Rechnungen richtig stornieren: Anleitung & Ratgeber

Wer arbeitet, macht Fehler. So kommen auch in der Buchhaltung und Rechnungsstellung hin und wieder Fehler vor. Handlungsbedarf besteht freilich nur dann, wenn die fehlerhafte Rechnung bereits an den Kunden versendet wurde.

Um in Zukunft Fehler bei der Rechnungserstellung zu vermeiden, sollten Sie ab sofort eine professionelle Lösung nutzen: Rechnungen online schreiben.

Das Rechnungen stornieren ist Teil der vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Buchführung und essenziell wichtig, um gegenüber den Finanzbehörden jederzeit einen ordnungsgemäßen Umgang mit deren Ansprüchen, zum Beispiel aus der Vorsteuerschuld, belegen zu können.

 

Der Gesetzgeber hat 2013 durch die Verabschiedung einer Verordnung mit dem holprigen Namen "Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz" die vorgeschriebene Vorgehensweise zur Stornierung von Rechnungen geändert. 

Der Rechnungsaussteller muss nunmehr dem Rechnungsempfänger oder Leistungsempfänger eine Storno-Rechnung mit einem negativen Betrag ausstellen, der Rechnungsaussteller verlangt vom Rechnungsempfänger auf der Storno-Rechnung also tatsächlich eine negative Summe. Was ein wenig kurios klingt, bedeutet schlichtweg, dass der Rechnungsempfänger die ausgewiesene (absolute) Summe gutgeschrieben bekommt. Da aus einer negativen Summe keine Steuerschuld entstehen kann, ist der Geldfluss und damit die Rechnungsstornierung buchhalterisch und aus Sicht der Steuer „sauber".

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Torsten Montag
- Inhaber Gründerlexikon, Betriebswirt und Internetcoach -

Beachten Sie die Formvorschriften!

Im Übrigen müssen auch alle Pflichtangaben der Rechnungen eingehalten werden, somit unterscheidet sich das "normale" Rechnungen schreiben nicht von den Stornorechnung, was Formalitäten, Gesetze und Richtlinien angeht. Achtung: Weil jede Rechnungsnummer nur einmal existieren darf, bekommt die Stornorechnung eine neue Rechnungsnummer.

A propos "Gutschrift"

Der Gesetzgeber empfiehlt, das Wort "Gutschrift" in der Buchhaltung im Zusammenhang mit stornierten Rechnungen nicht mehr zu gebrauchen. Andernfalls könnte der irrtümliche Eindruck entstehen, es handle sich um ein Gutschriftsverfahren, aus dem eine mögliche Steuerschuld beim Leistungsempfänger entstünde. Stattdessen wird (zusätzlich zu der oben erwähnten Muss-Vorgehensweise) empfohlen, auf für die Buchhaltung relevanten Belegen die Begriffe "Storno-Rechnung" oder "Korrektur-Rechnung" zu verwenden.

Bestätigung der Rechnungsstornierung vorteilhaft

Sofern die Umsatzsteuer ausgewiesen wurde, ist es bei größeren Rechnungsbeträgen mitunter ratsam, sich den Empfang der Storno-Rechnung vom Kunden bestätigen zu lassen.

Andernfalls könnte eine negative Überraschung durch hohe Vorsteuerforderungen durch das Finanzamt drohen, die in jedem Fall – auch, wenn im Nachhinein unberechtigt – für den nächsten Abrechnungszeitraum erst einmal beglichen werden müsste. Eine Bestätigung der Rechnungsstornierung durch den Schuldner dient also auch dazu, gegenüber dem Finanzamt und dem Steuerberater jederzeit darstellen und belegen zu können, dass der eigene Quartals- bzw. Jahresabschluss stimmt, dass die eigene Leistung nicht doppelt abgerechnet wurde und um eine missbräuchliche Weiterreichung der fehlerhaften Rechnung an Dritte, etwa zur Abrechnung von tatsächlich nie getätigten Barausgaben zu unterbinden.

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Meine Empfehlung: Rechnungen online schreiben mit lexoffice

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Häufige Fragen zum Rechnungen richtig stornieren

Wann muss eine Rechnung storniert werden?

Wenn Sie bereits eine Rechnung an Ihren Kunden verschickt haben und im Nachhinein festgestellt wird, dass diese fehlerhaft ist, müssen Sie ein Rechnungsstorno durchführen. Wenn Sie den Fehler im Vorfeld bemerken, können Sie dagegen auf eine Rechnungsstornierung verzichten und einfach eine neue Rechnung ausstellen.

Aus welchen Gründen kann eine Rechnung fehlerhaft sein?

