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Für Ihren Businessplan sollten Sie die voraussichtliche Höhe der Personalkosten berechnen können. Doch die Materie ist komplex: Welche Kosten zählen zu den Personalkosten? Wie wirken sich Arbeitslosen- oder Rentenversicherung und Sozialleistungen aus? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die Personalkosten berechnen, welche Arten von Personalaufwand Sie berücksichtigen müssen und wie Sie Ihre Personalkosten variabel halten!
Häufig verursachen Mitarbeiter etwa 30 bis 40 Prozent der Gesamtkosten, im Dienstleistungssektor sogar bis zu 80 Prozent. Bei Personalkosten denken viele Arbeitgeber vor allem an den Stundensatz der Mitarbeiter und wahrscheinlich im zweiten Schritt auch noch an die Lohnnebenkosten wie Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung sowie die Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Zum Personalaufwand zählen aber noch viele weitere Kosten, zum Beispiel:
Die Personalkostenplanung ist die Basis für die Angabe der Personalaufwendungen im Businessplan und für die Preiskalkulation Ihrer Produkte oder Dienstleistungen nicht fundiert kalkulieren.
Die Personalkosten setzen sich aus den direkten Lohnkosten und den indirekten Lohnkosten (Lohnnebenkosten) zusammen:
Personalnebenkosten entstehen entweder auf der Basis von gesetzlichen Verpflichtungen – etwa bei der Abführung der Arbeitgeber-Beiträge zur Sozialversicherung – oder durch freiwillige, vertraglich vereinbarte oder tariflich geregelte Sozialleistungen.
Für Existenzgründer sind die Aufwendungen zur gesetzlichen Sozialversicherung gewöhnlich der größte Kostenfaktor. Der Arbeitgeber trägt einen Anteil an der Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung der Angestellten und leistet Beiträge zur Unfallversicherung. In die Personalkostenplanung fließen sie mit dem Arbeitgeberanteil an den Beitragssätzen ein:
Sozialabgaben zur… | Beitragssatz | Arbeitgeberanteil |
Rentenversicherung | 18,6 Prozent | 9,3 Prozent |
Arbeitslosenversicherung | 2,4 Prozent | 1,2 Prozent |
Pflegeversicherung | 3,05 Prozent | 1,525 Prozent |
Krankenversicherung | 14,6 Prozent + ca. 1,3 Prozent Zusatzbeitrag | 7,3 Prozent + die Hälfte des Zusatzbeitrags |
| 39,95 Prozent | 19,975 Prozent |
Zu den Lohnnebenkosten zählen außerdem verschiedene Umlagen. Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen, nehmen an der Umlage U1 teil und führen etwa 1,30 bis 3,10 Prozent des Bruttogehalts ab. An der Umlage U2 nehmen alle Arbeitgeber teil – sie beträgt 0,47 Prozent des Bruttogehalts der Mitarbeiter.
Oft müssen Sie auch dann Löhne zahlen, wenn Ihre Mitarbeiter gerade gar nicht arbeiten, beispielsweise im Krankheitsfall, wenn sie Urlaub haben oder wenn ein Feiertag auf einen Arbeitstag fällt. In diesem Fall leisten Sie Lohnfortzahlung, die gesetzlich geregelt ist. Im Gegensatz zu Urlaub und Feiertagen können Sie Krankheitstage nicht exakt kalkulieren. Ziehen Sie Erfahrungs- oder Schätzwerte dafür heran. Ein gerne gewählter Mittelwert für Fehlzeiten sind zehn Krankheitstage pro Jahr.
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Diese Aufwendungen sind für Arbeitgeber eine gute Möglichkeit, um ihre Arbeitnehmer an das Unternehmen zu binden. Zu diesen Personalzusatzkosten zählen unter anderem:
| Monetäre Leistungen | Sachleistungen |
|---|---|
|
|
Tipp: Bedenken Sie dabei, dass Sie auch auf freiwillige Sozialleistungen in der Regel den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung leisten müssen.
