Kfz–Kosten, pauschal oder tatsächlicher Aufwand?

Eine der häufigsten Fragen von Existenzgründern ist die der Behandlung von anfallenden Kfz Kosten. Benzin, Diesel, Reparaturen, Versicherungen oder Steuern stellen Betriebsausgaben für den Unternehmer dar. Jedoch gibt es verschiedene Methoden, um diese Kosten gewinnmindernd zum Ansatz zu bringen. Zuvor sollte die Frage der Zugehörigkeit des Fahrzeugs zum Betriebsvermögen geklärt werden.

Wann zählt ein Kfz zum Betriebsvermögen?

Aufgrund der betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs kann eine Einordnung vorgenommen werden. Liegt der Prozentsatz der betrieblichen Nutzung unterhalb der 10% Marke, so handelt es sich bei dem Kfz um notwendiges Privatvermögen. Der Unternehmer hat dahingehend keinerlei Möglichkeiten das Fahrzeug in das Betriebsvermögen aufzunehmen. Somit sind alle mit der Anschaffung im Zusammenhang stehenden Kosten nicht betrieblich abziehbar.

Bewegt sich die betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50%, so besteht aufgrund des vorhandenen gewillkürten Betriebsvermögen ein Wahlrecht. Der Unternehmer kann entscheiden, ob das Fahrzeug Betriebsvermögen darstellt oder nicht.

Bei einer betrieblichen Nutzung über 50% besteht die Verpflichtung der Aufnahme des Kfz in das Betriebsvermögen.

Aus diesem Grund sollten Sie zunächst genau überlegen, ob das Kfz zum Betriebs- oder Privatvermögen zu zählen ist. Bei selteneren betrieblichen Fahrten kann es auch sinnvoll sein, das Kfz im Privatvermögen zu halten. Betriebliche Fahrten können dann mit der Kilometerpauschale berechnet werden. Im Falle von finanziellen Schwierigkeiten des Unternehmens ergibt sich bei dieser Verfahrensweise außerdem der Vorteil, dass das Kfz nicht gepfändet werden kann, sofern es nicht als Sicherheit einem Gläubiger gegenüber genutzt wird.

Wie erfasse ich meine Kfz-Kosten?

Welche Fahrzeugkosten können anfallen, wenn das KfZ im Betriebsvermögen steht?

Wird das Fahrzeug vom Unternehmer im Betriebsvermögen gehalten, können alle anfallenden tatsächlich entstandenen Kosten rund um das Kfz als laufende Kfz Kosten im Rahmen der Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dazu zählen insbesondere:

  • Benzin oder Diesel
  • Kfz Versicherung
  • Kfz Steuer
  • Kfz Reparaturen
  • Wagenpflege, Autowäsche
  • Equipment für das Fahrzeug
  • Parkgebühren,
  • Kosten für Maut, Fähren oder andere Nutzungsgebühren
  • Beiträge für ADAC oder ähnliche Autoclubs
  • Kfz Rechtsschutzversicherung
  • Kfz Vollkasko

Welche Fahrzeugkosten kann ein Freiberufler absetzen, der sein PKW im Privatvermögen hat?

Wer sein PKW im Privatvermögen hält, kann keine tatsächlichen Kosten zu diesem PKW betrieblich geltend machen. Hier besteht nur die Möglichkeit, die pauschale Reisekostenabrechnung mit 30 Cent je gefahrenen Kilometer anzusetzen. In dieser Pauschale sind sämtliche Kosten rund um das Fahrzeug enthalten, es kann nichts zusätzliches als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Dabei ist es im übrigen egal, ob sie Freiberufler oder Gewerbetreibende sind. Die Regelungen ist für beide Unternehmergruppen gleich.

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Wie wird der betriebliche Nutzungsanteil ermittelt?

Dieser Anteil kann dem Finanzbeamten am Besten durch regelmäßige Aufzeichnungen plausibilisiert werden. Es ist dabei jedoch nicht nötig ein Fahrtenbuch zu führen.

Muss der Pkw in das Betriebsvermögen aufgenommen werden?

