Was Kleinunternehmer beim Gründen ihres Kleinunternehmens wissen müssen!

Der Unterschied zwischen Kleinstunternehmen, Kleinunternehmen, Einzelunternehmen und Nebengewerbe liegt einmal im sprachlichen Gebrauch der einzelnen Bezeichnungen. Andererseits definieren die verschiedenen Institutionen mit Hilfe ihrer eigenen Klassifikation, Unternehmen auf unterschiedliche Weise. Im folgenden Beitrag wollen wir erläutern, wie sich die einzelnen Bezeichnungen beim Finanzamt, der Bundesagentur für Arbeit, der EU (Europäischen Union) und den Krankenkassen von einander abgrenzen und wo mit unterschiedlichen Benennungen exakt das gleiche gemeint ist.

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Wie wird ein Kleinstunternehmen definiert?

EU

Die EU legt für ihre Förderprogramme fest, dass ein Kleinstunternehmen weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigt und dessen Umsatz oder Jahresbilanz zwei Million Euro nicht überschreitet.

Krankenkassen, Bundesagentur für Arbeit und Finanzamt

Für die Krankenkassen, die Bundesagentur für Arbeit und das Finanzamt existiert der Begriff Kleinstunternehmen nicht.

Wie wird ein Kleinunternehmen definiert?

In der EU

Um entsprechende Förderprogramme aufzulegen, klassifiziert die EU kleine Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern und einem Umsatz oder Jahresbilanz von bis zu 10 Millionen Euro.

Krankenkassen und Bundesagentur für Arbeit

Die Krankenkassen und die Bundesagentur für Arbeit nehmen keine Klassifikation in Kleinunternehmen vor.

Beim Finanzamt

Unternehmer, die einen Jahresumsatz von 22.000,- EUR nicht überschreiten, können lt. Umsatzsteuergesetz die Erleichterung der Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Bis 31.12.2019 galt eine Umsatzgrenze von 17.500,- EUR.

Dadurch müssen sie auf ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und im laufenden Jahr keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

Für die Einkommensteuer und Gewerbesteuer existiert diese Einteilung oder das Kleinunternehmen jedoch nicht. In der Einkommensteuer wird der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb als Einkunftsart hinzugerechnet. Die Gewerbesteuer wird ebenfalls auf den erwirtschafteten Gewinn berechnet.

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Wie ist ein Nebengewerbe definiert?

EU

Förderprogramme werden in der Regel nur für hauptberuflich Selbständige aufgelegt, daher ist hier eine Definition nicht nötig.

Krankenkassen

Um für die Krankenkassen als nebenberuflich selbständig zu gelten, müssen folgende Faktoren beachtet werden. Die Krankenkasse prüft ab, welche Tätigkeit zeitlich und wirtschaftlich überwiegt und den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ausmacht. Das Nebengewerbe darf den Hauptberuf wirtschaftlich nicht übertreffen. Die wöchentliche Arbeitszeit des Nebengewerbes darf höchstens 18 Stunden betragen. Weiterhin darf der nebenberuflich Selbständige keinen Arbeitnehmer mehr als nur geringfügig beschäftigen.

Finanzamt

Für die Einkommensteuer und die Gewerbesteuer zählt auch bei einem Nebengewerbe nur der erwirtschaftete Gewinn. Umsatzsteuerlich können Unternehmer mit einem Nebengewerbe ebenfalls die Kleinunternehmerregelung (Jetzt mein Seminar besuchen!) in Anspruch nehmen.

Bundesagentur für Arbeit

Bis zu einer wöchentlichen Arbeitszeit von 15 Stunden gilt der Unternehmer bei der Bundesagentur für Arbeit als nebenberuflich Selbständig. Damit hat er trotz Nebengewerbe Anspruch auf ALG 1 bzw. ALG 2.

Wie ist ein Einzelunternehmen definiert?

Ein Einzelunternehmen entsteht, wenn eine natürliche Person eine Tätigkeit als Gewerbetreibender (Mehr zum Gewerbe anmelden) oder Freiberufler aufnimmt. Als Einstieg in das Geschäftsleben eignet sich die Rechtsform des Einzelunternehmens besonders gut, weil der Gründer im Gegensatz bspw. zur GmbH Gründung über kein Startkapital verfügen muss. Der Einzelunternehmer entscheidet allein, trägt allein die volle Verantwortung und haftet mit seinem gesamten Vermögen. Ein Einzelunternehmen kann als Haupt- oder Nebengewerbe betrieben werden. Lesen Sie hier mehr zum Einzelunternehmen gründen!

