Pflichtangaben in Rechnungen und hilfreiche Vorlagen

Die oberste Priorität hat bei der ordnungsgemäß ausgefüllten Rechnung die Tatsache des Vorsteuerabzuges. Denn nur eine vollständige Rechnung, mit allen erforderlichen Bestandteilen berechtigt den Rechungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Daher sollte der Unternehmer darauf achten, dass auch seine Ausgangrechnungen mit allen nötigen Bestandteilen versehen sind, so dass er seinen Kunden den Vorsteuerabzug nicht vorenthalten muss. Meist kommt es dann zu unangenehmen Rückfragen, die Rechnung muss erneut gestellt werden und alte Rechnungen müssen storniert werden. Aber was gehört auf eine ordentliche Rechnung mit allen nötigen Bestandteilen des Umsatzsteuergesetzes? Um eine eindeutige Antwort geben zu können, müssen Rechnungen zunächst in Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) über 150,- EUR (bis 31.12.2006 100,- EUR) bzw. weniger als 150,- EUR eingeteilt werden.

• Ihr vollständiger Name und Anschrift sowie der Name des Leistungsempfängers
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer (Bitte die Regelungen zum Nummernreis beachten!)
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Lieferzeitpunkt
• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
• Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf dieselbe
• Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
• ggf. die Angabe "Gutschrift" (nur bei echten Gutschriften!)

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG schreibt ganz klar vor:
„eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehrerer Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“

Die Umsatzsteuerrichtlinie von 2008 erklärt noch genauer, dass mit dieser Rechnungsnummer sichergestellt werden muss, dass die Rechnung einmalig ist und kein weiteres Mal auftreten kann. Laut der Umsatzsteuerrichtlinie dürfen bei der Erstellung der Rechnungsnummer auch Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination aus beidem genutzt werden.

Um jedoch dem Mysterium der fortlaufenden Rechnungsnummer Einhalt zu gebieten, wurde mit der „Rundverfügung“ vom 14. Juli 2008 noch einmal genauer differenziert. Es wurde nämlich wortwörtlich veröffentlicht, dass „keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend“ notwendig ist. Es kommt also nicht darauf an, dass die Rechnungsnummer lückenlos voranschreitet, sondern nur darauf, dass die Rechnungsnummer tatsächlich einmalig ist und nicht wiederholt werden kann.

Dadurch ergeben sich für Sie zahlreiche Möglichkeiten bei der Gestaltung Ihrer Rechnungsnummern bzw. der Nummernkreise. Hier einige Beispiele für Sie:

Numerische Abfolge

Sie haben natürlich nach wie vor die Möglichkeit, eine einfache fortlaufende Nummer als Rechnungsnummer zu verwenden. 

Beispiele:
001, 002, 003, 004 …
30001, 30002, 30003, 30004 …

Sie können Ihre numerische Abfolge aber auch mit zusätzlichen Informationen verknüpfen. Hierfür bieten sich verschiedene Varianten an. Sie können die Rechnungsnummer beispielsweise mit der Kundennummer verknüpfen, nach dem Muster Kundenummer-Rechnungsnummer. Dabei können Sie frei entscheiden, ob die Rechnungsnummer bei allen Kunden fortlaufen soll, oder ob jede Kundennummer einen eigenen Nummernkreis darstellt.

Beispiele:
fortlaufende Rechnungsnummer: 1500-001, 1580-002, 1570-003, 1500-004, 1520-005, …
eigener Nummernkreis je Kunde:
1500-001, 1500-002, 1500-003, 1500-004, …
1501-001, 1501-002, 1501-003, 1501-004, …

Auch die Kombination aus Rechnungsnummer und Datum ist völlig zulässig. Dabei können Sie sich beispielsweise auf das Jahr beschränken, aber auch der Monat und das Jahr oder das komplette Datum können Sie einfügen.

