Mahnung schreiben: Schneller ans Geld mit diesen Vorlagen & Mustern

Mit einem professionellen Onlinetool wird das Schreiben von Mahnungen von der einst lästigen Aufgabe zu einer angenehmeren Tätigkeit. Mit gut gewählten Texten und zuverlässiger Software müssen Sie keine Angst mehr vor dem Mahnen Ihrer Kunden haben.

Doch wie sollten Sie eine Mahnung schreiben? Was muss eine Mahnung enthalten und welche Formulierungen können Sie verwenden? Auf diese und weitere Fragen gehen wir in diesem Artikel ein.

Wenn Sie Ihre Mahnungen online schreiben, statt sich mit Word, Excel oder veralteten Rechnungsprogrammen herumzuschlagen, profitieren Sie von einer ganzen Reihe an Vorteilen:

  • Preise, Rabatte und Umsatzsteuer werden automatisch berechnet
  • automatisiertes Mahnwesen spart Zeit und bringt schnell Geld
  • Mahnfehler lasse sich fast vollständig vermeiden
  • Mahnvorlagen sind immer up to date (Sie müssen sich über Formulierungen keine Gedanken machen)
  • Mahnungen können von überall und jedem geschrieben werden, der die notwendigen Rechte besitzt
  • Mahnungen können per Mausklick direkt online verschickt werden – spart Zeit und Geld
  • Kunden können direkt per Klick bezahlen und sofort digital archivieren – verbessert die Customer Journey
  • erspart jede Menge Ärger mit ständigen Programm-Updates, Datenbankfehlern und Schnittstellenproblemen
  • trägt zu einem papierlosen und somit effizienten Büro bei

Auf dieser Seite erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Mahnungen schreiben wissen müssen. Ich beantworte Ihnen die Frage, die mir als Berater und Coach für Existenzgründer und Selbstständige am meisten gestellt wird: Welches Programm zum Mahnungen schreiben kann ich aus eigener Erfahrung empfehlen?

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Mahnung schreiben: das Wichtigste in Kürze

  • Bei Privatkunden ist nur eine Mahnung Pflicht, bei Geschäftskunden gar keine
  • Es gibt keine gesetzlichen Pflichtbestandteile für den Inhalt einer Mahnung
  • Es obliegt Ihnen selbst, wie viele Mahnstufen Sie nutzen
  • Sie dürfen Mahngebühren und Verzugszinsen dem Kunden in Rechnung stellen
  • Auch als Privatperson können Sie Ihren Kunden Mahnungen schreiben
  • Mit einer professionellen Software versenden Sie Mahnungen mit nur einem Klick, Sie brauchen sich keine Gedanken über Formulierungen, Fristen usw. machen.

Pflichtbestandteile: Das sollte auf Ihrer Mahnung stehen

Für die Mahnung gibt es ebenso wie für die Zahlungserinnerung keinen vorgeschriebenen gesetzlichen Aufbau und dementsprechend auch keine Pflichtbestandteile im engeren Sinne. Damit sie allerdings ihre Wirkung entfaltet und den Schuldner, also Ihren Kunden, in Verzug setzt, muss sie die eindeutige Forderung enthalten, dass dieser seiner geschuldeten Leistung nachkommt. Außerdem sollten Sie bei aller Rücksichtnahme auf das Fortbestehen der Geschäftsbeziehung keine zu freundliche Formulierung wählen.

Ihre Mahnung sollte im Idealfall die folgenden Informationen enthalten:

  • Name und Anschrift des Gläubigers (Ihre Daten)
  • Name und Anschrift des Schuldners (Ihres Kunden)
  • Ursprüngliche Rechnungsnummer und -datum und Rechnungsbetrag
  • Klare Formulierung, dass die Zahlung ausstehend ist
  • Mahntext mit der Aufforderung zur Zahlung und Setzung einer neuen Zahlungsfrist
  • Verzugszinsen und Mahngebühren (erst ab Verzug!)

Ab wann kann ich eine Mahnung schreiben?

