Die Grundlagen des Projektmanagements

In einem modernen Unternehmen ist häufig vom Projektmanagement die Rede. Sprach man in der Vergangenheit noch vom Projektieren, hat sich die neue Bezeichnung recht schnell in den Branchen etablieren können. Das Projektmanagement dient im Grunde der Bewältigung einzelner Projekte. Hierbei kann es sich um die Entwicklung neuer Produkte, aber auch um die Erweiterung der Werbeformen in einem Unternehmen handeln. Obwohl dieser Arbeitsbereich seit Jahren in Unternehmen weltweit vorhanden ist, findet man bis heute keine klassische Definierung. Grundsätzlich wird zwischen mehreren Definitionen in Bezug auf das Projektmanagement unterschieden.

Wie lässt sich Projektmanagement definieren?

Eine bundesweit geltende Norm beschreibt das Projektmanagement als die Gesamtheit aller Führungsorganisationen, der damit verbundenen Aufgaben, Techniken und zur Verfügung stehenden Mittel. In ihrer Gesamtheit sollen diese der Erfüllung einer Aufgabe, also eines Projektes dienen. Bei der Entwicklung neuer Werbemittel würde somit die Marktforschung genauso zum Projektmanagement zählen wie die Kalkulation der Kosten, der Einsatz der Mitarbeiter, die Entwicklung der ersten Entwürfe und die tatsächliche Umsetzung der neuen Kommunikationsmittel.

Über dem gesamten Projektmanagement steht grundsätzlich der Projektmanager. Hierbei kann es sich sowohl um den Chef eines Unternehmens oder den Abteilungsleiter als auch um eine spezielle Fachkraft handeln. Die Aufgabe des Projektleiters oder auch Managers ist es, die einzelnen Aufgaben zu überwachen und die Arbeiten zu delegieren. Somit wird beim Beispiel der Werbemittel der Entwurf des neuen Logos an einen Grafiker und die Kalkulation der Kosten an einen Controller übergeben.

Die ersten Schritte

Beim Projektmanagement handelt es sich um einen äußerst komplexen Arbeitsbereich, da es nicht nur die eigentlichen Strukturen, sondern auch alle vorhandenen Details umfasst. Um diesen Arbeitsbereich bewältigen zu können, wird das Projektmanagement in einzelne Strukturen und auch Schrittfolgen gegliedert. Zunächst erfolgt das Festlegen der eigentlichen Projektstruktur.

In diesem Schritt werden alle Arbeiten, die damit in Verbindung gebracht werden, gelistet und auch bewertet. Als Beispiel kann bei der Entwicklung neuer Werbemittel die Marktforschung, die Kundenbefragung und ein Brainstorming genannt werden.

Ein Team bilden

Im Anschluss werden alle Bereiche, die sich in der Projektstruktur wiederfinden, auf Mitarbeiter aufgeteilt. Hierbei kommt es insbesondere auf die Teambildung an. Grundsätzlich bilden alle Fachkräfte, die sich an einem Projekt beteiligen, ein Team. Für einen Projektleiter ist es jedoch schwer, ein großes Team problemlos zu überblicken. Aus diesem Grund werden weitere kleine Gruppen von Mitarbeitern gebildet, die im Projektmanagement genau definiert werden.

Der Entwurf für ein neues Logo wird demnach aus einem Team von Grafikern übernommen. Jede Gruppe wird einer Person unterstellt, die den ständigen Kontakt mit dem Projektleiter hält. Wichtig ist es, einzelne Abläufe und einfache Strukturen im Projektmanagement zu schaffen, die von Beginn an eingehalten werden.

Feste Ziele setzen

Wurden Gruppen gebildet und Aufgaben definiert, muss im Rahmen des Projektmanagements die Zielsetzung erfolgen. Sicherlich handelt es sich hierbei um den erfolgreichen Abschluss des eigenen Projektes, doch dieser ist das Hauptziel. Ein Projektmanagement erfordert jedoch auch Zwischenziele, die zum einen der Übersichtlichkeit, zum anderen aber auch dem Erfolg und der Motivation dienen. Die Zwischenziele sollten beim Projektmanagement vom Projektleiter in enger Kooperation mit den Gruppenleitern definiert werden.

