So gehen Sie bei der Personalsuche vor

Ihr unternehmerischer Plan ist aufgegangen: Sie haben mehr Aufträge an Land gezogen, als Sie selbst bewältigen können und benötigen Unterstützung? Dann ist es an der Zeit, sich auf die Suche nach geeignetem Personal zu machen, das Ihnen unter die Arme greifen kann. Sei es in der Produktion, im Büro oder im Lager. Doch wo findet man eigentlich geeignete Mitarbeiter? Und welche Rekrutierungsmaßnahmen eignen sich am besten für Ihr Unternehmen?

In einem kleinen Unternehmen will doch sowieso keiner arbeiten - oder?

Die ersten Schritte auf der Suche nach Personal sind oft ernüchternd. Auf die Stellenanzeige hin bewirbt sich wahlweise niemand oder kein Bewerber mit der richtigen Qualifikation und sollte sich doch ein geeigneter Kandidat finden, springt dieser in letzter Minute ab. Doch Sie sollten nicht gleich die Flinte ins Korn werfen, denn selbst für das kleinste Unternehmen findet sich geeignetes Personal. Nicht jeder Arbeitnehmer legt Wert auf die Starre und Anonymität, die in vielen Großkonzernen vorherrscht. Finden Sie deshalb den idealen Maßnahmen-Mix für Ihr Recruiting und damit auch die richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen. Streichen Sie bei der Personalsuche die Vorteile Ihres kleinen Betriebs heraus:

  • kurze Entscheidungswege und großer eigener Entscheidungsspielraum
  • direkter Kontakt zum Vorgesetzten
  • deutlich weniger Bürokratie, mehr Sinnhaftigkeit der Arbeit
  • persönlichere, familiäre Atmosphäre
  • größeres Aufgabenspektrum und mehr Verantwortung

Sie sehen: Auch KMU sind für Bewerber durchaus interessant, besonders wenn diese eine echte Aufgabe statt nur eines Jobs oder Zeitvertreibs suchen. Selbst die Gehaltsfrage ist nicht immer entscheidend.

Am Anfang steht das Anforderungsprofil

Ehe Sie mit der Personalsuche beginnen, sollten Sie festlegen, was Sie genau suchen. Stellen Sie sich zur Orientierung diese Fragen:

  • Welche Aufgaben soll der neue Mitarbeiter übernehmen?
  • Welche Qualifikation sollte der Bewerber mitbringen (Unterscheidung in Muss-/Kann-/Soll-Anforderungen)?
  • Gibt es Voraussetzungen, die zwingend zu erfüllen sind (z.B. Führerschein)?
  • Sind zusätzliche Kenntnisse erforderlich (z.B. Sprach- oder IT-Kenntnisse)
  • Welche persönlichen Eigenschaften erwarten Sie von Ihrer zukünftigen Unterstützung (z.B. Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, selbstständige Arbeitsweise)?

Das Anforderungsprofil ist einerseits die Basis für Stellenausschreibungen, andererseits hilft es Ihnen später auch bei der Personalauswahl. Sie vergleichen die Soll- und Istwerte und finden so heraus, wie gut der Bewerber zur Stelle passt (Matching).

Vier kostenfreie Möglichkeiten der Personalsuche

Das Recruiting kann eine sehr kostspielige Angelegenheit sein – doch zuerst sollten Sie Ihre kostenfreien Chancen ausloten, sofern Sie die dafür nötigen zeitlichen Ressourcen aufbringen können:

#1 Das persönliche Netzwerk: Verwandte, Freunde und Geschäftspartner

Vielleicht kennt Ihr Bruder zufällig jemanden, der jemanden kennt, der gerade eine neue Anstellung sucht? Oder Ihr Nachbar hat eine Idee? Hören Sie sich in Ihrem persönlichen Netzwerk um – je mehr Menschen von Ihrer Mitarbeitersuche wissen, desto größer die Chance, dass der Richtige davon erfährt. Aber Vorsicht: Lassen Sie sich nicht auf "Freundschaftsdienste" ein, weil ein Kumpel ja ohnehin gerade arbeitslos ist – es sei denn, dass auch die Qualifikation stimmt.

