Pflichtangaben in Rechnungen und hilfreiche Vorlagen

Die oberste Priorität hat bei der ordnungsgemäß ausgefüllten Rechnung die Tatsache des Vorsteuerabzuges. Denn nur eine vollständige Rechnung, mit allen erforderlichen Bestandteilen berechtigt den Rechungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Daher sollte der Unternehmer darauf achten, dass auch seine Ausgangrechnungen mit allen nötigen Bestandteilen versehen sind, so dass er seinen Kunden den Vorsteuerabzug nicht vorenthalten muss. Meist kommt es dann zu unangenehmen Rückfragen, die Rechnung muss erneut gestellt werden und alte Rechnungen müssen storniert werden. Aber was gehört auf eine ordentliche Rechnung mit allen nötigen Bestandteilen des Umsatzsteuergesetzes? Um eine eindeutige Antwort geben zu können, müssen Rechnungen zunächst in Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) über 150,- EUR (bis 31.12.2006 100,- EUR) bzw. weniger als 150,- EUR eingeteilt werden.

Notwendige Angaben in einer Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz

  • Ihr vollständiger Name und Anschrift sowie der Name des Leistungsempfängers
  • Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer (Bitte die Regelungen zum Nummernreis beachten!)
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Lieferzeitpunkt
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
  • Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf dieselbe
  • Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
  • ggf. die Angabe "Gutschrift" (nur bei echten Gutschriften!)

Welcher Nummernkreis für die Rechnungsnummer ist zulässig?

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG schreibt ganz klar vor:
„eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehrerer Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“

Die Umsatzsteuerrichtlinie von 2008 erklärt noch genauer, dass mit dieser Rechnungsnummer sichergestellt werden muss, dass die Rechnung einmalig ist und kein weiteres Mal auftreten kann. Laut der Umsatzsteuerrichtlinie dürfen bei der Erstellung der Rechnungsnummer auch Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination aus beidem genutzt werden.

Um jedoch dem Mysterium der fortlaufenden Rechnungsnummer Einhalt zu gebieten, wurde mit der „Rundverfügung“ vom 14. Juli 2008 noch einmal genauer differenziert. Es wurde nämlich wortwörtlich veröffentlicht, dass „keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend“ notwendig ist. Es kommt also nicht darauf an, dass die Rechnungsnummer lückenlos voranschreitet, sondern nur darauf, dass die Rechnungsnummer tatsächlich einmalig ist und nicht wiederholt werden kann.

Ihre Möglichkeiten bei der Gestaltung

Dadurch ergeben sich für Sie zahlreiche Möglichkeiten bei der Gestaltung Ihrer Rechnungsnummern bzw. der Nummernkreise. Hier einige Beispiele für Sie:

Numerische Abfolge

Sie haben natürlich nach wie vor die Möglichkeit, eine einfache fortlaufende Nummer als Rechnungsnummer zu verwenden. 

Beispiele:
001, 002, 003, 004 …
30001, 30002, 30003, 30004 …


Sie können Ihre numerische Abfolge aber auch mit zusätzlichen Informationen verknüpfen. Hierfür bieten sich verschiedene Varianten an. Sie können die Rechnungsnummer beispielsweise mit der Kundennummer verknüpfen, nach dem Muster Kundenummer-Rechnungsnummer. Dabei können Sie frei entscheiden, ob die Rechnungsnummer bei allen Kunden fortlaufen soll, oder ob jede Kundennummer einen eigenen Nummernkreis darstellt.

Beispiele:
fortlaufende Rechnungsnummer: 1500-001, 1580-002, 1570-003, 1500-004, 1520-005, …
eigener Nummernkreis je Kunde:
1500-001, 1500-002, 1500-003, 1500-004, …
1501-001, 1501-002, 1501-003, 1501-004, …


Auch die Kombination aus Rechnungsnummer und Datum ist völlig zulässig. Dabei können Sie sich beispielsweise auf das Jahr beschränken, aber auch der Monat und das Jahr oder das komplette Datum können Sie einfügen.