Als Beispiel kann hierbei wieder die Entwicklung der Werbematerialien herangezogen werden. Der Projektleiter, zum Beispiel der Senior Art Director eines Unternehmens, setzt sich mit seinen Grafikleiter, den führenden Controllern und den ausgewählten Analysten zusammen und spricht mit ihnen einen konkreten Zeitrahmen für die einzelnen Aufgaben ab. So müssen die Maßnahmen der Marktforschung zum Beispiel in einem Zeitraum von zwei Wochen fertiggestellt werden. Die Auswertung erfolgt schließlich in der dritten Woche. Auf diese Art und Weise werden im Projektmanagement Ziele festgelegt und ein Zeitrahmen gesteckt.

Transparenz walten lassen

Das gesamte Projektmanagement muss transparent sein, denn nur so können Abläufe funktionieren und alle Mitarbeiter des Teams haben die Möglichkeit, sich effektiv einzubringen. Aus diesem Grund sollte der Plan, der zu Beginn der Arbeiten erstellt wird, jedem Mitarbeiter ausgehändigt werden. Hierbei handelt es sich sowohl um die festgelegten Ziele als auch um die einzelnen führenden Personen und Zahlen, wie zum Beispiel Kosten, die sich mit einem Projekt auseinandersetzen. Täglich liegt dieser Plan zudem an der passenden Stelle im Büro aus, sodass gegebenenfalls von Beteiligten nachgeschlagen werden kann. Bei der Transparenz von dem Projektmanagement spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Praktikanten in der Grafikabteilung oder einen alteingesessenen Buchhalter handelt. Wichtig ist es hierbei, Fairness walten zu lassen.

Jeder Mitarbeiter hat bei einem Projektmanagement eine bestimmte Aufgabe und mit dieser trägt er auch Verantwortung. Genau diese Verantwortung muss auch gegenüber den anderen Kollegen symbolisiert werden, denn nur so verhindert man bei einem großen Projekt Chaos und Zeitverschiebungen.

So kannst du deine freien Mitarbeiter organisieren

Da ich selbst einen kleinen Trick hinsichtlich Listen, Aufgaben, Tasks, Ordner und Verzeichnisse habe und am liebsten ein System mit allen anderen synchronisieren würde, bin ich immer auf der Suche meine Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch, am Monitor und auch die Aufgaben, Termine und Hinweise im Handy oder Outlook zu ordnen und zu verbessern. Dachte ich mir, indem ich ein Onlinesystem installiere, wo sich jeder einloggen, seine Aufgaben, Prioritäten und Projekte ablesen kann und nach getaner Arbeit entsprechend abhakt oder auf erledigt setzt. Soweit die Theorie. Bei der Suche nach einem solchen System, was auf PHP Basis mit MySQL Datenbankanbindung funktioniert, kostenlos und zur freien Verfügung im Netz zum Download bereit steht, kommt man schnell an seine Grenzen. Im Folgenden eine kleine von mir getestete Auswahl an Programmen:

PHPtodo

An sich schon ganz ok, was mir gefehlt hat, war eine Zuordnung der Aufgabe zu einem Projekt, z.B. einer Website. Man kann zwar eine URL angeben, aber nicht Mitarbeiter einem bestimmten Projekt zuordnen. Andere Mitarbeiter sehen was Ihre Nachbarn machen sollen, woran die arbeiten usw. das fand ich nicht so gut. Insgesamt nur eine halbe Sache. http://phptodolist.sourceforge.net/

