Welche Pflichtangaben müssen Rechnungen enthalten?

Was muss auf einer Rechnung stehen? Sie sollten die Pflichtangaben einer Rechnung kennen. Denn nur dann wird das Finanzamt Ihre Rechnungen sowie den Vorsteuerabzug auch anerkennen. Neben den bekannten Angaben wie Steuersatz, Rechnungsbetrag und Leistung müssen Sie noch mehr bei der Rechnungsstellung beachten. Falls Sie eine Rechnung nicht korrekt ausstellen, könnte es sogar Probleme beim Leistungsempfänger geben.

Um zu zeigen, was eine ordentliche Rechnung beinhalten muss, müssen Rechnungen zunächst in Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) über 250,- EUR (bis 31.12.2016: 150,- EUR) bzw. weniger als 250,- EUR eingeteilt werden. Die Rede ist hier von Kleinbetragsrechnungen.

Rechnung mit Taschenrechner und Kugelschreiber drauf — stevepb/ pixabay.com

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Was muss in einer Rechnung stehen? Alle Pflichtangaben im Überblick

Ihr vollständiger Name und Anschrift sowie der Name des Leistungsempfängers
Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum
Rechnungsnummer (Bitte die Regelungen zum Nummernreis beachten!)
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
Lieferzeitpunkt
Entgelt bzw. Betrag für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersatz und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf dieselbe
Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
ggf. die Angabe "Gutschrift" (Nur bei echten Gutschriften. Mehr zum Thema Gutschrift erstellen.)

Lesen Sie auch, was Sie sonst allgemein zum Thema Rechnung schreiben wissen müssen!

Pflichtangaben: Kleinbetragsrechnungen, „normale" Rechnungen & Kleinunternehmer

Viel Gründer fragen sich beim ersten Schreiben der Rechnungen, wo denn genau die Unterschiede bei der Rechnungslegung der Kleinunternehmer und die der regelbesteuerten Unternehmer zu sehen sind? Auch Kleinbetragsrechnungen sehen wieder etwas anders aus. Im Folgenden eine Übersicht, wo die konkreten Bestandteile, die Pflichtangaben und die Kann-Bestandteile einer Rechnung der unterschiedlichen Unternehmerformen ersichtlich sind.

Rechnungsangaben	"normaler" Unternehmer bei Rechnungen bis 250 € (Kleinbetrags- rechnungen)	"normaler" Unternehmer bei Rechnungen ab 250 €	Klein-unternehmer bei Rechnungen bis 250 € (Kleinbetrags- rechnungen)	Klein-unternehmer bei Rechnungen ab 250 €
Quelle: IHK Frankfurt / Main (11.05.2015) - Erhöhung der Grenze für Kleinbetragsrechnungen ab 2017 auf 250 Euro * aber empfohlen
	Regelbesteuerung		Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG
Adresse Rechnungsempfänger	nein	ja	nein	ja
Adresse Rechnungsaussteller	ja	ja	ja	ja
Erstellungsdatum	ja	ja	ja	ja
Menge / handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und Umfang der sonstigen Leistung	ja	ja	ja	ja
Steuernummer oder USt-IdNr.	nein	ja	nein	ja (USt-IdNr. nur wenn vorhanden)
fortlaufende Rechnungsnummer	nein	ja	nein	ja
Rechnungsnettobetrag / Entgelt	nein	ja	ja	ja
anzuwendender Umsatzsteuersatz (z.B. 19%)	ja	ja	entfällt	entfällt
ausgerechnete Umsatzsteuer	nein	ja	entfällt	entfällt
Rechnungsbruttobetrag	ja	ja	entfällt	entfällt
Stempel und Unterschrift	nein*	nein*	nein*	nein*
Hinweis auf Steuerbefreiung (nicht Steuerbefreiung nach § 19 UStG, Kleinunternehmerregelung, sondern Steuerbefreiung nach § 4 UStG)	ja	ja	entfällt	entfällt
Hinweis auf Steuerfreiheit nach Kleinunternehmer- regelung	entfällt	entfällt	nein*	nein*

Kann ich eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?

Die Angabe der Steuernummer gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung, nach Umsatzsteuergesetz. Daher dürfen Sie grundsätzlich keine Rechnungsstellung ohne Steuernummer durchführen. In der Tabelle oben sehen Sie jedoch eine Ausnahme: Bei Kleinbetragsrechnungen (bei Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro) kann auf die Angabe der Steuernummer verzichtet werden.

Ist eine Rechnungsnummer Pflicht?

Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) schreibt ganz klar vor:
„eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehrerer Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“

Die Umsatzsteuerrichtlinie von 2008 erklärt noch genauer, dass mit dieser Rechnungsnummer sichergestellt werden muss, dass die Rechnung einmalig ist und kein weiteres Mal auftreten kann. Laut der Umsatzsteuerrichtlinie dürfen bei der Erstellung der Rechnungsnummer auch Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination aus beidem genutzt werden.

Um jedoch dem Mysterium der fortlaufenden Rechnungsnummer Einhalt zu gebieten, wurde mit der „Rundverfügung“ vom 14. Juli 2008 noch einmal genauer differenziert. Es wurde nämlich wortwörtlich veröffentlicht, dass „keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend“ notwendig ist. Es kommt also nicht darauf an, dass die Rechnungsnummer lückenlos voranschreitet, sondern nur darauf, dass die Rechnungsnummer tatsächlich einmalig ist und nicht wiederholt werden kann.

Unternehmer sind nicht verpflichtet, ihre Rechnungen fortlaufend und lückenlos zu nummerieren, wenn sie ihr Betriebsergebnis per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Ein Finanzamt hatte dieses Vorgehen beanstandet und den zu versteuernden Gewinn eines Betriebs um einen „Unsicherheitszuschlag“ von 4.000 € erhöht. Zu Unrecht, wie das Finanzgericht Köln nun entschied.

Nach fast zweijährigem Rechtsstreit entschied das Finanzgericht Köln, dass eine ordnungsgemäße Buchhaltung auch dann gewährleistet sein kann, wenn ein Unternehmen seine Rechnungen nicht fortlaufend und lückenlos nummeriert.

Der Kläger, ein Reiseunternehmen, erzeugte für jeden Vorgang eine eindeutige Buchungsnummer, die sich aus einer Veranstaltungsnummer, dem Buchungsdatum und dem Geburtsdatum des Kunden zusammensetzte. Auch eine intern verwendete Vorgangsnummer, die aus den Bankdaten des Buchungsvorgangs erstellt wurde, verwendete kein fortlaufendes System.

Bei einer Betriebsprüfung im Jahr 2015 bemängelte das Finanzamt diesen Umstand. Es sei nicht nachgewiesen, dass sämtliche Geschäftsvorgänge erfasst und versteuert wurden. Der Unternehmer habe daher angeblich seine Aufzeichnungspflicht verletzt und keine richtigen Rechnungen geschrieben.

FG Köln urteilt zugunsten des Unternehmers

Das Finanzgericht Köln entschied nun anders: Eine Hinzuschätzung von Gewinnen sei nur bei sachlich schwerwiegenden Fehlern zulässig. Diese lägen hier nicht vor. Die Betriebsprüfer hatten keine inhaltlichen Mängel an der Buchführung des Klägers festgestellt. Eine „geordnete und chronologische Dokumentation“, wie sie der Bundesfinanzhof fordert, sei auch ohne fortlaufende Nummerierung möglich.

Rein aufgrund der Art der Buchungserfassung, dürfe einem Unternehmen nicht unterstellt werden, dass Umsätze nicht versteuert würden. Auch die Tatsache, dass ein kleiner Teil der Umsätze in bar beglichen wurde, ändere daran nichts. Entsprechende Quittungen wurden bei der Betriebsprüfung vorgelegt und nicht bemängelt.

Die Entscheidung aus Köln deckt sich mit vergleichbaren Entscheidungen der jüngeren Vergangenheit, z.B. des Finanzgerichts Hamburg.

Fortlaufende Rechnungsnummern bei EÜR nicht zwingend notwendig

FG Köln urteilt zugunsten des Unternehmers

Die Entscheidung aus Köln deckt sich mit vergleichbaren Entscheidungen der jüngeren Vergangenheit, z.B. des Finanzgerichts Hamburg.

Rechnungsnummer erstellen: So gehen Sie vor

Dadurch ergeben sich für Sie zahlreiche Möglichkeiten bei der Gestaltung Ihrer Rechnungsnummern bzw. der Nummernkreise. Hier einige Beispiele für Sie:

Numerische Abfolge

Sie haben natürlich nach wie vor die Möglichkeit, eine einfache fortlaufende Nummer als Rechnungsnummer zu verwenden.