Tipp: Wenn Sie bereits Arbeitnehmer beschäftigen, starten Sie doch eine Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Kampagne. Mit einem kleinen finanziellen Anreiz für eine erfolgreiche Vermittlung ist die Motivation noch größer, für Ihr Unternehmen "die Werbetrommel zu rühren".

Kosten: ★★★★★

Diese Recruiting-Methode ist völlig kostenfrei.

Zeitaufwand: ★★★★☆

Der Zeitaufwand ist minimal, da Ihre Personalsuche im Rahmen normaler Treffen und Gespräche abläuft. Allerdings eignet sich diese Methode nicht für eine kurzfristige Stellenbesetzung, da sie eher langfristig orientiert ist.

Erfolgsaussichten: ★★★

Das persönliche Netzwerk ist eine schöne Ergänzung zu anderen Methoden, für sich alleine genommen aber nicht kraftvoll genug, um Stellen sicher zu besetzen.

#2 Social-Media-Recruiting: Knüpfen Sie Kontakte

Ob Facebook, XING oder LinkedIn, Social-Media-Kanäle sind hilfreich, um Ihr Unternehmen bekannt zu machen und mit potenziellen Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Dank Facebook Jobs können auf der Plattform sogar gezielt Stellenanzeigen zum Nulltarif geschaltet werden.

Kosten: ★★★★★

Social Media Recruiting kostet nichts, solange Sie keine Premium-Anzeigen schalten. Somit lässt sich diese Möglichkeit kostenneutral nutzen.

Zeitaufwand:

Wie auch alle anderen Social-Media-Aktivitäten ist das Recruiting über die sozialen Medien extrem zeitintensiv, wenn Sie darüber aktiv Personal rekrutieren möchten.

Erfolgsaussichten: ★★★

Es können über Social-Media-Kanäle durchaus Bewerbungen generiert werden. Sehen Sie dieses Medium aber besser als langfristige Möglichkeit, Ihr Arbeitgeberimage zu stärken – kurzfristige Stellenbesetzungen sind darüber eher unwahrscheinlich, wenn die Vorarbeit dazu noch nicht geleistet wurde.

#3 Kostenfreie Jobbörsen im Internet

Im Netz gibt es unzählige Jobbörsen und einige davon sind entweder komplett kostenlos oder bieten die Möglichkeit, alternativ zu Premium-Stellenanzeigen kostenfreie Anzeigen zu schalten. Nutzen Sie beispielsweise:

Kosten: ★★★★★

Die Schaltung der Anzeigen ist kostenfrei.

Zeitaufwand: ★★★★☆

Rechnen Sie je Anzeigenportal und Stellenanzeige etwa mit einer halben Stunde bis Stunde Aufwand für Registrierung und Veröffentlichung. Dieser Zeitaufwand ist jedoch überschaubar. Die Anzeigen bleiben meist einige Wochen lang online gestellt.

Erfolgsaussichten: ★★★

Schalten Sie Ihre Personalsuche in verschiedenen Medien, um die Erfolgsaussichten zu erhöhen. In der Effizienz bleiben kostenlose Stellenportale hinter kostenpflichtigen Anbietern deutlich zurück. Das liegt zum einen an der Reichweite der Portale, zum anderen aber auch an der weniger gezielten Zielgruppenansprache.

#4 Unterstützung durch die Bundesagentur für Arbeit

Wenden Sie sich an den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit und geben Sie Ihre zu besetzende Stelle durch. Sie erhalten von den Jobberatern geeignete Kandidaten vorgeschlagen, die sich anschließend bei Ihnen bewerben. Alternativ oder zusätzlich nutzen Sie die Jobbörse der Arbeitsagentur, um Ihre Personalsuche zu veröffentlichen.

Tipp: Kennen Sie schon die ZAV, die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung? Sie vermittelt gezielt Fachkräfte aus dem Ausland und kann Ihnen so helfen, Ihre Stelle zu besetzen.

Kosten: ★★★★★

Die Leistungen der Bundesagentur für Arbeit können Sie kostenfrei in Anspruch nehmen.

Zeitaufwand: ★★★★★

Die Mitarbeiter der Arbeitsagentur übernehmen die Personalsuche – Sie müssen lediglich telefonisch oder schriftlich die entsprechenden Daten übermitteln.

