Herkömmliches oder digitales Fahrtenbuch?

Das Führen eines Fahrtenbuchs kann sehr aufwendig und zeitraubend sein. Da erscheinen elektronische Fahrtenbücher, die die Strecken und Zeiträume automatisch eintragen, der lang ersehnte Heilsbringer zu sein. Doch auch wenn die digitalen Fahrtenbücher tatsächlich viele Vorteile mit sich bringen, so ist doch einiges bei der Nutzung zu beachten. Am allerwichtigsten ist die Anerkennung durch das Finanzamt, denn nicht jedes angebotene digitale Fahrtenbuch wird auch von den Finanzbehörden anerkannt. Um später nicht eine (teure) Überraschung zu erleben, sollte man bei der Wahl des elektronischen Fahrtenbuchs also sicherstellen, dass die Voraussetzungen der Finanzbehörden erfüllt sind.

Welche Vorteile bieten digitale Fahrtenbücher?

Wie bereits angesprochen, liegt der größte Vorteil darin, dass das Führen des Fahrtenbuchs weniger aufwendig ist. Das liegt daran, dass sowohl der Kilometerstand als auch die Route und das Fahrtziel automatisch vom Auto an das elektronische Fahrtenbuch übermittelt werden. Mit dieser abgenommenen Arbeit geht eine enorme Zeiteinsparung einher.

Neben der Zeiteinsparung profitieren Nutzer eines digitalen Fahrtenbuchs aber auch von einer geringeren Gefahr, Daten fehlerhaft ins Fahrtenbuch einzutragen. Weil die Daten automatisch übertragen werden, besteht nicht mehr die Gefahr, dass man die Daten fehlerhaft einträgt. Das könnte beispielsweise dann passieren, wenn man erst später zur Eintragung kommt und die Erinnerung an den Tag dann nur noch schwammig ist.

Eine weitere nützliche Funktion: Häufig gefahrene Routen (Fahrten zu häufig besuchten Geschäftspartnern) können meist vorab in der Software gespeichert und dann vom Fahrer ausgewählt werden. So muss der Fahrer die Daten nicht mehr vollständig von Hand eintragen. Das reduziert einerseits wieder den Zeitaufwand und andererseits auch die Wahrscheinlichkeit, Fehler bei der Eintragung zu machen.

Welche Anforderungen stellt das Finanzamt an digitale Fahrtenbücher?

Bevor Sie sich für die Nutzung eines digitalen Fahrtenbuchs entscheiden, sollten Ihnen die Anforderungen des Finanzamts an die Software bekannt sein. Denn nur wenn das digitale Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, macht die Nutzung eines solchen auch Sinn. Auf die folgenden Punkte sollten Sie bei der Auswahl der Software achten:

  • Generell müssen in einem elektronischen Fahrtenbuch dieselben Informationen festgehalten werden wie in einem gewöhnlichen Fahrtenbuch.
  • Wie beim gewöhnlichen Fahrtenbuch müssen die manuellen Eintragungen (z.B. in ein Webportal) zeitnah vorgenommen werden. Die meisten Programme orientieren sich an der inoffiziellen 7-Tage-Frist der Finanzämter und lassen nach dieser Frist keine Änderungen mehr zu.
  • Für jedes Auto sind die insgesamt entstandenen Aufwendungen und das Verhältnis von privaten zu übrigen Fahrten gesondert nachzuweisen.

Wichtiger Hinweis zu nachträglichen Änderungen!

Nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben müssen technisch grundsätzlich ausgeschlossen sein (Wenn ein fehlerhafter Eintrag vorgenommen wurde, muss dieser zunächst storniert und in einem neuen Datensatz korrigiert werden)

Aus diesem Grund dürfen Sie ihr Fahrtenbuch NICHT in Excel führen! Denn dort sind nachträgliche Veränderungen möglich (und somit nicht technisch ausgeschlossen).

Vorsicht bei den Kilometerzahlen!

Bei der Verwendung von elektronischen Fahrtenbüchern, die die Fahrten automatisch mit Hilfe von GPS aufzeichnen und übermitteln, sollten Sie auch beachten, dass das Fahrzeug selbst die gefahrenen Kilometer auf eine andere Weise berechnet (über die Reifenumdrehungen). Dadurch passiert es häufig, dass die von der Software per GPS ermittelten Kilometer nicht mit der Kilometerzahl auf dem Tacho des Autos übereinstimmen. Hier sollten Sie regelmäßig nachprüfen, ob die automatisch berechneten Kilometer auch mit den Daten auf dem Tacho übereinstimmen.

Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen!

Auch für Fahrtenbücher gelten im Übrigen Aufbewahrungsfristen. Man sollte also sicherstellen, dass auch bei technischen Änderungen wie beispielsweise dem Wechsel auf eine neue Fahrtenbuch-Software die Daten stets abrufbar bleiben.

