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Wie storniere ich Rechnungen richtig?

Wer arbeitet, macht Fehler. So kommen auch in der Rechnungsstellung hin und wieder Fehler vor. Handlungsbedarf besteht freilich nur dann, wenn die fehlerhafte Rechnung bereits an den Kunden versendet wurde. Die Stornierung von Rechnungen ist Teil der vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Buchführung und essentiell wichtig, um gegenüber den Finanzbehörden jederzeit einen ordnungsgemäßen Umgang mit deren Ansprüchen, z.B. aus der Vorsteuerschuld, belegen zu können.

Zu beachten gilt hierbei, dass der Gesetzgeber 2013 durch die Verabschiedung einer Verordnung mit dem holprigen Namen "Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz" die vorgeschriebene Vorgehensweise zur Stornierung von Rechnungen geändert hat.

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Beachten Sie auch hier die Formvorschriften

Im übrigen gelten für die weiteren Formalitäten der Rechnungsausstellung dieselben Richtlinien wie für die Opens internal link in current windowAusstellung einer ganz normalen Rechnung. Weil jede Rechnungsnummer nur einmal existieren darf, bekommt die Storno-Rechnung also eine neue Rechnungsnummer.

Stattdessen gilt das folgende Verfahren:

Der Rechnungsaussteller muss nunmehr dem Rechnungsempfänger eine Storno-Rechnung mit einem negativem Betrag ausstellen, der Rechnungsaussteller verlangt vom Rechnungsempfänger auf der Storno-Rechnung also tatsächlich eine negative Summe. Was ein wenig kurios klingt, bedeutet geldflussmäßig schlichtweg, dass der Rechnungsempfänger die ausgewiesene (absolute) Summe gutgeschrieben bekommt.

Da aus einer negativen Summe keine Steuerschuld entstehen kann, ist der Geldfluss somit buchhalterisch und steuertechnisch "sauber".

A propos "Gutschrift"

Der Gesetzgeber empfiehlt, das Wort "Gutschrift" im Zusammenhang mit stornierten Rechnungen nicht mehr zu gebrauchen. Andernfalls könnte der irrtümliche Eindruck entstehen, es handele sich um ein Gutschriftsverfahren, aus dem eine mögliche Steuerschuld beim Gutschriftsempfänger entstünde. Stattdessen wird (zusätzlich zu der oben erwähnten Muss-Vorgehensweise) empfohlen, auf buchhalterisch relevanten Belegen die Begriffe "Storno-Rechnung" oder "Korrektur-Rechnung" zu verwenden. Bestätigung der Rechnungsstornierung vorteilhaft Sofern die Umsatzsteuer ausgewiesen wurde, ist es bei größeren Rechnungsbeträgen mitunter ratsam, sich den Empfang der Storno-Rechnung vom Kunden bestätigen zu lassen.

Andernfalls könnte eine negative Überraschung durch hohe Vorsteuerforderungen durch das Finanzamt drohen, die in jedem Fall –auch wenn im Nachhinein unberechtigt– für den nächsten Abrechnungszeitraum erst einmal beglichen werden müsste. Eine Bestätigung der Rechnungsstornierung durch den Schuldner dient also auch dazu, gegenüber dem Finanzamt und dem Steuerberater jederzeit darstellen und belegen zu können, dass der eigene Quartals- bzw. Jahresabschluss stimmt, dass die eigene Leistung nicht doppelt abgerechnet wurde und um eine missbräuchliche Weiterreichung der fehlerhaften Rechnung an Dritte, etwa zur Abrechnung von tatsächlich nie getätigten Barausgaben zu unterbinden.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

Gründerlexikon

FAQ Rechnungen richtig stornieren

Wann muss eine Rechnung storniert werden?

Wenn Sie bereits eine Rechnung an Ihren Kunden verschickt haben und im Nachhinein festgestellt wird, dass diese fehlerhaft ist, müssen Sie ein Rechnungsstorno durchführen.

Aus welchen Gründen kann eine Rechnung fehlerhaft sein?

Die Fehlerhaftigkeit einer Rechnung kann verschiedene Gründe haben, so kann beispielsweise der Rechnungsbetrag versehentlich falsch deklariert worden sein, Sie haben die Rechnungsnummer doppelt vergeben oder die Rechnungsanschrift ist falsch. Fehlende Steuernummer oder fehlender Verweis auf eine Kleinunternehmerregelung können ebenfalls Gründe für fehlerhafte Rechnungen sein. In all diesen Fällen müssen Sie die Rechnung korrigieren.
In  Opens external link in new window§ 14 Abs. 4 UStG  ist gesetzlich geregelt, welche Pflichtangaben in einer Rechnung angegeben werden müssen. Fehlende oder falsche Pflichtangaben sind Grund zur Rechnugnsstornierung.

Der Kunde korrigiert einfach selbst die Rechnung. Geht das?

Leider nein. Laut Gesetz sind Sie als Rechnungssteller für eine Rechnungskorrektur verantwortlich. Auch wenn Sie sich einvernehmlich über eine Änderung einigen, müssen Sie den korrekten buchhalterischen Stornoweg einhalten. So will es das Gesetz und das Finanzamt.

Wann müssen Sie eine Rechnung korrigieren und wann stornieren?

Ist eine fehlerhafte Rechnung bei Ihnen aufgefallen, müssen Sie diese entweder korrigieren oder stornieren. Ein korrigieren ist nur dann möglich, wenn die Rechnung noch nicht bezahlt ist, Sie also noch keinen Zahlungseingang für die fehlerhafte Rechnung verbucht haben. Andernfalls müssen Sie die Rechnung buchhalterisch korrekt stornieren.

Wie werden unbezahlte Rechnungen storniert?

