Wann muss ich eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Sehr häufig wird die Frage gestellt: "Wann muss ich eine Steuererklärung abgeben?" oder "Welche Steuererklärung muss ich abgeben?" aber auch "Muss ich überhaupt eine Steuererklärung abgeben?"

Da dieses Thema sehr komplex ist und auch verschiedene Steuerarten betrifft, kann man nicht in einem Artikel oder einem Satz antworten. Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, eine kleine Serie daraus zu machen. Der erste Teil beschäftigt sich mit der Umsatzsteuer. Danach werden die Einkommensteuer und die Gewerbesteuer in jeweils einem Artikel behandelt.

Wer ist überhaupt umsatzsteuerpflichtig?

Die Umsatzsteuer entsteht gem.§ 1 UStG u.a, wenn ein Unternehmer im Sinne des § 2 UStG Lieferungen oder sonstige Leistungen im Inland, gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt. Die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht ist im $ 4 UStG geregelt und gilt bspw. für Ärzte und Versicherungsvertreter.

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen zu den gesetzlich festgelegten Terminen die Umsatzsteuervoranmeldung bzw. die Umsatzsteuererklärung abgeben. Dabei ist es unerheblich, ob der Unternehmer Umsätze zu 7 % oder 19 % Umsatzsteuer erbringt. Die einzelnen Termine und Fristen werden im folgenden erläutert.

Abgabefristen: Bis wann muss eine Umsatzsteuererklärung abgegeben werden?

Zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung sind auch Unternehmer verpflichtet, die unterjährig keine Voranmeldungen abgeben mussten, bspw. Kleinunternehmer oder Jahreszahler.

Die Umsatzsteuererklärung ist gem. § 149 (2) AO bis zum 31.07. des Folgejahres abzugeben. Wird die Erklärung von einem Steuerberater o.ä. im Sinne der §§ 3 und 4 StBerG angefertigt, verlängert sich die Frist gem. §§ 109 iVm. 149 (3) AO um ein weiteres Jahr bis zum 31.07. des darauf folgenden Jahres.

Beispiel:

Der Unternehmer erstellt seine Umsatzsteuererklärung selbst. Die Umsatzsteuererklärung für das Kalenderjahr 2017 muss er demnach bis spätestens 31.07.2018 beim Finanzamt abgegeben haben. Sofern er nicht um eine Fristverlängerung bittet und diese vom Finanzamt genehmigt wird oder er einen Steuerberater zur Erstellung der Umsatzsteuererklärung nutzt, lässt sich daran auch nichts ändern.

Sollte der Unternehmer aus unterschiedlichen Gründen einen Steuerberater zur Erstellung der Umsatzsteuererklärung beauftragen, hat dieser Steuerberater (auch ohne Fristverlängerung) standardmäßig bis 31.07.2019 Zeit zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung. Ob das für den Unternehmer wirklich immer von Vorteil ist, steht leider auf einem anderen Blatt.

Müssen Existenzgründer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Ja, auch der Existenzgründer ist von der Abgabe der Umsatzsteuererklärung nicht befreit. Auch wenn er die Kleinunternehmerregelung im ersten Jahr seiner Unternehmertätigkeit nutzen sollte, so muss er zum Nachweis eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Beachten Sie bitte ggf. in diesem Zusammenhang auch die Verpflichtung zur Abgabe einer monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung. Tipp: Kleinunternehmerregelung endlich verstehen! Jetzt mein Seminar besuchen!

Müssen Kleinunternehmer auch eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Von Kleinunternehmern wird gem. § 19 UStG keine Umsatzsteuer erhoben, solange die folgenden Bedingungen erfüllt sind.

(1) Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2 bezeichnete Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Trotzdem sind Kleinunternehmer verpflichtet einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Darin müssen Sie die obigen Grenzern eintragen und dem Finanzamt nachweisen, dass sie die Grenzen zur Umsatzsteuerbefreiung eingehalten haben.

Beispiel:

In der Umsatzsteuererklärung 2016 beispielsweise tragen Sie den Umsatz aus 2015 ein (der sollte nicht mehr als 17.500 Euro betragen) sowie den Umsatz aus 2016, der in diesem Fall nicht mehr als 50.000 Euro betragen sollte. Nur so können Sie dem Finanzamt die in Anspruch genommene umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmerregelung nachweisen.

Hinweis: Ab 01.01.2020 wird die Grenze von 17.500 Euro auf 22.000 Euro angehoben!

