Welche Pflichtangaben müssen in der Rechnung stehen?

Die oberste Priorität hat bei der ordnungsgemäß ausgefüllten Rechnung die Tatsache des Vorsteuerabzuges. Denn nur eine vollständige Rechnung, mit allen erforderlichen Bestandteilen berechtigt den Rechungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Daher sollte der Unternehmer darauf achten, dass auch seine Ausgangrechnungen mit allen nötigen Bestandteilen versehen sind, so dass er seinen Kunden den Vorsteuerabzug nicht vorenthalten muss. Meist kommt es dann zu unangenehmen Rückfragen, die Rechnung muss erneut gestellt werden und alte Rechnungen müssen storniert werden. Aber was gehört auf eine ordentliche Rechnung mit allen nötigen Bestandteilen des Umsatzsteuergesetzes? Um eine eindeutige Antwort geben zu können, müssen Rechnungen zunächst in Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) über 150,- EUR (bis 31.12.2006 100,- EUR) bzw. weniger als 150,- EUR eingeteilt werden.

• Ihr vollständiger Name und Anschrift sowie der Name des Leistungsempfängers
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer (Bitte die Regelungen zum Nummernreis beachten!)
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Lieferzeitpunkt
• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
• Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf dieselbe
• Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
• ggf. die Angabe "Gutschrift" (nur bei echten Gutschriften!)

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG schreibt ganz klar vor:
„eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehrerer Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“

Die Umsatzsteuerrichtlinie von 2008 erklärt noch genauer, dass mit dieser Rechnungsnummer sichergestellt werden muss, dass die Rechnung einmalig ist und kein weiteres Mal auftreten kann. Laut der Umsatzsteuerrichtlinie dürfen bei der Erstellung der Rechnungsnummer auch Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination aus beidem genutzt werden.

Um jedoch dem Mysterium der fortlaufenden Rechnungsnummer Einhalt zu gebieten, wurde mit der „Rundverfügung“ vom 14. Juli 2008 noch einmal genauer differenziert. Es wurde nämlich wortwörtlich veröffentlicht, dass „keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend“ notwendig ist. Es kommt also nicht darauf an, dass die Rechnungsnummer lückenlos voranschreitet, sondern nur darauf, dass die Rechnungsnummer tatsächlich einmalig ist und nicht wiederholt werden kann.

Dadurch ergeben sich für Sie zahlreiche Möglichkeiten bei der Gestaltung Ihrer Rechnungsnummern bzw. der Nummernkreise. Hier einige Beispiele für Sie:

Numerische Abfolge

Sie haben natürlich nach wie vor die Möglichkeit, eine einfache fortlaufende Nummer als Rechnungsnummer zu verwenden. 

Beispiele:
001, 002, 003, 004 …
30001, 30002, 30003, 30004 …

Sie können Ihre numerische Abfolge aber auch mit zusätzlichen Informationen verknüpfen. Hierfür bieten sich verschiedene Varianten an. Sie können die Rechnungsnummer beispielsweise mit der Kundennummer verknüpfen, nach dem Muster Kundenummer-Rechnungsnummer. Dabei können Sie frei entscheiden, ob die Rechnungsnummer bei allen Kunden fortlaufen soll, oder ob jede Kundennummer einen eigenen Nummernkreis darstellt.

Beispiele:
fortlaufende Rechnungsnummer: 1500-001, 1580-002, 1570-003, 1500-004, 1520-005, …
eigener Nummernkreis je Kunde:
1500-001, 1500-002, 1500-003, 1500-004, …
1501-001, 1501-002, 1501-003, 1501-004, …

Auch die Kombination aus Rechnungsnummer und Datum ist völlig zulässig. Dabei können Sie sich beispielsweise auf das Jahr beschränken, aber auch der Monat und das Jahr oder das komplette Datum können Sie einfügen.

Beispiele:
Jahr: 2010-001, 2010-002, 2010-003, 2010-004, …
Monat + Jahr: 201001-001, 201001-002, 201001-003, … (Januar 2010), 201002-001, 201002-002, 201002-003, … (Februar 2010)
Komplettes Datum: 20100131-001, 20100131-002, 20100131-003, 20100228-004, 20100228-005, 20100315-006, …

Buchstabenreihen

Wenn Sie Ihre Rechnungsnummer für Ihre Kunden völlig undurchsichtig machen wollen, können Sie sie auch einfach aus Buchstaben zusammensetzen. Hierbei sind Ihrer Phantasie fast keine Grenzen gesetzt. Am einfachsten ist es für Sie, wenn Sie die Buchstaben fortlaufend verwenden, beispielsweise so:
A, B, C, D, …, X, Y, Z, AA, AB, AC, AD, …, AX, AY, AZ, BA, BB, BC, …

Um den Buchstabenreihen jedoch etwas mehr Aussagekraft zu verleihen, bietet es sich an, auch hier wieder zusätzliche Informationen einzubauen. Wenn Sie pro Kunde nur eine Rechnung pro Monat schreiben, kann es sich anbieten, eine Kombination aus dem Rechnungsmonat und den Initialen des Kunden zu wählen.