Unbezahlte Rechnungen müssen Sie nicht stornieren. Diese können Sie einfach korrigieren.

Wie wird eine fehlerhafte Rechnung richtig korrigiert?

Eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren ist relativ einfach. Sie erstellen eine Korrektur einer unbezahlten Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und verweisen eindeutig auf die Rechnungsnummer und das Datum der fehlerhaften Ursprungsrechnung. Buchhalterisch wird diese dann als fehlerhaft ausgewiesen. Zur Verwirrung oftmals auch als kaufmännisch storniert.

Wo liegt der Unterschied zwischen Gutschrift(en) und einer Rechnungsstorno?

Sie müssen beim Begriff Gutschrift ganz klar die umsatzsteuerliche und die kaufmännische Gutschrift unterscheiden.
Steuerrechtliche Gutschriften sind Rechnungsumkehrungen. Diese werden beispielsweise vorgenommen, wenn Provisionen gezahlt werden. Aus Steuersicht sind diese Gutschriften immer positiv. Ein Plus für den Empfänger.
Kaufmännisch jedoch werden Gutschriften auch als korrigierte oder neutralisierte Rechnungen bezeichnet, z.B. im Falle einer fehlerhaften Rechnungsstellung oder wenn ein Kunde vom Rückgaberecht Gebrauch machen möchte. Hier ist der Betrag immer ein Negativbetrag. Grundsätzlich wird eine Gutschrift jedoch erteilt, wenn vertragliche Leistungen zurückgenommen wernde
Eine Stornorechnung wird auch als Negierung bezeichnet. Hier wird die fehlerhafte Rechnung um die Menge der Produkte/ Dienstleistungen ausgeglichen. Originalrechnung und Storno ergeben dabei in der Summe immer Null.

Grundsätzlich handelt es sich um eine Gutschrift, wenn vertragliche Bestandteile nicht erfüllt wurden oder zurückgenommen werden müssen. So beispielsweise wenn Sie nur eine Teillieferung erbringen konnten, ein Qualitätsmangel entstanden ist oder Rabatte nicht ausgestellt wurden. Bei einer Gutschrift liegt also keine fehlerhafte Rechnung als Grundlage vor. Ebenfalls können bei einer Gutschrift Datum und Inhalt von der Originalrechnung abweichen. Bei einer Stornorechnung nicht.  

Warum darf bei einer Rechnungsstorno keine Gutschrift ausgestellt werden?

Der Gesetzgeber verbietet eine Gutschrift in Verbindung mit einer fehlerhaften Rechnung auszustellen. Das regelt das Opens external link in new windowAmtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz. Hintergrund: eine Gutschrift erweckt den Eindruck, dass beim Kunden eine Steuerschuld besteht, da es sich um eine Rechnungsumkehr handelt. Was im Fall einer fehlerhaften Rechnung ja nicht stimmt.

Wie wird eine bezahlte und verbuchte Rechnung richtig storniert?

Während das Korrigieren bzw. Ändern einer unbezahlten Rechnung relativ einfach ist, ist das korrekte Stornieren einer bereits beglichenen Rechnung deutlich aufwendiger.
Dazu müssen Sie eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und Verweise auf die Ursprungsrechnung (Datum und Rechnungsnummer der Originalrechnung) schreiben. Auf der neuen Rechnung weisen Sie den Rechnungsbetrag negativ aus. Jetzt müssen Sie noch die alte Rechnung als ungültig deklarieren. Bitte auf der Stornierung nicht den Begriff „Gutschrift“ verwenden. Besser als Titel: Stornorechnung, Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung

Welche folgen kann eine fehlerhafte Rechnung für Unternehmer haben?

Wenn Sie fehlerhafte Rechnungen nicht korrigieren, hat dies für Sie als Unternehmer schwerwiegende Folgen, denn das Finanzamt erkennt diese nicht als Betriebsausgaben an. Das bedeutet auch, dass der Vorsteuerabzug für diese Rechnung(en) nicht geltend gemacht werden kann.

Müssen Tippfehler oder Rechtschreibfehler in einer Rechnung korrigiert werden?

Sind die in Opens external link in new window § 14 Abs. 4 UStG  gesetzlich geregelten Pflichtangaben auf der Rechnung falsch, müssen Sie diese korrigieren. Haben Sie sich zum Beispiel bei der Produktbeschreibung vertippt, Sinn- und Inhalt sind aber erkennbar, müssen Sie nicht zwangsläufig eine Korrektur schreiben. Kleinere Rechtschreibfehler führen nicht zur Ablehnung beim Finanzamt, solange nicht die Pflichtangaben betroffen sind.

Kann eine Rechnung aus dem Vorjahr auch rückwirkend storniert werden?

Eine rückwirkende Rechnungskorrektur ist möglich. Die Vorsteuerabzüge können auch nachwirkend korrigiert werden. Gerade zu Jahresbeginn kann es passieren, dass Sie fehlerhafte Rechnungen aus dem Vorjahr stornieren oder korrigieren müssen. Wie lange Rechnungen nachträglich korrigiert werden dürfen, ist gesetzlich nicht festgeschrieben. Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus 2016 besagt jedoch, dass eine rückwirkende Rechnungskorrektur ohne anfallende Zinszahlungen zulässig ist.  

Wie werden Dauerrechnungen korrigiert oder storniert?

Dauerrechnungen werden genauso behandelt, wie alle anderen Rechnungen auch. Es gibt keine besonderen gesetzlichen Anforderungen für den Umgang mit Dauerrechnungen. Sie können diese also genauso korrigieren oder stornieren wie Einzelrechnungen.

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Foto Torsten Montag

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder probieren Sie den Geschäftsideenfinder!

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