Was ist ein Kleinunternehmer oder Kleingewerbetreibender?

Nach § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) dürfen Gewerbetreibende oder Freiberufler, die einen Jahresumsatz von weniger als 22.000 Euro haben, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. 

Der Vorteil hierbei ist, dass sie in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und diese demzufolge auch nicht an das Finanzamt abführen brauchen. Daher ist für einen Kleinunternehmer sowohl die Buchführung als auch die Steuererklärung wesentlich einfacher. Auch die Gewinnermittlung kann mittels EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) erfolgen. Nachteilig ist, dass Sie dann auch keine Vorsteuer gegenrechnen können.

Auf einen Steuerberater können Sie in den meisten Fällen ebenfalls verzichten. Das Erfassen der Steuererklärung über eine Software sollte für Sie als Kleinunternehmer oder Kleingewerbetreibender ohne Probleme möglich sein.

Und wie sieht es in puncto Kleingewerbe aus (nicht zu verwechseln mit dem Kleinunternehmen!)? Auch hier sind wir bereits in einem anderen Artikel auf die häufigsten Fragen zum Kleingewerbe eingegangen und wollen das an dieser Stelle nicht vertiefen. Der Einfachheit halber gehen wir in diesem Artikel davon aus, dass sich der Kleingewerbetreibende überlegt, ob er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen soll oder nicht.

Optiert der Existenzgründer für die Umsatzsteuerbefreiung, so bekommt er aus seinen Anschaffungen die Vorsteuer vom Finanzamt nicht erstattet. Ein Nachteil, der gerade in der Existenzgründungsphase bedacht werden sollte, da die Anschaffungen in dieser Zeit bedeutend höher sind als in den folgenden Geschäftsjahren.

Was muss ich bei der Steuer und Steuererklärung beachten?

Sofern Sie ein Firma gründen und als Kleinunternehmer die Kleinunternehmerregelung nutzen, müssen Sie keine Umsatzsteuer abführen, wohl aber in der Umsatzsteuererklärung erklären, dass Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Sobald Sie Ihre erste Gewerbeanmeldung durchführen, erhalten Sie vom Finanzamt einen steuerlichen Erfassungsbogen. Dort müssen Sie angeben, ob Sie Ihre Tätigkeit als Kleinunternehmer beginnen möchten. In der Regel müssen Sie dann auch keine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Wählen Sie dagegen die Option der Regelbesteuerung, Sie entscheiden sich also gegen die Kleinunternehmerregelung, so sind Sie nach UStG verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Selbstverständlich schließt das auch die Abgabe Umsatzsteuervoranmeldungen ein. Bei der Höhe der Einkommenssteuer spielt es keine Rolle für welche Option Sie sich entscheiden. Bei der Gewerbesteuer haben Sie zudem einen Freibetrag von 24.500 Euro im Jahr, sodass das ohnehin nicht infrage kommt.

Wirklich nur Nebengewerbe bzw. Kleingewerbe oder haben Sie mehr vor?

Sich zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit für die Kleinunternehmerregelung zu entscheiden, scheint naheliegend. Immerhin spart man sich damit auch lästige Formalitäten wie die monatliche Umsatzvoranmeldung sowie die regelmäßigen Überweisungen an das Finanzamt. Viele Existenzgründer denken dabei aber an einen zu kurzen Zeitraum. Haben Sie vor, langfristig Ihren Lebensunterhalt mit Ihrer Selbstständigkeit (egal ob als Freiberufler oder mit einem Gewerbebetrieb) zu bestreiten, ist die Umsatz(!)grenze von 22.000 Euro pro Jahr (~ 1.833 Euro pro Monat) zu knapp bemessen. Und übrigens: Ihre Ausgaben im Zusammenhang mit der Kleinunternehmerregelung bleiben vollkommen unberücksichtigt. 

