Personalkosten kalkulieren: Erstellen Sie eine Personalkostenplanung!

Als Existenzgründer stellen Sie vielleicht zu Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit noch keine Mitarbeiter ein. Doch früher oder später kommen die meisten Gründer und Jungunternehmer in diese Situation. Wenn Sie jedoch beispielsweise eine GmbH gründen und sich selbst als Geschäftsführer einstellen, dann sind Sie von Anfang an, mit dieser Problematik konfrontiert. Daher ist es unumgänglich, dass Sie sich auch mit der Personalkostenplanung auseinandersetzen.

Warum Personalkosten kalkulieren?

In vielen kleineren und auch mittelständischen Unternehmen herrscht Unklarheit, was ein Mitarbeiter tatsächlich an Kosten verursacht. Viele Unternehmer unterschätzen auch den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten. Die Aufwendungen für Personal ist mehr als nur die Bruttokosten und die bekannten Personalnebenkosten in Form der gesetzlichen Sozialabgaben. Darunter fallen auch Aus- und Weiterbildungskosten, zusätzliche Vergütungen, wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld, Ausfallzeiten und sogar die Einrichtung des Arbeitsplatzes, Dienstwagen, Smartphone auf Firmenkosten und so weiter.

Die Kalkulation der Personalkosten ist die Basis für die Personalaufwendungen im Businessplan. Wenn Sie nicht wissen, was Ihre Mitarbeiter kosten, können Sie Ihre Preise für Ihre Produkte oder Dienstleistungen nicht vernünftig kalkulieren. Häufig verursachen Mitarbeiter circa 30-40 % der Gesamtkosten, im Dienstleistungssektor sogar bis zu 80 %.

Wie setzen sich die Personalkosten zusammen?

Die Personalkosten setzen sich grundlegend aus den direkten Lohnkosten und den Lohnnebenkosten, oder auch Personalnebenkosten genannt, zusammen. Die direkten Lohnkosten sind dabei die Vergütungen, die direkt den Arbeitnehmern zustehen, wie Löhne und Gehälter.

Als Lohnnebenkosten werden die Aufwendungen bezeichnet, die den Arbeitnehmern zusätzlich ausbezahlt werden, beziehungsweise, von denen sie profitieren, wie beispielsweise der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Aber auch Kosten für Arbeitskleidung, Urlaubsgelder, Weihnachtsgeld, Fahrtkostenerstattungen, vermögenswirksame Leistungen etc. fallen darunter.

Je nachdem, wie weit man das ausdehnen möchte, könnten Sie sogar indirekte Kosten, die den Arbeitsplatz betreffen, als Personalkosten deklarieren, wie zum Beispiel Büromaterial, Büromieten, Mietnebenkosten, Reinigungskosten, Aufwendungen für Computer usw. Denn diese Aufwendungen würden ja nicht anfallen, wenn Sie kein Personal beschäftigen würden. Von dem her können Sie das zum Teil auch als Personalaufwand kalkulieren. 

Was sind Personalnebenkosten?

Personalnebenkosten sind Aufwendungen, die Sie als Unternehmer zusätzlich zum vereinbarten Lohn oder Gehalt zahlen müssen oder wollen. Personalnebenkosten oder Lohnnebenkosten können in drei Kategorien eingeteilt werden:

  • Verpflichtende gesetzliche Aufwendungen zur Sozialversicherung
  • Tariflich oder vertraglich geregelte direkte Zahlungen an den Mitarbeiter
  • Tariflich oder vertraglich geregelte indirekte Zahlungen an den Mitarbeiter

Die bekanntesten Personalzusatzkosten sind wohl die Aufwendungen zur gesetzlichen Sozialversicherung. Dazu gehört insbesondere der Arbeitgeberanteil zur Kranken-, Renten-, Pflege- sowie Arbeitslosenversicherung. Im Krankheitsfall müssen Sie Ihre Arbeitnehmer weiter bezahlen. Erst nach sechs Wochen springt die Krankenkasse für die Lohnfortzahlung ein. Diese Kosten stellen ein gewisses Risiko für das Unternehmen dar, da Sie diese Kosten nicht planen können. Zwar können Sie auf Basis von Daten aus der Vergangenheit und anderer Statistiken gewisse Schätzungen treffen, aber eine exakte Kalkulation ist nicht möglich. Zu den gesetzlich verpflichtenden Personalzusatzkosten gehören auch Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung, soweit es hier gesetzliche Regelungen gibt.

