Personalkosten berechnen: Erstellen Sie eine Personalkostenplanung!

Für Ihren Businessplan sollten Sie die voraussichtliche Höhe der Personalkosten berechnen können. Doch die Materie ist komplex: Welche Kosten zählen zu den Personalkosten? Wie wirken sich Arbeitslosen- oder Rentenversicherung und Sozialleistungen aus? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die Personalkosten berechnen, welche Arten von Personalaufwand Sie berücksichtigen müssen und wie Sie Ihre Personalkosten variabel halten!

Warum Personalkosten kalkulieren?

Häufig verursachen Mitarbeiter etwa 30 bis 40 Prozent der Gesamtkosten, im Dienstleistungssektor sogar bis zu 80 Prozent. Bei Personalkosten denken viele Arbeitgeber vor allem an den Stundensatz der Mitarbeiter und wahrscheinlich im zweiten Schritt auch noch an die Lohnnebenkosten wie Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung sowie die Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Zum Personalaufwand zählen aber noch viele weitere Kosten, zum Beispiel:

  • Aus- und Weiterbildungskosten
  • Weihnachtsgeld
  • Urlaubsgeld
  • Ausfallzeiten (Lohnfortzahlung für Urlaub, Krankheitsfall)
  • Einrichtung des Arbeitsplatzes
  • Dienstwagen
  • Smartphone

Die Personalkostenplanung ist die Basis für die Angabe der Personalaufwendungen im Businessplan und für die Preiskalkulation Ihrer Produkte oder Dienstleistungen nicht fundiert kalkulieren.

Direkte und indirekte Personalkosten: Diese Faktoren fließen in die Kalkulation ein

Die Personalkosten setzen sich aus den direkten Lohnkosten und den indirekten Lohnkosten (Lohnnebenkosten) zusammen:

  • Zu den direkten Lohnkosten gehören jene Bestandteile der Vergütung, aus denen sich das Bruttoentgelt zusammensetzt, beispielsweise das vereinbarte Gehalt, zusätzlich bezahlte vermögenswirksame Leistungen oder ein Bonus.
  • Zu den Lohnnebenkosten zählen in der Personalkostenrechnung alle Aufwendungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum eigentlichen Entgelt aufbringen muss, beispielsweise eine betriebliche Altersvorsorge, Kosten für Weiterbildungen, freiwillige Sozialleistungen oder der Personalaufwand für die Renten- oder Krankenversicherung.

Beispiele für anfallende Personalnebenkosten

Personalnebenkosten entstehen entweder auf der Basis von gesetzlichen Verpflichtungen – etwa bei der Abführung der Arbeitgeber-Beiträge zur Sozialversicherung – oder durch freiwillige, vertraglich vereinbarte oder tariflich geregelte Sozialleistungen.

Zahlungen an die Sozialversicherung

Für Existenzgründer sind die Aufwendungen zur gesetzlichen Sozialversicherung gewöhnlich der größte Kostenfaktor. Der Arbeitgeber trägt einen Anteil an der Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung der Angestellten und leistet Beiträge zur Unfallversicherung. In die Personalkostenplanung fließen sie mit dem Arbeitgeberanteil an den Beitragssätzen ein:

Sozialabgaben zur…

Beitragssatz

Arbeitgeberanteil

Rentenversicherung

18,6 Prozent

9,3 Prozent

Arbeitslosenversicherung

2,4 Prozent

1,2 Prozent

Pflegeversicherung

3,05 Prozent

1,525 Prozent

Krankenversicherung

14,6 Prozent + ca. 1,3 Prozent Zusatzbeitrag

7,3 Prozent + die Hälfte des Zusatzbeitrags

 

39,95 Prozent

19,975 Prozent

Zu den Lohnnebenkosten zählen außerdem verschiedene Umlagen. Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen, nehmen an der Umlage U1 teil und führen etwa 1,30 bis 3,10 Prozent des Bruttogehalts ab. An der Umlage U2 nehmen alle Arbeitgeber teil – sie beträgt 0,47 Prozent des Bruttogehalts der Mitarbeiter.