Sobald Sie die vertragliche Leistung vollständig erbracht haben und sich Ihr Kunde mit der Zahlung im Rückstand befindet, die Zahlungsfrist wurde überschritten, dürfen Sie eine Mahnung schreiben. Vorausgesetzt, Sie haben zuvor eine Rechnung geschrieben, was es dabei zu beachte gilt, können Sie im Thema Rechnungen schreiben nachlesen. Also sobald das Zahlungsziel um einen Tag überschritten wurde. Man spricht auch davon, dass sich der Schuldner in Verzug befindet. Wenn Sie natürlich Ihre Ware noch nicht verschickt haben oder die vereinbarte Leistung noch nicht vollständig erbracht wurde, können Sie keine Mahnungen schreiben. Theoretisch genügt es sogar, wenn Sie Ihren Kunden per Telefon mahnen, siehe Telefoninkasso! Allerdings ist dabei die erfolgte Mahnung schwieriger nachzuweisen.

Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?

Sie müssen nur eine einzige Mahnung schreiben, bevor Sie gerichtliche Schritte gegen Ihren Kunden unternehmen können, wie zum Beispiel das gerichtliche Mahnverfahren. Bei Geschäftskunden müssen Sie sogar gar keine Mahnung schreiben. In der Praxis gehen viele Unternehmen im professionellen Mahnwesen zwar anders vor, aber rechtlich gesehen genügt eine Mahnung bei Privatkunden. Wenn Sie bereits wissen, dass das Schreiben von mehreren Mahnungen nichts bringt, dann können Sie gleich weitere Schritte einleiten.

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Torsten Montag
- Inhaber Gründerlexikon, Betriebswirt und Internetcoach -

Mein Tipp: Mehrstufiges Mahnverfahren

Im Allgemeinen empfehle ich Ihnen mehrere Mahnstufen zu nutzen. Angefangen von einer freundlichen Zahlungserinnerung - denn es steckt ja nun wirklich nicht jedes Mal böse Absicht dahinter - bis hin zur ersten, zweiten und vielleicht dritten Mahnung. Sie können auch die Zahlungserinnerung bereits als erste Mahnung ansehen. Davon abweichen sollten Sie nur, wenn Sie den Kunden so gut kennen, dass Sie wissen, dass ein mehrstufiges Mahnverfahren nichts bringt.

Welche Fristen muss ich beim Mahnungen schreiben beachten?

Im B2B Bereich, das heißt, Ihr Kunde ist ein Geschäftskunde, dann gilt, sofern Sie kein Zahlungsziel auf der Rechnung notiert haben, dass dieser automatisch 30 Tage nach Zahlungsfrist in Verzug ist. Im Zweifel beginnen die 30 Tage ab Wareneingang bzw. Leistungserbringung (§ 286 BGB). 

Bei Verbrauchern (= Privatkunden) gilt diese Regel nur, wenn Sie ausdrücklich auf der Rechnung darauf hinweisen. Ansonsten nach der ersten Mahnung, die Sie schreiben können, wenn der Rechnungsbetrag nicht pünktlich überwiesen wurde. Wie viel Frist Sie dann lassen, um den ausstehenden Rechnungsbetrag zu begleichen, obliegt Ihnen, es sollte aber nicht zu lange sein.

Welche Mahngebühren kann ich beim Mahnung schreiben berechnen?

  • Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, welche Mahngebühren Sie in Rechnung stellen können; sie müssen aber angemessen und verhältnismäßig sein.
  • Bei Privatpersonen hat sich ein Betrag von 2,50 Euro je Mahnstufe eingebürgert: 2,50 Euro bei Zahlungserinnerung, 5,- Euro bei erster Mahnung und 7,50 Euro bei zweiter Mahnung usw.
  • Kosten für Buchhaltung, Bearbeitungszeit, Personalkosten etc. dürfen Sie nicht in Rechnung stellen.
  • Zusätzlich können Sie Verzugszinsen berechnen, und zwar ab dem Tag des Verzugs.
  • Bei Geschäftskunden dagegen, dürfen Sie eine pauschale Mahngebühr von 40,- Euro berechnen; sofern nachgewiesen auch mehr.

Ausführlichere Infos hier: Welche Mahngebühren und Verzugszinsen kann ich ansetzen?

gründerlexikon tipp

Nutzen Sie eine professionelle Buchhaltungssoftware

Sollten Sie nicht nur ein oder zwei Kunden haben, dann nutzen Sie eine professionelle Buchhaltungssoftware wie lexoffice, mit der Sie Mahnungen online schreiben können. Diese beinhaltet nicht nur die grundlegenden Funktionen zur Buchhaltung, sondern auch professionell formulierte und rechtssichere Vorlagen für Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen. Denn mit der richtigen Formulierung kommen Sie schneller zu Ihrem Geld. Zudem überwacht die Software im Forderungsmanagement automatisch die Fristen und Zahlungseingänge.