Sofern die Verpflichtung oder die Entscheidung zur Aufnahme des Pkws in das Betriebsvermögen besteht, muss der Unternehmer diesen in sein Anlagenverzeichnis aufnehmen. Dies kann entweder in der laufenden Buchführung geschehen oder dem Finanzamt schriftlich (mit Kopie des Kaufvertrages) mitgeteilt werden. Eine fachkundige Person sollte diese Schritte begleiten.

Privatvermögen

Sofern der Pkw im Privatvermögen des Unternehmers verbleibt, können die Kosten für eine betrieblichen Nutzung über die Inanspruchnahme einer Kilometerpauschale abgerechnet werden. Der Unternehmer führt eine Reisekostenabrechnung (Jetzt mein Seminar besuchen!), in der er die einzelnen Fahrten mit der tatsächlich zurückgelegten Wegstrecke aufführt. Die tatsächlich gefahrenen Kilometer sind mit einer Pauschale von 0,30 EUR pro Kilometer abzurechnen. Die so entstehenden Kosten sind Betriebsausgaben, welche jedoch nicht zum Vorsteuerabzug führen. Wahlweise kann der Unternehmer auch die anteiligen tatsächlich angefallenen Kosten als Betriebsausgabe geltend machen. In diesem Fall ist ein Vorsteuerabzug möglich. Diese Variante stellt sich jedoch als sehr aufwändig dar und wird daher in den wenigsten Fällen genutzt. 

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer wirkt sich der Pkw im Privatvermögen folgendermaßen aus:

  1. Es besteht durch den Kauf des Pkws keine Möglichkeit die enthaltene Vorsteuer geltend zu mache.
  2. Ein späterer Verkauf / Entnahme des Fahrzeugs ist nicht umsatzsteuerpflichtig.
  3. Es muss keine private Nutzung versteuert werden.
  4. Es besteht ein Vorsteuerabzug für eindeutig betrieblich zuzuordnende Fahrten oder auch ein betrieblicher Unfall.
  5. Für die laufenden Kosten, zum Beispiel Kraftstoff oder Reparaturen kann in der Regel keine Vorsteuer geltend gemacht werden.

Lesen Sie speziell zu folgenden Begriffen:

Betriebsvermögen

Wird das Fahrzeug dem Betriebsvermögen untergeordnet, so sind alle laufenden Kfz-Kosten sowie Reisekosten als Betriebsausgabe abzugsfähig. Darüber hinaus kann der Unternehmer auch die darin enthaltene Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Der Vorsteuerabzug gilt auch für den Kauf des Fahrzeugs. Der Verkauf sowie eine Entnahme in das Privatvermögen muss der Umsatzsteuer unterzogen werden. Außerdem muss eine monatliche private Nutzung versteuert werden, da die Finanzverwaltung davon ausgeht, dass der Unternehmer auch privat mit diesem Fahrzeug unterwegs ist. Bei der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils kann der Unternehmer zwischen zwei verschiedenen Methoden wählen. Dabei sollte jedoch eine Vergleichsrechnung durchgeführt werden, um die günstigere Variante und somit den höchstmöglichen steuerlich nutzen zu wählen.

Wie wird nach der 1%-Methode die private Nutzung berechnet?

Bei dieser Berechnungsmethode wird der private Nutzungsanteil pauschal ermittelt. Es spielt daher keine Rolle wie hoch dieser in Wirklichkeit war. Diese Methode ist relativ zeitunaufwändig, führt aber in vielen Fällen zu einem steuerlich ungünstigeren Ergebnis. Der Unternehmer muss von dem Bruttolistenpreis des Neuwagens monatlich 1% als Privatanteil korrigieren und versteuern. Somit ergibt sich pro Jahr eine Korrektur in Höhe von 12% was von der Summe seiner tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten abgezogen wird. In einigen Fällen ist auch die Umsatzsteuer entsprechen zu berücksichtigen.

Was ist der Bruttolistenpreis?

Der Bruttolistenpreis eines Pkws wird benötigt, um die private Kfz-Nutzung nach der 1% Methode errechnen zu können. Der Bruttolistenpreis bemisst sich aus den Kosten zum Zeitpunkt der Erstzulassung eines Pkw zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich der Umsatzsteuer.

