Checkliste – so bereiten Händler den Export Ihrer Produkte vor

Über den Export der Produkte ins Ausland haben Unternehmer die Möglichkeit, einen ganz neuen Kundenkreis zu erschließen. Bevor es jedoch soweit ist, ist viel Vorbereitung notwendig. Im Rahmen einer Checkliste erhalten Firmen einen Überblick über alle wichtigen Punkte und finden Hinweise zu Unterstützungsmöglichkeiten.

Benötigte Unterlagen für das Export-Geschäft

Für den Einstieg in das Export-Geschäft werden verschiedene Unterlagen benötigt. Einige davon liegen möglicherweise schon vor. Es sollte sich dennoch vergewissert werden, ob noch etwas fehlt, um alle Vorgaben einhalten zu können:

Eintrag im Handelsregister und Anmeldung eines Gewerbes

Haben Händler bereits national verkauft, liegen diese beiden Anmeldungen normalerweise schon vor. Benötigen Unternehmen noch eine Gewerbeanmeldung und einen Eintrag in Handelsregister, können sie sich an das Gewerbeamt vor Ort wenden.

EORI-Nummer

Unternehmen benötigen für Ausfuhranmeldungen die EORI-Nummer. Informationen dazu lassen sich am besten über die Generalzolldirektion finden.

Zolltarifnummern

Damit die Waren angemeldet werden können, benötigen Verkäufer die passenden Zolltarifnummern. Über das Statistische Bundesamt können Sie diese ermitteln.

Ursprungszeugnis

Abhängig davon, wohin exportiert werden soll, kann ein Ursprungszeugnis gefordert werden. Zudem können Warenverkehrsbescheinigungen, Gesundheitszeugnisse, Zertifikate oder auch Inspektionszeugnisse notwendig werden.

Export ins Ausland – nicht so einfach wie gedacht

Der Export ins Ausland ist nur ein Oberbegriff für einen besonders vielschichtigen Prozess. Es ist deutlich mehr, als seine Produkte außerhalb von Deutschland anzubieten und hier einen neuen Markt zu erschließen oder eine breitere Zielgruppe zu finden. Das beginnt bereits damit, dass Zertifikate und Genehmigungen notwendig sind.

Zudem ist darauf zu achten, dass es verschiedene Vorgaben zu berücksichtigen gibt. Der Verkauf von Lebensmitteln hat ganz andere Vorgaben, als der Export von Küchenutensilien oder auch Möbeln. Eine gute Vorbereitung ist daher besonders wichtig.

Versand und Versandbedingungen

Der Verkauf von Waren ins Ausland ist nur dann lukrativ, wenn Händler sich mit den Bedingungen für den Versand beschäftigen. Zu beachten ist, dass es Unterschiede zwischen Nicht-EU-Ländern, Ausnahmegebieten sowie den EU-Ländern gibt.

Hinweis: Mit einer Versandversicherung sichern Händler ihre Waren ab und können auf diese Weise Verluste reduzieren.

Versand in ein Nicht-EU-Land

Die Sendungen sind zollpflichtig. Zudem ist es notwendig, bestimmte Dokumente beizulegen. Welche Dokumente dies sind, hängt von Warenwert, Zielland und Sendung ab. Grundsätzlich wird benötigt:

  • Nicht mehr als 1.000 Euro Sendungswert: Original und drei Kopien von Handels- und Proformarechnung.
  • Ab 1.000 Euro bis 3.000 Euro Sendungswert: Original und drei Kopien von Handels- und Proformarechnung sowie eine elektronische Ausfuhranmeldung.
  • Über 3.000 Euro Sendungswert: Original und drei Kopien der Handels- und Proformarechnung sowie ein Ausfuhrbegleitdokument.

Versand in EU-Ausnahmegebiete

Es gibt EU-Ausnahmegebiete, die zwar aus politischer Sicht zum Gebiet gehören, bei denen Händler jedoch gesonderte Versandbestimmungen berücksichtigen müssen. Unterschieden wird zwischen Gebieten mit zollrechtlichen Sonderbestimmungen, Gebieten mit mehrwertsteuerrechtlichen Sonderbestimmungen und dem Nachweis des Unionscharakters.

