Betriebsausgaben: Das Buch mit 7 Siegeln?

Ein wesentlicher Teil der Buchführung sind Betriebsausgaben. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmer sind Betriebsausgaben Punkte, an denen sie ansetzen können, um Steuern zu sparen. Daher sind diese insbesondere bei Betriebsprüfern auch so “beliebt”. Doch zunächst einmal möchten wir klären: Was sind Betriebsausgaben eigentlich?

Die Betriebsausgaben Definition nach §4 Abs. 4 EStG lautet simpel:

“Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.”

Mit anderen Worten: Alle Aufwendungen, die Sie im Rahmen Ihrer selbstständigen Tätigkeit haben, sind Betriebsausgaben. Zum Großteil können Sie die Betriebsausgaben absetzen, das heißt steuerlich geltend machen, und damit den zu versteuernden Gewinn mindern. Betriebsausgaben sind für jeden Unternehmer wichtig, nicht nur für eine bestimmte Gruppe. Denn wie wir gesehen haben, mindern diese Ihren steuerlichen Gewinn und damit können Sie unter Umständen viel Geld sparen.

Liste der Betriebsausgaben - gratis Download

Welche Betriebsausgaben es geben könnte, habe ich in dieser Liste (mehrere Dutzend) zusammengetragen. Holen Sie sich Inspirationen und checken Sie, ob Sie wirklich alle Potential voll ausschöpfen:

Sind Betriebsausgaben gleichzeitig Betriebskosten?

Im Grunde genommen schon, jedoch wird der Begriff Betriebsausgaben vorwiegend im steuerlichen Sinne verwendet, während dem der Begriff Betriebskosten bei Controlling und Kalkulation zu finden ist.

Als Betriebskosten werden solche Kosten bezeichnet, die zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes eines Unternehmens benötigt werden. Sie können in direkte und indirekte Betriebskosten unterteilt werden. Direkte Betriebskosten sind solche, die sich eindeutig bestimmten durchgeführten Maßnahmen zuordnen lassen. Indirekte Betriebskosten lassen sich hingegen nicht mit absoluter Sicherheit einer Maßnahme zuordnen. Betriebskosten werden in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens erfasst.

Arten von Betriebskosten

Zu den Betriebskosten zählen unter anderem:

  • Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialleistungen
  • Materialkosten: Rohstoffe, Hilfsstoffe (Schrauben, Nägel etc.), Betriebsstoffe (Schmierstoffe, Kraftstoffe etc.)
  • Instandhaltungskosten: Wartungskosten, Inspektionskosten
  • Raumkosten
  • Energiekosten
  • Werkzeugkosten
  • Abschreibungen

Was kann ich als Betriebsausgaben absetzen?

Was Sie als Betriebsausgaben absetzen können, hängt in erster Linie davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind sowie von Ihren persönlichen Umständen. Kosten, die Sie zwar indirekt haben, um Ihren Betrieb aufrechtzuerhalten, die aber zur privaten Lebensführung zugerechnet werden, können Sie nicht als Betriebsausgaben absetzen. Darunter würden Kosten für Lebensmittel zählen. Natürlich brauchen Sie Nahrung um zu leben und auch zu arbeiten. Doch diese Kosten können Sie nicht ansetzen.

Betriebsausgaben Liste - Das können Sie absetzen

Im Folgenden gebe ich Ihnen eine kurze Betriebsausgaben Liste mit an die Hand. Diese Betriebsausgaben können Sie unbeschränkt absetzen. Natürlich immer unter der Voraussetzung, dass Sie diese Ausgaben auch tatsächlich haben und durch Rechnungen nachweisen können.