Müssen Freiberufler eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Bei Freiberuflern ist die Umsatzsteuerpflicht von der Art der Tätigkeit abhängig. Fällt der Freiberufler mit seiner Tätigkeit, wie bspw. Versicherungsvertreter, unter die Steuerbefreiung des § 4 UStG, ist er nicht umsatzsteuerpflichtig. Grundsätzlich müssen auch die Unternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben, die nur umsatzsteuerbefreite Umsätze tätigen, etwa Ärzte. Diese Unternehmer können sich jedoch auf Antrag von der Abgabe zur Umsatzsteuererklärung befreien lassen. Dazu sollten Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen, der kann diesen Antrag schriftlich formulieren und beim Finanzamt einreichen.

Wo kann ich Formulare zur Umsatzsteuererklärung downloaden?

Auch wenn nahezu alle Unternehmer verpflichtet sind, ihre Umsatzsteuererklärung elektronisch (per Elster) abzugeben, verlangen doch einige Besucher immer wieder die Formulare der Umsatzsteuererklärung aus unterschiedlichen Jahren. Daher haben wir uns dazu entschlossen, genau diese zur Verfügung zu stellen, klicken Sie dazu einfach auf folgenden Link und lesen Sie sich zum Formularservice Informationen durch. Sie können das Formular zur Umsatzsteuererklärung ab dem Jahr 2006 downloaden.

    Live-Talk im GründerlexikonTV

    Was ist das Vorauszahlungssoll aus dem Formular?

    Das Vorauszahlungssoll ist für die Berechnung der Umsatzsteuerabschlusszahlung oder eine eventuelle Umsatzsteuererstattung bedeutend und daher von jedem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer in der Steuererklärung anzumelden. Es stellt die Summe aller Beiträge dar, die in einem Steuerjahr als Umsatzsteuer-Vorauszahlungen beziehungsweise Überschüsse aus dem Voranmeldungsverfahren angemeldet oder festgesetzt wurden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Vorauszahlungen bereits an das Finanzamt entrichtet oder eventuelle Überschüsse bereits vom Finanzamt ausgezahlt gezahlt wurden. Das Vorauszahlungssoll schließt die Sondervorauszahlung für die Dauerfristverlängerung mit ein. Falls die Umsatzsteuer für den Besteuerungszeitraum bereits durch das Finanzamt festgesetzt worden ist, wird dieser Betrag in die Steuerklärung als Vorauszahlungssoll eingetragen. Angaben, die das Vorauszahlungssoll betreffen, werden in den Hauptvordruck Ust 2 A eingetragen. Die Werte sind in Euro in den Zeilen 107 bis 109 anzugeben. Auch mit dem elektronischen Steuerprogramm ELSTER online ist die Abgabe der Umsatzsteuererklärung möglich. Ergibt die abschließende Berechnung der Umsatzsteuer einen Erstattungsanspruch zugunsten des Steuerpflichtigen, kann dieser entweder ausgezahlt oder auf Wunsch des Unternehmers auch mit Steuerschulden verrechnet werden. Der Erstattungsanspruch wird ohne besonderen Antrag ausgezahlt. Ergibt sich aus der Umsatzsteuererklärung hingegen eine Abschlusszahlung, so ist diese einen Monat nach Eingang der Steuererklärung beim Finanzamt zur Zahlung fällig. Rechtsgrundlagen sind das Umsatzsteuergesetz und die Abgabenordnung.

    Leserfragen zum Thema Umsatzsteuererklärung

    Zwei Betriebe und nur eine Umsatzsteuererklärung?

    Mein Problem:
    Ich habe 2 Unternehmen:
    1. Eine Photovoltaikanlage, die als Gewerbebetrieb gilt, obwohl quasi nur passiv gearbeitet wird (Sonne strahlt halt von alleine oder auch nicht).
    2. Eine selbstständige freiberufliche Tätigkeit mit der ich mein Geld verdiene.

    Für beide Tätigkeiten werden eigene EÜR erstellt. Um die Unternehmen sauber auseinander zu halten, gibt es zusätzlich getrennte Bankkonten bei 2 verschiedenen Banken.
    Umsatz- bzw. Vorsteuersteuer durchlaufen gewinnerhöhend oder gewinnmindernd die jeweilige EÜR, dachte ich zumindest.

    Bei meiner PV Anlage hatte ich im letzten Monat einen Überschuss, so dass Umsatzstreuer an das Finanzamt abzuführen ist; bei meiner freiberuflichen Tätigkeit, die gerade begonnen wurde, werde ich in den beiden ersten Monaten, mangels geschriebener Rechnungen nur Guthaben beim Finanzamt aus Vorsteuerzahlungen haben, denen keinen Mehrwertsteuer gegenüber steht.