Beispiele:
Jahr: 2010-001, 2010-002, 2010-003, 2010-004, …
Monat + Jahr: 201001-001, 201001-002, 201001-003, … (Januar 2010), 201002-001, 201002-002, 201002-003, … (Februar 2010)
Komplettes Datum: 20100131-001, 20100131-002, 20100131-003, 20100228-004, 20100228-005, 20100315-006, …

Buchstabenreihen

Wenn Sie Ihre Rechnungsnummer für Ihre Kunden völlig undurchsichtig machen wollen, können Sie sie auch einfach aus Buchstaben zusammensetzen. Hierbei sind Ihrer Phantasie fast keine Grenzen gesetzt. Am einfachsten ist es für Sie, wenn Sie die Buchstaben fortlaufend verwenden, beispielsweise so:
A, B, C, D, …, X, Y, Z, AA, AB, AC, AD, …, AX, AY, AZ, BA, BB, BC, …

Um den Buchstabenreihen jedoch etwas mehr Aussagekraft zu verleihen, bietet es sich an, auch hier wieder zusätzliche Informationen einzubauen. Wenn Sie pro Kunde nur eine Rechnung pro Monat schreiben, kann es sich anbieten, eine Kombination aus dem Rechnungsmonat und den Initialen des Kunden zu wählen.

Beispiele:
HMJan (Kunde Hans Müller, Januar), TMMär (Kunde Thomas Mustermann, März), …

Kombination aus Buchstaben und Zahlen

Diese Variante wird gerne genutzt, um eine fortlaufende Nummer zu erzeugen, aber gleichzeitig Informationen wie die Initialen des Kunden einfließen zu lassen. Auch die Initialen des Rechnungsbearbeiters werden in großen Unternehmen gerne eingefügt. Auch die Art des Belegs lässt sich auf diese Art und Weise einbringen.

Beispiele:
Art des Belegs: GS001 (Gutschrift Nr. 1), GS002, GS003, …; RG001 (Rechnung Nr. 1), RG002, RG003, …; AB001 (Auftragsbestätigung Nr. 1), AB002, AB003, …; usw.
Initialen des Rechnungsbearbeiters: HM001, HM002, HM003, HM004, … (HM = Bearbeiter Hans Müller); JR001, JR002, JR003, JR004, … (JR = Bearbeiter Jürgen Roth);
Initialen des Kunden: BF001, BF002, BF003, BF004, … (BF = Kunde Baufirma Feiner); TG001, TG002, TG003, TG004, … (TG = Kunde Theodor Geist);

Natürlich können Sie eine Rechnungsnummer auch noch wesentlich komplizierter gestalten – Hauptsache, die vergebene Rechnungsnummer ist einmalig und kann sich nach der Logik nicht wiederholen. Bedenken Sie allerdings, dass es für ein Kleinunternehmen vielleicht auch etwas „überkandidelt“ wirken könnte, wenn eine zwölfstellige Rechnungsnummer angegeben wird.

Übrigens, unrichtig oder unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer verpflichtet auch zur Abführung des ausgewiesenen Steuerbetrages. Das heißt im Klartext, ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, der trotz der Befreiung Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist, ist verpflichtet diese Steuer auch abzuführen. Dieser Fehler kann jedoch wieder rückgängig gemacht werden sofern, der Rechnungsempfänger die Vorsteuer noch nicht geltend gemacht hat oder er den unberechtigten Abzug rückgängig macht.

Alle übrigen Angaben auf Rechnungen, wie bspw.:

• eMail-
• Internetadresse,
• Gruß- oder Dankesworte,
• Bankverbindung,
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Handynummern,
• ja sogar die Unterschrift des Unternehmers und
• sein Stempel

sind aus rein steuerlichen Gesichtspunkten kein ”Muss” für den Unternehmer.

Nun sollten Sie wissen, wie Ihre Rechnung auszusehen hat. Laden Sie sich zusätzlich meine Rechnungsmuster auf Ihren PC und vergleichen Sie die Möglichkeiten! Auch bei den möglichen Rechnungsprogrammen oder den Internetdiensten zum Erstellen der Rechnungen müssen Sie auf diese Kriterien achten.

Für den schnellen Überblick können Sie hier ein Beispiel einer vereinfachten Rechnung eines Kleinunternehmers downloaden. In erster Linie entfällt hier der Ausweis der Umsatzsteuer.