Herkömmliches oder digitales Fahrtenbuch?

Das Führen eines Fahrtenbuchs kann sehr aufwendig und zeitraubend sein. Da erscheinen elektronische Fahrtenbücher, die die Strecken und Zeiträume automatisch eintragen, der lang ersehnte Heilsbringer zu sein. Doch auch wenn die digitalen Fahrtenbücher tatsächlich viele Vorteile mit sich bringen, so ist doch einiges bei der Nutzung zu beachten. Am allerwichtigsten ist die Anerkennung durch das Finanzamt, denn nicht jedes angebotene digitale Fahrtenbuch wird auch von den Finanzbehörden anerkannt. Um später nicht eine (teure) Überraschung zu erleben, sollte man bei der Wahl des elektronischen Fahrtenbuchs also sicherstellen, dass die Voraussetzungen der Finanzbehörden erfüllt sind.

Welche Vorteile bieten digitale Fahrtenbücher?

Wie bereits angesprochen, liegt der größte Vorteil darin, dass das Führen des Fahrtenbuchs weniger aufwendig ist. Das liegt daran, dass sowohl der Kilometerstand als auch die Route und das Fahrtziel automatisch vom Auto an das elektronische Fahrtenbuch übermittelt werden. Mit dieser abgenommenen Arbeit geht eine enorme Zeiteinsparung einher.

Neben der Zeiteinsparung profitieren Nutzer eines digitalen Fahrtenbuchs aber auch von einer geringeren Gefahr, Daten fehlerhaft ins Fahrtenbuch einzutragen. Weil die Daten automatisch übertragen werden, besteht nicht mehr die Gefahr, dass man die Daten fehlerhaft einträgt. Das könnte beispielsweise dann passieren, wenn man erst später zur Eintragung kommt und die Erinnerung an den Tag dann nur noch schwammig ist.

Eine weitere nützliche Funktion: Häufig gefahrene Routen (Fahrten zu häufig besuchten Geschäftspartnern) können meist vorab in der Software gespeichert und dann vom Fahrer ausgewählt werden. So muss der Fahrer die Daten nicht mehr vollständig von Hand eintragen. Das reduziert einerseits wieder den Zeitaufwand und andererseits auch die Wahrscheinlichkeit, Fehler bei der Eintragung zu machen.

Welche Anforderungen stellt das Finanzamt an digitale Fahrtenbücher?

Bevor Sie sich für die Nutzung eines digitalen Fahrtenbuchs entscheiden, sollten Ihnen die Anforderungen des Finanzamts an die Software bekannt sein. Denn nur wenn das digitale Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, macht die Nutzung eines solchen auch Sinn. Auf die folgenden Punkte sollten Sie bei der Auswahl der Software achten:

  • Generell müssen in einem elektronischen Fahrtenbuch dieselben Informationen festgehalten werden wie in einem gewöhnlichen Fahrtenbuch.
  • Wie beim gewöhnlichen Fahrtenbuch müssen die manuellen Eintragungen (z.B. in ein Webportal) zeitnah vorgenommen werden. Die meisten Programme orientieren sich an der inoffiziellen 7-Tage-Frist der Finanzämter und lassen nach dieser Frist keine Änderungen mehr zu.
  • Für jedes Auto sind die insgesamt entstandenen Aufwendungen und das Verhältnis von privaten zu übrigen Fahrten gesondert nachzuweisen.

Wichtiger Hinweis zu nachträglichen Änderungen!

Nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben müssen technisch grundsätzlich ausgeschlossen sein (Wenn ein fehlerhafter Eintrag vorgenommen wurde, muss dieser zunächst storniert und in einem neuen Datensatz korrigiert werden)

Aus diesem Grund dürfen Sie ihr Fahrtenbuch NICHT in Excel führen! Denn dort sind nachträgliche Veränderungen möglich (und somit nicht technisch ausgeschlossen).

Vorsicht bei den Kilometerzahlen!