    Bei einer gemeinsamen Umsatsteuervoranmeldung, werden hier doch zwei Unternehmen gewillkürt vermischt und das Saldo aus den Umsatzsteuererklärungen nach belieben von einem Konto abgebucht bzw. auf ein beliebiges Firmenkonto rückerstattet ?

    Habe ich diese Handhabung des FA richtig verstanden und gibt es Tipps, wie ich die Unternehmen sauber getrennt lassen kann ?
    Ist das Ganze, sofern es so ist wie beschrieben, nicht ein Widerspruch zu Erstellung einer ordnungsgemässen EÜR ?

    Das ist korrekt, so wie Sie es schreiben. Man muss Einkommensteuer (Gewinnermittlung bzw. die entsprechende EÜR) von der Umsatzsteuer trennen. Das sind zwei Paar Schuhe beim Finanzamt. Da ja erstellen Sie auch zwei verschiedene Gewinnermittlungen, aber nur eine Umsatzsteuererklärung. Es ist also korrekt. Ich mache das im übrigen auch so. Zwei Unternehmen, aber nur eine Umsatzsteuervoranmeldung.

    Habe ich diese Handhabung des FA richtig verstanden und gibt es Tipps, wie ich die Unternehmen sauber getrennt lassen kann ?

    So wie Sie es gemacht haben, ist es korrekt und richtig getrennt. Ich gebe zu, dass die Umsatzsteuervoranmeldung bzw. das Konsolidieren der Daten für eine Umsatzsteuervoranmeldung etwas kompliziert ist. Mein Buchführungsprogramm macht das aber ohne Probleme, sollte man darauf achten, wenn man sowas selber mit einer Software macht. Steuerberater müssen das auf jeden Fall hinbekommen, die dürfen da keine Ausrede haben.

    Wie stellen Sie sicher, dass Ihre EÜR mit denzugehörigen Bankkonten stimmt?
    Beispiel:
    Firma 1 habe eine Umsatzsteuerschuld von 100 €, das von Konto der Firma 1 bezahlt wird bzw. würde.
    Firma 2 hat Steuerforderung von 60 €, das auf das Konto der Firma 2 vom FA einzuzahlen wäre.

    Das FA saldiert dies jetzt und (Anmerkung: FA hat eine Einzugsermächtigung) zieht eventuell von dem Konto, wo es eigentlich eine Forderung gegen das Finanzamt gibt, das Saldo von 40 € ein.
    Keines der beiden Firmenkonten hat am Ende des Tages den richtigen Wert bzw. ich müßte manuell Gelder hin und her überweisen.

    In den beiden EÜR sind die tatsächlichen Zahlungsein- und Ausgänge zu erfassen und zu berücksichtigen.
    Die Firma 1 hätte im Beispiel jetzt zuviel Erlöse von 100 €, da die Steuerschuld nicht aus dem Firmenvermögen bezahlt wurde und die Firma 2 hat im Beispiel einen Steueraufwand von 40 € statt einem Erlös von 60 €.

    Auch wenn sich der beschriebene Effekt neutralisiert:
    Dies ist doch eigentlich ein Verstoss gegen die GOB ?
    Wenn ich den Fehler intern nicht behebe, dann ist die betriebswirtschaftliche Darstellung meiner Firmen falsch.

    Wäre es daher nicht sinnvoll für jede der Firmen eine eigene Steuernummer zu beantragen oder dies zu erzwingen, indem ich z.B. 0,1 % der jeweilige Firma meiner Mutter schenke und damit eine eigene Firmensteuererklärung abgeben müßte.

    In der Regel wird die Umsatzsteuer immer vom Geschäftskonto der einen Firma gebucht, auch wenn darin Erstattungen oder Zahlungen der anderen Firma enthalten sind. Das lässt sich nicht verändern und vermeiden, es betrifft aber doch sowieso Ihr ganzes Unternehmen. Somit ist es egal und Sie müssen nicht die Umsatzsteuer immer passend vom richtigen Betriebskonto abbuchen lassen. Es ist richtig, die eine Firma hat nie Zahlungen oder Erstattungen vom Finanzamt auf dem Girokonto, während dem die andere Firma ständig ans Finanzamt zahlen muss oder eben Erstattungen erhält. Das ist aber nun mal das System der Umsatzsteuer in Deutschland.

    Torsten Montag

    Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

    Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

    ➲ Hast Du Fragen, Herausforderungen oder Problem? Vereinbare hier einen Call mit mir!

    Meine Checkliste
    Banner Berater werden