Beispiele:
Jahr: 2010-001, 2010-002, 2010-003, 2010-004, …
Monat + Jahr: 201001-001, 201001-002, 201001-003, … (Januar 2010), 201002-001, 201002-002, 201002-003, … (Februar 2010)
Komplettes Datum: 20100131-001, 20100131-002, 20100131-003, 20100228-004, 20100228-005, 20100315-006, …

Buchstabenreihen

Wenn Sie Ihre Rechnungsnummer für Ihre Kunden völlig undurchsichtig machen wollen, können Sie sie auch einfach aus Buchstaben zusammensetzen. Hierbei sind Ihrer Phantasie fast keine Grenzen gesetzt. Am einfachsten ist es für Sie, wenn Sie die Buchstaben fortlaufend verwenden, beispielsweise so:
A, B, C, D, …, X, Y, Z, AA, AB, AC, AD, …, AX, AY, AZ, BA, BB, BC, …

Um den Buchstabenreihen jedoch etwas mehr Aussagekraft zu verleihen, bietet es sich an, auch hier wieder zusätzliche Informationen einzubauen. Wenn Sie pro Kunde nur eine Rechnung pro Monat schreiben, kann es sich anbieten, eine Kombination aus dem Rechnungsmonat und den Initialen des Kunden zu wählen.

Beispiele:
HMJan (Kunde Hans Müller, Januar), TMMär (Kunde Thomas Mustermann, März), …

Kombination aus Buchstaben und Zahlen

Diese Variante wird gerne genutzt, um eine fortlaufende Nummer zu erzeugen, aber gleichzeitig Informationen wie die Initialen des Kunden einfließen zu lassen. Auch die Initialen des Rechnungsbearbeiters werden in großen Unternehmen gerne eingefügt. Auch die Art des Belegs lässt sich auf diese Art und Weise einbringen.

Beispiele:
Art des Belegs: GS001 (Gutschrift Nr. 1), GS002, GS003, …; RG001 (Rechnung Nr. 1), RG002, RG003, …; AB001 (Auftragsbestätigung Nr. 1), AB002, AB003, …; usw.
Initialen des Rechnungsbearbeiters: HM001, HM002, HM003, HM004, … (HM = Bearbeiter Hans Müller); JR001, JR002, JR003, JR004, … (JR = Bearbeiter Jürgen Roth);
Initialen des Kunden: BF001, BF002, BF003, BF004, … (BF = Kunde Baufirma Feiner); TG001, TG002, TG003, TG004, … (TG = Kunde Theodor Geist);


Natürlich können Sie eine Rechnungsnummer auch noch wesentlich komplizierter gestalten – Hauptsache, die vergebene Rechnungsnummer ist einmalig und kann sich nach der Logik nicht wiederholen. Bedenken Sie allerdings, dass es für ein Kleinunternehmen vielleicht auch etwas „überkandidelt“ wirken könnte, wenn eine zwölfstellige Rechnungsnummer angegeben wird.

Falscher Ausweis der Umsatzsteuer

Übrigens, unrichtig oder unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer verpflichtet auch zur Abführung des ausgewiesenen Steuerbetrages. Das heißt im Klartext, ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, der trotz der Befreiung Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist, ist verpflichtet diese Steuer auch abzuführen. Dieser Fehler kann jedoch wieder rückgängig gemacht werden sofern, der Rechnungsempfänger die Vorsteuer noch nicht geltend gemacht hat oder er den unberechtigten Abzug rückgängig macht.

Welche Rechnungsbestandteile sind keine Pflicht?

Alle übrigen Angaben auf Rechnungen, wie bspw.:

  • eMail-
  • Internetadresse,
  • Gruß- oder Dankesworte,
  • Bankverbindung,
  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • Handynummern,
  • ja sogar die Unterschrift des Unternehmers und
  • sein Stempel

sind aus rein steuerlichen Gesichtspunkten kein ”Muss” für den Unternehmer.

Sind Rechnungen mit vorläufiger Steuernummer gültig?

Weisen Unternehmer in ihren Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer aus, müssen sie ihre Steuernummer oder alternativ ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben. Kleinunternehmer und direkte Subunternehmer sind von dieser Regelung nicht betroffen. Fehlt die Angabe der Steuernummer, hat das für den Rechnungsempfänger Konsequenzen. Er darf sich die Vorsteuer aus dieser Rechnung nicht ziehen. 

Dürfen Existenzgründer Rechnungen ohne Steuernummer schreiben?

Existenzgründer erhalten ihre Steuernummer in der Regel erst 4 – 6 Wochen nach der Gewerbeanmeldung. Den Gründern kann allerdings nicht zugemutet werden, 6 Wochen lang ihre Arbeit nicht in Rechnung zu stellen. Als Alternative kann der Jungunternehmer in diesem Zeitraum die vorläufige Steuernummer verwenden.