Beispiel Disketten: Werden heute nicht mehr genutzt, da es keine Lesegeräte mehr gibt.

Wie kann ich sicher sein, dass das digitale Fahrtenbuch anerkannt wird?

Wie bereits erwähnt, wird nicht jedes Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt und eider gibt es auch kein offizielles Zertifizierungsverfahren, sodass Sie sich auf Zertifikate verlassen könnten. Letztlich wird deshalb immer von Fall zu Fall vom Finanzamt entschieden, ob das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt oder nicht. Aus diesem Grund sollten Sie darauf achten, dass der Herstellers Ihres Fahrtenbuchs die Garantie dafür übernimmt, dass das Fahrtenbuch den aktuellen Anforderungen entspricht. Aber auch zukünftigen Anforderungen sollte in Form von Updates Rechnung getragen werden.

Ein kleiner Praxistipp von uns: Es empfiehlt sich das neue digitale Fahrtenbuch zunächst für einen kurzen Zeitraum zu nutzen (bspw. einen Monat) und die Daten dann dem Finanzamt zur Prüfung vorzulegen. Wenn das Finanzamt diese Daten anerkennt, dann können Sie das Fahrtenbuch in Zukunft weiterhin verwenden. Sie sollten sich die Anerkennung allerdings schriftlich bestätigen lassen, um wirklich auf der sicheren Seite zu sein.

1%-Methode oder Fahrtenbuch?

Soll der Firmenwagen auch privat genutzt werden? Das ist grundsätzlich möglich. Allerdings stellt sich dann die Frage nach der korrekten Versteuerung. Die meisten haben vermutlich schon vom Fahrtenbuch gehört oder aber von der 1%-Regelung. Diese beiden Methoden sind die verfügbaren Möglichkeiten, die es bei der Versteuerung gibt. Für welche man sich entscheidet, das sollte gut überlegt sein. Der Grund: Die beiden Berechnungsmethoden unterschieden sich stark, weshalb je nach individuellem Nutzungsszenario die richtige Variante gewählt werden sollte, sofern man nicht mehr Steuern als eigentlich notwendig zahlen möchte.

So funktioniert die 1%-Methode

Falls man sich für diese Methode der Besteuerung entscheidet, dann müssen die Nutzer des Firmenwagens pauschal 1% des deutschen Brutto-Listenpreises pro Monat als Einnahmen versteuern. Von diesem einen Prozent stammt auch der umgangssprachliche Name der Regelung. Gesetzlich geregelt wird die 1%-Methode übrigens in den Einkommensteuer-Richtlinien (§ 8 Abs. 2, 3 und 5 EStG) und den Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 9 Nummer 1 LStR).

Hinweis: Die 1 %-Regelung für Firmenwagen darf nur angewendet werden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Trifft dies nicht zu, ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Das sind die Nachteile der 1% Methode

Aufgrund der speziellen Berechnungsweise entstehen bei der 1%-Methode die folgenden Nachteile:

  • Als erstes ist zu erwähnen, dass das tatsächliche Fahrverhalten durch die pauschale Berechnung gar nicht zum Tragen kommt. Denn wie viel und wie oft man mit dem Firmenwagen fährt, das fließt gar nicht in die Berechnung mit ein.
  • Außerdem unschön: Es ist auch vollkommen irrelevant, ob es sich bei dem Wagen um ein gebraucht gekauftes Fahrzeug oder einen Neuwagen handelt. Für die Berechnung wird stets der Neuwagenpreis (siehe Berechnung weiter oben) herangezogen - auch wenn das Auto schon einige Jahre alt ist.
  • Aufpassen muss man auch, wenn man das Fahrzeug erst zur Monatsmitte erhält: Denn dann muss trotzdem der gesamte Monat bezahlt werden, auch wenn man das Fahrzeug eigentlich nur die Hälfte des Monats zur Verfügung hatte.

Wann lohnt sich die 1%-Regelung?

Die 1%-Methode hat also einige Nachteile. Dennoch kann sich die Anwendung der 1%-Methode für Sie lohnen. Der große Vorteil der 1%-Methode soll hier nochmal hervorgehoben werden: Mann muss kein Fahrtenbuch führen! Und weil kein Fahrtenbuch geführt werden muss, ist die 1%-Variante deutlich weniger aufwendig für den Fahrer. Aber das hilft einem natürlich nicht, wenn man dann im Gegenzug deutlich mehr Steuern zahlen muss.