  • Abschreibungen auf Anlagevermögen
  • Anschaffungskosten für Büro, Möbel, Geräte etc.
  • Arbeitskleidung
  • Arbeitsmittel
  • Bankgebühren, z.B. für Girokonto, Zinsen usw.
  • Büromaterial
  • Fachliteratur
  • Fahrtkosten
  • Fortbildungskosten
  • Homepagekosten, Aufwendungen für Domains, Software etc.
  • Investitionsabzugsbetrag
  • Lohnkosten, Personalkosten
  • Miete für Büro, Lager usw.
  • Steuerberaterkosten
  • Technische Geräte wie Computer, Smartphone, Laptop
  • Versicherungsprämien
  • Wareneinkauf
  • viele weitere Betriebsausgaben finden Sie in meinem eBook

Diese Betriebsausgaben Liste ist nicht vollständig. Eine wesentlich umfangreichere Liste mit Betriebsausgaben erhalten Sie hier gratis. Wie schon erwähnt, müssen die o.g. Ausgaben immer im direkten Zusammenhang mit Ihrem Betrieb stehen. Beispielsweise können Sie Versicherungsprämien nur dann als Betriebsausgaben absetzen, wenn diese auf Ihr Unternehmen lautet. Eine Hundehaftpflichtversicherung für Ihr Haustier können Sie daher nicht ansetzen.

Wieso ein “Buch mit 7 Siegeln”?

Der Titel zu diesem Artikel wurde bewusst so gewählt: “Betriebsausgaben: Das Buch mit 7 Siegeln”. Denn so einfach wie es auf den ersten Blick erscheinen mag - ein Unternehmer setzt einfach alle betrieblichen Ausgaben als Betriebsausgabe an - ist es in der Praxis nämlich nicht. Es gibt gefühlt unendliche Ausnahmen oder Einschränkungen, Höchstgrenzen usw. Außerdem ist die Abgrenzung zwischen privaten und betrieblichen Aufwendungen teilweise gar nicht so einfach. Zum Beispiel kann ein häusliches Arbeitszimmer grundsätzlich als Betriebsausgabe angesetzt werden. Doch was ist ein häusliches Arbeitszimmer? Wie groß darf es sein? Welche Ausgaben können angesetzt werden? Von wo aus muss der Zugang gewährleistet sein? Welche privaten Dinge dürfen in diesem Raum stehen? Hier gibt es regelmäßig Diskussionen zwischen Finanzamt und Steuerzahler.

Vor allem Betriebsprüfer machen sich diese umfangreichen Vorschriften zunutze, um die Höhe der Betriebsausgaben zu senken und in der Folge den zu versteuernden Gewinn zu steigern. Das Gründerlexikon hat dazu eigens einen Betriebsprüfer interviewt, welche Betriebsausgaben bei einer Steuerprüfung besonders im Fokus stehen und wie sich Selbstständige darauf vorbereiten können.

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Vorlage Reinigungskosten für Berufsbekleidung

Existenzgründer und Unternehmer können die Reinigungskosten für typische Berufsbekleidung als Betriebsausgabe ansetzen. Zur typischen Berufsbekleidung zählt bspw. der Blaumann oder die Hygienewäsche, die in Krankenhäusern Pflicht ist.

Das sagt der BFH zur Reinigung von typischer Berufsbekleidung

Die Reinigung von Berufsbekleidung in der heimischen Waschmaschine kann als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Der BFH hat mit seinem Urteil vom 29. Juni 1993 Az. IV R 53/92 bestätigt, dass Aufwendungen für das Waschen typischer Berufskleidung auf Grundlage der Kosten einzelner Waschmaschinenläufe geschätzt werden kann.

Die Arbeitsgemeinschaft der Verbraucherverbände e.V. hat dieses Urteil zum Anlass genommen und die Kosten für die Wäschepflege in privaten Haushalten errechnet. Die errechneten Werte beziehen sich immer auf 1 kg Wäsche für den 1-Personen- bis 4-Personen Haushalt. Die einzelnen Werte entnehmen Sie bitte der nachfolgenden Vorlage im Premium Bereich auf Reinigungskosten Arbeitsbekleidung

Vorlage zur Berechnung von Reinigungskosten

Mit unserer Vorlage Reinigungskosten Berufsbekleidung können sich Unternehmer Ihre Reinigungskosten in einer Excel Tabelle selber ausrechnen. In unserem Muster Reinigungskosten sind beispielhafte Daten zur Ermittlung der Reinigungskosten zur Veranschaulichung verwendet worden.