Bei der Verwendung von elektronischen Fahrtenbüchern, die die Fahrten automatisch mit Hilfe von GPS aufzeichnen und übermitteln, sollten Sie auch beachten, dass das Fahrzeug selbst die gefahrenen Kilometer auf eine andere Weise berechnet (über die Reifenumdrehungen). Dadurch passiert es häufig, dass die von der Software per GPS ermittelten Kilometer nicht mit der Kilometerzahl auf dem Tacho des Autos übereinstimmen. Hier sollten Sie regelmäßig nachprüfen, ob die automatisch berechneten Kilometer auch mit den Daten auf dem Tacho übereinstimmen.

Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen!

Auch für Fahrtenbücher gelten im Übrigen Aufbewahrungsfristen. Man sollte also sicherstellen, dass auch bei technischen Änderungen wie beispielsweise dem Wechsel auf eine neue Fahrtenbuch-Software die Daten stets abrufbar bleiben.

Beispiel Disketten: Werden heute nicht mehr genutzt, da es keine Lesegeräte mehr gibt.

Darf ich im Fahrtenbuch Abkürzungen verwenden?

Viele Unternehmer die ein Fahrtenbuch nutzen, nutzen für ihre Aufzeichnungen Abkürzungen. “HH” ist auch schneller geschrieben als Hamburg und jeder sollte auch verstehen, was damit im Kontext gemeint ist. Doch das Finanzgericht Köln entschied in einem Urteil, dass Abkürzungen im Fahrtenbuch nur unter bestimmten Bedingungen verwendet werden dürfen.

Ein selbstständiger Unternehmer nutzte ein Fahrtenbuch um den privaten Nutzungsanteil seine Fahrzeugs zu ermitteln. Im Rahmen einer Betriebsprüfung monierte der Prüfer jedoch das Fahrtenbuch und wandte rückwirkend die 1 Prozent Regelung an. Diese wäre dem Unternehmer jedoch viel teurer gekommen. Der Prüfer bemängelte unter anderem folgende Punkte:

  • Reiseziele seien nicht eindeutig bestimmt worden
  • Nicht immer wurde ein Reiseziel angegeben
  • Reiseziele seien ausschließlich durch Abkürzungen dargestellt worden

All die genannten Punkte machten es dem Prüfer, wie er meinte, nicht möglich, die einzelnen Fahrten nachzuvollziehen. Dagegen wehrte sich der Unternehmer und ging vor Gericht. Doch die Richter gaben ihm nicht Recht. Sie hielten das Fahrtenbuch ebenfalls für nicht ordnungsgemäß geführt, berichtet steuertipps.de.

Reiseziel muss durch Ort und Kunde genau definiert werden

Eine der Hauptgründe warum die Richte das Fahrtenbuch ebenfalls ablehnten war, dass der Unternehmer keine Ortsangaben zu den Reisezielen machte. Er benannte zwar die Kunden, aber nicht den Ort wo er sie traf. Der Selbstständige war zwar der Meinung, dass das genüge, schließlich lasse sich ja anhand der Rechnung nachweisen, wo der Kunde seinen Sitz hat. Doch die Richter bemerkten, dass er ja nicht zwangsläufig seine Kunden in deren Rechnungsadresse besuchen müsse.

Schon allein dass das BFH vorsieht, dass im Fahrtenbuch sowohl Geschäftspartner bzw. Kunde, als auch der Ort des Reiseziels benannt werden muss, zeigt, dass beide Eintragungen unumgänglich sind.

Abkürzungen müssen die Ausnahme bleiben und wenn doch, dann ein Verzeichnis

Ein weiterer Aspekt, warum das Fahrtenbuch abgelehnt wurde, waren die vielen Abkürzungen. Er hatte fast alle Reiseziele (Kunden, Geschäftspartner usw.) ausschließlich Abkürzungen angegeben. Angeblich aus Datenschutzgründen gegenüber Dritten. Außerdem seien alle Abkürzungen anhand der zugeordneten Rechnungen genau nachzuvollziehen. Auch das sahen die Richter anders. Es sei sehr wohl erlaubt, Abkürzungen zu verwenden. Doch diese müssten aus dem Kontext ganz klar hervorgehen. Oder aber in einem Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt werden. “HH” für Hamburg wäre daher möglicherweise verständlich. Doch wenn Kundennamen mit Abkürzungen versehen werden, kann kein Prüfer aus dem Zusammenhang erkennen, wer damit gemeint ist. Daher sollten Unternehmer gerade bei Fahrtenbüchern ganz genau aufpassen. Gerade das ist ein Punkt bei dem Betriebsprüfer immer wieder gezielt nach Fehlern suchen. Das FG Köln hat beim BFH in München Revision zugelassen. Das Gründerlexikon bleibt weiter für seine Leser am Ball.

