Niederlassungen oder Filiale in Deutschland gründen

Für Unternehmen mit Sitz im Ausland kann es eine attraktive Art der Expansion darstellen, in Deutschland eine Niederlassung zu gründen. Während es Unternehmer aus anderen EU-Ländern einfach haben – für sie gilt ja innerhalb der EU das Prinzip der Freizügigkeit – ist die Gründung für Unternehmer aus Drittländern mit einigen Formalitäten und Vorüberlegungen verbunden. Heute zeige ich Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Mögliche Organisationsformen für Niederlassungen in Deutschland

Möchte ein in einem Drittland ansässiges Unternehmen in Deutschland eine Niederlassung gründen, gibt es mehrere Möglichkeiten der Organisation:

  • Tochtergesellschaft: Die Tochtergesellschaft ist mehrheitlich Eigentum der Muttergesellschaft, aber als Gesellschaft deutschen Rechts organisiert (z. B. GmbH, OHG, KG), rechtlich selbstständig und verfügt über eine eigene Rechtspersönlichkeit.
  • Zweigniederlassung: Eine selbstständige Zweigniederlassung besitzt keine eigene Rechtspersönlichkeit und ist ein Teil des Auslandsunternehmens. Die Leistungen entsprechen weitgehend dem Spektrum der Hauptniederlassung und es ist sowohl eine räumliche als auch eine personelle Selbstständigkeit gegeben. Für die Gründung ist eine Gewerbeanmeldebescheinigung erforderlich. Eine Zweigniederlassung ist in das deutsche Handelsregister einzutragen, wobei die tatsächliche Existenz der Firma im Ausland durch einen Handelsregisterauszug plus eine entsprechende Übersetzung nachzuweisen ist.
  • Betriebsstätte: Eine Betriebsstätte übernimmt lediglich Hilfsgeschäfte für die Hauptgesellschaft (z. B. reine Produktionsstellen, Vermittlungsstellen, externe Lager). Das Unternehmen besitzt keine rechtliche Selbstständigkeit und ist völlig vom Hauptbetrieb im Ausland abhängig. Es ist keine Handelsregistereintragung in Deutschland erforderlich, wohl aber die Anmeldung beim zuständigen Ordnungs-, Gewerbe- oder Verbraucherschutzamt.
  • Repräsentanz: Diese Niederlassung wird in der Regel von einem unternehmensexternen, selbstständigen Gewerbetreibenden geführt (z. B. einem Handelsvertreter). Typisch sind Tätigkeiten im Bereich der Kontaktpflege oder der Marktforschung. Diese Vertretung ist rechtlich völlig unselbstständig. Die deutsche Gewerbeordnung erkennt dies nicht als Gewerbebetrieb an, weshalb auch keine Eintragung ins Handelsregister notwendig ist. Die Gewerbeanmeldung ist jedoch unverzichtbar.

Ablauf der Gewerbeanmeldung

Die Gewerbeanmeldung läuft bei der Gründung einer ausländischen Niederlassung in Deutschland analog zum herkömmlichen Verfahren ab. Es ist lediglich teilweise erforderlich, dass zusätzliche Informationen vorgelegt werden, beispielsweise Daten zur Aufenthaltsberechtigung. Hinweise hierzu erhalten Sie in unserem Beitrag zur Gewerbeanmeldung. Außerdem müssen natürlich auch ausländische Unternehmen die erforderlichen Genehmigungen einholen, sofern sie ein genehmigungspflichtiges Gewerbe betreiben wollen (z. B. Gaststättenkonzession). Einen Überblick über die Branchen, für die Sondergenehmigungen benötigen, erhalten Sie in unserem Artikel zur Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen.

Leitung durch einen Ausländer: Aufenthaltsrecht beachten

Soll das Geschäft vor Ort durch einen Ausländer geführt werden, so sollten Sie sich schon vorab am Heimatort über die notwendigen Formalitäten informieren. Wichtig sind insbesondere diese Umstände:

  • Ausländer aus EU-Land: EU-Bürger benötigen lediglich einen gültigen Personalausweis oder Reisepass, um einreisen zu dürfen. Eine Aufenthaltsgenehmigung ist nicht erforderlich.
  • Ausländer aus einem Drittland: Soll ein Ausländer aus einem Drittland die Leitung des Unternehmens in Deutschland übernehmen, so benötigt dieser eine zweckgebundene Aufenthaltserlaubnis (AE). Unterhält er bereits einen ständigen Wohnsitz in Deutschland oder verfügt er über eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis/-berechtigung oder eine Niederlassungserlaubnis, so muss er lediglich einen gültigen Pass und eventuell eine Meldebestätigung vorlegen.
  • Geschäftsführung vom Ausland aus: Führt der Leiter die Geschäfte vom Ausland aus, so muss er in Deutschland nicht zwingend einen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthaltsort unterhalten. Allerdings muss er bei der deutschen Vertretung in seinem Heimatland einen Antrag einreichen, damit ihm eine Aufenthaltserlaubnis erteilt werden kann. Er muss in der Lage sein, jederzeit seine Einreiseberechtigung nachzuweisen.
  • Aufenthaltserlaubnis für Repräsentanten: Repräsentanten wird eine zweckgebundene Aufenthaltserlaubnis für bis zu zwölf Monate erteilt. Erforderlich ist allerdings eine notariell beglaubigte Entsendungserklärung der Hauptgesellschaft mit Sitz im Ausland. Geprüft wird außerdem, ob der Lebensunterhalt für wenigstens ein Jahr gesichert ist. Hierfür muss ein deutsches Konto mit mindestens 30.000 Euro Guthaben nachgewiesen werden. Eine Verlängerung ist in Einzelfällen höchstens um weitere sechs Monate möglich. Spätestens dann muss das Unternehmen die Repräsentanz in eine richtige Gesellschaft umwandeln, sei es nach deutschem oder nach ausländischem Recht, oder der Repräsentant wird ausreisepflichtig.

Liegt keine Genehmigung durch die zuständige Ausländerbehörde vor, ist in allen anderen Fällen eine selbstständige Erwerbstätigkeit untersagt.

Zweckgebundene Aufenthaltserlaubnis: Umfangreiche Voraussetzungen

Die Ausländerbehörde stellt eine zweckgebundene Aufenthaltserlaubnis für die Führung des Unternehmens für maximal drei Jahre aus. Hierfür müssen allerdings die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Bestehen eines übergeordneten wirtschaftlichen Interesses oder eines besonderen regionalen Bedürfnisses
  2. voraussichtlich positive Folgen für die Wirtschaft
  3. gesicherte Finanzierung

Die Voraussetzungen 1 und 2 werden häufig als erfüllt angesehen, wenn eine oder mehrere dieser Situationen eintreten:

  • Investition von mehr als 1 Mio. Euro
  • Schaffung von mindestens zehn Arbeitsplätzen
  • außergewöhnliche Produkte (z. B. technisch besonders hochwertig, äußerst umweltverträglich)
  • Förderung der internationalen Im- und Exportbeziehungen

Davon abgesehen bezieht die Ausländerbehörde jedoch noch weitere Kriterien in ihre Entscheidung ein, zum Beispiel die berufliche Qualifikation des Leiters, die Tragfähigkeit der Geschäftsidee, die Höhe des Eigenkapitals und die Folgen für den Arbeitsmarkt in Deutschland.

gründerlexikon tipp

Tipp

Leiter ab einem Alter von 45 Jahren sollten eine angemessene Altersversorgung nachweisen können. Dies wird vor Ausstellung der Aufenthaltserlaubnis ebenfalls geprüft.

Besteuerung der Gewinne aus ausländischen Niederlassungen

Eröffnet ein ausländisches Unternehmen in Deutschland eine Betriebsstätte oder eine Niederlassung, so sind die erwirtschafteten Gewinne in Deutschland steuerpflichtig. In manchen Ländern muss der Betrag erneut versteuert werden. Die in Deutschland bereits abgeführten Steuern werden dann im Rahmen der Doppelbesteuerungsverfahren angerechnet. Grundsätzlich ist mit den Steuern zu rechnen, die ein der Rechtsform entsprechendes deutsches Unternehmen zahlen müsste, zum Beispiel:

  • Körperschaftsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Lohnsteuer
  • Gewerbesteuer
  • Umsatzsteuer

Ausländische Niederlassung in Deutschland: Nicht ohne Vorbereitung

Auch wenn es grundsätzlich möglich ist, in Deutschland eine ausländische Niederlassung zu gründen: Gehen Sie nicht unvorbereitet in diese Aufgabe. Insbesondere die aufenthaltsrechtlichen Besonderheiten können eine große Herausforderung darstellen. Ich empfehle Ihnen, einen spezialisierten Anwalt hinzuzuziehen, der Sie in Hinblick auf das Aufenthaltsrecht, die Besteuerung und die Gründung Ihrer Zweigstelle beraten kann.

English version: How to establish a branch or a subsidiary in Germany

For companies based abroad it can be an attractive way of expanding by establishing a branch in Germany. While entrepreneurs from other EU countries have it easy - after all, the principle of free movement of persons applies to them within the EU - setting up a business in Germany for entrepreneurs from other countries involves a number of formalities and preliminary considerations. With this article I show you what to bear in mind.