Welche Kleidung kann abgesetzt werden?

Allerdings können nicht jede Berufsbekleidung und deren Reinigung als Betriebsausgabe angesetzt werden. Lediglich Kleidung, die eindeutig dem Beruf zuzuschreiben ist, gilt als absetzungsfähige Berufsbekleidung. Hierzu zählen spezielle Sicherheitskleidung, wie die Schnittschutzhosen bei Tätigkeiten mit Kettensägen oder auch ein Blaumann, auf dem das Firmenlogo des Arbeitgebers abgedruckt ist.

Herkömmliche Kleidung, wie ein Kostüm oder ein Anzug, die in manchen Firmen zwar vorgeschrieben ist, kann genauso im privaten Bereich getragen werden. Insofern handelt es sich nicht um Berufsbekleidung und die Kosten für die Reinigung sind nicht zu den Betriebsausgaben zu zählen.

Betriebsausgabenpauschale und Freibeträge

Bestimmte Berufsgruppen, insbesondere im Sektor Freiberufler, dürfen eine Betriebsausgabenpauschale ansetzen. So können zum Beispiel hauptberufliche Schriftsteller pauschal 2.455 Euro im Jahr an Betriebsausgaben absetzen, auch wenn die tatsächlichen Ausgaben niedriger ausfallen.

Generell gibt es jedoch nur für wenige Berufsgruppen eine Betriebsausgabenpauschale. Insbesondere bei solchen, bei denen eine eindeutige Grenze zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben nur schwer zu ziehen ist.

Bis zu 10.936€ Kosten sparen im Büro – 10 Tipps in der Infografik

Da ich persönlich diese Infografik recht interessant finde, weil Sie zum Einen Betriebsausgaben zeigt, wo Sparpotenzial vorhanden sind und zum Anderen die Dimension in Euro und Cent darlegt, hat Sie es in meine Gründercheckliste geschafft. Es gibt natürlich weitaus mehr Betriebsausgaben und Sparmöglichkeiten, doch das würde an dieser Stelle zu weit führen.

Typische nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Im Einkommensteuergesetz existiert eine Liste von nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben, welche zwar betrieblich veranlasst sind, jedoch in ihrer Art oder Höhe unangemessen sind bzw. der Einsatz derartiger Ausgaben Nichtunternehmern gegenüber ungerecht wäre. Im Folgenden eine Erläuterung der wichtigsten nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben mit einem Beispiel:

Liste der Betriebsausgaben - gratis Download

Welche Betriebsausgaben es geben könnte, habe ich in dieser Liste (mehrere Dutzend) zusammengetragen. Holen Sie sich Inspirationen und checken Sie, ob Sie wirklich alle Potential voll ausschöpfen:

1. Geschenke an Personen, die Nichtarbeitnehmer des Unternehmers sind

Die Höhe der Aufwendungen für Geschenke an diese Personen darf bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern 35,- EUR netto nicht überschreiten.

Beispiel
Ein Unternehmer schenkt seinem Geschäftspartner einen Präsentkorb im Wert von 45,- EUR netto. Es handelt sich hierbei um nichtabzugsfähige Betriebsausgaben, da die Grenze von 35,- EUR überschritten wurde.

2. Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass

Bei geschäftlichen Bewirtungskosten anlässlich einer Besprechung oder ähnlichem, sind 30% der Aufwendungen nicht abzugsfähig.

Beispiel
Ein Unternehmer bewirtet einen Geschäftspartner und bezahlt dafür 100,- EUR. Als Betriebsausgaben kann er lediglich 70,- EUR geltend machen.