Beispiel:
Der Bruttolistenpreis laut Hersteller eines Fahrzeugs der Marke xyz beträgt 10.000 EUR inkl. Umsatzsteuer. Das Fahrzeug hat allerdings noch ein Navigationsgerät und eine besondere Winterausstattung gegenüber dem Listenfahrzeug. Der Preis für die Extras beträgt insgesamt 2.500 EUR inkl. Umsatzsteuer. Somit beträgt der Bruttolistenpreis 12.500 EUR.

Wo erhält man den Buttolistenpreis?

Am einfachsten ruft man beim Autohaus an und erfragt den Bruttolistenpreis, denn eben die Autohäuser haben von Ihren Fabrikaten und Modellen sämtliche Bruttolistenpreise vorliegen und zwar auch aus der Vergangenheit zu ziemlich alten Fahrzeugen. Diese Daten bekommt man bei Autohäusern in der Regel gratis, bei vielen Internetanbietern muss man dafür eine Menge Geld bezahlen.

Wie wird nach der Fahrtenbuchmethode die private Nutzung ermittelt?

Der Unternehmer kann auch regelmäßig ein Fahrtenbuch führen und somit den tatsächlichen privaten Anteil seiner Fahrten ermitteln. An das Fahrtenbuch stellt die Finanzverwaltung jedoch sehr hohe Anforderungen, was bei einer nicht ordnungsgemäßen Führung zur Verwerfung desselben führt. Das Fahrtenbuch muss lückenlos, vollständig und zeitnah geführt werden. Der am Jahresende ermittelte Privatanteil wird zur Korrektur der Kfz-Kosten genutzt. Das Fahrtenbuch enthält neben den Betriebs- und Privatfahrten, die Fahrten zwischen der Wohnung und dem Betrieb sowie Fahrten zum doppelten Haushalt des Unternehmers. Eine Kostenvergleichsrechnung oder Günstigerprüfung sollte von einem sachverständigen Dritten z.B. ein Unternehmensberater oderSteuerberater durchgeführt werden.

Muss bei einem Lkw auch die private Nutzung ermittelt und versteuert werden?

Bei Lastkraftwagen besteht in der Regel kein Zweifel an einer betrieblichen Nutzung, so dass eine Entscheidung dahingehend nicht getroffen werden muss. LKWs sind daher Betriebsvermögen. Eine private Nutzungsermittlung entfällt.

Benzin in der Buchhaltung absetzen trotz verlorener Tankbelege?

Unternehmer verlieren schon mal den einen oder anderen Tankbeleg. Manchmal sind sogar alle Tankbelege verloren. Dennoch kann ein Betriebsausgabenabzug geltend gemacht werden. Zwei Varianten stehen dabei zur Verfügung: Kilometerpauschale (0,30 Euro je Kilometer) oder Nachweis der tatsächlichen Kosten.

Aufwendungen, die bei Fahrten mit dem betrieblichen Fahrzeug entstehen, können Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen. Die Aufwendungen müssen natürlich nachgewiesen werden. Als klassisches Beispiel dient der Tankbeleg als Nachweis vor dem Finanzamt bzw. bei einer Steuerprüfung. Was ist aber, wenn der Unternehmer die Tankbelege verliert oder einfach nicht mehr hat (Wasserschaden, Feuer etc.)? Darf er dann keine Betriebsausgaben für das Fahrzeug geltend machen? Wie die Deutsche Handwerks Zeitung berichtet, kann der Selbstständige in diesem Fall entweder 0,30 Euro je Kilometer ansetzen oder die tatsächlichen Kilometerkosten nachweisen.

Variante 1: Kilometerpauschale von 0,30 Euro

Das ist wohl die einfachste Möglichkeit. Je betrieblich gefahrenen Kilometer, können ganz einfach 0,30 Euro geltend gemacht werden. Der Nachweis der betrieblich gefahrenen Kilometer erfolgt zum Beispiel über ein Fahrtenbuch. Nach Ermittlung der betrieblichen Kilometer, kann der Unternehmer einen pauschalen Betriebsausgabenabzug geltend machen.