Im ersten Jahr nach der Unternehmensgründung geht die Rechnung vielleicht noch auf, da das Geschäft noch nicht richtig angelaufen ist. Stellt sich dann aber schon bald der Erfolg ein, kann es passieren, dass das Finanzamt nachträglich feststellt, dass der Kleinunternehmerstatus wegen Überschreitung der Umsatzgrenzen nicht gerechtfertigt war. In der Folge wird die aufgrund der Kleinunternehmerschaft nicht einbehaltene Umsatzsteuer nachgefordert – Liquiditätsprobleme sind dann beinahe vorprogrammiert. 

Tipp: Überlegen Sie sich genau, welche Umsatzziele Sie anstreben. Wenn Sie bereits wissen, dass Sie die Umsatzgrenze von 22.000 Euro in einem absehbaren Zeitraum überschreiten werden, sollten Sie gleich für die Umsatzsteuerpflicht optieren.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung kann sich in einigen Situationen lohnen:

  • Sie betreiben Ihr Gewerbe nur als Nebengewerbe respektive Kleingewerbe und sind sicher, dass Sie die Umsatzgrenzen auch in den kommenden Jahren nicht überschreiten werden.
  • Sie möchten sich den administrativen Aufwand, der mit der Umsatzsteuerpflicht einhergeht, um jeden Preis sparen. Funktioniert natürlich nur solange, wie Ihr Jahresumsatz unter der Schwelle nach UStG bleibt.
  • Sie haben in erster Linie mit privaten Endkunden zu tun, für die die Umsatzsteuer kein durchlaufender Posten ist. Der Vorteil liegt in der Preiskalkulation, da Sie beim Endpreis die Umsatzsteuer nicht berücksichtigen müssen.
  • Sie haben hauptsächlich Einnahmen, aber keine Ausgaben, bei der Sie die Vorsteuer gegenrechnen können.
  • Sie haben überwiegend ausländische Geschäftskunden. In dem Fall greift das Reverse-Charge-Verfahren, wobei der Leistungsempfänger für die Steuerschuld aufkommen muss. Einnahmen aus dem Ausland werden bei der Berechnung des Jahresumsatzes nach Kleinunternehmerregelung nicht mit angerechnet, wohl aber natürlich bei der Gewinnermittlung.

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Wann sollten Sie besser die Umsatzsteuerpflicht wählen?

Die Umsatzsteuerpflicht hingegen ist in folgenden Fällen die bessere Wahl:

  • Sie möchten aus Imagegründen nicht, dass andere Unternehmer über Ihre Umsätze Bescheid wissen, denn Sie müssen das auf Ihren Rechnungen angeben. Optieren Sie als Kleinunternehmer, weiß Ihr Gegenüber, dass Ihre Umsätze unter 22.000 Euro liegen müssen und sieht Sie unter Umständen als „Kleinkrämer“ an.
  • Wenn Sie mit Waren handeln, ist die Kleinunternehmerschaft meist auch relativ uninteressant, da Sie die Umsatzgrenzen sehr schnell erreichen. Mitunter fallen Sie als Gründer aufgrund hoher Anfangsinvestitionen aus der Regelung bereits heraus, noch bevor Sie nennenswerte Gewinne einfahren haben können. Deshalb ist es hier schlauer, gleich die Umsatzsteuer auszuweisen.
  • Planen Sie hohe Anfangsinvestitionen ein, beispielsweise für benötigte Technik, sollten Sie sich umsatzsteuerlich erfassen lassen. Sie können dann die Vorsteuer geltend machen und so Ihre Liquidität zu Beginn schonen.
  • Wenn Sie überwiegend für Gewerbekunden arbeiten, sind Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer deutlich attraktiver. Sie können Ihre Rechnungen nämlich später selbst steuerlich geltend machen und somit ebenfalls die Vorsteuer sparen, die sie bei der Kleinunternehmer-Rechnung nicht abziehen könnten.

Es lohnt sich deshalb für Sie als Unternehmer, sich bereits frühzeitig Gedanken darüber zu machen, welche Umsätze Sie sich für Ihr Geschäft erhoffen und mit welcher Kundenart Sie es überwiegend zu tun haben werden.

Diese Faktoren sind entscheidend für die Frage, ob die Kleinunternehmerregelung oder die Regelbesteuerung sinnvoller sind.