Wie kann ich sicher sein, dass das digitale Fahrtenbuch anerkannt wird?

Wie bereits erwähnt, wird nicht jedes Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt und eider gibt es auch kein offizielles Zertifizierungsverfahren, sodass Sie sich auf Zertifikate verlassen könnten. Letztlich wird deshalb immer von Fall zu Fall vom Finanzamt entschieden, ob das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt oder nicht. Aus diesem Grund sollten Sie darauf achten, dass der Herstellers Ihres Fahrtenbuchs die Garantie dafür übernimmt, dass das Fahrtenbuch den aktuellen Anforderungen entspricht. Aber auch zukünftigen Anforderungen sollte in Form von Updates Rechnung getragen werden.

Ein kleiner Praxistipp von uns: Es empfiehlt sich das neue digitale Fahrtenbuch zunächst für einen kurzen Zeitraum zu nutzen (bspw. einen Monat) und die Daten dann dem Finanzamt zur Prüfung vorzulegen. Wenn das Finanzamt diese Daten anerkennt, dann können Sie das Fahrtenbuch in Zukunft weiterhin verwenden. Sie sollten sich die Anerkennung allerdings schriftlich bestätigen lassen, um wirklich auf der sicheren Seite zu sein.

1%-Methode oder Fahrtenbuch?

Soll der Firmenwagen auch privat genutzt werden? Das ist grundsätzlich möglich. Allerdings stellt sich dann die Frage nach der korrekten Versteuerung. Die meisten haben vermutlich schon vom Fahrtenbuch gehört oder aber von der 1%-Regelung. Diese beiden Methoden sind die verfügbaren Möglichkeiten, die es bei der Versteuerung gibt. Für welche man sich entscheidet, das sollte gut überlegt sein. Der Grund: Die beiden Berechnungsmethoden unterschieden sich stark, weshalb je nach individuellem Nutzungsszenario die richtige Variante gewählt werden sollte, sofern man nicht mehr Steuern als eigentlich notwendig zahlen möchte.

Betriebs-Pkw: Ohne Fahrtenbuch droht fast immer die 1%-Methode

Unternehmer, die einen Betriebs-Pkw besitzen und kein Fahrtenbuch führen, müssen fast immer den privaten Anteil mit der 1%-Methode versteuern. Selbst wenn der Unternehmer parallel dazu noch einige private Fahrzeuge im Besitz hat. Das die Fahrten eines Betriebsfahrzeugs ohne Fahrtenbuch zu 100 Prozent als betriebliche Ausgaben akzeptiert werden ist nur möglich, wenn ein gleichwertiges Privatauto ständig und uneingeschränkt zur Verfügung steht.

Ein Unternehmer nutzte einen VW-Touareg als Firmenfahrzeug. Ein Fahrtenbuch führte er nicht. Er setzte die gesamten Fahrten als betriebliche Fahrten an. Die ersten 3 Jahre akzeptierte das Finanzamt diese Angaben auch. Doch im Jahr darauf beanstandete der Sachbearbeiter die Angaben und setzte den privaten Anteil der Kfz-Kosten gemäß der 1%-Methode fest. Dadurch erhöhte sich der Gewinn des Selbstständigen um knapp 10.000 Euro in jenem Jahr. Der Unternehmer erhob Einspruch und klagte letzten Endes vor dem zuständigen Finanzgericht.

