steuer-Nr./Az. 75/180 Wv angegeben. Diese Steuernummer wurde vom Gründer für die Rechnungslegung verwendet. Dem Rechnungsempfänger wurde daraufhin der Vorsteuerabzug versagt. Dagegen reichte der Rechnungsempfänger Klage ein.
Mit dem Urteil des niedersächsischen Finanzgerichtes bekam der Rechnungsempfänger Recht. In der Urteilsbegründung heißt es:
Der Vorsteuerabzug scheitert auch nicht daran, dass in den Rechnungen als Steuernummer "75/180 Wv", Finanzamt: B angegeben ist.
Ergebnis: Existenzgründer können die vorläufige Steuernummer verwenden. Um aber keine Auseinandersetzungen mit den Kunden oder der Finanzverwaltung wagen zu müssen, sollten Gründer sich um eine zeitnahe Erteilung der Steuernummer bemühen. Für die Rechnungsstellung ist es sowieso passender, die USt-IdNr. zu verwenden. Dadurch wird der Versuch vereitelt, an sensible Daten des Unternehmens zu gelangen. Die USt-IdNr kann mit dem steuerlichen Erfassungsbogen beantragt werden.
Weisen Unternehmer in ihren Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer aus müssen sie ihre Steuernummer oder alternativ ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben. Kleinunternehmer und direkte Subunternehmer sind von dieser Regelung nicht betroffen. Fehlt die Angabe der Steuernummer, hat das für den Rechnungsempfänger, sprich dem Leistungsempfänger, Konsequenzen. Er darf sich die Vorsteuer aus dieser Rechnung nicht ziehen.
Für Kleinunternehmer besteht im Rahmen der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG, Umsatzsteuergesetz) die Möglichkeit, ihre Rechnung ohne Umsatzsteuer zu erstellen. Bei Kleinunternehmern fehlt dementsprechend die Angabe des Steuersatzes. Allerdings müssen sie in ihren Rechnungen darauf hinweisen, dass sie nach § 19 UStG eine Rechnungsstellung vorgenommen haben. Ansonsten gibt es beim Rechnungsbetrag keine abweichenden Änderungen zu beachten. Für den Empfänger der Rechnung ist es jedoch wichtig, da er im Rahmen seiner Buchhaltung keine Vorsteuer abziehen darf.
Auch wenn auf einer Rechnung eines Kleinunternehmers keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, so sollte er dennoch in der Lage sein, Brutto- und Nettobeträge einer Rechnung ermitteln zu können. Wer also nun dachte, durch die Kleinunternehmerregelung kommen Sie um die Prozentrechnung herum, den muss ich leider enttäuschen. Prozentrechnung ist in der Unternehmerwelt so ziemlich das Wichtigste, was Sie beherrschen müssen.
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Übrigens: unrichtig oder unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer verpflichtet auch zur Abführung des ausgewiesenen Steuerbetrages. Das heißt im Klartext, ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, der trotz der Befreiung Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist, ist verpflichtet diese Steuer auch abzuführen. Dieser Fehler kann jedoch wieder rückgängig gemacht werden, sofern der Rechnungsempfänger die Vorsteuer noch nicht geltend gemacht hat oder er den unberechtigten Abzug rückgängig macht. Er müsste also eine Rechnung nachträglich ändern, was aber möglich ist.
Sofern ein Kleinunternehmer die Rechnungsstellung regelmäßig mit Umsatzsteuer vornimmt, verliert er die Einstufung als Kleinunternehmer, da das Finanzamt nun davon ausgeht, dass er freiwillig regelbesteuert agiert.
Für den schnellen Überblick können Sie hier ein Beispiel einer vereinfachten Rechnung eines Kleinunternehmers downloaden. In erster Linie entfällt hier der Ausweis der Umsatzsteuer. Allerdings müssen Angaben zur Umsatzsteuerbefreiung auf der Rechnung enthalten sein.
Wie Sie erkennen, unterscheidet sich die Rechnung des Kleinunternehmers kaum von der Rechnung eines regelbesteuerten Unternehmers, lediglich die Komponente der Umsatzsteuer fehlt und bei Kleinbetragsrechnungen ist eine entsprechende Rechnungsnummer nicht notwendig. Alle anderen Komponenten sind entweder bei beiden Unternehmertypen optional oder identisch.
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Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich werde Ihnen durch meine Artikel den richtigen Weg als Unternehmer zeigen. Sollten Sie Fragen haben, kommen Sie gern in die Gründerlexikon Facebook Gruppe - dort erhalten Sie unbürokratische Hilfe.
Torsten Montag
- Inhaber Gründerlexikon, Betriebswirt und Internetcoach -
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