Welcher Personalaufwand für einen Mitarbeiter pro Monat oder Jahr anfällt, ermitteln Gründer für die Personalkostenplanung mithilfe der folgenden Übersicht und Formel:
Monatlicher Bruttolohn bzw. Bruttogehalt
+ Zusatzleistungen, wie Bonuszahlungen, und Weihnachtsgeld
+ gesetzliche Abgaben zur Sozialversicherung (circa 20 Prozent vom Bruttolohn)
+ Entgeltfortzahlung für Krankheitstage oder andere Fehlzeiten
+ Beiträge zur Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung)
+ freiwillige oder tarifliche Sozialleistungen
+ Weiterbildungskosten
= gesamte Personalkosten für die Kalkulation
Vielen Arbeitgebern fällt es schwer, die Höhe der Personalnebenkosten in der Personalkostenrechnung zu beziffern. Der Arbeitgeberanteil zur Kranken- und Rentenversicherung lässt sich noch recht einfach für jeden Mitarbeiter berechnen – aber die Gesamtkosten für Entgeltfortzahlung oder Weiterbildung kann man meist nur überschlagsmäßig ermitteln. Als Erfahrungswert können Sie die Personalzusatzkosten mit dem Faktor 1,7 berechnen. Multiplizieren Sie das Bruttogehalt mit diesem Wert, erhalten Sie einen guten Richtwert für die Höhe des Personalaufwands für Ihre Angestellten. Die Formel lautet ganz einfach:
Bruttojahresentgelt x 1,7 = Tatsächliche Personalkosten
Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient im Jahr 35.000 Euro. Mit dem Faktor 1,7 multipliziert ergibt die Personalkostenrechnung Personalkosten von 59.500 Euro.
Dieser Wert kann Ihnen auch helfen, den Stundensatz Ihres Mitarbeiters zu kalkulieren: Verdient der Arbeitnehmer beispielsweise 14,50 Euro in der Stunde, muss der Stundensatz 14,50 Euro x 1,7 = 24,65 Euro betragen, um kostendeckend zu sein. Den an den Kunden zu berechnende Stundensatz ermitteln Sie, indem Sie auf diese Personalkostenrechnung Ihren Gewinn als Unternehmer und die Gemeinkosten (z. B. für Büromieten) aufschlagen.
Tipp: Möchten Sie schnell herausfinden, welche Personalkosten ein Angestellter im Jahr verursacht? Nutzen Sie Gehaltsvergleiche im Internet, um die Höhe der Sozialabgaben anhand der konkreten Situation Ihres Mitarbeiters zu berechnen.
Obwohl ich bereits diverse Programme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen einer Lohnabrechnung bedarf deshalb nur noch eines Mausklicks und ist so einfach wie nirgendwo anders.
Personalkosten in Ihrem Unternehmen können sowohl fixe als auch variable Kosten sein:
Ob Ihr Personal dem Unternehmen Fixkosten oder variable Kosten verursacht, können Sie über die Art der eingegangenen Arbeitsverhältnisse steuern, zum Beispiel:
Ob Sie einen Minijob, einen Midijob, eine Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung anbieten, ist für Ihr Unternehmen vor allem eine Frage der Flexibilität: Verteilen sich die Aufgaben auf mehrere Schultern, ist das Unternehmen im Krankheitsfall oder während der Urlaubszeit flexibler. Sie bezahlen diesen "Luxus" aber eventuell auch durch höhere Personalkosten (z. B. für die Einrichtung mehrerer Arbeitsplätze oder höhere Büromieten) und durch einen erhöhten Aufwand bei der Lohnabrechnung.
Tipp: Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, wissen aber noch nicht, wo Sie mit der Suche anfangen sollen? In meinem Checklisten-Artikel zum Thema zeige ich Ihnen über zehn Wege, wie Sie den perfekten Mitarbeiter finden.
Monatlicher Bruttolohn bzw. Bruttogehalt
+ Zusatzleistungen, wie Bonuszahlungen, und Weihnachtsgeld
+ gesetzliche Abgaben zur Sozialversicherung (circa 21 % vom Bruttolohn)
+ Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder andere Fehlzeiten
+ Beiträge zur Berufsgenossenschaft
+ freiwillige oder tarifliche Sozialleistungen (z.B. Altersvorsorge, Vermögensbildung (siehe auch vermögenswirksame Leistungen) etc.)
+ Weiterbildungskosten
= gesamte Personalkosten
Im Allgemeinen wird der Begriff Lohn für Arbeiter verwandt und Gehalt für Angestellte. In der Gesetzgebung und in Tarifverträgen findet die Differenzierung zwischen Löhne und Gehälter heute jedoch nicht mehr statt. Der eigentliche Unterschied besteht nicht in der Art der Beschäftigung, sondern in der Art und Umfang der Arbeitsleistung. Den Unterschied zu kennen ist wichtig für die Berechnung der Personalkosten.
Gehalt wird in der Regel monatlich gezahlt. Es hat jeden Monat dieselbe Höhe. Das Gehalt ist unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage im Monat und auch unabhängig von der tatsächlich erbrachten Leistung.
Lohn hingegen wird in Abhängigkeit von der Anzahl der Arbeitstage und der erbrachten Leistung gezahlt, zum Beispiel Stücklohn. Das bedeutet, dass der Lohn jeden Monat variieren kann.