Die Begründung des Unternehmers war, dass er und seine Frau jeweils noch ein privates Fahrzeug besaßen. Auf den Namen der Frau war ein Volvo XC 90 zugelassen und auf ihn ein Opel Corsa. Daher bestand ja gar keine Notwendigkeit, das betriebliche Fahrzeug auch privat zu nutzen. Fachlich ausgedrückt, wird damit der Anscheinsbeweis erschüttert. Zudem akzeptierte das Finanzamt in den vergangenen Jahren die Angaben des Selbstständigen ja auch.

Richter lehnen Begründung des Unternehmers ab: Opel Corsa kein Ersatz für VW-Touareg

Damit Fahrten mit ein Firmenfahrzeug tatsächlich auch ohne Fahrtenbuch zu 100 Prozent als betriebliche Fahrten anerkannt werden, muss der Unternehmer ein gleichwertiges Privatauto uneingeschränkt zur Verfügung haben.

Zwar hätten die Richter den Volvo XC 90 als gleichwertiges Fahrzeug akzeptiert. Da dieser aber auf den Namen der Ehefrau zugelassen ist, steht er ihm nicht uneingeschränkt zur Verfügung. Denn schließlich nutzt sie das Fahrzeug auch und er muss sich mit ihr absprechen.

Der Opel Corsa wiederum, der ihm als Privatfahrzeug zwar ständig und uneingeschränkt zur Verfügung steht, ist wiederum kein gleichwertiger Ersatz für den VW-Touareg. Damit konnte, fachlich ausgedrückt, der Anscheinsbeweis nicht erschüttert werden.

Die Begründung des Unternehmers, dass das Finanzamt in den vergangenen Jahren die Betriebsausgaben ja auch so akzeptiert hat, galt nicht für das Gericht. Die Überprüfung findet in jedem Jahr neu statt und kann demzufolge, wie in diesem Fall, auch irgendwann mal zu einem nachteiligen Ergebnis führen. Finanzgericht Niedersachsen, Urteil vom 20. März 2019, Aktenzeichen 9 K 125/18

Muss Privatanteil bei geringfügiger privater Kfz-Nutzung in Gewinnermittlung erfasst werden?

In Sachen Fahrtenbuch und Betriebsausgabe kommt es immer zu Streitigkeiten zwischen Unternehmern und Finanzamt. In einem aktuellen Fall hatte eine Selbstständige einen privaten Anteil am Betriebs-Pkw von nur 5,07 Prozent. Sie war der Meinung, dass dies so gering ist, dass kein Ausweis in der Gewinnermittlung nötig sei. Das Finanzamt war hingegen anderer Meinung. Das Finanzgericht bestätigte die Vorgehensweise der Beamten.

Die oben erwähnte Unternehmerin nutzte ihren Geschäftswagen nur zu 5,07 Prozent für private Zwecke. Das konnte dem Fahrtenbuch entnommen werden, welches auch vom Finanzamt anerkannt wurde. Die Freiberuflerin setzte hingegen die gesamten Pkw-Kosten als Betriebsausgaben an. Sie sah darin eine untergeordnete Privatnutzung, die steuerlich “unter den Tisch fallen” kann. Die Beamten des zuständigen Finanzamtes sahen das jedoch anders. Letztlich ging der Fall vor das Finanzgericht Baden-Württemberg, so steuertipps.de.