Möglicherweise haben Sie mit Ihren Arbeitnehmern vereinbart, weitere direkte Zahlungen zu leisten. Neben dem vereinbarten Bruttogehalt fallen hier Zahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld usw. darunter. Bedenken Sie dabei, dass Sie auch auf diese Zahlungen in der Regel den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung leisten müssen. Auch Zuschüsse, Gutscheine oder Bonuszahlungen fallen in diese Kategorie.

Indirekte Zahlungen oder Leistungen an Ihre Mitarbeiter wären beispielsweise eine kostenfreie Kantine, die kostenfreie Betreuung von Kindern usw. Als Existenzgründer werden Sie vermutlich eher zurückhaltender von diesen Zusatzleistungen Gebrauch machen.

Der Hauptanteil der Personalzusatzkosten liegt daher vor allem im Bereich der gesetzlichen Sozialversicherung. Als Nächstes folgt der Bereich der direkten Zahlungen, sofern Sie vertraglich etwas mit Ihrem Arbeitnehmer vereinbart haben oder tariflich dazu gebunden sind.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Im Allgemeinen wird der Begriff Lohn für Arbeiter verwandt und Gehalt für Angestellte. In der Gesetzgebung und in Tarifverträgen findet die Differenzierung zwischen Löhne und Gehälter heute jedoch nicht mehr statt. Der eigentliche Unterschied besteht nicht in der Art der Beschäftigung, sondern in der Art und Umfang der Arbeitsleistung. Den Unterschied zu kennen ist wichtig für die Berechnung der Personalkosten.

Gehalt wird in der Regel monatlich gezahlt. Es hat jeden Monat dieselbe Höhe. Das Gehalt ist unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage im Monat und auch unabhängig von der tatsächlich erbrachten Leistung.

Lohn hingegen wird in Abhängigkeit von der Anzahl der Arbeitstage und der erbrachten Leistung gezahlt, zum Beispiel Stücklohn. Das bedeutet, dass der Lohn jeden Monat variieren kann.

Wie kann ich Personalkosten richtig kalkulieren?

Damit Sie sich einen groben Überblick verschaffen können, was Ihr Personal kostet, habe ich für Sie eine einfache Übersicht zusammengestellt. Diese ist natürlich nicht vollständig, sondern soll Ihnen lediglich helfen, einen ersten Eindruck Ihrer Personalkosten zu gewinnen. Sofern Sie nur einen oder einige wenige Mitarbeiter beschäftigen, reicht in aller Regel auch eine einfache Berechnung der Personalkosten aus.

Monatlicher Bruttolohn bzw. Bruttogehalt

+ Zusatzleistungen, wie Bonuszahlungen, und Weihnachtsgeld

+ gesetzliche Abgaben zur Sozialversicherung (circa 21 % vom Bruttolohn)

+ Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder andere Fehlzeiten

+ Beiträge zur Berufsgenossenschaft

+ freiwillige oder tarifliche Sozialleistungen (z.B. Altersvorsorge, Vermögensbildung etc.)

+ Weiterbildungskosten

= gesamte Personalkosten

Hier ist deutlich ersichtlich, dass die Personalzusatzkosten einen wesentlichen Anteil am Personalaufwand haben. Denn alles was Sie unterhalb des Bruttolohns bzw. Bruttogehalts finden sind Lohnnebenkosten.

Experten nennen in diesem Zusammenhang als Faustformel den Faktor 1,7. Das bedeutet, dass Sie den Bruttolohn bzw. Bruttogehalt mit 1,7 multiplizieren können, um so die gesamten Personalkosten zu erhalten. Nehmen wir als Beispiel, dass Ihr Mitarbeiter ein Jahresgehalt von 40.000 Euro hat. Wenn Sie diese Zahl mit 1,7 multiplizieren, kommen Sie auf 68.000 Euro. Das sind die gesamten jährlichen Personalkosten für diesen einen Mitarbeiter.