Kann ich auch später zwischen Kleinunternehmer und Regelbesteuerung wechseln?

Ja, wenn Sie sich für den Status des Kleinunternehmers entschieden haben, können Sie jederzeit zur Regelbesteuerung wechseln, auch wenn Ihr Jahresumsatz unter 22.000 Euro liegt. Dazu genügt eine Mitteilung an das Finanzamt. Allerdings sind Sie dann nach UStG 5 Jahre an Ihre Entscheidung gebunden. An das Gewerbeamt brauchen Sie im Übrigen keine Mitteilung zu machen.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich als Kleinunternehmer Personal einstellen?

Was darf ich als Kleinunternehmer absetzen?

Wo muss ich das Kleinunternehmen anmelden?

Was passiert, wenn Umsatzgrenzen überschritten werden?

Je nach Zeitspanne kann es sich mehr oder weniger gravierend auf das Unternehmen in finanzieller Hinsicht auswirken. Wenn die Einnahmen über einen größeren Zeitraum hinweg wesentlich höher ausgefallen sind, kann es zu immensen Nachzahlungen kommen. Das Finanzamt wird im Zuge dessen die Gesamteinkünfte berechnen und diese mit der Mehrwertsteuer verrechnen und die Summe einfordern. Es kann schnell passieren, dass Rückzahlungen von mehreren tausend Euro eingefordert werden.

Mit einem bürokratischen Mehraufwand lässt sich jedoch der finanzielle Schade eindämmen, denn es besteht die Möglichkeit Rechnungen zu korrigieren, sodass die Kunden die Mehrwertsteuer nachzahlen. Gewerbliche Kunden, bzw. Firmen haben hiermit grundsätzlich kein Problem, weil ihnen die Mehrwertsteuer ohnehin vom Finanzamt erstattet wird. Somit kann der finanzielle Ballast abgefedert werden.

In Anbetracht dieser Tatsache ist es wichtig verantwortungsvoll in regelmäßigen Zeitabständen zu prüfen, inwieweit die Umsätze gewisse Grenzen zu überschreiten drohen, um Vorfälle dieser Art zu vermeiden, damit keine Probleme mit der Rechtsform entstehen. Es bedarf somit Vorsicht und akribischer Kalkulation, um ein Unternehmen erfolgreich und vor allem gewinnbringend zu gründen.
 

Wann muss die Einkommenssteuer abgeführt werden?

Neben der Umsatzsteuer gibt es auch sogenannte Einkommensteuervorauszahlungen, die an das Finanzamt abzuführen sind. Es ist vergleichbar mit der steuerlichen Abführung, ähnlich einem Angestelltenverhältnis. Bei einem geringen jährlichen Umsatz kann eine steuerliche Vorauszahlung entfallen. Das Finanzamt ermittelt die Summe mithilfe des Steuerbescheides.

Liegt das Einkommen über der Grenze des Grundfreibetrags, so wird nicht die ganze Summe einkommensteuerpflichtig, sondern nur der darüberliegende Betrag. Je nach Umsatzhöhe erhöht sich der prozentuale Steuersatz. Die Einkommenssteuer ist somit unumgänglich, unabhängig von der Rechtsform, sobald die Freigrenze überschritten wird.

Ist ein Steuerberater notwendig oder sogar verpflichtend?

In Anbetracht der möglichen Risiken, ist es ratsam bei rechtlichen Fragen auf einen kompetenten Steuerberater zurückzugreifen. Doch grundsätzlicher ist dieser nicht verpflichtend, denn Unternehmer, welche die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, müssen keine doppelte Buchführung machen, bzw. es besteht lediglich die Pflicht am Ende des Jahres eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen.

Es liegt im eigenen Ermessen zu prüfen, inwieweit die Bewältigung und Gründung ohne Steuerberater reibungslos funktioniert, wobei es tendenziell besser ist einen Ansprechpartner zu haben, unabhängig davon wie viel Wissen im Steuerrecht vorhanden ist. Denn ein Steuerberater nimmt viel Arbeit ab und entlastet, sodass ein Unternehmer sich vollumfänglich seiner Kernkompetenz, bzw. seinem Unternehmen, widmen kann.