Possible forms of organization for branches in Germany

If a company based in a non-EU country wants to set up a branch in Germany, there are several ways of organising this:

Subsidiary: The subsidiary is majority-owned by the parent company but organised as a company under German law (e.g. GmbH, OHG, KG). It is legally independent and has its own legal form.

Branch office: An independent branch has no legal personality of its own and is part of the foreign company. The services largely correspond to the spectrum of the head office and there is independence in terms of both space and personnel. A trade registration certificate is required for the establishment. A branch office must be entered in the German Commercial Register, whereby the actual existence of the company abroad must be proven by an extract from the Commercial Register plus a corresponding translation.
Plant: A company plant only carries out auxiliary business for the main company (e.g. pure production facilities, switching centres, external warehouses). The company has no legal independence and is completely dependent on the main company abroad. No entry in the commercial register in Germany is required, but registration with the relevant regulatory, trade or consumer protection office is.

Representative office: This branch is usually run by an independent trader outside the company (e.g. a commercial agent). Typical activities include contact management or market research. This representation is legally completely dependent. The German Trade Regulation Act does not recognise it as a commercial enterprise, which is why no entry in the commercial register is necessary. However, the registration of the trade is indispensable.

Business registration procedure

When a foreign business is established in Germany, the business registration procedure is the same as the conventional procedure. It is only partially necessary to submit additional information, for example data on residence permits. You will find information on this in our article on trade registration. In addition, foreign companies must, of course, also obtain the necessary permits if they wish to carry on a business requiring a permit (e.g. a restaurant concession). An overview of the industries for which special permits are required can be found in our article on checking the licensing requirements.

Management by a foreigner: observe the right of residence

If the local business is to be run by a foreigner, you should find out about the necessary formalities in advance at home. The following  circumstances are particularly important:

Foreigners from EU countries: EU citizens only need a valid identity card or passport to enter the country. A residence permit is not required.

Foreigners from a third country: If a foreigner from a third country is to take over the management of the company in Germany, he or she requires a purpose-related residence permit (AE). If he or she already has a permanent residence in Germany or if he or she has an unlimited residence permit/authorization or a settlement permit, he or she only needs to present a valid passport and possibly a registration confirmation.

Management from abroad: If the manager conducts business from abroad, he/she does not necessarily have to maintain a residence or habitual abode in Germany. However, he must submit an application to the German representation in his home country so that he can be granted a residence permit. He must be able to prove his right to enter Germany at any time.

Residence permit for representatives: Representatives are granted a residence permit for up to twelve months for a specific purpose. However, a notarised declaration of delegation from the main company with its registered office abroad is required. It is also checked whether the livelihood is secured for at least one year. For this purpose, a German bank account with at least 30,000 euros in credit must be proven. An extension is possible in individual cases for a maximum of six months. At the latest then, the company must convert the representative office into a proper company, whether under German or foreign law, or the representative is required to leave the country.

If there is no permit from the competent immigration authority, self-employment is prohibited in all other cases.

Residence permit for specific purposes: extensive requirements

The Immigration office issues a residence permit for the purpose of running the business for a maximum of three years. However, the following conditions must be fulfilled for this:

  1. Existence of an overriding economic interest or a special regional need
  2. expected positive consequences for the economy
  3. secured funding

Conditions 1 and 2 are often considered to be fulfilled when one or more of these situations occur:

  • investment of more than 1 million euros
  • Creation of at least ten jobs
  • extraordinary products (e.g. technically particularly high-quality, extremely environmentally friendly)
  • Promotion of international import and export relations

Apart from this, however the Immigration Office also takes other criteria into account in its decision, such as the professional qualifications of the manager, the viability of the business idea, the amount of equity capital and the consequences for the labour market in Germany.

Tip

Leaders aged 45 and over should be able to demonstrate adequate pension provision. This is also checked before the residence permit is issued.

Taxation of profits from foreign branches

If a foreign company opens a permanent establishment or a branch in Germany, the profits generated are taxable in Germany. In some countries the amount must be taxed again. The taxes already paid in Germany are then credited within the scope of the double taxation procedures. In principle, the taxes which a German company corresponding to the legal form would have to pay are to be expected, for example:

  • Corporation tax
  • Solidarity surcharge
  • Income tax
  • Trade tax
  • Sales tax

Foreign business in Germany: Not without preparation

Even though it is basically possible to establish a foreign branch office in Germany: Do not enter this task unprepared. In particular the peculiarities of residence law can be a great challenge. I recommend that you consult a specialist lawyer who can advise you on the right of residence, taxation and the establishment of your branch or subsidiary.

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