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Betriebsausgaben: Das Buch mit 7 Siegeln?

Ein wesentlicher Teil der Buchführung sind Betriebsausgaben. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmer sind Betriebsausgaben Punkte, an denen sie ansetzen können, um Steuern zu sparen. Daher sind diese insbesondere bei Betriebsprüfern auch so “beliebt”. Doch zunächst einmal möchten wir klären: Was sind Betriebsausgaben eigentlich?

Die Betriebsausgaben Definition nach §4 Abs. 4 EStG lautet simpel:

“Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.”

Mit anderen Worten: Alle Aufwendungen, die Sie im Rahmen Ihrer selbstständigen Tätigkeit haben, sind Betriebsausgaben. Zum Großteil können Sie die Betriebsausgaben absetzen, das heißt steuerlich geltend machen, und damit den zu versteuernden Gewinn mindern. Betriebsausgaben sind für jeden Unternehmer wichtig, nicht nur für eine bestimmte Gruppe. Denn wie wir gesehen haben, mindern diese Ihren steuerlichen Gewinn und damit können Sie unter Umständen viel Geld sparen.

Liste der Betriebsausgaben - gratis Download

Welche Betriebsausgaben es geben könnte, habe ich in dieser Liste (mehrere Dutzend) zusammengetragen. Holen Sie sich Inspirationen und checken Sie, ob Sie wirklich alle Potential voll ausschöpfen:

Sind Betriebsausgaben gleichzeitig Betriebskosten?

Im Grunde genommen schon, jedoch wird der Begriff Betriebsausgaben vorwiegend im steuerlichen Sinne verwendet, während dem der Begriff Betriebskosten bei Controlling und Kalkulation zu finden ist.

Als Betriebskosten werden solche Kosten bezeichnet, die zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes eines Unternehmens benötigt werden. Sie können in direkte und indirekte Betriebskosten unterteilt werden. Direkte Betriebskosten sind solche, die sich eindeutig bestimmten durchgeführten Maßnahmen zuordnen lassen. Indirekte Betriebskosten lassen sich hingegen nicht mit absoluter Sicherheit einer Maßnahme zuordnen. Betriebskosten werden in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens erfasst.

Arten von Betriebskosten

Zu den Betriebskosten zählen unter anderem:

  • Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialleistungen
  • Materialkosten: Rohstoffe, Hilfsstoffe (Schrauben, Nägel etc.), Betriebsstoffe (Schmierstoffe, Kraftstoffe etc.)
  • Instandhaltungskosten: Wartungskosten, Inspektionskosten
  • Raumkosten
  • Energiekosten
  • Werkzeugkosten
  • Abschreibungen

Was kann ich als Betriebsausgaben absetzen?

Was Sie als Betriebsausgaben absetzen können, hängt in erster Linie davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind sowie von Ihren persönlichen Umständen. Kosten, die Sie zwar indirekt haben, um Ihren Betrieb aufrechtzuerhalten, die aber zur privaten Lebensführung zugerechnet werden, können Sie nicht als Betriebsausgaben absetzen. Darunter würden Kosten für Lebensmittel zählen. Natürlich brauchen Sie Nahrung um zu leben und auch zu arbeiten. Doch diese Kosten können Sie nicht ansetzen.

Betriebsausgaben Liste - Das können Sie absetzen

Im Folgenden gebe ich Ihnen eine kurze Betriebsausgaben Liste mit an die Hand. Diese Betriebsausgaben können Sie unbeschränkt absetzen. Natürlich immer unter der Voraussetzung, dass Sie diese Ausgaben auch tatsächlich haben und durch Rechnungen nachweisen können.

  • Abschreibungen auf Anlagevermögen
  • Anschaffungskosten für Büro, Möbel, Geräte etc.
  • Arbeitskleidung
  • Arbeitsmittel
  • Bankgebühren, z.B. für Girokonto, Zinsen usw.
  • Büromaterial
  • Fachliteratur
  • Fahrtkosten
  • Fortbildungskosten
  • Homepagekosten, Aufwendungen für Domains, Software etc.
  • Investitionsabzugsbetrag
  • Lohnkosten, Personalkosten
  • Miete für Büro, Lager usw.
  • Steuerberaterkosten
  • Technische Geräte wie Computer, Smartphone, Laptop
  • Versicherungsprämien
  • Wareneinkauf
  • viele weitere Betriebsausgaben finden Sie in meinem eBook

Diese Betriebsausgaben Liste ist nicht vollständig. Eine wesentlich umfangreichere Liste mit Betriebsausgaben erhalten Sie hier gratis. Wie schon erwähnt, müssen die o.g. Ausgaben immer im direkten Zusammenhang mit Ihrem Betrieb stehen. Beispielsweise können Sie Versicherungsprämien nur dann als Betriebsausgaben absetzen, wenn diese auf Ihr Unternehmen lautet. Eine Hundehaftpflichtversicherung für Ihr Haustier können Sie daher nicht ansetzen.

Wieso ein “Buch mit 7 Siegeln”?