Erfolgsaussichten: ★★

Ist der Markt an Fachkräften "abgegrast", finden sich meist auch bei der Arbeitsagentur keine qualifizierten Kandidaten. Sie erhalten allerdings Zugriff auf Bewerber, die beispielsweise weit entfernt wohnen, aber umzugsbereit sind, oder Umstiegswillige, die eine neue berufliche Herausforderung suchen.

Kostenpflichtige Recruiting-Maßnahmen

Die kostenfreien Rekrutierungsmaßnahmen sind eine sinnvolle Ergänzung für Ihr Portfolio, Sie sollten sich aber nicht nur darauf verlassen, wenn Ihnen die Zeit unter den Nägeln brennt. Zur Auswahl stehen außerdem diese Möglichkeiten:

#1 Stellenanzeigen in Online-Jobbörsen

Einer Studie von monster.de zufolge nutzen 77,7 Prozent der Unternehmen Online-Jobbörsen, um ihre Stellenanzeigen zu schalten. Interessierte Bewerber können diese kostenfrei abrufen und sich bei vielen Portalen sogar direkt mit ihrem Online-Lebenslauf bewerben.

Kosten:

Die Kosten für die Schaltung von Stellenanzeigen sind auf den großen Portalen wie monster.de oder Stepstone sind eine kostspielige Angelegenheit – rechnen Sie je nach Funktionsumfang und Dauer der Schaltung mit Kosten von ca. 500 bis 1.000 Euro pro Portal, wobei je nach Anbieter eine starke Spannbreite besteht.

Tipp: Mittlerweile gibt es allerdings auch Dienste, die durch eine breite Streuung in verschiedenen Portalen eine relative Kostenersparnis von 50 Prozent und mehr ermöglichen (Multiposting).

Zeitaufwand:★★★★☆

Der Zeitaufwand für diese Methode ist recht gering, auch hier rechnen Sie mit einem Aufwand von 30 bis 60 Minuten pro Portal. Noch schneller geht es mit Multiposting-Anbietern.

Erfolgsaussichten: ★★★★★

Etwa jede dritte Stelle wird heute über Online-Jobbörsen besetzt. Die Erfolgsaussichten sind dementsprechend hoch und lassen sich durch die Streuung der Anzeige in verschiedenen Jobbörsen und die Nutzung von branchenspezifischen Portalen sogar noch steigern.

#2 Der Klassiker: Stellenanzeigen in Printprodukten

Wenn ihr Marktanteil auch rapide sinkt, gerade auf regionaler Ebene haben Stellenanzeigen in Tageszeitungen oder in Fachmagazinen weiterhin ihre Daseinsberechtigung. Bedenken Sie bei der Auswahl des Mediums, welche Zeitung oder Zeitschrift Ihre Zielgruppe am ehesten liest.

Kosten:

Die Kosten für Print-Stellenanzeigen sind ebenfalls ziemlich hoch, variieren aber extrem, je nach Medium. In der Süddeutschen Zeitung zahlen Sie am Samstag für eine farbige Anzeige 19,75 Euro pro Millimeter, im Donaukurier mit deutlich kleinerem Verbreitungsgebiet hingegen nur 6,79 Euro.

Zeitaufwand: ★★★★☆

Planen Sie etwas Zeit für den Entwurf der Stellenanzeige und den Kontakt zum Printmedium ein. Der Rest ist allerdings ein Selbstläufer.

Erfolgsaussichten: ★★★★☆

Wenn das Medium korrekt gewählt wurde, besteht eine hohe Chance, geeignete Bewerber anzusprechen. Die Print-Anzeige in einer Tageszeitung verspricht vor allem dann gute Erfolge, wenn Sie Mitarbeiter in einem relativ kleinen Umkreis um Ihr Unternehmen suchen. Für die Besetzung einer Management-Position wählt man eher überregionale Zeitungen.

#3 Zeitarbeit: Erst testen, dann einstellen

Die Zusammenarbeit mit einem Zeitarbeitsunternehmen kann sich als hilfreich für Ihr Recruiting herausstellen. Ihnen wird ein Leiharbeiter mit den benötigten Qualifikationen zur Verfügung gestellt. Diesen können Sie auf Herz und Nieren im Alltag testen, ohne eine dauerhafte Verpflichtung eingehen zu müssen. Entscheiden Sie sich dafür, den Zeitarbeiter einstellen zu wollen, können Sie ihn vom Entleihbetrieb übernehmen.

