Festpreisangebot kalkulieren: Abrechnung für Dienstleister und Handwerker

Handwerker oder Dienstleister können ihre Arbeiten nach Festpreis oder nach geleisteten Stunden berechnen. Der Auftraggeber, sprich Ihr Kunde, wird in den meisten Fällen ein Festpreisangebot bevorzugen. Ganz einfach deswegen, weil er dadurch Planungssicherheit gewinnt.

Sie als Auftragnehmer dagegen bevorzugen womöglich eher die Abrechnung nach Stunden, da dies für Sie wiederum mehr Sicherheit bedeutet.

In diesem Artikel erhalten Sie alles Wichtige zum Thema Festpreisangebot, Vor- und Nachteile und wann Sie ggf. auch nicht an ein Festpreisangebot gebunden sind.

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Was ist ein Festpreis?

  • Sie schließen mit dem Kunden einen Vertrag über eine fest definierte Leistung zu einem fest vereinbarten Preis ab.
  • Je standardisierter ein Projekt oder eine Dienstleistung ist, desto einfacher ist die Kalkulation eines Festpreises.
  • Die Festpreisvereinbarung erfolgt vor der Leistungserbringung, die Zahlung dagegen erst nach Lieferung bzw. Fertigstellung des Projekts.
  • Bei größeren Projekten sind auch Teilzahlungen üblich.
  • Ein Festpreis ist für einen fest definierten Zeitraum gültig, beispielsweise für 6 oder 12 Monate

Das Problem: Risikominimierung auf beiden Seiten

Sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer möchte sein individuelles Risiko minimieren. Das Risiko liegt insbesondere darin, dass der Aufwand höher ausfallen könnte als geplant.

Der Auftraggeber möchte sicherstellen, dass er nicht zu viel bezahlt und nicht plötzlich von einer überhöhten Endrechnung überrascht wird. Deshalb wird er immer darauf aus sein, einen festen Pauschalpreis auszuhandeln, auf den er sich zu 100 Prozent verlassen kann.

Der Auftragnehmer hingegen möchte natürlich nicht draufzahlen, wenn etwas Unvorhergesehenes hinzukommt (zum Beispiel Nacharbeiten, weitere Entwürfe oder Korrekturschleifen). Ein Pauschalpreis ermöglicht es ihm nicht, einen entstandenen Mehraufwand flexibel zu berechnen. Deshalb wünschen sich Kreative ebenso wie Handwerker eher eine Abrechnung auf Basis eines Stunden- oder Tagessatzes. Der Kunde ginge damit aber das Risiko ein, dass die Rechnung am Ende deutlich teurer wird als geplant.

Vor- und Nachteile von Festpreisen

Vorteile Nachteile
Leistung bzw. Auftrag wird detailliert beschrieben; beugt Missverständnissen vor. Nachträgliche Änderungswünsche durch den Kunden müssen neu ausgehandelt werden (wenig Flexibilität).
Sie als Auftragnehmer wissen genau, was der Kunde von Ihnen erwartet; der Kunde kennt im Vorfeld die genauen Kosten. Sollten die Selbstkosten des Auftragnehmers nachträglich steigen, kann das zu Verlusten führen.
Der Unternehmer ist bemüht, dass Projekt so schnell wie möglich und sofort zur Befriedigung des Kunden fertigzustellen. Ein Festpreisangebot kann für den Kunden teurer kommen, da der Auftragnehmer einen Sicherheitszuschlag kalkuliert.

Arten der Abrechnung für Selbstständige und Handwerker

Betrachten wir zunächst, welche Preisvarianten Ihnen zur Verfügung stehen:

  • Festpreis: Sie definieren die zu erledigenden Aufträge möglichst genau und legen hierfür einen Festpreis an, von dem der Auftragnehmer nicht abweichen darf. Für den Auftraggeber bietet diese Variante besonders viel Sicherheit. Für den Auftragnehmer lässt der Festpreis allerdings keinen Spielraum. In der Regel wird der Unternehmer in eine Pauschalvereinbarung deshalb einen Risikoaufschlag einrechnen. Für den Auftraggeber wird die Leistung deshalb unter Umständen teurer als sie es hätte sein müssen.
  • Stundensatz: Beim Stundensatz rechnet der Dienstleister nach tatsächlichem Aufwand ab, wobei jede Stunde einen festgelegten Preis kostet. Für den Auftragnehmer ist diese Variante besonders transparent und flexibel, er zahlt nicht drauf. Der Kunde hat hier keine Chance, den Aufwand realistisch abzuschätzen.
  • Tagessatz: Der Tagessatz ist im Endeffekt eine Ableitung des Stundensatzes, denn er errechnet sich durch die Multiplikation des Stundensatzes mit der Arbeitszeit pro Tag. Siehe Tagessatz berechnen! Meist wird der Stundensatz für die Berechnung eines Tagessatzes aufgrund der Vollauslastung ein wenig nach unten korrigiert. Für den Auftraggeber ist er ähnlich intransparent wie der Stundensatz. Für den Auftragnehmer bietet er die Chance, leichter einen Zeitpuffer einzukalkulieren.