Natürlich ist das nur eine grobe Richtlinie. Gerade wenn Sie zu Beginn lediglich den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung leisten, aber sonst nichts vertraglich vereinbart haben, wird Ihr Personalaufwand geringer sein. Aber Sie sollten die Personalkosten auf keinen Fall unterschätzen. Sie tragen einen wesentlichen Beitrag zu den Gesamtkosten in Ihrem Unternehmen bei. Daher ist es ratsam, den Personalaufwand eher etwas großzügiger zu berechnen als zu knapp.

 

Im Gründerlexikon finden Sie auch einen Gehaltsrechner, mit dem Sie die grundlegenden Personalkosten schnell berechnen können. Der Rechner ist zwar für Arbeitnehmer ausgelegt, doch die Höhe der Sozialabgaben ist für Arbeitgeber fast identisch.

Sind Personalkosten fixe oder variable Kosten?

Personalkosten können sowohl fixe als auch variable Kosten sein. Fixe Kosten sind ein fester Bruttolohn / Bruttogehalt. Variable Kosten wären beispielsweise ein Entgelt bei Akkordarbeit, bei dem der Arbeitnehmer nach Stückzahl bezahlt wird. Oder auch Provisionen sind variable Kosten. Alle Kosten, die Sie jeden Monat in derselben Höhe haben, sind de facto Fixkosten. Alle Aufwendungen, die in Ihrem Unternehmen für Personal monatlich nicht fest kalkulierbar anfallen, können Sie als variable Kosten ansehen.

Wo gibt es Daten für Personalkalkulation?

Praktische Rechner und Informationen für eine Personalkostenplanung erhalten Sie außerdem auf den folgenden Internetseiten. Dort können Sie sich einen ersten Eindruck verschaffen, in welcher Größenordnung das Gehalt eines Angestellten in Ihrer Branche sein wird.

Noch wichtiger: Wer hilft mir, Personal zu finden?

In der heutigen Zeit spielt nicht mehr allein eine Rolle, was Personal kostet oder wo man es findet. Immer wichtiger wird es, dass Sie einen Partner an Ihrer Seite haben, der für Sie qualifiziertes und kompetentes Personal findet. Warum? Der Fachkräftemangel in einigen Branchen ist bereits heute schon so groß, dass Unternehmen einen gewaltigen Aufwand betreiben müssen, um Ihren Personalbedarf zu decken. Laut der Bertelsmann-Stiftung soll sich dieser Trend bis 2050 sogar noch dramatisch verschärfen.

In so einer Situation das richtige Personal zu finden, wird daher immer schwieriger. Falls Sie sich in einer ähnlichen Lage befinden, sollten Sie eine professionelle Personalberatung in Anspruch nehmen. Allerdings ist Personalberatung nicht gleich Personalberatung. Ich empfehle Ihnen zunächst meine Liste der Personalberatungen in Deutschland, in der Sie die wichtigsten Personalberater Deutschlands finden.

Worauf Sie bei der Auswahl des richtigen Beratungsunternehmens achten sollten, zeige ich Ihnen im nächsten Artikel „Checkliste Personalberatung – Wie finde ich den richtigen Personalberater?“.

Fazit: Personalkosten sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Gesamtkosten

Je nach Geschäftsmodell, kommen Sie früher oder später nicht umhin Personal einzustellen. Bedenken Sie dabei, dass die Personalkosten einen wesentlichen Anteil der Gesamtkosten Ihres Unternehmens darstellen. Wie Sie den Personalaufwand grob berechnen können, haben Sie auch gesehen. Rechnen Sie zum Bruttolohn einfach den Faktor 1,7. Hier sind dann auch die Personalnebenkosten enthalten.

Zu Beginn Ihrer Tätigkeit wäre möglicherweise aber auch das Zurückgreifen auf freie Mitarbeiter oder Freelancer empfehlenswert, sofern das möglich ist. So haben Sie nicht das Risiko und den Aufwand der mit dem Einstellen von Mitarbeitern einhergeht.

 

Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich werde Ihnen durch meine Artikel den richtigen Weg als Unternehmer zeigen. Sollten Sie Fragen haben, kommen Sie gern in die Gründerlexikon Facebook Gruppe - dort erhalten Sie unbürokratische Hilfe.