Beispiele:
001, 002, 003, 004 …
30001, 30002, 30003, 30004 …

Sie können Ihre numerische Abfolge aber auch mit zusätzlichen Informationen verknüpfen. Hierfür bieten sich verschiedene Varianten an. Sie können die Rechnungsnummer beispielsweise mit der Kundennummer verknüpfen, nach dem Muster Kundenummer-Rechnungsnummer. Dabei können Sie frei entscheiden, ob die Rechnungsnummer bei allen Kunden fortlaufen soll, oder ob jede Kundennummer einen eigenen Nummernkreis darstellt.

Beispiele:
Fortlaufende Rechnungsnummer: 1500-001, 1580-002, 1570-003, 1500-004, 1520-005, …
Eigener Nummernkreis je Kunde:
1500-001, 1500-002, 1500-003, 1500-004, …
1501-001, 1501-002, 1501-003, 1501-004, …

Auch die Kombination aus Rechnungsnummer und Datum ist völlig zulässig. Dabei können Sie sich beispielsweise auf das Jahr beschränken, aber auch der Monat und das Jahr oder das komplette Datum können Sie einfügen.

Beispiele:
Jahr: 2010-001, 2010-002, 2010-003, 2010-004, …
Monat + Jahr: 201001-001, 201001-002, 201001-003, … (Januar 2010), 201002-001, 201002-002, 201002-003, … (Februar 2010)
Komplettes Datum: 20100131-001, 20100131-002, 20100131-003, 20100228-004, 20100228-005, 20100315-006, …

Buchstabenreihen

Wenn Sie Ihre Rechnungsnummer für Ihre Kunden völlig undurchsichtig machen wollen, können Sie sie auch einfach aus Buchstaben zusammensetzen. Hierbei sind Ihrer Fantasie fast keine Grenzen gesetzt. Am einfachsten ist es für Sie, wenn Sie die Buchstaben fortlaufend verwenden, beispielsweise so:
A, B, C, D, …, X, Y, Z, AA, AB, AC, AD, …, AX, AY, AZ, BA, BB, BC, …

Um den Buchstabenreihen jedoch etwas mehr Aussagekraft zu verleihen, bietet es sich an, auch hier wieder zusätzliche Informationen einzubauen. Wenn Sie pro Kunde nur eine Rechnung pro Monat schreiben, kann es sich anbieten, eine Kombination aus dem Rechnungsmonat und den Initialen des Kunden zu wählen.

Beispiele:
HMJan (Kunde Hans Müller, Januar), TMMär (Kunde Thomas Mustermann, März), …

Kombination aus Buchstaben und Zahlen

Diese Variante wird gerne genutzt, um eine fortlaufende Nummer zu erzeugen, aber gleichzeitig Informationen wie die Initialen des Kunden einfließen zu lassen. Auch die Initialen des Rechnungsbearbeiters werden in großen Unternehmen gerne eingefügt. Die Art des Belegs lässt sich ebenfalls auf diese Art und Weise einbringen.

Beispiele:
Art des Belegs: GS001 (Gutschrift Nr. 1), GS002, GS003, …; RG001 (Rechnung Nr. 1), RG002, RG003, …; AB001 (Auftragsbestätigung Nr. 1), AB002, AB003, …; usw.
Initialen des Rechnungsbearbeiters: HM001, HM002, HM003, HM004, … (HM = Bearbeiter Hans Müller); JR001, JR002, JR003, JR004, … (JR = Bearbeiter Jürgen Roth);
Initialen des Kunden: BF001, BF002, BF003, BF004, … (BF = Kunde Baufirma Feiner); TG001, TG002, TG003, TG004, … (TG = Kunde Theodor Geist);

Natürlich können Sie eine Rechnungsnummer auch noch wesentlich komplizierter gestalten – Hauptsache, die vergebene Rechnungsnummer ist einmalig und kann sich nach der Logik nicht wiederholen. Bedenken Sie allerdings, dass es für ein Kleinunternehmen vielleicht auch etwas „überkandidelt“ wirken könnte, wenn eine zwölfstellige Rechnungsnummer angegeben wird.

Nutzen Sie am besten eine Software wie lexoffice zum Schreiben Ihrer Rechnungen. Mit einem professionellen Rechnungsprogramm können Sie online Rechnungen schreiben und es achtet selbstständig darauf, dass alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten sind. Auch um die Unterschiede zu Kleinbetragsrechnungen müssen Sie sich keine Gedanken machen. Es hilft Ihnen bei sämtlichen Angaben wie Steuersatz, Leistungsdaten, Netto- oder Bruttobetrag. Sollten sich die gesetzlichen Vorschriften ändern, so wird das automatisch berücksichtigt. All das macht Ihre Buchhaltung effizienter und leichter.

Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro. Die Anforderungen an die Rechnungsstellung sind deutlich geringer. Bei Ihrer Buchhaltung müssen Sie dennoch darauf achten, dass auch hier Pflichtangaben vorhanden sind. Folgende Rechnungsdaten müssen Sie aufführen:

Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum
Bezeichnung der Leistung
Entgelt (Rechnungsbetrag)
Steuersatz (Prozentsatz genügt) oder Hinweise auf Steuerbefreiung

Die Steuernummer gehört nicht zu den Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen nach Umsatzsteuergesetz.

Rechnungsstellung: Jede Anschrift genügt, sofern Unternehmer dort erreichbar ist

Der Bundesfinanzhof hat mit einigen Urteilen seine frühere Rechtsprechung gekippt, nachdem für eine zum Vorsteuerabzug berechtigte Rechnung lediglich eine korrekte Anschrift genügt, unter der der Unternehmer erreichbar ist. Die wirtschaftliche Tätigkeit des Unternehmers muss dort nicht stattfinden. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat dies zum Anlass genommen und den Umsatzsteuer-Anwendungserlass aus dem Jahr 2010 geändert.

Das Gründerlexikon berichtete bereits über darüber, dass bei einer korrekten Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, der Ort der wirtschaftlichen Tätigkeit nicht mehr notwendig ist. Nun hat auch das BMF den Umsatzsteuer-Anwendungserlass dahingehend geändert.

Jede Art Anschrift ist ausreichend, sofern der Unternehmer dort erreichbar ist

Das BMF hat den neuen UStAE insofern geändert, dass nun jede Art Anschrift für eine korrekte Rechnungsstellung genügt, sofern der Unternehmer dort natürlich auch erreichbar ist. Wo der Unternehmer die Leistung tatsächlich erbringt, ist dabei unerheblich. Das heißt, das nun auch sogenannte Briefkasten-Adressen oder eine Adresse einer beauftragten Kanzlei den Anforderungen nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG genügen.

Wichtig für den Vorsteuerabzug ist in diesem Zusammenhang lediglich, dass auf der Rechnung der vollständige Name des Unternehmers sowie die vollständige Adresse angegeben ist, unter der der Unternehmer auch erreichbar ist. Wie bereits erwähnt, ist es nicht notwendig, dass der Unternehmer die wirtschaftliche Tätigkeit auch unter der Adresse ausübt. (BMF Schreiben vom 07. Dezember 2018, III C 2 S 7280-a/07/10005 :003)

Welche Angaben auf der Rechnung sind keine Pflicht?

Alle übrigen Angaben auf Rechnungen, wie bspw.:

E-Mail-Adresse,
Internetadresse,
Gruß- oder Dankesworte,
Bankverbindung,
Telefonnummer
Faxnummer
Handynummer bzw. Telefonnummer
ja sogar die Unterschrift des Unternehmers und
sein Stempel

sind aus rein steuerlichen Gesichtspunkten (nach Umsatzsteuergesetz) kein ”Muss” für den Unternehmer.

Kann ich Rechnungen mit vorläufiger Steuernummer schreiben?

Vom Gebrauch einer vorläufigen Steuernummer ist im Allgemeinen abzuraten (auch wenn es rechtlich möglich ist). Der Grund ist, dass der Empfänger in Schwierigkeiten beim Abzug der Vorsteuer in Schwierigkeiten geraten könnte. Im Zweifel sollten Sie daher warten, bis Sie alle Angaben auf der Rechnung korrekt ausweisen können. Allerdings ist das natürlich nicht immer möglich, insbesondere, wenn die Vergabe der Steuernummer sehr viel Zeit in Anspruch nimmt.

Existenzgründer erhalten ihre Steuernummer in der Regel erst einige Wochen nach der Gewerbeanmeldung. Den Gründern kann allerdings nicht zugemutet werden, viele Wochen lang ihre Arbeit nicht in Rechnung zu stellen. Als Alternative kann der Jungunternehmer in diesem Zeitraum die vorläufige Steuernummer verwenden.

Das niedersächsische Finanzgericht hat in seinem Urteil vom 20.02.09 Az. 16 K 311/08 bestätigt, dass eine von der Finanzverwaltung vergebene vorläufige Steuernummer verwendet werden darf.

Der Fall:

Im konkreten Fall wurde einem Gründer im Schriftverkehr mit der Finanzverwaltung die Steuer-Nr./Az. 75/180 Wv angegeben. Diese Steuernummer wurde vom Gründer für die Rechnungslegung verwendet. Dem Rechnungsempfänger wurde daraufhin der Vorsteuerabzug versagt. Dagegen reichte der Rechnungsempfänger Klage ein.