Versand in EU-Länder

Versenden Unternehmen ihre Waren innerhalb der EU, ist der Warenverkehr frei. Allerdings müssen Unternehmen als Versender Rücksicht auf die Mehrwert- und Verbrauchssteuern nehmen.

Den Zoll im Blick haben

Innerhalb der EU erfolgt der Versand Ihrer Waren zollfrei. Eine separate Anmeldung beim Zoll muss nicht erfolgen. Im EU-Ausnahmegebiet sowie in Nicht-EU-Ländern muss Zoll entrichtet werden.

Das Zielland legt die Einfuhr- und Zollvorschriften vor. Versenden Verkäufer außerhalb der EU, müssen diese Zollinhaltserklärungen beilegen. Es handelt sich hierbei um die Dokumente CN22 oder CN23.

Zu beachten ist, dass es zu einer Ausfuhranmeldung kommen kann. Unter dem verlinkten Begriff sind weitere Informationen dazu zu finden. Die Ausfuhranmeldung ist beispielsweise notwendig, wenn der Warenwert über 1.000 Euro liegt oder eine Ausfuhrerstattung bereits beantragt wurde.

Achtung: Ausfuhr- und Einfuhrsteuern

Zu berücksichtigen bei der Planung sind mögliche Steuern, die anfallen können. Explizit geht es um die Einfuhrsteuer in das jeweilige Empfängerland und auch um die Umsatzsteuer sowie die Ausfuhrsteuer aus Deutschland heraus.

Während der Handel innerhalb der Europäischen Union in Bezug auf die Steuern sehr einfach gehalten ist, kann es zu Unklarheiten bei Ländern außerhalb der EU kommen. Hier benötigen Unternehmer jedoch keine Umsatzsteuer-ID.

Die Einfuhrabgaben sowie die Einfuhrzölle lassen sich beispielsweise über die Weltzollorganisation herausfinden. Hier wurde ein umfangreiches Warenverzeichnis für die Außenhandelsstatistik zusammengestellt.

Marktanalysen als wichtiger Faktor

Natürlich ist es für ein Unternehmen ein großer Schritt, mit dem Angebot über die Grenzen des eigenen Landes hinauszugehen. Was nach einer umfangreichen Einnahmequelle klingt, kann sich aber auch schnell als ein Nachteil erweisen. Daher ist es wichtig, vor dem Export und allen damit verbundenen Schritten, eine Marktanalyse durchzuführen und sich unter dem genannten Link vorher mit dem Thema zu beschäftigen.

Über die Marktanalyse erhalten Unternehmer einen ersten Einblick in die Situationen vor Ort und können abschätzen, ob für die eigenen Produkte ein Bedarf vorhanden ist. Sollte dieser Bedarf nicht oder nur in geringen Maßen erkennbar sein, ist ein Export genau abzuwägen.

Internationale Zahlungssysteme

Abhängig davon, in welches Land der Export erfolgen soll, sind internationale Zahlungssysteme ein wichtiges Thema. Die Kreditkarte bildet für die Bezahlung häufig die Basis. Doch bereits hier müssen sich Unternehmer erkundigen, welche zusätzlichen Gebühren anfallen und was bei der Zahlungsmethode zu beachten ist.

Interessant ist auch die Frage, welche weitere internationalen Zahlungssysteme es gibt. Relevant können beispielsweise Zahlungsdienstleister, wie PayPal oder Skrill und Neteller sein. Aber auch i diesem Zusammenhang ist eine solide Informationsbasis wichtig.

