Betriebsausgaben: Das Buch mit 7 Siegeln?

Ein wesentlicher Teil der Opens internal link in current windowBuchführung sind Betriebsausgaben. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmer sind Betriebsausgaben Punkte, an denen sie ansetzen können, um Steuern zu sparen. Daher sind diese insbesondere bei Betriebsprüfern auch so “beliebt”. Doch zunächst einmal möchten wir klären: Was sind Betriebsausgaben eigentlich?

Die wichtigsten Betriebsausgaben bei der Steuerprüfung in einem Bild dargestellt.
Bild: Gründerlexikon

Die Betriebsausgaben Definition nach Opens external link in new window§4 Abs. 4 EStG lautet simpel:

“Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.”

Mit anderen Worten: Alle Aufwendungen, die Sie im Rahmen Ihrer selbstständigen Tätigkeit haben, sind Betriebsausgaben. Zum Großteil können Sie die Betriebsausgaben absetzen, das heißt steuerlich geltend machen, und damit den zu versteuernden Gewinn mindern. Betriebsausgaben sind für jeden Unternehmer wichtig, nicht nur für eine bestimmte Gruppe. Denn wie wir gesehen haben, mindern diese Ihren steuerlichen Gewinn und damit können Sie unter Umständen viel Geld sparen.

Welche Betriebsausgaben es geben könnte, habe ich in dieser Liste (mehrere Dutzend) zusammengetragen. Holen Sie sich Inspirationen und checken Sie, ob Sie wirklich alle Potential voll ausschöpfen:

Sind Betriebsausgaben gleichzeitig Betriebskosten?

Im Grunde genommen schon, jedoch wird der Begriff Betriebsausgaben vorwiegend im steuerlichen Sinne verwendet, während dem der Begriff Betriebskosten bei Controlling und Kalkulation zu finden ist.

Als Betriebskosten werden solche Kosten bezeichnet, die zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes eines Unternehmens benötigt werden. Sie können in direkte und indirekte Betriebskosten unterteilt werden. Direkte Betriebskosten sind solche, die sich eindeutig bestimmten durchgeführten Maßnahmen zuordnen lassen. Indirekte Betriebskosten lassen sich hingegen nicht mit absoluter Sicherheit einer Maßnahme zuordnen. Betriebskosten werden in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens erfasst.

Arten von Betriebskosten

Zu den Betriebskosten zählen unter anderem:

  • Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialleistungen
  • Materialkosten: Rohstoffe, Hilfsstoffe (Schrauben, Nägel etc.), Betriebsstoffe (Schmierstoffe, Kraftstoffe etc.)
  • Instandhaltungskosten: Wartungskosten, Inspektionskosten
  • Raumkosten
  • Energiekosten
  • Werkzeugkosten
  • Abschreibungen

Was kann ich als Betriebsausgaben absetzen?

Was Sie als Betriebsausgaben absetzen können, hängt in erster Linie davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind sowie von Ihren persönlichen Umständen. Kosten, die Sie zwar indirekt haben, um Ihren Betrieb aufrechtzuerhalten, die aber zur Opens internal link in current windowprivaten Lebensführung zugerechnet werden, können Sie nicht als Betriebsausgaben absetzen. Darunter würden Kosten für Lebensmittel zählen. Natürlich brauchen Sie Nahrung um zu leben und auch zu arbeiten. Doch diese Kosten können Sie nicht ansetzen.

Betriebsausgaben Liste - Das können Sie absetzen

Im Folgenden gebe ich Ihnen eine kurze Betriebsausgaben Liste mit an die Hand. Diese Betriebsausgaben können Sie unbeschränkt absetzen. Natürlich immer unter der Voraussetzung, dass Sie diese Ausgaben auch tatsächlich haben und durch Opens internal link in current windowRechnungen nachweisen können.