Todolist

An sich nicht schlecht. Man kann Projekte, Aufgaben und Mitarbeiter anlegen. Vorteilig, man kann Dateien an Projekte hängen und so z.B. Bilder oder PDFs zur Untermalung einer Aufgabe bereitstellen. Auch gut, die einzelnen Benutzer werden über Mail informiert. Ein Link ermöglicht den direkten Zugriff. Nachteilig: Die Zuordnung von Benutzern zu den Projekten geht nur über Gruppen. Es ist keine direkte Zuordnung möglich. Das erschwert die Arbeit und macht das System komplizierter als es sein müsste. Wer damit leben kann, hat ein gutes System.

http://www.kadiba.de/index.php?CURL=softwaredetails,softwaredetails,6,14

Taskfreak

Einer meiner Favoriten. Einfache Bedienung, schnelle Anlage von Projekten, Mitarbeitern und Aufgaben. Alles kann schnell zugeordnet werden und erklärt sich von allein. Jeder hat sein eigenes Login, seine Aufgaben kann nur er allein sehen, Kommentarfunktion und die Information der Mitarbeiter/ User geschieht per RSS. Nachteilig: Mit RSS kommt nicht jeder zurecht oder es möchte nicht jeder, nur um mit Taskfreak arbeiten zu können, ein RSS Managementsystem einrichten oder anwenden. Die Möglichkeit über E-Mail informiert zu werden fehlt gänzlich. Schade, sonst aber ein super System. http://taskfreak.com

Nachtrag: Es gibt doch einige Plugins zum Taskfreak. Ich habe zunächst den Plugin Manager installiert, der mir hilft, alle weiteren Plugins zu verwalten, auf den Server hoch zu laden und anschließend zu installieren. Das klappt soweit ganz schnell und ohne Probleme.

Plugin E-Mail Benachrichtigung, Email Notification Plugin Version 0.1.7 for Multi User 0.6.2

Anschließend habe ich versucht, das für mich wichtige Plugin für eine E-mail-Benachrichtigung zu installieren. Ziel war es, dass jeder angemeldete Benutzer im System eine E-Mail bekommen, sobald seine Aufgabe geändert oder erledigt wurde. Auch bei der Erstellung sollte so eine solche Benachrichtigung versendet werden. Dabei traten bei mir unerwarteter Probleme auf, da ich das Plugin nicht richtig einrichten konnte und daher die Versendung der gewünschten E-Mails nicht funktionierte. Ich las mir sehr viele Beiträge in denen entsprechenden Foren unter dieses Plugin durch, wurde daraus aber nicht richtig schlau, erst nachdem mein Geschäftspartner mir erklärte und Anweisungen gab, wie ich die /taskfreak/config.php zu verändern habe. Diese Eintragungen werden automatisch nach der Installation mit dem Plugin Manager vorgenommen. Man braucht also diesen Teil nicht separat in die /taskfreak/config.php zu kopieren. 

Die sieht jetzt so aus:

// === TASKFREAK CUSTOMIZATION ================================ # ~~~ EMAIL NOTIFICATION PLUGIN SETTINGS ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ #

define('PLG_EMAIL_VER', "0.1.7");
define('PLG_EMAIL_TITLE', "EmailNotify_".PLG_EMAIL_VER);
define('PLG_EMAIL_DIR', PRJ_ROOT_PATH."plugins/data/installed/".PLG_EMAIL_TITLE."/");
// sender identification, email address - default: taskfreak@yourdomain.com
define('PLG_EMAIL_FROM', "info@deine-seite.de");
// sender identification, name - default: TaskFreak! Management System
define('PLG_EMAIL_FROM_NAME', "Deine Betreffzeile");
// main recipient identification - default: taskfreak@yourdomain.com
define('PLG_EMAIL_TO', "info@deine-seite.de");
// recipients invisible to each other - if set to false PLG_EMAIL_TO is ignored
define('PLG_EMAIL_BCC', false);
// user who triggered the notification will receive the email
define('PLG_EMAIL_USER', true);
// only owner of the task will receive the email & the author if PLG_EMAIL_USER set to true
define('PLG_EMAIL_OWNER_ONLY', true);
// override global settings and send emails to people based on their position in the project
define('PLG_EMAIL_BY_POSITION', false);
// PLG_EMAIL_OWNER_ONLY disables this setting, set it to false
// setting for PLG_EMAIL_BY_POSITION, which positions will receive emails
define('PLG_EMAIL_POSITIONS', "3,4,5");
// 1 - visitor, 2 - official, 3 - member, 4 - moderator, 5 - leader
// Swift sending options - for other settings edit Notify.php (SSL, TLS, Auth)
define('PLG_EMAIL_SWIFT', "phpmail");
// smtp, sendmail or phpmail // Sendmail path - hier sollte unbedingt phpmail eingestellt werden, da es mit smtp einfach nciht funktioniert
define('PLG_EMAIL_SENDMAIL', "/usr/sbin/sendmail -bs");
// SMTP server - required only if PLG_EMAIL_SWIFT is set to smtp
define('PLG_EMAIL_SERVER', "mail.yourdomain.com");
// SMTP server timeout - sometimes required for anti-spam delays
define('PLG_EMAIL_SERVER_TIMEOUT', 30);
// if your SMTP server requires authentification set PLG_EMAIL_SERVER_AUTH to true
define('PLG_EMAIL_SERVER_AUTH', true);
define('PLG_EMAIL_SERVER_USER', "info@deine-seite.de");
define('PLG_EMAIL_SERVER_PASS', "xxx");
// no recipients error - if you want to be notified about no recipients
define('PLG_EMAIL_NO_RCP', true);
// false for silent
// debug mode - will echo out all email info instead of sending
define('PLG_EMAIL_DEBUG', false);
// just to make sure u've read all the options - please set to true
define('PLG_EMAIL_ENABLED', true);
# ~~~ EMAIL NOTIFICATION PLUGIN SETTINGS ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ #

Erst nach einigen Veränderungen, insbesondere dem Setzen von einigen true funktionierte das Senden der E-Mails einwandfrei. Werde demnächst weitere plugins probieren und dann hier wieder berichten.

Kritik am TaskFreak und den Plugins

Es wäre wirklich gelogen, wenn man an diesem kostenlosen Tool rummeckert, aber was mich genervt hat, ist die Tatsache, dass es keine richtige übersichtliche Seite gibt, um einen sämtliche plugins beschrieben hat und zum Download anbietet. Statt dessen muss man sich durch Dutzende von Forenbeiträge lesen (nicht das Englisch ein Problem ist, aber es erschwert und verlangsamte die Sache ungemein) und versucht nun durch die vielen Fragen und Antworten sein eigenes Problem zu beheben und sich aus den angebotenen Infos was zusammen zu basteln. Das nervt schon etwas, wenn man niemanden kennt, der etwas mehr Ahnung von PHP und entsprechenden Einstellungen z.B. in der config.php hat.

Erläuterungen zu den Rechten, Positionen und Rollen im Taskfreak

Ich schrieb das hier mal auf, um später auch selbst nachsehen zu können, also reiner Eigennutz ;-)

Members Global Position

Gast: Zugriff zu eigenen Projekten + kann öffentliche Aufgaben ansehen

Mitglied: Zugriff zu eigenen Projekten + neue Projekte erstellen + neue Aufgaben erstellen

Manager: Zugriff zu eigenen Projekten + neue Projekte erstellen + neue Aufgaben erstellen

Administrator: darf alles

Positionen der User im Projekt

Gast: darf nur ansehen, keine Veränderungen

Kunde: darf Kommentare hinzufügen

Mitglied: Neue Aufgaben erstellen + Kommentare hinzufügen + Status der Aufgaben ändern

Moderator: Hinzufügen und bearbeiten aller Aufgaben + Kommentare hinzufügen + Projektmitglieder und Status ändern

