Personalkosten berechnen: Erstellen Sie eine Personalkostenplanung!

Die Personalkosten setzen sich aus den direkten Lohnkosten und den indirekten Lohnkosten (Lohnnebenkosten) zusammen:

• Zu den direkten Lohnkosten gehören jene Bestandteile der Vergütung, aus denen sich das Bruttoentgelt zusammensetzt, beispielsweise das vereinbarte Gehalt, zusätzlich bezahlte vermögenswirksame Leistungen oder ein Bonus.
• Zu den Lohnnebenkosten zählen in der Personalkostenrechnung alle Aufwendungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum eigentlichen Entgelt aufbringen muss, beispielsweise eine betriebliche Altersvorsorge, Kosten für Weiterbildungen, freiwillige Sozialleistungen oder der Personalaufwand für die Renten- oder Krankenversicherung.

Personalnebenkosten entstehen entweder auf der Basis von gesetzlichen Verpflichtungen – etwa bei der Abführung der Arbeitgeber-Beiträge zur Sozialversicherung – oder durch freiwillige, vertraglich vereinbarte oder tariflich geregelte Sozialleistungen.

Oft müssen Sie auch dann Löhne zahlen, wenn Ihre Mitarbeiter gerade gar nicht arbeiten, beispielsweise im Krankheitsfall, wenn sie Urlaub haben oder wenn ein Feiertag auf einen Arbeitstag fällt. In diesem Fall leisten Sie Lohnfortzahlung, die gesetzlich geregelt ist. Im Gegensatz zu Urlaub und Feiertagen können Sie Krankheitstage nicht exakt kalkulieren. Ziehen Sie Erfahrungs- oder Schätzwerte dafür heran. Ein gerne gewählter Mittelwert für Fehlzeiten sind zehn Krankheitstage pro Jahr.

Welcher Personalaufwand für einen Mitarbeiter pro Monat oder Jahr anfällt, ermitteln Gründer für die Personalkostenplanung mithilfe der folgenden Übersicht und Formel:

Monatlicher Bruttolohn bzw. Bruttogehalt

+ Zusatzleistungen, wie Bonuszahlungen, und Weihnachtsgeld

+ gesetzliche Abgaben zur Sozialversicherung (circa 20 Prozent vom Bruttolohn)

+ Entgeltfortzahlung für Krankheitstage oder andere Fehlzeiten

+ Beiträge zur Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung)

+ freiwillige oder tarifliche Sozialleistungen

+ Weiterbildungskosten

= gesamte Personalkosten für die Kalkulation

Vielen Arbeitgebern fällt es schwer, die Höhe der Personalnebenkosten in der Personalkostenrechnung zu beziffern. Der Arbeitgeberanteil zur Kranken- und Rentenversicherung lässt sich noch recht einfach für jeden Mitarbeiter berechnen – aber die Gesamtkosten für Entgeltfortzahlung oder Weiterbildung kann man meist nur überschlagsmäßig ermitteln. Als Erfahrungswert können Sie die Personalzusatzkosten mit dem Faktor 1,7 berechnen. Multiplizieren Sie das Bruttogehalt mit diesem Wert, erhalten Sie einen guten Richtwert für die Höhe des Personalaufwands für Ihre Angestellten. Die Formel lautet ganz einfach:

Bruttojahresentgelt x 1,7 = Tatsächliche Personalkosten

Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient im Jahr 35.000 Euro. Mit dem Faktor 1,7 multipliziert ergibt die Personalkostenrechnung Personalkosten von 59.500 Euro.

Dieser Wert kann Ihnen auch helfen, den Stundensatz Ihres Mitarbeiters zu kalkulieren: Verdient der Arbeitnehmer beispielsweise 14,50 Euro in der Stunde, muss der Stundensatz 14,50 Euro x 1,7 = 24,65 Euro betragen, um kostendeckend zu sein. Den an den Kunden zu berechnende Stundensatz ermitteln Sie, indem Sie auf diese Personalkostenrechnung Ihren Gewinn als Unternehmer und die Gemeinkosten (z. B. für Büromieten) aufschlagen.

Tipp: Möchten Sie schnell herausfinden, welche Personalkosten ein Angestellter im Jahr verursacht? Nutzen Sie Gehaltsvergleiche im Internet, um die Höhe der Sozialabgaben anhand der konkreten Situation Ihres Mitarbeiters zu berechnen.

Zwischen Lohn und Gehalt besteht ein wesentlicher Unterschied:

• Ein Gehalt wird Monat für Monat in derselben Höhe ausgezahlt. Es ist unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage oder Arbeitsstunden im Monat und auch unabhängig von der tatsächlich erbrachten Leistung.
• Lohn hingegen wird in Abhängigkeit von der Anzahl der Arbeitsstunden und der erbrachten Leistung gezahlt, zum Beispiel Stücklohn. Das bedeutet, dass der Lohn jeden Monat variieren kann.

Da auch der Lohn von Arbeitern in vielen Betrieben nicht mehr auf der Basis von Stundensätzen, sondern als Monatslohn ausgezahlt wird, sprechen heute viele Tarifverträge nicht mehr von Lohn und Gehalt, sondern vom "Entgelt".

Personalkosten in Ihrem Unternehmen können sowohl fixe als auch variable Kosten sein:

• Alle Kosten, die Sie jeden Monat in derselben Höhe haben, sind Fixkosten, zum Beispiel ein festes Monatsentgelt.
• Variable Kosten in der Personalkostenrechnung treten nicht jeden Monat in derselben Höhe auf, sondern variieren je nach Auslastung der Produktion, Erfolg der Vertriebsarbeit oder Umsatz des Unternehmens. Beispiele hierfür sind ein Stücklohn bei Akkordarbeit oder Provisionen im Vertrieb.

Ob Ihr Personal dem Unternehmen Fixkosten oder variable Kosten verursacht, können Sie über die Art der eingegangenen Arbeitsverhältnisse steuern, zum Beispiel:

• Angestellter mit Monatsgehalt: fixe Personalkosten, die jeden Monat in gleicher Höhe anfallen
• Abrechnung auf Stundenlohnbasis: variabler Personalaufwand, üblich zum Beispiel bei Minijobbern (monatliches Mindestentgelt als Fixum)
• Subunternehmer/Freelancer: völlig variable Personalkosten, die Sie je nach Vereinbarung beliebig oder in einem bestimmten Rahmen abrufen können, ideal für Gründer beim Start ihres Unternehmens
• Leiharbeiter: völlig variabler Personalaufwand perfekt zum Abdecken von Personalengpässen oder Spitzen

Ob Sie einen Minijob, einen Midijob, eine Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung anbieten, ist für Ihr Unternehmen vor allem eine Frage der Flexibilität: Verteilen sich die Aufgaben auf mehrere Schultern, ist das Unternehmen im Krankheitsfall oder während der Urlaubszeit flexibler. Sie bezahlen diesen "Luxus" aber eventuell auch durch höhere Personalkosten (z. B. für die Einrichtung mehrerer Arbeitsplätze oder höhere Büromieten) und durch einen erhöhten Aufwand bei der Lohnabrechnung.

Tipp: Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, wissen aber noch nicht, wo Sie mit der Suche anfangen sollen? In meinem Checklisten-Artikel zum Thema zeige ich Ihnen über zehn Wege, wie Sie den perfekten Mitarbeiter finden.