Das Niedersächsische Finanzgericht hat in seinem Urteil vom 20.02.09 Az. 16 K 311/08 bestätigt, dass eine von der Finanzverwaltung vergebene vorläufige Steuernummer verwendet werden darf. (Urteil Az. 16 K311/08 (PDF, 35KB)

Der Fall:

Im konkreten Fall wurde einem Gründer im Schriftverkehr mit der Finanzverwaltung die Steuer-Nr./Az. 75/180 Wv angegeben. Diese Steuernummer wurde vom Gründer für die Rechnungslegung verwendet. Dem Rechnungsempfänger wurde daraufhin der Vorsteuerabzug versagt. Dagegen reichte der Rechnungsempfänger Klage ein.

Mit dem Urteil des niedersächsischen Finanzgerichtes bekam der Rechnungsempfänger Recht. In der Urteilsbegründung heißt es:

Der Vorsteuerabzug scheitert auch nicht daran, dass in den Rechnungen als Steuernummer "75/180 Wv", Finanzamt: B angegeben ist. 

Fazit: Existenzgründer können die vorläufige Steuernummer verwenden. Um aber keine Auseinandersetzungen mit den Kunden oder der Finanzverwaltung wagen zu müssen, sollten Gründer sich um eine zeitnahe Erteilung der Steuernummer bemühen. Für die Rechnungsstellung ist es sowie so passender, die USt-IdNr. zu verwenden. Dadurch wird der Versuch vereitelt, an sensible Daten des Unternehmens zu gelangen. Die USt-IdNr kann mit dem steuerlichen Erfassungsbogen beantragt werden.

Wie unterscheiden sich die Rechnungen der Kleinunternehmer von denen der "normalen" Unternehmer?

Viel Gründer fragen sich beim ersten Schreiben der Rechnungen, wo denn genau die Unterschiede bei der Rechnungslegung der Kleinunternehmer und die der regelbesteuerten Unternehmer zu sehen sind? Auch Kleinbetragsrechnungen sehen wieder etwas anders. Ich habe Ihnen einmal eine Übersicht erstellt, wo die konkreten Bestandteile, die Muss-Bestandteile und die Kann-Bestandteile einer Rechnung der unterschiedlichen Unternehmerformen ersichtlich sind.

Ein Beispiel für eine Kleinunternehmer Rechnung

Für den schnellen Überblick, sehen Sie in dem nachfolgenden Video eine vereinfachten Rechnung eines Kleinunternehmers. In erster Linie entfällt hier der Ausweis der Umsatzsteuer.

Wie Sie erkennen, unterscheidet sich die Rechnung des Kleinunternehmers kaum von der Rechnung eines regelbesteuerten Unternehmers, lediglich die Komponente der Umsatzsteuer fehlt und bei kleinen Rechnungen ist eine entsprechende Rechnungsnummer nicht notwendig. Alle anderen Komponenten sind entweder bei beiden Unternehmertypen optional oder identisch.

Wie Sie die Rechnung erstellen bleibt Ihnen überlassen, denn das ist unabhängig vom Status des Kleinunternehmers. Sie können also entweder Excel benutzen, wie ich es viele Jahre getan habe oder ein professionelles Rechnungsprogramm. Sie können ein Onlinedienst nutzen, um Ihre Rechnungen zu erstellen oder ein auf Ihrem Rechner installierte Software. In dieser Beziehung können Sie die Methode einsetzen, die für Sie entweder am günstigsten ist oder mit der Sie am besten zurechtkommen. Ich habe Ihnen im Gründerlexikon alle Möglichkeiten hinterlegt, sodass Sie meine Erfahrungen diesbezüglich nachlesen können.

Sie haben jetzt einen guten Überblick gewonnen über die Unterschiede von „normalen“ Unternehmer Rechnungen und Kleinunternehmer Rechnungen. Ich hatte Ihnen auch bereits einige Softwarelösungen zum Rechnungen schreiben vorgestellt. Im nächsten Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie mit Freeware kostenlos Rechnungen schreiben können.

Wie unterscheiden sich die Rechnungen hinsichtlich der Pflichtangaben?