Bagatellgrenze gilt nicht bei Fahrzeugen

Die Unternehmerin berief sich auf einen Beschluss des Bundesfinanzministeriums, bei der bei einer untergeordneten privaten Nutzung, der steuerliche Anteil vernachlässigt werden kann. Sprich, es braucht keine Entnahme angesetzt zu werden. Die Bagatellgrenze liegt bei 10 Prozent (BMF-Schreiben vom 06. Juli 2010). Überzeugt in ihrer Ansicht hat sie außerdem die BFH-Rechtsprechung, die ebenfalls dahingehend urteilte (BFH-Beschluss vom 21. September 2009, GrS 1/06). Das Finanzamt und später auch das Finanzgericht beurteilten die Sachlage jedoch anders. Der Privatanteil wurde gewinnerhöhend berücksichtigt, was zu einer höheren Steuerlast führte. Die Richter begründeten das damit, dass mit Hilfe eines Fahrtenbuchs, der private Anteil genau berechnet werden kann. Das gilt auch, wenn der Anteil unter dieser 10 Prozent Marke liegt. Die Bagatellgrenze bzw. der Vereinfachungsgedanke, der hinter den Beschlüssen steht, die die Unternehmerin anführte, bezieht sich nicht auf Fahrzeuge. Sie gilt nur bei anderen gemischt genutzten Wirtschaftsgütern, wie zum Beispiel ein Computer oder Arbeitsmittel. Für Fahrzeuge gibt es jedoch spezielle Regelungen im Gesetz. Nur für oben genannte Gegenstände, die keine eigene Regelung haben, kann die Bagatellgrenze genutzt werden.

Steuervorteil Fahrtenbuch

Die Führung eines Fahrtenbuches bringt grundsätzlich steuerliche, und damit finanzielle, Vorteile für den Unternehmer. Wie sich das in der Praxis auswirkt und wie viel Geld damit eingespart werden kann, hat das Gründerlexikon in einem PDF-Dokument durchgerechnet und zusammengestellt: Wie erfasse ich meine Kfz-Kosten? In diesem Artikel wird auch die 1-Prozent-Methode erläutert und es werden weitere Tipps und Hinweise gegeben.

So funktioniert die 1%-Methode

Falls man sich für diese Methode der Besteuerung entscheidet, dann müssen die Nutzer des Firmenwagens pauschal 1% des deutschen Brutto-Listenpreises pro Monat als Einnahmen versteuern. Von diesem einen Prozent stammt auch der umgangssprachliche Name der Regelung. Gesetzlich geregelt wird die 1%-Methode übrigens in den Einkommensteuer-Richtlinien (§ 8 Abs. 2, 3 und 5 EStG) und den Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 9 Nummer 1 LStR).

Hinweis: Die 1 %-Regelung für Firmenwagen darf nur angewendet werden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Trifft dies nicht zu, ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Das sind die Nachteile der 1% Methode

Aufgrund der speziellen Berechnungsweise entstehen bei der 1%-Methode die folgenden Nachteile:

  • Als erstes ist zu erwähnen, dass das tatsächliche Fahrverhalten durch die pauschale Berechnung gar nicht zum Tragen kommt. Denn wie viel und wie oft man mit dem Firmenwagen fährt, das fließt gar nicht in die Berechnung mit ein.
  • Außerdem unschön: Es ist auch vollkommen irrelevant, ob es sich bei dem Wagen um ein gebraucht gekauftes Fahrzeug oder einen Neuwagen handelt. Für die Berechnung wird stets der Neuwagenpreis (siehe Berechnung weiter oben) herangezogen - auch wenn das Auto schon einige Jahre alt ist.
  • Aufpassen muss man auch, wenn man das Fahrzeug erst zur Monatsmitte erhält: Denn dann muss trotzdem der gesamte Monat bezahlt werden, auch wenn man das Fahrzeug eigentlich nur die Hälfte des Monats zur Verfügung hatte.

Wann lohnt sich die 1%-Regelung?

Die 1%-Methode hat also einige Nachteile. Dennoch kann sich die Anwendung der 1%-Methode für Sie lohnen. Der große Vorteil der 1%-Methode soll hier nochmal hervorgehoben werden: Mann muss kein Fahrtenbuch führen! Und weil kein Fahrtenbuch geführt werden muss, ist die 1%-Variante deutlich weniger aufwendig für den Fahrer. Aber das hilft einem natürlich nicht, wenn man dann im Gegenzug deutlich mehr Steuern zahlen muss.