Preisanpassungen bei der Kalkulation berücksichtigen

Bevor es an den Verkauf im Ausland geht, sind die Preise der eigenen Produkte neu zu kalkulieren. Was in Deutschland gut funktioniert, bringt über die Grenzen hinaus nicht denselben Gewinn. Hier fallen deutlich höhere Gebühren an, die bei der Preiskalkulation unbedingt zu berücksichtigen sind. Mehr Informationen zum Thema gibt es im separaten Beitrag zur Preiskalkulation

Dabei handelt es sich um Zölle, hohe Versandkosten, Gebühren und auch Versicherungen. Hier wird der Bogen zur Marktanalyse gespannt. Auch wenn nach der Analyse ein Bedarf besteht, muss auch der Preis berücksichtigt werden. Wird der nach der Preiskalkulation angepasste Preis durch die potenziellen Kunden gezahlt?

Mögliche Kanäle für den Verkauf ins Ausland

Der Online-Verkauf ins Ausland kann auf verschiedenen Kanälen stattfinden. Umso wichtiger ist es, sich einen ersten Überblick zu verschaffen, mehr zu den Kosten in Erfahrung zu bringen und dann zu entscheiden, wo Anbieter gerne aktiv werden möchten. Auch die Idee, erst mit einem Kanal zu starten und anschließend auf mehreren Kanälen zu verkaufen, ist für einige Unternehmer eine optimale Variante.

Amazon als Klassiker für den Online-Verkauf

Die Plattform von Amazon ist für Händler, die gerne im Export aktiv werden möchten, eine sehr gute Lösung. Durch die einfache Handhabung können Unternehmen ihre Produkte schnell und einfach einstellen und somit eine große Kundengruppe erreichen. Da es einzelne Amazon-Marktplätze für die verschiedenen Länder gibt, sollten Händler darauf achten, dass die Produkte auf der richtigen Plattform eingestellt werden. Informiert werden sollte sich auch über die separaten Gebühren und Handelsbedingungen.

Verkauf von Neuwaren über eBay

eBay war lange Zeit eine Anlaufstelle für Käufer, die auf der Suche nach Schnäppchen in Form von gebrauchten Produkten waren. Inzwischen hat sich der Marktplatz deutlich erweitert und immer mehr Händler nutzen ihn, um Neuwaren anzubieten. Unternehmen haben den Vorteil, dass sie mit einem Angebot den Artikel in einer größeren Menge einstellen können. Auch Preisvorschläge und Festpreise sind möglich.

Zalando für den Verkauf von Kleidung und Accessoires

Welcher Vertriebskanal für Händler passend ist, hängt von den Produkten ab, die verkauft werden sollen. Bieten Unternehmen Schuhe, Bekleidung oder auch Accessoires an, ist es inzwischen möglich, über Zalando zu verkaufen. Gerade in Ländern, wie beispielsweise Italien, Belgien und den Niederlanden, ist Zalando eine beliebte Anlaufstelle.

Den eigenen Online-Shop eröffnen oder erweitern

Unternehmen können den Vertrieb im Ausland auch über den eigenen Online-Shop in Angriff nehmen. Haben diese bereits einen bestehenden Shop ist es mit vielen Systemen möglich, diesen auch für den Verkauf im Ausland vorzubereiten. Zudem gibt es Shop-Systeme, die eine Option direkt mitbringen und eine eigene Schnittstelle für Abwicklungen von ausländischen Verkäufen aufweisen.

Software-Lösungen als Unterstützung

Damit alle wichtigen Aspekte, Termine, Kunden und Lieferungen im Blick behalten werden können, sind Software-Lösungen für den Export eine sehr gute Investition. Eine gute Software bringt folgende Eigenschaften mit:

  • Interne Datenbank für die Zusammenstellung aller Kontakte und Kontaktinformationen.
  • Aufnahme von zollrelevanten Vorgängen und Vorgaben zu den Ausfuhrverfahren.
  • Erstellung von Dokumenten und Begleitpapieren sowie den notwendigen elektronischen Meldungen.

Es gibt verschiedene Lösungen. Haben Verkäufer bereits bestehende EDV und Software-Varianten, können sie prüfen, ob es eine Ergänzung für den Export gibt, die sie direkt mit Ihrer Software kombinieren können.  