Beispiel für Mahnverfahren mit 4 Mahnstufen

Hinweis: Voraussetzung für eine rechtssichere Mahnung ist immer, dass Sie die Ware geliefert bzw. die Leistung vollständig erbracht haben und der Kunde keine Regressansprüche gestellt hat. Zudem muss bei Verbrauchern auf der Rechnung auch ein Zahlungsziel benannt worden sein. Nur wenn nach dem Verstreichen es Zahlungsziels kein Geld auf Ihr Konto einging, sollten Sie die folgenden Mahnstufen einleiten.

1. Mahnstufe: Zahlungserinnerung (erste Mahnung)

Hier erinnern Sie den Kunden daran, dass er den offenen Rechnungsbetrag bitte begleichen soll. Die Formulierung Ihrer Zahlungserinnerung ist freundlich und nicht aufdringlich. Sie müssen kein neues Zahlungsziel setzen. Ein freundliches Erinnern reicht bei vielen Kunden aus.

Wenn Sie möchten, können Sie dieses Schreiben bereits als erste Mahnung ansehen. In dem Fall greifen Sie auf drei Mahnstufen zurück. Ein Mahnschreiben muss nicht den Begriff „Mahnung” enthalten. Sie muss nur darauf aufmerksam machen, dass der Kunde mit seiner Zahlung ausstehend ist.

2. Mahnstufe: Erstes Mahnschreiben

Wenn Ihr Kunde das Zahlungsziel aus der ersten Mahnstufe ebenfalls verstreichen lässt, dann sollten Sie nun ein etwas ernsteres Schreiben aufsetzen und Ihre Forderung geltend machen. Gut möglich, dass Ihr Kunde es tatsächlich wieder vergessen hat. Allerdings sollte er sich nun schon langsam daran erinnern. Ein Zahlungsziel von 14 Tagen als Frist sollte hier ausdrücklich genannt werden.

3. Mahnstufe: Zweites Mahnschreiben (letzte Mahnung?)

Wenn Ihr Kunde auch das nächste Zahlungsziel verstreichen lässt, sollten Sie nun eindringlicher Ihre Forderung mahnen. Abhängig davon, wie viele Mahnungen Sie schreiben wollen, könnte das auch schon die letzte Mahnung sein. Ein Zahlungsziel von höchstens 7 Tagen ist jetzt angebracht.

Empfehlenswert ist es, den Kunden darauf hinzuweisen, wann die letzte Mahnung erfolgt, sprich, ob es sich jetzt schon um diese letzte Mahnung handelt. Kündigen Sie in diesem Brief dann auch die entsprechenden Konsequenzen an, sollte er den ausstehenden Rechnungsbetrag wieder nicht begleichen. Dazu gehören auch das in Rechnung stellen von Mahnkosten. Konsequenzen könnten das Einschalten eines Anwalts oder Inkassobüros sein. Auch das Androhen des gerichtlichen Mahnverfahrens können Sie nun aufnehmen.

4. Mahnstufe: Die allerletzte Mahnung

Sollte nicht schon bei der dritten Mahnstufe Schluss sein, so sollten Sie spätestens jetzt die Reißleine ziehen. Denn es bringt nichts, den Zeitpunkt immer weiter nach hinten zu verlagern. Es geht schließlich auch um Ihr Geld und um Ihre Finanzen!

Bitte denken Sie daran: Es handelt sich hier nur um ein Beispiel. Sie können selbst entscheiden, wie viele Mahnstufen Sie nutzen möchten.  

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Torsten Montag
- Inhaber Gründerlexikon, Betriebswirt und Internetcoach -

Warum ich seit vielen Jahren lexoffice nutze

Obwohl ich bereits diverse Programme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen und Mahnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Mahnung bedarf deshalb nur noch einen Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.

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Privat eine Mahnung schreiben - Dann ist’s möglich

Da Sie auch als Privatperson Rechnungen schreiben können, können Sie auch privat Mahnungen schreiben. Haben Sie privat etwas verkauft oder eine Dienstleistung erbracht und die vereinbarte Zahlung bleibt aus, dann können und sollten Sie eine Mahnung schreiben. Denken Sie aber daran, dass Sie auch eine schriftliche Rechnung dazu benötigen, um die Sachverhalte nachzuweisen.

Hinweis: Verkaufen Sie häufiger etwas oder erbringen Sie regelmäßig gewisse Dienstleistungen und schreiben privat Rechnungen? Möglicherweise sind Sie dann schon gewerblich tätig! Mehr dazu: Ab wann muss ich ein Gewerbe anmelden?