  • Abschreibungen auf Anlagevermögen
  • Anschaffungskosten für Büro, Möbel, Geräte etc.
  • Arbeitskleidung
  • Arbeitsmittel
  • Bankgebühren, z.B. für Girokonto, Zinsen usw.
  • Büromaterial
  • Fachliteratur
  • Fahrtkosten
  • Fortbildungskosten
  • Homepagekosten, Aufwendungen für Domains, Software etc.
  • Investitionsabzugsbetrag
  • Lohnkosten, Personalkosten
  • Miete für Büro, Lager usw.
  • Steuerberaterkosten
  • Technische Geräte wie Computer, Smartphone, Laptop
  • Versicherungsprämien
  • Wareneinkauf
  • viele weitere Betriebsausgaben finden Sie in meinem eBook

Diese Betriebsausgaben Liste ist nicht vollständig. Eine wesentlich umfangreichere Liste mit Betriebsausgaben erhalten Sie Opens external link in new windowhier gratis. Wie schon erwähnt, müssen die o.g. Ausgaben immer im direkten Zusammenhang mit Ihrem Betrieb stehen. Beispielsweise können Sie Versicherungsprämien nur dann als Betriebsausgaben absetzen, wenn diese auf Ihr Unternehmen lautet. Eine Hundehaftpflichtversicherung für Ihr Haustier können Sie daher nicht ansetzen.

Wieso ein “Buch mit 7 Siegeln”?

Der Titel zu diesem Artikel wurde bewusst so gewählt: “Betriebsausgaben: Das Buch mit 7 Siegeln”. Denn so einfach wie es auf den ersten Blick erscheinen mag - ein Unternehmer setzt einfach alle betrieblichen Ausgaben als Betriebsausgabe an - ist es in der Praxis nämlich nicht. Es gibt gefühlt unendliche Ausnahmen oder Einschränkungen, Höchstgrenzen usw. Außerdem ist die Abgrenzung zwischen privaten und betrieblichen Aufwendungen teilweise gar nicht so einfach. Zum Beispiel kann ein häusliches Arbeitszimmer grundsätzlich als Betriebsausgabe angesetzt werden. Doch was ist ein häusliches Arbeitszimmer? Wie groß darf es sein? Welche Ausgaben können angesetzt werden? Von wo aus muss der Zugang gewährleistet sein? Welche privaten Dinge dürfen in diesem Raum stehen? Hier gibt es regelmäßig Diskussionen zwischen Finanzamt und Steuerzahler.

Vor allem Betriebsprüfer machen sich diese umfangreichen Vorschriften zunutze, um die Höhe der Betriebsausgaben zu senken und in der Folge den zu versteuernden Gewinn zu steigern. Das Gründerlexikon hat dazu eigens einen Betriebsprüfer interviewt, welche Betriebsausgaben bei einer Steuerprüfung besonders im Fokus stehen und wie sich Selbstständige darauf vorbereiten können.

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Betriebsausgabenpauschale und Freibeträge

Bestimmte Berufsgruppen, insbesondere im Sektor Freiberufler, dürfen eine Betriebsausgabenpauschale ansetzen. So können zum Beispiel hauptberufliche Schriftsteller pauschal 2.455 Euro im Jahr an Betriebsausgaben absetzen, auch wenn die tatsächlichen Ausgaben niedriger ausfallen.

Generell gibt es jedoch nur für wenige Berufsgruppen eine Betriebsausgabenpauschale. Insbesondere bei solchen, bei denen eine eindeutige Grenze zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben nur schwer zu ziehen ist.

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Bild: budget-erklaerfilme.de

Da ich persönlich diese Infografik recht interessant finde, weil Sie zum Einen Betriebsausgaben zeigt, wo Sparpotenzial vorhanden sind und zum Anderen die Dimension in Euro und Cent darlegt, hat Sie es in meine Gründercheckliste geschafft. Es gibt natürlich weitaus mehr Betriebsausgaben und Sparmöglichkeiten, doch das würde an dieser Stelle zu weit führen.

Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

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