Leiter: darf alles

Software für's Projektmanagement im Vergleich

 TaskfreakRedmine
KostenIn der Grundversion keineIn der Grundversion keine
Leichter Einstieg

Für den Admin: nur bedingt

Für Mitarbeiter: teilweise

Für den Admin: teilweise

Für Mitarbeiter: Ja

Generelles HandlingGewöhnungsbedürftigEinfach
Download für Mitarbeiter notwendigNein, webbasiertNein, webbasiert
E-Mail BenachrichtigungNein, nur umständlich mit PluginsJa
Integrierte RoadmapNeinJa
Erweiterbar durch PluginsJaJa
Für Solo-Unternehmer anwendbar?JaJa
Laufende Aktualisierungen vorhanden?NeinJa
 weitere Infosweitere Infos

Redmine

Mittlerweile haben wir im Gründerlexikon auf das Programm Redmine umgestellt. Für unsere Zwecke eignet es sich hervorragend für das Projektmanagement. Es wird weltweit von Zehntausenden Unternehmen genutzt. Neben dem Projektmanagement können Firmen es auch für Problem- und Fehler-Nachverfolgung sowie als Kunden-Helpdesk nutzen. Die Software eignet sich jedoch genauso für den Einsatz als Diskussionsforum, Wiki oder als Ticketverwaltung. Redmine ist derzeit (Stand 03/2020) in 45 Sprachen vorhanden.

Möglichkeiten mit Redmine

  • Hoher Anpassungsgrad im eigenen Unternehmen
  • Möglichkeit der E-Mail Benachrichtigung der Nutzer
  • Zeiterfassung
  • Anlegen von Unteraufgaben
  • Erstellen von Wikis, Foren usw. ebenfalls möglich
  • Umfangreiche Plugins vorhanden
  • Sowohl für 1-Mann-Betriebe als auch für große Teams geeignet
  • Fortschrittskontrolle

Es sind natürlich noch viel mehr Möglichkeiten mit Redmine vorhanden. Wir sind hier nur auf einzelne eingegangen. Letzten Endes kommt es auch immer auf die individuelle Situation an. Im Folgenden soll die Software noch ein wenig detaillierter erklärt werden.

Vorteile von Redmine

Ein großer Vorteil von Redmine ist, dass es frei zugänglich ist. Redmine ist unabhängig von einer Plattform oder einer Datenbank und ist rein webbasiert. Das heißt, dass die Nutzer ganz einfach in ihrem Browser Redmine aufrufen, sich dort anmelden und damit arbeiten. Darüber hinaus existieren eine Vielzahl von Plugins. Dadurch ist Redmine für fast jedes Unternehmen und deren Projektsysteme geeignet. Da die Software derart umfangreich eingesetzt werden kann, können wir an dieser Stelle gar nicht auf alle möglichen Szenarien eingehen. Im Folgenden beschreiben wir daher kurz, warum wir uns beim Gründerlexikon für Redmine entschieden haben - abgesehen von den bereits genannten Vorteilen.

Die meisten von uns arbeiten zu Hause im Home Office, und das nicht erst seit der “Corona-Krise”. Hinzu kommt, dass es sich überwiegend um freie Mitarbeiter sowie externe Firmen handelt. Zwei Dinge sind da besonders wichtig: 

  1. Neue Mitarbeiter müssen sich unabhängig von ihrem bereits genutzten Betriebssystem (Windows, iOS, Linux usw.) schnell zurechtfinden und sofort starten können.
  2. Es muss zu jeder Zeit der Überblick über die Aufgaben, Ressourcen, Übersicht des Fortschritts sowie das Budget vorhanden sein.