Mahnungen schreiben mit Kleingewerbe bzw. als Kleinunternehmer?

Gelegentlich fragen sich Kleinunternehmer oder Selbstständige, die ein sogenanntes Kleingewerbe betreiben, ob sie auch Mahnungen schreiben dürfen bzw. wie die Mahnung aussehen muss. Die Antwort ist simpel: Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibende schreiben ihre Mahnungen genauso wie jeder andere Unternehmer auch. Es gibt auch keine Mindestsumme oder etwas Ähnliches. Sobald Sie eine Leistung vertragsgemäß erbracht haben und der Kunde zahlt nicht, können Sie Mahnungen schreiben.

Im Übrigen können auch Sie als Kleinunternehmer oder Solo-Selbstständiger mit einer entsprechenden Software Mahnungen online schreiben. Sie müssen sich dann keine Gedanken über Formulierungen oder notwendige Bestandteile einer Mahnung mehr machen.

Kostenlose Vorlage & Muster für Mahnungen

Sie sind auf der Suche nach einer kostenlosen Vorlage für ein Mahnschreiben? Nutzen Sie unsere kostenlosen Muster und Mahnungsvorlage. Wichtig nochmal:

Der Zahlungsverzug muss bereits eingetreten, und die Forderung darf vom Kunden nicht bestritten worden sein. Sie können die unten genannten Vorlagen einfach in ein Word Dokument kopieren. Es handelt sich nur um eine Mahnungsvorlage. Sie können Ihre Forderung auch mit anderen Formulierungen geltend machen.

Wie Sie eine Zahlungserinnerung schreiben können und worauf Sie da achten sollten, besprechen wir im verlinkten Artikel. Nur als Hinweis: Legen Sie dort nochmal eine Kopie der Rechnung bei. 

Vorlage: 1. Mahnschreiben und gratis Download

Eine interessante und etwas witzige Formulierung für ein erstes Mahnschreiben (stammt nicht von uns):

„Ein Mahnschreiben soll kurz, freundlich und erfolgreich sein. Dieses Schreiben ist kurz. Es ist von freundlicher Gesinnung. Ob es erfolgreich ist, hängt von Ihnen ab.

Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von xx,- Euro bis zum [Datum, ca. 10-14 Tage Zahlungsziel] ohne Abzüge auf unser Bankkonto. Sollten Sie die Rechnung in der Zwischenzeit bezahlt haben, dann betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos”

Sie können natürlich auch ganz klassisch schreiben und auf den Zahlungsverzug der Rechnung hinweisen:

“Leider konnten wir zur oben genannten Rechnung bis heute noch keinen Zahlungseingang verbuchen.

Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von xx,- Euro bis zum [Datum, ca. 10-14 Tage Zahlungsziel] ohne Abzüge auf unser Bankkonto….”

Vorlage: 2. Mahnschreiben und gratis Download

“Leider haben Sie auf unser erstes Mahnschreiben vom [Datum] nicht reagiert. Wir fordern Sie nochmals auf, den offenen Betrag aus oben genannter Rechnung bis zum [Datum, ca. 7 Tage Zahlungsziel] zu begleichen.

Bei Nichteinhalten des Zahlungstermins stellen wir Ihnen Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung.”

Vorlage: 3. Mahnschreiben und gratis Download

“Sie haben bisher nicht auf unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] sowie Mahnungen vom [Datum] reagiert. 

Folgender Betrag ist nun fällig: [Summe der offenen Rechnung sowie Mahnkosten], aufgegliedert wie folgt:

  • Rechnung Betrag: 
  • Mahngebühren:
  • Verzugszinsen:

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum, max. 7 Tage Zahlungsziel]. Sollten Sie den fälligen Betrag nicht überweisen, werden wir [Konsequenzen beschreiben: gerichtliche Schritte einleiten / Inkasso / Anwalt einschalten]. Die Kosten des gesamten Verfahrens sind von Ihnen zu tragen.

All diese Vorlagen und viele weitere kleine Helfer finden Sie in einer der besten und professionellsten Programme zum Rechnungen und Mahnungen schreiben, lexoffice.

Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich werde Ihnen durch meine Artikel den richtigen Weg als Unternehmer zeigen. Sollten Sie Fragen haben, kommen Sie gern in die Gründerlexikon Facebook Gruppe - dort erhalten Sie unbürokratische Hilfe.

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