Kosten: ★★★

Für die Übernahme des Leiharbeitnehmers zahlen Sie an den Entleihbetrieb eine Vermittlungsprovision, die im Regelfall ein bis zwei Bruttomonatsgehälter des Mitarbeiters beträgt. Die Kosten sind für diese Methode also relativ hoch. Diesen Aufwand sollten Sie allerdings ins Verhältnis dazu setzen, was Sie bekommen: Einen bereits erprobten Mitarbeiter, der Ihren Betrieb kennt und ohne Einarbeitungszeit sofort mit der Arbeit beginnen kann, ohne dass Sie sich mit der Personalsuche beschäftigen müssen – im Endeffekt ist die Übernahme eines Leiharbeitnehmers also doch eine erschwingliche Variante.

Zeitaufwand:★★★

Der Zeitaufwand für die Methode an sich ist minimal. Sie sollten allerdings einkalkulieren, dass Sie möglicherweise zwei oder drei Leiharbeitnehmer ausprobieren müssen, bis Ihr Wunschkandidat dabei ist. Das kostet natürlich (Einarbeitungs-)Zeit.

Erfolgsaussichten: ★★★★★

Da Sie einen nicht geeigneten Leiharbeitnehmer einfach austauschen lassen können, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass früher oder später ein Kandidat dabei ist, der zu Ihrem Unternehmen passt.

#4 Hochschulmarketing: Ran an die frisch Ausgebildeten

Benötigen Sie akademische Unterstützung, wenden Sie sich an Hochschulen, bieten Praktikumsplätze an und nehmen Kontakt zu Studierenden und Absolventen auf. Dasselbe lässt sich natürlich auch auf nicht-akademische Mitarbeiter übertragen: Kontaktieren Sie Schulen, um angehende Auszubildende auf Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen, oder bieten Sie einen Tag der offenen Tür oder Karrieretage für Berufsschüler an.

Kosten:★★★★☆

(Hoch-)Schulmarketing lässt sich auch mit minimalem Budget umsetzen – Sie selbst steuern durch den Umfang der Aktivitäten, wie hoch die erforderlichen finanziellen Mittel sind.

Zeitaufwand:

Der zeitliche Aufwand für diese Form der Rekrutierung ist sehr hoch, da sie von persönlichen Kontakten lebt – und die sind nun einmal zeitintensiv.

Erfolgsaussichten: ★★★★★

Junge Menschen lassen sich leicht begeistern und sind zum Ende ihrer schulischen oder beruflichen Ausbildung offen für Anregungen betreffend ihrer weiteren Karriere. Die Chance, einen oder mehrere Absolventen für Ihr Unternehmen zu begeistern, ist hoch.

#5 Die eigene Website: Karrierewebsite als Bewerbungs-Booster

Eine Unternehmenswebsite benötigen Sie ohnehin. Diese lässt sich um einen Karrierebereich oder eine Karrierewebsite erweitern, auf der nicht nur offene Stellen präsentiert werden, sondern der Interessierte auch spannende Einblicke in Ihr Unternehmen erhält. Die Funktion, sich direkt über die Website zu bewerben, sollte idealerweise vorhanden sein.

Kosten: ★★★★☆

Vorausgesetzt, dass bereits eine Website vorhanden ist, sind die Kosten für eine Erweiterung um einen Karrierebereich recht gering.

Zeitaufwand: ★★★★☆

Der zeitliche Aufwand ist gering, denn Sie müssen die Stellenanzeigen nur einmalig einstellen und können sie solange wie nötig geschaltet lassen oder auch zu einem späteren Zeitpunkt erneut reaktivieren.

Erfolgsaussichten: ★★★★☆

Viele Bewerber suchen gezielt auf den Websites von interessanten Unternehmen in ihrer Umgebung nach Stellenangeboten. Sie erreichen damit Ihre Zielgruppe äußerst direkt und steigern Ihre Erfolgsaussichten.

#6 Jobmessen & Veranstaltungen: Direkter Zugang zu Interessierten

Mittlerweile gibt es in Deutschland eine Vielzahl von Jobmessen und -veranstaltungen, auf denen Jobsuchende auf Arbeitgeber treffen, die auf Personalsuche sind. Treten Sie hier mit einem Stand auf, können Sie direkt mit Interessenten ins Gespräch kommen und Kontakte aufbauen.