Eine Rechnung kann aus verschiedenen Gründen Fehler haben, so kann beispielsweise der Rechnungsbetrag bzw. Rechnungssumme versehentlich falsch deklariert worden sein, Sie haben die Rechnungsnummer doppelt vergeben oder die Rechnungsanschrift ist falsch. Fehlende Steuernummer oder fehlender Verweis auf eine Kleinunternehmerregelung (nur für Kleinunternehmer relevant) können ebenfalls Gründe für fehlerhafte Rechnungen sein. Oder Sie haben schlichtweg den Leistungsempfänger auf der Ursprungsrechnung fehlerhaft deklariert. In all diesen Fällen müssen Sie die Rechnung korrigieren.

In  § 14 Abs. 4 UStG  ist gesetzlich geregelt, welche Pflichtangaben in einer Rechnung angegeben werden müssen. Fehlende oder falsche Pflichtangaben sind Grund zur Rechnungsstornierung.

Der Kunde korrigiert einfach selbst die Rechnung. Geht das?

Leider nein. Laut Gesetz sind Sie als Rechnungssteller für eine Rechnungskorrektur verantwortlich. Der Leistungsempfänger kann nicht einfach selbst eine Rechnungsstornierung vornehmen oder eine Korrekturrechnung ausstellen. Auch wenn Sie sich einvernehmlich über eine Änderung einigen, müssen Sie den korrekten Weg in der Buchhaltung einhalten. So will es das Gesetz und das Finanzamt.

Wann müssen Sie eine Rechnung korrigieren und wann stornieren?

Ist eine fehlerhafte Rechnung bei Ihnen aufgefallen, müssen Sie diese entweder korrigieren oder stornieren. Ein Korrigieren ist nur dann möglich, wenn die Rechnung noch nicht bezahlt ist, Sie also noch keinen Zahlungseingang für die fehlerhafte Rechnung verbucht haben. In dem Fall stellen Sie eine Korrekturrechnung aus. Andernfalls müssen Sie wegem dem Fehler die Rechnung im Rahmen Ihrer Buchhaltung korrekt stornieren.

Wie werden unbezahlte Rechnungen storniert?

Unbezahlte Rechnungen müssen Sie nicht stornieren. Diese können Sie einfach im Rahmen einer Korrekturrechnung korrigieren. Sollten Sie ein professionelles Rechnungsprogramm nutzen, dann können Sie das sicher innerhalb der Software erledigen (abhängig natürlich von den angebotenen Funktionen).

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Torsten Montag
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Warum ich seit vielen Jahren lexoffice nutze

Obwohl ich bereits diverse Rechnungsprogramme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Rechnung bedarf deshalb nur noch einen Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.

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Wie wird eine fehlerhafte Rechnung richtig korrigiert?

Eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren ist relativ einfach. Sie erstellen eine Korrektur einer unbezahlten Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und Rechnungsdatum und verweisen eindeutig auf die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der fehlerhaften Ursprungsrechnung. In der Buchhaltung wird diese dann als fehlerhaft ausgewiesen. Zur Verwirrung oftmals auch als kaufmännisch storniert.

Wo liegt der Unterschied zwischen Gutschrift(en) und einer Rechnungsstorno?

Sie müssen beim Begriff Gutschrift ganz klar die umsatzsteuerliche und die kaufmännische Gutschrift unterscheiden.

Steuerrechtliche Gutschriften sind Rechnungsumkehrungen. Diese werden beispielsweise vorgenommen, wenn Provisionen gezahlt werden. Aus Steuersicht sind diese Gutschriften immer positiv. Ein Plus für den Empfänger.

Kaufmännisch jedoch werden Gutschriften auch als korrigierte oder neutralisierte Rechnungen bezeichnet, zum Beispiel im Falle einer fehlerhaften Rechnungsstellung oder wenn ein Kunde vom Rückgaberecht Gebrauch machen möchte. Hier ist der Betrag immer ein Negativbetrag. Grundsätzlich wird eine Gutschrift jedoch erteilt, wenn vertragliche Leistungen zurückgenommen werden

Eine Stornorechnung wird auch als Negierung bezeichnet. Hier wird die fehlerhafte Rechnung um die Menge der Produkte/ Dienstleistungen ausgeglichen. Originalrechnung und Storno ergeben dabei in der Summe immer Null.

Grundsätzlich handelt es sich um eine Gutschrift, wenn vertragliche Bestandteile nicht erfüllt wurden oder zurückgenommen werden müssen. So beispielsweise, wenn Sie nur eine Teillieferung erbringen konnten, ein Qualitätsmangel entstanden ist oder Rabatte nicht ausgestellt wurden. Bei einer Gutschrift liegt also keine fehlerhafte Rechnung als Grundlage vor. Ebenfalls können bei einer Gutschrift Datum und Inhalt von der Originalrechnung abweichen. Bei einer Stornorechnung nicht.