Der Titel zu diesem Artikel wurde bewusst so gewählt: “Betriebsausgaben: Das Buch mit 7 Siegeln”. Denn so einfach wie es auf den ersten Blick erscheinen mag - ein Unternehmer setzt einfach alle betrieblichen Ausgaben als Betriebsausgabe an - ist es in der Praxis nämlich nicht. Es gibt gefühlt unendliche Ausnahmen oder Einschränkungen, Höchstgrenzen usw. Außerdem ist die Abgrenzung zwischen privaten und betrieblichen Aufwendungen teilweise gar nicht so einfach. Zum Beispiel kann ein häusliches Arbeitszimmer grundsätzlich als Betriebsausgabe angesetzt werden. Doch was ist ein häusliches Arbeitszimmer? Wie groß darf es sein? Welche Ausgaben können angesetzt werden? Von wo aus muss der Zugang gewährleistet sein? Welche privaten Dinge dürfen in diesem Raum stehen? Hier gibt es regelmäßig Diskussionen zwischen Finanzamt und Steuerzahler.

Vor allem Betriebsprüfer machen sich diese umfangreichen Vorschriften zunutze, um die Höhe der Betriebsausgaben zu senken und in der Folge den zu versteuernden Gewinn zu steigern. Das Gründerlexikon hat dazu eigens einen Betriebsprüfer interviewt, welche Betriebsausgaben bei einer Steuerprüfung besonders im Fokus stehen und wie sich Selbstständige darauf vorbereiten können.

Wenn Sie die Angst vor dem Steuerprüfer überwinden wollen, dann habe ich heute großartige Neuigkeiten für Sie…

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Vorlage Reinigungskosten für Berufsbekleidung

Existenzgründer und Unternehmer können die Reinigungskosten für typische Berufsbekleidung als Betriebsausgabe ansetzen. Zur typischen Berufsbekleidung zählt bspw. der Blaumann oder die Hygienewäsche, die in Krankenhäusern Pflicht ist.

Das sagt der BFH zur Reinigung von typischer Berufsbekleidung

Die Reinigung von Berufsbekleidung in der heimischen Waschmaschine kann als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Der BFH hat mit seinem Urteil vom 29. Juni 1993 Az. IV R 53/92 bestätigt, dass Aufwendungen für das Waschen typischer Berufskleidung auf Grundlage der Kosten einzelner Waschmaschinenläufe geschätzt werden kann.

Die Arbeitsgemeinschaft der Verbraucherverbände e.V. hat dieses Urteil zum Anlass genommen und die Kosten für die Wäschepflege in privaten Haushalten errechnet. Die errechneten Werte beziehen sich immer auf 1 kg Wäsche für den 1-Personen- bis 4-Personen Haushalt. Die einzelnen Werte entnehmen Sie bitte der nachfolgenden Vorlage im Premium Bereich auf Reinigungskosten Arbeitsbekleidung

Vorlage zur Berechnung von Reinigungskosten

Mit unserer Vorlage Reinigungskosten Berufsbekleidung können sich Unternehmer Ihre Reinigungskosten in einer Excel Tabelle selber ausrechnen. In unserem Muster Reinigungskosten sind beispielhafte Daten zur Ermittlung der Reinigungskosten zur Veranschaulichung verwendet worden.

Welche Kleidung kann abgesetzt werden?

Allerdings können nicht jede Berufsbekleidung und deren Reinigung als Betriebsausgabe angesetzt werden. Lediglich Kleidung, die eindeutig dem Beruf zuzuschreiben ist, gilt als absetzungsfähige Berufsbekleidung. Hierzu zählen spezielle Sicherheitskleidung, wie die Schnittschutzhosen bei Tätigkeiten mit Kettensägen oder auch ein Blaumann, auf dem das Firmenlogo des Arbeitgebers abgedruckt ist.

Herkömmliche Kleidung, wie ein Kostüm oder ein Anzug, die in manchen Firmen zwar vorgeschrieben ist, kann genauso im privaten Bereich getragen werden. Insofern handelt es sich nicht um Berufsbekleidung und die Kosten für die Reinigung sind nicht zu den Betriebsausgaben zu zählen.

Betriebsausgabenpauschale und Freibeträge

Bestimmte Berufsgruppen, insbesondere im Sektor Freiberufler, dürfen eine Betriebsausgabenpauschale ansetzen. So können zum Beispiel hauptberufliche Schriftsteller pauschal 2.455 Euro im Jahr an Betriebsausgaben absetzen, auch wenn die tatsächlichen Ausgaben niedriger ausfallen.

Generell gibt es jedoch nur für wenige Berufsgruppen eine Betriebsausgabenpauschale. Insbesondere bei solchen, bei denen eine eindeutige Grenze zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben nur schwer zu ziehen ist.

Bis zu 10.936€ Kosten sparen im Büro – 10 Tipps in der Infografik

Da ich persönlich diese Infografik recht interessant finde, weil Sie zum Einen Betriebsausgaben zeigt, wo Sparpotenzial vorhanden sind und zum Anderen die Dimension in Euro und Cent darlegt, hat Sie es in meine Gründercheckliste geschafft. Es gibt natürlich weitaus mehr Betriebsausgaben und Sparmöglichkeiten, doch das würde an dieser Stelle zu weit führen.

Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

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Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder erkundigen Sie sich jetzt unverbindlich zu meinem Existenzgründerseminar für zu Hause!

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