Beispiele:
HMJan (Kunde Hans Müller, Januar), TMMär (Kunde Thomas Mustermann, März), …

Kombination aus Buchstaben und Zahlen

Diese Variante wird gerne genutzt, um eine fortlaufende Nummer zu erzeugen, aber gleichzeitig Informationen wie die Initialen des Kunden einfließen zu lassen. Auch die Initialen des Rechnungsbearbeiters werden in großen Unternehmen gerne eingefügt. Auch die Art des Belegs lässt sich auf diese Art und Weise einbringen.

Beispiele:
Art des Belegs: GS001 (Gutschrift Nr. 1), GS002, GS003, …; RG001 (Rechnung Nr. 1), RG002, RG003, …; AB001 (Auftragsbestätigung Nr. 1), AB002, AB003, …; usw.
Initialen des Rechnungsbearbeiters: HM001, HM002, HM003, HM004, … (HM = Bearbeiter Hans Müller); JR001, JR002, JR003, JR004, … (JR = Bearbeiter Jürgen Roth);
Initialen des Kunden: BF001, BF002, BF003, BF004, … (BF = Kunde Baufirma Feiner); TG001, TG002, TG003, TG004, … (TG = Kunde Theodor Geist);

Natürlich können Sie eine Rechnungsnummer auch noch wesentlich komplizierter gestalten – Hauptsache, die vergebene Rechnungsnummer ist einmalig und kann sich nach der Logik nicht wiederholen. Bedenken Sie allerdings, dass es für ein Kleinunternehmen vielleicht auch etwas „überkandidelt“ wirken könnte, wenn eine zwölfstellige Rechnungsnummer angegeben wird.

Übrigens, unrichtig oder unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer verpflichtet auch zur Abführung des ausgewiesenen Steuerbetrages. Das heißt im Klartext, ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, der trotz der Befreiung Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist, ist verpflichtet diese Steuer auch abzuführen. Dieser Fehler kann jedoch wieder rückgängig gemacht werden sofern, der Rechnungsempfänger die Vorsteuer noch nicht geltend gemacht hat oder er den unberechtigten Abzug rückgängig macht.

Alle übrigen Angaben auf Rechnungen, wie bspw.:

• eMail-
• Internetadresse,
• Gruß- oder Dankesworte,
• Bankverbindung,
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Handynummern,
• ja sogar die Unterschrift des Unternehmers und
• sein Stempel

sind aus rein steuerlichen Gesichtspunkten kein ”Muss” für den Unternehmer.

Weisen Unternehmer in ihren Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer aus, müssen sie ihre Steuernummer oder alternativ ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben. Klein- und direkte Subunternehmer sind von dieser Regelung nicht betroffen. Fehlt die Angabe der Steuernummer, hat das für den Rechnungsempfänger Konsequenzen. Er darf sich die Vorsteuer aus dieser Rechnung nicht ziehen. 

Existenzgründer erhalten ihre Steuernummer in der Regel erst 4 – 6 Wochen nach der Gewerbeanmeldung. Den Gründern kann allerdings nicht zugemutet werden, 6 Wochen lang ihre Arbeit nicht in Rechnung zu stellen. Als Alternative kann der Jungunternehmer in diesem Zeitraum die vorläufige Steuernummer verwenden.

Das Niedersächsische Finanzgericht hat in seinem Urteil vom 20.02.09 Az. 16 K 311/08 bestätigt, dass eine von der Finanzverwaltung vergebene vorläufige Steuernummer verwendet werden darf.

Urteil Az. 16 K311/08 (PDF, 35KB)

Fall

Im konkreten Fall wurde einem Gründer im Schriftverkehr mit der Finanzverwaltung die Steuer-Nr./Az. 75/180 Wv angegeben. Diese Steuernummer wurde vom Gründer für die Rechnungslegung verwendet. Dem Rechnungsempfänger wurde daraufhin der Vorsteuerabzug versagt. Dagegen reichte der Rechnungsempfänger Klage ein.

Mit dem Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichtes bekam der Rechnungsempfänger Recht. In der Urteilsbegründung heißt es:

Der Vorsteuerabzug scheitert auch nicht daran, dass in den Rechnungen als Steuernummer "75/180 Wv", Finanzamt: B angegeben ist. 

Existenzgründer können die vorläufige Steuernummer verwenden. Um aber keine Auseinandersetzungen mit den Kunden oder der Finanzverwaltung wagen zu müssen, sollten Gründer sich um eine zeitnahe Erteilung der Steuernummer bemühen. Für die Rechnungsstellung ist es sowie so passender, die USt-IdNr. zu verwenden. Dadurch wird der Versuch vereitelt, an sensible Daten des Unternehmens zu gelangen. Die USt-IdNr kann mit dem steuerlichen Erfassungsbogen beantragt werden.