Quelle: IHK Frankfurt / Main (11.05.2015) - Erhöhung der Grenze für Kleinbetragsrechnungen ab 2017 auf 250 Euro

* aber empfohlen

Rechnungsangaben"normaler"
Unternehmer
bei Rechnungen
bis 250 €
(Kleinbetrags-
rechnungen)
"normaler"
Unternehmer
bei Rechnungen
ab 250 €
Klein-unternehmer
bei Rechnungen
bis 250 €
(Kleinbetrags-
rechnungen)
Klein-unternehmer
bei Rechnungen
ab 250 €
 RegelbesteuerungUmsatzsteuerbefreiung
nach § 19 UStG
Adresse Rechnungsempfängerneinjaneinja
Adresse Rechnungsausstellerjajajaja
Erstellungsdatumjajajaja
Menge / handelsübliche Bezeichnung
der gelieferten Gegenstände
oder die Art und Umfang
der sonstigen Leistung
jajajaja
Steuernummer oder
UStId-Nr.
neinjaja, wenn vorhandennein
fortlaufende Rechnungsnummerneinjaneinja
Rechnungsnettobetrag / Entgeltneinjajaja
anzuwendender
Umsatzsteuersatz (z.B. 19%)
jajaentfälltentfällt
ausgerechnete Umsatzsteuerneinjaentfälltentfällt
Rechnungsbruttobetragjajaentfälltentfällt
Stempel und Unterschriftnein*nein*nein*nein*
Hinweis auf Steuerbefreiung
(nicht Steuerbefreiung
nach § 19 UStG,
Kleinunternehmerregelung,
sondern Steuerbefreiung
nach § 4 UStG)
jajaentfälltentfällt
Hinweis auf Steuerfreiheit
nach Kleinunternehmer-
regelung
entfälltentfälltnein*nein*
  Download 

Download

Nun sollten Sie wissen, wie Ihre Rechnung auszusehen hat. Laden Sie sich zusätzlich meine Rechnungsmuster auf Ihren PC und vergleichen Sie die Möglichkeiten! Auch bei den möglichen Rechnungsprogrammen oder den Internetdiensten zum Erstellen der Rechnungen müssen Sie auf diese Kriterien achten.

Wie schreiben Kleinunternehmer Rechnungen?

Für Kleinunternehmer besteht im Rahmen der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) die Möglichkeit, ihre Rechnung ohne Umsatzsteuer zu erstellen.

Tipp: Kleinunternehmerregelung endlich verstehen! Unterschiede zwischen einer Rechnung

gründerlexikon tipp

Brutto und Netto ausrechnen trotzdem nötig

Dennoch sollte der Kleinunternehmer in der Lage sein, Brutto- und Nettobeträge einer Rechnung ermitteln zu können. Erfahrungsgemäß sind das ziemlich schwierige Angelegenheiten, welche wir daher in einem weiteren Artikel näher erläutert haben. Wer also nun dachte, durch die Kleinunternehmerregelung kommen Sie um die Prozentrechnung herum, den muss ich leider enttäuschen. Prozentrechnung ist in der Unternehmerwelt so ziemlich das Wichtigste, was Sie beherrschen müssen. Tipp: Kleinunternehmerregelung endlich verstehen! Jetzt mein Seminar besuchen!

Beispiel einer Kleinunternehmer Rechnung

Für den schnellen Überblick können Sie hier ein Beispiel einer vereinfachten Rechnung eines Kleinunternehmers downloaden. In erster Linie entfällt hier der Ausweis der Umsatzsteuer.

Wie Sie erkennen, unterscheidet sich die Rechnung des Kleinunternehmers kaum von der Rechnung eines regelbesteuerten Unternehmers, lediglich die Komponente der Umsatzsteuer fehlt und bei kleinen Rechnungen ist eine entsprechende Rechnungsnummer nicht notwendig. Alle anderen Komponenten sind entweder bei beiden Unternehmertypen optional oder identisch.

Wie Sie die Rechnung erstellen bleibt Ihnen überlassen, denn das ist unabhängig vom Status des Kleinunternehmers. Sie können also entweder Excel benutzen, wie ich es viele Jahre getan habe oder ein professionelles Rechnungsprogramm. Sie können ein Onlinedienst nutzen, um Ihre Rechnungen zu erstellen oder ein auf Ihrem Rechner installierte Software. In dieser Beziehung können Sie die Methode einsetzen, die für Sie entweder am günstigsten ist oder mit der Sie am besten zurecht kommen. Ich habe Ihnen im Gründerlexikon alle Möglichkeiten hinterlegt, so dass Sie meine Erfahrungen diesbezüglich nachlesen können.