Kalkulation eines Festpreises - Worauf als Auftragnehmer achten?

  • Möglichst genaue Kalkulation der Materialkosten
  • Beim Zeitaufwand auch mögliche Nachbesserungen und Verzögerungen einberechnen.
  • Auf Erfahrungswerte aus der Vergangenheit zurückgreifen
  • Sicherheitszuschlag in der Preiskalkulation einfließen lassen
  • Je nach Umfang des Projekts eine möglichst genaue Leistungsbeschreibung mit dem Auftraggeber im Vorfeld abklären und im Vertrag aufnehmen
  • Bei einer umfangreicheren Kalkulation sollten Sie als Unternehmer auf professionelle Software zurückgreifen, um den Verkaufspreis optimal zu berechnen
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Beispiel: Logoerstellung beim Grafiker

Das Ganze lässt sich leichter an einem Beispiel verdeutlichen. Ein Unternehmer möchte ein neues Firmenlogo kreieren lassen und beauftragt hierfür einen Grafiker mit der Erstellung eines Firmenlogos sowie ggf. zwei weiteren Entwürfen. Der Auftraggeber hat ein Budget von 2.000 Euro, das er keinesfalls überschreiten möchte. Der Auftragnehmer kalkuliert nun zunächst seinen zeitlichen Aufwand. Er geht davon aus, dass er für jedes Logo inklusive aller Vor- und Nacharbeiten einen Aufwand von 9 Stunden haben wird, insgesamt also 27 Stunden. Er hat nun mehrere Kalkulationsmöglichkeiten:

  • Stundensatz: 27 Stunden x 70 Euro Stundensatz = 1.890 Euro (Chance, bis zu 20 Prozent mehr zu verrechnen bei Mehraufwand, also bis zu 2.268 Euro)
  • Tagessatz: 5 Arbeitstage x 450 Euro = 2.250 Euro
  • Pauschalvereinbarung: 2.000 Euro (etwas mehr als der Stundensatz, um ein wenig Puffer für Unvorhergesehenes zu haben)

Am attraktivsten ist für den Auftragnehmer meist die Variante Tagessatz, da er hier am einfachsten einen Puffer einkalkulieren kann. Mit den 1.890 Euro läge der Auftragnehmer sogar im Budget des Auftraggebers – doch was passiert, wenn er nun doch länger braucht? Dieser Unsicherheitsfaktor ist es, der die Preisverhandlungen erschwert.

Tipp

Bei der Abrechnung auf Basis eines Stunden- oder Tagessatzes ist es üblich, einen Kostenvoranschlag zu erstellen. Davon darf der Auftragnehmer allerdings um 10 bis 20 Prozent auch nach oben abweichen. Er ist deshalb nur eine grobe Orientierungsrichtung. Siehe Kostenvoranschlag Überschreitung!

Ein möglicher Lösungsweg? Der nach unten offene Festpreis

Eine wirkliche Lösung für dieses Problem gibt es nicht – es wird immer auf eine Verhandlung zwischen beiden Parteien hinauslaufen. Dennoch besteht eine Möglichkeit, wie die Zusammenarbeit für beide Seiten fair ablaufen kann. Der Handwerker oder Dienstleister kalkuliert für das Angebot zunächst die Anzahl der Arbeitsstunden, die er regulär brauchen wird, um den Auftrag zu erledigen. Anschließend schlägt er einen Sicherheitszuschlag auf, damit er auch bei unvorhergesehenen Geschehnissen noch agieren kann. Dieser Preis ist nun fix, es läuft also auf den ersten Blick auf eine Pauschalvereinbarung hinaus. Braucht der Dienstleister noch mehr Stunden, ist das sein Problem.

Allerdings rechnet er rein nach tatsächlich angefallenem Arbeitsaufwand ab. Ist der Aufwand also geringer, darf sich der Kunde über ein günstigeres Honorar freuen. Ist er höher als trotz Sicherheitszuschlag kalkuliert, kommt der vereinbarte pauschale Maximalpreis zum Tragen. So verteilt sich das Risiko gewissermaßen auf zwei Schultern und keiner der Partner ist über die Gebühr benachteiligt. Diese Vereinbarung bedarf allerdings auch eines entsprechenden Vertrauensverhältnisses: Der Auftraggeber muss nämlich darauf vertrauen, dass der Auftragnehmer ehrlich ist und tatsächlich nur nach angefallenen Stunden abrechnet.