Personalkosten für die Entgeltfortzahlung

Oft müssen Sie auch dann Löhne zahlen, wenn Ihre Mitarbeiter gerade gar nicht arbeiten, beispielsweise im Krankheitsfall, wenn sie Urlaub haben oder wenn ein Feiertag auf einen Arbeitstag fällt. In diesem Fall leisten Sie Lohnfortzahlung, die gesetzlich geregelt ist. Im Gegensatz zu Urlaub und Feiertagen können Sie Krankheitstage nicht exakt kalkulieren. Ziehen Sie Erfahrungs- oder Schätzwerte dafür heran. Ein gerne gewählter Mittelwert für Fehlzeiten sind zehn Krankheitstage pro Jahr.

gründerlexikon tipp

Meine Empfehlung: Lohn und Gehalt mit lexoffice abrechnen

Ich schreibe meine Rechnungen seit Jahren mit lexoffice. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur die Rechnungserstellung: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar Lohnabrechnungen erstellen.

→ Erfahren Sie, was lexoffice kann und was es kostet

Freiwillige oder vertraglich vereinbarte Sozialleistungen

Diese Aufwendungen sind für Arbeitgeber eine gute Möglichkeit, um ihre Arbeitnehmer an das Unternehmen zu binden. Zu diesen Personalzusatzkosten zählen unter anderem:

Monetäre LeistungenSachleistungen
 
  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • 13. Monatsgehalt
  • Zuschüsse zu Fahrtkosten, Umzügen oder Kinderbetreuungskosten
  • Mitarbeiterrabatte
  • betriebliche Altersvorsorge
  • Gutscheine
 
 
  • Dienstwagen
  • Firmenhandy
  • Kantine
  • kostenfreie Getränke oder Obst
  • Nutzung einer vergünstigten Wohnung
  • Gesundheitsleistungen
  • Weiterbildung
 

Tipp: Bedenken Sie dabei, dass Sie auch auf freiwillige Sozialleistungen in der Regel den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung leisten müssen.

Personalkosten richtig berechnen: Aufbau einer Personalkostenrechnung

Welcher Personalaufwand für einen Mitarbeiter pro Monat oder Jahr anfällt, ermitteln Gründer für die Personalkostenplanung mithilfe der folgenden Übersicht:

Monatlicher Bruttolohn bzw. Bruttogehalt

+ Zusatzleistungen, wie Bonuszahlungen, und Weihnachtsgeld

+ gesetzliche Abgaben zur Sozialversicherung (circa 20 Prozent vom Bruttolohn)

+ Entgeltfortzahlung für Krankheitstage oder andere Fehlzeiten

+ Beiträge zur Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung)

+ freiwillige oder tarifliche Sozialleistungen

+ Weiterbildungskosten

= gesamte Personalkosten für die Kalkulation

Vielen Arbeitgebern fällt es schwer, die Höhe der Personalnebenkosten in der Personalkostenrechnung zu beziffern. Der Arbeitgeberanteil zur Kranken- und Rentenversicherung lässt sich noch recht einfach für jeden Mitarbeiter berechnen – aber die Gesamtkosten für Entgeltfortzahlung oder Weiterbildung kann man meist nur überschlagsmäßig ermitteln. Als Erfahrungswert können Sie die Personalzusatzkosten mit dem Faktor 1,7 berechnen. Multiplizieren Sie das Bruttogehalt mit diesem Wert, erhalten Sie einen guten Richtwert für die Höhe des Personalaufwands für Ihre Angestellten.

Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient im Jahr 35.000 Euro. Mit dem Faktor 1,7 multipliziert ergibt die Personalkostenrechnung Personalkosten von 59.500 Euro.

Dieser Wert kann Ihnen auch helfen, den Stundensatz Ihres Mitarbeiters zu kalkulieren: Verdient der Arbeitnehmer beispielsweise 14,50 Euro in der Stunde, muss der Stundensatz 14,50 Euro x 1,7 = 24,65 Euro betragen, um kostendeckend zu sein. Den an den Kunden zu berechnende Stundensatz ermitteln Sie, indem Sie auf diese Personalkostenrechnung Ihren Gewinn als Unternehmer und die Gemeinkosten (z. B. für Büromieten) aufschlagen.

Tipp: Möchten Sie schnell herausfinden, welche Personalkosten ein Angestellter im Jahr verursacht? Nutzen Sie Gehaltsvergleiche im Internet, um die Höhe der Sozialabgaben anhand der konkreten Situation Ihres Mitarbeiters zu berechnen.

passfoto torsten montag

Torsten Montag
- Inhaber Gründerlexikon, Betriebswirt und Internetcoach -

Warum ich seit vielen Jahren lexoffice nutze

Obwohl ich bereits diverse Programme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen einer Lohnabrechnung bedarf deshalb nur noch eines Mausklicks und ist so einfach wie nirgendwo anders.