Passende Dienstleister für das Exportgeschäft finden

Die Ideen für den Export umzusetzen, benötigt viel Grundwissen und Erfahrung. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen die richtigen Dienstleister an ihrer Seite haben. Vielleicht können Anbieter einige Bereiche selbst abdecken. Zu den wichtigsten Dienstleistern bei den Vorbereitungen und Planungen gehören jedoch Übersetzer, Unternehmensberater und auch Verpackungsdienstleister.

Übersetzer für verlässliche Informationen und Beschreibungen

Unternehmen möchten Kunden in nicht deutschsprachigen Ländern erreichen? Dann ist es wichtig, dass es nicht zu Missverständnissen kommt. Wie kann dies sichergestellt werden? Mit einem professionellen Übersetzer ist es möglich, die folgenden Bereiche in eine oder mehrere Sprachen zu transferieren:

  • Informationen zum Unternehmen
  • Produktbeschreibungen
  • AGB
  • Informationen zu Zahlung und Versand

Eine Webseite in mehreren Sprachen erreicht einen deutlich breiteren Kundenbereich. Dabei können Händler erst einmal probieren, ob eine Übersetzung auf Englisch ausreicht. Liegt ihr Fokus beispielsweise im russischen Bereich, sollten Unternehmer ergänzend dazu auch eine russische Übersetzung zur Verfügung stellen.

Wichtig: Wer als Unternehmer in den Export einsteigen möchte, sollte selbst auch wenigstens Englisch sprechen oder Mitarbeiter mit Sprachen-Erfahrungen haben. Einen Geschäftsbrief auf Englisch verfassen wird zu den täglichen Aufgaben gehören, um mit Lieferanten, Kunden und Interessenten zu verhandeln.

Angebote von Übersetzern holen:

Der Unternehmensberater als Unterstützung

Haben Händler bisher noch gar keine Erfahrungen mit dem Export gemacht oder gründen Sie vielleicht sogar gerade erst ihr Geschäft, ist ein Berater eine gute Anlaufstelle. Bevor Unternehmen einen Berater suchen, sollten sie sich die Frage stellen, welchen Anspruch sie an diesen haben. Hilfreich ist es, wenn er sich im internationalen Geschäft gut auskennt und passende Referenzen aufweisen kann. Eine Unterstützung bei der Suche bietet der Beitrag zum Thema Berater suchen.

Gerade die steuerliche Problematik ist bei Unternehmern immer wieder ein Thema. Einen Steuerberater suchen ist daher ein wichtiger Schritt, bevor Unternehmen mit dem Export beginnen. Zu beachten ist dabei, dass dieser sich mit der Thematik rund um den Export auskennt. Noch mehr Informationen zur Suche eines Steuerberaters.

Webseitengestaltung für den Export anpassen

Unabhängig davon, ob bereits eine Webseite besteht oder erst erstellt werden soll, gibt es einige Punkte, die hier zu beachten sind. Verkäufer möchten ihre Kunden im Ausland erreichen. Eine internationale Webseite, die durch einen professionellen Übersetzer bearbeitet wurde, ist ein guter Schritt.

Zu beachten ist auch die Suchmaschinenoptimierung, um möglichst weit oben in den Ergebnissen der Suche zu erscheinen. Hier gibt es einige SEO-Online-Tools, auf die Unternehmen zurückgreifen können. Aber auch die Inanspruchnahme eines Experten ist zu empfehlen.

Händler sollten sich die Zeit nehmen und eine Webseite erschaffen, mit der sie sich und ihr Unternehmen identifizieren. Im Fokus steht hier beispielsweise das Unternehmen als Marke und auch die Corporate Identity. Die Kosten für die Webseite werden vermutlich erst einmal etwas höher sein. Lassen Unternehmen sich mehrere Angebote für die Webseite und deren Gestaltung machen, ist ein Vergleich möglich.

Daran zu denken ist, Onlinewerbung erst zu schalten, wenn die Webseite gut zu erreichen ist. Dies gilt unter anderem auch dann, wenn Unternehmen einen Shop für die Kunden aus dem Ausland einrichten.