Auf das obige Rechenbeispiel bezogen würde der Grafiker nun 30 Stunden (27 Stunden + 3 Stunden Sicherheitszuschlag) zu je 70 Euro, also 2.100 Euro als Honorar anbieten. Tatsächlich ist er bei dem dritten Logo schneller und braucht nur 26 Stunden. Der Kunde bezahlt also im Endeffekt nur 1.820 Euro.

Hinweis:

Ich empfehle Ihnen diese Vorgehensweise in der Regel nicht. Warum?

Weil der nach unten hin offene Festpreis einseitig den Kunden begünstigt. Sie haben das Risiko, bei einem Mehraufwand draufzahlen zu müssen. Wenn Sie jedoch preiswerter arbeiten, müssen Sie den Preisvorteil an den Kunden abgeben.

Gleichzeitig besteht für Sie kein Interesse daran, den Auftrag möglichst schnell abzuschließen, da Sie dann auch weniger Einnahmen erzielen.

Diese Art von Festpreisvereinbarung bietet sich, wie bereits angedeutet, lediglich für Vertragsparteien an, die bereits eine sehr gute Bindung und Vertrauensverhältnis zueinander aufgebaut haben.

Festpreis beim Hausbau

Bauherren wird geraten, dass sie mit dem Bauunternehmen eine Festpreisvereinbarung eingehen. Diese Vereinbarung im Bauvertrag soll nicht nur eine genaue Kalkulation für beide Vertragsparteien ermöglichen, sondern auch vor explodierenden Kosten schützen.

Allerdings können Auftragnehmer im Vertrag gewisse Formulierungen einbauen, die die Festpreisgarantie aufweichen

Abgesehen davon, dass natürlich nur die vertraglich vereinbarten Leistungen dazu gehören, gibt es gelegentlich auch Formulierungen wie „Preis gilt ab Oberkante Bodenplatte”. Das bedeutet, dass in diesem Fall weder die Bodenplatte, noch die Baustelleneinrichtung oder Ähnliches enthalten ist.

Sowohl Auftraggeber als auch Bauunternehmen sollten hier im Vorfeld genau absprechen, was enthalten sein sollte. Experten raten dazu, möglichst viele Details im Vertrag festzuhalten, angefangen von der Wandstärke bis hin zur Anzahl der Steckdosen.

Diese detaillierte Festpreisvereinbarung mit sämtlichen Details ist in diesem Fall für beide Seiten sinnvoll und vermeidet im Nachhinein Ärger.

Festpreisvereinbarung Vorlage

Wenn Sie als Unternehmer und Auftragnehmer häufiger ein Festpreisangebot verschicken, dann sollten Sie auf eine professionelle Software zurückgreifen. 

Darauf verzichten könnten Sie höchstens dann, wenn Sie sehr überschaubare Projekte oder Dienstleistungen erbringen, die standardisiert sind. Dazu gehören unter anderem Schlüsseldienste, Friseure etc. 

Eine professionell erstellte Vorlage hilft Ihnen dabei, nichts in Ihrer Kalkulation zu vergessen und sich auch im Vorfeld Gedanken über das Projekt zu machen.

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Preis trotz Festpreis nachträglich erhöhen?

Sobald Auftraggeber und Auftragnehmer einen Festpreis vereinbart haben, dann sind beide Vertragsparteien auch an diesen Preis gebunden. 

Sollten sich in der Zwischenzeit die Löhne erhöhen, die Materialkosten steigen oder sich der Unternehmer verkalkuliert haben, so ist dies das Risiko des Auftragnehmers

An einen Festpreis sind Sie als Auftragnehmer nur dann nicht gebunden, wenn die erwartete Leistung nicht über die Leistungsbeschreibung abgedeckt ist, der Kunde sozusagen Sonderwünsche hat.

Auch nach Ablauf der zeitlichen Preisbindung sind Sie als Unternehmer nicht mehr an einen Festpreis gebunden. Bedenken Sie jedoch, dass Sie möglicherweise einen festen Termin vereinbart haben, bis zu dem das Projekt abgeschlossen sein muss.

Sollten die Materialkosten oder Baupreise plötzlich und unerwartet explodieren oder schlicht nicht verfügbar sein, wie beispielsweise in der Coronapandemie, dann sollten Sie sich als Auftragnehmer unbedingt mit dem Auftraggeber kurzschließen und versuchen eine Vereinbarung treffen.

  1. Wägen Sie ab, ob ein Festpreis für Sie infrage kommt!
  2. Wenn nein →  dann hier zum Thema Stundensatz kalkulieren informieren!
  3. Wenn ja → Lesen Sie jetzt zur Wettbewerbsanalyse, welche Preise allgemein am Markt vorherrschen!
  4. Kalkulieren Sie Ihren eigenen Festpreis! Verwenden Sie dazu das professionelle Excel-Tool!
Mann hält Schild mit der Frage "Bist du ein Unternehmer" in der Hand, hier: unternehmertest

Torsten Montag
Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

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