Es steht zwar in keinem Gesetz geschrieben, wie ein Arbeitszeugnis genau auszusehen hat. Inzwischen wurde aber durch das Richterrecht eine Vielzahl an Regelungen geschaffen, die Sie einhalten müssen:

1. Das Zeugnis muss wahr sein.
2. Es muss alle wesentlichen Tatsachen umfassen, die ein Dritter benötigt, um den Arbeitnehmer zu beurteilen.
3. Es muss alle Aspekte beinhalten, die einen zukünftigen Arbeitgeber berechtigterweise interessieren könnten.
4. Sie müssen alle Einschätzungen beweisen können, insbesondere schlechte Beurteilungen.
5. Es gibt keine Vorschriften bezüglich der Formulierung, abgesehen davon, dass das Zeugnis „wohlwollend“ formuliert sein muss.
6. Das Zeugnis darf das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschweren.

Leider kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass Sie mit einem Arbeitnehmer nicht zufrieden waren und dies auch im Arbeitszeugnis anklingen lassen wollen. Nachdem Sie dies nicht direkt hineinschreiben dürfen, haben Sie einige Möglichkeiten, negative Aspekte im Text zu „verstecken“:

• Fehlende Aspekte: Wenn Sie im Zeugnis einen Standardbestandteil weglassen, der sonst immer erwähnt wird, kann dies negativ interpretiert werden, beispielsweise wenn Sie bei einem Kassier die Ehrlichkeit nicht erwähnen.
• Selbstverständlichkeiten: Wenn Sie eine Selbstverständlichkeit besonders loben, z. B. dass ein Mitarbeiter sehr pünktlich war, drücken Sie damit genau das Gegenteil aus.
• Zeugnisdatum: Das Zeugnis sollte möglichst auf ein Datum innerhalb von zwei Tagen nach dem Ausscheiden datiert sein, ansonsten kann dies auf Schwierigkeiten im Umgang mit dem Mitarbeiter hindeuten.
• Unterschrift: Wenn das Zeugnis nicht vom direkten Vorgesetzten, vom Personalverantwortlichen oder von der Geschäftsführung selbst unterschrieben ist, drückt dies Geringschätzung aus.
• Gute Wünsche: Die Schlussformel hat es in sich. Wünschen Sie Ihrem ehemaligen Mitarbeiter an dieser Stelle nicht „weiterhin“ viel Erfolg, unterstellen Sie indirekt, dass der Erfolg bisher ausgeblieben wäre. Auch wenn Sie ihm für die geleisteten Dienste nicht danken, lässt dies tief blicken.

Zusätzlich haben sich im Laufe der Zeit bestimmte Formulierungen herausgebildet, die etwas ganz anderes aussagen als man auf den ersten Blick vermuten würde. Beispiel: Ein Mitarbeiter, der „stets bemüht war, seinen Pflichten nachzukommen“, hat dies in der Praxis leider nicht geschafft.

Wenn Sie selbst Arbeitszeugnisse von Bewerbern lesen, genießen Sie sie immer mit Vorsicht. Ein ungeübter Schreiber kann Aspekte wie die oben genannten versehentlich und aus Unwissenheit einbringen, ohne etwas Negatives unterstellen zu wollen. Betrachten Sie daher ein Arbeitszeugnis immer im Gesamtzusammenhang und überbewerten Sie keine einzelnen Formulierungen. Wenn Sie sich unsicher sind, wie eine Aussage zu interpretieren ist, greifen Sie lieber zum Telefonhörer und fragen Sie beim ausstellenden Unternehmen nach.

Aus meiner Praxis als Personalreferentin heraus kann ich Ihnen folgendes Buch für die Erstellung von Arbeitszeugnissen empfehlen:

„Arbeitszeugnisse in Textbausteinen“
Arnulf Weuster, Brigitte Scheer
ISBN 3415030032