Welche Pflichtangaben müssen in der Rechnung stehen?
Die oberste Priorität hat bei der ordnungsgemäß ausgefüllten Rechnung die Tatsache des Vorsteuerabzuges. Denn nur eine vollständige Rechnung, mit allen erforderlichen Bestandteilen berechtigt den Rechungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Daher sollte der Unternehmer darauf achten, dass auch seine Ausgangrechnungen mit allen nötigen Bestandteilen versehen sind, so dass er seinen Kunden den Vorsteuerabzug nicht vorenthalten muss. Meist kommt es dann zu unangenehmen Rückfragen, die Rechnung muss erneut gestellt werden und alte Rechnungen müssen storniert werden. Aber was gehört auf eine ordentliche Rechnung mit allen nötigen Bestandteilen des Umsatzsteuergesetzes? Um eine eindeutige Antwort geben zu können, müssen Rechnungen zunächst in Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) über 150,- EUR (bis 31.12.2006 100,- EUR) bzw. weniger als 150,- EUR eingeteilt werden.
Notwendige Angaben in einer Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz
- Ihr vollständiger Name und Anschrift sowie der Name des Leistungsempfängers
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Lieferzeitpunkt
- Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
- Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf dieselbe
- Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- ggf. die Angabe "Gutschrift" (nur bei echten Gutschriften!)
Unterscheiden Sie Standardrechnungen von Kleinbetragsrechnungen!
Diese Pflichtangaben gelten zunächst nur für die Rechnungen oberhalb 250 Euro Rechnungsbetrag. Beachten Sie den 
Unterschied der Ausgangsrechnungen der Kleinunternehmer und der "normalen" Unternehmer!
Falscher Ausweis der Umsatzsteuer
Übrigens, unrichtig oder unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer verpflichtet auch zur Abführung des ausgewiesenen Steuerbetrages. Das heißt im Klartext, ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, der trotz der Befreiung Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist, ist verpflichtet diese Steuer auch abzuführen. Dieser Fehler kann jedoch wieder rückgängig gemacht werden sofern, der Rechnungsempfänger die Vorsteuer noch nicht geltend gemacht hat oder er den unberechtigten Abzug rückgängig macht.
Vorlage und Muster für Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis
Nicht alle im Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Bestandteile einer Rechnung treffen auf Kleinunternehmer zu. Diese Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuerausweis wurde ohne Beispieldaten für die Verwendung in Excel erzeugt. So ist es dem Unternehmer möglich, seine eigenen Daten, sein Logo und die rechnungsrelevanten Zahlen zu verwenden. Mit dieser Vorlage kann jeder Rechnungen schreiben.
Wie eine solche Rechnung aussehen kann, können Sie sich in unserer Musterrechnung anschauen. In der Musterrechnung sind beispielhaft Daten eingetragen, die zu einem besseren Verständnis dienen sollen. Die im PDF vorliegende Datei kann nicht mit eigenen Daten ergänzt werden. Mit dieser Beispielrechnung erhalten Unternehmer einen guten Überblick.
Musterrechnung ohne Umsatzsteuer, PDF
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Folgende Bestandteile sind Verzierungen
Alle übrigen Angaben auf Rechnungen, wie bspw.:
- eMail-
- Internetadresse,
- Gruß- oder Dankesworte,
- Bankverbindung,
- Telefonnummer
- Faxnummer
- Handynummern,
- ja sogar die Unterschrift des Unternehmers und
- sein Stempel
sind aus rein steuerlichen Gesichtspunkten kein ”Muss” für den Unternehmer.
Lesen Sie sich die häufigen Fragen zur Rechnungslegung durch:
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Rechnung mit Umsatzsteuer: Vorlage und Muster
Das Gründerlexikon stellt eine Vorlage für eine Rechnung eines umsatzsteuerpflichtigen Unternehmers zur Verfügung. Darin enthalten: sämtliche vom Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Bestandteile wie Rechnungsadresse, Steuernummer, Steuersatz, Rechnungsnummer uvm. Diese Rechnung ist nur von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern zu verwenden, nicht von Kleinunternehmern ohne Umsatzsteuerpflicht. Diese Rechnungsvorlage wurde ohne Beispieldaten für die Verwendung in Excel erzeugt. So wird es dem Unternehmer möglich sein, seine eigenen Daten, Zahlen und Infos wie Firmenadresse und Kontakdaten zu verwenden.