Export-Verpackungen und Lagerbereiche

Während Unternehmen in Deutschland bei der Gestaltung der Verpackungen relativ flexibel sind und sich an jeden nationalen Verpackungsunternehmer wenden können, ist dies beim Export nicht ganz so einfach.

Ein erfahrener Ansprechpartner bietet für den Export die Möglichkeit, für die Export-Güter die auch individuelle Verpackungen zu entwickeln, die für einen vereinfachten logistischen Prozess sorgen. Teilweise bieten die Verpackungsunternehmen auch einen Lager-Service an. Hier ist es wichtig, sich verschiedene Angebote einzuholen.

Auch die Lagerbereiche sind ein wichtiges Thema. Möglicherweise importieren Unternehmen ihre Waren. Es kann sich lohnen zu berechnen, ob ein Lager im Ausland bei geplantem Export die günstigere Variante ist.

Suche nach passenden Auslandskontakten

Für einen dauerhaften Erfolg im Export ist es von Vorteil, wenn Kontakte im Ausland vorliegen, an die sich Händler wenden können. Durch diese erfahren sie mehr über die institutionellen Gegebenheiten vor Ort und können auch rechtliche und steuerliche Fragen möglicherweise klären.

Eine erste Anlaufstelle für internationale Kontakte ist die Handelskammer in der jeweiligen Stadt. Diese verfügt normalerweise über ein Netzwerk an Kooperationspartnern und Exporteuren sowie Lizenznehmern und auch Dienstleistungsanbieter, die für den Export hilfreich sein können.

Zusätzlich dazu gibt es die Deutschen Außenhandelskammern. Hier können Händler ganz gezielt nach Kontakten im Ausland suchen und stellen sicher, dass es sich um qualitativ hochwertige und geprüfte Anbieter handelt.

Rechtlich relevante Punkte für den Export

Rechtlich relevante Punkte für den Export

Für die Durchführung von Export gibt es einige Voraussetzungen, die zu erfüllen sind. Händler benötigen Genehmigungspflichten, die auf drei Punkten basieren:

  • Listenbezogen: Beschaffenheit der Güter
  • Personenbezogen: Empfänger
  • Verwendungsbezogen: Einsatz der Güter

Die Vorschriften Zoll sind ein ebenso wichtiger Aspekt, wie die Einfuhrvorschriften im Bestimmungsland sowie mögliche Abgaben, die erfolgen müssen. Empfehlenswert ist es, einen Rechtsanwalt vor Ort in Anspruch zu nehmen, an den sie sich immer für eine rechtliche Beratung wenden können. Bei der Suche kann der Beitrag hilfreich sein, worauf geachtet werden sollte.

FAQ – die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick

Wann wird die Zollanmeldung benötigt?

Die Zollanmeldung oder auch Ausfuhranmeldung wird dann benötigt, wenn der Versand der Waren in ein Land außerhalb der EU erfolgt. Innerhalb der EU muss sie bei einem Rechnungswert von 1.000 Euro oder einem Gewicht von 1.000 kg oder mehr vorgelegt werden.

Bieten Versandunternehmen eine Beratung für den geschäftlichen internationalen Versand?

Der Versand ist bei der Warenausfuhr einer der wichtigsten Aspekte. Mit welchem Dienstleister der Exporteur zusammenarbeitet, hängt oft von Service und Beratung ab. Die verschiedenen Versandunternehmen in Deutschland bieten für ihre Geschäftskunden daher in der Regel eine Beratung an, über die auch Verträge für den Versand der Erzeugnisse ausgehandelt werden können.

Was hat es mit Listungsverfahren beim Export auf sich?

Das Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit informiert hier darüber, dass bei einigen Drittländern Listungsverfahren zu beachten sind. Dies bedeutet, dass einige Länder Importe nur dann erlauben, wenn diese aus bestimmten Betrieben stammen. Die Betriebe müssen nachweislich über eine Zulassung oder Registrierung in den ausgewählten Ländern erfolgen. Über das Listungsverfahren werden die Betriebe erfasst, die Exportgüter in die Drittländer übertragen möchten. Eine Überprüfung durch die zuständigen Überwachsungsbehörden erfolgt ebenfalls. Nur dann sind auch die Ansprüche der Drittländer an die Exporteure erfüllt.

