Kann ich Rechnungen rückwirkend ausstellen?

Es kommt leider immer wieder vor, dass Schuldner ihre Rechnungen „vergessen“ zu begleichen. Eher seltener passiert es, dass ein Unternehmer vergisst überhaupt Rechnungen auszustellen, was aber nicht heißt, dass es ausgeschlossen ist.

Bei dieser Frage geht es jedoch nicht darum, eine Rechnung nachträglich zu ändern, weil zum Beispiel etwas vergessen wurde zu berechnen. Auch bedeutet das nicht, eine Rechnung zu stornieren. Es geht darum, dass eine Leistung erbracht wurde, allerdings keine Rechnung erstellt wurde. In der Praxis entstehen solche Konstellationen meistens, weil es schlicht und ergreifend vergessen wurde, eine Rechnung auszustellen.

Rechnungen können rückwirkend ausgestellt werden

Eine Rechnung kann ohne Weiteres auch rückwirkend ausgestellt werden. Entscheidend ist, dass es sich um einen berechtigten Anspruch handelt. Das bedeutet, es muss nachgewiesen werden können, dass eine Leistung erbracht wurde. Auch muss die jetzige Rechnung die Pflichtangaben enthalten.

In einem konkreten Fall hat ein Arzt eine Urlaubsvertretung für einen Kollegen übernommen. Der Praxisinhaber hat das Honorar sofort bezahlt und bestand auf keine Rechnung. Der aushelfende Arzt gab die Einkünfte in seiner Steuererklärung auch korrekt an. Der Praxisinhaber wollte nun nach einigen Jahren, aufgrund einer Steuerprüfung, eine rückdatierte Rechnung.

Die Lösung sah so aus: Der vertretende Arzt stellte eine Rechnung nachträglich aus. Rechnungsdatum war das aktuelle Datum. Das Datum der Leistungserbringung war dann der Zeitraum vor einigen Jahren, mit dem Vermerk, dass die Forderung bereits bezahlt wurde, allerdings ergibt sich in diesem Zusammenhang eine zweite Frage.

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Torsten Montag
- Inhaber Gründerlexikon, Betriebswirt und Internetcoach -

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Wie lange rückwirkend kann eine Rechnung erstellt werden?

Theoretisch kann eine Rechnung „ewig“ rückwirkend ausgestellt werden. Rechtlich gesehen gibt es keine Regelungen, die festlegen, nach welchem Zeitraum eine spätestens Rechnung ausgestellt werden muss. Erfahren Sie, was Sie zum Thema Rechnungen schreiben unbedingt wissen müssen!

In der Praxis greift jedoch, sofern schriftlich nichts anderes vereinbart wurde, die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren. Das bedeutet, dass Forderungen in der Regel nach 3 Jahren verjährt sind. Der Beginn der Verjährung setzt die Entstehung einer Forderung voraus, aber keine Rechnungsstellung. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.

Zum Beispiel vergaßen tatsächlich die Stadtwerke GmbH über einen Zeitraum von 5 Jahren die Müllgebühren in Rechnung zu stellen. Bezahlt wurde dementsprechend auch nicht. Nach einer Überprüfung wurden die Müllgebühren rückwirkend in Rechnung gestellt. Das Ergebnis: Die Gebühren mussten rückwirkend bezahlt werden, da ein berechtigter Anspruch seitens der Stadtwerke GmbH bestand. Schließlich hatten die Kunden seit Jahren eine Mülltonne bei sich zu Hause stehen. Allerdings konnten die Gebühren nur bis zum Datum der Verjährung eingefordert werden.

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Torsten Montag
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