Welche Pflichtangaben müssen Rechnungen enthalten?

Was muss auf einer Rechnung stehen? Sie sollten die Pflichtangaben einer Rechnung kennen. Denn nur dann wird das Finanzamt Ihre Rechnungen sowie den Vorsteuerabzug auch anerkennen. Neben den bekannten Angaben wie Steuersatz, Rechnungsbetrag und Leistung müssen Sie noch mehr bei der Rechnungsstellung beachten. Falls Sie eine Rechnung nicht korrekt ausstellen, könnte es sogar Probleme beim Leistungsempfänger geben. 

Um zu zeigen, was eine ordentliche Rechnung beinhalten muss, müssen Rechnungen zunächst in Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) über 250,- EUR (bis 31.12.2016: 150,- EUR) bzw. weniger als 250,- EUR eingeteilt werden. Die Rede ist hier von Kleinbetragsrechnungen.

Dadurch ergeben sich für Sie zahlreiche Möglichkeiten bei der Gestaltung Ihrer Rechnungsnummern bzw. der Nummernkreise. Hier einige Beispiele für Sie:

Numerische Abfolge

Sie haben natürlich nach wie vor die Möglichkeit, eine einfache fortlaufende Nummer als Rechnungsnummer zu verwenden. 

Beispiele:
001, 002, 003, 004 …
30001, 30002, 30003, 30004 …

Sie können Ihre numerische Abfolge aber auch mit zusätzlichen Informationen verknüpfen. Hierfür bieten sich verschiedene Varianten an. Sie können die Rechnungsnummer beispielsweise mit der Kundennummer verknüpfen, nach dem Muster Kundenummer-Rechnungsnummer. Dabei können Sie frei entscheiden, ob die Rechnungsnummer bei allen Kunden fortlaufen soll, oder ob jede Kundennummer einen eigenen Nummernkreis darstellt.

Beispiele:
Fortlaufende Rechnungsnummer: 1500-001, 1580-002, 1570-003, 1500-004, 1520-005, …
Eigener Nummernkreis je Kunde:
1500-001, 1500-002, 1500-003, 1500-004, …
1501-001, 1501-002, 1501-003, 1501-004, …

Auch die Kombination aus Rechnungsnummer und Datum ist völlig zulässig. Dabei können Sie sich beispielsweise auf das Jahr beschränken, aber auch der Monat und das Jahr oder das komplette Datum können Sie einfügen.

Beispiele:
Jahr: 2010-001, 2010-002, 2010-003, 2010-004, …
Monat + Jahr: 201001-001, 201001-002, 201001-003, … (Januar 2010), 201002-001, 201002-002, 201002-003, … (Februar 2010)
Komplettes Datum: 20100131-001, 20100131-002, 20100131-003, 20100228-004, 20100228-005, 20100315-006, …

Buchstabenreihen

Wenn Sie Ihre Rechnungsnummer für Ihre Kunden völlig undurchsichtig machen wollen, können Sie sie auch einfach aus Buchstaben zusammensetzen. Hierbei sind Ihrer Fantasie fast keine Grenzen gesetzt. Am einfachsten ist es für Sie, wenn Sie die Buchstaben fortlaufend verwenden, beispielsweise so:
A, B, C, D, …, X, Y, Z, AA, AB, AC, AD, …, AX, AY, AZ, BA, BB, BC, …

Um den Buchstabenreihen jedoch etwas mehr Aussagekraft zu verleihen, bietet es sich an, auch hier wieder zusätzliche Informationen einzubauen. Wenn Sie pro Kunde nur eine Rechnung pro Monat schreiben, kann es sich anbieten, eine Kombination aus dem Rechnungsmonat und den Initialen des Kunden zu wählen.

Beispiele:
HMJan (Kunde Hans Müller, Januar), TMMär (Kunde Thomas Mustermann, März), …

Kombination aus Buchstaben und Zahlen

Diese Variante wird gerne genutzt, um eine fortlaufende Nummer zu erzeugen, aber gleichzeitig Informationen wie die Initialen des Kunden einfließen zu lassen. Auch die Initialen des Rechnungsbearbeiters werden in großen Unternehmen gerne eingefügt. Die Art des Belegs lässt sich ebenfalls auf diese Art und Weise einbringen.

Beispiele:
Art des Belegs: GS001 (Gutschrift Nr. 1), GS002, GS003, …; RG001 (Rechnung Nr. 1), RG002, RG003, …; AB001 (Auftragsbestätigung Nr. 1), AB002, AB003, …; usw.
Initialen des Rechnungsbearbeiters: HM001, HM002, HM003, HM004, … (HM = Bearbeiter Hans Müller); JR001, JR002, JR003, JR004, … (JR = Bearbeiter Jürgen Roth);
Initialen des Kunden: BF001, BF002, BF003, BF004, … (BF = Kunde Baufirma Feiner); TG001, TG002, TG003, TG004, … (TG = Kunde Theodor Geist);

Natürlich können Sie eine Rechnungsnummer auch noch wesentlich komplizierter gestalten – Hauptsache, die vergebene Rechnungsnummer ist einmalig und kann sich nach der Logik nicht wiederholen. Bedenken Sie allerdings, dass es für ein Kleinunternehmen vielleicht auch etwas „überkandidelt“ wirken könnte, wenn eine zwölfstellige Rechnungsnummer angegeben wird.

Übrigens: unrichtig oder unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer verpflichtet auch zur Abführung des ausgewiesenen Steuerbetrages. Das heißt im Klartext, ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, der trotz der Befreiung Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist, ist verpflichtet diese Steuer auch abzuführen. Dieser Fehler kann jedoch wieder rückgängig gemacht werden, sofern der Rechnungsempfänger die Vorsteuer noch nicht geltend gemacht hat oder er den unberechtigten Abzug rückgängig macht. Er müsste also eine Rechnung nachträglich ändern, was aber möglich ist.

Sofern ein Kleinunternehmer die Rechnungsstellung regelmäßig mit Umsatzsteuer vornimmt, verliert er die Einstufung als Kleinunternehmer, da das Finanzamt nun davon ausgeht, dass er freiwillig regelbesteuert agiert.

Für den schnellen Überblick können Sie hier ein Beispiel einer vereinfachten Rechnung eines Kleinunternehmers downloaden. In erster Linie entfällt hier der Ausweis der Umsatzsteuer. Allerdings müssen Angaben zur Umsatzsteuerbefreiung auf der Rechnung enthalten sein.

Wie Sie erkennen, unterscheidet sich die Rechnung des Kleinunternehmers kaum von der Rechnung eines regelbesteuerten Unternehmers, lediglich die Komponente der Umsatzsteuer fehlt und bei Kleinbetragsrechnungen ist eine entsprechende Rechnungsnummer nicht notwendig. Alle anderen Komponenten sind entweder bei beiden Unternehmertypen optional oder identisch.