→ lexoffice 12 Monate kostenlos ausprobieren

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Zwischen Lohn und Gehalt besteht ein wesentlicher Unterschied:

  • Ein Gehalt wird Monat für Monat in derselben Höhe ausgezahlt. Es ist unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage oder Arbeitsstunden im Monat und auch unabhängig von der tatsächlich erbrachten Leistung.
  • Lohn hingegen wird in Abhängigkeit von der Anzahl der Arbeitsstunden und der erbrachten Leistung gezahlt, zum Beispiel Stücklohn. Das bedeutet, dass der Lohn jeden Monat variieren kann.

Da auch der Lohn von Arbeitern in vielen Betrieben nicht mehr auf der Basis von Stundensätzen, sondern als Monatslohn ausgezahlt wird, sprechen heute viele Tarifverträge nicht mehr von Lohn und Gehalt, sondern vom "Entgelt".

Fixe oder variable Personalkosten: Die Beschäftigungsart ist entscheidend!

Personalkosten in Ihrem Unternehmen können sowohl fixe als auch variable Kosten sein:

  • Alle Kosten, die Sie jeden Monat in derselben Höhe haben, sind Fixkosten, zum Beispiel ein festes Monatsentgelt.
  • Variable Kosten in der Personalkostenrechnung treten nicht jeden Monat in derselben Höhe auf, sondern variieren je nach Auslastung der Produktion, Erfolg der Vertriebsarbeit oder Umsatz des Unternehmens. Beispiele hierfür sind ein Stücklohn bei Akkordarbeit oder Provisionen im Vertrieb.

Ob Ihr Personal dem Unternehmen Fixkosten oder variable Kosten verursacht, können Sie über die Art der eingegangenen Arbeitsverhältnisse steuern, zum Beispiel:

  • Angestellter mit Monatsgehalt: fixe Personalkosten, die jeden Monat in gleicher Höhe anfallen
  • Abrechnung auf Stundenlohnbasis: variabler Personalaufwand, üblich zum Beispiel bei Minijobbern (monatliches Mindestentgelt als Fixum)
  • Subunternehmer/Freelancer: völlig variable Personalkosten, die Sie je nach Vereinbarung beliebig oder in einem bestimmten Rahmen abrufen können, ideal für Gründer beim Start ihres Unternehmens
  • Leiharbeiter: völlig variabler Personalaufwand perfekt zum Abdecken von Personalengpässen oder Spitzen

Ob Sie einen Minijob, einen Midijob, eine Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung anbieten, ist für Ihr Unternehmen vor allem eine Frage der Flexibilität: Verteilen sich die Aufgaben auf mehrere Schultern, ist das Unternehmen im Krankheitsfall oder während der Urlaubszeit flexibler. Sie bezahlen diesen "Luxus" aber eventuell auch durch höhere Personalkosten (z. B. für die Einrichtung mehrerer Arbeitsplätze oder höhere Büromieten) und durch einen erhöhten Aufwand bei der Lohnabrechnung.

Tipp: Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, wissen aber noch nicht, wo Sie mit der Suche anfangen sollen? In meinem Checklisten-Artikel zum Thema zeige ich Ihnen über zehn Wege, wie Sie den perfekten Mitarbeiter finden.

Wo gibt es Daten für die Personalkostenrechnung?

Praktische Rechner und Informationen für eine Personalkostenrechnung finden Sie auf den folgenden Internetseiten. Dort können Sie sich einen ersten Eindruck verschaffen, in welcher Größenordnung sich das Gehalt eines Angestellten in Ihrer Branche bewegen wird:

Fazit: Personalkosten sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Gesamtkosten

Wenn Sie Personal einstellen, denken Sie daran, dass die Personalkosten einen wesentlichen Anteil der Gesamtkosten Ihres Unternehmens darstellen. Überschlagsmäßig können Sie eine Personalkostenrechnung als Gründer durchführen, indem Sie den Bruttolohn mit dem Faktor 1,7 multiplizieren. Für Ihren Businessplan sollten Sie allerdings eine detailliertere Betrachtung der Personalkosten bevorzugen, in die Sie realistische Beiträge zur Sozialversicherung und weitere Personalzusatzkosten in tatsächlicher Höhe einfließen lassen.

Torsten Montag

Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

➲ Hast Du Fragen, Herausforderungen oder Problem? Vereinbare hier ein Telefonat mit mir!