Sie haben jetzt einen guten Überblick gewonnen über die Unterschiede von „normalen“ Unternehmer Rechnungen und Kleinunternehmer Rechnungen. Ich hatte Ihnen auch bereits einige Softwarelösungen zum Rechnungen schreiben vorgestellt. 

Wo erhalte ich eine Vorlage oder ein Muster für eine Rechnung?

Sie suchen eine Rechnungsvorlage, in der alle Bestandteile der Rechnung für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer genau erläutert sind? Genau das habe ich Ihnen in meiner Rechnungsvorlage zusammengefasst. Mit dieser Excel-Tabelle, können Sie Ihre eigenen Daten, Ihr Logo und die relevanten Zahlen Ihrer Rechnung in die Excel-Rechnung selbst eintragen.

Da es bezüglich der Rechnungsstellung, Muster und Vorlagen für Kleinunternehmer, Freiberufler immer wieder viele Fragen gibt, werde ich die häufigsten Fragen auch auf dieser Seite zum Thema Rechnungsvorlagen zusammenstellen und beantworten (siehe Inhaltsverzeichnis). Hier zunächst mein Premiuminhalt mit der Rechnungsvorlage und dem Rechnungsmuster für Sie:

Häufige Fragen zum Thema: Rechnungsvorlage

Wo erhalte ich eine kostenlose Vorlage für eine Rechnung?

Kostenlos kann ich Ihnen nur ein mit Beispielen ausgefülltes PDF einer Rechnung, ein sogenanntes Rechnungsmuster zur Verfügung stellen. Sie können sich danach Ihre eigene Rechnung mit Excel oder einer anderen Software erzeugen. Als Gründerlexikon Prime Mitglied können Sie meine Excel-Rechnung benutzen, mit welcher Sie Ihr Firmenlogo, Ihre Adresse und Ihre eigenen Daten eingeben können.

Wo erhalte ich eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer brauchen auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen, daher gibt es für Kleinunternehmer auch eine andere Rechnung. Hier können Sie ein Rechnungsmuster für Kleinunternehmer downloaden.

Wo erhalte ich eine Rechnungsvorlage in Excel?

Von mir erstellte Rechnungsvorlagen sind alle in Excel. Dazu benötigen Sie einen Gründerlexikon Prime Zugang. Rechnungsmuster liegen dagegen im PDF Format vor und sind kostenlos. Hier können Sie Beispieldaten im Formular eingetragen sehen.

Wo erhalte ich eine Vorlage für eine Rechnung im Privatbereich?

Privatleute können keine nicht regelmäßig Rechnungen erstellen. Lediglich mittels einer Quittung einen Zahlungserhalt bestätigen. Lesen Sie sich zum Thema Rechnungslegung von Privatleuten meinen Artikel durch!

Wo erhalte ich eine Rechnungsvorlage für eine Dienstleistung?

Die Rechnungsvorlage für eine Dienstleistung ist im Grunde genommen dieselbe, wie die Rechnung für ein Produkt oder eine Ware. Wie das Ganze aussieht, können Sie hier ansehen.

Wo erhalte ich eine Rechnungsvorlage für Freiberufler?

Die Rechnungsvorlage für einen Freiberufler ist im Grunde genommen dieselbe, wie die Rechnung für ein Produkt oder eine Ware oder eine Dienstleistung.

Schlussbemerkung

Um bei der Erstellung Ihrer Rechnungen keine schwerwiegenden Fehler zu machen, sollten Sie stets die Gesetzgebung beachten, denn Unterschiede zu "normalen Unternehmen" sind oftmals vorhanden. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie zur Erstellung stets ein Rechnungsprogramm benutzen, hier gibt es zahlreiche Varianten in unterschiedlichen Preisklassen. Allerdings sollten sie hierbei stets beachten, was nichts kostet, kann auch nicht gut sein! Ich hoffe ich konnte einige wichtige Fragen zum Thema Rechnungsvorlagen beantworten und mit meinen kostenlosen Mustern zeigen, wie grundsätzlich eine Rechnung auszusehen hat.

Meine Checkliste