Was hat es mit der Absicherung des Handels außerhalb Deutschlands auf sich?

Bei vielen Exporteuren kommt Unsicherheit auf, wie sie ihre Waren absichern können. Hier gibt es die Exportkreditgarantie. Sie greift aber nur dann, wenn die risikomäßige Vertretbarkeit des Geschäfts sowie die Förderungswürdigkeit nachgewiesen werden können. Hier gibt es Prüfungen für die Einzelfälle. Ein nachträglicher Abschluss der Garantie ist nach der Ausfuhr in der Regel nicht mehr möglich.

Was ist die Dachstelle Export?

Wer sich mit Import und Export beschäftigt, der wird früher oder später die Dachstelle Export kennenlernen. Sie arbeitet im Zusammenspiel mit der Kontrollbehörde für Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen. Die Dachstelle ist unter anderem zuständig dafür, neue Zertifikate zu prüfen. Zusätzlich dazu kümmert sie sich um die Drittland-Audits. Dabei geht es nicht nur um die Vorbereitung, sondern auch um deren Durchführung. Unternehmen der bayerischen Wirtschaft können zudem bei der Dachstelle vor Ort Fragen zum Außenhandel klären.

Welche Statistiken können bei der Planung helfen?

Der Außenhandel ist für viele Unternehmen ein großes Thema und es ist wichtig, sich umfangreich mit diesem auseinanderzusetzen, bevor exportiert oder sich auf die Suche nach Handelspartnern begeben wird. Eine verlässliche Quelle zum Nutzen und den Möglichkeiten beim Export sowie dessen Entwicklung, ist immer die Statistik. Unter diesem Link gibt es eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse zum Thema, die Statista zusammengestellt hat.

Ab wann gehören Güter zum Rüstungsexport?

Gerade das Thema Rüstungsexport ist besonders sensibel und unterliegt strengen Vorgaben. Daher ist es für Unternehmen wichtig zu wissen, ob die von ihnen angebotenen Produkte unter diesen Begriff fallen. Unterschieden wird dabei zwischen Kriegswaffen, Rüstungsgütern sowie die Dual-Use-Güter. Viel Unsicherheit gibt es vor allem in Bezug auf die Dual-Use-Güter. Sie werden eigentlich für zivile Zwecke hergestellt. Allerdings können sie auch für den militärischen Bereich zum Einsatz kommen. Eine Genehmigungspflicht ist nicht bei allen Dual-Use-Gütern notwendig. Lediglich dann, wenn der mögliche militärische Nutzen eine hohe strategische Bedeutung haben kann, muss eine Genehmigung erfolgen. Für einen Überblick gibt es eine Liste in der EG-Dual-Use-Verordnung. In dieser sind alle aktuell genehmigungspflichtigen Güter zu finden.

Fazit – ausreichend Zeit für die Planung ist wichtig

Steht die Entscheidung, mit dem Export der Waren ein Geschäft zu eröffnen oder zu erweitern, können Händler über die Checkliste Schritt für Schritt vorgehen, sich umfangreich informieren und auf dieser Basis mit der Umsetzung der Idee beginnen. Neben umfassenden Vorgaben zu den Dokumenten, ist auch eine Vergleichsrechnung zu empfehlen, in der Unternehmen die zu erwartenden Einnahmen den zusätzlichen Ausgaben gegenüberstellen.

Torsten Montag

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Seit mehr als 15 Jahren unterstütze ich als Betriebswirt, Onlinestratege, Problemlöser, Ideengeber und Betreiber des Gründerlexikons Selbstständige und Freiberufler beim Aufbau und Wachstum ihres Unternehmens. Ich biete fundiertes Fachwissen, unternehmerische Kompetenz und individuelle Beratung für Gründer und erfolgsorientierte Unternehmer.

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