Die Regelung lohnt sich also nur unter den folgenden Umständen:

  • Das Auto wird in großem Maße auch privat genutzt
  • Das Fahrzeug ist zwar recht neu, aber dafür nicht besonders teuer

Interessante-Fakten zur 1%-Regelung

  • Der Dienstwagen wurde aus dem Ausland importiert
    Ist es in einem solchen Fall nicht möglich einen inländischen Bruttolistenpreis zu ermitteln, dann muss dieser geschätzt werden. Dabei ist dann auf den Bruttoabgabepreis der Importhändler abzustellen
    (BFH-Urteil, Aktenzeichen III R 20/16).
  • Der Dienstwagen wird nur an maximal 14 Tagen im Monat genutzt, um zur Arbeit zu fahren
    In diesem Fall rechnet man nur mit 0,002 Prozent pro Kilometer. Die tatsächlichen Arbeitstage pro Monat müssen dem Finanzamt aber unbedingt nachgewiesen werden!

Fahrtenbuch ist oft die bessere Wahl

Meist ist das Fahrtenbuch die finanziell günstigere Variante. Das gilt besonders dann, wenn das Fahrzeug nur selten privat von Ihnen genutzt wird. Der Preis dafür: Die Führung eines Fahrtenbuchs ist mit einem recht großen Aufwand verbunden, da jede einzelne Fahrt zeitnah und vor allem lückenlos dokumentiert werden muss. Gerade deshalb greifen viele Unternehmer auch auf ein digitales Fahrtenbuch zurück, um den eigenen Aufwand zu verringern. Ob ein digitales Fahrtenbuch tatsächlich die bessere Alternative zum herkömmlichen Fahrtenbuch ist, kläre ich folgendem Artikel in der Checkliste: Herkömmliches oder digitales Fahrtenbuch.

Was bedeutet eigentlich zeitnah?

Das ist eine Frage, die man an dieser Stelle verständlicherweise oft hört. Problematisch ist allerdings: Eine offizielle Frist ist gesetzlich nicht festgelegt. Am besten sollten man die Eintragungen natürlich direkt nach der Fahrt vornehmen, denn dann ist die Wahrscheinlichkeit für Fehler am geringsten. Doch das ist nicht immer möglich. Das wissen auch die Finanzämter und akzeptieren deshalb generell auch eine Dauer von bis zu 7 Tagen als zeitnah.

Was muss ins Fahrtenbuch eingetragen werden?

Wichtig ist zunächst, dass dienstliche und private Fahrten getrennt werden müssen. Inhaltlich müssen dann für jede Fahrt folgende Daten ins Fahrtenbuch eingetragen werden:

  • Datum
  • Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
  • Reiseziel
  • Fahrtroute
  • Grund der Fahrt
  • Name des besuchten Geschäftspartners

Bei privaten Fahrten genügen übrigens die Kilometerangaben.

Hinweis: Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Wann lohnt sich das Fahrtenbuch?

Nun habe ich gesagt, dass das Fahrtenbuch meist die günstigere Variante ist. Doch wann ist das der Fall? Wann lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs? Das soll Ihnen natürlich nicht vorenthalten werden:

Das Fahrtenbuch lohnt sich, wenn...

  • der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs hoch ist
  • das Fahrzeug gebraucht gekauft wurde
  • das Auto bereits vollständig abgeschrieben oder schon älter ist
  • das Fahrzeug nur wenig privat genutzt wird
  • sich mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen befinden (Ohne Fahrtenbuch müsste der Privatanteil für jedes Fahrzeug mit einem Prozent versteuert werden - pauschal)
  • die Fahrleistung und die laufenden Kosten nur gering sind
  • die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nur kurz sind bzw. gar keine Rolle spielen (bspw. weil das Büro zu Hause ist)
  • die Anwendung der 1%-Regelung von Nachteil wäre, weil der Privatanteil bei der Nutzung genau so hoch ist, wie die gesamten Kfz-Kosten (es wäre kein Betrag als Betriebsausgabe abziehbar, vergleiche hier die Regelungen zur sogenannte Kostendeckelung!)

Warum Umwege im Fahrtenbuch stets begründen?

