Wie sieht eine Mahnung aus und welche Pflichtbestandteile muss sie enthalten?

Wie eine Opens internal link in current windowZahlungserinnerung aussieht, wissen Sie nun. Doch wer sein Mahnwesen aktiv betreibt, wird früher oder später auch nicht um den Versand von richtigen Mahnungen nicht herum kommen. Sie unterscheiden sich in Inhalt und Formulierung leicht von der Zahlungserinnerung.

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Pflichtbestandteile einer Mahnung

Für die Mahnung gibt es ebenso wie für die Zahlungserinnerung keinen vorgeschriebenen Aufbau und dementsprechend auch keine Pflichtbestandteile. Damit sie allerdings ihre Wirkung entfaltet und den Schuldner in Verzug setzt, muss sie die eindeutige Forderung enthalten, dass dieser seiner geschuldeten Leistung nachkommt. Außerdem sollten Sie bei aller Rücksichtnahme auf das Fortbestehen der Geschäftsbeziehung keine zu freundliche Formulierung wählen.

Ihre Mahnung sollte im Idealfall die folgenden Informationen enthalten:

  • Name und Anschrift des Gläubigers
  • Name und Anschrift des Schuldners
  • Rechnungsnummer und -datum
  • Informationen zu Höhe und Fälligkeit der offenen Posten
  • Mahntext mit der Aufforderung zur Zahlung und Setzung einer neuen Zahlungsfrist
  • Verzugszinsen und Mahngebühren (erst ab Verzug!)
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Download-Tipp: Vorlage & Muster Mahnungen

Als Clubmitglied können Sie an dieser Stelle folgende Vorlagen downloaden:

  • Vorlage 1. Mahnung
  • Vorlage 2. Mahnung (inklusive alternative Auswahl, ob eine weitere Mahnung folgt oder dies die letzte Mahnung war)
  • Vorlage letzte Mahnung
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Wann kommt ein Unternehmer in Verzug?

Der Begriff Verzug bedeutet im Wirtschaftsleben die zeitliche Verzögerung einer Zahlung, obwohl die dafür vereinbarte Leistung erfolgt ist. Daher ist die Formulierung Zahlungsverzug gebräuchlicher als die amtliche Bezeichnung Schuldnerverzug.

Zahlungen, die im Verzug sind, bedeuten ein ernstes Problem für die Liquidität der betroffenen Unternehmen, denn die Leistungserbringung hat personelle und materielle Kapazitäten in Anspruch genommen, die nun nicht ausgeglichen werden können.

Verzug und Rechnungsfrist

Auf Grund seines schädigenden Charakters ist der Zahlungsverzug Gegenstand des Bürgerlichen Gesetzbuches in Deutschland – eine Zahlung kann eingeklagt werden. Die Frist zur Begleichung einer Rechnung beträgt 30 Tage nach Zustellung. In den Beziehungen von Unternehmen untereinander wird die Kenntnis dieser Frist vorausgesetzt, ein Verbraucher muss in der Rechnung auf diese Frist hingewiesen werden. Derjenige, der die Rechnung nicht innerhalb dieser Frist begleicht, gerät mit seiner Zahlung in Verzug und wird zum Schuldner. Die Gegenseite trägt die Bezeichnung Gläubiger.

Verzug und Mahnung

In der Regel erfolgen Mahnungen im Abstand von jeweils 14 Tagen auf den Termin der Fristüberschreitung. Für die Mahnungen können bereits Verzugszinsen erhoben werden. Sie betragen gegenüber Verbrauchern 5 % auf den Basissatz, gegenüber Unternehmen 8 %. Oft werden anstelle der Verzugszinsen geringe Mahngebühren in Anwendung gebracht, um den Schuldner auf die Ernsthaftigkeit der Mahnung hinzuweisen. Im Gegensatz dazu bedeutet die Zahlungserinnerung eine kundenfreundliche Geste des Gläubigers, da er den Verzug nicht mit Sanktionen belegt. Erfolgt die Zahlung trotz aller Bemühungen nicht, kann ein gerichtlicher Mahnbescheid zugesandt werden. Ansprüche aus dem Verzug von Zahlungen verjähren nicht, müssen aber innerhalb einer angemessenen Zeit geltend gemacht werden.  

Verzugszinsen

Zinsen auf den Wert einer Leistung, die deshalb erhoben werden, weil die Leistung nicht rechtzeitig erbracht wurde und somit der Leistungspflichtige in Verzug kam.

  • Der bürgerlich-rechtliche Zinssatz beträgt bei Verzug 5% über Basiszinssatz der EZB (§288 Abs. 1 Satz 1 BGB). Von Zinsen sind Verzugszinsen nicht zu entrichten (§289 BGB), was dem Verbot der Zinseszinsen entspricht.
  • Der allgemeine Verzugszinssatz unter Kaufleuten beträgt 5% p.a. (§352 HGB).
  • Verzugszinsen im Steuerrecht werden Säumniszuschläge genannt. Sie betragen 1% für jeden angefangenen Monat (§240 AO).

Die Geltendmachung höherer Zinsen im Wege der Schadensersatzforderung ist nicht ausgeschlossen.

Die Formulierung der Mahnung

Die Mahnung ist ernster formuliert als eine normale Zahlungserinnerung. Zudem verschärft sich der Ton von Mal zu Mal. In der ersten Mahnung, die in vielen Unternehmen identisch ist mit der Zahlungserinnerung, können Sie darauf eingehen, dass bisher kein Zahlungseingang verbucht werden konnte, und um den zeitnahen Ausgleich der Forderung bitten. Eine Fristsetzung ist in diesem Schritt noch nicht zwingend notwendig.

Beziehen Sie sich in der zweiten Mahnung darauf, dass auf die ersten Mahnung bzw. Zahlungserinnerung keine Reaktion erfolgt ist, und fordern Sie mit Nachdruck die Zahlung ein. Setzen Sie einen Zahlungstermin von etwa sieben bis zehn Tagen. Verweisen Sie darauf, dass Sie im Falle der wiederholten Nichtzahlung sowohl Verzugszinsen geltend machen als auch Mahnkosten berechnen.

Die dritte Mahnung dient dazu, dem Kunden den Ernst der Lage zu verdeutlichen. Bezahlt er seine Rechnung jetzt nicht, werden Sie rechtliche Schritte einleiten, z. B. die Einschaltung von Opens internal link in current windowInkasso oder Rechtsanwalt, das Opens internal link in current windowgerichtliche Mahnverfahren oder eine Zahlungsklage. Lassen Sie den Kunden wissen, welche Maßnahmen Sie im Falle der nicht pünktlichen Zahlung ergreifen werden. Um den Druck zu erhöhen, sollten Sie auch erwähnen, dass dafür im Regelfall hohe Kosten entstehen, die dem Schuldner aufgrund des Verzugs auferlegt werden.

Wenn Sie in der Mahnung Verzugszinsen und Mahnkosten geltend machen, sollten Sie diese in Euro und bezüglich der Zinsen zusätzlich in Prozent angeben sowie über die Gesamtsumme informieren. In Opens internal link in current windowwelcher Höhe Verzugszinsen und Mahnkosten angesetzt werden dürfen, erkläre ich Ihnen im nächsten Artikel ausführlich.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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