Wie storniere ich Rechnungen richtig?

Wer arbeitet, macht Fehler. So kommen auch in der Rechnungsstellung hin und wieder Fehler vor. Handlungsbedarf besteht freilich nur dann, wenn die fehlerhafte Rechnung bereits an den Kunden versendet wurde. Die Stornierung von Rechnungen ist Teil der vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Buchführung und essentiell wichtig, um gegenüber den Finanzbehörden jederzeit einen ordnungsgemäßen Umgang mit deren Ansprüchen, z.B. aus der Vorsteuerschuld, belegen zu können.

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Zu beachten gilt hierbei, dass der Gesetzgeber 2013 durch die Verabschiedung einer Verordnung mit dem holprigen Namen "Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz" die vorgeschriebene Vorgehensweise zur Stornierung von Rechnungen geändert hat.

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Beachten Sie auch hier die Formvorschriften

Im übrigen gelten für die weiteren Formalitäten der Rechnungsausstellung dieselben Richtlinien wie für die Opens internal link in current windowAusstellung einer ganz normalen Rechnung. Weil jede Rechnungsnummer nur einmal existieren darf, bekommt die Storno-Rechnung also eine neue Rechnungsnummer.

Stattdessen gilt das folgende Verfahren:

Der Rechnungsaussteller muss nunmehr dem Rechnungsempfänger eine Storno-Rechnung mit einem negativem Betrag ausstellen, der Rechnungsaussteller verlangt vom Rechnungsempfänger auf der Storno-Rechnung also tatsächlich eine negative Summe. Was ein wenig kurios klingt, bedeutet geldflussmäßig schlichtweg, dass der Rechnungsempfänger die ausgewiesene (absolute) Summe gutgeschrieben bekommt.

Da aus einer negativen Summe keine Steuerschuld entstehen kann, ist der Geldfluss somit buchhalterisch und steuertechnisch "sauber".

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So sah die Rechtslage bis 2013 aus

Bis zur Gesetzesänderung war das Vorgehen beim Stornieren von Rechnungen so, dass ...

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A propos "Gutschrift"

Der Gesetzgeber empfiehlt, das Wort "Gutschrift" im Zusammenhang mit stornierten Rechnungen nicht mehr zu gebrauchen. Andernfalls könnte der irrtümliche Eindruck entstehen, es handele sich um ein Gutschriftsverfahren, aus dem eine mögliche Steuerschuld beim Gutschriftsempfänger entstünde. Stattdessen wird (zusätzlich zu der oben erwähnten Muss-Vorgehensweise) empfohlen, auf buchhalterisch relevanten Belegen die Begriffe "Storno-Rechnung" oder "Korrektur-Rechnung" zu verwenden. Bestätigung der Rechnungsstornierung vorteilhaft Sofern die Umsatzsteuer ausgewiesen wurde, ist es bei größeren Rechnungsbeträgen mitunter ratsam, sich den Empfang der Storno-Rechnung vom Kunden bestätigen zu lassen.

Andernfalls könnte eine negative Überraschung durch hohe Vorsteuerforderungen durch das Finanzamt drohen, die in jedem Fall –auch wenn im Nachhinein unberechtigt– für den nächsten Abrechnungszeitraum erst einmal beglichen werden müsste. Eine Bestätigung der Rechnungsstornierung durch den Schuldner dient also auch dazu, gegenüber dem Finanzamt und dem Steuerberater jederzeit darstellen und belegen zu können, dass der eigene Quartals- bzw. Jahresabschluss stimmt, dass die eigene Leistung nicht doppelt abgerechnet wurde und um eine missbräuchliche Weiterreichung der fehlerhaften Rechnung an Dritte, etwa zur Abrechnung von tatsächlich nie getätigten Barausgaben zu unterbinden.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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