Redmine verfügt zudem über ein Berechtigungssystem, bei dem verschiedene Rollen vergeben werden können. Selbst diese wiederum sind frei konfigurierbar. Das ermöglicht es dem Gründerlexikon, den Mitarbeitern entsprechende Rollen zuzuweisen. Wir nutzen Redmine überwiegend als Ticketsystem. Für die FAQs wurde ein Wiki eingerichtet. Ein Forum ist für uns nicht notwendig. Einen Überblick über alle Aufgaben erhalten Sie, indem Sie entweder direkt die jeweiligen Mitarbeiter auswählen und sich deren Aufgaben anschauen. Oder alternativ über die Funktionen “Gantt-Diagramm” bzw. “Kalender”. Bei den beiden letztgenannten Optionen erhalten Sie einen Überblick über sämtliche aktuelle Tasks.

Bei jedem Ticket besteht zudem die Möglichkeit, Unteraufgaben einzurichten oder andere Tickets miteinander zu verknüpfen. Das macht besonders bei umfangreichen Aufgaben Sinn oder bei solchen Aufgaben, bei denen mehrere Mitarbeiter am gleichen Task arbeiten. Über die Funktion der Unteraufgaben, können Sie das Ticket in einzelne Arbeitsschritte unterteilen. Dadurch können Sie auch den Fortschritt besser überwachen.

Nachteile von Redmine

Obwohl für das Gründerlexikon eines der wichtigsten Punkte ist, dass sich neue Mitarbeiter recht schnell zurechtfinden, ist das ein Aspekt, bei dem Nutzer berichten, dass es ihnen anfangs schwer fällt. Auf der anderen Seite ist das wahrscheinlich bei vielen Programmen der Fall, die umfangreiche Funktionen bieten. Generell ist unsere Erfahrung, dass die Einarbeitung für Mitarbeiter dennoch vergleichsweise schnell geht.

Wer jedoch Redmine Unternehmen stärker und umfangreicher integrieren möchte, sollte ggf. zu Beginn auf professionelle Unterstützung zurückgreifen. Vor allem bei größeren Firmen oder Firmen mit vielen externen Mitarbeitern ist das empfehlenswert. So kann Redmine einerseits passend auf das Unternehmen zugeschnitten werden und andererseits ermöglicht das auf langfristige Sicht gesehen eine erfolgreichere Nutzung. Das wiederum ist natürlich mit Kosten und auch mit Schulungen verbunden und sollte berücksichtigt werden.

Ein weiterer Nachteil ist, dass es nicht möglich ist logische Taskketten zu erstellen. Das bedeutet, dass der Nutzer nicht festlegen kann, dass eine neue Aufgabe automatisch startet, sobald eine bestimmte Aufgabe erledigt wurde.

Weitere Programme und Anwendungen

Es gibt zahlreiche weitere Software für das Projektmanagement. Einige Beispiele, die wir hier noch gar nicht besprochen haben, sind Jira, Trello, Teamworks, Sprintly, Basecamp oder Stackfield. Meist gibt es bei den genannten Anwendungen eine kostenfreie Version. Wer die Programme jedoch umfangreicher nutzen möchte, muss eine monatliche Gebühr zahlen. Alle haben gemein, dass sie webbasiert sind.

Fazit

Effektives Projektmanagement erfordert effektives Aufgabenmanagement. Egal, ob Sie Solo-Unternehmer sind oder eine Firma mit vielen Angestellten haben, eine Projektmanagement-Software wird Ihnen dabei gute Hilfe leisten. In diesem Artikel haben Sie einige Anregungen erhalten. Wir vom Gründerlexikon nutzen derzeit Redmine. Das können Sie auch als Einzelunternehmer nutzen, um Ihre Aufgaben, To-Do's, Erinnerungen usw. im Blick zu behalten. Für größere Unternehmen mag jedoch eine Einarbeitung durch einen externen Mitarbeiter von Vorteil sein, um die Software genau auf Ihre Präferenzen hin zu optimieren.

Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich habe bereits mehr als 200 Unternehmern geholfen, einen guten Start hinzulegen und erfolgreich mit ihrem Business zu wachsen. Holen Sie sich jetzt einen Termin!

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