Variante 2: Tatsächliche Kilometerkosten anhand Herstellerangaben

Die zweite Möglichkeit besteht darin, dem Finanzamt die tatsächlich angefallenen Kosten darzulegen. Dafür wären die Tankbelege ja eigentlich da. Da diese verloren sind, können Unternehmer anhand der Herstellerangaben die Betriebsausgaben schätzen. Dabei muss festgestellt werden, welcher Durchschnittsverbrauch dem Fahrzeug zugrunde liegt. Im Anschluss wird noch der durchschnittliche Kraftstoffpreis im betreffenden Jahr benötigt. Anhand dieser beiden Zahlen lassen sich die Kosten je 100 betrieblich gefahrener Kilometer leicht berechnen. Unternehmer finden in den meisten Fällen beide Angaben recht schnell im Internet.

Sofern alle Tankumsätze mit Karte bezahlt wurden, lassen sich die tatsächlichen Aufwendungen für Kraftstoff anhand der Kontoauszüge oder Kreditkarten-Umsätze nachweisen. Natürlich muss der Unternehmer auch diesen Betrag anteilig auf die betrieblich gefahrenen Kilometer umrechnen. Eine Pflicht zur Anerkennung durch das Finanzamt gibt es hier aber nicht.

Benzin in der Buchhaltung absetzen trotz verlorener Tankbelege?

Unternehmer verlieren schon mal den einen oder anderen Tankbeleg. Manchmal sind sogar alle Tankbelege verloren. Dennoch kann ein Betriebsausgabenabzug geltend gemacht werden. Zwei Varianten stehen dabei zur Verfügung: Kilometerpauschale (0,30 Euro je Kilometer) oder Nachweis der tatsächlichen Kosten.

Aufwendungen, die bei Fahrten mit dem betrieblichen Fahrzeug entstehen, können Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen. Die Aufwendungen müssen natürlich nachgewiesen werden. Als klassisches Beispiel dient der Tankbeleg als Nachweis vor dem Finanzamt bzw. bei einer Steuerprüfung. Was ist aber, wenn der Unternehmer die Tankbelege verliert oder einfach nicht mehr hat (Wasserschaden, Feuer etc.)? Darf er dann keine Betriebsausgaben für das Fahrzeug geltend machen? Wie die Deutsche Handwerks Zeitung berichtet, kann der Selbstständige in diesem Fall entweder 0,30 Euro je Kilometer ansetzen oder die tatsächlichen Kilometerkosten nachweisen.

Variante 1: Kilometerpauschale von 0,30 Euro

Das ist wohl die einfachste Möglichkeit. Je betrieblich gefahrenen Kilometer, können ganz einfach 0,30 Euro geltend gemacht werden. Der Nachweis der betrieblich gefahrenen Kilometer erfolgt zum Beispiel über ein Fahrtenbuch. Nach Ermittlung der betrieblichen Kilometer, kann der Unternehmer einen pauschalen Betriebsausgabenabzug geltend machen.

Variante 2: Tatsächliche Kilometerkosten anhand Herstellerangaben

Die zweite Möglichkeit besteht darin, dem Finanzamt die tatsächlich angefallenen Kosten darzulegen. Dafür wären die Tankbelege ja eigentlich da. Da diese verloren sind, können Unternehmer anhand der Herstellerangaben die Betriebsausgaben schätzen. Dabei muss festgestellt werden, welcher Durchschnittsverbrauch dem Fahrzeug zugrunde liegt. Im Anschluss wird noch der durchschnittliche Kraftstoffpreis im betreffenden Jahr benötigt. Anhand dieser beiden Zahlen lassen sich die Kosten je 100 betrieblich gefahrener Kilometer leicht berechnen. Unternehmer finden in den meisten Fällen beide Angaben recht schnell im Internet.

Sofern alle Tankumsätze mit Karte bezahlt wurden, lassen sich die tatsächlichen Aufwendungen für Kraftstoff anhand der Kontoauszüge oder Kreditkarten-Umsätze nachweisen. Natürlich muss der Unternehmer auch diesen Betrag anteilig auf die betrieblich gefahrenen Kilometer umrechnen. Eine Pflicht zur Anerkennung durch das Finanzamt gibt es hier aber nicht.

In diesem Fall kommt einem das Finanzamt also entgegen. Es gibt aber auch Fälle, in denen das Finanzamt strenger vorgeht. Das musste ein Selbstständiger erfahren, der die Ausgaben für sein häusliches Arbeitszimmer​​​​​​​ geltend machen wollte.

Torsten Montag
Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

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