Zusätzlich wird ein Steuerberater frühzeitig auf ändernde Gesetze aufmerksam machen, sodass mögliche Gefahren einer Umsatzüberschreitung und dergleichen ausgeschlossen werden. Zudem kann ein Steuerberater die finanziellen Mittel und die eigenen Pläne begutachten und ein Résumé ziehen, inwieweit der Businessplan Bestand hat, bzw. sich realisieren lässt. Denn ein Steuerberater kennt versteckte Kosten und hat mehr Erfahrungswerte, aufgrund der Kooperation mit anderen Unternehmern, sodass dadurch die eigenen Vorhaben optimiert und adaptiert werden können, um erfolgreich wirtschaften zu können.

Der Weg zum Steuerberater ist somit mit vielen Vorteilen verbunden und selbst wenn es keine Verpflichtung gibt einen Steuerberater miteinzubeziehen, so kann es doch überaus hilfreich sein in regelmäßigen Kontakt zu bleiben, um Probleme anzusprechen und rechtlich bindende Auskünfte einzuholen, denn das deutsche Steuerrecht ist überaus komplex.

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Was ist eine Scheinselbständigkeit und welche Risiken bestehen?

Bei einer Scheinselbstständigkeit handelt es sich um eine Tätigkeit, die dem Finanzamt als eine selbstständige Tätigkeit deklariert wurde, die jedoch infolge einer Prüfung angestelltenähnliche Merkmale aufweist. Infolge dessen wird der Status aberkannt, sodass ein Kleinunternehmer rechtlich als Angestellter angesehen wird und mit hohen Kosten zu rechnen hat, weil beispielsweise die Lohnsteuer als auch die Sozialversicherungsbeiträge nicht bezahlt worden sind.

Doch wie kommt es dazu und wie lassen sich diese Gefahren vermeiden? Erzielt ein Unternehmer seine Umsätze ausschließlich oder hauptsächlich über einen Kunden, so steht er in finanzieller Abhängigkeit zu diesen. Es ist somit ein Nachteil, selbst wenn dieser Kunde gute Umsätze generieren lässt. Des Weiteren können Formalitäten oder Verträge jeglicher Art dazu beitragen, dass der Verdacht entsteht, es handelt sich um eine Scheinselbstständigkeit. Denn Verträge enthalten Verbindlichkeiten und können Ähnlichkeiten mit einem Arbeitsvertrag aufweisen.

Um ein Unternehmen zu gründen ist es wichtig auf diese Dinge zu achten, auch wenn andere Auftraggeber lukrative Angebote machen, so sollte auf eine schriftliche Vereinbarung möglichst verzichtet werden, um Probleme hinsichtlich der Selbstständigkeit zu vermeiden. Desto größer der Kundenkreis und je freie die Arbeit erfolgt, umso weniger die Gefahr, dass es zu Konflikten mit dem Finanzamt kommt. Selbstverständlich tun vertragliche Vereinbarungen keinen Abbruch dem Unternehmen und können bis zu einem gewissen Grad abgeschlossen werden, jedoch mit Bedacht und Vorsicht.

In Bezug auf die Scheinselbständigkeit können zudem nicht nur finanzielle Einbußen negativ zu Buche schlagen, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen drohen. Aus rechtlicher Sicht des Finanzamtes hat ein Angestellter von den Vorteilen der Selbstständigkeit profitiert, sodass es als Steuerhinterziehung gilt, unabhängig davon, ob hier tatsächlich mutwillig gehandelt worden ist oder nicht. Hat der „Unternehmer“ diesbezüglich noch weitere Mitarbeiter angestellt, so wird die rechtliche Sache noch komplizierter und die Nachzahlungen werden umso höher steigen.

Für Kleinunternehmen interessante Konzept:

  1. Egal was Sie sind, wenn Sie sich selbstständig machen wollen, müssen Sie ein Gewerbe anmelden!
  2. Erstellen Sie einen Businessplan, um ihr Konzept auf den Punkt zu bringen!
  3. In jedem Fall sollten Sie ein Geschäftskonto eröffnen!
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Bild Torsten Montag mit weißem Hemd, sitzend
Gründerlexikon-Redaktion Torsten Montag

Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.

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