Die Regelung lohnt sich also nur unter den folgenden Umständen:

  • Das Auto wird in großem Maße auch privat genutzt
  • Das Fahrzeug ist zwar recht neu, aber dafür nicht besonders teuer

Interessante-Fakten zur 1%-Regelung

  • Der Dienstwagen wurde aus dem Ausland importiert
    Ist es in einem solchen Fall nicht möglich einen inländischen Bruttolistenpreis zu ermitteln, dann muss dieser geschätzt werden. Dabei ist dann auf den Bruttoabgabepreis der Importhändler abzustellen
    (BFH-Urteil, Aktenzeichen III R 20/16).
  • Der Dienstwagen wird nur an maximal 14 Tagen im Monat genutzt, um zur Arbeit zu fahren
    In diesem Fall rechnet man nur mit 0,002 Prozent pro Kilometer. Die tatsächlichen Arbeitstage pro Monat müssen dem Finanzamt aber unbedingt nachgewiesen werden!

Fahrtenbuch ist oft die bessere Wahl

Meist ist das Fahrtenbuch die finanziell günstigere Variante. Das gilt besonders dann, wenn das Fahrzeug nur selten privat von Ihnen genutzt wird. Der Preis dafür: Die Führung eines Fahrtenbuchs ist mit einem recht großen Aufwand verbunden, da jede einzelne Fahrt zeitnah und vor allem lückenlos dokumentiert werden muss. Gerade deshalb greifen viele Unternehmer auch auf ein digitales Fahrtenbuch zurück, um den eigenen Aufwand zu verringern. Ob ein digitales Fahrtenbuch tatsächlich die bessere Alternative zum herkömmlichen Fahrtenbuch ist, kläre ich folgendem Artikel in der Checkliste: Herkömmliches oder digitales Fahrtenbuch.

Was bedeutet eigentlich zeitnah?

Das ist eine Frage, die man an dieser Stelle verständlicherweise oft hört. Problematisch ist allerdings: Eine offizielle Frist ist gesetzlich nicht festgelegt. Am besten sollten man die Eintragungen natürlich direkt nach der Fahrt vornehmen, denn dann ist die Wahrscheinlichkeit für Fehler am geringsten. Doch das ist nicht immer möglich. Das wissen auch die Finanzämter und akzeptieren deshalb generell auch eine Dauer von bis zu 7 Tagen als zeitnah.

Was muss ins Fahrtenbuch eingetragen werden?

Wichtig ist zunächst, dass dienstliche und private Fahrten getrennt werden müssen. Inhaltlich müssen dann für jede Fahrt folgende Daten ins Fahrtenbuch eingetragen werden:

  • Datum
  • Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
  • Reiseziel
  • Fahrtroute
  • Grund der Fahrt
  • Name des besuchten Geschäftspartners

Bei privaten Fahrten genügen übrigens die Kilometerangaben.

Hinweis: Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Wann lohnt sich das Fahrtenbuch?

Nun habe ich gesagt, dass das Fahrtenbuch meist die günstigere Variante ist. Doch wann ist das der Fall? Wann lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs? Das soll Ihnen natürlich nicht vorenthalten werden:

Das Fahrtenbuch lohnt sich, wenn...

  • der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs hoch ist
  • das Fahrzeug gebraucht gekauft wurde
  • das Auto bereits vollständig abgeschrieben oder schon älter ist
  • das Fahrzeug nur wenig privat genutzt wird
  • sich mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen befinden (Ohne Fahrtenbuch müsste der Privatanteil für jedes Fahrzeug mit einem Prozent versteuert werden - pauschal)
  • die Fahrleistung und die laufenden Kosten nur gering sind
  • die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nur kurz sind bzw. gar keine Rolle spielen (bspw. weil das Büro zu Hause ist)
  • die Anwendung der 1%-Regelung von Nachteil wäre, weil der Privatanteil bei der Nutzung genau so hoch ist, wie die gesamten Kfz-Kosten (es wäre kein Betrag als Betriebsausgabe abziehbar, vergleiche hier die Regelungen zur sogenannte Kostendeckelung!)

Fazit

Nachdem ich nun die beiden Varianten vorgestellt habe, ist sicherlich verständlich, woher die Aussage stammt, das Fahrtenbuch sei die günstigere und bessere Besteuerungsmethode. Denn wenn man betrachtet, in welchen Situationen sich die 1%-Methode lohnt und das mit denjenigen Situationen vergleicht, in denen das Fahrtenbuch günstiger ist, dann ist klar:

In den meisten Fällen ist das Fahrtenbuch die bessere Wahl!

Doch kann man nicht pauschal sagen, dass das Fahrtenbuch immer besser ist. In wenigen Szenarien, beispielsweise, wenn der Wagen sehr viel privat gefahren wird oder zwar neu ist, aber nicht gerade einen hohen Brutto-Listenpreis hat, dann lohnt sich die 1%-Regelung.

Torsten Montag

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Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

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