Hannover, 26. September 2018 - Im zugrunde liegenden Fall ging es um einen Steuerberatungs- GmbH-Geschäftsführer. Laut seinem lückenlos geführten Fahrtenbuch nutzte er den Dienstwagen überhaupt nicht privat. Bei einer Lohnsteuerprüfung nahm sich der Prüfer besagtes Fahrtenbuch vor und verglich die angegebenen Wegstrecken mit den tatsächlichen Wegstrecken, die von einem Routenplaner berechnet wurden. Dabei kam es zu erheblichen Abweichungen der Fahrstrecken. Insgesamt sollte der Geschäftsführer darum einen geldwerten Vorteil für vier Jahre rückwirkend versteuern. Die Höhe des geldwerten Vorteils belief sich auf satte 13.000 Euro.

Der Geschäftsführer klagte, doch das Niedersächsische Finanzgericht schloss sich der Sichtweise des Fiskus in seinem Urteil vom 25.06.2009 unter dem Aktenzeichen 11 K 72/08 an. Obwohl es im besagten Fall um einen angestellten Geschäftsführer ging, lässt sich der Sachverhalt auch auf Selbstständige übertragen.

Umwege stets dokumentieren

Durch den Prüfer stellte sich heraus, dass alleine in einem detailliert überprüften Jahr Umwege von 1.036 Kilometer angefallen sind. Da diese Umwege im besagten Fall nicht begründet wurden, ging der Prüfer davon aus, dass so auch private Fahrten hätten mit einbezogen werden können. Bei der deutlichen Verlängerung von Fahrtstrecken sollten Unternehmer die Umwege deshalb treffend erläutern.

Die Argumentation des Steuerberaters lautete: Er sei nach seinem Navigationsgerät gefahren, das ihm die verkehrsgünstigste, wenn auch nicht immer kürzeste Strecke angezeigt hätte. Diese Begründung ließen die Prüfer nicht zu. Unternehmer sollten deshalb bei einer solch deutlichen Verlängerung einer Fahrstrecke genau angeben, warum diese entstanden ist, etwa zur Umfahrung eines langen Staus auf der Autobahn.

Tipp: Sollten Selbstständige ebenfalls derzeit im Streit mit dem Finanzamt stehen, sollten sie Einspruch einlegen und das Ruhen des Verfahrens beantragen. Denn derzeit liegt der Fall vor dem Bundesfinanzhof (BFH) und muss dort erörtert werden. Es ist der Meinung des Gründerlexikons nach nicht zuzumuten, jede Fahrt mit dem Routenplaner durchzuspielen, um evtl. Umwege erkennen zu können.

Weitere Angaben im Fahrtenbuch

Weiterhin sollten Unternehmer die Angaben im Fahrtenbuch so detailliert wie möglich beschreiben. Denn die bloße Angabe eines Nachnamens reicht in der Regel nicht aus, um den betrieblichen Bezug einer Fahrt zu erklären. Hier ist es besser, detailliert den Grund der Fahrt, den Namen des Geschäftspartners und dessen Adresse anzugeben.

Außerdem reicht es nicht aus, lediglich einen Ort anzugeben, insbesondere bei Großstädten. Hier sollte zumindest ein Stadtteil, besser noch eine eindeutige Adresse angegeben werden, da die Entfernungen zwischen zwei Adressen in einer Stadt wie Berlin beispielsweise schnell einige Kilometer ausmachen können.

Nachdem ich nun die beiden Varianten vorgestellt habe, ist sicherlich verständlich, woher die Aussage stammt, das Fahrtenbuch sei die günstigere und bessere Besteuerungsmethode. Denn wenn man betrachtet, in welchen Situationen sich die 1%-Methode lohnt und das mit denjenigen Situationen vergleicht, in denen das Fahrtenbuch günstiger ist, dann ist klar:

In den meisten Fällen ist das Fahrtenbuch die bessere Wahl!

Doch kann man nicht pauschal sagen, dass das Fahrtenbuch immer besser ist. In wenigen Szenarien, beispielsweise, wenn der Wagen sehr viel privat gefahren wird oder zwar neu ist, aber nicht gerade einen hohen Brutto-Listenpreis hat, dann lohnt sich die 1%-Regelung.

Torsten Montag
Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

➲ Hast Du Fragen, Herausforderungen oder Problem? Vereinbare hier ein Telefonat mit mir!