Tipp: Möchten Sie anfänglich nicht zu viele Ressourcen investieren, besuchen Sie Jobmessen erst einmal nur als Besucher und versuchen Sie, mit anderen Besuchern ins Gespräch zu kommen. Oder Sie nutzen einen Messeauftritt in einer Fachmesse, um parallel auf Ihre offenen Stellen aufmerksam zu machen – immerhin findet sich Ihre Zielgruppe im Fachpublikum.

Kosten:

Möchten Sie mit einem Messestand auftreten, sind die Kosten dafür hoch. Immerhin können Sie einen guten Standaufbau immer wieder verwenden, wodurch nur die initialen Kosten hoch sind.

Zeitaufwand:

Eine Messe zieht nicht nur einen hohen Vorbereitungsaufwand nach sich, sondern auch der eigentliche Messetag und die Nachbereitung sind zeitraubend.

Erfolgsaussichten: ★★★

Sie können durch Job- und/oder Fachmessen durchaus qualifizierte Kandidaten finden. Dazu gehört aber auch eine gehörige Portion Glück.

#7 Personalberater und Headhunter: Direkte Vermittlung

Suchen Sie einen seltenen Spezialisten oder eine Führungskraft, können Sie die Dienste von Personalberatern oder Headhuntern in Anspruch nehmen. Diese begeben sich für Sie auf die Suche nach geeigneten Kandidaten.

Kosten: ☆☆

Wenn Sie einen der vorgeschlagenen Bewerber einstellen, wird eine Vermittlungsprovision fällig, die bis zu einem Drittel des Jahresgehalts betragen kann. Somit ist die Personalvermittlung eine sehr teure Option der Personalsuche, kann jedoch bei einer schwer ansprechbaren Zielgruppe (z. B. gefragte Experten) dennoch eine sinnvolle Wahl sein.

Zeitaufwand: ★★★★

Ihr zeitlicher Aufwand hält sich im Vergleich zur eigenen Suche stark in Grenzen, denn einen Großteil der Arbeit übernimmt der Personalberater. Für Besprechungen und Vorstellungsgespräche müssen Sie natürlich dennoch etwas Zeit einplanen. Rechnen Sie vor allem bei gefragten Spezialisten damit, dass die Stellenbesetzung ein halbes bis ganzes Jahr dauern kann.

Erfolgsaussichten: ★★★★★

Durch sein großes Netzwerk kann der Personalberater im Regelfall jede Stelle besetzen – früher oder später. Die Erfolgsaussichten sind dementsprechend sehr hoch.

Es muss nicht immer klassisch sein: Neue Wege in der Personalsuche

Standard kann ja jeder – versuchen Sie, bei der Personalsuche neue Wege zu gehen, denn damit liegen Sie voll im Trend. Wie wäre es beispielsweise mit diesen Ideen:

  • kreative oder lustige Stellenanzeigen, die sogar in den sozialen Medien geteilt werden (z. B. inspiriert von IKEA)
  • Stellenangebote auf Firmenwagen, Bussen, Gebäuden usw.
  • Plakatwerbung für Ihre offenen Stellen
  • ein dekorativ gestaltetes Schild mit Ihren Stellenangeboten vor dem Firmengelände
  • ein Bewerbungsaufruf auf dem Firmen-T-Shirt Ihrer anderen Mitarbeiter

Die Mischung macht's: Ihr HR-Marketing-Mix

Welche Rekrutierungsmaßnahmen nun für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind, probieren Sie am besten aus – das hängt nämlich nicht nur von der Art der ausgeschriebenen Stelle ab, sondern auch von der Branche, der gewünschten Qualifikation und nicht zuletzt der Region. Ähnlich wie im Marketing ist auch im Recruiting der Marketing-Mix entscheidend. Verwenden Sie mehrere Möglichkeiten der Personalsuche, um Ihre Zielgruppe möglichst vielseitig anzusprechen. Dies steigert Ihre Chancen auf eine baldige, erfolgreiche Besetzung Ihrer offenen Position.

Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich habe bereits mehr als 200 Unternehmern geholfen, einen guten Start hinzulegen und erfolgreich mit ihrem Business zu wachsen.