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Softwaretipp

Wenn Sie ein professionelles Rechnungsprogramm wie lexoffice nutzen, müssen Sie sich keine Gedanken über die Richtigkeit Ihrer Rechnungen machen, einfach Rechnungen schreiben und auf den Geldeingang warten.

Warum darf bei einer Rechnungsstorno keine Gutschrift ausgestellt werden?

Der Gesetzgeber verbietet eine Gutschrift in Verbindung mit einer fehlerhaften Rechnung auszustellen. Das regelt das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz. Hintergrund: eine Gutschrift erweckt den Eindruck, dass beim Kunden eine Steuerschuld besteht, da es sich um eine Rechnungsumkehr handelt. Was im Fall einer fehlerhaften Rechnung ja nicht stimmt.

Wie wird eine bezahlte und verbuchte Rechnung richtig storniert?

Während das Korrigieren bzw. Ändern einer unbezahlten Rechnung relativ einfach ist, ist das korrekte Stornieren einer bereits beglichenen Rechnung deutlich aufwendiger. Dazu müssen Sie eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer sowie Rechnungsdatum und Verweise auf die Ursprungsrechnung (Rechnungsdatum und Rechnungsnummer der Originalrechnung) schreiben. Auf der neuen Rechnung weisen Sie den Rechnungsbetrag negativ aus. Jetzt müssen Sie noch die alte Rechnung als ungültig deklarieren. Bitte auf der Stornierung nicht den Begriff „Gutschrift“ verwenden. Besser als Titel: Stornorechnung, Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung.

Welche Folgen kann eine fehlerhafte Rechnung für Unternehmer haben?

Wenn Sie fehlerhafte Rechnungen nicht korrigieren, hat dies für Sie als Unternehmer schwerwiegende Folgen, denn das Finanzamt erkennt diese nicht als Betriebsausgaben an. Das bedeutet auch, dass der Vorsteuerabzug für diese Rechnung(en) nicht geltend gemacht werden kann.

Müssen Tippfehler oder Rechtschreibfehler in einer Rechnung korrigiert werden?

Sind die in  § 14 Abs. 4 UStG  gesetzlich geregelten Pflichtangaben auf der Rechnung falsch, müssen Sie diese korrigieren. Haben Sie sich zum Beispiel bei der Produktbeschreibung vertippt, Sinn und Inhalt sind aber erkennbar, müssen Sie nicht zwangsläufig eine Korrektur schreiben. Kleinere Rechtschreibfehler führen nicht zur Ablehnung beim Finanzamt, solange nicht die Pflichtangaben betroffen sind. Wenn es sich aber zum Beispiel um die Rechnungssumme handelt, sollten Sie in jedem Fall die Rechnung stornieren bzw. die Ursprungsrechnung korrigieren. 

Teilweise kommt es auch vor, dass die Rechnungsvorlage einen Fehler enthält. In diesem Fall müssen Sie den Fehler auf der Rechnungsvorlage zunächst korrigieren und prüfen, welche Rechnungen davon betroffen waren.

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Kann eine Rechnung aus dem Vorjahr auch rückwirkend storniert werden?

Eine rückwirkende Rechnungskorrektur über das Jahr hinaus ist möglich. Die Vorsteuerabzüge können auch nachwirkend korrigiert werden. Gerade zu Jahresbeginn kann es passieren, dass Sie fehlerhafte Rechnungen aus dem Vorjahr stornieren oder korrigieren müssen. Wie lange Rechnungen nachträglich korrigiert werden dürfen, ist gesetzlich nicht festgeschrieben. Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus 2016 besagt jedoch, dass eine rückwirkende Rechnungskorrektur ohne anfallende Zinszahlungen zulässig ist.

Wie werden Dauerrechnungen korrigiert oder storniert?

Dauerrechnungen werden genauso behandelt, wie alle anderen Rechnungen auch. Es gibt keine besonderen gesetzlichen Anforderungen für den Umgang mit Dauerrechnungen. Sie können diese also genauso korrigieren oder stornieren wie Einzelrechnungen.

Fazit

Stellen Sie unbedingt fehlerhafte Rechnungen richtig. Sollten Sie das nicht tun, wird das Finanzamt diese bei Ihren Kunden nicht als Betriebsausgabe akzeptieren. Je nachdem, ob die Zahlung bereits erfolgt ist, müssen Sie diese korrigieren oder stornieren. Diese können Sie mit professioneller Software wie lexoffice vermeiden!

Meine Checkliste

Torsten Montag

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Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

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