3. Mehraufwendungen für Verpflegung

Der Unternehmer kann bei einer auswärtigen Tätigkeit, zum Beispiel auf einer Geschäftsreise nicht die tatsächlichen Aufwendungen für seine Verpflegung geltend machen. Zu diesem Zweck hat der Gesetzgeber Pauschalen eingeführt, welche als Betriebsausgabe abzugsfähig sind. Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 und höchstens 14 Stunden können 6,- Euro als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Ab 14 Stunden verdoppelt sich dieser Betrag auf 12,- EUR und bei einer 24-stündigen Abwesenheit können 24,- EUR geltend gemacht werden.

4. Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder

Wird der Unternehmer aufgrund einer begangenen Ordnungswidrigkeit, zum Beispiel zu schnelles Fahren oder Falschparken, aufgefordert eine Geldbuße zu zahlen, so stellen diese Zahlungen keine Betriebsausgaben dar. Der Unternehmer muss derartige Sanktionen aus seiner privaten Tasche bezahlen.

5. Schmier- und Bestechungsgelder

Das Schmiergeld ist dem Bestechungsgeld ähnliche Geldleistung, die zur widerrechtlichen Beschleunigung von Verfahren oder zur Erlangung von widerrechtlichen Rechtsvorteilen an einen Amtsträger oder eine sonstige ein Verfahren durchführende Person erbracht wird. Das Schmiergeld unterscheidet sich vom Bestechungsgeld durch seine Gewährung während eines Verfahrens, während das Bestechungsgeld eine Zahlung zur Ingangsetzung eines Verfahrens oder Erlangung eines eigentlich dem Zahlenden nicht zustehenden Rechtsvorteiles ist. Sachzuwendungen an Amtsträger können die Eigenschaften von S. besitzen. Schmiergeldzahlungen sind u.a. nach §§331ff StGB Straftaten und mit Geld- oder Freiheitsstrafe bedroht.

Bis Veranlagungszeitraum 1998 konnten im Ausland gewährte Schmiergeld in Deutschland steuerrechtlich anerkannt werden, wenn der Name des Begünstigten genannt wurde. Das war regelmäßig kein Problem, weil die im StGB angeordnete Strafbarkeit nur Schmiergeld an deutsche Amtsträger betrifft. Ab 1999 ist die steuerliche Abzugsfähigkeit von Schmiergeld durch §§4 Abs. 5 Nr. 10 EStG aufgehoben worden, was einen weiteren Standortnachteil insbesondere der weltweit exportorientierten Industrie Deutschlands bedingt, da in zahlreichen Ländern, anders als es derzeit (noch?) in Deutschland der Fall ist, Schmiergeld regelmäßig erwartet werden und trotz formaler Rechtswidrigkeit tatsächlich zum normalen Geschäftsverkehr gehören.

Somit konnte der Unternehmer durch die Zahlung von beispielsweise 10.000,- DM einen Auftrag akquirieren und gleichzeitig die gezahlten 10.000,- DM als Betriebsausgaben geltend machen.

Viele weitere mögliche Betriebsausgaben finden Sie in meinem kostenlosen eBook der Betriebsausgaben (PDF, 344kb, 14 Seiten).

Private Ausgaben oder nicht abzugsfähige Ausgaben

Neben den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben existieren noch Kosten der privaten Lebensführung, welche ebenfalls nicht abzugsfähig sind:

  • private Versicherungen wie Krankenversicherung,
  • Rentenversicherung,
  • Unfallversicherung,
  • Lebensversicherung oder
  • Zahlungen an Bausparkassen

Zu den nicht abzugsfähigen Ausgaben zählen auch:

  • Unterhaltsleistungen,
  • festgesetzte Geldstrafen (Blitzer, Knöllchen usw.)
  • Zahlungen an Parteien oder Vereine,
  • die Einkommensteuer oder andere Personensteuern.

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Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich werde Ihnen durch meine Artikel den richtigen Weg als Unternehmer zeigen. Sollten Sie Fragen haben, kommen Sie gern in die Gründerlexikon Facebook Gruppe - dort erhalten Sie unbürokratische Hilfe.

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