Mit dem Urteil des niedersächsischen Finanzgerichtes bekam der Rechnungsempfänger Recht. In der Urteilsbegründung heißt es:

Der Vorsteuerabzug scheitert auch nicht daran, dass in den Rechnungen als Steuernummer "75/180 Wv", Finanzamt: B angegeben ist.

Ergebnis: Existenzgründer können die vorläufige Steuernummer verwenden. Um aber keine Auseinandersetzungen mit den Kunden oder der Finanzverwaltung wagen zu müssen, sollten Gründer sich um eine zeitnahe Erteilung der Steuernummer bemühen. Für die Rechnungsstellung ist es sowieso passender, die USt-IdNr. zu verwenden. Dadurch wird der Versuch vereitelt, an sensible Daten des Unternehmens zu gelangen. Die USt-IdNr kann mit dem steuerlichen Erfassungsbogen beantragt werden.

Weisen Unternehmer in ihren Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer aus müssen sie ihre Steuernummer oder alternativ ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben. Kleinunternehmer und direkte Subunternehmer sind von dieser Regelung nicht betroffen. Fehlt die Angabe der Steuernummer, hat das für den Rechnungsempfänger, sprich dem Leistungsempfänger, Konsequenzen. Er darf sich die Vorsteuer aus dieser Rechnung nicht ziehen.

Welche Angaben muss ein Kleinunternehmer auf seinen Rechnungen machen?

Für Kleinunternehmer besteht im Rahmen der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG, Umsatzsteuergesetz) die Möglichkeit, ihre Rechnung ohne Umsatzsteuer zu erstellen. Bei Kleinunternehmern fehlt dementsprechend die Angabe des Steuersatzes. Allerdings müssen sie in ihren Rechnungen darauf hinweisen, dass sie nach § 19 UStG eine Rechnungsstellung vorgenommen haben. Ansonsten gibt es beim Rechnungsbetrag keine abweichenden Änderungen zu beachten. Für den Empfänger der Rechnung ist es jedoch wichtig, da er im Rahmen seiner Buchhaltung keine Vorsteuer abziehen darf.

Auch wenn auf einer Rechnung eines Kleinunternehmers keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, so sollte er dennoch in der Lage sein, Brutto- und Nettobeträge einer Rechnung ermitteln zu können. Wer also nun dachte, durch die Kleinunternehmerregelung kommen Sie um die Prozentrechnung herum, den muss ich leider enttäuschen. Prozentrechnung ist in der Unternehmerwelt so ziemlich das Wichtigste, was Sie beherrschen müssen.

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Falscher Ausweis der Umsatzsteuer

Übrigens: unrichtig oder unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer verpflichtet auch zur Abführung des ausgewiesenen Steuerbetrages. Das heißt im Klartext, ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, der trotz der Befreiung Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist, ist verpflichtet diese Steuer auch abzuführen. Dieser Fehler kann jedoch wieder rückgängig gemacht werden, sofern der Rechnungsempfänger die Vorsteuer noch nicht geltend gemacht hat oder er den unberechtigten Abzug rückgängig macht. Er müsste also eine Rechnung nachträglich ändern, was aber möglich ist.

Sofern ein Kleinunternehmer die Rechnungsstellung regelmäßig mit Umsatzsteuer vornimmt, verliert er die Einstufung als Kleinunternehmer, da das Finanzamt nun davon ausgeht, dass er freiwillig regelbesteuert agiert.

Beispiel einer Kleinunternehmer Rechnung

Für den schnellen Überblick können Sie hier ein Beispiel einer vereinfachten Rechnung eines Kleinunternehmers downloaden. In erster Linie entfällt hier der Ausweis der Umsatzsteuer. Allerdings müssen Angaben zur Umsatzsteuerbefreiung auf der Rechnung enthalten sein.

Wie Sie erkennen, unterscheidet sich die Rechnung des Kleinunternehmers kaum von der Rechnung eines regelbesteuerten Unternehmers, lediglich die Komponente der Umsatzsteuer fehlt und bei Kleinbetragsrechnungen ist eine entsprechende Rechnungsnummer nicht notwendig. Alle anderen Komponenten sind entweder bei beiden Unternehmertypen optional oder identisch.

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Umsatzsteuer berechnen Proformarechnung

Mann hält Schild mit der Frage "Bist du ein Unternehmer" in der Hand, hier: unternehmertest

Torsten Montag
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Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

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